BIJLAGE I: CONCEPT SERVICE LEVEL AGREEMENT
BIJLAGE I: CONCEPT SERVICE LEVEL AGREEMENT
DE ONDERGETEKENDEN
Gemeente Emmen, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw <NAAM>,
<FUNCTIE>, hierna te noemen:
"Opdrachtgever"
en
<<Leasemaatschappij, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw <NAAM>,
<FUNCTIE>, hierna te noemen:
OVERWEGENDE DAT:
1. De samenwerking tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is vastgelegd in de Raamovereenkomst met nummer <NUMMER> en deze Price Level Agreement d.d. <DD-MM- JJJJ>.
2. Deze Service Level Agreement bedoeld is om in één document alle werkafspraken vast te leggen en na te leven gedurende de Raamovereenkomst.
INFORMATIE & COMMUNICATIE
Communicatie rondom het wagenpark(beheer) vindt plaats op drie niveaus, te weten;
Niveaus | ||
Management gemeente Emmen (hierna management) | | Accountmanager (Opdrachtnemer) |
Wagenparkbeheer (hierna WPB) | | Berijdershelpdesk (Opdrachtnemer) |
Wagenparkbeheer gemeente Emmen (hierna WPB) | | Accountmanager (Opdrachtnemer) |
Verslaglegging van dergelijke overleggen vindt plaats door Opdrachtnemer;
In onderstaande matrix worden de verschillende communicatiestromen weergegeven waarbij:
● = de initiatiefnemer van de actie c.q. de verantwoordelijke
○ = de ontvanger in de actie
- = geen actie
Onderwerp | Berijder- helpdesk | WPB |
Eventuele aanpassing contractvoorwaarden, Raamovereenkomst | ●/○ | ●/○ |
Structurele aanpassing procedures | ●/○ | ●/○ |
Aanpassing Voertuigregeling | ○ | ●/○ |
Toewijzing Voertuig (definitief akkoord) | ○ | ● |
Bestellen Voertuig (vervanging) | ○ | ● |
Leasecalculatie | ●/○ | ○ |
Orderbevestiging | ● | ○ |
Aflevering Voertuig (melding) | ● | ○ |
Levertijd van het Voertuig | ● | ○ |
Aanvraag voorloop- en huur auto’s | ○ | ● |
Bericht tijdelijk vervoer beschikbaar | ● | ○ |
Bij het Voertuig behorende bescheiden | ● | ○ |
Schadeafhandeling: rechtstreeks tussen berijder en Leasemaatschappij | ●/○ | ●/○ |
Apk-keuringen en eventuele modificaties | ● | - |
Boetes | ● | ○ |
Managementinformatie op directieniveau | ● | ○ |
Berijderinformatie | ● | ○ |
Geconstateerde afwijkingen op procedures | ○ | ● |
Actie op signalering excessen (2x per jaar) | ● | ○ |
Facturen | ● | ○ |
Overzicht fiscale opgave Belastingdienst | ● | ○ |
Overzicht BTW fictie | ● | ○ |
Aanleveren calculatiematrix bij elke leaseovereenkomst | ● | ○ |
MANAGEMENTINFORMATIE
Frequentie Managementinformatie:
Soort informatie | Per direct | Per maand | Per kwar- taal | Per jaar |
Strategisch overzicht aantal rijdende, ingezette en beëindigde Voertuigen. | ● | |||
Trendweergave over de jaren heen: aantal rijdende contracten, gemiddelde looptijd, gemiddeld jaarkilometrage, gemiddelde totale kosten, gemiddelde totale aanschafprijs, gefactureerde totale kosten, aantal schades, aantal brandstofcontracten. | ● | |||
Overzicht ondernomen acties door Leasemaatschappij om autokosten te beheersen en te verlagen. | ● | ● |
FREQUENTIE MANAGEMENTINFORMATIE PER KOSTENPLAATS:
Per direct | Per maand | Per kwar- taal | Per jaar | |
Overzicht Voertuigen in bestelling, inzicht in merk/type/uitvoering, leverdatum etc. | ● | |||
Overzicht leasecontracten die binnen 6 maanden worden beëindigd. | ● | |||
Contractgegevens: overzicht rijdend Wagenpark en inzicht in inzetdatum, looptijd, voorschotbedrag etc. | ● | |||
Leasemaatschappij zal informatie van verzekeraar verwerken tot een overzicht per kenteken inzake onder andere: - schadedatum; - verhaalbaar/niet verhaalbaar; - soort schade (omschrijving); - schadebedrag; - eventueel eigen risico; - overzicht ontvangen premies en werkelijke schadelast. | ● | |||
Overzicht soort schade en oorzaak van de schade. | ● | |||
Overzicht afwijkingen ten opzichte van contract: aantal kilometers, brandstof etc. | ● | |||
Overzicht afdracht BTW afgelopen jaar | ● | |||
Overzicht in te houden bedragen op loon door werkgever (loonheffing) | ● | |||
Overzicht van lange termijn verplichtingen bij Leasemaatschappij | ● | |||
Brandstofoverzichten: inzicht in kosten en gebruik en verbruik. | ● |
NORMEN 'NORMAAL' GEBRUIK
De volgende normen zijn vastgesteld voor ‘normaal’ gebruik. Leasemaatschappij signaleert en onderneemt actie na overschrijding van de overeengekomen normen richting gemeente Emmen.
Soort | Normaal gebruik | Overschrijding van de norm als |
Brandstofverbruik | Norm vastgesteld door Leasemaatschappij | > 10% overschrijding |
Kilometerstanden | Bij elke tankbeurt invoeren | Geen invoering in voorgaande drie maanden |
Gebruik brandstofpas | Alleen brandstof, olie en ruitensproeiervloeistof afrekenen | Als andere aankopen dan brandstof wordt afgerekend |
Jaarkilometrage | Contractueel vastgelegd | > 10% afwijking contract versus werkelijk |
Schades | Eén niet verhaalbare schade per kalenderjaar | Meer dan één niet verhaalbare schade per kalenderjaar |
R.O.B. | Norm (gerelateerd aan de kilometerstand van het Voertuig) (Leasemaatschappij) | Overschrijding van deze norm |
BESTEL- EN ORDERTRAJECT
Bestelling en inzet leaseauto | Berijderhelpdesk | WPB |
Melding 1e aanschaf Voertuig | ○ | ● |
Toestemming vervanging Voertuig | ● | ● |
Melding vervanging Voertuig 3 maanden voor expiratie | ● | ● |
Toegangscode voor online calculeren verzenden | ● | ○ |
Definitieve keuze | ○ | ● |
Berekening leasebedrag + opstellen gebruikersovereenkomst | ● | ○ |
Akkoord wpb + getekende gebruikersovereenkomst retour ontvangen, met vermelding levertijd | ○ | (●) |
Akkoord gemeente Emmen (orderbevestiging) | ○ | ● |
Bestelling | ● | - |
Bepalen noodzaak voorloopauto | ○ | ● |
Afleveren voorloopauto | ● | ○ |
Afmelden huurauto | ○ | (●) |
Aflevering definitieve Voertuig inclusief aanmelding verzekeraar en toesturen brandstofpas en bescheiden. Controle op conformiteit met bestelling. | ● | ○ |
VERZEKERINGEN EN SCHADE
De nieuw in te zetten Voertuigen zijn casco- en WA-verzekerd. De WA-verzekering is door Opdrachtnemer ondergebracht bij <<naam verzekeringsmaatschappij>>.
Er vindt een samenwerking plaats tussen gemeente Emmen, <<verzekeraar>> en Opdrachtnemer. Opdrachtnemer verzorgt de aan- en afmelding en de schademelding van Voertuigen. De schadeafhandeling wordt gedaan door Opdrachtnemer. Een door de Opdrachtnemer aangewezen schadeherstelbedrijf wikkelt het schadeherstel af. De verzekeringsvoorwaarden van <<naam verzekeraar>> zijn van toepassing.
SCHADE RIJDBAAR
Onderstaand schema geeft een overzicht van de activiteiten en betrokkenen bij schade aan het Voertuig, waarbij het Voertuig nog rijdbaar is.
Procedure schade rijdbaar | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Melding schade | ○ | (○) | ● |
Invullen schadeformulier | ○ | - | ● |
Melding aan verzekering | ● | - | - |
Opdracht tot maken afspraak schadeherstel (binnen 1 werkdag) op een door Leasemaatschappij aangegeven locatie | ● | ○ | ○ |
Maken afspraak taxatie en vervolgafspraak voor reparatie | - | ○ | ● |
Ontvangst en beoordelen taxatierapport en reparatie | ● | - | - |
Toestemming tot reparatie | ● | - | - |
Regelen vervangend vervoer (binnen 1 uur) | ● | ○ | ○ |
Controle doorlooptijd schadereparatie | ● | - | - |
Voertuig gereed (melding via schadebedrijf) | ● | ○ | ○ |
Vervangend vervoer inleveren | - | - | ● |
Vervangende auto afmelden | ○ | - | ● |
Factuurcontrole inclusief controle conform Offerte en tijdsduur | - | ● | - |
Factuurcontrole duur vervangend vervoer | ● | - | - |
SCHADE TOTAL LOSS
Onderstaand schema geeft inzicht in de procedure die wordt opgestart wanneer een Voertuig Total Loss is.
Schade Total Loss | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Melding schade Aan: berijderhelpdesk; na kantoortijd hulpdienst binnen 24 uur | ○ | - | ● |
Actie en coördinatie berging (per direct) | ● | - | ○ |
Actie en coördinatie vervangend vervoer (per direct) | ● | - | ○ |
Invullen schadeformulier | ○ | (○) | ● |
Aangeven locatie schadeherstel (aan berger) | ● | - | - |
Melding aan verzekering | ● | - | - |
Ontvangst en beoordelen taxatierapport en reparatieplanning | ● | - | - |
Beoordeling: total loss of reparable | ● | ○ | - |
Total loss: actie omzetten huurautocontract naar voorloopauto - 2e aanvraag nieuw Voertuig | ● | ○ | ○ |
Informeren over reparatieduur, procedure en eventueel Total loss verklaring (binnen 24 uur) | ● | ○ | ○ |
REPARATIE EN ONDERHOUD
Reparatie en onderhoud | Berijderhelp- desk | Berijder |
Signalering onderhoudsbeurt plannen afspraak bij officiële dealer of een Bovag erkend servicepunt. | ● | ○ |
Fiat of reparatie verricht mag worden | ● | ○ |
Signalering Apk-keuring twee maanden voor keuringsdatum | ● | ○ |
Factuurcontrole en betaling | ● | - |
INZET VERVANGEND VERVOER BIJ SCHADE EN REPARATIE, ONDERHOUD
Vervangend vervoer bij schade | Berijderhelp- desk | Berijder |
Aanvraag c.q. schademelding | ○ | ● |
Controle aanvraag terecht (conform beleid) | ● | - |
Coördinatie inzet vervangend vervoer (per direct) | ● | - |
Factuurcontrole en betaling inclusief controle op inzettermijn. | ● | - |
Indien total loss wijzigen vervangend vervoer in langlopend contract + overleg nieuwe bestelling | ● | - |
BEKEURINGEN
Verkeersovertredingen worden rechtstreeks door de Opdrachtnemer betaalbaar gesteld en doorbelast aan Opdrachtgever zonder extra kosten. De informatie van de bekeuring wordt op de factuur vermeld.
De volgende bekeuringen worden doorbelast:
1. CJIB Bekeuringen
2. Gemeentelijke bekeuringen
3. Bekeuringen van huurauto’s
4. Bekeuringen uit het buitenland.
Eventuele uitzondering hierop, is een bekeuringen waar de snelheid boven een limiet van 30 km. per uur wordt overschreden. Als de bestuurder staande is gehouden, zal de bestuurder de bekeuring op eigen naam ontvangen. Mocht de bestuurder niet staande zijn gehouden, zal Opdrachtnemer op verzoek van justitie om de berijdergegevens vragen. Hierdoor zal de bekeuring alsnog naar de bestuurder verstuurd worden.
Bekeuringen | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Ontvangt bekeuring van Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) | ● | - | - |
Betaling Opdrachtnemer | ● | - | - |
Doorbelasten van bekeuring inclusief informatie van de bekeuring | ● | ○ | - |
BRANDSTOF | |||
Brandstofpas | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Uitgifte brandstof pas bij; aflevering nieuw Voertuig c.q. na vermissing (binnen 48 uur na aanvraag) | ● | ● | - |
Verzenden pincode (binnen 48 uur na aanvraag) | ● | ● | - |
Vermissing brandstofpas | ○ | - | ● |
Blokkeren pas na vermissing / diefstal / verkoop Voertuig (per direct) | ● | - | - |
Inname brandstofpas bij; beëindigen contract c.q. wisseling van het Voertuig | - | ● | ○ |
AANPASSINGEN LEASEOVEREENKOMST | |||
Contractaanpassingen | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Herberekenen leasecontract | ● | ○ | - |
Aanpassing doorberekening leasebedrag | ● | - | - |
TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN DE LEASEOVEREENKOMST
Indien een Voertuig, op verzoek van Opdrachtgever, eerder uit de Leaseovereenkomst gaat dan overeengekomen, wordt dit aan de berijderhelpdesk gemeld. In overleg wordt bepaald of de auto wordt:
- aangeboden in de online herinzet module/ poolvloot;
- voortijdig ingeleverd wordt waarna de eindafrekening volgt.
INLEVERING
Actie | Berijder- helpdesk | WPB | Berijder |
Signalering beëindiging leasecontract (3 maanden voor expiratie) | ● | ○ | - |
Melding voortijdige beëindiging contract | ○ | ● | - |
Inlevering Voertuig door berijder op nader te bepalen locatie + terugkoppeling | ○ | (●) | ● |
Aanmelding voor transport bij afdeling Logistiek Opdrachtgever | ● | - | - |
Transport van de auto naar Opdrachtgever (binnen 24 uur) | ● | - | - |
Reconditionering auto, verwijderen huisstijl | ● | - | - |
Beoordeling van de ingenomen auto op geschiktheid als herinzet (poolauto / leaseauto met aangepaste bijdrage) | ● | - | - |
Deze Service Level Agreement is een onlosmakelijk onderdeel van de Raamovereenkomst <NUMMER> zoals deze gesloten is tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend.
Gemeente Emmen <NAAM ORGANISATIE>
<NAAM>
<FUNCTIE>
<NAAM>
<FUNCTIE>
Datum ondertekening: Plaats:
Datum ondertekening: Plaats: