De recruiter
De recruiter
ArthurTimman
FastFlex
Telefoon: x00000000000
E-mail: Xxxxxx.Xxxxxx@xxxxxxx.xxx
Bedrijfsgegevens
T-Systems Nederland B.V.
Management Assistent / Office Manager (Junior)
Functie Management Assistent / Office Manager (Junior)
Locatie Utrecht
Uren per week 40 uren per week
Looptijd 24.11.2024 - 25.05.2025
Opdrachtnummer 216741
Sluitingstijd 25.05.2025
Rolomschrijving en taakafspraken
Type opdracht:
- Fulltime, met optie voor verlenging / detavast & Niet geschikt voor zzp! Opdrachtomschrijving:
Ben jij een organisatietalent met een passie voor het stroomlijnen van processen?
Heb jij de energie en de vaardigheden om meerdere ballen in de lucht te houden en werk jij graag in een dynamische, internationale omgeving? Xxx is de functie van Management Assistent / Office Manager bij T-Systems in Utrecht jou op het lijf geschreven!Als Management Assistent / Office Manager ben jij de centrale schakel binnen ons team. Je ondersteunt het management en collega's met diverse administratieve en organisatorische taken en draagt bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse operationele processen. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden en oog voor detail
weet jij altijd het juiste antwoord te geven en de juiste actie te ondernemen. Jij bent hét aanspreekpunt voor het management en zorgt ervoor dat iedereen zich kan focussen op hun core business.
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige functie ben jij verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van het management en de rest van het team. Jouw takenpakket is breed en gevarieerd:
- Agendabeheer en -coördinatie: Je plant en beheert de agenda’s van het managementteam, zorgt voor efficiënte tijdsplanning en prioriteitenstelling.
- Communicatie: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen. Dit betekent dat je vragen en verzoeken snel en accuraat beantwoordt en schakelt tussen verschillende stakeholders, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Organisatie van vergaderingen en evenementen: Je bereidt vergaderingen voor, coördineert de logistiek (ruimtes, technische voorzieningen) en maakt de bijbehorende notulen. Ook help je bij de organisatie van interne evenementen en teambuilding-activiteiten.
- Reis- en verblijfarrangementen: Je regelt de zakelijke reisarrangementen voor het management, van vlucht- en hotelboekingen tot het coördineren van transfers en het voorbereiden van reisinformatie.
- Administratie en documentbeheer: Je zorgt ervoor dat belangrijke documenten op de juiste manier worden gearchiveerd en zorgt voor administratieve ondersteuning bij diverse projecten.
- Probleemoplossing: Jij identificeert en los problemen snel en effectief op, zonder de rust te verliezen. Of het nu gaat om technische issues of administratieve vraagstukken, jij pakt het aan.
- Verbeteren van processen: Je denkt actief mee over manieren om administratieve processen te stroomlijnen en efficiënter te maken, zowel voor jezelf als voor het team.
- Als Management Assistent / Office Manager bij T-Systems werk je in een internationale en snel veranderende werkomgeving. Je zult dagelijks schakelen met collega’s in verschillende tijdzones en landen, wat het werken bij T-Systems dynamisch en afwisselend maakt.
Wat breng jij mee?
- Ervaring: Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als Management Assistent, Office Manager of een administratieve functie.
- Opleiding: Je beschikt over een relevante mbo- of hbo-opleiding (bijvoorbeeld in de richting van Bedrijfskunde, Communicatie of Administratie).
- Taalvaardigheden: Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
- Technische vaardigheden: Je hebt uitgebreide ervaring met MS Office, met name Outlook, en kunt goed werken met interne workflowsystemen. - Ervaring met projectmanagementsoftware is een pluspunt.
- Organisatievermogen: Je bent van nature goed in plannen, organiseren en het stellen van prioriteiten. Ook als de werkdruk toeneemt, behoud jij het overzicht en werk je gestructureerd.
- Probleemoplossend vermogen: Je bent in staat om snel problemen te identificeren en efficiënt op te lossen. Je denkt in oplossingen en handelt proactief.
- Flexibiliteit: Je bent bereid om je werkuren aan te passen aan de behoeftes van het team en het management. Het is belangrijk dat je zowel zelfstandig als in teamverband goed kunt werken.
- Discretie: Xxx xxxx omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie en weet altijd waar de grenzen liggen.
- Affiniteit met IT en techniek: Ervaring of interesse in een IT- of technische werkomgeving is een pré, aangezien T-Systems een technologiebedrijf is. Wat bieden wij?
- Flexibiliteit: Mogelijkheid om in overleg gedeeltelijk thuis te werken.
- Reiskostenvergoeding: Reiskosten en andere onkosten worden vergoed.
- Dynamische werkomgeving: Een boeiende functie in een internationale en technisch georiënteerde organisatie waar geen dag hetzelfde is.
- Professionele ontwikkeling: We bieden ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling in een innovatieve werkomgeving.
Optie voor verlenging: De functie loopt tot eind mei 2025, met de mogelijkheid tot verlenging of een vast contract na 12 maanden. Werken bij T-Systems
T-Systems is een toonaangevend technologiebedrijf dat bedrijven wereldwijd ondersteunt bij hun digitale transformatie. Wij geloven in de kracht van technologie om de toekomst vorm te geven, en bieden een werkomgeving die innovatie en samenwerking stimuleert. Als jij bij ons komt werken, maak je deel uit van een enthousiast en professioneel team waarin jij het verschil kunt maken.
Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.