Contract
selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een secretariaatsmedewerker | • Bevordering binnen het niveau • Graad: hoofdmedewerker • Rang: C2 • De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, thuis of op een andere locatie. • Vacaturenummer: 16587 • Je kunt solliciteren tot en met: 13 januari 2025 |
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
JE TAKENPAKKET ALS SECRETARIAATSMEDEWERKER
Ben jij een organisatietalent met een passie voor coördinatie en administratieve ondersteuning? Dan is de functie van secretariaatsmedewerker bij het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) wellicht precies wat je zoekt!
Als secretariaatsmedewerker maak je deel uit van de pijler secretariaat en coördinatie van de afdeling Strategie en Beleid. De afdeling Strategie en Beleid zet in op beleidsvoorbereiding, afstemming en aansturing. Daar hoort ook coördinatie tussen de verschillende betrokkenen bij, samenwerking met het kabinet, opvolging van de parlementaire vragen, acties rond stakeholdermanagement,… De pijler secretariaat en coördinatie van de afdeling Strategie en Beleid is een team dat momenteel bestaat uit zeven personen. In de pijler zit naast het directiesecretariaat ook het coördinatieteam, de chauffeur en de bode. In je rol van secretariaatsmedewerker ben je actief in het coördinatieteam en ondersteun je ook het directiesecretariaat.
Een overzicht van jouw hoofdtaken als secretariaatsmedewerker:
• Je beheert de mailbox van het coördinatieteam: je behandelt binnenkomende vragen, bepaalt de prioriteiten en wijst deze toe aan AWV-collega’s die het inhoudelijk verder uitwerken. Na toewijzing, volg je op of de deadlines gerespecteerd worden.
• Je volgt de beslissingen van de ministerraad op en analyseert deze: je volgt de publicaties van beslissingen van de Vlaamse regering op die een impact kunnen hebben op de werking van AWV. Je leest en analyseert de documenten, bepaalt welke hiervan relevant zijn en verzamelt deze op de daarvoor voorziene Google Drive. Vervolgens wijs je projectleiders toe die inhoudelijk verder opvolgen.
• Je ondersteunt events en acties: je zorgt voor de praktische organisatie en ondersteuning van
AWV op beurzen (Congres Verkeersveiligheid, Trefdag Digitaal, jobbeurzen in samenwerking met HR, …). Daarnaast ondersteun je ook event- en PR-acties (bv. fietsacties, roadshows, Open Wervendag, bezoeken stakeholders, praktische organisatie CEDR, ...).
• Je ondersteunt campagnes en projecten: je houdt de PR-kalender up to date in samenwerking met het secretariaat van de AG.
• Je beheert de agenda van het directiesecretariaat: samen met twee collega’s ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van de AG, hoofdzakelijk als back-up wanneer jouw collega’s afwezig zijn. Je bepaalt de prioriteiten van de binnenkomende vragen en zorgt voor een logische en haalbare planning.
Je kiest zelf wat je standplaats is: het Xxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx in Brussel of één van de VAC’s. Ongeacht je standplaats stel je je flexibel op en ben je bereid om regelmatig te werken vanuit het kantoor in Brussel (minstens wekelijks).
Je doelen als secretariaatsmedewerker realiseer je niet alleen, maar samen met je collega’s uit de pijler secretariaat en coördinatie. Je kan steeds op iedereen rekenen en iedereen rekent op jou. Onze 7000 km wegen en 7700 km fietspaden van Agentschap Wegen en Verkeer verbinden namelijk alles met iedereen. Het Agentschap Wegen en Verkeer wil dé toonaangevende, toekomstgerichte wegbeheerder zijn voor alle weggebruikers. We zijn de motor van veilige, betrouwbare en duurzame infrastructuur en verkeersafwikkeling. Verkeersveiligheid komt bij ons steeds op de eerste plaats.
We zijn een doe-agentschap en binnen de afdeling Strategie en Beleid, waar jij terechtkomt, spelen we kort op de bal in onze projecten. Dankzij onze positiviteit en open geest vinden we steeds oplossingen voor onverwachte dingen. En van problemen onderweg leren we bij en onthouden we vooral de opstekers. De open communicatiecultuur en een aangename werksfeer typeren ons. Jouw welzijn is daarin altijd prioritair.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
WIE BEN JIJ?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.
Je voldoet op 13 januari 2025 aan volgende voorwaarden:
1) Je werkt binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in de graad van medewerker of technicus.
2) Je hebt op datum van bevordering 4 jaar relevante beroepservaring1 met betrekking tot administratieve processen.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.
Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval word je toegelaten tot een nieuwe statutaire proeftijd in het kader van de bevorderingsfunctie. Je behoudt dus je statutaire aanstelling2.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Phebe De Rore, xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voor de functie van secretariaatsmedewerker heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Die testen we tijdens de selectieprocedure. Xxxx hieronder meer over de testen en het profiel dat we zoeken.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Communiceren: je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Initiatief: je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kunt er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: je kunt op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan.
2 Ben je als statutair personeelslid tewerkgesteld en werd je vanaf 1 juni 2024 toegelaten tot de statutaire proeftijd in het kader van de uitoefening van een gezagsfunctie? Dan verlies je jouw statutaire aanstelling, aangezien de vacature niet in de lijst met gezagsfuncties (bijlage 4 bij het VPS) is opgenomen. Ook als je als statutair personeelslid tewerkgesteld bent binnen de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en werd toegelaten tot de statutaire proeftijd via een selectieprocedure met publicatiedatum na 1 juni 2024, verlies je jouw statutaire aanstelling. In beide gevallen krijg je een contract van onbepaalde duur.
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties vind je in het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN SECRETIAATSMEDEWERKER
Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:
• Je kunt prioriteiten bepalen, bijvoorbeeld bij het beheren van een mailbox.
• Je beschikt over professionele en nauwkeurige schrijfvaardigheden.
• Je bent in staat om deadlines op te volgen en presteert snel en accuraat ook onder tijdsdruk.
• Je beschikt over secretariaats- en coördinatievaardigheden waarmee je de agenda van directie en secretariaat efficiënt kunt beheren.
PLUSPUNTEN
Het is een pluspunt als je de volgende vaardigheden en kennis hebt bij je start. Heb je deze nog niet? Dan leer je deze vaardigheden op de werkvloer.
• Je hebt ervaring met het programma ProjectPlace.
• Je hebt ervaring met Google Workspace (Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets, …).
• Je hebt ervaring met verslaggeving en documentbeheer.
• Je hebt inzicht in de structuur en werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en zicht op de werking van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken.
• Je bent in staat om effectief te communiceren met het kabinet en het agentschap.
BIJKOMENDE VERWACHTINGEN
• Je stelt je flexibel op en bent bereid om regelmatig te werken vanuit het kantoor in Brussel (minstens wekelijks).
WAT BIEDEN WE JOU?
• Je wordt bevorderd en krijgt een contract van onbepaalde duur, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling.
• Je kiest zelf wat je standplaats is: het Xxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx (Simon Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx) of één van de VAC’s.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
o niveau van de functie: C
o rang: C2
o graad: hoofdmedewerker
o Bij bevordering word je verloond in het salarissysteem op basis van evaluatie N C2113.
o Je behoudt de opgebouwde ervaring binnen de diensten van de Vlaamse overheid. De selectieverantwoordelijke zal de andere ervaring met jou en de wervende entiteit bespreken.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en bent
ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg
met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, thuis of op een andere locatie.
• Je proefperiode duurt 9 maanden4. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. III 46).
• De bevorderingsbetrekking neem je ten laatste 3 maanden op na de datum van de
selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het gebeuren dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht moeten aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
3 Gebeurt de selectiebeslissing voor 1 oktober 2024? Dan stap je als intern personeelslid automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie. Als de selectiebeslissing tussen 1 oktober en 24 december 2024 gebeurt, dan kan je ofwel meteen bevorderen en overstappen naar het salarissysteem op basis van evaluatie, ofwel de bevordering uitstellen tot 2 januari 2025 en voorlopig betaald blijven volgens het salarissysteem op basis van anciënniteit. Bij selectiebeslissingen na 1 januari 2025 stap je automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
4 De proefperiode is enkel van toepassing voor personeelsleden die als ambtenaar tewerkgesteld zijn via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. Tijdens de proeftijd heb je bovendien recht op verlof in jouw oorspronkelijke functie. Voor personeelsleden die contractueel in dienst zijn is er geen proefperiode bij bevordering in een niet gezagsfunctie.
SELECTIERONDE 1: EERSTE SCREENING
Cv-screening
Op basis van je sollicitatie gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. Voldoe je? Dan kun je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening gebeurt in de week van 14 januari 2025.
Voorselectie op basis van verkennende gesprekken
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega’s van het Agentschap Wegen en Verkeer je kandidatuur op:
• Eerste screening van je motivatie
• Eerste screening van je verwachtingen
• Relevantie van je inzetbaarheid in de functie
Dit gebeurt op basis van een online gesprek via MS Teams op 21 januari 2025 (datum onder voorbehoud).
Deze voorselectie is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende selectieronde moet je minstens 50% behalen op het geheel van de criteria én behoren tot de 8 hoogst scorende kandidaten. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat uitgenodigd worden om deel te nemen.
SELECTIERONDE 2: SCREENING COMPETENTIES
Eén selectieverantwoordelijke en collega’s van het Agentschap Wegen en Verkeer nemen deze screening af.
Aan de hand van een interview en persoonlijkheidsvragenlijst worden jouw persoonsgebonden competenties bevraagd.
Je kunt de persoonlijkheidsvragenlijst online invullen van 23 januari tot en met 27 januari 2025.
Deze selectieronde vindt samen met selectieronde 3 plaats in Brussel op 29 of 30 januari 2025 (datum onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met voorafgaande case en computergestuurde test beoordelen de selectieverantwoordelijke en collega’s van het Agentschap Wegen en Verkeer volgende onderdelen:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• De bijkomende persoonsgebonden competentie: communiceren (niveau 1) en zorgvuldigheid (niveau 2)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
De case kun je vooraf thuis beantwoorden. We bezorgen je de opdracht via e-mail op 27 januari 2025 om stipt 9 uur. Na 60 minuten mail je ons je antwoord. Als je niet in de mogelijkheid bent om de case op dit tijdstip af te leggen, kan je een alternatief tijdstip aanvragen bij de selectieverantwoordelijke.
Je kunt ook de computergestuurde test voorafgaand aan het jurygesprek online invullen van 23 januari tot en met 27 januari 2025.
Deze selectieronde is eliminerend en vindt samen met selectieronde 2 plaats in Brussel op 29 of 30 januari 2025 (datum onder voorbehoud).
Je krijgt een eindresultaat op basis van je sollicitatieprocedure: geslaagd of niet geslaagd. De betrokken manager besluit uiteindelijk welke geslaagde kandidaat de functie mag opnemen.
Wie slaagt, maar nu niet wordt gekozen, wordt opgenomen in de wervingsreserve.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van bevordering moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
• Je bent personeelslid buiten proeftijd.
NIET NODELOOS HERTESTEN
Als je de voorbije 7 jaar al testen aflegde binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid, dan hoef je wellicht niet alle testen opnieuw te maken. Je kan er zelf voor kiezen of je de testen wilt hergebruiken of dat je ze liever opnieuw maakt. Let wel, het zijn nog altijd de selectieverantwoordelijke en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, … Xxxx via onze website hoe je je testen opnieuw kan inzetten: niet nodeloos hertesten.
HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 13 januari 2025 via het online sollicitatieformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Je sollicitatie is enkel geldig als je jouw online sollicitatieformulier ten laatste op 13 januari 2025 én in het Nederlands hebt ingediend.
• Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via
xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of 02 553 01 08.
REDELIJKE AANPASSINGEN
Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij je job optimaal kunt uitvoeren.
Vermeld het in het sollicitatieformulier als je omwille van een handicap ondersteuning nodig hebt tijdens de selectieprocedure en gebruik wilt maken van die aanpassingen. De selectieverantwoordelijke zal jou dan contacteren om verdere afspraken te maken. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.
NOG VRAGEN?
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met: Xxxxxx Xxx Xxxxx coördinator beleid AWV xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx x00 000 00 00 00 | Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxx Xx Xxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx x00 000 00 00 00 |
Meer weten over het Agentschap Wegen en Verkeer en waar we voor staan? Neem dan zeker een kijkje op onze website.
WERVINGSRESERVE
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van secretariaatsmedewerker bij het Agentschap Wegen en Verkeer.
Als er een nieuwe vacature is voor de functie, organiseert de entiteit geen volledig nieuwe sollicitatieprocedure. De kandidaten uit de wervingsreserve worden dan gecontacteerd. Je kunt dus in de toekomst gecontacteerd worden als je geslaagd bent voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden krijgt. We bespreken dan of je nog interesse hebt om aan de slag te gaan in de functie van secretariaatsmedewerker.
Deze reserve is 1 jaar geldig en dat vanaf het einde van de selectieprocedure. In die periode kan het Agentschap Wegen en Verkeer je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd als het Agentschap Wegen en Verkeer dat wilt.
Het Agentschap Wegen en Verkeer kan beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Je kunt via deze werfreserve ook een contract van bepaalde duur aangeboden krijgen voor de functie van secretariaatsmedewerker. Je blijft in dat geval wel gewoon staan op de lijst.
Accepteerde je een aanbod, maar verander je nadien van mening en kom je toch niet in dienst? Dan verlies je je plaats in de wervingsreserve.