Gedragscode
Gedragscode
ALGEMENE INFORMATIE | |
Titel | Gedragscode OKECHAMP Groep (vertegenwoordigt: OKECHAMP B.V. - OKECHAMP S.A.), hierna: OKECHAMP. |
Taal document | Nederlands |
Verantwoor delijke afdeling | HR / QESH |
Datum laatste beoordeling | 21-07-2023 |
Status | Gereed |
Gebruikers | Alle medewerkers, directeuren en vertegenwoordigers die handelen voor of namens OKECHAMP |
Toepasselijkheid | Deze gedragscode is van toepassing op alle activiteiten en werkzaamheden van OKECHAMP |
Een gedragscode is een verzameling waarden, regels, normen en verantwoordelijkheden of goede praktijken van een individuele partij of een organisatie | |
Volgende evaluatie | Juli 2025 |
Locatie | Te definiëren |
BEOORDELING
De Gedragscode wordt minstens om de twee (2) jaar herzien door een projectgroep bestaande uit leden van de afdelingen HR en QESH. Herzieningen van deze Gedragscode worden gecoördineerd door de HR-directeur. De herziene Gedragscode wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de CEO (B.V. en S.A.). De publicatie van de goedgekeurde gedragscode en procedures wordt gecoördineerd door de HR-afdeling.
N.B. In Nederland is goedkeuring van de Ondernemingsraad nodig.
2
HOOGTEPUNTEN VAN HERZIENING
3
INDEX
Beoordeling Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Voorwoord van de CEO Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Onze gedragscode naleven Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Hoe zit het met onze kernwaarden? Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Wat moeten we doen? Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Kwaliteitsverwachtingen van onze managers Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Waar kan ik terecht als het misgaat? 14
Goede werkomgeving Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Productveiligheid en -kwaliteit Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Goede werkomgeving Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Eerlijkheid, belangenverstrengeling 19
Omkoping en corruptie Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Geschenken, entertainment en gunsten Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Donaties en sponsoring Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Politieke bijdragen Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Behoud van eerlijke concurrentie en naleving van de antitrustwetgeving Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Handelsbeperkingen Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Afdwingbaarheid van contracten Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Illegale handel Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Concurrentievermogen in relatie tot financiële integriteit Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Grotere verantwoordelijkheden voor financieel directeuren en managersBłąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Beroepskosten en reizen Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Bestrijding van witwassen Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Bescherming van privacy, vertrouwelijkheid en andere
gevoelige informatie. Błąd! Nie
zdefiniowano zakładki.
Diefstal en fraude Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Materiële activa en communicatiesystemen Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Bedrijfsinformatie en intellectueel eigendom Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Bewaren van bedrijfsgegevens Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
Gegevensbescherming Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
BIJLAGE I: Nalevingshandleiding van OKECHAMP 27
BIJLAGE II: Bewijs van ontvangst van de Gedragscode van OKECHAMP 33
BIJLAGE III: Ethiek & Naleving hulplijn OKECHAMP B.V Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
BIJLAGE IV: Ethics & Compliance hulplijn OKECHAMP S.A 34
4
BIJLAGE V: Relevante handboek documenten OKECHAMP B.V.Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.
BIJLAGE VI: Relevante documenten uit het handboek OKECHAMP S.A 35
5
VOORWOORD VAN DE CEO
Beste collega's,
Missie, visie en waarden vormen het hart van elke organisatie. Bij OKECHAMP worden we gedreven door een sterke missie en visie om onze klanten te voorzien van producten en diensten van de hoogste kwaliteit en tegelijkertijd ethische en duurzame praktijken te bevorderen in alle aspecten van ons bedrijf.
In ons streven om onze missie en visie te verwezenlijken, erkennen we het belang van het handhaven van de hoogste normen van integriteit, eerlijkheid en verantwoordelijkheid.
Daarom hebben we deze gedragscode ontwikkeld als leidraad voor onze medewerkers in al hun interacties met klanten, collega's, partners en de bredere gemeenschap.
Onze Gedragscode is niet zomaar een verzameling regels en richtlijnen; het is een weerspiegeling van onze kernwaarden en een bewijs van ons streven naar ethisch en verantwoordelijk gedrag. We geloven dat we door ons aan deze Code te houden een werkcultuur kunnen creëren die wederzijds respect, transparantie en
vertrouwen bevordert.
We moedigen al onze medewerkers aan om deze Gedragscode te lezen, te begrijpen en te gebruiken als hulpmiddel bij hun dagelijkse werkzaamheden. Zo kunnen we ervoor zorgen dat we allemaal op één lijn zitten met onze missie en visie en dat we samenwerken om onze gezamenlijke doelen te bereiken. Laten we allemaal deze gedragscode omarmen en gebruiken om ons te motiveren in ons streven naar uitmuntendheid en integriteit bij OKECHAMP.
Met vriendelijke groet,
Xxxxxx Xxxxxxx
CEO OKECHAMP Holding B.V.
6
ONZE GEDRAGSCODE NALEVEN
Deze gedragscode (hierna de "Code") weerspiegelt de ethische waarden die OKECHAMP dagelijks toepast. Bij OKECHAMP geloven we in het bevorderen van een cultuur van wederzijds respect, professionaliteit en ethisch gedrag in al onze interacties. Als een bedrijf dat champignonconserven produceert, begrijpen we het belang van duurzaamheid, kwaliteit en veiligheid in onze producten en diensten. Daarom verwachten we van al onze medewerkers, klanten en partners dat ze zich houden aan hetgeen is beschreven in deze code de
volgende gedragscode.
OKECHAMP streeft naar een sterke en unieke bedrijfscultuur gebaseerd op sterke waarden en ethische principes gericht op het creëren van waarde voor al onze belanghebbenden.
De kernwaarden van OKECHAMP zijn:
7
Bij OKECHAMP passen we consequent onze waarden toe met als doel onze beloften waar te maken. We bereiken onze doelen door uitmuntendheid toe te passen in alles wat we doen; we worden gedreven door passie; we zien kansen boven de obstakels om ze te overwinnen; we bereiken financieel succes met integriteit, we behandelen iedereen met eerlijkheid, respect en waardigheid en we passen hoge ethische normen toe in al onze dagelijkse activiteiten.
8
9
10
11
12
13
HOE ZIT HET MET ONZE KERNWAARDEN?
Wat moeten we doen?
Onze kernwaarden vormen de basis van onze organisatie en leiden ons in onze activiteiten. Bij OKECHAMP zijn we vastbesloten om te leven naar deze waarden in elk aspect van ons bedrijf, met inbegrip van onze interacties met klanten, medewerkers, partners en de gemeenschap. Deze Code is van toepassing op alle medewerkers die werkzaam zijn binnen OKECHAMP. Alle regels, principes en richtlijnen zijn bedoeld om in overeenstemming te zijn met de lokale wet- en regelgeving. We moeten ons gezond verstand gebruiken en goed nadenken over al onze handelingen. Soms kunnen we situaties tegenkomen waarin de juiste keuze niet duidelijk is, vraag jezelf dan af:
▪ Is het consistent met de Code?
▪ Is het ethisch verantwoord?
▪ Is het wettelijk toegestaan?
▪ Zal het OKECHAMP en mijzelf in een goed daglicht stellen?
▪ Zou ik erover willen lezen in de media?
▪ Zouden mijn familie en vrienden het goedkeuren?
Alle vragen moeten met "ja" beantwoord worden. Als het antwoord op een van deze vragen "nee" is, doe het dan niet. Vraag om hulp als je twijfelt. U kunt praten met uw je direct leidinggevende of een medewerker van HR als u zich niet op uw gemak voelt om met uw je direct leidinggevende supervisor te praten. Je kunt ook de vertrouwelijke of anonieme meldingskanalen die binnen OKECHAMP actief zijn gebruiken. Een beschrijving van de kanalen vind tref je aan in bijlage V.
Kwaliteitsverwachtingen van onze managers:
14
Waar kan ik terecht als het misgaat?
Als je reden hebt om aan te nemen dat een medewerker van OKECHAMP of iemand die werk uitvoert namens OKECHAMP betrokken is bij ethisch of juridisch wangedrag, bent je verplicht om het incident onmiddellijk te melden. Je hebt de volgende opties om je zorgen te melden aan:
▪ De CEO;
▪ Je direct leidinggevende;
▪ De HR-manager;
▪ De vertrouwenspersoon integriteit.
Als je een (vermoeden van een) misstand wilt melden die onder de verantwoordelijkheid van de werkgever valt, neem dan contact op met de vertrouwenspersoon integriteit. Hij kan je informeren over de verdere stappen. De Klokkenluidersregeling (010-PR-09) kan een mogelijke oplossing bieden. Zie hiervoor Bijlage V.
Goede werkomgeving
<.. image(Obraz zawierający clipart, rysowanie, Grafika, kreskówka Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
OKECHAMP waardeert de bijdrage van medewerkers die potentiële problemen vaststellen, die onze aandacht nodig hebben. We streven ernaar de vertrouwelijkheid van meldingen te waarborgen, inclusief de identiteit van de melder. Vergelding tegen medewerkers die
overtredingen, schendingen van de Code of andere illegale activiteiten melden, wordt niet getolereerd en we nemen dergelijke claims serieus. Alle beschuldigingen van vergelding zullen grondig onderzocht worden en er zullen, indien nodig, passende maatregelen genomen worden.
15
PRODUCTVEILIGHEID EN -KWALITEIT
Onze topprioriteit is ervoor te zorgen dat onze klanten kunnen vertrouwen op de veiligheid en kwaliteit van onze producten. Om dit te bereiken voldoen we aan de geldende regelgeving en normen voor voedselveiligheid en hanteren we strikte hygiëne- en veiligheidsprotocollen in al onze fabrieken en werkplekken. Als we potentiële risico's voor de productveiligheid of -kwaliteit ontdekken, nemen we direct corrigerende maatregelen of leggen we de kwestie voor aan de CQO in Polen of de QESH-manager in Nederland.
Kwaliteitscontrole: We streven ernaar om ervoor te zorgen dat onze producten van de hoogste kwaliteit zijn. Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten de verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat de producten die ze produceren, distribueren of leveren voldoen aan onze kwaliteitsnormen.
Producttesten: We voeren strenge tests uit om ervoor te zorgen dat onze producten veilig en effectief zijn. Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten deze inspanningen ondersteunen en alle noodzakelijke gegevens en documentatie verstrekken om het testen te vergemakkelijken.
Melden van veiligheidskwesties: Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten veiligheidskwesties of -incidenten zo snel mogelijk melden aan de juiste autoriteiten en aan ons bedrijf.
Voortdurende verbetering: We streven naar voortdurende verbetering van onze productveiligheids- en kwaliteitsnormen. Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten deze inspanningen ondersteunen en bijdragen aan de ontwikkeling van nieuwe en verbeterde veiligheids- en kwaliteitsprotocollen.
Transparantie en eerlijkheid: Wij geloven in transparantie en eerlijkheid over onze producten en hun veiligheid en kwaliteit. Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten nauwkeurige en volledige informatie verstrekken over onze producten en processen.
Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid: We houden onszelf verantwoordelijk voor de veiligheid en kwaliteit van onze producten. Alle medewerkers, aannemers en leveranciers moeten verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en aansprakelijk zijn voor de veiligheid en kwaliteit van de producten die ze produceren, distribueren of leveren.
16
GOEDE WERKOMGEVING
OKECHAMP is toegewijd aan het opbouwen van een positieve, gediversifieerde en ondersteunende werkcultuur die transparantie en wederzijds respect waardeert. Onze medewerkers gaan op een waardige en respectvolle manier met elkaar om. We hebben nul tolerantie voor elke vorm van intimidatie of discriminatie onder onze medewerkers. OKECHAMP voldoet ook aan de wet op het gebied van gezondheid en veiligheid.
Diversiteit
OKECHAMP beschouwt de diversiteit van onze medewerkers als onze belangrijkste troef en elk lid van ons team speelt een essentiële rol in onze prestaties. We zijn toegewijd om gelijke werkgelegenheidskansen te bieden aan iedereen en we omarmen individuele verschillen met betrekking tot etniciteit, geslacht, taal, opleiding, enz. We erkennen dat diversiteit een basis vormt voor creativiteit en innovatie, wat op zijn beurt een positieve en dynamische werksfeer creëert.
Discriminatie en intimidatie
<.. image(Obraz zawierający logo, Grafika, Czcionka, symbol Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
Bij OKECHAMP streven we naar een werkplek die vrij is van elke vorm van intimidatie. We hebben een nultolerantiebeleid ten aanzien van elk gedrag dat iemands werkprestaties
belemmert, hun waardigheid ondermijnt of een intimiderende, vijandige of beledigende werkomgeving creëert. Dit omvat elke vorm van discriminatie of intimidatie op basis van factoren zoals ras, huidskleur, religie, geslacht, leeftijd, afkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, politieke opvattingen of handicap.
Eerlijke arbeidsomstandigheden
OKECHAMP voldoet aan alle relevante wetten en regels met betrekking tot eerlijke arbeidspraktijken in elk land waar we zaken doen, zoals die met betrekking tot de vergoeding en voordelen voor medewerkers, kinderarbeid, dwangarbeid en vrijheid van vereniging voor politieke partijen. We hanteren het principe dat we geen enkele vorm van onaanvaardbare behandeling van onze medewerkers tolereren in onze fabrieken of vestigingen.
17
Gezondheid en veiligheid
<.. image(Obraz zawierający rysowanie, szkic, clipart, Grafika liniowa Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
OKECHAMP, zoals eerder vermeld, waardeert haar medewerkers als belangrijkste en meest waardevolle activa en we zijn toegewijd aan het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving voor iedereen. Elke medewerker speelt een cruciale rol in het handhaven van deze toewijding door te voldoen aan alle gezondheids- en
veiligheidsprocedures en door te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. We verwachten van al onze medewerkers dat ze hun taken uitvoeren zonder beïnvloed te worden door middelen die hun werk zouden kunnen belemmeren. Het is
van essentieel belang om alle ongevallen op de werkplek, onveilige apparatuur, gevaarlijke praktijken of omstandigheden te melden aan de veiligheidsfunctionaris in
Polen of QESH-manager in Nederland., inclusief het gebruik van alcohol, drugs en, in sommige gevallen, voorgeschreven medicatie.
18
EERLIJKHEID, BELANGENVERSTRENGELING
Integriteit: OKECHAMP doet zaken volgens de hoogste normen van eerlijkheid,
ethiek en naleving. We streven ernaar alle toepasselijke wetten en regels na te leven en het vertrouwen van onze belanghebbenden te behouden door transparante en verantwoordelijke bedrijfspraktijken.
We moeten belangenconflicten binnen OKECHAMP vermijden. Dergelijke conflicten doen zich voor wanneer persoonlijke belangen of activiteiten (lijken te) interfereren met de plichten die we verschuldigd zijn aan ons bedrijf. Zelfs de meest ethische persoon kan onbewust worden beïnvloed door een belangenconflict en het kan twijfels oproepen over het gedrag of de integriteit van een partner. Hier volgen enkele voorbeelden van situaties die aanleiding kunnen geven tot belangenverstrengeling:
▪ Werkzaam zijn bij of leiding geven aan een bedrijf, inclusief advieswerk,
dat zaken doet met OKECHAMP, zaken wil doen met OKECHAMP of concurreert met OKECHAMP.
▪ Een significante directe investering doen in ’een dergelijk bedrijf, door jezelf of
door een direct familielid.
▪ Handelen namens iemand anders dan OKECHAMP in een transactie met ons bedrijf, zoals het helpen van een andere entiteit bij de verkoop van goederen of diensten aan OKECHAMP.
▪ Persoonlijke transacties aangaan waarbij de belangen van OKECHAMP betrokken zijn.
Om ons voortdurende succes te behouden, geloven we in eerlijke concurrentie en integer zakendoen in overeenstemming met de wet.
Wij waarderen betrouwbare en wederzijds voordelige relaties met onze klanten, aannemers, leveranciers en joint venture-partners en streven ernaar hun behoeften te begrijpen om ons bedrijf te ontwikkelen. Als er conflicten zijn tussen lokale praktijken en OKECHAMP's gedragsnormen, worden medewerkers aangemoedigd om advies te vragen aan de HR-afdeling voordat ze actie ondernemen.
19
Omkoping en corruptie
Omkoping is niet alleen schadelijk voor onze groep, maar ook voor de gemeenschappen waarin we actief zijn. Regeringen over de hele wereld nemen maatregelen om omkoping te bestrijden en veel landen hebben specifieke wetten tegen omkoping. OKECHAMP heeft een zero-tolerance beleid voor omkoping. Dit betekent dat het onze medewerkers verboden is om ongepast voordeel te geven of te beloven aan een persoon in een vertrouwenspositie, ongeacht of deze werkzaam is in de publieke of private sector. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine bedragen of zogenaamde "faciliterende" betalingen of "steekpenningen". Bovendien is het OKECHAMP- medewerkers verboden om onwettige voordelen aan te nemen of erom te vragen.
Het gebruik van derde partijen door OKECHAMP medewerkers om steekpenningen te betalen of "faciliterende" betalingen of "smeergeld" te doen is verboden. Daarom is het essentieel dat onze partners op de hoogte zijn van en zich committeren aan ons anti-omkoping en anti- corruptiebeleid en dat de juiste due diligence-procedures worden gevolgd bij het selecteren van derden.
Geschenken, entertainment en gunsten
Relatiegeschenken en entertainment zijn in veel culturen gebruikelijk en sociaal aanvaardbaar. Ze kunnen worden gebruikt om goede relaties in het bedrijfsleven tot stand te brengen en te onderhouden. We moeten ervoor zorgen dat onze geschenken- en entertainmentpraktijken redelijk zijn en voldoen aan het beleid van OKECHAMP en de lokale wet- en regelgeving. Het is belangrijk om te onthouden dat deze beleefdheden nooit mogen worden gegeven of ontvangen om een oneerlijk voordeel te behalen, en de waarde ervan moet bescheiden en gepast zijn en ze moeten af en toe worden gegeven. Alle geschenken, entertainment of gunsten moeten worden gemeld aan de HR-afdeling om misverstanden te voorkomen.
Donaties en sponsoring
OKECHAMP steunt specifieke donaties om bij te dragen aan goede doelen en terug te geven aan de gemeenschap. Daarnaast keurt OKECHAMP sommige zakelijke sponsoring goed om haar aanwezigheid in het bedrijfsleven te versterken. Echter, sommige legitieme donaties en sponsoring kunnen worden gezien als steekpenningen of corruptie onder bepaalde omstandigheden. Daarom is voorafgaande goedkeuring van de CEO nodig voordat donaties of sponsorschappen worden overwogen die de schijn van omkoping of corruptie kunnen wekken.
20
Politieke bijdragen
OKECHAMP verbiedt ten strengste elke vorm van politieke bijdragen, inclusief contant geld, donaties van producten of diensten, of het kopen van kaartjes voor fondsenwervings- evenementen, waar ook ter wereld. OKECHAMP erkent echter het individuele recht van haar medewerkers om deel te nemen aan het politieke proces, op voorwaarde dat zij duidelijk maken dat ze niet handelen namens OKECHAMP.
Behoud van eerlijke concurrentie en naleving van de antitrustwetgeving
<.. image(Obraz zawierający symbol, logo, Grafika, Czcionka Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
OKECHAMP houdt zich strikt aan de mededingings- en antitrustwetgeving in alle landen waar we actief zijn. De Compliance Manual van OKECHAMP over mededingingswetgeving is te vinden in Bijlage I van de Code. Deze wetten zorgen wereldwijd voor eerlijke en vrije concurrentie en verbieden concurrentiebeperkende praktijken, zoals prijsafspraken, marktverdeling en manipulatie van aanbestedingsprocedures. Het is de
medewerkers van OKECHAMP verboden zich in te laten met dergelijke illegale activiteiten. Het is belangrijk op te merken dat
sommige mededingingswetten, zoals de antitrustwetten van de Europese Unie of de Verenigde Staten, van toepassing kunnen zijn op gedrag buiten de grenzen van het relevante land.
OKECHAMP verkrijgt bedrijfs-, klant- en leveranciersstrategieën, technologische trends, voorgestelde regelgeving en ontwikkelingen en bestaande en verwachte acties van leveranciers en concurrenten via meningen van experts, industriebronnen en andere openbare bronnen. Het bedrijf verzamelt deze informatie eerlijk en rechtvaardig en nooit op dubieuze wijze zoals diefstal, illegale toegang, omkoping, onjuiste voorstelling van zaken of elektronisch afluisteren.
21
Handelsbeperkingen
OKECHAMP is onderworpen aan exportbeperkingen opgelegd door sommige landen van de Europese Unie en de Verenigde Naties op transacties met specifieke landen, entiteiten en individuen. Deze beperkingen verhinderen OKECHAMP om bepaalde activiteiten uit te voeren in bepaalde landen, met bepaalde entiteiten of individuen. OKECHAMP gaat geen zakelijke relaties aan met bedrijven die zijn uitgesloten door overheden. Het niet naleven van deze beperkingen kan leiden tot zware straffen, waaronder boetes, intrekking van exportvergunningen en gevangenisstraf. OKECHAMP is toegewijd aan het naleven van alle nationale en internationale wetten en regelgeving met betrekking tot export en embargo's.
<.. image(Obraz zawierający symbol, Grafika, logo, Czcionka Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
Afdwingen van contracten
OKECHAMP handelt te goeder trouw bij het aangaan van overeenkomsten en streeft ernaar alle verplichtingen uit de overeenkomst na te komen. Wij verwachten ook van onze zakelijke partners dat zij op dezelfde manier handelen. Wij stellen alles in het werk om onze beloften na te komen zoals overeengekomen in het contract en sturen facturen in overeenstemming met de overeengekomen voorwaarden.
Illegale handel
We houden ons niet bezig met of werken niet mee aan het illegale transport of de illegale handel in artikelen, stoffen, gegevens of personen over internationale grenzen heen.
Als we ons bewust worden van dergelijke pogingen, melden we dit onmiddellijk aan de CEO en de relevante autoriteiten.
22
CONCURRENTIEVERMOGEN IN RELATIE TOT FINANCIËLE INTEGRITEIT
Financieel beheer
De volledigheid, nauwkeurigheid en begrijpelijkheid van OKECHAMPs boeken, bescheiden, rekeningen en financiële overzichten zijn van cruciaal belang. Deze administratie moet redelijk gedetailleerd en in overeenstemming met het interne controlesysteem van OKECHAMP worden bijgehouden. Alle financiële transacties moeten correct en tijdig worden geregistreerd in de juiste boeken. Snelle rapportage maakt vroegtijdige actie door het management mogelijk. Het is verboden om niet geregistreerde of "off the books" fondsen, activa of transacties te hebben.
Grotere verantwoordelijkheden voor financieel directeuren en managers
Degenen die verantwoordelijk zijn voor de financiële verslaglegging, waaronder financieel directeuren, financieel managers en anderen, hebben een extra plicht om passende controles in te stellen die een waarheidsgetrouwe, nauwkeurige, volledige, objectieve, consistente, tijdige en begrijpelijke financiële en managementrapportage garanderen.
Professionele kosten en reizen
Het is van essentieel belang om alle zakelijke uitgaven nauwkeurig en tijdig te documenteren. Elke onzekerheid over de rechtmatigheid van bepaalde uitgaven moet worden aangepakt door te overleggen met de directe leidinggevende of HR-afdeling voordat een declaratie wordt ingediend. Het OKECHAMP Personeelshandboek biedt gedetailleerde richtlijnen ter referentie.
Bestrijding van xxxxxxxxx
Het witwassen van geld is het verhullen van illegale fondsen door ze door het financiële systeem te laten gaan om ze legitiem te laten lijken. OKECHAMP erkent het belang van het naleven van alle wetten en regels die zijn ontworpen om het witwassen van geld tegen te gaan. Medewerkers moeten voorzichtig zijn en hun gezond verstand gebruiken in de omgang met verdachte klanten of leveranciers. We verbieden het witwassen van geld ten strengste, ondersteunen het niet en zullen het niet faciliteren.
23
BESCHERMING VAN PRIVACY, VERTROUWELIJKHEID EN ANDERE GEVOELIGE INFORMATIE
<.. image(Obraz zawierający krąg, logo, Grafika, symbol Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
Het is van cruciaal belang voor het succes van OKECHAMP dat we onze fysieke activa en intellectuele eigendom beschermen. Het is de plicht van elke medewerker om deze te beschermen. We moeten zorgen voor een verantwoordelijk beheer van OKECHAMP en persoonlijke en bedrijfseigen gegevens beschermen, of deze nu eigendom zijn van de organisatie, zakenpartner, klant of medewerker.
Diefstal en fraude
OKECHAMP verbiedt diefstal, fraude en elke vorm van verkeerde voorstelling van zaken of valse verklaringen. Frauduleuze handelingen behelzen opzettelijke acties of weglatingen die anderen misleiden en resulteren in schade voor het slachtoffer of voordeel voor de dader. OKECHAMP medewerkers mogen niet opzettelijk belangrijke feiten verkeerd voorstellen, noch anderen aanmoedigen om te handelen op basis van onjuiste informatie. Een verkeerde voorstelling van zaken kan ook plaatsvinden door het weglaten of achterhouden van belangrijke informatie, waardoor andere verklaringen misleidend worden.
Materiële activa en communicatiesystemen
Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de eigendommen van OKECHAMP en zorgen voor efficiënt gebruik ervan. Dergelijke eigendommen mogen alleen gebruikt worden voor legitieme, zakelijke doeleinden. Correct en rechtmatig gebruik van OKECHAMP communicatie-instrumenten, waaronder e-mail en internet, is vereist door alle medewerkers. Toegang, downloaden of verspreiden van ongeoorloofde of aanstootgevende inhoud die de reputatie van OKECHAMP kan schaden is verboden, dus we moeten voorzichtig en professioneel zijn in onze communicatiepraktijken en ervoor zorgen dat onze e-mails gepast zijn en de waarden van OKECHAMP weerspiegelen.
Bedrijfsinformatie en intellectueel eigendom
Elk werkproduct gecreëerd door een partner voor OKECHAMP, met inbegrip van uitvindingen, ideeën, softwareprogramma's, kunstwerken, handelsmerken en vertrouwelijke zakelijke informatie, behoort toe aan het bedrijf. Dit geldt als het werkproduct is gemaakt tijdens werktijd van het bedrijf, als onderdeel van de taken van de partner of met behulp van bedrijfsmiddelen of informatie. Ongeoorloofd gebruik, openbaarmaking of verspreiding van deze informatie is
24
verboden en kan leiden tot sancties. Medewerkers moeten de vertrouwelijkheid van de aan hen toevertrouwde bedrijfsinformatie bewaren, behalve wanneer dit schriftelijk is toegestaan door de directeur of wettelijk verplicht is. Wanneer OKECHAMP gebruik maakt van de diensten van externe adviseurs, moet er een passende schriftelijke overeenkomst of vrijgave zijn voordat het werk begint. Het is essentieel om de waardevolle merken van OKECHAMP, waaronder de naam OKECHAMP, te beschermen tegen misbruik. Bij het gebruik van het werk van anderen, zoals software of auteursrechtelijk beschermd materiaal, moeten partners de regels volgen en geldige licenties verkrijgen.
<.. image(Obraz zawierający logo, Grafika, symbol, Czcionka Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
Bewaren van bedrijfsgegevens
OKECHAMP verplicht alle medewerkers te voldoen aan het interne beleid van het bedrijf en de lokale regelgeving om een nauwkeurige en volledige administratie bij te houden. Deze verantwoordelijkheid strekt zich uit tot zowel fysieke documenten, zoals contracten of dossiers, als elektronische gegevens, waaronder e-mails.
Gegevensbescherming
OKECHAMP is toegewijd aan de bescherming van de privacy van haar medewerkers, zakelijke partners en klanten. Persoonlijke gegevens moeten op verantwoorde wijze worden behandeld en in overeenstemming met het interne beleid en de toepasselijke privacywetgeving. Elke medewerker die persoonlijke gegevens van anderen verwerkt, moet het interne beleid van OKECHAMP en de toepasselijke wetgeving volgen. Het verzamelen, gebruiken en verwerken van persoonlijke gegevens mag alleen voor legitieme zakelijke doeleinden. Toegang tot persoonlijke gegevens moet worden beperkt tot degenen met een legitieme zakelijke behoefte en er moeten maatregelen worden genomen om ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen.
25
MILIEU-IMPACT
In ons bedrijf erkennen we het belang van milieubescherming en we zetten ons in om ons bedrijf op een verantwoordelijke en duurzame manier te runnen. We streven ernaar om onze ecologische voetafdruk te minimaliseren en stimuleren milieubewustzijn in alle aspecten van onze activiteiten.
We verwachten van alle medewerkers dat ze deze principes volgen en verantwoordelijkheid nemen voor hun impact op het milieu:
▪ Naleving van wet- en regelgeving: We leven alle milieuwetten en -voorschriften na die van toepassing zijn op onze activiteiten.
▪ Preventie van vervuiling: We streven ernaar vervuiling te voorkomen door afvalproductie te minimaliseren, emissies te verminderen en natuurlijke bronnen te behouden.
▪ Xxxxxx van hulpbronnen: We zullen natuurlijke hulpbronnen behouden door ze efficiënt te gebruiken en door het minimaliseren van afval.
▪ Energiebesparing: We zullen energie besparen door energie-efficiënte technologieën te gebruiken, het energieverbruik te verminderen en hernieuwbare energiebronnen te bevorderen.
▪ Duurzame praktijken: We bevorderen duurzame praktijken in alle aspecten van ons bedrijf, waaronder productontwerp, productie, verpakking en transport.
▪ Voortdurende verbetering: We zullen onze milieuprestaties voortdurend evalueren en verbeteren door doelen te stellen en te bereiken en door onze voortgang regelmatig te controleren en te rapporteren.
▪ Communicatie en opleiding: We zullen onze inzet voor milieubewustzijn communiceren aan onze medewerkers, klanten, leveranciers en het publiek en we zullen training en opleiding aanbieden om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol in de bescherming van het milieu begrijpt.
▪ Betrokkenheid bij belanghebbenden: We gaan de dialoog aan met onze belanghebbenden, waaronder klanten, leveranciers, regelgevende instanties en gemeenschappen, om hun zorgen en prioriteiten te begrijpen en samen te werken om milieukwesties aan te pakken.
We zijn ervan overtuigd dat we door het aannemen van deze principes ons bedrijf kunnen runnen op een manier die zowel ons bedrijf als het milieu ten goede komt en we verwachten van alle medewerkers dat ze deze normen in hun dagelijkse werk naleven.
26
BIJLAGE I: NALEVINGSHANDLEIDING VAN OKECHAMP
1) Inleiding
De gevolgen van overtredingen van Europese en Nederlandse en Poolse mededingingsregels zijn aanzienlijk. Overtreding kan leiden tot hoge boetes, schadevergoedingsacties van benadeelde partijen, negatieve publiciteit en aantasting van de geloofwaardigheid van ons bedrijf en de sector waarin wij actief zijn. OKECHAMP kiest daarom met overtuiging voor het volgende principe:
▪ OKECHAMP houdt zich aan de mededingingsregels zonder uitzonderingen;
▪ OKECHAMP vraagt zijn medewerkers dan ook om de mededingingsregels strikt na te leven.
2) De basisregels en sancties van het mededingingsrecht
Het mededingingsrecht kan worden samengevat in 5 basisregels:
2.1) Basisregel 1: Beperk de concurrentie niet
Als basisprincipe moet elk bedrijf in staat zijn om onafhankelijk zijn industrieel en commercieel beleid te bepalen. De mededingingswet verbiedt elke overeenkomst of gedraging die tot doel of tot gevolg heeft dat de concurrentie op de markt wordt beperkt. Met andere woorden, het is verboden om de vrije concurrentie te (belemmeren).
Het is verboden deel te nemen aan of OKECHAMP te betrekken bij concurrentiebeperkende overeenkomsten of gedragingen. De volgende soorten overeenkomsten tussen OKECHAMP en haar concurrenten zijn verboden:
Gezamenlijke prijsbepaling: het gezamenlijk vaststellen van inkoop- of verkoopprijzen of het beperken van de vrijheid van een handelspartner om zijn eigen prijzen vast te stellen prijzen.
Uitwisseling van vertrouwelijke informatie: het uitwisselen van vertrouwelijke, strategische of concurrentiegevoelige informatie over activiteiten of commerciële projecten met een concurrent.
Markt- of klanttoewijzing: het verdelen van gebieden of klanten tussen OKECHAMP en concurrenten, waarbij wordt overeengekomen dat er geen concurrentie zal zijn in bepaalde gebieden of voor bepaalde klanten.
Toepassing van discriminerende voorwaarden.
Afspreken met een concurrent om dezelfde voorwaarden toe te passen in de relatie met (een) bepaalde klant(en).
27
<.. image(Obraz zawierający logo, Grafika, Czcionka, biały Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
Vorm van overeenkomst
Een mondelinge overeenkomst is net zo verboden als een schriftelijke overeenkomst. Zelfs een telefoongesprek met een concurrent of het bijwonen van een
vergadering kan een verboden overeenkomst vormen. De overeenkomst kan geheim zijn (een klassiek "kartel") of rechtmatig lijken, maar waar het om gaat is of de effecten de mededingingswetgeving schenden.
Deelnemende partijen
De mededingingsregels zijn van toepassing: Op alle overeenkomsten tussen bedrijven die actief zijn op een bepaalde markt, ongeacht of ze concurrenten van elkaar zijn. De regels zijn ook van toepassing op distributie- en leveringsovereenkomsten. Zowel op particuliere ondernemingen als op overheidsbedrijven, handelsverenigingen, ondernemersverenigingen en zelfstandige ondernemers.
28
2.2) Basisregel 2: Maak geen misbruik van een machtspositie
Een bedrijf heeft een machtspositie als haar positie op een relevante markt zodanig is dat zij in principe geen rekening hoeft te houden met het gedrag van haar concurrenten of klanten.
Overigens is het hebben, nastreven of bereiken van een machtspositie niet verboden. Wat wel verboden is, is het misbruiken ervan. Het mededingingsrecht verbiedt elk misbruik van een dominante onderneming(en) op een bepaalde markt. Misbruik moet direct met het bestuur worden besproken.
Het is verboden om deel te nemen aan dergelijke praktijken of OKECHAMP hierbij te betrekken.
De mededingingsautoriteiten beschouwen een marktaandeel van (normaal gesproken) 40% in een bepaald geografisch gebied als een indicatie van een machtspositie. Een lager marktaandeel kan echter al voldoende zijn voor het bestaan van een machtspositie als dat marktaandeel aanzienlijk hoger is dan dat van de andere concurrenten.
Misbruik van een dominante positie kan het volgende omvatten:
▪ Ongelijke of discriminerende voorwaarden opleggen aan verschillende handelspartners voor gelijkwaardige prestaties;
▪ Het opleggen van extreem hoge of ongerechtvaardigd lage prijzen aan klanten of leveranciers. Met extreem lage prijzen (onder de kostprijs) kan de dominante onderneming andere concurrenten uit de markt drukken;
▪ Het sluiten van overeenkomsten afhankelijk maken van aanvullende diensten die geen verband houden met het onderwerp van die overeenkomsten;
▪ Kortingen en/of bonussen toekennen die niet gerechtvaardigd zijn op economische gronden om te voorkomen dat klanten zich bij concurrerende leveranciers bevoorraden;
▪ Het opleggen van exclusiviteitsclausules, ongeacht de duur ervan.
29
2.3) Basisregel 3: Do's & Don'ts met betrekking tot de concurrent
Bespreek nooit prijzen of commerciële voorwaarden met concurrenten
▪ Pas geen gemeenschappelijk tarief toe of een tarief dat in overleg met andere concurrenten is vastgesteld.
▪ Vermijd in aanwezigheid van de concurrent elk gespreksonderwerp dat betrekking heeft op de commerciële of industriële beleid van OKECHAMP zoals tarieven of kortingen, verkoopvoorwaarden, winsten, marges, productie- en distributiekosten of inkoopaanbiedingen.
Als een concurrent je benadert met concurrentiegevoelige informatie, verbreek het gesprek dan zo snel mogelijk, door de verbinding te verbreken of weg te lopen indien nodig. Als de benadering schriftelijk is, verwijs het document dan zo snel mogelijk naar je leidinggevende of compliance officer van OKECHAMP.
Accepteer nooit het voorstel van een concurrent om de markt onderling te verdelen
▪ Een overeenkomst tussen concurrenten om een markt te verdelen is een ernstige schending van de mededingingswetgeving. Spreek nooit met een concurrent af om een bepaald geografisch gebied voor OKECHAMP of voor de concurrent te behouden.
▪ Het is ook verboden om in te stemmen met een beperking van de verkoophoeveelheid om ruimte over te laten voor de concurrent.
Nooit informatie uitwisselen met de concurrent over prijzen, volumes, verkoopvoorwaarden, marktaandelen, productiecapaciteit
▪ Systematische uitwisseling van gevoelige informatie vermindert de onzekerheid op de markt. Dit is vooral een risico in oligopolistische markten zoals de markt voor champignonconserven. Onzekerheid is een belangrijk element van de mate van concurrentie in elke markt.
30
Wees voorzichtig bij het bijwonen van bijeenkomsten van handelsverenigingen
▪ Neem niet deel aan concurrentiebeperkende praktijken in het kader van een bezoek aan een bijeenkomst van een branchevereniging. Hetzelfde geldt voor andere evenementen waar concurrenten aanwezig zijn;
▪ Informeer je supervisor van tevoren;
▪ Woon alleen vergaderingen bij met een precieze agenda van te bespreken onderwerpen;
▪ Verlaat de vergadering wanneer er (volgens jou) illegale zaken worden besproken (better safe than sorry);
▪ Meld concurrentie-incidenten aan je supervisor of de compliance officer.
<.. image(Obraz zawierający logo, Grafika, symbol, biały Opis wygenerowany automatycznie) removed ..>
2.4) Basisregel 4: clementieregeling
Zowel nationale als Europese mededingingsautoriteiten hebben clementieregelingen opgesteld. Deze regelingen bieden bedrijven die vrijwillig een overtreding van de mededingingswetgeving melden aan de autoriteiten, de kans om te profiteren van volledige of gedeeltelijke immuniteit tegen opgelegde boetes. Deze regelingen zijn effectief: de meeste zaken die momenteel bij de Europese Commissie in behandeling zijn, zijn aan het licht gekomen
doordat een van de deelnemende partijen de overtreding heeft gemeld. Meldingen worden altijd gedaan door de compliance officer of het management.
31
2.5) Basisregel 5: Bezoek NMa of Europese Commissie
Hieronder volgt een korte samenvatting van de brochure "Wat te doen als de NMa of de Europese Commissie een inval bij u doet".
Samenvatting:
▪ Neem bij een inval onmiddellijk contact op met de compliance officer die een advocaat zal inschakelen
▪ Geef de ambtenaren geen toestemming om te doen wat ze vragen, maar verhinder ze niet om hun werk te doen
▪ Controleer de identiteit van de onderzoekers en de naam van de instantie namens wie ze je bezoeken. Als ze een inval krijgen van de Europese Commissie, vraag dan om een bevelschrift of bevel dat hen toestemming geeft om een onderzoek in te stellen. Vraag hen om het doel van het onderzoek nauwkeurig uit te leggen en op te schrijven.
▪ Neem contact op met de persoon waar de onderzoekers naar vragen en probeer het begin van het onderzoek uit te stellen totdat er een advocaat aanwezig is, maar probeer het niet op te houden als de onderzoekers aangeven dat ze niet willen wachten.
▪ Begeleid de onderzoekers tijdens hun bezoek. Laat ze nooit alleen. Zorg voor een lege vergaderruimte.
Dat zou je moeten doen:
▪ Presenteer alleen documenten die betrekking hebben op het onderzoek.
▪ Documenten tussen OKECHAMP en een advocaat (correspondentie en adviezen, vaak aangeduid met de vetgedrukte tekst: vertrouwelijk en geprivilegieerd)
niet produceren.
▪ Niet ingaan op verzoeken van de onderzoekers om verduidelijking van de onderzochte documenten, tenzij in aanwezigheid van een advocaat,
▪ Een kopie bewaren van de documenten die door de onderzoekers zijn gekopieerd.
▪ Onder alle omstandigheden beleefd blijven tegen de onderzoekers.
32
BIJLAGE II: BEWIJS VAN ONTVANGST VAN DE GEDRAGSCODE VAN OKECHAMP
Ondergetekende, verklaar dat ik een exemplaar van de Gedragscode van OKECHAMP heb ontvangen en gelezen. Ik begrijp de gedragscode en zal deze naleven tijdens mijn loopbaan bij OKECHAMP.
De Gedragscode is gepubliceerd op de algemene schijf van OKECHAMP en kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Ik begrijp dat de gepubliceerde gedragscode de enige geldige versie is.
COC goedgekeurd door de Raad van Bestuur Datum
COC goedgekeurd door HR Datum
Naam medewerker: (Gebruik hoofdletters)
Datum:
Handtekening:
33
BIJLAGE III: ETHIEK & NALEVING HULPLIJN OKECHAMP B.V.
OKECHAMP B.V. Hoofd bedrijfsvoering (COO) Xxxxx xxx xxx Xxxxxx M x00 (0)0 00 00 00 37 | OKECHAMP B.V. HR Officer / Compliance Officer / Integrity Counselor My Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxx X x00 (0)00 00 00 000 M x00 (0) 000 000 000 |
OKECHAMP B.V. Vertrouwenspersonen ongewenst gedrag
Xxxx xxx Xxxxxx T x00 (0)00 00 00 000 M x00 (0)0 00 00 00 73 | Xxxx Xxxxxxxx T x00 (0)00 00 00 000 M x00 (0)0 00 00 00 25 |
BIJLAGE IV: ETHICS & COMPLIANCE HULPLIJN OKECHAMP S.A.
OKECHAMP S.A. HR Director / Compliance Officer / Integriteitadviseur Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxxxx T x00 00 000 0000 M x00 000 000 000 | OKECHAMP S.A. WAARDE AMBASSADOR Xxxxxxx Xxxxxx T x00 00 000 0000 M x00 000 000 000 |
In Polen kunnen overtredingen van de Gedragscode en de Waardencode via de volgende kanalen worden uitgevoerd:
1. een telefoontje naar de ambassadeur
2. een e-mailbericht aan de ambassadeur
3. directe rapportage
4. vertrouwelijk of anoniem melden via de meldboxen in de sociale ruimtes van elke locatie in Polen
34
BIJLAGE V: RELEVANTE HANDBOEK DOCUMENTEN OKECHAMP B.V.
▪ 000-XX-00 Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx OKECHAMP B.V.
▪ 010-PR-09 Klokkenluidersregeling - Regeling inzake het omgaan met vermoede misstanden of onregelmatigheden
▪ HR-PR-02 Organogram
▪ HR-PR-04 Vervangingsregeling
▪ HR-PR-14 Toegangscontroleprogramma
▪ HR-PR-17 Veiligheidsbeleid voor medewerkers
▪ Protocol ongewenste omgangsvormen
BIJLAGE VI: RELEVANTE DOCUMENTEN UIT HET HANDBOEK OKECHAMP S.A.
▪ PHACCP-16 - Procedure voor het terugroepen van producten van de markt en crisisbeheer en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit
▪ OKECHAMP SA Ethische Code (2019)
▪ Procedure tegen intimidatie en discriminatie (2017)
35