CONTRACT- EN PROJECTMANAGER
Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit voor personeelsleden van AMDK):
CONTRACT- EN PROJECTMANAGER
Afdeling: Vloot DAB
Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Niveau: A
Graad: Adjunct van de directeur
Standplaats: Oostende
Vacaturenummer: req6497
1. Functiecontext
Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone.
De functie van contract- en projectmanager situeert zich binnen de Vlaamse overheidsrederij Vloot (Dienst Afzonderlijk Beheer) van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. Vloot dab is een rederij gespecialiseerd in het management (technisch, operationeel, nieuwbouw) van schepen die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. Ze zet bemande en bedrijfsklare vaartuigen in voor beloodsing, douane, hulpverlening, hydrografie, scheepvaartpolitie, vaarwegmarkering, veerdiensten, zeewetenschappelijk onderzoek, ….
Vanuit haar missie als reder van de overheid heeft Vloot de volgende doelstellingen:
• beloodsen te water (transport van de loodsen van en naar de te beloodsen schepen);
• verzorgen van de vaarwegmarkering;
• hulpverlening – zeereddingsdienst;
• veerdiensten;
• het ter beschikking stellen van bedrijfsklare en bemande vaartuigen voor andere overheden en derden;
• verankeren van de maritieme kennis.
Je komt terecht in het financieel-juridische team en rapporteert aan de financieel directeur.
2. Je takenpakket
Als contract- en projectmanager beheer je de contracten (kost calculatie, analyse en opvolging, nacalculatie) en bereid je toekomstige contracten voor. In team met de financiële en juridische cel maak je financiële analyses. In samenwerking met het team operations zoek je naar kost- en klantgerelateerde optimalisaties. Je stelt benchmarks en samenwerkingsmodellen op. Je onderhoudt contacten met de klanten en zoekt via netwerking naar opportuniteiten. Je werkt op basis van marktverkenning projecten uit en coördineert ze.
Resultaatgebieden
1. BEHOEFTEANALYSE: Analyseren van de behoeften van de organisatie, interne en extern klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden:
• Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement
• Anticiperen op problemen en knelpunten
• Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen
• Analyseren van lopende en toekomstige contracten
• Kost-calculatie en nacalculatie van lopende en toekomstige contracten in samenwerking met het financieel management
• Evalueren van de huidige dienstverlening en verbetervoorstellen formuleren
• Contacten onderhouden met andere overheden en zicht op de Belgische en ruimere publieke sector behouden, inclusief het zoeken naar mogelijke opportuniteiten
• Politieke randvoorwaarden, beleidskeuzes en wetgeving en regelgeving opvolgen
• …
2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne en externe klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen:
• Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening
• In team met operations zoeken naar kost- en klantgerelateerde optimalisaties
• De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren
• Actieplannen opstellen, werkmethodes definiëren
• Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort
• Proactief meedenken met de klanten
• Initiatieven nemen om tot een ruimere samenwerking te komen tussen VLOOT en soortgelijke organisaties binnen Europa
• Aanvullen en ondersteunend aan “Operations” klantencontacten leggen en een actieve
aanwezigheidspolitiek voeren
• …
3. WERKINSTRUMENTEN: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren:
• Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken
• Innovatieve ideeën ontwikkelen
• Meewerken aan projecten
• Ontwikkelen van rekenmodellen, databanken, concepten voor financieel beheer en analyse
• Opbouwen van een “customer database”
• Benchmarks en samenwerkingsmodellen uitwerken
• …
4. ADVIESVERLENING: Xxxxx op vraag als proactief (interne) klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen:
• Antwoorden op vragen van klanten
• Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied
• Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen
• Management adviseren over thema’s die te maken hebben met het functionele domein
• Inspelen op specifieke vragen van het management
• Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen
• Proactief knelpunten signaleren
• Zorgen voor de nodige afstemmingen tussen klant, overheid en VLOOT
• Ondersteuning van de “customer intimacy” strategie
• …
5. KWALITEITSBORGING: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving:
• Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,…
• Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd
• Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren
• Input leveren voor management rapportering
• Toezien op naleving van kwaliteitsnormen
• Evalueren van klanttevredenheid
• Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen borgen in samenwerking met SHEQ
• Voorstellen doen voor verbetering
• Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie
• …
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN: Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken:
• De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant
• Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies
• Fungeren als aanspreekpunt
• Feedback vragen aan klanten
• Netwerk uitbouwen en een actieve aanwezigheidspolitiek naar de klanten toe voeren
• …
7. PROJECTDEELNAME: Deelnemen aan projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen:
• Adviseren, opvolgen van projecten en voorstellen tot bijsturing van projecten formuleren
• Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten
• Het opvolgen van de werkzaamheden
• Beheren van de contracten
• …
8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren:
• Opbouwen en onderhouden van netwerken
• Raadplegen van vakliteratuur
• Volgen van nieuwe ontwikkelingen
• Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken
• Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied
• …
9. IMPACT OP BUDGETTEN: Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het contract teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening
• Strikt en kortbij opvolgen van de geleverde prestaties en aftoetsing aan de geraamde kostprijs/het geraamde budget
• Xxxxxx signaleren van afwijkingen aan het management zodat tijdig kan bijgestuurd worden
• Zoeken naar mogelijke optimalisaties
• …
10. Milieubewust handelen: consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg:
• naleven van milieuwetgeving
• uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door XXXXX
• energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken
• correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven)
• melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, …)
• zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden
• ICT-bewust handelen: uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, ook de stand-by-lichten), het gebruik van papier beperken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken
• Verwarming in de kantoren ’s avonds verminderen of uitzetten
• …
3. Profiel
Op uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:
3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden
Statutaire deelnemingsvoorwaarden via horizontale mobiliteit
Je bent (statutair) ambtenaar in rang A1 of een hogere rang binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust.
of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang A1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1.
of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en hebt een vrijstelling2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deze vacature (VPS art. III 22).
Je diploma3
Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur handelswetenschappen4
1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31).
2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor.
4 Of een ander diploma of getuigschrift (binnen het gevraagde studiegebied) dat toegang geeft tot dit niveau binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je op: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00
Je werkervaring
Je hebt minimaal 3 jaar functierelevante ervaring met contract- en/of projectmanagement.
Bijkomende voorwaarden
Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
3.2. Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties
• Je kan vlot werken met de PC en de courante softwarepakketten (MS Office);
• Kennis van de principes van ISO 9001, ISO 14001 en van projectmanagement is gewenst;
• Je hebt een professionele communicatiestijl en een goede kennis van het Engels en het Frans.
Je persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen
Handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Handelt in het belang van de organisatie (niveau 2)
• Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen (niveau 2)
• Analyseren
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie
Legt verbanden en ziet oorzaken (niveau 2)
• Oordeelsvorming
Mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan (niveau 2)
• Visie
Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen
Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader (niveau 1)
• Initiatief
Xxxxxx onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) (niveau 2)
• Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau 2)
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx
4. Toelatingsvoorwaarden
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure
5. Hoe kan je solliciteren?
Solliciteren kan tot en met 18 mei 2022 via de online sollicitatielink die je kan terugvinden in het online vacaturebericht5.
6. Selectieprocedure6
• Fase 1: Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden - eliminerend
• Fase 2: screening op basis van sollicitatiedossier (motivatie, relevante ervaring, technische competenties, kennis van de organisatie, …) – eliminerend
• Fase 3: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige, eventueel aangevuld met vaktechnische case en/of computergestuurde test(en) – eliminerend.
5 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Xxxxxx Xxxxxx XX - xxxx 00 xxx 0, 0000 Xxxxxxx. 6 Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure.
Indien er na de screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden of het sollicitatiedossier slechts één kandidatuur per vacature overblijft, kan de wervende entiteit de beslissing nemen op basis van het sollicitatie- en het personeelsdossier.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap.
We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie.
7. Aanbod
• Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
• Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Je aanvangssalaris is minimaal 3.468,87 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.7
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met individueel opleidingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld.
• De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.
Meer informatie over de financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
8. Meer weten
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Xxxx Xxxxxx
HR-manager
Tel: x00 000 00 00 00
E-mail: xxxx.xxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx
7 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. Je behoudt de graadanciënniteit en de schaalanciënniteit, verworven in de laatste graad. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit.
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met
Xxxxxxx Xxxxxxx
Intern consultant HRM – selectiedeskundige, afdeling Organisatie Tel. : 00 000 00 00