CONTRACT ONBEPAALDE DUUR)

Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft aan in contractueel dienstverband:

Administratief Ondersteuner

team Documentatie & Ondersteuning (M/V)

(CONTRACT ONBEPAALDE DUUR)

Afdeling: Kenniscentrum WVG Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: C

Graad: Medewerker (C1)

Standplaats: Xxxxxx Xxxxxx XX-Xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx

Functiecontext

Door het opbouwen van wetenschappelijke kennis over het beleidsdomein, het verwerken van gegevens tot beleids- en beheersinformatie en het ter beschikking stellen van documentatie levert het Kenniscentrum WVG inhoudelijke ondersteuning bij de beleidsvoorbereiding en beheersmonitoring van het beleidsdomein.

Binnen het Kenniscentrum zijn drie teams actief:

1. Het team Documentatie en Ondersteuning wil relevante en actuele informatie op een klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier ontsluiten en beschikbaar stellen.

In de vaktechnische bibliotheek wordt documentatie ter beschikking gesteld over het beleidsdomein WVG. Met het bibliotheekprogramma BIBIS wordt de beschikbare documentatie bijgehouden. De documentatiedienst WVG is aangesloten bij het bibliotheeknetwerk van de Vlaamse overheid. Via de juridische databank Juriwel biedt de documentatiedienst op de website xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx de Vlaamse regelgeving aan met betrekking tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De documentatiedienst streeft ernaar om online diensten aan te bieden. In dit kader ontwikkelt de dienst een beleid om de beschikbare documentatie ter beschikking te stellen via nieuwe on-line-diensten. Voorts staat het team in voor de administratieve ondersteuning van de 2 andere teams, via o.a. financiële afhandeling van de dossiers, contractbeheer, enz…

2. Het team Wetenschappelijk Onderzoek staat in voor het opbouwen van wetenschappelijke kennis over het beleidsdomein. Het team Wetenschappelijk Onderzoek volgt het onderzoek dat binnen het Steunpunt voor Beleidsrelevant Onderzoek (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ) van nabij op, stuurt het bij en vertaalt de resultaten in concrete, beleidsrelevante gegevens. Het team Wetenschappelijk Onderzoek staat ook in voor het uitbesteden van wetenschappelijk onderzoek. Zij zorgen voor de beschrijving van het onderzoek, begeleiden de offertevragen en zorgen voor de methodologische en administratieve opvolging van de uitbestede onderzoeken. Naast het uitbesteden van onderzoek, voeren de teamleden ook zelf onderzoek uit dat

integraal aansluit bij de thematiek van het beleidsdomein. De dienstverlening, databanken en onderzoeksprojecten van het Kenniscentrum WVG worden extern bekendgemaakt via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

3. Het team Datawarehousing van het Kenniscentrum WVG staat in voor de omvorming van ruwe data tot relevante managementinformatie en dit ten behoeve van de beleidsondersteuning van het beleidsdomein en het departement en het kabinet in het bijzonder. Het team maakt ook door middel van advanced BI (statistische analyses en data-mining) beschrijvende en predictieve modellen die een dieper inzicht verschaffen en input voor een pro-actief beleid leveren. De focus ligt op het ter beschikking stellen van structurele rapporten. Het team geeft vorm aan een veiligheidsbeleid voor de toegang tot deze informatie.

Doel van de functie

Als administratief ondersteuner neem je de administratieve en ondersteunende taken op en draag je bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van het Kenniscentrum. Jouw taken situeren zich vooral op het administratief en financieel voorbereiden en opvolgen van dossiers en het meewerken aan communicatie- en documentatie-initiatieven van het Kenniscentrum WVG. Tevens zorg je, als IT-spreekpunt voor de externe en interne ICT- dienstverleners, voor de praktische ICT-ondersteuning van de entiteit.

Resultaatgebieden

1. Informatieverzameling en –verwerking

Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens die betrekking hebben tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te stellen.

Enkele voorbeelden van activiteiten

- Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers;

- Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn;

- Nakijken van documenten op volledigheid , correctheid en wettelijkheid;

- Opzoekwerk verrichten via diverse kanalen zoals internet/intranet alsook telefonisch, schriftelijk of via e-mail .

2. Informatiebeheer

Je verzorgt en ontsluit het digitaal en papieren klassement en archief teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.

Enkele voorbeelden van activiteiten:

- Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. uitbouw server);

- Xxxxxxx’x informeren waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn;

- Archiefbeheer opvolgen, archiefplan actualiseren en in overeenstemming brengen met het fysiek en digitaal klassement;

- Beheren van verschillende generieke mailboxen van het Kenniscentrum.

3. Dossierbehandeling ondersteunen

Je helpt bij de opmaak van dossiers en de opvolging van de afspraken errond teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van dossiers.

Enkele voorbeelden van activiteiten:

- Administratief opvolgen van dossiers: bv. timing bewaken, documenten voorbereiden, tijdig versturen van documenten en gegevens, versturen van mails;

- Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier, briefwisseling versturen, dossiers inschrijven in het opvolgingssysteem;

- Invoeren van betalingen in het boekhoudkundig systeem.

4. Ondersteunende taken

Je staat mee in voor de administratieve ondersteuning van het Kenniscentrum teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling.

Enkele voorbeelden van activiteiten:

- Lay-out van documenten en briefwisseling bewaken

- Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan diensten, afdelingshoofd, teamverantwoordelijke en collega’s;

- Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning voor vergaderingen (zaalreservaties), bestellen voor catering;

- Je staat mee in voor de telefoonpermanentie in samenwerking met de collega’s;

- Opvolgen generieke mailboxen.

5. Uitvoering

Je voert diverse IT-aangelegenheden uit teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de afdeling.

Enkele voorbeelden van activiteiten:

- Onderhouden van verschillende websites in samenwerking met collega’s;

- Plaatsen van teksten op het web;

- Ontwerpen en onderhouden van een databank die informatie levert voor de website;

- Opvolgen van nieuwe toepassingen voor websites.

Profiel

DIPLOMA

▪ Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve richting.

Kandidaten die een buitenlandse diploma’s voorleggen, moeten uiterlijk op de datum van het afsluiten van de kandidaatstelling het bewijs leveren dat ze gelijkwaardigheid van het diploma hebben nagevraagd bij NARIC: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx

ERVARING

▪ Ervaring in een vergelijkbare functie is een pluspunt

TECHNISCHE COMPETENTIES

▪ Je kan vlot werken met de courante PC-toepassingen (MS Office, internet, Adobe Acrobat, software voor websitebeheer…).

▪ Je hebt goede administratief-organisatorische vaardigheden

▪ Je hebt kennis van en belangstelling voor verschillende ICT toepassingen

▪ Je bent vertrouwd met het actualiseren en onderhouden van websites

▪ Ervaring met SharePoint en documentatiemanagementsystemen is een pluspunt.

▪ Ervaring in overheidsopdrachten en financiële afhandeling van dossiers is een pluspunt.

▪ Je bent bereid om je in te werken in de financiële afhandeling van de dossiers, de regelgeving rond overheidsopdrachten, alsook in de werking van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.

Persoonsgebonden competenties

Elke personeelslid dient de waardegebonden competenties van de Vlaamse Overheid te onderschrijven.

▪ Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen”

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen

Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken

- Respecteert formele regels en afspraken

- Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)

- Geeft volledige en juiste informatie door

- Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie

- Komt beloften en afspraken na

- Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

▪ Samenwerken

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.

Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg

- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen

- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht

- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen

▪ Voortdurend verbeteren

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.

Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie

- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken

- Is bereid om nieuwe methodes aan te leren

- Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk

- Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is

- Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen

▪ Klantgerichtheid

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.

Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen

- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen

- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze

- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant

- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp

- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

Functiegebonden competenties

▪ Plannen

Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen.

Niveau I. Plant eigen werk effectief

- Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda …)

- Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan

- Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd

- Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden

- Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk

▪ Nauwgezetheid

Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.

Niveau II. Xxxxxx met oog voor detail correct werk af

- Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit

- Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in

- Blijft aandachtig bij routineuze taken

- Controleert het eigen werk

- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

▪ Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.

Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal

- Hanteert een correcte spelling

- Hanteert een correcte grammatica

- Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie

- Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota’s

▪ Flexibel gedrag

De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen

Niveau I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist

- Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften

- Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken

- Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was

- Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

Meer weten?

Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Xxxxxxx Xxxxxxxx, teamhoofd Documentatie en Ondersteuning

Kenniscentrum WVG

Adres : Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx Tel. : 00 000 00 00

E-mail : xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

OF

Xxx Xxxxx, dagelijkse leiding Kenniscentrum WVG Tel. : 00 000 00 00

E-mail : xxx.xxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met:

Xxxxxxxx Xx Xxxxxx, HR-verantwoordelijke Rekrutering en Selectie Adres : Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx

Tel. : 00 000 00 00

E-mail : xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Neem ook eens een kijkje op : xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/