Departement Omgeving zoekt
selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
• Bevordering binnen het niveau
• Graad: hoofdmedewerker
Departement Omgeving zoekt
Hoofdmedewerker ondersteuner beleidsprocessen
• Rang: C2
• De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, thuis of op een andere locatie.
• Vacaturenummer: 15501
• Je kunt solliciteren tot en met: 2/7/2024
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
JE TAKENPAKKET ALS HOOFDMEDEWERKER ONDERSTEUNER BELEIDSPROCESSEN1
Heb je ervaring met administratief werk en met technische ondersteuning van beleidsprocessen? Xxx is onderstaande vacature iets voor jou!
Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en rapportering van o.a.
- administratieve taken (algemene mailboxen, archivering, inkomende en uitgaande poststukken,
opmaak en versturen uitnodigingen, beheren inschrijflijsten, …);
- informatiebeheer (databanken, stakeholderslijsten, uploaden van administratieve stukken in online
applicaties, register van ruimtelijk planners, verwerken data ifv rapporteringen, …);
- ondersteunen van de organisatie van fysieke en online evenementen en het beheer van het nodige materiaal;
- bijdragen aan interne en externe kennisdeling;
Je zorgt ervoor dat je je competenties in verband met deze verantwoordelijkheden up-to-date houdt en je ze verder verankert in de organisatie. Zo ontwikkel je je verder als aanspreekpunt voor de ondersteuning van de beleidsprocessen.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
WIE BEN JIJ?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.
Je voldoet op uiterste indieningsdatum (2/7/2024) aan volgende voorwaarden:
1) Je werkt binnen het Departement Omgeving in de graad van medewerker of technicus.
2) Je hebt op datum van afsluiting van de kandidaturen 4 jaar relevante beroepservaring2 met administratief ondersteunend werk.
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.
Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval word je toegelaten tot een nieuwe statutaire proeftijd in het kader van de bevorderingsfunctie. Je behoudt dus je statutaire aanstelling3.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0492 089 499).
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voor de functie van hoofdmedewerker ondersteuner beleidsprocessen heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Die testen we tijdens de selectieprocedure. Xxxx hieronder meer over de testen en het profiel dat we zoeken.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
2 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan.
3 Ben je als statutair personeelslid tewerkgesteld en werd je vanaf 1 juni 2024 toegelaten tot de statutaire proeftijd in het kader van de uitoefening van een gezagsfunctie? Dan verlies je jouw statutaire aanstelling, aangezien de vacature niet in de lijst met gezagsfuncties (bijlage 4 bij het VPS) is opgenomen. Ook als je als statutair personeelslid tewerkgesteld bent binnen de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en werd toegelaten tot de statutaire proeftijd via een selectieprocedure met publicatiedatum na 1 juni 2024, verlies je jouw statutaire aanstelling. In beide gevallen krijg je een contract van onbepaalde duur.
• Flexibiliteit: je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kunt in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Initiatief: je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kunt er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: je kunt op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties vind je in het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN HOOFDMEDEWERKER ONDERSTEUNER BELEIDSPROCESSEN
Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:
• Je beschikt over administratief-organisatorische vaardigheden, eigen aan de werkzaamheden van de afdeling;
• Je hebt grondige kennis van de organisatie om respondenten correct te woord staan en oplossingen te zoeken voor concrete vragen voor de ondersteuning van de afdeling;
• Je hebt technische kennis van communicatiesystemen, tekstverwerking en lay-out, databeheerssystemen, beeld- en videobewerking, websitebeheer.
WAT BIEDEN WE JOU?
• Je wordt bevorderd en krijgt een contract van onbepaalde duur, tenzij je als ambtenaar (vastbenoemd of in proeftijd) bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval behoud je je statutaire aanstelling.
• Je standplaats is Brussel.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
o niveau van de functie: C
o rang: C2
o graad: hoofdmedewerker
o Bij bevordering word je verloond in het salarissysteem op basis van evaluatie N C2114.
o Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring. De selectieverantwoordelijke neemt contact met je op als jij de jobaanbieding krijgt. Beoordeelt de lijnmanager nog niet gevaloriseerde werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je nieuw loon. Meen je over nog niet gevaloriseerde relevante ervaring te beschikken, geef dan na de jobaanbieding alle nodige informatie hierover aan de selectieverantwoordelijke.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid.
Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega's werk je op kantoor, thuis of op een andere locatie.
• Je proefperiode duurt 9 maanden5. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. III 46).
• De bevorderingsbetrekking neem je ten laatste 3 maanden op na de datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het gebeuren dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht moeten aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
4 Gebeurt de selectiebeslissing voor 1 oktober 2024? Dan stap je als intern personeelslid automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie. Als de selectiebeslissing tussen 1 oktober en 24 december 2024 gebeurt, dan kan je ofwel meteen bevorderen en overstappen naar het salarissysteem op basis van evaluatie, ofwel de bevordering uitstellen tot 2 januari 2025 en voorlopig betaald blijven volgens het salarissysteem op basis van anciënniteit. Bij selectiebeslissingen na 1 januari 2025 stap je automatisch over naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
5 De proefperiode is enkel van toepassing voor personeelsleden die als ambtenaar tewerkgesteld zijn via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. Tijdens de proeftijd heb je bovendien recht op verlof in jouw oorspronkelijke functie. Voor personeelsleden die contractueel in dienst zijn is er geen proefperiode bij bevordering in een niet gezagsfunctie.
SELECTIERONDE 1: EERSTE SCREENING
Cv-screening
Op basis van je sollicitatie gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarde(n). Voldoe je? Dan kun je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening gebeurt in de week van 2/7/2024 (datum onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 2: SCREENING COMPETENTIES
Aan de hand van een interview, persoonlijkheidsvragenlijst en een computergestuurde test worden jouw persoonsgebonden competenties bevraagd.
Je kunt de persoonlijkheidstest en computergestuurde test online invullen tussen 9/7/2024 en 26/8/2024 (data onder voorbehoud).
Deze selectieronde vindt samen met selectieronde 3 plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 29/8/2024 (datum onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case en 2 computergestuurde testen beoordelen de selectieverantwoordelijke
en collega(’s) van het departement Omgeving volgende onderdelen:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• De bijkomende persoonsgebonden competentie(s): flexibiliteit (1) en zorgvuldigheid (1)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
De case kun je vooraf thuis beantwoorden. We bezorgen je de opdracht via e-mail op 26/8/2024 om stipt 13 uur. Na 1 uur mail je ons je antwoord. Als je niet in de mogelijkheid bent om de case op dit tijdstip af te leggen, kan je een alternatief tijdstip aanvragen bij de selectieverantwoordelijke.
Je kunt ook de computergestuurde test online invullen 9/7/2024 en 26/8/2024 (data onder voorbehoud).
Deze selectieronde is eliminerend en vindt samen met selectieronde 2 plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 29/8/2024 (datum onder voorbehoud).
Je krijgt een eindresultaat op basis van je sollicitatieprocedure: geslaagd of niet geslaagd. De betrokken manager besluit uiteindelijk welke geslaagde kandidaat de functie mag opnemen.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van bevordering moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
• Je bent personeelslid buiten proeftijd.
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
NIET NODELOOS HERTESTEN
Als je de voorbije 7 jaar al testen aflegde binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid, dan hoef je wellicht niet alle testen opnieuw te maken. Je kan er zelf voor kiezen of je de testen wilt hergebruiken of dat je ze liever opnieuw maakt. Let wel, het zijn nog altijd de selectieverantwoordelijke en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, … Xxxx via onze website hoe je je testen opnieuw kan inzetten: niet nodeloos hertesten.
HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 2/7/2024 via het online sollicitatieformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Je sollicitatie is enkel geldig als je jouw online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum én in het Nederlands hebt ingediend.
• Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of 02 553 01 08.
REDELIJKE AANPASSINGEN
Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij je job optimaal kunt uitvoeren.
Vermeld het in het sollicitatieformulier als je omwille van een handicap ondersteuning nodig hebt tijdens de selectieprocedure en gebruik wilt maken van die aanpassingen. De selectieverantwoordelijke zal jou
dan contacteren om verdere afspraken te maken. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.
NOG VRAGEN?
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx afdelingshoofd Xxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 000 000 | Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxxx Xxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 000 000 |