Functie: B2B Events Specialist Fairs Type contract: Onbepaalde duur
Functie: B2B Events Specialist Fairs Type contract: Onbepaalde duur
Voltijds (38u) – onmiddellijk beschikbaar
Wie zijn wij?
xxxxx.xxxxxxxx is een Instelling van Openbaar Nut die gesubsidieerd wordt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en telt 180 werknemers.
xxxxx.xxxxxxxx is het promotie- en communicatiebureau voor toerisme en cultuur van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gericht op zijn inwoners, Belgen en buitenlandse bezoekers. Het is bedoeld om het imago van Brussel als de hoofdstad van 500 miljoen Europeanen uit te dragen en te versterken.
Onze missie: we make you love Brussels!
xxxxx.xxxxxxxx geeft de stad energie en creëert unieke ervaringen voor zowel de inwoners als de bezoekers.
Functiebeschrijving
Opdracht
Adviseren en begeleiden van interne teams, en definiëren, initiëren, coördineren, plannen en uitvoeren van projecten/acties van a tot z (workshops, famtrips, beurzen, evenementen, enz.) om de bestemming te valoriseren, bij te dragen aan het promoten van de partners, en Brusselse ervaringen op te bouwen
Verantwoordelijkheden & activiteiten
Advies en ondersteuning voor interne teams
• Verstrekken van advies en gespecialiseerde begeleiding aan de teams in verband met zijn/haar expertise (contacten, markt- of segmentbenadering, enz.)
• Op peil houden van kennis (opleidingen, deelname aan seminars, lezen, enz.)
Xxxxxxxx van projecten/acties
• Introduceren van projecten/acties waarvoor hij/zij instaat, en zorgen voor de opvolging ervan met behulp van de projectbeheertool
• Bepalen van de doelstellingen en KPI’s, samen met de dienst Strategie
• Opstellen van technische, financiële en administratieve verslagen over de voortgang van de projecten/acties en zorgen voor validatie door de N+1 van de deliverables die voor elke fase zijn gedefinieerd
• Analyseren van de resultaten en vaststellen van optimaliseringen die moeten worden aangebracht aan de procedures, het verloop en/of de organisatie
• Informatie verzamelen rond de details (prijzen, data, enz.) van de projecten/acties en de manager hierover adviseren
• Controleren van het commercieel actieplan en zorgen voor de opvolging ervan, in samenwerking met de manager, door bij de medewerkers de nodige informatie in te winnen
• Ontwikkelen en voorstellen van creatieve concepten en ideeën voor nieuwe projecten/acties
Administratieve en financiële opvolging van projecten/acties
• Zoeken van dienstverleners (locaties, leveranciers, enz.), genereren van offerteaanvragen, opstellen van bestekken en overleggen met de betrokken diensten
• Strikt toezien op de uitgaven en inkomsten, evenals op de begroting en de interne diensten inlichten bij problemen
• Instaan voor de opvolging van alle administratieve documenten (contracten, overeenkomsten, bestelbonnen, enz.)
• Toezien op een correcte uitvoering van de procedure voor overheidsopdrachten
Coördinatie, beheer en planning van projecten/activiteiten (al dan niet met derden)
• Oprichten van het transversale team voor het project in samenwerking met de betrokken managers
• Plannen en verdelen van het werk binnen het team
• Verzamelen van de nodige gegevens en opstellen van ontwerpen van antwoord op parlementaire vragen
• Organiseren en opzetten van evenementen (beurzen, roadshows, famtrips, workshops, colloquia, enz.) door het beheer ervan op zich te nemen (logistieke aspecten, vervoer, installatie van het materiaal, beheer van onvoorziene omstandigheden, coördinatie van het leveren van catering, enz.)
• Contact opnemen en eventueel onderhandelen met de organisatoren van evenementen over de praktische en logistieke aspecten van de organisatie van evenementen en deze acties verkopen aan de partners
• Definiëren, verspreiden en opvolgen van de communicatie op basis van een briefing (materiaal, visuals, mailings, programma's)
• Partners briefen en ervoor zorgen dat ze tijdens de evenementen goed worden opgevangen
Vertegenwoordiging en public relations
• Tot stand brengen van partnerschappen en uitbouwen van relaties met partners en leveranciers via mogelijke samenwerkingen/uitwisselingen tijdens evenementen (bv. zorgen voor Brusselse drankjes in ruil voor zichtbaarheid of deelname, enz.)
• Vertegenwoordigen van xxxxx.xxxxxxxx en permanentie verzekeren tijdens evenementen en optreden als aanspreekpunt voor partners en organisatoren (bv. begeleiding, advies, opvolging, enz.)
• Bevorderen van contacten tussen klanten en partners, en tussen de partners onderling
Rol van aanspreekpunt fairs
• Het totale budget voor beurzen beheren: internationale beurzen + MIPIM (+/- 50% van het totale budget van B2B Events)
• Investeringen voor beurzen plannen en het budget voor Invest Internationale Beurzen en het imago in het buitenland beheren
• Alle ondersteunende documenten coördineren en de manager assisteren bij parlementaire vragen
• Alle inschrijvingen en bevestigingen van beurzen centraal beheren
• Ter plaatse, met de hulp van de afdeling strategie, alle wijzigingen m.b.t. het imago (xxxxx.xxxxxxxx of Brussels Hoofdstedelijk Gewest) implementeren, inclusief het opstellen van een budgetbegroting en het contacteren van de nodige leveranciers
• Ervoor zorgen dat het merkimago van xxxxx.xxxxxxxx + citymarketing op alle beurzen wordt gerespecteerd: als contactpersoon de hele operatie beheren, in de gaten houden of het materiaal moet worden bijgewerkt of aangepast aan de situatie op lange termijn + ervoor zorgen dat alles goed wordt opgezet door de standenbouwer
• Als contactpersoon de contacten met technische partners (GOB, enz.) centraliseren om protocollen op te stellen, de staat van het materiaal te controleren, op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van standenbouw, enz.
• Als aanspreekpunt fungeren voor alle technische en praktische vragen van project- en actieleiders m.b.t. beurzen, gespecialiseerde adviezen geven en ondersteuning bieden aan teams op dit gebied en zijn/haar kennis op peil houden.
Profiel
Kennis
o Je beschikt minimaal over een bachelordiploma
o Je hebt aantoonbare ervaring met projectbeheer
o Je bent tweetalig (FR-NL) en hebt een goede kennis van het Engels
o Je beschikt over de nodige kwalificaties en ervaring voor de functie (zoals omschreven in de rubriek 'verantwoordelijkheden en activiteiten')
Knowhow
o Je beschikt over de nodige vaardigheden om projecten (budget, kalender) in goede banen te leiden
o De gangbare kantoorautomatiseringstools (Microsoft, SAP) hebben geen geheimen voor je, en je kan vlot overweg met nieuwe IT-tools
Sociale vaardigheden
o Je kunt een luisterend oor bieden en vlot communiceren, oog voor detail is een pluspunt
o Je kunt vlot coördineren en organiseren
o Je bent in staat prioriteiten te stellen en kunt pragmatisch werken
o Je geeft blijk van analytische vaardigheden
o Je bent doel-, oplossings- en resultaatgericht
o Je geeft blijk van een grote autonomie en bent stressbestendig
o Je bent reactief, flexibel (tijdschema) en beschikt over een groot aanpassingsvermogen
o Je stelt je positief en sociaal op en kunt vlot in team werken
Wat bieden we aan?
• Een contract van onbepaalde duur
• Een marktconform salaris en een eindejaarspremie (na 6 maanden anciënniteit)
• 5 extra verlofdagen aangeboden tussen Kerst en Nieuwjaar (bedrijfsverlof) en 3 dagen extralegaal verlof per jaar (na 6 maanden anciënniteit)
• Een inclusieve werkplek waar er plaats is voor iedereen ongeacht leeftijd, religie, gender, geaardheid, cultuur, …
• Een flexibel uurrooster en uitgebreide telewerkmogelijkheden (naar gelang de functie)
• Bedrijfscomputer en gsm-abonnement
• Ruime opleidings- en ontplooiingskansen
• MIVB-abonnement (BRUPASS) en terugbetaling van woon- werkverplaatsingen met het openbaar vervoer
• Kom je met de fiets, dan krijg je een fietsvergoeding
• Maaltijdcheques van € 8 per dag
• Groepsverzekering
• Je werkt in een prestigieus gebouw, gelegen in één van de mooiste wijken van Brussel
• De werkplek is zeer vlot bereikbaar met openbaar vervoer: trein, metro, tram en bus op minder dan 10 minuten loopafstand
Contactgegevens
Sollicitaties (CV & motivatiebrief) moeten worden ingediend vóór 8/12/2023
xxxxx.xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0-0