Assistent dossierbeheer (niveau C – m/v/x) voor de rechtbank eerste aanleg West-Vlaanderen, afdelingen Brugge (7), Kortrijk (8) en Ieper (1)
Assistent dossierbeheer (niveau C – m/v/x) voor de rechtbank eerste aanleg West-Vlaanderen, afdelingen Brugge (7), Kortrijk (8) en Ieper (1)
Er zijn 16 vacante plaatsen (contract van bepaalde duur vanaf 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 – eventueel verlengbaar na 31 december 2023) bij de rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen:
Afdeling Kortrijk, Xxxx. Xxxxxxxxxx 00x, 0000 Xxxxxxxx: 8 plaatsen Afdeling Brugge, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx: 7 plaatsen
Afdeling Ieper, Xxxxx Xxxxx 0, 0000 Xxxxx: 1 plaats
Op basis van deze selectieprocedure wordt er eveneens een werfreserve aangelegd voor contracten van bepaalde duur.
XXXXXXXXX: Wat zijn je taken?
Assistent dossierbeheer
1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder, gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier/secretaris, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.
Mogelijke taken:
- De dossiers analyseren op basis van de geldende richtlijnen
- Conclusies formuleren over de oriëntatie of de te geven gevolgen en ze voorleggen aan de bevoegde persoon
- Opmaak van gestandaardiseerde documenten verbonden aan het dossier
- De eenvoudige en/of routineuze problemen en geschillen verbonden met het administratief beheer van de dossiers snel en efficiënt behandelen
- De dossiers controleren en klasseren
- De gegevens identificeren, inputten en controleren
- De gegevens importeren en ze in de meest geschikte vorm presenteren
2. Als aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.
Mogelijke taken:
- beantwoorden van vragen die onder meer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket (eerste of tweede lijn)
- het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven
- de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners
- een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten
3. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen, instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.
Mogelijke taken:
- Kopiëren, versturen van faxen en brieven
- De briefwisseling afhandelen
- Opmaken van brieven of gestandaardiseerde documenten en gepersonaliseerde brieven voor de dienst
- Tabellen opmaken
- Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)
- Waken over een juiste behandeling en klassering van documenten van de dienst
4. Als xxxxx tijdelijk ondersteunen en begeleiden van minder ervaren collega’s teneinde bij te dragen tot hun optimaal functioneren.
Mogelijke taken:
- ter beschikking stellen van relevante documentatie
- beantwoorden van vragen
- samenwerken met de collega’s opdat allen ervaring verwerven op alle vereiste domeinen
5. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.
Mogelijke taken:
- bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling
- volgen van pertinente interne en externe opleidingen
- kennis delen met de collega’s
- meewerken aan de opmaak van vademecums
PROFIEL
Gedragsgerichte competenties:
Zoeken, verwerken en correct weergeven van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn.
Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
Xxxxx, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen.
Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies.
Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking.
Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek.
De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
Pluspunten
Bepaalde PC-vaardigheden
Opgelet: we willen erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is indien uit jouw strafregister blijkt dat je een al dan niet voorwaardelijke correctionele of strafrechtelijke veroordeling hebt opgelopen waarvoor je nog geen eerherstel verkreeg.
SELECTIEPROCEDURE
De selectieprocedure bestaat uit:
1. Een voorselectie op basis van je curriculum vitae kan eventueel plaatsvinden als het aantal kandidaturen het vereist.
In dat geval zal er rekening gehouden worden met volgende criteria:
Spelling- en grammaticafouten in het cv/de motivatiebrief van de kandidaat
2. Een interview waarbij wordt nagegaan of je profiel in overeenstemming is met de specifieke eisen van de functie.
Ook je motivatie en je belangstelling en affiniteit met het werkterrein zullen worden bevraagd:
Motivatie
Drie generieke competenties (worden meegedeeld n.a.v. de uitnodiging voor het selectiegesprek)
Verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden
De selectiegesprekken gaan door vanaf woensdag 9 augustus tot en met vrijdag 18 augustus. U ontvangt hiervoor een uitnodiging nadat de sollicitatietermijn afgelopen is.
Het vereiste minimum om te slagen voor deze selectie is 60%.
Locatie van de proeven: rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk, zaal 51, Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00x xx 0000 Xxxxxxxx.
3. En als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van het interview. Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht die 1 jaar geldig is. Deze lijst kan geconsulteerd worden voor contracten van bepaalde en onbepaalde duur.
Feedback
Na het ontvangen van je resultaat kan je binnen de twee maanden via mail feedback vragen. Je vindt de contactgegevens onderaan dit vacaturebericht.
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Diploma
Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan, getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
Er is geen ervaring vereist.
WERKGEVER
De rechterlijke macht wordt gevormd door de hoven en rechtbanken. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de Zetel (de rechters in hoven en rechtbanken) en het Openbaar Ministerie (het parket).
De rol van de rechters (Zetel) in de samenleving is essentieel. Zij passen het recht toe: zij doen uitspraak bij burgerlijke geschillen (tussen burgers onderling en in bepaalde gevallen ook tussen de overheid en zijn burgers) en sanctioneren personen die een misdrijf plegen of een wet overtreden op basis van het strafrecht.
De bevoegdheden van de diverse hoven en rechtbanken en het Openbaar Ministerie worden beschreven in het gerechtelijk wetboek, het wetboek van strafvordering en bijzondere wetten.
Wilt u meer weten over de rollen en taken van het College van hoven en rechtbanken en haar steundienst? Al deze informatie is beschikbaar op onze website: Hoven en rechtbanken
AANBOD
Je wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van bepaalde duur vanaf 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023.
Weddenschaal C1 (minimum 14.274€ - maximum 20.067€ bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd. Index vanaf 1/01/2023 is 1,999).
Via Salarissimulator van BOSA kan je een loonsimulator consulteren die een inschatting geeft van jouw bruto- en nettoloon: xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxx
x Xxxxxxxxx werkuren in een 38-uren week + mogelijkheid tot één dag telewerk per week
Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
de mogelijkheid om te genieten van een tweetaligheidspremie (artikel 4 of 6 gerechtelijk personeel);
Voordelige hospitalisatieverzekering
26 dagen verlof per jaar + reglementaire feestdagen en eventuele brugdagen
Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
veel voordelen en interessante aanbiedingen dankzij de Benefits@Work-kaart
Allerlei sociale voordelen (zoals o.a. telewerkvergoeding)
Aanbod van een voordelig gsm-abonnement
Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
Solliciteren kan tot en met 26 juli 2023.
Heb je interesse in deze functie, bezorg ons dan je cv, rijksregisternummer en motivatiebrief in één PDF document, alsook een kopie van je diploma.
Je kan je enkel via mail kandidaat stellen. Bovenstaande documenten stuur je door naar: xxx.xxxxx@xxxx.xxxx.xx
KANDIDATEN MET EEN HANDICAP
Je kan een aanpassing vragen.
Als je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan je contact opnemen met xxx.xxxxx@xxxx.xxxx.xx
CONTACTGEGEVENS
Meer info over de functie en de selectieprocedure? Xxx XXXXX, hoofdgriffier
Mail: xxx.xxxxx@xxxx.xxxx.xx Tel.: 0472/55.60.90