GEDRAGSCODE
GEDRAGSCODE
Promotie- en Kennismakingstijd van
Studentenverenigingen te Amsterdam
1. ALGEMEEN
Artikel 1.1 Inleiding
Dit document is een gedragscode overeengekomen tussen het College van Bestuur van de Universiteit van Amsterdam (UvA), het College van Bestuur van de Hogeschool van Amsterdam (HvA), het College van Bestuur van de Vrije Universiteit (VU), de Amsterdamse Kamer van Verenigingen (AKvV) en haar aangesloten Amsterdamse studentenverenigingen. Deze gedragscode vervangt de Gedragscode ‘Promotie- en kennismakingstijd van studentenverenigingen te Amsterdam’ uit 2019. De UvA, VU en HvA vinden het belangrijk dat studenten actief deelnemen aan het studentenleven. Lidmaatschap van een studentenvereniging kan bijdragen aan de ontwikkeling en opleiding van de student. Hierbij is een veilige en eigentijdse wijze van een kennismakingstijd (KMT) van belang. Middels deze gedragscode worden afspraken vastgelegd over de gang van zaken van de KMT van studentenverenigingen en de promotiemogelijkheden voor de studentenverenigingen.
Artikel 1.2. Begripsbepaling
In dit convenant wordt verstaan onder:
AKvV Amsterdamse Kamer van Verenigingen
UvA Universiteit van Amsterdam
HvA Hogeschool van Amsterdam
VU Vrije Universiteit Amsterdam
Bestuur Het ‘verenigingsbestuur,’ dan wel ‘senaat’ van de vereniging.
Kennismakingstijd Kortweg ‘KMT’, een periode waarin nieuwe (aspirant-)leden samenkomen in een georganiseerd programma dat als doel heeft hen kennis te laten maken met elkaar, de vereniging en de daarbij behorende tradities.
Sub-verband Een groep mensen die zich als onderscheidende groep binnen de vereniging presenteert. Voorbeelden hiervan zijn: disputen, colleges, gezelschappen, verticalen en jaarclubs. Verenigingshuizen vallen hier niet onder.
KMT-activiteit Een activiteit die binnen het programma van de kennismakingstijd valt.
Sociëteit De locatie waar een verenigingsactiviteit of KMT-activiteit plaats vindt, dit kan tevens een externe locatie zijn.
College van Bestuur Kortweg ‘CvB’, het College van Bestuur van de één van de onderwijs- instellingen.
Artikel 1.3. Doel en Uitgangspunten
De gedragscode heeft als doel het reguleren van de kennismakingstijd van Amsterdamse studentenverenigingen en de promotiemogelijkheden voor deze Amsterdamse studenten- verenigingen. De gedragscode betreft zowel de periode van de kennismakingstijd voor aspirant- leden bij aanvang van hun lidmaatschap als de promotie van de verenigingen gedurende het academische jaar bij de onderwijsinstellingen.
De afspraken die zijn neergelegd in deze gedragscode met betrekking tot de KMT, gelden tijdens de gehele periode van de KMT, inclusief de weekenden. De afspraken hebben ook betrekking op de KMTs van sub-verbanden van de verenigingen. Voor onderdelen die niet rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van het bestuur vallen (zoals verenigingshuizen) zal het bestuur al het mogelijke doen om deze gedragscode onder de aandacht te brengen en te stimuleren dat deze wordt nageleefd.
Uitgangspunten van deze gedragscode zijn:
Lid 1 De gedragscode is opgesteld om de veiligheid en integriteit van de (aspirant-)leden te waarborgen en een goede verstandhouding tussen de Colleges van Bestuur en de studentenverenigingen te bevorderen. Dit wordt bereikt door het vastleggen van normen en waarden, waar iedereen zich aan dient te houden die deze gedragscode ondertekent en namens wie wordt getekend.
Lid 2 De Colleges van Bestuur onderkennen het belang van een actief Amsterdams verenigings- leven en de mogelijkheden die studentenverenigingen bieden aan studenten voor ontwik- keling en ontplooiing naast hun studie.
Lid 3 De Colleges van Bestuur en de besturen van alle bij de AKvV aangesloten studentenverenigingen vinden het van belang dat de KMT verloopt op een veilige en maatschappelijk aanvaardbare wijze.
Lid 4 Het bestuur van de studentenvereniging is verantwoordelijk voor het beleid, de organisatie en de uitvoering van de gehele KMT, zowel binnen als buiten de sociëteit of het vereni- gingsgebouw en binnen de disputen.
Lid 5 De Colleges van Bestuur en de Amsterdamse studentenverenigingen onderstrepen het be- lang dat de KMT toegankelijk moet zijn voor alle aspirant-leden die van zins zijn om lid te worden van de vereniging, met respect voor diversiteit in alle verschijningsvormen.
Lid 6 Uit het ondertekenen van deze gedragscode vloeien rechten en plichten voort voor de Col- leges van Bestuur en het bestuur van de studentenverenigingen.
Lid 7 De activiteiten van de studentenverenigingen mogen onder geen beding leiden tot geeste- lijke, dan wel fysieke schade van de (aspirant-)leden.
Lid 8 De KMT wordt zo georganiseerd dat de voorbereidingen door de (aspirant-)leden op en deelname aan onderwijsverplichtingen niet worden belemmerd.
Lid 9 Jaarlijks organiseert de AKvV een evaluatie waarin de uitgangspunten van de gedragscode worden geëvalueerd. Na evaluatie doen de AKvV, VU, UvA en HvA indien nodig voorstellen om de naleving van de code te versterken en eventuele aanpassingen van de code door te voeren. De evaluaties worden jaarlijks verspreid aan de directeuren van de relevante dien- sten van de instellingen.
HOOFDSTUK 2. PROMOTIE
Artikel 2.1. Inleiding
De promotie van studentenverenigingen bij onderwijsinstellingen gedurende het academische jaar heeft als doel het werven van leden. Studentenverenigingen die zich aan deze gedrags- code houden, worden door de universiteiten en de hogeschool in de gelegenheid gesteld zich op een redelijke wijze te presenteren aan de studenten tijdens de VU-Introductiedagen, in de Intreeweek (UvA) en tijdens de HvA introductie, alsmede gedurende het academische jaar en tijdens de bachelordagen (VU en UvA) en de open dagen (HvA). Dit alles met inachtneming van de door de universiteiten en/of de hogeschool gegeven richtlijnen van organisatorische aard.
Artikel 2.2. Promotiemogelijkheden
De UvA, de HvA en de VU zorgen dat er voldoende ruimte is in de introductieperiodes, de bachelor- en open dagen en gedurende het academische jaar voor promotionele uitingen waarop verenigingen zich aan studenten kunnen presenteren. Dit zal de volgende vormen aannemen:
Lid 1 Het bieden van voldoende mogelijkheden voor verenigingen tot het verspreiden van informatiefolders op daarvoor door of namens het College van Bestuur aangewezen momenten en plaatsen.
Lid 2 Het plaatsen van borden op het terrein van de instelling en het gebruik maken van vrije afficheruimte om verenigingen de mogelijkheid te bieden zich te presenteren door middel van een informatieposter.
Lid 3 De mogelijkheid tot het bekend maken van avondprogramma’s van de verschillende verenigingen in het algemene informatiepakket en bij de groepsbegeleiders van de aankomende studenten tijdens de introductieperiodes van de instellingen.
Lid 4 Het bevorderen van de bekendmaking van promotieactiviteiten van verenigingen door het jaar heen. Op verzoek van de AKvV sturen de onderwijsinstellingen jaarlijks een overzicht met de promotiemogelijkheden en de daarbij behorende contactpersonen.
Lid 5 De mogelijkheid tot het dragen van verenigingskleding op promotie- en informatie- activiteiten in de introductieweken.
Lid 6 Onderwijsinstellingen onderzoeken de mogelijkheden naar promotie van studenten- verenigingen via hun online en/of digitale kanalen.
Lid 7 Jaarlijks organiseert de AKvV een evaluatie waar de promotiemogelijkheden voor verenigingen binnen de onderwijsinstellingen worden geëvalueerd.
HOOFDSTUK 3. KENNISMAKINGSTIJD (KMT)
Artikel 3.1. Inleiding
De KMT heeft als doel belangstellenden, voordat ze lid worden van een studentenvereniging, kennis te laten maken met de vereniging in al haar facetten, kennis te maken met ouderejaars en een goede band te creëren tussen de (aspirant-)leden onderling.
Doel van deze gedragscode is om een goed verloop van de KMT te bevorderen en problemen bij de KMT te voorkomen. Tevens wordt door middel van deze gedragscode geëxpliciteerd welke uitgangspunten de bij de AKvV aangesloten studentenverenigingen hanteren bij de inrichting en uitvoering van de KMT.
Artikel 3.2. Verantwoordelijkheden bestuur van de studentenvereniging
Sectie 3.2.1. Algemeen
Lid 1 Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid vanaf het begin van de KMT tot aan de officiële installatie van de nieuwe leden de persoonlijke integriteit, de gezondheid en de hygiëne van de aspirant-leden zowel binnen als buiten de sociëteit of het verenigingsgebouw te waarborgen, gedurende KMT-activiteiten.
Lid 2 Het bestuur draagt er zorg voor dat het programma en de activiteiten van de KMT toegankelijk zijn voor alle aspirant-leden.
Lid 3 Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid te waarborgen dat aspirant-leden niet uitgesloten worden van verdere deelname van de KMT wanneer zij weigeren deel te nemen aan activiteiten die in strijd zijn met hun (geloofs)overtuiging.
Sectie 3.2.2. Programma en verantwoording commissies
Lid 1 Het bestuur stelt het gehele programma van de algemene KMT vast, is van tevoren op de hoogte van alle activiteiten en het doel van zowel de algemene KMT als van de KMT van de sub-verbanden en heeft toegang tot alle activiteiten van zowel de algemene KMT als van de KMT van de sub-verbanden.
Lid 2 Het bestuur stelt een KMT-commissie samen, evenals de benodigde subcommissies, en is op de hoogte wie bij de sub-verbanden verantwoordelijk is voor de KMT van de sub-verbanden.
Lid 3 Het bestuur zorgt ervoor dat de sub-verbanden, de KMT-commissie en haar subcommissies de gedragscode kennen, deze onderschrijven en ernaar handelen.
Lid 4 Het bestuur zal duidelijke afspraken maken met de KMT-commissie, haar subcommissies en de sub-verbanden over de juiste naleving van de regels genoemd in deze gedragscode. Overtreding van deze regels zal worden bestraft volgens de eigen regelingen en reglementen van de studentenverenigingen.
Lid 5 Indien schade is toegebracht aan een (aspirant-)lid van een vereniging, kan het lid, het
bestuur, of het College van Bestuur van de betrokken instelling bovendien aangifte bij de politie doen.
Lid 6 Het bestuur verzorgt een bekend meldpunt waar (aspirant-)leden zich kunnen melden bij ongewenstheden.
Lid 7 Het bestuur legt (aspirant-)leden geen geheimhouding op aangaande de gang van zaken bij de KMT. Geheimhoudingsverklaringen zijn op grond van deze code nietig.
Lid 8 Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om te zorgen dat er afspraken worden gemaakt met de aspirant-leden over hun terugkeer naar de KMT na deelname aan onderwijs- dan wel introductieactiviteiten van de onderwijsinstellingen.
Lid 9 Het bestuur maakt afspraken over de bereikbaarheid van aspirant-leden wanneer de aspirant-leden tijdens de KMT-periode elders aanwezig (moeten) zijn.
Sectie 3.2.3. Bekendmaking en evaluaties
Lid 1 Het bestuur zorgt ervoor dat deze gedragscode ten minste vier weken voor de aanvang van de KMT aan alle leden bekend wordt gemaakt. Tevens wordt de gedragscode voor aanvang van de KMT gedeeld met de aspirant-leden en worden er algemeen toegankelijke discussiebijeenkomsten georganiseerd, waar de gedragscode wordt besproken.
Lid 2 De gedragscode wordt breed gepubliceerd door in elk geval plaatsing hiervan op:
a. De openbare website van de vereniging;
b. De besloten online ledenpagina van de vereniging;
c. De website van de instellingen.
Lid 2 Het bestuur draagt er zorg voor dat vóór de inschrijving voor de KMT aan aspirantleden inzicht wordt gegeven in hoofdlijnen van de aard, de stijl en sfeer van de KMT, zodat aspirant-leden weten wat ze kunnen verwachten. Tevens wordt het doel van de KMT bekend gemaakt bij de aspirant-leden.
Lid 3 Binnen een maand na afloop van zowel de KMT van de vereniging als de KMT bij de disputen draagt het bestuur zorg voor evaluatie van de KMT met de dispuutbesturen, KMT-commissie en (aspirant-)leden en geeft op grond daarvan feedback aan de KMT- commissie en dispuutbesturen. Naar aanleiding van de evaluatie en feedback wordt eventueel een aangepast plan van aanpak opgesteld voor de volgende KMT.
Artikel 3.3. Onderwijs
Lid 1 Deelname aan onderwijsverplichtingen mag nooit worden belemmerd. Aspirant-leden moeten 100% kunnen deelnemen aan het onderwijs.
Lid 2 Studenten moeten voldoende rust krijgen om zowel fysiek als mentaal het onderwijs te kunnen volgen.
Lid 3 Studenten moeten voldoende de mogelijkheid krijgen tot voorbereiding van onderwijsverplichtingen.
Lid 4 Deelname aan een facultair introductieonderdeel heeft te allen tijde voorrang op de KMT van verenigingen.
Artikel 3.4. Waarborgen t.b.v. de persoonlijke integriteit, de gezondheid en de hygiëne
Sectie 3.4.1. Persoonlijke integriteit
Lid 1 De KMT is toegankelijk voor iedere student, zowel nationaal als internationaal, die van zins is om lid te worden, tot het maximum aantal deelnemers is bereikt.
Lid 2 Voor een aspirant-lid met lichamelijke of geestelijke beperking van welke aard dan ook, wordt zo nodig een aangepast programma opgesteld. Een aspirant-lid kan op grond van zijn beperking een activiteit weigeren.
Lid 3 Fysiek of geestelijk geweld tegen aspirant-leden is verboden. Hieronder vallen in ieder geval:
a. Het gebruik van discriminerende termen gerelateerd aan in elk geval iemands sekse, ras, geaardheid, levensovertuiging of maatschappelijke opvattingen, afkomst, handicap of ziekte.
b. Het dwingen tot of dreigen met vernederende handelingen.
c. Inbreuk op lichamelijke integriteit.
d. Ongewenste intimiteiten in gedrag of door het maken van seksueel getinte opmerkingen.
Sectie 3.4.2. Hygiëne
Tijdens de KMT is er sprake van goede hygiënische omstandigheden. Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat het aspirant-lid de gelegenheid krijgt om:
Lid 1 Zich dagelijks te wassen en tanden te poetsen.
Lid 2 Naar eigen inzicht en behoefte gebruik te maken van in voldoende mate beschikbare en adequate sanitaire voorzieningen.
Sectie 3.4.3. Gezondheid
Lid 1 Er wordt altijd gebruik gemaakt van een medisch intakeformulier voor alle aspirant- leden.
Lid 2 Indien het aspirant-lid op dit intakeformulier heeft vermeld dat er sprake is van bijzondere omstandigheden van medische en/of psychische aard, beoordeelt een arts of betrokkene kan deelnemen aan (een deel van) de activiteiten van de KMT. De adviezen van de betrokken medicus worden onverkort opgevolgd. Het medische intakeformulier en de medische gegevens zijn geheim en zijn slechts beschikbaar voor en in te zien
door de betreffende arts.
Lid 3 Tijdens de gehele KMT moet er de mogelijkheid bestaan voor aspirant-leden om een arts te bezoeken zonder toestemming van wie dan ook. Met één of meer artsen zijn schriftelijke afspraken gemaakt omtrent zijn/haar bereikbaarheid en beschikbaarheid voor alle dagen van de KMT.
Lid 4 Per 50 personen moet ten minste 1 persoon aanwezig zijn in het bezit van een geldig EHBO of een BHV diploma.
Lid 5 Een aspirant-lid krijgt minstens 6 uur slaap aaneengesloten per nacht. Het bestuur controleert het aantal uur slaap per nacht.
Lid 6 Het gebruik van zowel softdrugs als harddrugs, beschreven in respectievelijk lijst II en lijst I van de Nederlandse Opiumwet, is verboden.
Lid 7 Elk aspirant-lid krijgt tijdens de KMT minimaal twee liter non-alcoholische dranken en driemaal voedsel verspreid over de dag. Aspirant-leden mogen niet op enige wijze worden gedwongen, noch verplicht zowel tijdens de algemene KMT als de KMT van de sub-verbanden, drank of voedsel te nuttigen.
Lid 8 Het gebruik van alcohol is tijdens activiteiten met een ontgroenend karakter verboden voor aspirant-leden.
Lid 9 Het bestuur is verantwoordelijk voor het handhaven van de genoemde regels over alcohol voor aspirant-leden. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een restrictief alcoholgebruik van de leden van de KMT-commissie, haar subcommissies, de dispuutsbesturen, en de overige leden van de vereniging.
Lid 10 Het bestuur is er tevens verantwoordelijk voor dat bij elke (dispuuts-)activiteit tijdens de KMT een ouderejaars of vertrouwenspersoon aanwezig is die nuchter blijft.
Lid 11 Een appèl duurt in beginsel niet langer dan een uur. Indien het langer duurt, moet het mogelijk zijn afwisselend te staan en te zitten.
Artikel 3.5. Vertrouwenspersoon
Lid 1 Tijdens de KMT wordt er door het bestuur per 100 aspirant-leden een vertrouwens- persoon binnen de vereniging aangesteld. Aspirant-leden en leden hebben te allen tijde de mogelijkheid deze vertrouwenspersoon te benaderen. Deze mogelijkheid wordt duidelijk bekendgemaakt aan de aspirant-leden en leden.
Lid 2 Deze vertrouwenspersoon heeft direct toegang tot het bestuur en tot de klachten- commissie.
Artikel 3.6. Meldingsplicht incidenten
De afspraken met betrekking tot de meldingsplicht, zoals beschreven in dit artikel, gelden gedurende het hele academische jaar.
Lid 1 Indien zich onverhoopt incidenten voordoen, gedurende het gehele jaar, worden die direct door het bestuur telefonisch of per email gemeld aan de directeuren van de diensten Student- en Onderwijszaken van de VU, Studenten Services van de UvA en Studentenzaken van de HvA.
Lid 2 Indien er een klacht over de KMT wordt ingediend bij de instelling(en) verplicht de instelling zich tot het geanonimiseerd melden van de klacht aan het betreffende verenigingsbestuur. De klacht wordt zo spoedig mogelijk na ontvangst gemeld bij de verenigingen.
Lid 3 Indien daartoe aanleiding bestaat kan het bestuur van de vereniging aangifte bij de politie doen naar aanleiding van een incident. Ook het CvB kan aangifte bij de politie doen bij vermoeden van een strafbaar feit.
Artikel 3.7. Sancties
Lid 1 Bij niet of niet volledige naleving van bovenstaande door een vereniging legt het bestuur sancties op aan het overtredende lid/sub-verband volgens de eigen regelingen en reglementen.
Lid 2 Het CvB kan bovendien aan het bestuur van de betreffende vereniging één of meer sancties opleggen. Voordat sancties opgelegd worden wordt er een zitting gehouden waar de klager of diens vertegenwoordiger enerzijds en anderzijds het bestuur van de betrokken studentenvereniging worden gehoord.
Lid 3 De ernst en de aard van het voorval dat in strijd met bovenstaande regels heeft plaatsgevonden, bepaalt de mate van de op te leggen sancties. De sancties kunnen afzonderlijk of in samenhang worden opgelegd. De sancties kunnen onder meer bestaan uit:
a. Officiële waarschuwing.
b. Intrekken of opschorten van het quotum bestuursbeurzen voor verenigingen uit het profileringsfonds.
c. Opschorten van de mogelijkheid tot promotie bij de onderwijsinstellingen.
d. Verbreken van de banden tussen de betreffende vereniging en de onderwijsinstellingen.
Artikel 3.8. Klachten
Lid 1 Het bestuur of de senaat stelt een interne klachtencommissie in waarin geen leden zitting hebben die in het lopende jaar deel uitmaakten van de KMT-commissie of één van haar subcommissies, dan wel een persoon met een machtspositie in een sub- verband..
Lid 2 Het bestuur zorgt voor een voor alle aspirant-leden (zonder voorafgaande toestemming) toegankelijke klachtenprocedure voor de KMT. Hoe aan de klachtencommissie een klacht kan worden voorgelegd, wordt uiterlijk bij aanvang van de KMT aan de aspirant-
leden bekendgemaakt. Ieder (aspirant-)lid kan bij deze klachtencommissie een klacht indienen over de wijze waarop eenieder die lid is van de studentenverenigingen of anderszins deel uitmaakt van de studentenvereniging zich jegens hem/haar of een ander heeft gedragen. Anonieme klachten worden in beginsel niet in behandeling genomen, tenzij de indiener een zwaarwegend belang heeft anoniem te blijven en mits zijn klacht ondanks deze anonimiteit naar behoren kan worden onderzocht. De indiener wordt actief op dit voorbehoud gewezen. Op iedere klacht wordt gereageerd.
Lid 3 De hierboven beschreven klachtencommissie stelt de indiener van de klacht en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Binnen uiterlijk drie weken na ontvangst van de klacht brengt de klachtencommissie advies uit aan het bestuur over te nemen maatregelen.
Lid 4 Het bestuur stelt de indiener vervolgens binnen drie weken schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de conclusies die het hieraan verbindt.