De recruiter
De recruiter
AgborEyongakpa
HeadFirst
Telefoon: x00000000000
E-mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Bedrijfsgegevens
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (2022)
P2P Implementatie specialist Inkoop
Functie P2P Implementatie specialist Inkoop
Locatie Den Haag
Uren per week 36 uren per week
Looptijd 14.06.2022 - 14.11.2022
Opdrachtnummer 109446
Sluitingstijd 14.11.2022
Rolomschrijving en taakafspraken
Opdrachtgever
Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De letters CIBG stonden oorspronkelijk voor Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg, maar die betekenis is niet meer ladingdekkend.
Het CIBG bestaat uit een directieteam met daaronder 11 afdelingen. Het CIBG voert overheidsbeleid uit, met name op gebied van de zorg. Een paar voorbeelden: het CIBG registreert zorgverleners in het BIG-register en orgaandonoren in het Donorregister. Ook zorgt het CIBG voor veilige digitale gegevensuitwisseling in de zorg met de UZI-pas. Maar het CIBG maakt bijvoorbeeld ook de productie en verspreiding van medicinale cannabis mogelijk. De meeste taken van het CIBG liggen op het gebied van zorgregistraties. Het CIBG heeft vestigingen in Den Haag en Heerlen.
Meer informatie over CIBG vindt u hier: xxxxx://xxx.xxxx.xx/
Directie Bedrijfsvoering, Team Inkoop en Contractmanagement
Bij het CIBG heeft zich sinds enkele jaren centraal onder Directie Bedrijfsvoering een team gevormd met inkoop- en contractmanagement medewerkers. Het team bestaat uit een
teamcoördinator (de medewerker die met zwangerschapsverlof gaat), twee inkoopmedewerkers en vier inkoop- en contractmanagers. De inkoopmedewerkers zijn bereikbaar als het “CIBG Inkooploket”. Het loket is beschikbaar voor alle medewerkers/afdelingen van het CIBG voor inkoopvragen; het loket begeleidt het operationeel inkoopproces, voert contractbeheer taken uit en werkt nauw samen met de financiële administratie. De inkoop- en contractmanagers zijn voor de uitvoering aan het contractmanagement ingedeeld op basis van vastgestelde domeinen.
Contractmanagement wordt alleen toegepast op contracten die een bepaald belang bedienen en is ingericht op basis van een vaste methodiek. Vanuit het team is een visiedocument uitgewerkt om de inkoop en contractmanagement verder te professionaliseren.
Vanuit dit centrale punt wordt samengewerkt met het Inkoop uitvoering centrum HIS, UBR Inhuurdesk, het ministerie VWS en interne collega’s voor kwalitatieve inkoop, contracten en contractaansturing. Het CIBG heeft een duidelijke koers om kostenbewust, transparant en
betrouwbaar te werken en als inkoop en contractmanagementfunctie van het CIBG zijn we hier aan waarde toevoegend. Huidige project digitalisering Inkoopprocessen
Momenteel verloopt het proces van interne aanvraag voor een inkooptraject, de vastlegging van een inkooporder/verplichting, de matching met facturen en de relatie met bovenliggende contracten nog redelijk ouderwets en handmatig. Er wordt gebruik gemaakt van pdf formulieren met mail akkoorden voor de inkoopaanvraag en middels Outlook en Excel wordt overzicht gehouden van de lopende inkooptrajecten. De contractregistratie vindt plaats in een ander systeem die geen directe koppeling heeft met orders en uitnutting. Met een projectteam wordt hard gewerkt om de inkoopprocessen (niet de aanbestedingen zelf, die verlopen via UBR) tot en met facturatie
en prestatieverklaring zo veel mogelijk te digitaliseren en te automatiseren. Dit gebeurt in samenwerking met een externe partij in het financiële systeem Exact.
Naar verwachting zal de oplevering in acceptatie en wellicht zelfs productie, rond de zomer plaatsvinden. Dat betekent dat een cruciale implementatie in Q3 zal starten.
Opdrachtomschrijving
Vanwege het zwangerschapsverlof van de teamcoördinator is er behoefte aan een tijdelijke vervanger middels externe inhuur met specialisatie in P2P van inkoopprocessen. De tijdelijke vervanger zal de volgende werkzaamheden / taken uitvoeren;
- Je hebt een actieve rol in het testen en implementeren van de digitalisering van de inkoopprocessen. Je bent vanuit Inkoop en contractmanagement verantwoordelijk. Je snapt daarom als geen ander de aandachtspunten in zo’n traject en zorgt dat het team en andere stakeholders voldoende aangesloten zijn en blijven.
- Je monitort de nieuwe en lopende inkooptrajecten vanuit een helicopterview en begeleidt de
inkoopmedewerkers waar nodig of gewenst.
Afhankelijk van het aantal uren per week en de ervaring van de kandidaat zijn de volgende werkzaamheden ook onderdeel van de opdracht:
- Je zorgt voor samenwerking met andere teams en afdelingen indien nodig.
- Je zit het 2 wekelijks teamoverleg voor en zorgt daar dat een ieder op de hoogte is van relevante ontwikkelingen Rijksbreed en bij het CIBG.
- Je bent het escalatiepunt voor de medewerkers uit het team.
- Je kunt makkelijk schakelen tussen diverse rollen (projectleider, facilitator, coördinator en adviseur), neemt aan diverse tafels deel en schakelt met een zekere souplesse op- en tussen diverse organisatieniveaus.
- 2 x per jaar wordt een spendanlayse uitgevoerd. De halfjaarlijkse spendanalyse voer jij uit, eventueel in samenwerking met een andere collega
Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
Wij zoeken iemand met minimaal de volgende kennis en vaardigheden:
- met werkervaring op het gebied van digitalisering van administratieve inkoopprocessen en een succesvolle implementatie daarvan;
- met kennis van inkopen in de publieke sector;
- met kennis van Contract- en Leveranciersmanagement;
- die enthousiast over haar/zijn vak is;
- die beschikt over goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden;
- die beschikt over een natuurlijke leiderschap uitstraling;
- een pré is ervaring en een netwerk binnen het Rijk en specifiek categoriemanagement.
- een pré als degene ervaring heeft met het maken en lezen van spendanalyses.
Xxxxx & wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.
Minimumeisen
-Kandidaat beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding Voldoet / Voldoet niet
-Kandidaat beschikt over kennis van inkopen in de publieke sector (blijkend uit opleiding en/of werkervaring)
-Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van inrichting van en uitvoering geven aan contractbeheer.
-Kandidaat heeft aantoonbare kennis én werkervaring op het gebied van digitalisering van administratieve inkoopprocessen.
Wensen
-Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met soortgelijke digitalisering van administratieve inkoopprocessen, inclusief contractbeheer en 3 way matching (m.n. testen en implementatie).
-Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met contractmanagement.
-Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring en een netwerk binnen het Rijk en specifiek categoriemanagement en/of aantoonbare
ervaring heeft met het maken en lezen van spendanalyses
-Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).