FUNCTIEBESCHRIJVING

FUNCTIEBESCHRIJVING

HALFTIJDS ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WAGSO (M/V)

Beschrijving

WAGSO is op zoek naar 1 Halftijds Administratief Medewerker Niveau C (C1-C3) in Contractueel dienstverband met een contract voor onbepaalde duur (proeftijd 6 maand)

Functie-inhoud

De administratief medewerker zal de directeur bijstaan bij de werking van WAGSO.

WAGSO is een (relatief) kleine organisatie, waardoor de administratief medewerker polyvalent moet kunnen worden ingeschakeld. De medewerker staat in direct contact met de directeur, waardoor een nauwe samenwerking noodzakelijk is. De medewerker zal zowel administratieve taken (in uitvoering van de beslissingen van het directiecomité en de raad van bestuur) als financieel/boekhoudkundige taken dienen uit te voeren.

WAGSO heeft momenteel drie personeelsleden in dienst, waaronder de directeur en twee technische personeelsleden. De huidig openverklaarde functie dient ter versterking van de administratieve tak van WAGSO.

Administratief

Hij/zij wordt belast met allerhande administratieve taken onder het gezag van de directeur. Hij/zij beheert de lopende (langdurige) contracten (huur, gebruiksrechten,...), staat in voor de registratie van de (huur)contracten en houdt nauwgezet de wijzigingen bij.

Hij/zij helpt de secretariaatsfunctie van WAGSO te verzorgen (externe briefwisseling, telefoon, verslagen directiecomité, raad van bestuur, ...)

Hij/zij ondersteunt de directeur bij de verwerking van de notulen van het directiecomité en de raad van bestuur.

Hij/zij ondersteunt de directeur bij het opmaken van de officiële beslissingen genomen door het directiecomité en de raad van bestuur.

Hij/zij zorgt voor de administratieve opvolging en afhandeling van technische interventies. Hij/zij staat in voor de administratieve afhandeling van personeelsmateries.

Hij/zij is verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van het economaat. Hij/zij staat in voor het beheer van uitgaande poststukken.

Hij/zij werkt met de specifieke programma’s betreffende tekstverwerking (WORD), rekenblad (EXCEL) en overheidsopdrachten.

Hij/zij staat in voor het administratief klassement.

Financieel/Boekhoudkundig

Hij/zij voert boekhoudkundige verrichtingen uit en staat onder meer in voor de boekhoudkundige verwerking van de transacties op rekening, de eindejaarsboekingen en de maandelijkse BTW-aangiften onder de supervisie van de externe boekhouder, bedrijfsrevisor en directeur.

Hij/zij voert boekhoudkundige taken uit en houdt de nodige dagboeken bij.

Hij/zij zorgt voor het opmaken van bestelbons en volgt de beschikbare budgetten op.

Hij/zij staat in voor de controle en de opvolging van de inkomende facturen in samenspraak met de directeur.

Hij/zij bereidt de betalingsmandaten voor.

Hij/zij zorgt voor de opmaak en verwerking van de uitgaande facturen van het WAGSO en de opvolging van debiteuren.

Hij/zij doet de voorbereidingen en de controle van de RSZ- en BV-aangiften en de boekhoudkundige verwerking ervan.

Hij/zij maakt de voorschotfacturen op voor de gemeenschappelijke delen, de verwarming en het water voor de huurders in Het Pand.

Hij/zij maakt de uitgaande facturen voor huur op, houdt indexaties bij en staat in voor de boekhoudkundige verwerking ervan.

Hij/zij verrekent de onroerende voorheffing per pand en maakt de facturen op. Hij/zij bereidt doorrekeningen van verwarming en water aan de huurders voor.

Hij/zij houdt lijsten bij aangaande elektriciteit, verwarming en water voor het Pandcomplex.

Hij/zij houdt lijsten bij aangaande investeringen.

Hij/zij ondersteunt de directeur bij het opmaken van de begroting, jaarrekening en jaarverslag.

Hij/zij werkt met de specifieke programma’s betreffende de boekhouding (Popsy), rekenblad (EXCEL) en tekstverwerking.

Hij/zij staat in voor het financieel klassement.