Beoordeling Modelovereenkomst kandidaat-notarissen bij tijdelijke afwezigheid

Beoordeling Modelovereenkomst kandidaat-notarissen bij tijdelijke afwezigheid

Deze modelovereenkomst is bedoeld voor de tijdelijke inhuur van kandidaat-notarissen die de notariële beroepsopleiding hebben afgerond of kandidaat-notarissen die tot notaris kunnen worden benoemd, omdat zij vallen onder de overgangsregeling van artikel 123 van de Wet op het notarisambt. Deze overeenkomst heeft betrekking op een opdracht die wordt uitgevoerd om notariskantoren te ondersteunen in geval van afwezigheid van een medewerker voor een bepaalde periode bij ziekte, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, sabbatical of uitdiensttreding van een medewerker. Daarbij verricht de opdrachtnemer voor het notariskantoor tijdelijk gedurende een bepaalde of redelijke periode, maar ten hoogste tot de in deze overeenkomst genoemde periode van drie maanden, duidelijk afgebakende werkzaamheden en voert daarbij alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden uit.

Wij zijn van mening dat het werken volgens deze modelovereenkomst niet leidt tot een echte dienstbetrekking, omdat geen sprake is van werkgeversgezag. Als ook geen sprake is van een fictieve dienstbetrekking, dan hoeft de opdrachtgever geen loonheffingen te betalen.

Xxxx de toelichting voor meer informatie over het gebruik van deze modelovereenkomst.

Toelichting

Deze toelichting bevat de volgende onderwerpen:

1. Beoordeling van de overeenkomst

- echte dienstbetrekking en werkgeversgezag

- fictieve dienstbetrekking

2. Werken volgens de overeenkomst

3. Aanpassen van de overeenkomst

4. Vastleggen van het kenmerknummer van de overeenkomst

5. Geldigheidsduur van de beoordeling

6. Alleen oordeel over loonheffingen

7. Belastingdienst niet aansprakelijk voor schade

1 Beoordeling van de overeenkomst

1.1 Geen echte dienstbetrekking

Voor een echte dienstbetrekking zijn de volgende 3 voorwaarden van belang:

- De werknemer heeft zich verplicht om persoonlijk voor de werkgever te werken.

- De werkgever is verplicht om de werknemer voor het werk loon te betalen.

- Tussen de werknemer en de werkgever bestaat een gezagsverhouding (werkgeversgezag).

Als minstens 1 van deze 3 elementen ontbreekt, is er geen sprake van een echte dienstbetrekking.

Voor de vraag of werkgeversgezag ontbreekt is van belang in hoeverre de opdrachtgever het recht heeft om opdrachten en aanwijzingen te geven voor het werk dat moet worden gedaan. Uit afspraken over instructie, leiding, toezicht en verantwoordingsplicht, die betrekking hebben op de directe werkzaamheden of andere elementen van de arbeidsrelatie, leiden wij af of er werkgeversgezag kan zijn. Ook afspraken die betrekking hebben op het al dan niet mogen werken voor derden, regeling van klachten, e.d. kunnen hiervoor van belang zijn.

DV1120 -1Z*1ED

Op basis van verschillende bepalingen in deze modelovereenkomst hebben wij geoordeeld dat geen sprake is van een gezagsverhouding. In de overeenkomst staat dat opdrachtnemer een zelfstandig beroepsbeoefenaar is die werkzaam is op het gebied van notariële dienstverlening (overwegingen vierde en zevende gedachtestreepje) en de werkzaamheden van tijdelijke aard zijn (artikel 2.9). ‘Tijdelijk’ houdt in dat voor maximaal drie maanden een overeenkomst wordt overeengekomen (eventueel vermeerderd met een voorafgaand zwangerschapsverlof). Opdrachtnemer verricht alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden van de werknemer en neemt derhalve niet de volledige taken en verantwoordelijkheden over van de werknemer (overwegingen derde gedachtestreepje). Opdrachtnemer zal geen onderdeel uitmaken van de organisatie van opdrachtgever en verricht uitsluitend duidelijk afgebakende inhoudelijke notariële werkzaamheden (artikel 2.3 en 2.5). Tevens is opgenomen dat opdrachtnemer de werkzaamheden naar eigen

inzicht verricht en zonder toezicht of leiding van opdrachtgever (artikel 2.4). Hetgeen is opgenomen in de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie opgestelde toelichting maakt tevens integraal onderdeel uit van deze overeenkomst (zie bijlage).

Door het ontbreken van een gezagsverhouding is er geen sprake van een echte dienstbetrekking. Of de opdrachtgever loonheffingen moet inhouden en betalen is dan nog afhankelijk van de vraag of een fictieve dienstbetrekking van toepassing is (zie punt 1.2).

1.2 Voorbehoud fictieve dienstbetrekkingen

Binnen de loonheffingen bestaan voor een aantal situaties ‘fictieve dienstbetrekkingen’. Als sprake is van een fictieve dienstbetrekking, dan is de opdrachtnemer werknemer en moet de opdrachtgever loonheffingen betalen.

Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen samen kiezen om de fictieve dienstbetrekkingen voor thuiswerkers en gelijkgestelden uit te sluiten. Die gezamenlijke keuze moet blijken uit schriftelijke afspraken vóór de eerste betaling. In deze modelovereenkomst is opgenomen dat de fictieve dienstbetrekkingen voor thuiswerkers en gelijkgestelden niet van toepassing zijn. Zie de overwegingen (elfde gedachtestreepje) van deze modelovereenkomst.

Let op!

Of één van de andere fictieve dienstbetrekkingen van toepassing is kunnen wij niet beoordelen op basis van deze modelovereenkomst. Daarom maken wij een voorbehoud op ons oordeel. U kunt deze modelovereenkomst dus niet gebruiken in situaties waarin één van de andere fictieve dienstbetrekkingen van toepassing is. Xxxx de bijlage voor meer informatie over fictieve dienstbetrekkingen.

2 Werken volgens de overeenkomst

Zoals eerder aangegeven is deze modelovereenkomst bedoeld voor de situaties waarin werkgeversgezag ontbreekt. Als u deze modelovereenkomst wilt gebruiken, moet u zich houden aan de voorwaarden en afspraken in deze modelovereenkomst, zeker aan de geel gemarkeerde bepalingen. Doet u dit niet, dan kan toch sprake zijn van werkgeversgezag en kunt u geen zekerheid ontlenen aan ons oordeel.

3 Aanpassen van de overeenkomst

Deze modelovereenkomst bevat een aantal bepalingen die van belang zijn bij de vraag of buiten dienstbetrekking kan worden gewerkt. In de punten 1.1 en 1.2 hebben wij de inhoud van die bepalingen genoemd en in de modelovereenkomst zijn deze bepalingen geel gemarkeerd. Deze onderdelen van de overeenkomst mag u niet veranderen.

De overige onderdelen van de overeenkomst kunt u aanvullen en aanpassen aan uw eigen situatie, zolang dat geen afbreuk doet aan het karakter van de modelovereenkomst. Als in aanvulling op de overeenkomst algemene voorwaarden, voorschriften, specificaties e.d. van toepassing zijn, mogen ook die geen afbreuk doen aan het karakter van deze modelovereenkomst. Is dit wel het geval, dan biedt de overeenkomst niet meer de zekerheid dat de opdrachtgever geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen.

4 Vastleggen van het kenmerknummer van de overeenkomst

Deze modelovereenkomst is bij de Belastingdienst geregistreerd onder nummer 908-2018-124707- 1-0.

Als opdrachtgever en opdrachtnemer willen werken volgens deze modelovereenkomst, is het belangrijk dat dit duidelijk wordt vastgelegd. Daarvoor kan bijvoorbeeld in de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer de volgende tekst worden opgenomen:

‘Deze overeenkomst is gebaseerd op de door de Belastingdienst op 5 november 2018 onder nummer 908-2018-124707-1-0 beoordeelde modelovereenkomst.’

5 Geldigheidsduur van de beoordeling

Ons oordeel over deze modelovereenkomst is vijf jaar geldig vanaf de datum van beoordeling, onder voorbehoud van wijzigingen in de wet- of regelgeving in die vijf jaar. Ook jurisprudentie kan aanleiding zijn deze beoordeling van de modelovereenkomst in te trekken. Daarbij nemen wij de beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

6 Alleen oordeel over loonheffingen

Wij hebben deze modelovereenkomst alleen beoordeeld op de elementen die van belang zijn voor het antwoord op de vraag of de opdrachtgever loonheffingen moet betalen. Wij oordelen niet over:

- de inkomsten van de opdrachtnemer (natuurlijk persoon);

Of de inkomsten van de opdrachtnemer winst uit onderneming, loon uit dienstbetrekking of resultaat uit overige werkzaamheden zijn, bepalen wij bij de aangifte inkomstenbelasting.

- het ondernemerschap voor de btw;

- de inkomsten van rechtspersonen;

Als een opdrachtnemer bijvoorbeeld een besloten vennootschap is, heeft deze beoordeling geen betekenis voor de vennootschapsbelasting.

- andere fiscale en niet-fiscale regelgeving.

7 Belastingdienst niet aansprakelijk voor schade

Wij hebben deze modelovereenkomst alleen beoordeeld om zekerheid te geven voor het werken buiten dienstbetrekking voor de loonheffingen. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgen, van welke aard dan ook, van het gebruik van deze modelovereenkomst.

Bijlage

Algemene informatie over fictieve dienstbetrekkingen en de gageregeling voor artiesten

In gevallen waarin geen sprake is van een privaatrechtelijke dienstbetrekking kennen de loonheffingen voor een aantal situaties ‘fictieve dienstbetrekkingen’ (gelijkstellingen).

Mocht een van deze situaties zich voordoen, dan kan een opdrachtgever aan een beoordeelde overeenkomst niet de zekerheid ontlenen dat hij geen loonheffingen is verschuldigd.

Fictieve dienstbetrekkingen

Overzicht arbeidsrelaties die onder voorwaarden worden aangemerkt als fictieve dienstbetrekkingen

- aanneming van werk

- tussenpersonen, agenten

- stagiaires

- meewerkende kinderen

- (statutaire) bestuurders van lichamen

- sekswerkers

- topsporters

- werken door tussenkomst van een derde (intermediair)

- thuiswerkers

- gelijkgestelden (als niet-ondernemer met een bepaalde regelmaat een periode werken voor dezelfde opdrachtgever)

- opting-in (kiezen voor dienstbetrekking)

- (partners van) houders van een aanmerkelijk belang, die arbeid verrichten voor het desbetreffende lichaam

- artiesten en beroepssporters die werken op basis van een overeenkomst van korte duur

- bemanning van vissersvaartuigen (deelvissers)

Meer informatie over de fictieve dienstbetrekkingen kunt u vinden op de website van de belastingdienst en in het Handboek loonheffingen.

Let op!

De opdrachtgever en de opdrachtnemer kunnen samen kiezen om de fictieve dienstbetrekkingen voor thuiswerkers en gelijkgestelden niet op hun arbeidsrelatie van toepassing te laten zijn. Dat geldt ook voor bepaalde artiesten die optreden op basis van een overeenkomst van korte duur. Die gezamenlijke keuze moet blijken uit de afspraken die de opdrachtgever en de opdrachtnemer vóór de eerste betaling hebben vastgelegd.

[Als u de KNB modelovereenkomst gaat bewerken ten behoeve van uw eigen overeenkomst, dan dient u in uw eigen overeenkomst te verwijzen naar het Belastingdienst-kenmerknummer van de KNB modelovereenkomst. Dit kan worden ingevuld in het verplichte artikel 10]

Deze modelovereenkomst is alleen te gebruiken voor de tijdelijke inhuur van kandidaat- notarissen die de notariële beroepsopleiding hebben afgerond of kandidaat-notarissen die tot notaris kunnen worden benoemd, omdat zij vallen onder de overgangsregeling van artikel 123 van de Wet op het notarisambt.

Deze overeenkomst geldt voor een opdracht die wordt uitgevoerd om notariskantoren te ondersteunen in geval van afwezigheid van een medewerker voor een bepaalde periode bij ziekte, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, sabbatical of uitdiensttreding van een medewerker. Daarbij verricht de zelfstandige voor het notariskantoor tijdelijk gedurende een bepaalde of redelijke periode, maar ten hoogste tot de in deze overeenkomst genoemde perioden van drie maanden, duidelijk afgebakende werkzaamheden en voert daarbij in feite alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden uit.

In het geval er voor een opdracht specifieke kennis op projectbasis is vereist kunt u gebruik maken van de “ KNB modelovereenkomst kandidaat-notarissen PROJECT”.

Overeenkomst van opdracht

De ondergetekenden:

1. ##,

hierna te noemen: Opdrachtgever;

2. ##, ,

hierna te noemen: Opdrachtnemer;

Opdrachtgever en Opdrachtnemer hierna gezamenlijk ook te noemen: Partijen; nemen in overweging:

− Opdrachtgever is werkzaam op het gebied van de notariële dienstverlening;

− Opdrachtgever heeft in het kader hiervan behoefte aan notariële ondersteuning in verband met de afwezigheid van een werknemer, die in loondienst is of (in het geval van uitdiensttreding) was van Opdrachtgever (hierna verder te noemen: de Werknemer), zoals hierna beschreven in artikel 2.9;

− Opdrachtnemer verricht alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden van de Werknemer en neemt derhalve niet de volledige taken en verantwoordelijkheden over van de Werknemer, aangezien er in dat geval geen onderscheid is te maken tussen de positie van Opdrachtnemer en die van de Werknemer. Opdrachtnemer zal daarom duidelijk afgebakende en uitsluitend inhoudelijke notariële werkzaamheden verrichten ter ondersteuning van Opdrachtgever, in verband met de afwezigheid van de Werknemer.

− Opdrachtnemer is als zelfstandig beroepsbeoefenaar werkzaam op het gebied van notariële dienstverlening en oefent als zodanig voor eigen rekening en risico deze werkzaamheden uit;

− [optie 1] Opdrachtnemer heeft de notariële beroepsopleiding afgerond [optie 2] Opdrachtnemer voldoet aan de eisen om tot notaris te kunnen worden benoemd, omdat hij/zij valt onder de overgangsregeling van artikel 123 van de Wet op het notarisambt;

− Opdrachtnemer staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer ##;

− Opdrachtgever wenst een opdracht te verstrekken aan Opdrachtnemer in zijn/haar gemelde hoedanigheid van zelfstandig beroepsbeoefenaar;

− Opdrachtnemer is als zodanig in staat en bereid deze opdracht uit te voeren;

− Opdrachtnemer is op de hoogte van de (fiscale) vereisten van (fiscaal) ondernemerschap en meent hieraan te voldoen en het is voorts duidelijk dat deze overeenkomst geen fiscaal ondernemerschap garandeert;

− Partijen willen met deze overeenkomst de voorwaarden vastleggen, waaronder zij met elkaar wensen samen te werken;

− Partijen beogen uitdrukkelijk om noch een arbeidsovereenkomst aan te gaan in de zin van artikel 7:610 e.v. BW, noch een fictieve dienstbetrekking van thuiswerkers of gelijkgestelden tot stand wensen te laten komen in de zin van artikel 2b en 2c Uitvoeringsbesluit Loonbelasting 1965 en artikel 1 en 5 van het Besluit aanwijzing gevallen waarin arbeidsverhouding als dienstbetrekking wordt beschouwd (Besluit van 24 december 1986, Stb. 1986, 655);

− Opdrachtnemer verricht in praktische zin zelfstandig bovengenoemde werkzaamheden en heeft een eigen professionele verantwoordelijkheid. Opdrachtnemer is zelf altijd verantwoordelijk voor en zal aanspreekbaar zijn op zijn/haar professioneel handelen in de uitvoering van de opdracht en valt als zodanig niet onder de kantoororganisatie van Opdrachtgever;

− Opdrachtnemer is voor genoemde werkzaamheden naar de mening van Partijen niet verplicht verzekerd voor de werknemersverzekeringen, tevens behoeft door Opdrachtgever geen loonbelasting en sociale premies te worden ingehouden en afgedragen;

− Opdrachtnemer is zich er van bewust dat hij/zij vanwege het ontbreken van een fictieve- en echte dienstbetrekking, geen (sociale verzekerings-)uitkering kan claimen;

− Partijen wensen daartoe, vóór aanvang van de betaling van de beloning als hierna in artikel 4 van deze overeenkomst vermeld, de hierna volgende opdrachtovereenkomst in de zin van artikel 7:400 e.v. BW op te stellen en te ondertekenen;

en komen derhalve het volgende overeen:

Artikel 1

Begrippen en opdracht

1.1 Opdracht: een door Opdrachtnemer van Opdrachtgever aanvaard aanbod

van opdracht, zoals hierna in artikel 2 (en met name lid 3) bedoeld.

1.2 Overeenkomst: deze overeenkomst met eventuele daarbij behorende bijlagen.

1.3 Werkzaamheden: de hierna in artikel 2.9 omschreven werkzaamheden die zelfstandig uitgevoerd zullen worden door Opdrachtnemer.

Artikel 2

Uitvoering van de opdracht

2.1 Opdrachtnemer accepteert de Opdracht en aanvaardt daarmee de volle verantwoordelijkheid voor het op juiste wijze uitvoeren van de Werkzaamheden.

De opdracht zal uitsluitend zijn gericht op [optie 1] de tijdelijke afwezigheid van de Werknemer ingeval van zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, ziekteverlof of een sabbatical. [optie 2] het overbruggen van de redelijke periode die Opdrachtgever nodig heeft om de vacature vanwege uitdiensttreding van de Werknemer in te vullen.

2.2 Opdrachtnemer deelt zijn tijd ten behoeve van de Werkzaamheden zelfstandig en naar eigen inzicht in. Voor zover dat voor de uitvoering van de Opdracht nodig is of in geval van samenwerking met anderen, vindt afstemming met Opdrachtgever plaats. Indien noodzakelijk voor de Werkzaamheden richt Opdrachtnemer zich naar de openingstijden van het kantoor van Opdrachtgever.

2.3 Opdrachtnemer verricht alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden van de Werknemer en neemt derhalve niet de volledige taken en verantwoordelijkheden over van de Werknemer. Opdrachtnemer zal duidelijk afgebakende en uitsluitend inhoudelijke notariële werkzaamheden verrichten ter ondersteuning van Opdrachtgever, in verband met de afwezigheid van die Werknemer en ter voorkoming van een mogelijk daardoor te ontstaan capaciteitstekort en/of achterstand(en).

2.4 Opdrachtnemer is bij het uitvoeren van de Werkzaamheden geheel zelfstandig. Hij verricht de Werkzaamheden naar eigen inzicht en zonder toezicht door of leiding van Opdrachtgever, met dien verstande dat Opdrachtgever wel aanwijzingen en/of instructies kan geven die uitsluitend gericht zijn op het resultaat van de Opdracht. Het is de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer om, in geval van voortschrijdend inzicht of gewijzigde omstandigheden, de uitvoering van de Opdracht eventueel aan te passen. Opdrachtnemer zal de Werkzaamheden verrichten onder de naam van Opdrachtgever en maakt om redenen van beveiliging gebruik van een e-mailadres en eventuele andere ict- voorzieningen van Opdrachtgever, waarbij Opdrachtnemer steeds zal aangeven dat hij als zelfstandige beroepsbeoefenaar de betreffende werkzaamheden uitvoert in opdracht van Opdrachtgever.

2.5 Nadrukkelijk stellen Opdrachtgever en Opdrachtnemer vast dat Opdrachtnemer geen onderdeel uit zal maken van de organisatie van (het kantoor van) Opdrachtgever, zodat Opdrachtnemer niet ingebed zal zijn in die organisatie. Opdrachtnemer zal zich beperken tot het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtnemer zal derhalve nadrukkelijk niet deelnemen aan:

- postbesprekingen;

- literatuurbesprekingen

- kantoorvergaderingen, tenzij deze noodzakelijk zijn voor Opdrachtnemer om te rapporteren over de Werkzaamheden;

- activiteiten die niet gerelateerd zijn aan de uitvoering van de Werkzaamheden respectievelijk de Opdracht (toelichting: bijvoorbeeld kantooruitjes, kantoorborrels of nevenactiviteiten zoals relatiebeheer, acquisitie, modellenbewerking, het geven van lezingen en deelnemen aan intercollegiaal overleg).

2.6 Opdrachtnemer brengt Opdrachtgever onverwijld in kennis van de voltooiing van de Opdracht, indien Opdrachtgever daarvan anders niet op de hoogte zou zijn. Opdrachtnemer legt verantwoording af over de wijze waarop hij/zij zich van de Opdracht heeft gekweten.

2.7 Partijen verbinden zich om hun feitelijke gedragingen bij de uitvoering van de Opdracht respectievelijk de Werkzaamheden in overeenstemming te doen zijn met het wettelijk kader c.q. de inhoud en strekking van de Overeenkomst.

2.8 Opdrachtgever zal over de in het kader van de Overeenkomst verschuldigde honoraria geen loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen inhouden en afdragen.

2.9 De Werkzaamheden zijn van tijdelijke aard en uitsluitend gericht op vorenbedoelde Opdracht, welke door Opdrachtnemer zullen worden uitgevoerd voor (gemiddeld) ## uren per week.

Onder tijdelijke aard wordt in deze verstaan dat de Opdracht is gelimiteerd in tijd. Hierbij heeft te gelden dat de Opdracht wordt aangegaan:

− ingeval van een zwangerschapsverlof: voor de wettelijke termijn plus een hieraan gerelateerd of aaneengesloten verlof van ten hoogste drie maanden;

− xxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxx, ouderschapsverlof, zorgverlof of een sabbatical: de periode voor zolang die noodzaak bestaat, gerelateerd aan de afwezigheid van de Werknemer, maar ten hoogste tot een periode van drie maanden;

− ingeval van inhuur vanwege uitdiensttreding van de Werknemer: een redelijke periode, maar ten hoogste tot een periode van drie maanden. .

De Werkzaamheden bestaan uit ## [bijvoorbeeld: het verrichten van notariële werkzaamheden in verband met de vervanging van een met zwangerschapsverlof zijnde kandidaat-notaris, werkzaam in het familierecht].

Artikel 3

Duur en (tussentijdse) beëindiging

3.1 De Opdracht vangt aan op ## [begindatum invullen] en eindigt op ## [einddatum invullen].

[Toelichting: Indien de partijen de hiervoor genoemde periode van drie maanden wensen te verlengen, dient een nieuwe overeenkomst opgesteld te worden. In verband met het voorkomen van feitelijk werkgeverschap en de nadrukkelijke zelfstandigheid van de Opdrachtnemer dient deze Overeenkomst na afloop niet automatisch verlengd te worden].

3.2 Opdrachtgever verklaart zich er uitdrukkelijk mee akkoord dat Opdrachtnemer ook ten behoeve van andere opdrachtgevers werkzaamheden verricht.

3.3 De Overeenkomst kan door ieder der Partijen tussentijds worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van ## . Opzegging dient schriftelijk [hieronder wordt tevens e-mail verstaan] te geschieden en zal niet leiden tot aansprakelijkheid voor eventuele schade die de wederpartij door de opzegging lijdt.

3.4.1 De Overeenkomst eindigt van rechtswege:

− na het verstrijken van de opzegtermijn bij rechtsgeldige opzegging conform lid 3 van dit artikel;

− door het verstrijken van de duur van de Overeenkomst conform lid 1 van dit artikel;

− zodra duidelijk is (ofwel door een extern deskundige is vastgesteld) dat er sprake is van blijvende aanmerkelijke beroepsinvaliditeit van Opdrachtnemer;

− ingeval van overlijden van Xxxxxxxxxxxxx.

− door de volledige hervatting van de werkzaamheden van degene die wordt vervangen, met inachtneming van de opzegtermijn zoals bedoeld in lid 3 van dit artikel.

3.4.2 Bij gedeeltelijke hervatting van de werkzaamheden van degene die wordt vervangen maken partijen voor de resterende duur van de overeenkomst nadere afspraken over deinvulling van de opdracht.

3.5 Elk van de Partijen heeft het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat een opzegtermijn in acht hoeft te worden genomen, zonder dat een ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst is vereist en zonder dat de opzeggende Partij tot een schadevergoeding zal zijn verschuldigd:

− in geval de wederpartij ernstig tekort schiet in de nakoming van enige verplichting voortvloeiende uit de Overeenkomst en dit tekortschieten niet binnen vier (4) weken na schriftelijke kennisgeving hiervan door de eerstgenoemde Partij is hersteld door de wederpartij;

− in geval de wederpartij een beroep doet op overmacht en de overmachtsperiode langer dan drie (3) maanden heeft geduurd, of zodra vaststaat dat deze periode langer dan drie (3) maanden gaat duren;

− in geval door de wederpartij surseance van betaling is aangevraagd, de wederpartij in staat van faillissement is verklaard, in staat van liquidatie is verklaard of een bewindvoerder over diens activa of een deel daarvan is aangesteld;

− indien de wederpartij niet behoorlijk of niet tijdig aan een voor hem uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichting voldoet, ondanks daartoe in de gelegenheid te zijn gesteld en ondanks daartoe te zijn aangemaand.

3.6 Bij het einde van de Overeenkomst als bedoeld in dit artikel staakt Opdrachtnemer de Werkzaamheden.

Artikel 4

Vergoeding, onkosten, facturering en betaling

4.1 Voor de Werkzaamheden zal Opdrachtgever aan Opdrachtnemer een vergoeding verschuldigd zijn van € ## (zegge: ## Euro) per uur, exclusief BTW en [optie 1] inclusief kosten voor woon-werkverkeer [optie 2] exclusief kosten voor woon-werkverkeer die separaat tegen een vergoeding van 0,19 Euro in rekening gebracht worden.

Overige binnenlandse reiskosten, verblijfskosten en kantoorkosten binnen Nederland zijn [optie 1] inbegrepen in bovengenoemde vergoeding [optie 2] niet inbegrepen in bovengenoemde vergoeding en worden separaat in rekening gebracht in overeenstemming met artikel 4.3.

4.2 Opdrachtnemer zal voor de Werkzaamheden [optie 1] maandelijks achteraf [optie 2] eens per twee weken achteraf een factuur aan Opdrachtgever verzenden, met de daarbij behorende uren- en (eventuele) kostenspecificaties. De factuur zal voldoen aan de wettelijke vereisten. Opdrachtgever is gehouden de factuur binnen een termijn van ## dagen na factuurdatum te voldoen, zonder korting of verrekening, op een door Opdrachtnemer nader op te geven rekeningnummer.

4.3 Opdrachtgever vergoedt aan Opdrachtnemer de onkosten die verbonden zijn aan de uitvoering van de Werkzaamheden door Opdrachtnemer, voor zover die niet in de vergoeding, als bedoeld in lid 1 van dit artikel, zijn begrepen, en deze kosten in redelijkheid en in voorafgaand overleg met Opdrachtgever zijn gemaakt. Opdrachtnemer is gehouden deugdelijke bewijsstukken van de gemaakte onkosten aan Opdrachtgever te overleggen en die te voegen bij de hiervoor in lid 2 van dit artikel genoemde factuur.

Artikel 5

Verplichtingen en faciliteiten

5.1 Opdrachtgever zal Opdrachtnemer in staat stellen de Werkzaamheden te verrichten door al hetgeen te doen dat in dit kader redelijkerwijs van Opdrachtgever kan worden verlangd.

5.2 Opdrachtgever verstrekt Opdrachtnemer alle bevoegdheden en informatie benodigd voor een goede uitvoering van de Opdracht respectievelijk de Werkzaamheden.

5.3 Opdrachtnemer neemt bij het aangaan van de Overeenkomst een inspanningsverplichting op zich en verplicht zich derhalve de Overeenkomst naar eigen inzicht en beste vermogen en als een zorgvuldig handelend beroepsbeoefenaar uit te voeren.

5.4 Opdrachtgever stelt – indien en voor zover dit door Opdrachtnemer gewenst is ten behoeve van de uitvoering van de Werkzaamheden - aan Opdrachtnemer ter beschikking:

- kantoor en/of ICT voorzieningen;

- ## [verder in te vullen door Opdrachtgever].

Opdrachtgever verplicht zich er in dat geval toe zich te onthouden van het geven van verplichtende voorschriften met betrekking tot de wijze van gebruik en/of inrichting van deze faciliteiten, tenzij deze voorschriften strikt noodzakelijk zijn voor het veilig en juist gebruik van deze faciliteiten.

5.5 De auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten voortvloeiend uit de Werkzaamheden worden eigendom van Opdrachtgever op het moment van betaling van de in artikel 4 bedoelde vergoeding voor het betreffende onderdeel of de betreffende periode.

Voor zover deze intellectuele eigendomsrechten of een deel hiervan toch aan Opdrachtnemer mochten toebehoren, draagt Opdrachtnemer deze intellectuele eigendomsrechten hierbij over aan Opdrachtgever, welke overdracht Opdrachtgever hierbij aanvaardt. Opdrachtnemer verklaart op verzoek alle nodige handelingen te verrichten die nodig mochten zijn om een overdracht van intellectuele eigendomsrechten te bewerkstelligen.

5.6 Alle zaken waaronder begrepen schriftelijke stukken en/of fotokopieën en/of digitale versies daarvan, die Opdrachtnemer van of ten behoeve van Opdrachtgever tijdens de Overeenkomst onder zich krijgt, blijven eigendom van Opdrachtgever. Opdrachtnemer is gehouden deze zaken op het eerste verzoek van Opdrachtgever en bij gebreke daarvan uiterlijk op de dag waarop de Overeenkomst eindigt, wederom aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen.

5.7 Bij de beëindiging van de Overeenkomst is Opdrachtnemer gehouden alle goederen van of ten behoeve van Opdrachtgever, die hij/zij op het moment van beëindiging onder zich heeft (waaronder begrepen de in lid 6 van dit artikel bedoelde schriftelijke stukken en fotokopieën en digitale versies hiervan), onverwijld ter beschikking te stellen aan Opdrachtgever.

5.8 Opdrachtnemer zal er vóór aanvang van de Overeenkomst voor zorgdragen dat Opdrachtgever over de volgende documenten beschikt:

− [optioneel] een verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor functieaspecten 11 (bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen) en/of 12 (met gevoelige of vertrouwelijke informatie omgaan) bij de gemeente alwaar Opdrachtnemer woonachtig is, waarbij Opdrachtgever de specificaties verstrekt waaraan de VOG dient te voldoen;

− een kopie van de polis van de door Opdrachtnemer afgesloten wettelijke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en [optioneel] beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor de door hem/haar verleende en nog te verlenen werkzaamheden, alsmede het meest recente bewijs van betaling van de premie van die verzekering.

− [optioneel] een verklaring omtrent het tuchtrechtelijke verleden van Opdrachtnemer.

5.9 Indien Opdrachtnemer verhinderd is om de Werkzaamheden uit te voeren (vanwege ziekte, vakantie of anderszins), zal Opdrachtnemer Opdrachtgever daaromtrent inlichten. Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever tijdig in kennis van zijn/haar afwezigheid.

5.10 Opdrachtnemer is gerechtigd om een vervanger aan te wijzen bij verhindering als bedoeld in lid 9 van dit artikel. Opdrachtnemer meldt in dat geval aan Opdrachtgever wie de Werkzaamheden zal uitvoeren. Opdrachtnemer blijft naast de eigen professionele verantwoordelijkheid van de vervanger, jegens Opdrachtgever zelf ook verantwoordelijk voor een (goede) uitvoering van de Opdracht.

Opdrachtgever heeft slechts dan het recht om een vervanger niet toe te staan, indien:

• de vervanger niet is ingeschreven in het register voor het notariaat van de KNB of;

• de vervanger geen Verklaring Omtrent Gedrag voor functieaspecten 11 (bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen) en/of 12 (met gevoelige of vertrouwelijke informatie omgaan) kan overleggen of;

• er een of meerdere tuchtrechtelijke maatregelen jegens de vervanger zijn getroffen of;

• de vervanger niet kan voldoen aan de verplichtingen in de Overeenkomst.

Artikel 6 Naheffingen

6.1 Ingeval van naheffing van loonheffingen, zal de ene Partij de andere Partij binnen één (1) week na ontvangst van de betreffende kennisgeving of aanslag schriftelijk (hieronder wordt tevens e-mail verstaan) informeren, opdat beide Partijen hun financiële belang bij het indienen van een bezwaarschrift zoveel mogelijk kunnen borgen. Dit laat het hierna in artikel 6.4 van de Overeenkomst bepaalde onverlet.

6.2 Indien Opdrachtgever op enig moment wordt geconfronteerd met (na-)heffingsaanslag(-en) loonbelasting of premies volksverzekeringen wegens (her-)kwalificatie als een dienstbetrekking, doordat Opdrachtgever zich als werkgever gedraagt, dan zullen de verschuldigde loonbelasting en premies volksverzekeringen niet worden verhaald op Opdrachtnemer.

6.3 Indien Opdrachtgever op enig moment wordt geconfronteerd met (na-)heffingsaanslag(-en) loonbelasting of premies volksverzekeringen wegens (her-)kwalificatie als een dienstbetrekking, doordat Opdrachtnemer zich als werknemer gedraagt, ondanks dat Opdrachtgever Opdrachtnemer terstond na constatering hier schriftelijk (waaronder te verstaan via e-mail) op heeft gewezen, dan vrijwaart Opdrachtnemer Opdrachtgever voor deze verschuldigde loonbelasting en premies volksverzekeringen.

6.4 Zodra Opdrachtgever de heffingsaanslag als bedoeld in het vorige lid ontvangt, dan zal Opdrachtnemer binnen dertig (30) dagen nadat dit door Opdrachtgever is aangezegd, het gehele bedrag aan Opdrachtgever voldoen, bij gebreke waarvan Opdrachtgever gerechtigd is dit bedrag te verrekenen met hetgeen hij Opdrachtnemer uit hoofde van onderhavige overeenkomst (nog) verschuldigd is. Indien Opdrachtnemer het met de heffingsaanslag niet eens is en daartegen bezwaar en/of beroep wenst aan te tekenen, zal – indien en voor zover dit noodzakelijk is –Opdrachtgever hieraan medewerking verlenen in de betreffende procedure. Mocht deze procedure leiden tot een terugbetaling van het eerder geheven bedrag door de Belastingdienst, dan komt het gehele bedrag toe aan Opdrachtnemer indien hij deze niet meer verschuldigd is aan Opdrachtgever.

Artikel 7

Geheimhouding en zorgvuldigheid

7.1 Tenzij enige wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel haar tot openbaarmaking verplicht, is Opdrachtnemer verplicht tot geheimhouding tegenover derden van vertrouwelijke informatie die is verkregen van of namens Opdrachtgever. Opdrachtgever kan terzake ontheffing verlenen.

7.2 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de gegevens die door of namens Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld, aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werden verkregen, met uitzondering van de gevallen als bedoeld in artikel 8 van de Overeenkomst. Opdrachtnemer is ter indicatie van de ervaring van Opdrachtnemer evenwel gerechtigd tot het vermelden van hoofdlijnen van de voor Opdrachtgever verrichte werkzaamheden aan (potentiële) opdrachtgevers van Opdrachtnemer.

7.3 Het notariële tuchtrecht, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (tot 25 mei 2018) respectievelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (vanaf 25 mei 2018), de Wet op het notarisambt en de overige notariële regelgeving zijn onverkort van toepassing op de Werkzaamheden. Opdrachtgever kan van Opdrachtnemer verlangen om een zogeheten verwerkingsovereenkomst gegevensbescherming te ondertekenen, waarvan een voorbeeld in de bijlage is opgenomen.

Artikel 8

Aansprakelijkheid en verzekering

8.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever en/of derden die ontstaat doordat Opdrachtgever of (door hem ingeschakelde) derden aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden en/of informatie heeft c.q. hebben verstrekt.

8.2 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever of (door hem ingeschakelde) derden aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden en/of informatie heeft c.q. hebben verstrekt.

8.3 Indien Opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door fouten van Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Werkzaamheden of doordat Opdrachtnemer anderszins tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen op grond van de Overeenkomst, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtnemer wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van een eventueel van toepassing zijnde eigen risico.

8.4 Opdrachtnemer verzekert zich in het kader van wettelijke bedrijfsaansprakelijkheid [optioneel: en beroepsaansprakelijkheid]. Een kopie van de polis(-sen) en een recent premiebetalingsbewijs wordt verstrekt aan de Opdrachtgever zoals hiervoor beschreven in artikel 5.8.

8.5 Opdrachtnemer zal zich gedurende de duur van de Overeenkomst verzekerd houden op de hiervoor in dit artikel omschreven wijze.

Artikel 9

Rechts- en forumkeuze

9.1 Op de Overeenkomst en al hetgeen daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing.

9.2 Alle geschillen voortvloeiende uit de Overeenkomst of de daaruit voortvloeiende rechtsverhoudingen worden, indien Partijen niet eerst in onderling overleg of door middel

van mediation binnen een redelijke tijd tot een oplossing komen, voorgelegd aan de bevoegde rechter in [plaats invullen].

Artikel 10 Slotbepalingen

10.1 De Overeenkomst is gebaseerd op de door de Belastingdienst op ## onder kenmerknummer ## beoordeelde overeenkomst. De in die overeenkomst gemarkeerde bepalingen zijn in de Overeenkomst ongewijzigd overgenomen. Voor zover in de Overeenkomst aanpassingen hebben plaatsgevonden, zijn Partijen van mening dat deze aanpassingen geen afbreuk doen aan de in de model- of voorbeeldovereenkomst gemarkeerde bepalingen.

10.2 Het in de aanhef en in de overwegingen vermelde maakt integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst.

10.3 Wijzigingen of aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig na voorafgaande schriftelijke overeenstemming tussen Partijen. Partijen kunnen hierop slechts een rechtsgeldig beroep doen indien deze wijziging of aanvulling schriftelijk is vastgelegd en door Partijen is ondertekend.

10.4 Partijen zijn verplicht hun eventuele adreswijzigingen onverwijld schriftelijk door te geven aan de andere Partij.

10.5 Alle mededelingen, ingebrekestellingen, kennisgevingen en verzoeken op grond van deze Overeenkomst geschieden per e-mail bericht met leesbevestiging, onverwijld gevolgd door een bevestiging daarvan per aangetekende brief.

10.6 Indien enige bepaling van de Overeenkomst nietig is dan wel vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en zullen Partijen in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

Artikel 11 Bijlagen

Aan de Overeenkomst worden de volgende bijlage(n) gehecht die daarmee een integraal onderdeel vormen. Ingeval van enige tegenstrijdigheid tussen het bepaalde in de Overeenkomst en het bepaalde in de bijlagen, prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst.

Deze bijlagen worden door Partijen geparafeerd, voor wat betreft het eerste en het laatste blad van die bijlagen, waarmee geacht wordt de gehele bijlage te zijn geparafeerd:

− Toelichting bij de Overeenkomst;

− [optioneel] Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor de functieaspecten 11 en 12 d.d. ##

− kopie polis bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Opdrachtnemer met een recent premiebetalingsbewijs;

− [optioneel] kopie polis beroepsaansprakelijkheidsverzekering Opdrachtnemer met een recent premiebetalingsbewijs;

− [optioneel] een verklaring omtrent het tuchtrechtelijke verleden van Opdrachtnemer;

− [optioneel] Verwerkingsovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer;

− ##.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend:

op ## te ## op ## te ##

Opdrachtgever: Opdrachtnemer:

Naam: Naam:

Handtekening: Handtekening:

Toelichting van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bij de modelovereenkomsten voor kandidaat-notarissen

Inleiding

Deze toelichting heeft betrekking op twee modelovereenkomsten waarmee zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers; hierna ook wel te noemen ‘de zelfstandige’ of ‘de opdrachtnemer’) door een notariskantoor (hierna ook wel te noemen ‘de opdrachtgever’) kunnen worden ingezet.

De zelfstandigen die worden ingehuurd kunnen alleen zijn:

- de kandidaat-notarissen die de notariële beroepsopleiding hebben afgerond, of

- de kandidaat-notarissen die tot notaris kunnen worden benoemd, omdat zij vallen onder de overgangsregeling van artikel 123 van de Wet op het notarisambt.

Ter voorkoming van misverstanden: een notaris en een toegevoegd notaris kunnen niet als opdrachtnemer door middel van deze modelovereenkomst ingezet worden.

Het betreft de volgende twee modelovereenkomsten: Modelovereenkomst voor kandidaat-notarissen “tijdelijke afwezigheid”

Deze modelovereenkomst ziet op de situatie dat een werknemer (in loondienst) vervangen moet worden, omdat deze werknemer afwezig is in verband met ziekte, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof of sabbatical. Het kan ook zijn dat deze medewerker is ontslagen of ontslag heeft genomen en de zelfstandige tijdelijk wordt ingehuurd om de periode te overbruggen waarin de opdrachtgever probeert de vacature in te vullen. In deze laatste situatie geldt daarvoor een redelijke termijn. Rekening houdend met de gebruikelijke opzegtermijnen van de vertrekkende en de nieuwe medewerker, zal een redelijke termijn voor inhuur van de zelfstandige doorgaans circa drie maanden bedragen. De opdrachtgever moet wel kunnen aantonen dat er voorafgaand aan en gedurende deze periode geworven wordt. De overeenkomst beperkt de inzet van opdrachtnemers buiten dienstbetrekking tot 3 maanden, daaronder niet te verstaan een wettelijk zwangerschapsverlof. De overeenkomst ‘tijdelijke afwezigheid’ is nadrukkelijk niet bedoeld voor situaties waarbij de periode van vervanging langer duurt dan drie maanden. Hoewel sprake kan zijn van zwaarwegende redenen waardoor de periode van vervanging de termijn van drie maanden overstijgt kan na het verstrijken van de drie maanden geen gebruik meer gemaakt worden van deze overeenkomst. Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten dan een nieuwe overeenkomst van opdracht aangaan waarbij zij de voorwaarden van de opdracht (opnieuw) vastleggen en een nieuw toetsingsmoment ontstaat of partijen nog steeds buiten dienstbetrekking met elkaar kunnen contracteren.

Deze modelovereenkomst ziet nadrukkelijk niet op de tijdelijke inzet vanwege bijvoorbeeld groeiende markten of hoog conjunctuur.

De opdrachtnemer (of dit nu is ingeval van afwezigheid wegens verlof of dat sprake is van de overbrugging van een periode waarin een vacature ingevuld moet worden) verricht alleen de hoogst noodzakelijke werkzaamheden, en zal niet de volledige taken en verantwoordelijkheden van de afwezige werknemer overnemen. In dat geval zou de opdrachtnemer één-op-één in de schoenen van de werknemer stappen en is er geen onderscheid te maken tussen de opdrachtnemer en de afwezige werknemer. Als er geen onderscheid te maken is, ontstaat tevens de situatie dat sprake is van een gezagsverhouding; hiervoor is deze overeenkomst niet bedoeld. In de praktijk zal dit er toe leiden dat de opdrachtnemer alleen duidelijk afgebakende en uitsluitend

inhoudelijke notariële werkzaamheden verricht, en de overige werkzaamheden of activiteiten van de afwezige werknemer bijvoorbeeld worden verdeeld over de overige collega’s.

Modelovereenkomst kandidaat-notarissen “specifieke kennis/expertise of project”

Deze modelovereenkomst ziet op de inzet van een zelfstandige ingeval de opdrachtgever:

[1] een specifieke opdracht heeft waarvoor hij behoefte heeft aan notariële expertise en/of juridische kennis, die hij zelf niet of onvoldoende in huis heeft (een voorbeeld hiervan is een specifiek dossier op het gebied van onroerend goed zoals erfpacht of nieuwbouw of binnenstedelijke herontwikkeling of op het gebied van ondernemingsrecht zoals fusie o.i.d.); of

[2] een project moet worden uitgevoerd waarvoor hij tijdelijk (extra) ondersteuning met specialistische kennis, waarover hij al dan niet zelf beschikt, nodig heeft om de hiermee samenhangende werkzaamheden te kunnen verwerken (een voorbeeld hiervan is een uitponding van een groot woningencomplex, waarvoor Opdrachtgever extra ondersteuning nodig heeft, in de vorm van een kandidaat-notaris gespecialiseerd in onroerend goed, mits deze werkzaamheden eenmalig zijn en niet door bijvoorbeeld groeiende markten of hoog conjunctuur worden veroorzaakt); of

[3] een achterstand(en) heeft, waarbij het noodzakelijk is dat deze eenmalig wordt weggewerkt en waarbij voor de uitvoering daarvan specialistische kennis is vereist, waarover hij al dan niet zelf beschikt (een voorbeeld hiervan is het wegwerken van achterstanden in royementen of boedels, mits deze werkzaamheden eenmalig zijn en niet door bijvoorbeeld groeiende markten of hoog conjunctuur worden veroorzaakt).

Bij zowel situatie 1 als situatie 2 zal het gaan om projectmatige werkzaamheden, die de opdrachtgever ziet aankomen (hij heeft een eenmalige klus aangenomen waarvoor hij een specialist wil inhuren of waarvoor hij onvoldoende mankracht op zijn kantoor heeft). Een wezenlijk kenmerk van een project is dat deze eenmalig is en in de tijd beperkt. Ingeval van situatie 3 zijn er ongemerkt achterstanden ontstaan die eenmalig moeten worden weggewerkt, maar waarvoor de opdrachtgever geen personeel kan vrijmaken.

In deze toelichting wordt ingegaan op de juridische kaders waarbinnen notariskantoren zelfstandigen kunnen contracteren. Deze kaders zijn verwoord in de modelovereenkomsten. Van groot belang is dat de feitelijke uitvoering conform de bepalingen in de modelovereenkomst geschiedt en tevens gedurende de opdracht wordt getoetst.

Algemeen

In de notariële praktijk werkt de kandidaat-notaris over het algemeen zelfstandig aan zijn dossiers, bereidt hij akten voor en passeert deze indien hij de waarneming heeft en controleert het werk van de medewerkers die onder zijn aansturing vallen. Het gaat in dit geval nadrukkelijk en alleen om kandidaat-notarissen die hun beroepsopleiding hebben afgerond en alsdan minimaal drie jaar werkervaring hebben. De kandidaat-notaris met een dergelijke werkervaring verricht zijn werkzaamheden met een hoge mate van zelfstandigheid. Het is niet gebruikelijk dat de notaris deze kandidaat-notaris dagelijks instructies geeft of bepaalt hoe hij zijn werkzaamheden moet verrichten.

Tussen een kandidaat-notaris in loondienst en een kandidaat-notaris die als zelfstandige door de notaris wordt ingehuurd, zal qua werkervaring geen goed verschil kunnen worden gemaakt (in bepaalde gevallen wel op het gebied van specifieke expertise). Evenwel behoudt de notaris bij een kandidaat-notaris in loondienst (vanwege de werkgever/werknemer relatie) altijd zijn instructiebevoegdheid en bestaat er een gezagsverhouding tussen hen. Om een zelfstandige volgens de regels van de thans nog geldende Wet DBA te mogen inhuren, zal er vooral met

betrekking tot de gezagsverhouding en instructiebevoegdheid een duidelijk verschil moeten zijn met de kandidaat-notaris in loondienst. Dit verschil zal te herleiden zijn uit de feitelijke situatie.

Hoe is de feitelijke situatie?

Voor het aangaan van iedere overeenkomst van opdracht met een zelfstandige dient door de opdrachtgever bekeken te worden of er op grond van de feitelijke situatie al dan niet sprake is van een dienstbetrekking.

Een dienstbetrekking is gebaseerd op de arbeidsovereenkomst (artikel 7:610 BW). Een arbeidsovereenkomst is aanwezig als aan drie voorwaarden is voldaan:

1. De werknemer moet persoonlijk arbeid verrichten.

2. De werkgever moet de werknemer een beloning betalen voor de verrichte arbeid.

3. De werkgever kan de werknemer bindende aanwijzingen en instructies geven over het verrichten van de arbeid op zodanige wijze dat sprake is van een ‘gezagsverhouding’.

Ofwel: werkzaamheden waarbij tegen loon gedurende een zekere tijd arbeid wordt verricht en waarbij de notaris de mogelijkheid heeft om aanwijzingen en instructies te geven op de inhoud van de werkzaamheden, dienen in dienstbetrekking verricht te worden.

Als tenminste één van de drie hiervoor genoemde voorwaarden ontbreekt, is het aannemelijk dat er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst of van feitelijk werkgeverschap. De KNB modelovereenkomsten voor kandidaat-notarissen zijn gebaseerd op het ontbreken van een gezagsverhouding. Uiteraard dient ook op basis van de overige feitelijke omstandigheden te worden voldaan aan de zelfstandigheid.

Indien er in de praktijk gewerkt wordt conform door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten, dan mag men er van uit gaan dat er geen sprake van een dienstbetrekking en dat er geen loonheffingen zijn verschuldigd. Dit noemt de Belastingdienst “zekerheid onder voorwaarde conform feitelijke uitvoering”.

De modelovereenkomsten zijn niet verplicht, ze geven echter wel de hiervoor genoemde zekerheid. Voor diverse sectoren zijn modelovereenkomsten door de Belastingdienst goedgekeurd en beoordeeld. Zo ook door de KNB ten behoeve van het notariaat.

In de modelovereenkomsten zijn onderdelen geel gemarkeerd, wat betekent dat deze onderdelen niet mogen worden gewijzigd. De overige onderdelen van de modelovereenkomst mogen wel aangepast worden, naar gelang de afspraken die tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever gemaakt worden, doch alleen voor zover de bepalingen geen afbreuk doen aan de gehele modelovereenkomst en de context waarbinnen de afspraken worden gemaakt.

Voor toepassing van de modelovereenkomsten in het notariaat gaat het er kortgezegd om dat de zelfstandige wordt ingehuurd voor specifieke of incidentele of tijdelijke opdrachten of voor tijdelijke afwezigheid c.q. uitdiensttreding van een medewerker, waarbij nadrukkelijk geen sprake is van opvang vanwege groeiende markten of hoog conjunctuur.

Wanneer is een modelovereenkomst niet nodig?

Een modelovereenkomst is in de volgende gevallen niet nodig:

• In geval van detachering van een persoon door een organisatie waarin deze persoon zelf geen eigendomsbelang heeft. Mogelijk is wel een modelovereenkomst benodigd tussen deze persoon en het detacheringsbureau. Advies aan de zelfstandige is om dit af te stemmen met de detacheerder;

• In geval van uitvoering van een zelfstandige adviesopdracht buiten de organisatie en met een beperkte tijdsbesteding;

• Indien sprake is van een al dan niet tijdelijke arbeidsovereenkomst

Uiteraard is van belang dat de opdrachtgever keer op keer bij iedere opdracht en bij eventuele verlenging van die opdracht een duidelijke afweging maakt of er sprake is van een dienstbetrekking door middel van toetsing aan bovengenoemde drie criteria uit artikel 7:610 BW. Indien hiervan sprake is, dan kan geen gebruik gemaakt worden van de modelovereenkomst en kan de opdrachtnemer niet op zzp-basis werken.

Indien de opdrachtgever de overeengekomen periode wenst te verlengen, dan moet een nieuwe overeenkomst van opdracht aan de hand van de modelovereenkomst worden opgesteld. In verband met het voorkomen van feitelijk werkgeverschap en de nadrukkelijke zelfstandigheid van de opdrachtnemer mag de overeenkomst van opdracht na afloop niet automatisch verlengd worden. Het is dus niet toegestaan dat de opdrachtgever aan de opdrachtnemer bijvoorbeeld een e-mail of brief stuurt waarmee de opdracht wordt verlengd met een bepaalde periode.

Hoe de modelovereenkomst toe te passen?

Zoals eerder aangegeven is het van belang dat er in de praktijk gewerkt wordt conform de modelovereenkomst. De feitelijke omstandigheden zijn van doorslaggevend belang.

Zoals hiervoor al omschreven, gaat het dus om een tijdelijke inhuur op basis van een duidelijk ingekaderde opdracht, die door de opdrachtnemer geheel zelfstandig en naar eigen inzicht zal worden ingevuld. Daarom dient in de praktijk de bevoegdheid van de opdrachtgever om instructies te geven beperkt te zijn tot het uitsluitend geven van advies, gericht op het resultaat of alleen van overleggende aard te zijn. De opdrachtnemer maakt vervolgens zelf de afweging om deze instructies wel of niet op te volgen.

Tevens is het belangrijk dat de opdrachtnemer zelf zijn tijd kan indelen, ofwel zelf kan bepalen wanneer hij op het notariskantoor aanwezig is of bijvoorbeeld alleen aanwezig kan zijn indien samenwerking met anderen nodig is. De opdrachtgever kan wel verlangen dat de opdrachtnemer de openingstijden van het notariskantoor aanhoudt.

Het is niet de bedoeling dat de opdrachtnemer gedurende de uitvoering van de opdracht onderdeel uitmaakt van de kantoororganisatie van het notariskantoor. Heel concreet betekent dit dat deelname aan bijvoorbeeld kantooruitjes of kantoorborrels, maar ook deelname aan kantoor- of literatuuroverleg zodanig wordt uitgelegd, dat er sprake kan zijn van het onderdeel uit maken van de organisatie en dus van een dienstbetrekking. Ook vallen nevenactiviteiten zoals relatiebeheer, acquisitie, eventueel modellenbewerking, het geven van lezingen en deelnemen aan intercollegiaal overleg onder het begrip onderdeel uitmaken van de organisatie.

De opdrachtnemer kan wel aanwezig zijn bij een overleg om bijvoorbeeld een toelichting te geven over zijn opdracht en werkzaamheden.

Evenwel is het om redenen van (informatie-)beveiliging toegestaan dat de opdrachtnemer wel gebruik maakt van een e-mailadres en eventuele andere ict-voorzieningen van de opdrachtgever. De opdrachtnemer zal echter steeds aangeven dat hij als zelfstandige beroepsbeoefenaar de betreffende werkzaamheden uitvoert in opdracht van de opdrachtgever. Ook bij eventuele vermelding van de naam van de opdrachtnemer op de website van de opdrachtgever, zal vermeld worden dat de opdrachtnemer een zelfstandige is.

De opdrachtnemer is bevoegd zich te laten vervangen, als daartoe een plausibele of dringende aanleiding is (denk aan ziekte, vakantie of anderszins; van willekeur zal in de praktijk naar verwachting geen sprake zijn). De opdrachtgever heeft alleen dan het recht om een vervanger niet toe te staan, indien de vervanger niet aan de in de overeenkomst opgenomen criteria voldoet.

Deze criteria zijn beschreven in de modelovereenkomsten (artikel 5.10) en daaraan moet nadrukkelijk zijn voldaan wil de opdrachtnemer zich kunnen laten vervangen. De opdrachtnemer

blijft naast de eigen professionele verantwoordelijkheid van de vervanger, ook zelf jegens de opdrachtgever verantwoordelijk voor een (goede) uitvoering van de opdracht. Voor de vervanger gelden dezelfde voorwaarden als voor degene die vervangen wordt, er moet sprake zijn van het ontbreken van een gezagsverhouding. De vervanger moet uiteraard ook voldoen aan de overige in de modelovereenkomst gestelde voorwaarden.

Bij de uitvoering van de opdracht moeten zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer zich bewust zijn van het risico dat de Belastingdienst achteraf kan concluderen dat toch sprake is van een dienstverband. Zoals hiervoor al aangegeven zijn de feitelijke omstandigheden daarvoor bepalend.

Krachtens de thans nog geldende Wet DBA ligt de verantwoordelijkheid primair bij de opdrachtgever, echter de opdrachtnemer gaat niet automatisch vrij uit. Het alleen sluiten van de modelovereenkomst is niet voldoende, zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer dienen gedurende de gehele looptijd van de opdracht hier ook feitelijk naar te handelen. Als de opdrachtnemer zich niet gedraagt conform de gemaakte afspraken en hij blijft in dit (fiscaal risicovolle) gedrag volharden, ook nadat de opdrachtgever hem daarop attent heeft gemaakt, dan komt de civielrechtelijke verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer te liggen. Dit kan er vervolgens toe leiden dat de opdrachtnemer schadeplichtig wordt jegens de opdrachtgever.

Met dit fiscaal risicovolle gedrag wordt dan met name bedoeld het onderdeel uitmaken van de kantoororganisatie, zoals hiervoor beschreven. Het risico is gelegen in een naheffing van loonbelasting of premies volksverzekeringen bij de opdrachtgever. Voor wiens rekening deze naheffing komt, is vastgelegd in artikel 6 van de modelovereenkomst.

Advies KNB

Bij de modelovereenkomsten die zien op het ontbreken van gezag is kenmerkend dat de opdrachtgever géén instructies of aanwijzingen geeft over de wijze van invulling van de opdracht. De KNB adviseert daarom om bij gebruik van een modelovereenkomst periodiek goed in kaart te brengen of de afspraken uit de modelovereenkomst nageleefd worden en of de feitelijke uitvoering van de afspraken (nog steeds) overeen stemmen met de afspraken in de modelovereenkomst.

Verder is het van belang om de modelovereenkomst steeds alleen dan toe te passen ingeval sprake is van een specifieke of incidentele of tijdelijke opdracht of ingeval van tijdelijke afwezigheid c.q. uitdiensttreding van een medewerker, waarbij nadrukkelijk geen sprake mag zijn van opvang vanwege groeiende markten of hoog conjunctuur. De KNB adviseert daarom om steeds de behoefte aan een zelfstandige goed in te schatten en de feitelijke omstandigheden grondig te beoordelen.

Bijlage bij KNB modelovereenkomst kandidaat-notarissen: voorbeeld van een verwerkingsovereenkomst

Deze overeenkomst kan als voorbeeld dienen voor een verwerkingsovereenkomst tussen een notaris die, in de zin van de AVG, als verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens onder zich heeft en een partij die als verwerker deze Persoonsgegevens voor hem of haar verwerkt; zie de Toelichting notariaat.

Verwerkingsovereenkomst (versie 10 oktober 2017)

De ondergetekenden:

1. (volledige naam contractant), kantoorhoudende te…..,

hierna te noemen: Opdrachtgever,

en

2. [volledige naam en rechtsvorm contractant], (statutair) gevestigd te [plaats],

te dezen vertegenwoordigd door

............... (en ) [naam ondertekenaar]

hierna te noemen: Opdrachtnemer, hierna gezamenlijk te noemen: Partijen;

OVERWEGENDE DAT:

• Opdrachtgever met Opdrachtnemer op [datum] een overeenkomst heeft gesloten met betrekking tot het uitvoeren van werkzaamheden met kenmerk: […] (hierna te noemen: de Overeenkomst) heeft gesloten;

• in het kader van de uitvoering daarvan Persoonsgegevens in de zin van artikel 4 sub 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG) worden verwerkt;

• op deze Persoonsgegevens dan wel een gedeelte daarvan de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht van de notaris van toepassing zijn;

• krachtens het bepaalde in artikel 4 AVG Opdrachtgever Verwerkingsverantwoordelijke is voor de Persoonsgegevens en Opdrachtnemer Verwerker;

• Partijen in overeenstemming met de AVG in deze Verwerkingsovereenkomst hun afspraken over het verwerken van de Persoonsgegevens door Opdrachtnemer als Verwerker wensen vast te leggen;

• deze Verwerkingsovereenkomst is aan te merken als een verwerkingsovereenkomst in de zin van artikel 28 van de AVG en 14, tweede lid, van de Wbp;

KOMEN OVEREEN:

1. Begrippen

De hierna en hiervoor in deze Verwerkingsovereenkomst vermelde, met een hoofdletter geschreven begrippen, hebben de volgende betekenis:

1.1 Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 4 sub 1 AVG.

1.2 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische procedés, zoals bedoeld in artikel 4 sub 2 AVG.

1.3 Overeenkomst: de Overeenkomst met betrekking tot het uitvoeren van werkzaamheden tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer;

1.4 Verwerkingsovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen.

1.5 Betrokkene: degene op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.

1.6 Datalek: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens in de zin van artikel 4 sub 12 AVG of een inbreuk op de beveiliging in de zin van artikel 13 van de Wbp die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van ersoonsgegevens, die op grond van de Overeenkomst worden verwerkt.

2. Totstandkoming, duur en einde van de Verwerkingsovereenkomst

2.1 Deze Verwerkingsovereenkomst treedt niet eerder in werking dan op de datum waarop Partijen de Overeenkomst hebben ondertekend.

2.2 Deze Verwerkingsovereenkomst zal van kracht zijn gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Vewerkingsovereenkomst van rechtswege, met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 en 8 van deze Verwerkingsovereenkomst.

2.3 Geen van beide Partijen kan deze Verwerkingsovereenkomst tussentijds opzeggen.

3. Voorwerp van de Verwerkingsovereenkomst

3.1 Opdrachtnemer Verwerkt gedurende de looptijd van de Overeenkomst in opdracht van Opdrachtgever en op basis van schriftelijke instructies de in Bijlage 1 beschreven Persoonsgegevens.

3.2 Opdrachtnemer zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in

overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens Verwerken.

3.3 Opdrachtnemer Verwerkt Persoonsgegevens slechts in opdracht van Opdrachtgever en volgt alle instructies van Opdrachtgever dienaangaande op, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

3.4 Opdrachtgever bepaalt het doel en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens berust bij Opdrachtgever. Voor zover niet anders is bepaald in deze Verwerkingsovereenkomst, neemt Opdrachtnemer geen beslissingen over het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze Verwerkingsovereenkomst komt nimmer bij Opdrachtnemer te berusten.

3.5 Opdrachtnemer geeft Opdrachtgever op eerste verzoek inzage in het register van categorieën van verwerkingsactiviteiten zoals bedoeld in artikel 30 lid 2 AVG met betrekking tot de Persoonsgegevens waarop deze Verwerkingsovereenkomst betrekking heeft.

3.6 Opdrachtnemer schakelt bij de Verwerking geen derden in zonder toestemming van Opdrachtgever. Opdrachtnemer vervangt ingeschakelde derden niet door andere derden zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtgever. Opdrachtgever kan de toestemming om derden in te schakelen aan nadere voorwaarden binden.

Indien Opdrachtnemer derden inschakelt, verzekert hij dat inschakeling van deze derden niet in de weg staat aan de nakoming van deze overeenkomst. Opdrachtnemer verzekert in ieder geval dat de derde zich richt naar de instructies van Opdrachtgever, tot geheimhouding verplicht is en de nodige beveiligingsmaatregelen ten opzichte van de gegevensverwerking neemt. Alle relevante verplichtingen uit deze Verwerkingsovereenkomst voor de bescherming en beveiliging van de Persoonsgegevens

worden overgenomen in de overeenkomst met de derde.

Opdrachtnemer bedingt van ingeschakelde derden dat Opdrachtgever op eerste verzoek inzage krijgt in het register van categorieën van verwerkingsactiviteiten als bedoeld in artikel 30 lid 2 AVG met betrekking tot de Persoonsgegevens waarop deze Verwerkingsovereenkomst betrekking heeft.

3.7 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan Persoonsgegevens waarvoor Opdrachtgever Verantwoordelijke is aan anderen dan Opdrachtgever te verstrekken, tenzij op schriftelijk verzoek van Opdrachtgever, of met diens toestemming.

3.8 Indien Opdrachtnemer op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, verifieert Opdrachtnemer de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker en informeert hij onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, Opdrachtgever ter zake.

Opdrachtnemer neemt dezelfde geheimhouding in acht als waartoe Opdrachtgever op grond van de Wet op het notarisambt is gehouden en handelt in overeenstemming met diens verschoningsrecht.

3.9 Opdrachtnemer verleent Opdrachtgever volledige medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.

3.10 Indien Opdrachtnemer onrechtmatige Verwerkingen of inbreuken op de in artikel 7.1

bedoelde beveiligingsmaatregelen signaleert, zal hij Opdrachtgever hierover onmiddellijk inlichten en alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om deze en verdere onrechtmatige Verwerkingen of inbreuken te beëindigen, te voorkomen of te beperken. Een eventuele verplichting van Opdrachtnemer om de door Opdrachtgever daardoor geleden schade te vergoeden, blijft onverminderd bestaan.

3.11 Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk en adequaat over een Datalek of een vermoeden daarvan. Hierna houdt Opdrachtnemer Opdrachtgever op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen rond het Datalek, en van de maatregelen die Opdrachtnemer treft om de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen. Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever desgevraagd in de gelegenheid op de naleving van deze maatregelen toe te zien. Tevens verleent Opdrachtnemer Opdrachtgever volledige medewerking aan het voldoen aan de meldplicht van artikel 34a van de Wbp aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de Betrokkenen, waaronder begrepen het tijdig verstrekken van de benodigde gegevens. Afspraken over de wijze waarop Opdrachtnemer Opdrachtgever informeert, zijn opgenomen in Bijlage 3.

3.11 De eventuele met de in de artikelen 3.8 tot en met 3.11 gemoeide kosten komen voor rekening van degene die die kosten maakt.

3.12 Zolang artikel 49 derde lid van de Wbp van kracht is, is Opdrachtnemer onverminderd het bepaalde in dat artikel aansprakelijk voor een door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde bestuurlijke boete dan wel door Betrokkene(n) of Opdrachtgever geleden schade, voor zover die boete repectievelijk schade het gevolg is van toerekenbaar tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen door Opdrachtnemer.

4. Voortdurende verplichtingen

Na afloop van de Overeenkomst en de Verwerkingsovereenkomst blijven de lopende verplichtingen van Opdrachtnemer in stand, zoals, doch niet beperkt tot overdracht, signalering van ongeautoriseerde Verwerkingen en geheimhouding, als ook nader bepaald in de artikelen 3.7, 3.8, 3.9, 3.10 en 7.3.

5. Teruggave Persoonsgegevens

Na afloop van de Overeenkomst en de Verwerkingsovereenkomst dienen alle Persoonsgegevens, kopieën en bewerkingen daarvan, alsmede alle gegevensdragers waarop de Persoonsgegevens, kopieën of bewerkingen daarvan zijn of zullen worden vastgelegd, onmiddellijk op eerste verzoek van Opdrachtgever te worden geretourneerd

c.q. verstrekt aan Opdrachtgever (of een door Opdrachtgever aan te wijzen derde), dan wel te worden vernietigd, een en ander naar keuze van Opdrachtgever. Indien nodig voor de afwikkeling van lopende zaken door Verwerker kunnen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker een later tijdstip overeenkomen voor de hiervoor genoemde retournering, verstrekking of vernietiging. Op het moment dat deze Verwerkingsovereenkomst eindigt, zal Opdrachtnemer bovendien al zijn medewerking verlenen ter zake van de overdracht van de werkzaamheden inzake de Verwerking van de Persoonsgegevens aan Opdrachtgever of een opvolgende Opdrachtnemer en wel op zo een wijze dat vanaf het moment dat de overdracht plaatsvindt de continuïteit van de dienstverlening maximaal gewaarborgd blijft, althans niet door handelen of nalaten van Opdrachtnemer wordt belemmerd.

6. Intellectuele eigendomsrechten

Alle (intellectuele) eigendomsrechten – daaronder begrepen auteursrechten en databankenrechten – op de verzameling van Persoonsgegevens, kopieën of bewerkingen daarvan, blijven te allen tijde berusten bij Opdrachtgever.

7. Beveiliging

1. Opdrachtnemer zal passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer (laten) leggen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking, waaronder de maatregelen vermeld in artikel 32 lid 1 sub a t/m d AVG. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s die de Verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Opdrachtnemer zal in ieder geval maatregelen nemen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen toevallig en opzettelijk verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige Verwerking.

2. De door Opdrachtnemer genomen technische en organisatorische maatregelen staan beschreven in Bijlage 2. Opdrachtnemer zal periodiek met een frequentie van […] maal per jaar, de in Bijlage 2 beschreven technische en organisatorische maatregelen actualiseren.

3. Opdrachtnemer Verwerkt geen Persoonsgegevens buiten de Europese Unie.

8. Geheimhouding

8.1 Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens en informatie die zij als uitvloeisel van de Overeenkomst en deze Verwerkingsovereenkomst Verwerkt.

8.2 Opdrachtnemer bedingt in haar overeenkomsten met het personeel van Opdrachtnemer en door Opdrachtgever bij de Verwerking betrokken andere personen dat door die personen op overeenkomstige wijze als in artikel 8.1 bepaald geheimhouding zal worden betracht ten aanzien van alle Persoonsgegevens en informatie die zij in het kader van hun werkzaamheden voor Opdrachtnemer Verwerken. Opdrachtnemer staat er jegens Opdrachtgever voor in dat de bedoelde bedingen rechtsgeldig van toepassing zijn verklaard en door de betrokken personen zullen worden nageleefd.

8.3 Na afloop van de Overeenkomst en deze Verwerkingsovereenkomst blijft dit artikel 8 en de hierin besproken geheimhouding van kracht.

9. Controle

9.1 Opdrachtgever is bevoegd op elk door haar gewenst moment de Verwerkingen en de naleving van de overeengekomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van Opdrachtnemer, dan wel die van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden, te controleren of te laten controleren. Opdrachtgever is tevens bevoegd de naleving van de in bijlage 3 genoemde maatregelen, die nodig zijn om aan de meldplicht, bedoeld in de artikelen 33 en 34 AVG en 34a van de Wbp, te voldoen, te controleren of te laten controleren.

9.2 Opdrachtnemer zal alle redelijkerwijs benodigde medewerking verlenen aan de controle en er voor zorg dragen dat ook de door hem ingeschakelde derden hiertoe de redelijkerwijs benodigde medewerking zullen verlenen.

9.3 Het uitvoeren van een controle zal niet tot een vertraging van de door Opdrachtnemer in het kader van de Overeenkomst en deze Verwerkingsovereenkomst te verrichten werkzaamheden mogen leiden. Indien dat onverhoopt toch het geval is, zullen Partijen in overleg treden teneinde daarvoor zo snel mogelijk een oplossing te vinden.

9.4 Opdrachtnemer voert de door Opdrachtgever aangegeven aanbevelingen ter verbetering uit binnen de daartoe door Opdrachtgever te bepalen termijn. Bij de bepaling van de termijn wordt rekening gehouden met het belang van de verbetering en de daarvoor redelijkerwijs benodigde uitvoeringstijd.

10 Slotbepalingen

10.1 Afwijkingen van deze Verwerkingsovereenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

10.2 Algemene leveringsvoorwaarden dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer die afwijken van het bepaalde in deze Verwerkingsovereenkomst zijn niet van toepassing en worden door Opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand gewezen.

10.3 Deze Verwerkingsovereenkomst vormt een aanvulling op de Overeenkomst. Bij strijdigheid tussen bepalingen uit deze Verwerkingsovereenkomst en de Overeenkomst prevaleren de bepalingen uit deze Verwerkingsovereenkomst, voor zover het bepalingen betreft die voortvloeien uit wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.

10.4 Tenzij in deze Verwerkingsovereenkomst dan wel op een andere wijze schriftelijk door Partijen anders is overeengekomen, zijn de kosten die gepaard gaan met de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst voorzien in de prijzen en tarieven zoals opgenomen in de Overeenkomst.

Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

, [datum] [Plaats], [datum]

[naam ondertekenaar] [functie en naam ondertekenaar] [Bijlage(n): …]

Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens (artikel 3.1)

[Nader in te vullen. In deze bijlage moet in ieder geval het volgende nader worden gespecificeerd:

⮚ de activiteiten in het kader waarvan Persoonsgegevens worden Verwerkt, eventueel onder verwijzing naar de Overeenkomst;

⮚ welke Verwerkingen plaatsvinden, betrek daarbij in voorkomend geval onder andere het transporteren van gegevens en het maken van een back-up, door Opdrachtnemer;

⮚ naam van de Verwerking(en);

⮚ het doel of de doeleinden van de Verwerking(en);

⮚ om welke Persoonsgegevens van welke Betrokkenen het gaat;

⮚ in het geval van de notariële praktijk zal het meestal (ook) gaan om Persoonsgegevens van cliënten van de notaris, waarop de notariële geheimhoudingsplicht van toepassing is

⮚ de duur van de Verwerking, voor zover die afwijkt van de duur van de Overeenkomst

Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 7.1) Opdrachtnemer heeft een (informatie)beveiligingsbeleid opgesteld en de hierin beschreven maatregelen aantoonbaar geïmplementeerd. Dit beleid wordt met regelmaat getoetst en geactualiseerd. De beveiligingsmaatregelen zijn passend voor en in overeenstemming met de waarde van de te verwerken gegevens.

Wanneer Opdrachtnemer gebruik maakt van subverwerkers, dienen deze expliciet te zijn beschreven en bekend te zijn bij Opdrachtgever. De subverwerker houdt zich aan minimaal dezelfde beveiligingseisen en –maatregelen als Opdrachtnemer.

Organisatie van informatiebeveiliging

Verantwoordelijkheden ten aanzien van het beschermen van Persoonsgegevens zijn binnen de organisatie Opdrachtnemer expliciet benoemd en belegd.

Personele maatregelen

Verwerker heeft aantoonbaar bevoegd en bekwaam personeel. Zowel bevoegd en bekwaam voor het verwerken van de gegevens als voor het beveiligen en beschermen van de gegevens.

De personeelsleden zijn via een schriftelijke overeenkomst verplicht tot geheimhouding van alle informatie van Oprdachtgever.

Toegang tot Persoonsgegevens

Toegang tot Persoonsgegevens is beperkt op basis van het need-to-know principe. Alleen wanneer toegang tot Persoonsgegevens daadwerkelijk benodigd is voor het uitvoeren van de werkzaamheden wordt deze toegang ook ingeregeld. Zodra bevoegdheden van personen veranderen, wordt de toegang tot gegevens hierop aangepast.

Verwerking op mobiele apparatuur

Wanneer Persoonsgegevens worden verwerkt op mobiele apparatuur, waaronder tablets, laptops en/of smartphones, dan dienen deze apparaten versleuteld (encrypted) te zijn conform marktstandaarden.

Fysieke beveiliging

Opdrachtnemer zorgt ervoor dat Persoonsgegevens worden verwerkt in een fysiek beveiligde omgeving, met passende bescherming tegen dreigingen van buitenaf.

IT-technische maatregelen

Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de IT-omgeving te beveiligen. Informatiesystemen, componenten en middelen zijn actueel en worden door de fabrikant officieel ondersteund.

Alle software wordt op basis van een gestructureerd proces voorzien van de laatste patches. Waar technisch mogelijk wordt gebruik gemaakt van antivirussoftware.

Netwerken en informatiesystemen worden passend afgeschermd op basis van fysieke of logische scheiding, waarbij wordt gewaarborgd dat informatie van Opdrachtgever niet vermengd kan worden met dat van andere klanten van Opdrachtnemer.

Wanneer informatie over openbare netwerken of anderszins publiek beschikbaar kan komen, worden cryptografische maatregelen genomen om de informatie te beschermen tegen onbevoegde inzage.

Periodiek worden vulnerability scans en penetratietests uitgevoerd voor het toetsen van de beveiliging.

Toegang op afstand

Wanneer medewerkers van Opdrachtnemer toegang op afstand (bijvoorbeeld telewerken via internet) kunnen krijgen tot Persoonsgegevens, is deze toegang afgeschermd met een versleutelde verbinding. Toegang op afstand kan alleen worden verkregen door middel van het toepassen van 2 factor authenticatie.

Beheer van incidenten

Opdrachtnemer verplicht zijn medewerkers incidenten met betrekking tot informatiebeveiliging en privacy zo snel mogelijk te melden en deze op basis van de ernst op te volgen. Enkele voorbeelden van incidenten zijn:

•Uitval van dienstverlening, apparatuur of voorzieningen;

•Systeemstoringen of –overbelasting;

•Menselijke fouten;

•Niet-naleven van beleid en/of richtlijnen;

•Inbreuk op fysieke beveiligingsmaatregelen;

•Ongecontroleerde systeemwijzigingen;

•Storingen aan software of hardware;

•Virusuitbraak;

•Toegangsovertredingen (digitaal of fysiek).

Alle medewerkers, tijdelijke medewerkers, onderaannemers en derde partijen die op enigerlei wijze gebruik maken van informatie of informatiesystemen van Opdrachtnemer zijn verplicht om (mogelijke) lekken en inbreuken in de informatiebeveiliging te melden als incident. Hiertoe worden aan deze betrokkenen het incidentmeldingsproces van Opdrachtnemer kenbaar gemaakt.

Opdrachtnemer monitort toegang tot Persoonsgegevens en het mogelijk lekken hiervan.

Continuïteit van de dienstverlening

Opdrachtnemer neemt binnen de dienstverlening passende technische en organisatorische maatregelen om continuïteit te waarborgen. Wanneer de overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer eindigt, verplicht Opdrachtnemer zich te zorgen dat de dienstverlening van Opdrachtgever gewaarborgd blijft in de transitie naar de nieuwe leverancier van Opdrachtgever.

Overige maatregelen

De maatregelen beschreven in deze bijlage pretenderen niet concreet of volledig te zijn. Opdrachtgever verwacht dat Xxxxxxxxxxxxx zich actief opstelt bij het beschermen van Persoonsgegevens en het nemen van maatregelen om deze te beschermen. In wederzijds overleg kunnen verbeteringen ten aanzien van de Verwerkingsovereenkomst en de beschreven maatregelen worden besproken.

Bijlage 3: Maatregelen in verband met de meldplicht datalekken (artikel 3.11)

Opdrachtnemer is ervan op de hoogte dat een datalek door Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur, gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Met het oog daarop zal Opdrachtnemer al het mogelijke doen om Opdrachtgever in staat te stellen deze melding tijdig en volledig te doen. Opdrachtnemer neemt in het geval van een datalek of een vermoeden daarvan zo spoedig contact op met de Functionaris Gegevensbescherming of diens plaatsvervanger van Opdrachtgever, ook indien nog niet alle relevante informatie bekend is.

Opdrachtnemer zal Opdrachtgever binnen 48 uur na constatering van het datalek voorzien van de benodigde gegevens voor het doen van de melding, zoals omschreven op het formulier bij het Meldloket Datalekken.

Indien binnen deze termijn de benodigde gegevens nog niet beschikbaar zijn, zal Opdrachtnemer binnen deze termijn de beschikbare gegevens aan Opdrachtgever aanleveren, met een inschatting van de termijn waarop de overige gegevens beschikbaar zullen komen of de reden waarom deze gegevens niet kunnen worden aangeleverd.

Opdrachtnemer zal Opdrachtgever voortdurend op de hoogte houden van actuele ontwikkelingen rondom het datalek en van de maatregelen die Opdrachtnemer treft om de gevolgen van het incident te beperken en herhaling te voorkomen.

Opdrachtgever zal Opdrachtnemer op de hoogte houden van wijzigingen in de contactpersonen die aanspreekpunt zijn in het geval van een (mogelijk) datalek.