OVEREENKOMST BETREFFENDE DE ARBEIDSVOORWAARDEN EN DE FINANCIËLE REGELING VOOR DE HULPCONFERENTIETOLKEN1 DIE DOOR DE INSTELLINGEN VAN DE EUROPESE UNIE IN DIENST WORDEN GENOMEN
OVEREENKOMST BETREFFENDE DE ARBEIDSVOORWAARDEN EN DE FINANCIËLE REGELING VOOR DE HULPCONFERENTIETOLKEN1 DIE DOOR DE INSTELLINGEN VAN DE EUROPESE UNIE IN DIENST WORDEN GENOMEN
op 13 oktober 2004 van aantekeningen voorzien naar aanleiding van de goedkeuring van Verordening (EG, Euratom) nr. 723/2004 van de Raad van 22 maart 2004 tot wijziging van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en van de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, die op 1 mei 2004 in werking is getreden
Het Europees Parlement, de Commissie en het Hof van Justitie, die optreden namens de instellingen en organen van de Europese Gemeenschappen, enerzijds;
De "Association Internationale des Interprètes de Conférence" (AIIC), die daartoe is gemachtigd door de beroepsverenigingen van tolken die als representatief worden beschouwd in de zin van de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling ("de oproep"), anderzijds;
Gezien de resultaten van de oproep die werd gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen nr. C 256 van 14 augustus 1998;
Gezien de onderhandelingsmandaten die zijn verstrekt door de hulpconferentietolken (HCT’s) welke zijn erkend door de instellingen en door de beroepsverenigingen van tolken die in de zin van de oproep als representatief worden beschouwd;
Gezien de continuïteit van de overeenkomsten die sinds 1 januari 1969 tussen de AIIC en de instellingen zijn gesloten, met name wat betreft de bepalingen op het gebied van sociale zekerheid;
Gezien de wijze waarop de HCT’s sinds 1952 een bijdrage leveren aan het dekken van de behoeften van de instellingen;
Overwegende dat de HCT’s ingevolge Verordening (EG) nr. 260/68 van de Raad aan communautaire belasting onderworpen zijn;
De bepalingen van artikel 902 van de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden in overweging nemende,
Zijn het volgende overeen gekomen:
Artikel 1: Werkingssfeer van de overeenkomst
1 Ingevolge het tot 31 december 2006 geldende artikel 78 en het vanaf 1 januari 2007 geldende artikel 90 van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden (RAP) worden de begrippen "hulptolken" en "freelance tolken" vervangen door de term "hulpconferentietolken" (HCT).
2 Artikel 78 tot en met 31 december 2006.
Deze overeenkomst is van toepassing op de HTC’s die, ongeacht hun plaats van tewerkstelling, door het Europees Parlement, de Commissie of het Hof van Justitie voor eigen rekening of voor rekening van de instellingen en organen van de Europese Unie, alsmede de onder het Gemeenschapsrecht vallende organisaties die zijn opgericht bij de Verdragen of bij een communautair besluit van afgeleid recht ("de instellingen") in dienst worden genomen.
De indienstneming wordt geregeld door de bepalingen van de regeling betreffende de HCT’s die van toepassing is op de instelling waar zij hun werkzaamheden verrichten.
Deze overeenkomst heeft een algemene strekking en wordt niet door geografische overwegingen beperkt.
Alle overeenkomstsluitende partijen zorgen in het kader van hun respectieve bevoegdheden voor de naleving en de goede uitvoering van deze bepalingen.
Titel I: Algemene voorwaarden voor de indienstneming van HCT’s
Artikel 2: Voorwaarden voor de indienstneming
Elke beginnende HCT3 die na de inwerkingtreding van de herziening van de overeenkomst wordt geaccrediteerd en overeenkomstig artikel 1, tweede alinea, van deze overeenkomst in dienst wordt genomen, moet 250 dagen voor de instellingen hebben gewerkt voordat hij als ervaren tolk geldt.
Artikel 2 bis: Geheimhoudingsplicht
Voor HCT’s geldt een totaal en absoluut beroepsgeheim. Het moet worden gerespecteerd ten aanzien van iedereen en betreft alles wat is vernomen bij de uitoefening van het beroep naar aanleiding van niet-openbare vergaderingen.
Artikel 3: Consecutief tolken
Aangezien de beheersing van het consecutief tolken een essentieel onderdeel vormt van het beroep van conferentietolk, moet elke HCT deze vorm van tolken beoefenen tijdens de vergaderingen van de instellingen. Deze verplichting geldt niet in geval van een naar behoren vastgestelde lichamelijke handicap.
Artikel 4: Bijscholing en talenonderwijs
De HCT’s die regelmatig voor de instellingen werken, kunnen aan bijscholings- en talencursussen deelnemen (met name met betrekking tot het gebruik van de terminologische
3 Zie in de bijlage het door de vertegenwoordigers van het Europees Parlement, de Commissie, het Hof van Justitie en de internationale vereniging van conferentietolken in onderlinge overeenstemming genomen besluit van 20 juni 2001 over de interpretatie van het begrip "beginnende tolk". De in de voorlaatste alinea van dit besluit genoemde uitzonderingen gelden voor het aanbod van onvoldoende gedekte talen. Deze bijlage is een vast onderdeel van deze overeenkomst.
databanken) die deze voor hun ambtenaren en andere personeelsleden organiseren, voor zover deze deelname de goede werking van de diensten niet belemmert.
HCT's hebben toegang tot opleidingsbeurzen onder de door elke instelling vastgestelde voorwaarden. Die voorwaarden worden met passende middelen ter kennis gebracht van de HCT's.
Artikel 5: Aanwervingsbeleid
In het belang van beide partijen streven de instellingen ernaar om voor zover mogelijk een zekere mate van stabiliteit in hun aanwervingsbeleid te handhaven, tolken op rechtstreekse en individuele basis in dienst te nemen en abrupte beëindiging van contracten te voorkomen.
Titel II: Geldelijke regeling
Artikel 6: Dagsalaris
Het dagsalaris van een ervaren HCT is gebaseerd op het basissalaris van een ambtenaar van de rang AD12, 5e salaristrap4. Het bedraagt een twintigste van het basissalaris van een ambtenaar van deze rang, vermenigvuldigd met de coëfficiënt 0,9392638.
Het dagsalaris van een beginnend HCT bedraagt 72% van het dagsalaris van een ervaren HCT.
Het directoraat-generaal Xxxxxx stelt de andere overeenkomstsluitende partijen onverwijld in kennis van elke aanpassing van het uit de bovenstaande bepalingen voortvloeiende dagsalaris.
Artikel 7: Forfaitaire reiskostenvergoeding
De forfaitaire reiskostenvergoeding bedraagt de helft van het dagsalaris.
De voorwaarden voor toekenning van deze vergoeding zijn in de uitvoeringsbepalingen opgenomen.
Artikel 7 bis: Forfaitaire compensatie
De forfaitaire compensatie bedraagt de helft van het dagsalaris.
Deze compensatie is verschuldigd bij langeafstandsreizen of opdrachten waarbij veel van de ene naar de andere plaats moet worden gereisd (itinerante opdrachten).
Artikel 8: Belastingen
4 Tot en met 30 april 2006: rang A*12, 5e salaristrap.
De bezoldiging van de HCT’s is ingevolge Verordening (EG) nr. 260/68 van de Raad aan de Gemeenschapsbelasting onderworpen en, overeenkomstig artikel 13 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, vrijgesteld van nationale belastingen.
Artikel 9: Dagvergoeding
De HCT’s die buiten de plaatselijke zone worden ingezet, d.w.z. op meer dan 60 km van hun beroepsdomicilie, ontvangen een dagvergoeding die gelijk is aan de dagvergoeding voor dienstreizen voor ambtenaren voor de instelling waarvoor zij in dienst zijn genomen. Hotelkosten van de HCT’s worden vergoed binnen het maximum dat voor die ambtenaren is vastgesteld, tegen overlegging van de hotelrekening.
In voorkomend geval ontvangt de HCT een aanvullende dagvergoeding.
Artikel 10: Vergoeding van de reiskosten
HCT’s die buiten de plaatselijke zone woonachtig zijn, organiseren hun reis/reizen zo kosteneffectief mogelijk. Zij ontvangen tegen overlegging van bewijsstukken een vergoeding van de noodzakelijke, daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Wanneer de reiskosten van tevoren worden vergoed, geschiedt de betaling in de valuta waarin het vervoerbewijs is betaald.
Artikel 11: Niet-gewerkte dagen
Wanneer de HCT tussen twee opdrachten gezien de korte tijdsduur (ten hoogste drie dagen) niet naar zijn beroepsdomicilie kan terugkeren, wordt hem voor elke niet gewerkte dag tweederde van het in artikel 6 genoemde dagsalaris betaald, alsmede de in artikel 9 genoemde dagvergoeding.
Deze regeling kan ook worden toegepast op HCT’s die er de voorkeur aan geven deze periode in hun plaats van tewerkstelling door te brengen, mits de in de vorige alinea genoemde bedragen niet hoger zijn dan de prijs van het vervoerbewijs en de verschuldigde vergoedingen.
HCT’s die er de voorkeur aan geven deze periode in hun plaats van tewerkstelling door te brengen, moeten de opdrachtgevende dienst(en) vóór het begin van de niet-gewerkte dagen verzoeken dit artikel toe te passen.
Artikel 12: Xxxxx reizen en vermoeiende opdrachten
Voor deze specifieke opdrachten is in compensaties voorzien. Zij zijn opgenomen in de uitvoeringsbepalingen voor een aantal bepalingen van de overeenkomst.
Artikel 13: Beroepsdomicilie
Voor de toepassing van deze titel kunnen de HCT’s niet meer dan één beroepsdomicilie tegelijk hebben. Dit beroepsdomicilie wordt uiterlijk bij de sluiting van het eerste contract aangegeven; elke wijziging moet schriftelijk worden medegedeeld en moet op een periode van tenminste zes aaneengesloten maanden betrekking hebben.
Het beroepsdomicilie is in beginsel de plaats waarvandaan de HCT naar zijn plaats van tewerkstelling vertrekt en waarnaar hij terugkeert vanuit zijn plaats van tewerkstelling.
Het beroepsdomicilie van de HCT's5 is vermeld in de versie van hun cv dat toegankelijk is voor de gebruikers van SCICnet6.
Artikel 14: Annulering
Indien het contract van de HCT minstens 60 dagen vóór de datum van uitvoering wordt geannuleerd, heeft de HCT geen recht op bezoldiging of vergoeding.
Indien de opdrachtgevende dienst het contract minder dan 60 dagen vóór de datum van uitvoering annuleert, heeft de HCT recht op volledige bezoldiging voor elke dag waarop het geannuleerde contract betrekking heeft, maar niet op andere vergoedingen.
Titel III: Sociale zekerheid
Artikel 15: Ouderdoms- en overlijdensverzekering
Voor de in dienst genomen HCT’s worden bijdragen voor de ouderdoms- en overlijdensverzekering betaald. Daartoe moeten de HCT’s zich aansluiten bij een door de Commissie erkende verzekeringsinstelling.
De bijdragen bestaan uit twee onderdelen:
- een bedrag van 16,50% van het dagsalaris en, in voorkomend geval, van de forfaitaire reiskostenvergoeding komt ten laste van de instelling die de HCT in dienst neemt;
- een bedrag van 8,25% van het dagsalaris en, in voorkomend geval, van de forfaitaire reiskostenvergoeding wordt ingehouden.
Wanneer de HCT, hoewel hij daartoe is aangemaand, nalaat de Commissie mede te delen welke verzekeringsinstelling hij heeft gekozen voor zijn ouderdoms- en overlijdensverzekering, maakt de Commissie het totale bedrag voor deze verzekering, dat de werkgevers- en werknemersbijdragen omvat, over aan een verzekeringsinstelling van haar keuze.
Artikel 16: Ziektekosten- en ongevallenverzekering
5 De AIIC verklaart dat het beroepsdomicilie van haar leden het beroepsdomicilie is dat in de via internet toegankelijke gegevensbank van de vereniging is opgenomen.
6 De eventuele mededeling van dat domicilie mag niet indruisen tegen de regels betreffende de toegang tot persoonsgegevens (Verordening EG nr. 45/2001).
De Commissie sluit een contract om de HCT's te verzekeren tegen de risico’s van ongevallen, ziekte en de daaruit voortvloeiende inkomstenderving, die optreden gedurende de dagen waarop zij in opdracht van de Europese Unie werken of reizen, alsook gedurende de in artikel 11 hierboven genoemde niet-gewerkte dagen7.
De instellingen betalen voor elke dag waarop een HCT door hen in dienst wordt genomen een bijdrage in de verzekeringskosten.
De verzekeringspolis biedt de HCT's de mogelijkheid om zonder financiële bijdrage van de instellingen een aanvullende verzekering af te sluiten voor de dagen waarop zij niet voor de Unie werkzaam zijn.
De Commissie raadpleegt alle overeenkomstsluitende partijen over het operationele gedeelte van de aanbestedingen die zij uitschrijft met het oog op het sluiten of verlengen van de verzekeringspolissen.
Titel IV: Wijze van betaling
Artikel 17: Gebruik van de euro
De betaling van de verschuldigde bedragen aan de HCT’s of voor hun rekening geschiedt per overschrijving in euro's. Wanneer de betaling in euro's in een bepaald land aanleiding geeft tot problemen, tracht de Commissie deze zo snel mogelijk op te lossen; in afwachting daarvan verricht zij de betaling in de valuta die zij gewoonlijk in haar financiële betrekkingen met dit land gebruikt.
Artikel 18: Betalingstermijnen
De betaling vindt plaats
1) voor de dagsalarissen, de vergoedingen en de kosten: binnen vier weken te rekenen vanaf de zaterdag van de week waarin de laatste werkdag is vervuld; de bijdrage die moet worden betaald aan de verzekeringsinstantie waarbij de HCT is aangesloten, de bijdrage van de HCT in de premie voor de ongevallen- en ziektekostenverzekering en, in voorkomend geval, het gedeelte van de vergoedingen en kosten dat ten laste komt van een andere instelling of een derde, worden van tevoren afgetrokken;
2) voor de bijdragen in de ouderdoms- en overlijdensverzekering: binnen acht weken te rekenen vanaf de zaterdag van de week waarin de laatste werkdag is vervuld.
Op de derde werkdag van de eerste week die volgt op de week waarin de werkzaamheden zijn verricht, betaalt de Commissie een voorschot ter hoogte van 80% van de verschuldigde dagsalarissen.
TITEL V: Betrekkingen tussen de overeenkomstsluitende partijen
7 De dekking gedurende de in artikel 11 genoemde niet-gewerkte dagen wordt pas vanaf 1 maart 2005 van kracht.
Artikel 19: Herziening van de overeenkomst en overleg
Voordat in de overeenkomst of de bijlagen daarbij wijzigingen kunnen worden aangebracht, vindt overleg tussen de partijen plaats. De wijzigingen treden pas in werking op de datum waarop hierover een akkoord is bereikt in de vorm van een schriftelijk aanhangsel bij de overeenkomst.
Op verzoek van een van de partijen vindt overleg plaats om de wijze van toepassing van deze overeenkomst te onderzoeken en om informatie uit te kunnen wisselen.
Wanneer op verzoek of van rechtswege overleg plaatsvindt, deelt elke partij de andere partij de samenstelling mede van de delegatie die haar vertegenwoordigt. Deze delegaties komen uiterlijk zes weken na de kennisgeving van het verzoek bijeen. De partijen verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om zo snel mogelijk overeenstemming te bereiken.
Artikel 20: Tolkendelegaties
Bij elke instelling die partij is bij de overeenkomst, wordt een tolkendelegatie benoemd, die tot taak heeft toe te zien op de tenuitvoerlegging van de overeenkomst. Deze tolkendelegatie doet elke instelling een lijst van haar leden toekomen. De instellingen vergemakkelijken de taak van deze delegaties met name door mede te delen wie als onderhandelingspartner voor het desbetreffende geval bevoegd is. Op verzoek van de delegatie of de betrokken instelling worden vergaderingen georganiseerd.
Artikel 21: Garanties voor personeelsvertegenwoordigers
De instellingen die de overeenkomst hebben ondertekend, verbinden zich ertoe noch de leden van de onderhandelingsdelegatie en de tolkendelegaties, noch HCT’s die enige andere vertegenwoordigende functie uitoefenen, op enige wijze te discrimineren bij de indienstneming.
Artikel 22: Interpretatie van de overeenkomst
Ieder geschil over de interpretatie van deze overeenkomst dat niet kan worden opgelost in het kader van overleg uit hoofde van artikel 19, wordt geregeld door middel van arbitrage.
Hiertoe wijst iedere partij een scheidsrechter aan binnen vier weken na de kennisgeving van het verzoek van een partij om, onverminderd deze overeenkomst en haar bijlagen, een beroep te doen op de arbitrageprocedure.
Binnen drie weken wijzen deze twee scheidsrechters een derde scheidsrechter aan die geen enkele band heeft of gehad heeft met een van de partijen. Deze drie scheidsrechters vormen het arbitragecollege dat na zijn oprichting 10 weken tijd heeft om het geschil te beslechten overeenkomstig de procedure die het meest geschikt lijkt. Indien een scheidsrechter niet binnen de gestelde termijn wordt aangewezen, wordt deze aangewezen door de voorzitter van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen.
Titel VI: Regeling van individuele geschillen
Artikel 23: Verzoeken en beroep
Overeenkomstig artikel 1178 van de RAP gelden ingeval van individuele geschillen de in titel VII van het Statuut bedoelde bepalingen inzake verzoeken en beroep.
Titel VII: Arbeidsvoorwaarden
Artikel 24: Regels betreffende de plaats van tewerkstelling en de samenstelling van de teams
De regels voor de plaats van tewerkstelling van de HCT en de regels voor de samenstelling van de teams zijn dezelfde als die welke van toepassing zijn voor de tolken met het statuut van ambtenaar van de instelling waarvoor zij zijn aangeworven behoudens bepalingen in verband met de laatste dag van de tewerkstellingsperiode.
De instellingen zorgen voor de indienstneming en het werkprogramma van de HCT’s; daarbij dienen zij de kwaliteit te waarborgen en het aantal "relais" te beperken.
Het bepaalde in artikel 19, tweede en derde alinea, is van rechtswege van toepassing indien de talenregeling van de Europese Unie of de regels betreffende de plaats van tewerkstelling van de tolken in vaste dienst veranderen.
Artikel 25: Plaats van tewerkstelling
De plaats van tewerkstelling van de HCT wordt vastgelegd in het contract.
Indien de behoeften van de dienst dit vereisen, behouden de instellingen zich de mogelijkheid voor de in het contract vermelde instelling of plaats van tewerkstelling te wijzigen na raadpleging van de tolk. De HCT kan worden tewerkgesteld in de plaats van zijn beroepsdomicilie indien een opdracht buiten dit domicilie wordt afgelast.
Artikel 26: Documentatie
De instellingen stellen alle voor het werk noodzakelijke documentatie ter beschikking van de HCT’s die worden tewerkgesteld tijdens hun vergaderingen.
Artikel 27: Technische apparatuur
8 Artikel 73 tot en met 31 december 2006.
De instellingen verbinden zich ertoe bij de bouw of modernisering van hun technische installaties de I.S.O.- en C.I.E.-normen en -bepalingen na te leven, evenals eventuele normen en bepalingen die zijn overeengekomen tussen de organisaties die de tolken in vaste dienst enerzijds en de HCT’s anderzijds vertegenwoordigen.
De instellingen beijveren zich om dezelfde nomen en bepalingen na te leven bij vergaderingen die buiten hun gebouwen worden gehouden. De HCT’s weigeren van hun kant te werken met apparatuur die de instellingen verwerpen omdat die niet voldoet aan deze normen en bepalingen.
Wat de nieuwe technologieën betreft, zorgen de overeenkomstsluitende partijen er, onverminderd artikel 27 bis, zoveel mogelijk voor dat de "Code voor het gebruik van nieuwe technologieën bij conferentietolkwerkzaamheden" wordt nageleefd.
Artikel 27 bis: Vertolking op afstand
De bepalingen van het Interinstitutioneel Akkoord betreffende de bepalingen die van toepassing zijn op vertolking op afstand, gesloten tussen de vertegenwoordigers van de administraties van het Hof van Justitie en het Europees Parlement en de vertegenwoordigers van de Europese Commissie enerzijds, en de vertegenwoordigers van de tolken met het statuut van ambtenaar en hulpconferentietolken van het Hof van Justitie en het Europees Parlement en, wat de Commissie betreft, de vakbonds- en beroepsorganisaties en de vertegenwoordigers van de HCT's anderzijds, zijn van rechtswege van toepassing.
Artikel 27 ter: Bescherming van de rechten van de HCT's en disclaimer
Wanneer de vertolking wordt opgenomen en ter beschikking van het publiek wordt gesteld of wordt verspreid, zien de instellingen erop toe dat in het verspreidingsmedium, en in het bijzonder in het geval van verspreiding op internet, een verklaring verschijnt dat de vertolking tot doel heeft de communicatie te vergemakkelijken en niet als een authentieke weergave van de debatten kan worden beschouwd. Zij nemen ook een disclaimer op volgens welke de tolk elke verantwoordelijkheid afwijst voor eventuele fouten of weglatingen die zich tijdens de vertolking kunnen voordoen, voor de inhoud van de oorspronkelijke toespraak of informatie waarop die gebaseerd is, of voor schade die het gebruik van de vertolking kan veroorzaken.
Titel VIII: Slotbepalingen
Artikel 28: Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd gesloten. Zij kan door elk der partijen met een opzeggingstermijn van twaalf maanden worden opgezegd.
In geval van opzegging vindt het in artikel 19 bedoelde overleg van rechtswege plaats. Artikel 29: Aanpassing van de regeling
Elke instelling past haar regeling betreffende de HCT’s aan deze overeenkomst aan.
Artikel 30: Aangehechte documenten en verklaringen
De aan deze overeenkomst gehechte uitvoeringsbepalingen voor een aantal bepalingen van de overeenkomst, de gemeenschappelijke verklaring van de overeenkomstsluitende instellingen over de toekenning van technische hulpmiddelen voor het tolken, alsmede het besluit van 20 juni 2001 betreffende het begrip "beginnende tolk" maken een integrerend deel uit van de overeenkomst
Artikel 31: Inwerkingtreding van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op 1 september 1999.
Gedaan te Brussel in vier exemplaren, op 28 juli 1999
Voor de instellingen en organen van de Europese Gemeenschappen
Voor de AIIC die is gemachtigd door de beroepsverenigingen van tolken die overeenkomstig de oproep als representatief worden beschouwd
Voor het Europees Parlement:
Xxxxxx XXXXXXXXX Secretaris-generaal
Malick SY
Voorzitter van de AIIC
Voor de Commissie:
Xxxxx XXXXXX Secretaris-generaal
Voor het Hof van Justitie:
Xxxxx XXXXX Xxxxxxxx
Het feit dat de overeenkomst door de vertegenwoordiger van het Hof van Justitie wordt ondertekend, kan in geen geval invloed hebben op de positie van het Hof als rechterlijke instantie.