Afdeling: Informatie en Communicatie

Het agentschap Onroerend Erfgoed werft aan in tijdelijk contractueel verband:

Projectmedewerker verhuis VAC de Meander (M/V)

Afdeling: Informatie en Communicatie

Niveau: A111

Graad: Adjunct van de directeur

Standplaats: Phoenixgebouw, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 0, 0000 Xxxxxxx

Vacaturenummer: 201418

FUNCTIECONTEXT

Het agentschap Onroerend Erfgoed is een entiteit van de Vlaamse overheid. We inventariseren en beschermen waardevolle gebouwen, landschappen, archeologische sites en varend erfgoed. We ondersteunen bovendien het onroerenderfgoedbeheer en voeren beleidsgericht onderzoek uit. Een park, een fabriekspand, een muurschildering of een scheepswrak. Het is allemaal onroerend erfgoed en het is er voor iedereen. Vandaag, en ook in de toekomst.

We ondersteunen de bevoegde minister bij het uittekenen van een gefundeerd en actueel beleid voor het onroerend erfgoed in Vlaanderen. Onroerend erfgoed is veelzijdig en zorgt voor een kwalitatieve leefomgeving om te wonen, werken en te ontspannen. Daarom willen we een gedragen beleid om de zorg voor erfgoed voor iedereen vanzelfsprekend te maken, om samen onze maatschappij vorm en kleur te geven.

Om zijn kerntaken uit te voeren heeft het agentschap ongeveer 300 personeelsleden. Deze zijn onderverdeeld in diverse functiegroepen, waarvan de erfgoedconsulenten en de erfgoedonderzoekers de grootste zijn. Andere functiegroepen zijn o.a. de beleidsmedewerkers, de communicatiemedewerker en de depotmedewerkers.

De Vlaamse Regering heeft in de zomer van 2014 groen licht gegeven voor de bouw van het nieuwe Vlaams Administratief Centrum De Meander op de terreinen van Thurn en Taxis. De ambtenaren van de Vlaamse Overheid uit het Phoenixgebouw en het Boudewijngebouw verhuizen tegen eind 2017 naar dit nieuwe gebouw, dus ook de personeelsleden van het agentschap Onroerend Erfgoed die in het Phoenixgebouw werken. Voor de coördinatie van deze verhuis zoekt het agentschap een projectmedewerker.

JE TAKENPAKKET

De verhuis naar het VAC De Meander is voorlopig gepland eind 2017.

Je bent verantwoordelijk voor de planning, organisatie en coördinatie van de verhuis van het Phoenixgebouw naar het nieuwe VAC. De verhuis omvat verschillende aspecten: de verhuis van de werkplekken van de personeelsleden, de begeleiding van de personeelsleden en de verhuis van alle archieven (2km) , de bibliotheek (2km) , de publicaties (1 km) en materiaal.

Je eerste opdracht is het intensief voorbereiden en begeleiden van archiefdagen op de werkvloer en het bieden van ondersteuning bij de evacuatie van dossiers uit de kelder van het Phoenixgebouw.

Je leert zo de medewerkers, de organisatie en haar werking beter kennen en maakt de mensen warm voor een nieuwe (papierarme) manier van werken. Je zoekt ook mee naar goede oplossingen voor het verwijderen van overtollige publicaties en bibliotheekstocks. Naarmate de verhuisdatum dichter komt, schakel je over naar de algemene coördinatie van het volledige verhuisproject.

Je stelt een projectplan op, overlegt en communiceert dit naar alle betrokken partijen in verschillende communicatiekanalen. Je bent eerste aanspreekpunt voor het project verhuis VAC De Meander. Voor het projectplan overleg je met het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid.

Je zorgt voor een grondige voorbereiding van de verhuis, zodat de effectieve verhuis naar het VAC op een efficiënte manier gebeurt en beperkt in tijd.

Je voert dit project uit in samenwerking met de leidinggevenden, de HR verantwoordelijke en de afdeling Informatie en Communicatie van het agentschap en je rapporteert de voortgang van het project aan het afdelingshoofd Informatie en Communicatie.

Je implementeert samen met een aantal collega’s het concept plaats- en tijdsonfhankelijk werken binnen het agentschap.

JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA

- Je bent in het bezit van een master of je hebt een gelijkwaardig diploma behaald.

- Een diploma van de ManaMa Archivistiek is een voordeel, maar geen vereiste.

JE GEDRAGSCOMPETENTIES

- Verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 – neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk

- Initiatief – niveau 1 – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)

- Communiceren – niveau 2 – verzorgt de interactie

- Klantgerichtheid – niveau 1 – reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

- Analyseren – niveau 1 – Ziet de essentie van het probleem

- Voortgangscontrole – niveau 1 – Bewaakt de voortgang van zijn werk JE TECHNISCHE COMPETENTIES

- Je hebt ervaring met verhuisprojecten van overheidsdiensten.

- Je kent de regelgeving m.b.t. het beheer van overheidsarchieven (Archiefdecreet).

JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

- Je kan zelfstandig en planmatig werken.

- Je werkt nauwgezet en bent sterk in schriftelijke en mondelinge communicatie en rapportering.

- Je hebt een sterke analytische vaardigheid en kunt tot synthese komen.

- Je beschikt over uitstekende sociale vaardigheden en werkt vlot samen.

- je hebt de nodige aandacht voor kwaliteitsbewaking.

- Je hebt een brede visie en je kan interdisciplinair werken, met oog voor integratie.

RESULTAATSGEBIEDEN

- Behoefteanalyse

Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.

- Dienstverlening uitbouwen

Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.

- Werkinstrumenten

Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.

- Adviesverlening

Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde

deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.

- Kwaliteitsborging

Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.

- Communicatie en contacten

Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.

- Projectdeelname

Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.

- Kennis mbt het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.

- Coördineren

Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

ONS AANBOD

- Een contract van onbepaalde duur met onmiddellijke indiensttreding. Jouw tewerkstelling is gekoppeld aan de effectieve verhuis. Op dit moment wordt voorzien dat de verhuis afgerond is op 31/12/2017. Het contract loopt door tot 31/12/2018. Als de verhuis niet doorgaat of met meer dan 2 jaar wordt uitgesteld eindigt jouw tewerkstelling.

- De werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.

- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.

- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag).

- Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 1806 euro (maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.

- Relevante ervaring uit de privésector wordt in rekening genomen.

- Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie

SELECTIEPROCEDURE

- CV-screening: je cv wordt zorgvuldig vergeleken met de gevraagde ervaring en de gevraagde technische en persoonsgebonden competenties (timing o.v. week van 12/01/2015).

- Interview met case: er wordt een gestructureerd interview gehouden waarin zowel je motivatie, je ervaring en de gevraagde competenties worden bevraagd (timing o.v. week van 19/01/2015). Deze fase is eliminerend.

- Psychotechnische proeven (timing o.v. week van 26/01/2015). WERFRESERVE

Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Deze termijn kan verlengd worden door de leidend ambtenaar van het agentschap.

HOE SOLLICITEREN?

De Vlaamse overheid draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Je wordt aangeworven op basis van competenties. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Personen met een handicap krijgen de nodige faciliteiten indien zij hierom verzoeken.

Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op xxx.xxxxxxx.xx. Gebruik de knop ‘werk zoeken’ om naar de vacature te gaan en dien je kandidaatstelling in via de knop ‘solliciteer nu’. Als je nog geen kandidatenprofiel hebt, moet je dit eerst aanmaken via ‘Meld je aan’.

Je kandidatuur is enkel geldig als je alle velden volledig hebt ingevuld voor 09/01/2015.