Contract
Om ons team administratie tijdelijk te versterken, zijn wij in het departement Onderwijs en Vorming momenteel op zoek naar:
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER(M/V)
(tijdelijk contract 3 tot 6 maanden)
Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Departement Onderwijs en vorming
Niveau: C
Graad: medewerker
Standplaats: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx XX- xxxx 00 0000 Xxxxxxx
Vacaturenummer: DEP/C111
Functiecontext
Voor iedereen in Vlaanderen kwaliteitsvol onderwijs en vorming waarborgen, dat is de kerntaak van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid, het monitoren van de beleidsuitvoering en de onderwijscommunicatie.
Het departement wenst tijdelijk (gedurende een periode van 3 tot 6 maanden) enkele administratieve medewerkers aan te werven.
TAKENPAKKET
Je voert administratief, ondersteunende opdrachten uit voor één of meer personen binnen de afdeling en draagt zo bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling
Deze administratieve taken kunnen zeer verschillend zijn:
- Je houdt gegevens bij in een databank m.b.t. een bepaald onderwerp zodat de organisatie op elk ogenblik over correcte en recente informatie beschikt.
- Je verzorgt en ontsluit een klassement zodat jij en je collega’s in staat zijn om snel de gevraagde informatie terug te vinden.
- Je helpt bij het opmaken en administratief verwerken van dossiers (bv. versturen documenten, nagaan wat ontbreekt, dossier inschrijven in een opvolgingssysteem)
- Je stelt de map met documenten van een vergadering samen.
- Je ondersteunt je collega’s bij het opstellen van documenten (bv. lay- out opmaken van document, briefwisseling/ documenten vervolledigen, uitnodigingen opstellen,…)
- Je voert allerlei operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst waar je werkt (bv. fotokopies nemen en verspreiden, helpen bij verzendingen, inspringen bij afwezigheid collega, aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij vergadering of studiedag,
- Je helpt bij het sorteren en verdelen van de post zodat de briefwisseling snel op de juiste plaats is
- Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal zodat je bijdraagt tot een positief en klantgericht imago van de afdeling
- Je beheert de agenda van leidinggevende of groep medewerkers (bv. afspraken maken, reserveren zalen/ hotels/ vliegtuigtickets,
Naargelang de afdeling waar je tewerkgesteld wordt, zullen bepaalde van bovenstaande taken meer/ minder of niet aan bod komen.
Je profiel
Deelnemingsvoorwaarden
• Je beschikt minimum over een diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld.
• Schoolverlaters worden ook gestimuleerd om zich kandidaat te stellen.
• Als je je diploma in een ander land dan België behaalde dan moet je bij je sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming ( NARIC-Vlaanderen, xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx) kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor.
Technische competenties
Je beschikt over een goede kennis van het softwarepakket MS-Office en bent ook goed vertrouwd met bureautica.
Je beschikt over een basis administratief-organisatorische vaardigheden Je bent zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief.
Je hebt een goede kennis van het Nederlands.
Je hebt een basiskennis van het Engels en bent in staat om telefoons in het Engels aan te nemen. Kennis van het Frans is een pluspunt.
In het bezit zijn van een diploma of getuigschrift van een opleiding die sterk voorbereidt op een administratief- ondersteunende functie is een pluspunt.
Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
Je toont je leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten
Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de afdeling en het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Je werkt mee en informeert anderen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
Je handelt correct en respectvol ten aanzien van je omgeving en van de bestaande regels en afspraken
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Je hanteert een correcte en begrijpelijke taal.
Nauwgezetheid =
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Je levert met oog voor detail correct werk af.
Plannen =
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Je plant je eigen werk effectief
Initiatief =
Xxxxxx onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Je neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc).
Ons aanbod
- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
- Je wordt contractueel aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met een contract van bepaalde duur van drie tot zes maanden. Je aanvangssalaris is minimaal 22.485,43 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1.873,79 euro.
- Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 9 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage.
- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.
- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.
- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
- Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas.
- Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers.
Hoe solliciteren?
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties
Je kan solliciteren via het online webformulier op de website van Jobpunt Vlaanderen. Solliciteren kan tot maandag 21 april.
Selectieprocedure
Fase 1: preselectie op basis van cv en motivatie.
Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde CV in aanmerking komen. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige technische competenties (zie hoger: administratief-organisatorische vaardigheden,…) Verduidelijk ook duidelijk welke ervaring je reeds hebt opgedaan m.b.t. het uitoefenen van een administratief- ondersteunende functie, alsook waar je deze ervaring op deed (bv. tijdens stage, tijdens vorige job,…).
Motiveer in je standaard-CV ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in deze job en wat je troeven zijn voor deze job.
Op basis van de bekomen informatie over je motivatie en opgedane ervaring worden alle CV’s gerangschikt. De CV’s die het hoogst zijn gerangschikt worden uitgenodigd voor een gesprek.
Fase 2: gesprek (m.i.v. kleine opdracht waarbij aantal technische competenties getest worden)
Meer weten?
Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de functie met:
Xxxx Xxxxxxxxxx, secretariaat- generaal tel. 00 000 00 00
voor de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden met Xxxxxxxxxx Xxx Xx Xxxxxx, team Loopbaanbeheer
tel. 00 000 00 00
Wervingsreserve
De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die twee jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat.
Indien je twee keer de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is.