Selectieprocedure tot aanwerving van een
Werken bij Stad & OCMW Nieuwpoort
Selectieprocedure tot aanwerving van een
Stafmedewerker administratie
(A1a-A3a)
in contractueel verband (voltijds)
inlichtingenbrochure
Selectieprocedure via aanwerving van een Stafmedewerker secretariaat (A1a-A3a) in contractueel verband (voltijds) |
INLICHTINGENBROCHURE
Stad en OCMW Nieuwpoort gaan volop voor de verdere professionalisering van de stadsdiensten en zijn op zoek naar nieuwe werkkrachten die mee willen bouwen aan een stad in volle verandering en vernieuwing. Xxx je geboeid door de werking van een openbaar bestuur, werk je graag mee aan een optimale dienstverlening voor onze bewoners en sta je open om de beleidslijnen van onze kuststad mee uit te denken? Dan ben jij de kandidaat die we zoeken!
1. Inhoud
Functiebeschrijving Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. Voorwaarden om deel te nemen 6
4. Inhoud en verloop van de selectieproeven 7
9. Beoordeling van de kandidaturen 8
2. Functiebeschrijving
De dienst secretarie staat in voor de administratieve ondersteuning van de verschillende beleidsorganen van de stad, het OCMW en het Autonoom Gemeentebedrijf en van de Algemeen Directeur.
Daarnaast is de dienst ook verantwoordelijk voor de vastgoedtransacties (aankoop, verkoop, huur, verhuur, concessies) en de administratie inzake intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
De stafmedewerker secretariaat staat in - onder leiding van het afdelingshoofd administratie - voor een kwaliteitsvolle beleidsvoorbereiding, - uitvoering en -evaluatie ten behoeve van het bestuur. De stafmedewerker secretariaat werkt mee aan een kwalitatieve en professionele ontwikkeling van de organisatie.
Werkt onder leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd administratie.
Functiebeschrijving Werking secretariaat
Bijdragen tot een goede werking van het team secretarie en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst.
Doel: optimaal vervullen van de centrale rol in de gemeentelijke administratie. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• Voorbereiden en verwerken van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen/gemeenteraad/AGB/Managementteam
• Horizontaal ondersteunen en legistiek adviseren van de verschillende stadsdiensten
• Coördineren van dossiers van vervreemding en verwerving van onroerende goederen en van concessies
• Opzetten van of deelnemen aan werkgroepen
• Fungeren als contactpersoon naar de toezichthoudende overheid en andere openbare besturen
Beleidsvoorstellen en adviezen
Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen
Doel: realisatie van de beleidsdoelstellingen van de dienst/afdeling Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• Analyseren van relevante signalen uit het werkveld
• Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s voor de beleidsverantwoordelijken
• Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid
• Instaan voor het coördineren van projecten/producten/dossiers
• Inwinnen van informatie
• Uitvoeren van onderzoek, bvb. op vlak van reglementering of detecteren van behoeften
• Opmaken van planningen/draaiboeken
• Samenstellen en up to date houden van de productcatalogus van de dienst
• Initiëren van of meewerken aan IKZ-projecten
• Uitvoeren van allerlei formaliteiten en procedures
• Zorgen voor het actueel houden van de dienstpagina’s van de website
Communicatie
Instaan voor een open communicatie naar de burgers, bezoekers, collega’s, externe partners en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• staat mee in voor een vlot en professioneel contact met collega’s van de eigen dienst en daarbuiten
• signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers
• actief deelnemen aan intern en extern overleg
• beantwoorden van binnenkomende vragen en opmerkingen en doorverwijzen indien nodig
• zorgen voor een optimale communicatie met burgemeester, schepenen en raadsleden
• informeren van de betrokken diensten over de stand van zaken van diverse projecten
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Omgaan met informatie | Synthesevermogen: Leggen van relevante en correcte verbanden tussen verschillende gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel. Genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Adviseren & Argumenteren Het maken van een goede indruk op anderen en hen adviseren over een bepaald standpunt of idee. Hen aanzetten tot actie of instemming krijgen voor bepaalde plannen door gebruik te maken van de juiste argumenten, methode en autoriteit. Het geven van advies en soms andere dienstverlening door middel van de eigen expertise. Een vertrouwensrelatie opbouwen op basis van eigen expertise. Iets in een organisatie kunnen veranderen of verbeteren, zonder over directe macht of middelen te beschikken. |
Omgaan met taken | Kwaliteitsgerichtheid: Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van het eigen werk. Zorgvuldig voorbereiden van taken en aandachtig uitvoeren om fouten te voorkomen. Voortdurend streven naar verbeteringen en borging van kwaliteit. Plannen & Organiseren: Aanbrengen van structuur in tijd en ruimte. Het stellen van prioriteiten en objectief meetbare doelen bij het aanpakken van taken en opdrachten zodat deze volgens een vooropgestelde planning gerealiseerd worden. In functie van de prioriteiten nauwgezet actieplannen uittekenen en daarbij de juiste middelen (mensen, budget, logistiek) inschakelen binnen de beschikbare tijd. |
Omgaan met mensen | Klantgerichtheid: De aandacht richten op het kennen en beantwoorden van de wensen en behoeften van (interne & externe) klanten, en de dienstverlening hierop afstemmen. Ernstig nemen van klachten en problemen en zoeken naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen. Teamwerk & Samenwerken: Willen deel uitmaken van een team en samenwerking boven competitiviteit stellen. Samen met anderen de activiteiten op een gemeenschappelijk doel richten en inzetten op een goede onderlinge sfeer en groepsgevoel. |
Competenties Gedragscompetenties
Omgaan met omgeving | Organisatiebewustzijn: Begrijpen van de informele structuren en de machtsrelaties binnen de organisatie en er op een adequate manier op inspelen. Invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie inzien. In staat zijn om het effect in te schatten van nieuwe gebeurtenissen. Visieontwikkeling: Bekijken van zaken op een afstand en in een ruime context plaatsen. Afstand nemen van de dagelijkse praktijk en zich een beeld vormen van de toekomst. Zich concentreren op hoofdlijnen en langere termijn, bepalen van prioriteiten, vastleggen van doelstellingen en deze vertalen in een coherent strategisch plan. |
Technische competenties
• Digitale vaardigheden
De technische competenties die gericht zijn op het kennen en gebruiken van de computer, multimedia en software als werk- en gebruiksmiddel in het dagelijks functioneren. Het gaat om de standaardproducten (tekstverwerking, rekenbladen, presentaties, databases), nieuwe media (teams, OneNote, sociale media, google, …) en de gespecialiseerde producten of software eigen aan de functie.
• Wetgeving en regelgeving
De technische competenties met betrekking tot de kennis van de wetgeving en regelgeving, noodzakelijk in het uitoefenen van de functie.
• Werking en werkmiddelen
De technische competenties die noodzakelijk zijn om optimaal en correct te functioneren in zijn dagelijkse werkzaamheden; het zijn de basisregels rond processen, werkmethodes, en – methodieken en werkmiddelen.
3. Voorwaarden om deel te nemen
Algemene toelatingsvoorwaarden (= elke kandidaat moet hieraan voldoen):
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je:
1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;
2. De burgerlijke en politieke rechten genieten;
3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. Dit moet nagegaan worden voor de effectieve tewerkstelling;
Algemene en bijzondere aanwervingsvoorwaarden :
1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
2. In het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli gelijkgesteld met universitair onderwijs;
3. In het bezit zijn van een rijbewijs B;
4. Slagen voor een selectieprocedure.
4. Inhoud en verloop van de selectieproeven
• een gevalstudie/ schriftelijke proef: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst. De wetgeving of specifieke kennis met betrekking tot de functie kan hierin worden verwerkt
• een mondelinge proef: deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd.
• assessmentproef: Dit capacitair onderzoek op niveau van de functie beoogt de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes. Er wordt uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat. Op het assessment kunnen de kandidaten de vermelding niet geschikt of geschikt bekomen.
Enkel de kandidaten met een vermelding ‘geschikt’ kunnen deelnemen aan het volgende selectieonderdeel.
De selectieproeven bestaan uit:
Deel 1: Schriftelijke proef – online (thuisopdracht)
Om geslaagd te zijn voor dit onderdeel dient de kandidaat 50% van het totaal te behalen.
Deel 2: Mondelinge proef
Om geslaagd te zijn voor dit onderdeel dient de kandidaat 50% van het totaal te behalen.
Deel 3: Assessment
Om in totaliteit als geslaagd te worden beschouwd, dient de kandidaat 60% te behalen van de punten op de verschillende onderdelen samen en geschikt bevonden zijn in het assessment.
Data
Schriftelijke proef: vrijdag 21/10/2022 – donderdag 27/10/2002 om 12u via thuisopdracht
Mondelinge proef: donderdag 17/11/2022
Assessment: donderdag 24/11/2022
Na het beëindigen van de volledige procedure kan je, indien gewenst, feedback bekomen.
5. Reserve
Een wervingsreserve wordt aangelegd voor twee jaar.
6. Aanwerving
Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur.
7. Salaris
De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal A1a-A3a
Nuttige beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige wordt voor deze functie voor een maximum van vijf jaar in aanmerking genomen, op voorwaarde dat je ervaring relevant is voor de functie. Beroepservaring uit de overheidssector wordt onbeperkt meegenomen voor de valorisatie van de anciënniteit.
Extralegale voordelen
- Maaltijdcheques van 7.5 EUR waarvan je zelf 1,09 EUR bijdraagt
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Fietsvergoeding van 0,25 EUR per km
- Terugbetaling treinabonnement en abonnement De Lijn voor woon-werkverkeer
- Smartphone + laptop
- Ruime opleidingsmogelijkheden
- Aansluiting bij de sociale dienst GSD-V met tal van voordelen en de kortingskaart PlusPas
- Vakantie: 32 dagen op jaarbasis extra verlof bij dienstanciënniteit:
> 5 jaar ononderbroken anciënniteit: +1 dag;
>15 jaar ononderbroken anciënniteit: +1 dag;
> 25 jaar ononderbroken anciënniteit: +2 dagen;
> 30 jaar ononderbroken anciënniteit:+ 2 dagen.
8. Hoe solliciteren ?
We verwachten je kandidatuur uiterlijk maandag 10 oktober om 23u59, via onze website xxxx.xxxxxxxxxx.xx.
Een volledige kandidatuur bevat je cv, motivatiebrief, een kopie van je rijbewijs en masterdiploma en een recent uittreksel uit het strafregister (max. 3 maanden oud).
Meer inlichtingen kan je opvragen bij xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
9. Beoordeling van de kandidaturen
Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, word je uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk meegedeeld.