Arbeidsreglement

Agentschap

Justitie en Handhaving

Nr. van neerlegging bij de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten): 34/50242258/E

Naam en adres overheidswerkgever:

Agentschap Justitie en Handhaving

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 - xxx 0, 0000 Xxxxxxx

Plaats van tewerkstelling:

▶ Voor de personeelsleden van het Agentschap Justitie en Handhaving die tewerkgesteld zijn in het Ellipsgebouw: Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 0, 0000 Xxxxxxx

▶ Voor de personeelsleden die tewerkgesteld zijn in de justitiehuizen:

▷ Justitiehuis Antwerpen, Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx

▷ Justitiehuis Brugge, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx

▷ Justitiehuis Brussel, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx

▷ Justitiehuis Dendermonde, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxxx

▷ Justitiehuis Gent, Xxxxxxxxxxxxxxx 0 - 0, 0000 Xxxx

▷ Justitiehuis Hasselt, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx

▷ Justitiehuis Ieper, Xxx Xxxxxx 00, 0000 Xxxxx

▷ Justitiehuis Kortrijk, Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx

▷ Justitiehuis Leuven, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx

▷ Justitiehuis Mechelen, Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx

▷ Justitiehuis Oudenaarde, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxx

▷ Justitiehuis Tongeren, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx

▷ Justitiehuis Turnhout, Merodecenter, Xx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx en Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx

▷ Justitiehuis Veurne, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx

▶ Voor de antenneposten:

▷ Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx

▷ Vilvoorde, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx

▷ Asse, Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx

▷ JH Turnhout – Geel, Xxxxxxxxxxxx 0X xxx 0, 0000 Xxxx

▶ Voor de personeelsleden van het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (hierna afgekort tot VCET): Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 00, 0000 Xxxxxxx

▶ Voor de personeelsleden van het project Coördinatie Vlaamse Handhaving: Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 0, 0000 Xxxxxxx

▶ Voor de personeelsleden die tewerkgesteld zijn in de justitiële instellingen:

▷ Gevangenis Antwerpen, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx

▷ Gevangenis Beveren, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

▷ Gevangenis Brugge, Xxxxxxx 000, 0000 Xx-Xxxxxxx-Xxxxxx

▷ Gevangenis Dendermonde, Xxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxxx

▷ Gevangenis Dendermonde, Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxxx

▷ Gevangenis Gent, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx

▷ Xxxxxxxxxx Xxxxx, Xxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx

▷ Gevangenis Hasselt, Xxxxxx Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

▷ Gevangenis Hoogstraten, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxxx

▷ Gevangenis leper, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 xxxxx

▷ Gevangenis Leuven, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx

▷ Gevangenis Mechelen, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx

▷ Gevangenis Merksplas, Xxxxxxxx xx Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx

▷ Gevangenis Oudenaarde, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxx

▷ Gevangenis Ruiselede, Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx

▷ Gevangenis Sint-Gillis, Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxx-Xxxxxx

▷ Gevangenis Turnhout, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx

▷ Gevangenis Wortel, Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx

▷ Hulpgevangenis Leuven, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx

▶ Voor personeelsleden die tewerkgesteld zijn in een Family Justice Center (FJC):

▷ FJC Antwerpen, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx (opgelet: vanaf maart 2023 is het adres: FJC Antwerpen, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx)

▷ FJC Limburg, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

▷ FJC Mechelen, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx

▷ FJC Kempen, p.a Welzijnszorg Kempen, Xxxxxxxxxxxx 0X xxx 0, 0000 Xxxx

INHOUDSTAFEL

1. ARBEIDSDUUR EN WERKROOSTERS

De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd.

De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid bedraagt 38 uur/week, gespreid te presteren over vijf weekdagen.

Bij de invulling van de arbeidsduur staan het organisatiebelang en de dienstverlening voorop tijdens de servicetijd, met de persoonlijke planning (tijdens de servicetijd) kan pas in tweede instantie rekening gehouden worden. In regel wordt uitgegaan van een spreiding van de arbeidsduur over een vijfdaagse werkweek. Er kan in overleg met de leidinggevende een halve of een hele dag gerecupereerd worden, maar structurele afwezigheden tijdens de servicetijden zijn niet de bedoeling.

1.1. WERKTIJDREGELING

1.1.1. Dagindeling

Behoudens de hierna vermelde specifieke werktijdregelingen voor specifieke categorieën van personeelseden, worden de personeelsleden van het Agentschap Justitie en Handhaving tewerkgesteld met een werktijdregeling die bestaat uit een arbeidstijd flexibel in te vullen tussen 7u en 20u. De flexibele arbeidstijd wordt door het personeelslid gepresteerd tijdens de weekdagen (en niet op de gewone dagen van inactiviteit zoals zaterdag, zondag, wettelijke en decretale feestdagen, jaarlijkse vakantie, ziekte).

Met uitzondering van team Monitoring (VCET) wordt elk personeelslid geacht een middagpauze van minstens 30 minuten op te nemen die niet als arbeidstijd geldt.

1.1.2. Duur dagprestatie

De gewone dagprestatie bedraagt 7u36, een halve dagprestatie 3u48. Deze tijdsduur wordt ook aangerekend bij vakantie, ziekte, enz.

De minimale dagprestatie bedraagt 5u en de maximale dagprestatie bedraagt 9u.

In afwijking van de minimale en maximale dagprestatie kan er in overleg met de leidinggevende op deze vastgelegde dagprestatie een uitzondering gemaakt worden.

De minimum halve dagprestatie bedraagt 3u, de maximum halve dagprestatie bedraagt 4u30. Deze duur is exclusief door de wet1 voorziene verplichte rusttijden.

1.1.3. Deeltijdse personeelsleden

De personeelsleden die deeltijds werken zijn eveneens aan bovenstaande werktijdregeling onderworpen. Eventuele afwijkingen worden in eerste instantie in onderling overleg besproken en mede op basis daarvan door de lijnmanager bepaald.

1 Artikel 5 en 6 van de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare

1.1.4. Specifieke werktijdregelingen

1.1.4.1. Operationele cel VCET

De operationele cel bestaat uit het team Administratie, het team Monitoring en het team Mobiele Eenheid. De operationele cel wordt aangestuurd door het celhoofd in samenwerking met de operationele directie. Een aantal justitieassistenten versterken de werking van de operationele cel in het VCET.

Binnen het VCET gelden er specifieke werktijden voor de operationele cel gezien het continue karakter van de dienst 24/24 en 7/7.

Tussen Kerstmis en Nieuwjaar geldt een minimumbezetting, die naargelang de noden van de dienst georganiseerd wordt en periodiek geëvalueerd wordt.

Jaarlijks worden de afspraken rond invulling van de verschillende diensten binnen de operationele cel - alsook de concretisering van de minimumbezetting tijdens eindejaarsperiode - overlegd op het EOC van het 2de kwartaal.

Team Administratie en justitieassistenten operationele cel VCET

Het team Administratie en de justitieassistenten VCET volgen de bepalingen inzake de arbeidstijdregeling zoals bepaald in de punten 1.1.1 tot en met 1.1.3.

Specifiek voor de personeelsleden van het team Administratie en de justitieassistenten VCET geldt dat ze worden tewerkgesteld in een 7-dagen werkweek (maandag – zondag in dagdienst) gedurende het volledige kalenderjaar.

Elk personeelslid van het team Administratie en de justitieassistenten VCET worden minstens 3 weekends per jaar tewerkgesteld.

Team Monitoring

Voor de personeelsleden van het team Monitoring geldt een werktijdregeling in continudienst (7d op 7d en 24u op 24u) met als arbeidstijd:

▶ vroege dienst: 6u - 14u (geen glijtijd);

▶ dagdienst: 8u - 18u (glijtijd van 8u tot 10u en van 16u tot 18u);

▶ late dienst: 14u - 22u (geen glijtijd);

▶ nachtdienst: 22u - 6u (geen glijtijd)

De dagprestatie van elke dienst bedraagt steeds 8u. De middagpauze is betaalde arbeidstijd in de vorm van overuren.

Daarnaast is er een permanentiedienst tijdens volgende tijdsblokken:

▶ elke nacht van 22u tot 6u;

▶ elk weekend van zaterdag 6u tot maandag 6u.

Per dagprestatie van 8u wordt de facto 24 minuten overwerk gepresteerd. Recuperatie is mogelijk in uren, in halve of volledige dagen in functie van de dienstnoodwendigheden.

Wanneer een personeelslid op vraag van de leidinggevende extra prestaties levert, wordt deze arbeidstijd toegevoegd aan het overwerk en kunnen de te veel gepresteerde uren worden gerecupereerd. Recuperatie is mogelijk in uren, in halve of volledige dagen in functie van de dienstnoodwendigheden.

Toelagen voor prestaties buiten de arbeidstijdregeling zijn conform artikel VII 28 uit VPS. Definitieve vrijstelling van nachtdiensten is mogelijk voor volgende personeelscategorieën:

▶ Personeelsleden die de leeftijd van 55 jaar hebben bereikt

▷ vrijstelling aan te vragen via het geijkte formulier;

▷ aanvraagtermijn = 3 maanden.

▶ Personeelsleden die wegens een ernstige medische reden geen nachtarbeid meer mogen verrichten. In dit geval gelden volgende cumulatieve voorwaarden.

▷ het personeelslid is in het bezit van een verslag van een arts-specialist;

▷ het personeelslid dient een aanvraag in tot vrijstelling nachtarbeid bij het HR-team van het Agentschap Justitie en Handhaving a.d.h.v. het geijkte formulier;

▷ het personeelslid biedt zich aan op de door HR vastgelegde consultatie bij de arbeidsgeneesheer (mét verslag arts-specialist);

▷ de arbeidsgeneesheer adviseert een definitieve vrijstelling van nachtarbeid.

In het geval van definitieve vrijstelling van nachtdiensten heeft het personeelslid de keuze tussen volgende diensten:

▶ alleen dagdiensten;

▶ vroege diensten, dagdiensten en late diensten.

Team Mobiele Eenheid

Voor de personeelsleden van het team Mobiele Eenheid geldt een werktijdregeling in een 7-dagen werkweek met als arbeidstijd (geen glijtijd):

▶ vroege dienst: 8u - 16u06;

▶ late dienst: 12u-20u06;

▶ weekenddienst: 8u – 16u06.

Daarnaast is er een permanentiedienst tijdens het weekend (12u per weekenddag en op feestdagen).

Elk personeelslid wordt geacht een middagpauze van minstens 30 minuten op te nemen die niet als arbeidstijd geldt.

Wanneer een personeelslid op vraag van de leidinggevende extra prestaties levert, wordt deze arbeidstijd toegevoegd aan het overwerk en kunnen de teveel gepresteerde uren worden gerecupereerd. Recuperatie is mogelijk in uren, in halve of volledige dagen in functie van de dienstnoodwendigheden.

Toelagen voor prestaties buiten de arbeidstijdregeling zijn conform artikel VII 28 uit VPS.

Voor de dienstverplaatsingen worden dienstvoertuigen ter beschikking gesteld. Het gebruik van de dienstvoertuigen is beschreven in bijlage 1 ‘Wagenreglement Agentschap Justitie en Handhaving’.

Verstoringstoelage ‌

Personeelsleden van de operationele cel kunnen bij uitzondering buiten de dienstverplichtingen opgeroepen worden. In dit geval heeft men recht op verstoringstoelage in de zin van artikel VII 29 van het Vlaams Personeelsstatuut. De verstoringstoelage wordt toegekend voor een prestatie die aanvangt binnen de 48u na de oproep.

1.1.4.2. Chauffeur

Voor de chauffeur van de administrateur-generaal geldt een specifieke werktijdregeling in overleg met de administrateur-generaal.

1.1.5. Controle en rapportering

De lijnmanager is verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van zijn diensten binnen de servicetijden. De lijnmanager draagt de volle verantwoordelijkheid voor de correcte

toepassing van de werktijdregeling. Om het systeem van werktijdregeling goed te laten functioneren, moet elk personeelslid het loyaal toepassen. Naast een loyale toepassing van de werktijdregeling moet elk personeelslid op uitdrukkelijke vraag van de lijnmanager kunnen aantonen hoe de werktijd voor een bepaalde periode werd ingevuld, vb. aan de hand van een gerichte rapportering van de prestaties en inspanningen. Tegen elk misbruik wordt streng opgetreden, zeker bij herhaling.

Het personeelslid dat zonder toestemming of kennisgeving afwezig is, komt in non-activiteit te staan zonder salaris, tenzij in geval van overmacht. Daarnaast kan aan de ambtenaar een tuchtstraf of een administratieve maatregel worden opgelegd. Als het contractuele personeelslid ongewettigd afwezig is, ontvangt het geen salaris onverminderd de toepassing van het arbeidsrecht.

1.2. SERVICETIJD

De servicetijd is de tijdsduur waarin de diensten (en niet elk individueel personeelslid) bereikbaar moeten zijn.

1.2.1. Algemene servicetijd

Behoudens de hierna vermelde bijzondere servicetijden voor specifieke teams, loopt de algemene servicetijd binnen het Agentschap Justitie en Handhaving:

▶ van 9u tot 12u30 en van 13u30 tot 17uur (maandag tot donderdag);

▶ van 9u tot 12u30 en van 13u30 tot 16u (vrijdag).

Tijdens de middagpauzes zijn de diensten bereikbaar via antwoordapparaat.

De openingsuren van de justitiehuizen zijn overal gelijk en vallen samen met de algemene servicetijd.

Buiten de openingsuren wordt er in de justitiehuizen op afspraak gewerkt in functie van een klantvriendelijke dienstverlening en bereikbaarheid voor justitiabelen indien deze tijdens de servicetijd verhinderd zijn.

Er dienen steeds minstens 2 personeelsleden aanwezig te zijn in de gebouwen van tewerkstelling omwille van veiligheidsredenen, dus ook tijdens elke vorm van werken op afspraak buiten de servicetijd.

Elke leidinggevende moet ervoor zorgen dat zijn dienst tijdens de servicetijd operationeel is.

1.2.2. Kerst- en nieuwjaarsperiode

Op 24 en op 31 december eindigt de servicetijd uitzonderlijk om 15u.

Tijdens de kerst- en nieuwjaarsperiode geldt er een minimumbezetting in de justitiehuizen, die naargelang de noden van de dienst georganiseerd wordt en periodiek geëvalueerd en besproken wordt.

Principes minimumbezetting tussen Kerstmis en Nieuwjaar voor de justitiehuizen:

▶ Tijdens de servicetijd zijn de justitiehuizen bereikbaar;

▶ Er wordt alleen op afspraak gewerkt en bureelgesprekken zijn mogelijk;

▶ Er wordt voorzien in een minimaal mailbox- en postbeheer;

▶ De medewerkers die meewerken aan de minimumbezetting hebben recht op compensatieverlof onder het statuut van uitzonderlijk werken conform artikel X 11 §2. ;

▶ Voor de concrete invulling van deze minimumbezetting wordt een vrijwillige oproep gelanceerd;

▶ De minimumbezetting wordt ook aangekondigd op de website van de afdeling Justitiehuizen. Daarnaast worden de opdrachtgevers en partners lokaal ingelicht door de directeur over de bereikbaarheid.

De jaarlijkse concretisering van de minimumbezetting wordt besproken op het EOC van het 2de kwartaal. Bijkomende informatie wordt met de betrokken personeelsleden gedeeld via het intranet van AJH op de pagina Verloven en werktijdregeling | Intranet Agentschap Justitie en Handhaving (xxxxxxxxxx.xx).

1.2.3. Specifieke servicetijden binnen VCET

▶ De servicetijd van het team Administratie van het VCET loopt

▷ van 8u tot 16u30 (maandag - donderdag);

▷ van 8u tot 16u (vrijdag).

Minimale fysieke aanwezigheid op de plaats van tewerkstelling is vereist en wordt bepaald in functie van de operationele noden in overleg tussen medewerkers en de leidinggevende.

▶ De servicetijd voor de Justitieassistenten binnen het VCET loopt

▷ van 8u30 tot 16u30 (maandag – donderdag)

▷ van 8u30 tot 16u (vrijdag)

Minimale fysieke aanwezigheid op de plaats van tewerkstelling is vereist en wordt bepaald in functie van de operationele noden in overleg tussen medewerkers en de leidinggevende.

▶ De servicetijd van de Planners binnen van het VCET loopt

▷ van 8u tot 15u (maandag – vrijdag).

▶ De servicetijd van de Stockbeheerders binnen het VCET loopt

▷ van 7u30 tot 13u30 (maandag -vrijdag).

Minimale fysieke aanwezigheid op de plaats van tewerkstelling is vereist en wordt bepaald in functie van de operationele noden in overleg tussen de medewerkers en de leidinggevende.

1.3. HYBRIDE WERKEN (NIET-CONTINUDIENSTEN) ‌‌

Binnen het Agentschap is er de mogelijkheid om hybride te werken (eerder gekend als plaats- en tijdsonafhankelijk werken) behoudens voor die personeelsleden waarvoor dit in het arbeidsreglement niet is voorzien, cfr bijlage 2.

Elke werknemer maakt hierover met de leidinggevende duidelijke en proactieve afspraken in functie van een goede werking van de dienst of team en een dagelijkse fysieke permanentie in onze kantoren. De leidinggevende moet voor bepaalde functiehouders motiveren waarom sommige personeelsleden niet in aanmerking komen voor hybride werken.

De motivering is gebaseerd op het entiteitspecifiek beleid waarbij rekening wordt gehouden met o.m. de functie-inhoud en het competentieprofiel.

Voor de personeelsleden die hybride werken, is er op entiteitsniveau een afsprakenkader opgemaakt, rekening houdend met:

▶ de omzendbrief Hybride Werken (VR 2021/KKBJ/BZ/1) van 16 juli 2021

▶ de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector

Voor het kader ‘Hybride werken’ wordt verwezen naar bijlage 2.

2. RUSTDAGEN

De gewone dagen van inactiviteit zijn:

▶ zaterdagen;

▶ zondagen;

▶ de wettelijke en decretale feestdagen en de compensatiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;

▶ de jaarlijkse vakantiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;

Bovenstaande is niet van toepassing voor de personeelsleden van het VCET voor dewelke een specifieke werktijdregeling van toepassing is.

In afwijking van de gewone dagen van inactiviteit kunnen door de leidinggevende aan de personeelsleden met een functiebeschrijving van beleidscoördinator hulp- en dienstverlening aan gedetineerden, wegens bijzondere omstandigheden, dienstopdrachten worden gegeven in het weekend.

In afwijking van de gewone dagen van inactiviteit kunnen door de leidinggevende aan de personeelsleden met een functiebeschrijving van justitieassistent, wegens bijzondere omstandigheden, dienstopdrachten worden gegeven in het weekend.

Bovenstaande is niet van toepassing voor wat betreft de minimumbezettingen in de kerst- en nieuwjaarsperiode.

3. JAARLIJKSE VAKANTIE ‌‌‌

De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2, van het Vlaams Personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd.

4. LOON

De wijzen van meting en van controle op de arbeid om het loon te bepalen zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams Personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is.

De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams Personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is.

5. OPZEGGINGSTERMIJNEN

De duur van de opzegtermijnen en/of de nadere regels om de opzegtermijnen te bepalen, zijn vastgesteld:

▶ voor het contractuele personeel: in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals die zal worden gewijzigd;

▶ voor het statutaire personeel: in deel III en XI van het Vlaams Personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd;

▶ in de wet van 26 december 2013 betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen en de carensdag en begeleidende maatregelen, zoals die zal worden gewijzigd.

6. DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL ‌‌‌

Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter, worden de volgende tekortkomingen beschouwd als een dringende reden, met onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding tot gevolg:

▶ insubordinatie van de werknemer;

▶ herhaaldelijk misbruik van werktijdregeling;

▶ diefstal;

▶ andere criminele feiten;

▶ het opzettelijk toebrengen van schade aan goederen van de werkgever;

▶ beledigingen, laster en oneerbaar gedrag;

▶ het toebrengen van slagen en verwondingen of het plegen van gewelddaden aan het adres van de werkgever en/of medewerknemer;

▶ zware beroepsfouten.

Dat in dit arbeidsreglement bepaalde tekortkomingen niet als dringende reden worden gekwalificeerd, houdt niet in dat geen ontslag om dringende reden kan worden gegeven voor die tekortkomingen.

7. RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL

De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel zijn geregeld in het Vlaams Personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, in de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals die zal worden gewijzigd en in de leidraad Interne Controle/Organisatiebeheersing Vlaamse overheid, met als bijlage de managementleidraad interne controle/ organisatiebeheersing Vlaamse overheid.

8. STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN

De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld in het VPS, zoals dat zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen die straffen zijn geregeld in het VPS, zoals dat zal worden gewijzigd.

Voor het contractuele personeel bestaat het bestraffingssysteem uit de volgende sancties: blaam en ontslag.

9. WELZIJNSREGLEMENTERING ‌‌‌

9.1 PROCEDURES BIJ PSYCHOSOCIALE RISICO’S OP HET WERK

De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden die betrekking hebben op psychosociale risico’s op het werk zijn opgenomen in de omzendbrief DVO/BZ/2015/1 van 20 maart 2015, zoals die zal worden gewijzigd:

▶ het onthaal van en de adviesverlening aan de personeelsleden die menen psychische en/of lichamelijk schade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk;

▶ de informele en formele procedures waarop deze personeelsleden een beroep kunnen doen om een verzoek tot psychosociale interventie te kunnen opstarten,

▶ de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociaal welzijn;

▶ de wedertewerkstelling van de personeelsleden die verklaard hebben dat ze schade ondervonden hebben wegens blootstelling aan psychosociale risico’s op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling.

Contactpersonen: de contactpersonen in kader van welzijn zijn opgenomen in bijlage 3 bij dit arbeidsreglement.

9.2 ALCOHOL- EN DRUGSBELEID

Het kader voor het alcohol- en drugsbeleid wordt bepaald door de omzendbrief BZ 2011/3 zoals deze zal worden gewijzigd. De essentie van de omzendbrief is gericht op preventie. Voor het agentschap AJH wordt hiervoor een specifiek kader uitgewerkt (bijlage 4).

9.2.1 Illegale drugs

Illegale drugs binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is niet toegestaan.

9.2.2 Alcohol en werk

Het gebruik van alcoholische dranken, alcohol verdelen of verkopen, of ervan onder invloed zijn is niet toegestaan tijdens de werkuren.

Beschikbaar stellen van alcohol door de werkgever

Als algemene regel geldt dat de werkgever geen alcohol ter beschikking stelt van personeelsleden.

Uitzondering: een beperkt gebruik van alcohol is toegestaan bij sociale gelegenheden (verjaardag, pensioen, nav huwelijk of geboorte, …).

Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

▶ de leidinggevende geeft toestemming;

▶ het tijdstip en de tijdsduur moeten duidelijk afgesproken worden;

▶ er dienen alcoholvrije dranken voorzien te worden;

Beschikbaar stellen van alcohol door het personeelslid

Als algemene regel geldt dat personeelsleden geen alcohol ter beschikking stellen.

Uitzondering: met toestemming van de leidinggevende bij sociale gelegenheden kan door een personeelslid een beperkte hoeveelheid drank worden meegebracht om te consumeren.

Alcoholarme dranken worden aangemoedigd en er moet niet-alcoholische drank voorzien worden.

Besturen van een voertuig

Personeelsleden die aan het werk zijn, zijn ertoe gehouden normaal te functioneren. Dit geldt in het bijzonder als men zich nog moet verplaatsen met een voertuig naar cliënten, naar een andere werklocatie of naar partners.

Indien men na het werk alcohol drinkt op gelegenheden georganiseerd door of met toestemming van de werkgever wordt er gevraagd aan de personeelsleden om zoveel mogelijk te zorgen voor alternatief vervoer (carpool, taxi, openbaar vervoer, ...). Indien men zelf met een voertuig is en beslist om alcohol te drinken moet men zich houden aan de verkeerswetgeving.

Het gebruik van een alcoholslot in dienstwagens is toegelaten.

9.2.3 Roken

Roken aan de hoofdingangen en -uitgangen van de gebouwen van de Vlaamse overheid in de Noordwijk, het Arenberggebouw en de Vlaamse Administratieve Centra (VAC’s) is niet toegestaan.

Roken aan de hoofdingangen en -uitgangen van de gebouwen waar medewerkers van het Agentschap Justitie en Handhaving werkzaam zijn en/of hun standplaats hebben is niet toegestaan.

9.3 EHBO EN VERBANDKIST ‌

9.3.1 EHBO-hulpverleners en EHBO-richtlijnen

De EHBO-hulpverleners zijn te bereiken op de volgende plaats: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx De EHBO-richtlijnen zijn terug te vinden op: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX.

▶ De hulpverleners van de eigen entiteit zijn het eerste aanspreekpunt bij het toedienen van de eerste zorgen op de werkvloer wanneer zich een ongeval of incident voordoet. De lijst van de EHBO- hulpverleners voor het Agentschap Justitie en Handhaving (met vermelding van hun telefoonnummer en de verdieping waar zij gehuisvest zijn) kan worden geraadpleegd op de intranetsite xxxxx://xxx . xxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxxxx.

▶ Als er dringend hulp nodig is, bel dan 112 en meldt je naam, telefoonnummer, adres, verdieping en toestand van het slachtoffer.

▶ Je verwittigt het onthaal (voor het Ellipsgebouw is dit het nummer 02 552 82 01 en laat iemand de hulpdienst opwachten.

▶ Je verwittigt altijd jouw secretariaat.

Alle nuttige informatie i.v.m. arbeidsveiligheid is terug te vinden op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.

9.3.2 Toedienen van medicatie

▶ Er wordt geen medicatie ter beschikking gesteld door de werkgever.

▶ Het toedienen van medicatie kan enkel op voorschrift en onder begeleiding van een behandelende arts.

▶ De werknemer bestuurt geen voertuig, vaartuig of machine indien de bijsluiter bij de medicatie of de behandelende arts dit afraadt.

9.3.3 Plaats van de verbandkist

De verbandkist bevindt zich op de volgende plaats: de plaats van de door het KB van 15 december 2010 betreffende EHBO vereiste verbandkist gaat als bijlage 5 bij dit arbeidsreglement.

De verbandkist moet in overeenstemming zijn met artikel I.5-4 van de Codex over het Welzijn op het Werk.

10. CONTROLE OP DE AFWEZIGHEID WEGENS ZIEKTE OF ONGEVAL (ARTIKEL X 17) EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) (16)‌‌

De volgende regelingen gelden zowel voor statutaire als voor contractuele personeelsleden, ook als ze in het buitenland werken of verblijven.

10.1. AFWEZIGHEID WEGENS ZIEKTE OF ONGEVAL

10.1.1. Algemeen

1. Mededeling van afwezigheid wegens ziekte of ongeval

Het personeelslid deelt elke afwezigheid wegens ziekte of ongeval persoonlijk of, in geval van overmacht, via een tussenpersoon, uiterlijk voor 10 uur ’s ochtends mee. Het personeelslid doet dit bij voorkeur telefonisch aan zijn leidinggevende of de persoon die door deze laatste werd aangesteld. De melding per mail of sms blijft mogelijk.

Personeelsleden met een geplande werkafspraak (afspraak met externen, justitiabelen, team, ...) verwittigen de leidinggevende ten laatste 1 uur voor de geplande afspraak, ook als dit dan voor 10uur ’s ochtends is.

Als zijn feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn domicilieadres, deelt het personeelslid aan zijn leidinggevende of de persoon die door deze laatste werd aangesteld ook telefonisch mee op welk adres het zich bevindt en bevestigt dit adres ook onmiddellijk via e-mail aan dezelfde persoon.

Personeelsleden die afwezig zijn wegens ziekte of ongeval en die naar het buitenland willen gaan, brengen hun chef daarvan minstens één week op voorhand op de hoogte. De chef brengt het ziektecontroleorgaan op de hoogte en kan desgewenst een controle aanvragen.

Als de oorspronkelijke ziekteperiode verlengd wordt of als de feitelijke verblijfplaats wijzigt, moet het personeelslid dit telefonisch aan de leidinggevende of zijn aangestelde melden. Het personeelslid bevestigt het nieuwe verblijfsadres ook onmiddellijk via e-mail aan dezelfde persoon.

Jaarlijkse vakantie kan onder de voorwaarden van artikel X 12 VPS worden omgezet in ziekteverlof. Daarvoor moet het personeelslid de afwezigheid wegens ziekte of ongeval aan de leidinggevende of zijn aangestelde melden voor 12 uur Belgische tijd. Als het personeelslid de ziekte later meldt, blijft deze dag een dag van jaarlijks verlof. De omzetting naar ziekteverlof zal vervolgens gebeuren in functie van de geattesteerde periode van afwezigheid wegens ziekte of ongeval. Deze melding mag telefonisch, per e-mail of per SMS gebeuren.

2. Indienen van een ziekteattest

Als het personeelslid één werkdag afwezig is wegens ziekte of ongeval, moet het geen ziekteattest bezorgen aan het geneeskundig controleorgaan (verder ook: “controleorgaan” of “ziektecontroleorgaan”). Voor een afwezigheid wegens arbeidsongeval of beroepsziekte die één werkdag duurt, is wel een doktersattest vereist.

Als het personeelslid meer dan één dag afwezig is wegens ziekte of ongeval, raadpleegt het een arts die het door de werkgever ter beschikking gesteld ziekteattest invult en ondertekent. Dit geldt ook voor een ziekteperiode die zonder een effectieve werkhervatting volgt op een ziekte van één dag.

De personeelsleden die in Nederland verblijven en een Nederlandse arts consulteren, vullen het attest zo veel mogelijk zelf in, als de Nederlandse arts weigert om dat te doen.

Wanneer de behandelend arts werkt met E-Mediatt of een soortgelijk officieel systeem, mag de arts het ziekteattest op die manier invullen vanaf de datum bepaald door de leidend ambtenaar van het Agentschap Overheidspersoneel.

Het personeelslid (of in geval van E-Mediatt of soortgelijk systeem, de arts) stuurt het ziekteattest binnen 24 uur rechtstreeks naar het controleorgaan:

▶ via het webformulier

▶ per post onder gesloten omslag en voldoende gefrankeerd (het ziektecontroleorgaan zal onvoldoende gefrankeerde enveloppen weigeren).

Zie ook: Ziekte melden en ziekteattest | Xxxxxxxxxx.xx

Wanneer het personeelslid ziek wordt of een ongeval heeft in het buitenland en de buitenlandse arts weigert het door de werkgever ter beschikking gestelde attest in het Nederlands in te vullen, dan wordt het ziekteattest in het Frans, Engels of Duits afgeleverd. Als de buitenlandse arts daarenboven weigert het door de werkgever ter beschikking gesteld ziekteattest in te vullen, aanvaardt de werkgever het effectief gebruikte ziekteattest enkel wanneer het is opgemaakt in de hierboven vermelde talen, en het daarenboven de volgende vermeldingen bevat: melding van de arbeidsongeschiktheid zelf, de waarschijnlijke duur ervan, en of de werknemer zich met het oog op de controle al dan niet naar een andere plaats mag begeven.

Ook bij een verlenging van een oorspronkelijke, al dan niet geattesteerde ziekteperiode moet een door een arts ingevuld ziekteattest worden ingediend op de hierboven beschreven manier.

3. Controle van de afwezigheid wegens ziekte of ongeval

3.1. Algemeen

Iedere lijnmanager of de persoon die door deze laatste werd aangesteld, kan het controleorgaan verzoeken om het personeelslid te onderwerpen aan een controle van de afwezigheid wegens ziekte of ongeval.

Het controleorgaan kan, in afspraak met de betrokken entiteit, ook op eigen initiatief gerichte controles uitvoeren.

Het personeelslid dat het werk spontaan vervroegd hervat heeft, brengt zelf het controleorgaan daarvan telefonisch op de hoogte als het voor een controlebezoek werd uitgenodigd.

3.2. Verloop van de controle

A. TIJDSTIP EN PLAATS

Het controleorgaan hoeft de controle niet aan te kondigen. De medische controle kan op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdagen, zon- en feestdagen bij personeelsleden die normaal op die dagen arbeidsprestaties moeten verrichten.

De controle vindt plaats tussen 8 uur en 19 uur. In geval van een controle op het kabinet van de controlearts kan de controle plaatsvinden tussen 8 uur en 21 uur.

De controle vindt plaats in de woon- of verblijfplaats van het personeelslid. Personeelsleden die hun woon- of verblijfplaats mogen verlaten, kunnen door het controleorgaan worden opgeroepen om zich persoonlijk bij de controlearts aan te bieden voor een controleonderzoek.

B. PROCEDURE

De controlearts oefent zijn opdracht uit overeenkomstig de bepalingen van artikel 3 van de wet van 13 juni 1999 betreffende de controlegeneeskunde. De controlearts moet zich legitimeren. De controles mogen alleen worden uitgevoerd door Nederlandstalige artsen.

De controlearts gaat na of het personeelslid werkelijk arbeidsongeschikt is, controleert de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid en, in voorkomend geval, de andere medische gegevens voor zover die noodzakelijk zijn voor de toepassing van de rechtspositieregeling. Alle andere vaststellingen blijven onder het beroepsgeheim.

Als het zieke personeelslid afwezig is bij een huisbezoek van de controlearts, laat de controlearts een bericht achter in de brievenbus. In dit bericht nodigt hij het personeelslid uit om zich tijdens de vermelde spreekuren aan te melden bij de bevoegde arts.

De controlearts overhandigt, eventueel na raadpleging van degene die het ziekteattest heeft afgeleverd, zijn bevindingen onmiddellijk en schriftelijk aan het personeelslid. Dat doet hij met een document dat het

personeelslid tekent voor ontvangst. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, vermeldt de controlearts dat op het bovenvermelde document.

Het personeelslid dat niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts kan er bij degene die het ziekteattest heeft afgeleverd op aandringen om contact op te nemen met de controlearts en te overleggen. De termijn voor het instellen van de arbitrageprocedure zoals beschreven in punt c wordt niet opgeschort wanneer dit overleg, om welke reden dan ook, niet plaatsvindt.

Het controleorgaan informeert, over het al dan niet gerechtvaardigd zijn van de afwezigheid, binnen 24 uur na de definitieve beslissing

▶ de lijnmanager (of zijn gemandateerde) van het personeelslid en

▶ het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) of de personeelsdienst

Bij afwezigheid van het personeelslid brengt het controleorgaan ook binnen 24 uur de hiërarchische meerdere van het personeelslid en het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) schriftelijk (via e-mail) ervan op de hoogte dat het personeelslid opgeroepen zal worden om zich voor een controle aan te melden.

C. ARBITRAGEPROCEDURE

Geschillen van medische aard die rijzen tussen het personeelslid en de controlearts worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is nietig.

Binnen twee werkdagen na de overhandiging van de bevindingen door de controlearts, kan de meest belanghebbende partij een arts-scheidsrechter aanwijzen die voldoet aan de bepalingen van de wet van 13 juni 1999 betreffende de controlegeneeskunde en die voorkomt op de lijst die in uitvoering van voornoemde wet werd vastgesteld, voor zover over de aanwijzing van de arts-scheidsrechter binnen voornoemde termijn geen akkoord kon worden bereikt. De werkgever kan het geneeskundig controleorgaan, en het personeelslid diegene die hem het ziekteattest heeft overhandigd, uitdrukkelijk machtigen om de arts-scheidsrechter aan te wijzen.

De arts-scheidsrechter voert het medisch onderzoek uit en beslist in het medisch geschil binnen drie werkdagen na zijn aanstelling.

▶ Als de arts-scheidsrechter oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte of ongeval gerechtvaardigd is kan het personeelslid afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof.

▶ Als de arts-scheidsrechter de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arts-scheidsrechter vastgestelde latere datum.

De beslissing van de arts-scheidsrechter is bindend.

De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij: hetzij van het personeelslid, hetzij van het controleorgaan, naargelang van het geval. Als de datum van de arbeidsongeschiktheid, voorgesteld door de arts- scheidsrechter, tussen de datum ligt die de behandelende arts en de controlearts hebben voorgesteld, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen.

4. Sancties

Het personeelslid dat:

▶ nalaat zijn leidinggevende of de persoon die door deze laatste werd aangesteld tijdig in kennis te stellen van zijn afwezigheid wegens ziekte of ongeval

▶ nalaat het medisch attest binnen de voorgeschreven termijn in te dienen

▶ zich aan de controle onttrekt

bevindt zich, behalve in geval van overmacht, voor de dagen afwezigheid wegens ziekte of ongeval die, de verwittiging, de voorlegging van het medisch attest of de controle voorafgaan in een administratieve toestand van non-activiteit (behalve in geval van overmacht) en verliest aldus het recht op salaris.

Onder het zich onttrekken aan controle wordt o.a. het volgende verstaan:

▶ de weigering door het personeelslid om zich door de controlearts te laten onderzoeken

▶ het creëren van een situatie door het personeelslid die de controle feitelijk onmogelijk maakt

▶ de afwezigheid van het personeelslid bij controle in zijn woonplaats of de door hem opgegeven verblijfplaats wanneer het volgens de behandelende arts ingevulde ziekteattest aan het personeelslid verboden is om de woning te verlaten.

▶ het zich, na een schriftelijke oproep door het controleorgaan, niet aanbieden ter controle door een personeelslid waaraan het verlaten van de woning toegelaten is.

Het personeelslid dat niet tijdig hervat na een beslissing tot vroegtijdige werkhervatting door de controlearts of de arts-scheidsrechter bevindt zich in de administratieve toestand non-activiteit.

Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlearts na medisch onderzoek oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte of ongeval niet gerechtvaardigd is, bevindt het personeelslid zich van rechtswege in de administratieve toestand non-activiteit, tenzij het personeelslid dezelfde werkdag de dienst nog hervat.

10.1.2. Personeelsleden met een specifieke werktijdregeling of in continudiensten

Personeelsleden met een specifieke werktijdregeling, met name de medewerkers van de operationele cel van het VCET (waaronder ook het team Mobiele Eenheid), melden hun afwezigheid wegens ziekte zo snel mogelijk aan de directie en dit ten laatste 1 uur vóór hun dienst begint, met uitzondering van het team Monitoring van VCET indien er een nachtdienst gepland staat. In dat geval geldt dat de afwezigheid dient gemeld te worden ten laatste 2 uur vóór aanvang van de dienst.

Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn afwezigheid onmiddellijk aan zijn leidinggevende of de persoon die door deze laatste werd aangesteld, die de personeelsdienst daarvan op de hoogte brengt.

Jaarlijkse vakantie kan onder de voorwaarden van artikel X 12 VPS worden omgezet in ziekteverlof. Daarvoor moet het personeelslid de afwezigheid wegens ziekte of ongeval aan de leidinggevende of zijn aangestelde melden vóór 12 uur Belgische tijd. Als het personeelslid de ziekte later meldt, blijft deze dag een dag van jaarlijks verlof. De omzetting naar ziekteverlof zal vervolgens gebeuren in functie van de geattesteerde periode van afwezigheid wegens ziekte of ongeval. Deze melding mag telefonisch, per e-mail of per SMS gebeuren.

Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt onder één dag afwezigheid wegens ziekte of ongeval begrepen dat de afwezigheid wegens ziekte of ongeval niet langer duurt dan één door hen geleverde

Bij personeelsleden van continudiensten kan de controle plaatsvinden tussen 5 en 21 uur.‌

De overige regels inzake controle op de afwezigheid wegens ziekte of ongeval en sancties die gelden voor personeelsleden tewerkgesteld in niet-continudiensten gelden ook voor personeelsleden tewerkgesteld in een continudienst of met een specifieke werktijdregeling.

10.1.3. Klachtenprocedure (voor alle personeelsleden)

Voor het ziekteattest en eventuele vragen of klachten over de controle op de afwezigheid wegens ziekte of ongeval kan het personeelslid terecht bij het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) of de personeelsdienst.

10.2. DEELTIJDSE PRESTATIES WEGEN ZIEKTE (STATUTAIRE PERSONEELSLEDEN)

1. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de statutaire personeelsleden)

1.1. Doelstelling

De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn volledige dagtaak op te nemen. De bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte, de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidstempo en hem te re-integreren in zijn functie.

1.2. Voorafgaande afwezigheid wegens ziekte of ongeval

Aan de deeltijdse prestaties wegens ziekte gaat in principe steeds een voltijdse ziekte of ongeval vooraf.

In uitzonderlijke gevallen kunnen de deeltijdse prestaties wegens ziekte worden toegekend zonder voorafgaande voltijdse afwezigheid wegens ziekte of ongeval. Hiervoor is een schriftelijke goedkeuring nodig van de lijnmanager of zijn aangestelde.

Na het einde van een periode van deeltijdse prestaties wegens arbeidsongeval of beroepsziekte, mag een periode van deeltijdse prestaties hier onmiddellijk op aansluiten.

1.3. Procedure

Het geneeskundig controleorgaan kent de deeltijdse prestaties wegens ziekte toe aan de ambtenaar.

Als een ambtenaar die wegens ziekte of ongeval afwezig is, vraagt om zijn ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties, stuurt de ambtenaar het door de werkgever ter beschikking gesteld ziekteattest een week voorafgaand aan de deeltijdse hervatting rechtstreeks naar het controleorgaan:

▶ elektronisch (bij voorkeur) via xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx of

▶ per post onder gesloten omslag en voldoende gefrankeerd

Voordat hij zijn beslissing neemt, kan de controlearts overleggen met de behandelend arts.

Als de controlearts oordeelt dat de aanvraag voor deeltijdse prestaties wegens ziekte gerechtvaardigd is, informeert het geneeskundig controleorgaan onmiddellijk en schriftelijk:

▶ de lijnmanager of zijn gemandateerde

▶ het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) of de personeelsdienst

▶ de ambtenaar zelf

Als de controlearts oordeelt dat de aanvraag voor deeltijdse prestaties wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, overhandigt de controlearts, na overleg met de behandelende arts, zijn bevindingen onmiddellijk en schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met

de bevindingen van de controlearts, vermeldt de controlearts dat op het bovenvermelde document. Het personeelslid kan via zijn behandelende arts aandringen op de arbitrageprocedure, vermeld in punt 10.1.1.3.2. C.

Als een periode van de deeltijdse prestaties wegens ziekte een recht is, dan kan dit nooit starten of verlengd worden zolang het controleorgaan hiervoor geen toelating gaf.

In de onderstaande gevallen zijn de deeltijdse prestaties wegens ziekte een gunst. In deze situaties kunnen de deeltijdse prestaties wegens ziekte nooit starten of verlengd worden zolang er geen akkoord is van de lijnmanager en het controleorgaan:

▶ de ambtenaar putte zijn recht op 6 maanden deeltijdse prestaties wegens ziekte uit;

▶ de ambtenaar wil hervatten aan een arbeidsregime dat minder dan 50% van een voltijdse arbeidsduur bedraagt;

▶ de ambtenaar wil zonder voorgaande afwezigheid wegens ziekte het werk deeltijds wegens ziekte hervatten (tenzij in geval van aansluiting op een afgelopen periode van deeltijdse prestaties wegens arbeidsongeval of beroepsziekte).

1.4. Voltijds hervatten tijdens een periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte

De ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte, mag proberen om zijn functie vervroegd voltijds te hervatten. Als hij vaststelt dat hij een voltijdse job toch niet aankan, mag hij weer overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur en het percentage van de oorspronkelijk toegestane periode, zonder dat hij daarvoor opnieuw een aanvraag hoeft in te dienen. De ambtenaar moet wel zijn lijnmanager en zijn personeelsdienst daarvan op de hoogte brengen.

2. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor contractuele personeelsleden)

Het contractuele personeelslid dat arbeidsongeschikt is, kan aan de adviserende arts van het ziekenfonds vragen om het werk gedurende zijn arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten (in toepassing van artikel 100, §2 van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994). Bij die procedure komt het geneeskundig controleorgaan niet tussen.

Als de adviserende arts toestemming verleent, bepaalt hij zelf de deeltijdse arbeidsregeling waarin het personeelslid mag werken.

De ziekteverzekeringswet en de uitvoeringsbesluiten ervan zijn van toepassing.

De lijnmanager staat deze vorm van deeltijdse prestaties wegens ziekte toe volgens de modaliteiten bepaald in artikel X 22 VPS.

In de onderstaande gevallen zijn de deeltijdse prestaties wegens ziekte een gunst. In die situaties kunnen de deeltijdse prestaties wegens ziekte nooit starten of verlengd worden zolang er geen akkoord is van de lijnmanager:

▶ Het contractueel personeelslid putte zijn recht op 6 maanden deeltijdse prestaties wegens ziekte uit;

▶ Het contractueel personeelslid wil hervatten aan een arbeidsregime dat minder dan 50% van een voltijdse arbeidsduur bedraagt.

De deeltijdse prestaties wegens ziekte worden stopgezet van zodra de adviserend geneesheer van de mutualiteit geen of niet langer toelating geeft.

10.3. VERLOF VOOR ARBEIDSONGEVAL, ONGEVAL OP DE WEG VAN EN NAAR HET WERK OF BEROEPSZIEKTE ‌

Statutaire en contractuele personeelsleden hebben recht op ziekte- of gebrekkigheidsverlof bij een arbeidsongeval, een ongeval op de weg van en naar het werk of bij een beroepsziekte volgens de federale bepalingen daarover.

1. Procedure

Bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, of een beroepsziekte volgt het statutaire of contractuele personeelslid dezelfde procedure als bij een afwezigheid wegens ziekte of ongeval. Ook bij een afwezigheid van één dag als gevolg van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, moet een ziekteattest worden ingediend dat is ingevuld door de behandelend arts.

Het personeelslid doet zo snel mogelijk aangifte van het arbeidsongeval, het ongeval op de weg van en naar het werk of van de beroepsziekte bij zijn personeelsdienst.

Een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk wordt aangegeven met een formulier “Aangifte van een ongeval” (model A), een doktersattest (model B), een formulier “Aanvullende inlichtingen – deel 1”, een getuigenverklaring.

Bij een beroepsziekte wordt de aangifte gedaan met de formulieren: “Deel 1 – Melding van een beroepsziekte” + “Deel 2 – Medisch getuigschrift”.

Bij voorkeur vult de arbeidsgeneesheer (en niet de behandelend arts) het formulier “Deel 2 – Medisch getuigschrift” in. De arbeidsgeneesheer verzendt het medisch getuigschrift onder gesloten omslag. Op die enveloppe staat duidelijk vermeld: “medisch getuigschrift (naam van het slachtoffer)”.

Het is aangewezen dat de leidinggevende deel 1 invult (beschrijving van de beroepsomstandigheden die aanleiding hebben gegeven tot de beroepsziekte). De leidinggevende ondertekent dit formulier.

Ingevolge de wet van 19 oktober 1998 is de werkgever bij wie het arbeidsongeval van een contractueel personeelslid wordt aangegeven, verplicht om binnen dertig dagen nadat hij de aangifte heeft ontvangen, het ziekenfonds of de Hulpkas van het personeelslid op de hoogte te brengen als er twijfel bestaat over de erkenning van het arbeidsongeval. Toch wordt aan contractuele personeelsleden aangeraden om, in afwachting van de erkenning van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, altijd ook zelf aangifte te doen bij hun ziekenfonds. Zij vullen daarvoor het Inlichtingenblad uitkeringen in dat het ziekenfonds ter beschikking stelt.

Zowel aan contractuele als aan statutaire personeelsleden wordt aangeraden hun dokters- en apothekerskosten in te dienen bij hun ziekenfonds zolang het arbeidsongeval of de beroepsziekte niet erkend is.

Het slachtoffer heeft er alle belang bij om alle formulieren nauwkeurig en volledig in te vullen of te laten invullen.

2. De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van een schadevergoeding

De lijnmanager van AGODI (of een door hem gedelegeerd persoon) of van het agentschap met rechtspersoonlijkheid neemt de juridische beslissing over de erkenning van arbeidsongevallen (inclusief ongevallen op de weg naar en van het werk) en de toekenning van een schadevergoeding voor arbeidsongevallen en ongevallen op de weg naar en van het werk. MEDEX neemt de beslissing over de erkenning van beroepsziekten.

MEDEX doet uitspraak over de medische aspecten van arbeidsongevallen en beroepsziekten (eventueel na advies van Xxxxxx).

Voor nadere inlichtingen en de nodige formulieren en attesten kan het personeelslid terecht bij het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) of de personeelsdienst.

11. NADERE REGELINGEN VOOR HET AANVRAGEN VAN VERLOVEN EN VOOR DE VOORTIJDIGE BEEINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN ‌‌

Sommige verloven zijn een recht (zie website xxxxxxxx.Xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx). In dat geval dient het personeelslid in onderling overleg met de lijnmanager of leidinggevende te bepalen wanneer dit verlof wordt opgenomen met waarborg voor de dienstverlening.

11.1 REGELING VOOR PERSONEELSLEDEN VAN NIET-CONTINUDIENSTEN

1. Aanvraag verloven

a) Voor het aanvragen van verloven gelden de volgende aanvraagtermijnen:

Voor het aanvragen van verloven gelden onderstaande termijnen tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere aanvraagtermijn wordt overeengekomen. In dat geval dient het personeelslid het akkoord van de lijnmanager voor afwijking van de uniforme aanvraagtermijn bij zijn aanvraag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie toe te voegen.

De lijnmanager neemt een beslissing over de verlofaanvraag binnen de 12 werkdagen. Deze reactietermijn geldt voor:

▶ Verloven van één maand én langer

▶ Voor kortere verloven als deze één maand op voorhand zijn aangevraagd

Type verlof	Aanvraagtermijn
Xxxxxx voor deeltijdse prestaties	Minstens 1 maand voor aanvang
Zorgkrediet ▶ Indien opgenomen voor de zorg voor een kind tot 12 jaar, zorg voor kind met een handicap, en voor een opleiding te volgen ▶ indien opgenomen voor de zorg van een zwaar ziek gezins- of familielid of voor palliatieve zorgen	Minstens 1 maand voor aanvang Geen aanvraagstermijn – verlof kan onmiddellijk ingaan
Ouderschapsverlof	Minstens 1 maand voor aanvang
Medisch bijstandsverlof	Geen aanvraagtermijn - verlof gaat onmiddellijk in
Palliatief verlof	Geen aanvraagtermijn - verlof gaat onmiddellijk in
Jaarlijks verlof	Xxxx vooraf aangevraagd en goedgekeurd zijn. Voor verlof van meer dan één maand, geldt een aanvraagtermijn van 1 maand.
Onbetaald verlof (20 werkdagen)	Minstens 2 weken voor aanvang
Onbetaald verlof ambtenaar/contractueel	Minstens 1 maand voor aanvang
Gestandaardiseerd gunstverlof (ambtenaar / contractueel - op te nemen in losse dagen of langere periodes)	Minstens 1 maand voor aanvang

23 van 32

Type verlof	Aanvraagtermijn
Verlof voor opdracht (kabinet)	Aanvraagtermijn te bepalen in overleg met de lijnmanager
Verlof voor opdracht (algemeen belang)	Minstens 1 maand voor aanvang
Xxxxxx voor opdracht (terbeschikkingstelling koning(in)/ prins(es))	Minstens 1 maand voor aanvang
Verlof voor opdracht (erkende politieke groep)	Aanvraagtermijn te bepalen in overleg met de lijnmanager
Verlof voor pleegzorg (6 dagen - voor contractuele en statutaire personeelsleden)	Minstens 2 weken voor aanvang2

b) Generiek toetsingskader voor gunstverloven:

Een personeelslid dat een gunstverlof wenst op te nemen dient, rekening houdend met de aanvraagtermijn vervat in het arbeidsreglement, dwz tijdig, een gemotiveerde aanvraag in bij de lijnmanager.

Vooraleer de lijnmanager een beslissing neemt over de toekenning van het verlof legt de lijnmanager de aanvraag voor advies voor aan de HR Business Partner.

De lijnmanager of een door hem aangesteld panel (bvb. het directiecomité), neemt vervolgens een gemotiveerde beslissing over de toekenning van het verlof. In het kader van deze beslissing houdt men rekening met de volgende elementen:

▶ de motivatie van het personeelslid;

▶ het advies van de HR Business Partner;

▶ de impact van het verlof op de goede werking en continuïteit van de dienst;

▶ de blijvende waarborging van de dienstverlening aan de klant;

▶ het al dan niet ontstaan van belangenvermenging

Het generieke toetsingskader moet niet toegepast worden in geval het generiek gunstverlof voor minder als één maand wordt aangevraagd. In geval de lijnmanager de opname weigert, kan het personeelslid wel een gemotiveerde beslissing opvragen.

2 Deze aanvraagtermijn is opgenomen in het KB van 27/10/2008 betreffende de afwezigheid van het werk met oog op het verstrekken van pleegzorgen (http-//www.ejustice.just fgov be/cgiJoi/xxxxxx_xx.xx?xxxxxxxxxxx&xxxX&xxx0000000000&xxxxx_xxxxxxxx) “De werknemer die gebruik maakt van het recht op afwezigheid van het werk met het oog op het verstrekken van pleegzorgen, is ertoe gehouden de

werkgever hiervan ten minste twee weken op voorhand te verwittigen. Indien dit niet mogelijk is, moet hij de werkgever zo spoedig mogelijk verwittigen.” Er wordt hier gekozen voor de alignering contractueel/statutair.

2. Voor het opzeggen van verloven gelden de volgende bepalingen en opzegtermijnen:

Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel alleen opzeggen om echt dwingende reden en na overleg met de lijnmanager. Hierbij moeten onderstaande opzegtermijnen gerespecteerd worden.

In overleg met de lijnmanager kan wel een kortere opzegtermijn worden overeengekomen. In dat geval dient het personeelslid het akkoord van de lijnmanager voor afwijking van de uniforme opzegtermijn bij zijn aanvraag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie toe te voegen.

Type verlof	Opzegtermijn
Verlof voor deeltijdse prestaties	1 maand
Zorgkrediet ▶ 12 jaar, zorg voor kind met een handicap, en voor een opleiding te volgen ▶ indien opgenomen voor de zorg van een zwaar ziek gezins- of familielid of voor palliatieve zorgen	1 maand Opzegbaar, geen opzeggingstermijn bepaald 3
Ouderschapsverlof	1 maand
Palliatief verlof 4	Opzegbaar, geen opzeggingstermijn bepaald
Medisch bijstandsverlof 5	Opzegbaar, geen opzeggingstermijn bepaald
Jaarlijks verlof	Opzegbaar, termijn overeen te komen met het lijnmanagement
Onbetaald verlof (20 werkdagen)	Opzegbaar, termijn overeen te komen met het lijnmanagement
Onbetaald verlof ambtenaar/contractueel	1 maand
Gestandaardiseerd gunstverlof (ambtenaar / contractueel - op te nemen in losse dagen of langere periodes)	1 maand bij verlof > 1 maand Losse dagen zijn opzegbaar, mits voorafgaandelijke verwittiging
Xxxxxx voor opdracht (kabinet) 6	Opzegbaar, geen opzeggingstermijn bepaald noch bij opzegging door de minister, noch bij opzegging door het personeelslid
Verlof voor opdracht (algemeen belang)	Geen opzegtermijn bij opzegging door de minister 7, 1 maand op initiatief van het personeelslid

3 Er is een aparte regeling indien de persoon voor wie het zorgkrediet wordt opgenomen, komt te overlijden. Zie art. X31

4 Bij overlijden van de patiënt vóór het einde van de loopbaanonderbreking, kan het personeelslid in loopbaanonderbreking blijven tot de voorziene datum of het werk al eerder hervatten

5 Bij overlijden van de patiënt vóór het einde van de loopbaanonderbreking, kan het personeelslid in loopbaanonderbreking blijven tot de voorziene datum of het werk al eerder hervatten.

6 Bij het einde van zijn aanwijzing en tenzij hij naar een ander kabinet overgaat, krijgt de ambtenaar, per maand activiteit in een kabinet, één dag verlof met een minimum van drie werkdagen en een maximum van vijftien werkdagen (VPS, art. X47).

7 Zie VPS art. X53’ “De functionele minister kan op ieder ogenblik een eind maken aan de opdracht of het verlof voor opdracht”

Type verlof ‌	Opzegtermijn
Xxxxxx voor opdracht (terbeschikkingstelling koning(in)/ prins(es))	Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de koning(in) / prins(es); 1 maand op initiatief van het personeelslid
Xxxxxx voor opdracht (erkende politieke groep)	Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn 1 maand op initiatief van het personeelslid
Verlof voor pleegzorg (6 dagen - voor contractuele en statutaire personeelsleden)	Opzegbaar

11.2 REGELING VOOR PERSONEELSLEDEN VAN CONTINUDIENSTEN

Voor personeelsleden van continudiensten kan er worden afgeweken van bovenvermelde aanvraag- en opzegtermijnen van verloven en kunnen er langere termijnen voorzien worden bij verloven met impact op de werking van de organisatie.

12. VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING ‌‌‌‌

Voor de hierna vermelde dienstvrijstellingen moeten de volgende attesten worden ingediend of voorgelegd:

12.1. VOOR DE IN HET STATUUT VERMELDE DIENSTVRIJSTELLINGEN, DIE NIET MOETEN WORDEN INGEHAALD,

MOETEN DE VOLGENDE ATTESTEN WORDEN INGEDIEND:

Dienstvrijstelling	Vereist attest
Vakbondsactiviteiten. ▶ deelname aan de werkzaamheden van een onderhandelings- of een overlegcomité ▶ uitoefening van de in de wet opgesomde prerogatieven: ▷ stappen bij de overheden in het gemeenschappelijk belang van de personeelsleden of in het bijzonder belang van een personeelslid ▷ bijstandverlening aan een personeelslid dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen ▶ deelname aan de vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen beleggen, na indiening van een voorafgaand verzoek bij de bevoegde overheid	persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht
vrijwilliger brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming	Attest korpscommandant
actieve vrijwilliger Rode Kruis	Attest Rode Kruis
voorzitter/bijzitter/(adjunct-)secretaris stembureau of stemopnemingsbureau	Attest van de voorzitter van het stem- of stemopnemingsbureau (voor de voorzitter zelf medeondertekend door de secretaris)

Dienstvrijstelling	Vereist attest
onbezoldigd topsporter/ internationaal jurylid	voor de topsporter8 : ▶ verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; ▶ verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/zij geselecteerd of gepreselecteerd is; ▶ het voorbereidings- en deelnemingsschema. voor het internationaal jurylid9 : ▶ verklaring op erewoord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; ▶ verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid.
afstaan beenmerg	medisch attest
afstaan organen of weefsels	medisch attest
onbezoldigde begeleiding/bijstand van gehandicapten/zieken tijdens vakantiereizen en verblijven in binnen- en buitenland	▶ medisch attest m.b.t. de arbeidsongeschiktheid van de gehandicapte/zieke ▶ attest van deelname aan reis/verblijf afgegeven door de organiserende vereniging.
prenataal onderzoek	medisch attest met vermelding “prenataal onderzoek”
borstvoeding op het werk	/
afstaan bloed, plasma, bloedplaatjes	▶ ofwel een door de dokter van de bloedtransfusiedienst ondertekend bewijsstuk; ▶ ofwel bloedgevers-of plasmageverskaart

8 Topsporter: de elitesporter die op internationaal vlak tot de top behoort en die zich voorbereidt op en kan deelnemen aan de OS of PS, de WG, het WK en het EK, de beloftevolle jongere die op internationaal vlak tot de top behoort in de hoogste jeugdcategorie en die op korte termijn kan behoren tot de elitesporters of de G-sporter die op korte termijn kan behoren tot de elitesporters.

9 Conform artikel VPS X 76 §1 en §2

12.2. NIET IN HET VLAAMS PERSONEELSSTATUUT VERMELDE DIENSTVRIJSTELLINGEN,‌‌

DIE NIET MOETEN WORDEN INGEHAALD, MITS VOORLEGGING VAN VOLGENDE ATTESTEN:

Dienstvrijstelling	Vereist attest
preventief kankeronderzoek door een dokter of centrum naar keuze (maximaal 1 maal per jaar) voor de duur van het onderzoek	medisch attest
preventief medisch onderzoek georganiseerd door de diensten van de Vlaamse overheid voor de duur van het onderzoek	bewijs van aanwezigheid
aanwervings- of periodiek medisch onderzoek georganiseerd door de diensten van de Vlaamse overheid	bewijs van aanwezigheid bovendien wordt na het onderzoek, het resultaat ervan bezorgd aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel).
oproeping door het gerecht als getuige of als gezworene	oproepingsbrief
oproeping door het Bestuur van de Medische Expertise	oproepingsbrief
deelname aan het beheer van de vzw Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap	vraag vanuit de vakbondsorganisatie aan de leidend ambtenaar
gezondheidsredenen die het vertrek van de zieke noodzakelijk maken	geen attest vereist, wel akkoord van de leidinggevende
dienstvrijstelling voor deelname aan de officiële sportdag voor de Vlaamse ambtenaren, mits de aanwezigheid ter plaatse wordt vastgesteld.	deelnemersattest
inzage in het personeelsdossier	/
raadpleging van de vzw Sociale Dienst	/

13. MUZIEK OP DE WERKVLOER ‌‌‌‌‌

Muziek op de werkvloer is verboden, tenzij met hoofdtelefoon.

14. VERPLICHTING TOT HET ZICHTBAAR DRAGEN VAN DE BADGE

Alle personeelsleden die werken in een gebouw waar het Facilitair Bedrijf de gebouwverantwoordelijkheid heeft, zijn omwille van veiligheidsredenen verplicht om hun badge zichtbaar te dragen.

De verplichting geldt in de grote kantoorgebouwen in Brussel (Conscience, Arenberg, Ellips, Ferraris, Grasmarkt, site op Martelaarsplein, Herman Teirlinckgebouw) en in de Vlaamse Administratieve Centra (VAC’s) in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent.

15. FACULTATIEVE VERMELDINGEN

15.1 VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De werkgever verwerkt persoonsgegevens in HR-processen conform verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

15.2 LEGITIMATIEKAART AGENTSCHAP JUSTITIE EN HANDHAVING

▶ Heel wat van de opdrachten van justitieassistenten, psychologen en medewerkers van de mobiele eenheid en stockbeheerders van het Vlaams Centrum voor Elektronisch Toezicht vereisen contact met justitiabelen en hun omgeving.

▶ Als dat gebeurt op een andere plaats dan het justitiehuis, wordt aan die personeelsleden wel eens gevraagd om zich te legitimeren.

▶ Via een legitimatiekaart beschikken deze medewerkers over een bewijs dat hun opdrachten aantoont en hun aanwezigheid verantwoordt.

▶ De legitimatiekaart geeft geen bijkomende rechten en heeft geen juridische gevolgen. De legitimatiekaart dient naar eer en geweten gebruikt te worden conform de deontologische code van de Vlaamse Overheid. Voor meer info: Deontologische code Vlaams overheid | Xxxxxxxxxx.xx

▶ Bij verlies, diefstal of vernietiging van de legitimatiekaart wordt dit door het personeelslid meegedeeld aan het betrokken afdelingshoofd en aan de afdeling Staf en Coördinatie van het Agentschap Justitie en Handhaving. Legitimatiekaart | Intranet Agentschap Justitie en Handhaving (xxxxxxxxxx.xx)

15.3 DEONTOLOGISCHE CODE ‌‌‌‌

Voor de deontologische code van de Vlaamse Overheid verwijzen we naar de omzendbrief BZ 2011/6 “Deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse Overheid” en de webpagina Deontologische code Vlaams overheid | Xxxxxxxxxx.xx waar de basisprincipes en gedragsregels gebundeld zijn.

Daarnaast is er voor de personeelsleden van de afdeling Justitiehuizen een verdere verfijning van toepassing, evenals voor de personeelsleden van de afdeling Hulp- en dienstverlening aan gedetineerden. Beide concretiseringen zijn in bijlage 7 opgenomen.

15.4 VERANTWOORDELIJKE HOUDING EN BEHANDELEN VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE BINNEN EEN ICT-OMGEVING

De waarden en principes van de omzendbrief ICT-code BZ/2014/2 dienen als algemeen kader bij het dagelijks gebruik van ICT.

15.5 NON-DISCRIMINATIE

Alle medewerkers van het Agentschap Justitie en Handhaving tonen respect voor elkaar en voor anderen, zonder onderscheid op grond van geslacht, zogenaamd ras, huidskleur, nationaliteit, afkomst, nationale of etnische afstamming, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, leeftijd, geloof of levensbeschouwing, politieke en syndicale overtuiging, gezondheidstoestand, sociale afkomst, gezinssamenstelling, handicap, fysieke of genetische eigenschap en taal.

Alle medewerkers realiseren zich dat bepaalde handelingen, uitlatingen of ‘grappen’ (hetzij mondeling, schriftelijk, per e-mail, via sociale media of op andere wijze), hoewel mogelijk onbedoeld, kwetsend of discriminerend kunnen zijn.

Alle medewerkers zijn bij het uitvoeren van hun werkzaamheden alert voor verboden en ongewenst onderscheid tussen personen en voor de mogelijk discriminerende effecten van bepaalde acties, gedragingen of maatregelen. Wanneer dergelijk onderscheid en/of discriminerende effecten zich toch voordoen, moeten

collega’s betrokkene(n) hierop aanspreken en de leidinggevende of de daartoe aangestelde (vertrouwens)persoon inlichten.

De medewerkers van het Agentschap Justitie en Handhaving gedragen zich tegenover personeel van externe dienstverleners, tegenover leveranciers, klanten en bezoekers conform de bepalingen van deze non- discriminatieclausule.

16. ADRES INSPECTIEDIENSTEN

De adressen van de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en van de RSZ-Inspectie zijn opgenomen in bijlage 6.

17. PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD‌

Het arbeidsreglement kan ter inzage worden geraadpleegd bij de afdeling Staf & Coördinatie, Ellipsgebouw, 21ste verdieping.

Op intranet: Regelgeving - Personeel | Intranet Agentschap Justitie en Handhaving (xxxxxxxxxx.xx) Datum van inwerkingtreding: 01/01/2023

Voor de werkgever, Xxx XXX XXX XXXXXX

Administrateur-generaal Agentschap Justitie en Handhaving

Bijlagen Arbeidsreglement Agentschap

Justitie en Handhaving

De vakorganisaties hebben een eenparig positief advies uitgebracht over de bijlagen -die horen bij het arbeidsreglement- op het EOC van 18 oktober 2022.

INHOUDSTAFEL

BIJLAGE 1 WAGENREGLEMENT

4

1. Inleiding 4

1.1 Dienstvoertuig en dienstreis: definities 4

1.2 Doel van het (ecologisch-)wagenreglement 5

1.3 Leasevoertuigen en aangekochte voertuigen 5

1.4 Ecologische voertuigen 6

1.5 Geldigheid en voorwaarden van wijziging 6

1.6 Administratie en beheer 6

2. Het voertuig 6

2.1 Criteria van toewijzing 6

2.2 Bestelling van het voertuig 7

2.3 Vervanging van het voertuig 7

2.4 Wijzigingen in het voertuig 7

3. Gebruik van het voertuig 7

3.1 Ontvangst van een nieuw voertuig 7

3.2 Voortgangscontrole van het gebruik 8

3.3 Zorgvuldig en duurzaam gebruik 8

3.4 Onderhoud en herstellingen 9

3.5 Banden 9

3.6 Xxxxxxxxxxxxxx 00

3.7 Energie of brandstof 10

3.8 Verzekering 10

3.9 Boetes en diverse kosten 12

3.10 Privégebruik 12

3.11 Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig 13

3.12 Inlevering van het voertuig 14

Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig te gebruiken

voor privéverkeer 15

Wagenfiche 16

Privacypolicy in kader van wagenreglement 17

BIJLAGE 2 KADER HYBRIDE WERKEN

21

1. Kader Vlaamse Overheid: wat is hybride werken? 21

2. Visie van het Agentschap Justitie en Handhaving op hybride werken 21

3. Bereikbaarheid en beschikbaarheid 21

4. Plaatsonafhankelijk werken 22

5. Materiaal, middelen en ondersteuning 22

6. Wat bij beëindiging van hybride werken, uitdiensttreding of langdurige afwezigheid? 23

7. Technische problemen 24

8. Mentaal en fysiek welzijn 24

9. Woon-werk verkeer 24

BIJLAGE 3 CONTACTPERSONEN PSYCHOSOCIALE XXXXXX’X OP HET WERK

25

BIJLAGE 4 AFSPRAKEN ALCOHOL- EN DRUGSBELEID BINNEN AJH

26

BIJLAGE 5 PLAATS VERBANDSKIST

27

BIJLAGE 6 ADRESSEN ARBEIDSINSPECTIE

28

BIJLAGE 7 DEONTOLOGISCHE CODE

34

BIJLAGE 7.1 Deontologische code Justitiehuizen en VCET: een houvast voor integer handelen bij

de afdeling Justitiehuizen en de afdeling VCET 35

1.INLEIDING 35

1.1 SITUERING 35

1.2 DOEL VAN DEZE CODE 35

1.3 WAARDE EN BELANG VAN DEZE CODE 36

1.4 VOOR WIE IS DE CODE BESTEMD? 36

1.5 EIGENHEID VAN JUSTITIEHUIZEN en VCET: WERKEN ONDER MANDAAT 37

1.6 PROFESSIONALITEIT ALS HOEKSTEEN 37

2 DE EIGENLIJKE CODE: WAARDEN EN PRINCIPES 37

2.1 NEUTRAAL, OBJECTIEF EN ONAFHANKELIJK 38

2.1.1 Neutraal 38

2.1.2 Objectief 38

2.1.3 Onafhankelijk 39

2.1.4 Omgaan met geschenken en uitnodigingen 39

2.1.5 Scheiding tussen werk-privé 40

2.2 LOYAUTEIT 41

2.3 SAMENWERKEN, COLLEGIALITEIT EN POSITIEVE WERKSFEER 42

2.4 KLANTGERICHT EN BEKWAAM 42

2.5 ZORGVULDIG OMGAAN MET MIDDELEN 43

2.6 ZORGVULDIG OMGAAN MET INFORMATIE 44

3 NABESCHOUWING 46

3.1 WAT WORDT VAN IEDEREEN VERWACHT? 46

3.1.1 Door medewerkers 46

3.1.2 Voorbeeldgedrag door leidinggevenden 47

3.1.3 Ingaan op vragen en bezorgdheden als leidinggevende 47

3.2 MELDEN VAN EEN MOGELIJKE INTEGRITEITSSCHENDING 47

3.3 WAT BIJ NIET-NALEVING? 48

3.4 RELATIE TOT DEONTOLOGISCHE CODE VLAAMSE OVERHEID 48

BIJLAGE 7.2 Gedragscode voor alle medewerkers aan de hulp- en dienstverlening

van de Vlaamse Gemeenschap 49

BIJLAGE 1 – WAGENREGLEMENT ‌‌‌

1. INLEIDING

1.1 Dienstvoertuig en dienstreis: definities

Dienstvoertuigen zijn voertuigen (personenwagen, terreinwagen of bestelwagen) aangekocht of geleased door de entiteit, die ter beschikking worden gesteld aan de werknemer. Er zijn drie types dienstvoertuigen:

▶ 1. de dienstvoertuigen die gekoppeld zijn aan een functie;

▶ 2. de dienstvoertuigen die functioneel aan een bepaalde persoon zijn toegewezen;

▶ 3. de dienstvoertuigen die niet aan een bepaalde persoon zijn toegewezen (poolwagens).

Dienstvoertuigen uitsluitend in gebruik voor dienstreizen

Een dienstvoertuig dat ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer om een dienstreis uit te voeren, wordt enkel gebruikt wanneer andere vervoersmogelijkheden geen optie zijn. De werknemer volgt namelijk het STOEP- principe:

▶ Stappen – te voet

▶ Trappen – met de fiets

▶ Openbaar vervoer – met de trein, tram, bus of metro

▶ Elektrische wagen – met de elektrische, CNG/LNG of waterstof (deel)wagen

▶ Personenwagen – met een conventionele wagen

Enkel indien het niet mogelijk is om te voet, met de (elektrische) fiets of het openbaar vervoer te gaan, kiest de medewerker voor een (bij voorkeur elektrische) wagen. De reden hiervoor kan de slechte bereikbaarheid van de bestemming zijn, de functiegebonden opdracht of een beperkte persoonlijke mobiliteit.

Onder een dienstreis kan worden begrepen:

▶ de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving;

▶ een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar zeer verscheiden bestemmingen in opdracht of op uitnodiging van de bevoegde hiërarchische meerdere van de werknemer;

▶ een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar een werkplaats die niet de vaste plaats van tewerkstelling is;

▶ woon-werkverkeer met een dienstwagen om redenen van kortere afstand of tijd tussen de bestemming van de dienstopdracht en de woonplaats, of in het kader van een gereglementeerde interventietaak, na schriftelijke toestemming van de hiërarchische meerdere.

De verplaatsing van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling (het ‘hoofdgebouw’) wordt als woon-werkverkeer beschouwd en is daarom privéverkeer.

De personeelsleden van de mobiele eenheid van het VCET kunnen vertrekken van de woonplaats naar de arbeidsplaats. Dit houdt geen privéverplaatsing in waarvoor er een voordeel van alle aard verschuldigd is.

Dienstvoertuigen in gebruik voor dienstreizen en privéverkeer ‌‌

Een dienstwagen kan alleen worden gebruikt voor privéverkeer als dat conform de personeelsregelgeving is én als dat in dit wagenreglement (tabel als bijlage) uitdrukkelijk is bepaald.

Volgende personeelsleden hebben recht op een dienstwagen:

▶ 1. topkaderfuncties N-niveau (op hun verzoek);

Volgende personeelsleden kunnen de toestemming krijgen om een dienstwagen ook voor privéverplaatsingen te gebruiken:

▶ 2. andere personeelsleden: om functionele redenen (enkel voor die personeelsleden die op basis van de beslissing lijnmanager de toestemming hebben voor privégebruik worden opgenomen in de tabel 1.1).

De lijnmanager beslist over het persoonlijk gebruik van de dienstwagen voor de onder punt 2 vermelde personeelsleden en bepaalt per personeelslid voor welke component(en) van het privégebruik de toestemming wordt verleend. De beslissing om woon-werkverkeer en/of andere privé-verplaatsingen met een dienstvoertuig toe te staan aan een personeelslid wordt altijd gemotiveerd.

De werkgever en de gebruiker van het voertuig dragen daarvoor de parafiscale en fiscale gevolgen.

1.2 Doel van het (ecologisch-)wagenreglement

Dit document is opgesteld voor de ministers van de Vlaamse Regering, het personeel van de Vlaamse ministeriële kabinetten, de gouverneurs van de Vlaamse provincies en de arrondissementscommissarissen, het personeel

van de Diensten Vlaamse overheid en van de administratieve rechtscolleges. Het heeft tot doel een antwoord te bieden op de meest gestelde vragen over toewijzing, beheer en gebruik van de ter beschikking gestelde voertuigen, en de rechten en verplichtingen uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de werknemers.

Uiteraard geeft de terbeschikkingstelling van een voertuig in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op het voertuig voor de werknemer. De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig op eenvoudig verzoek in te leveren bij de entiteit, in de staat waarin het voertuig ontvangen werd (rekening houdend met normale slijtage) en voorzien van alle accessoires en documenten die in de dienstwagen aanwezig waren bij de terbeschikkingstelling.

Het wagenreglement is van toepassing op de voertuigen die exclusief ter beschikking gesteld zijn van het Agentschap Justitie en Handhaving. Voor de voertuigen uit de gemeenschappelijke wagenpool van de Vlaamse overheid is het Wagenreglement Gemeenschappelijke Wagenpool van toepassing.

1.3 Leasevoertuigen en aangekochte voertuigen

Om financiële en functionele redenen worden dienstvoertuigen aangekocht of geleased. De manier waarop een voertuig is verzekerd, kan daardoor verschillen. In ieder voertuig ligt een wagenfiche waarin de verzekeringssituatie voor dat specifieke voertuig is opgenomen.

1.4 Ecologische voertuigen ‌‌‌‌‌

De Vlaamse overheid zet volop in op de vergroening en verduurzaming van het wagenpark. Om dit mogelijk te maken zijn stekkervoertuigen (volledig elektrische voertuigen en plug-in hybrides) en voertuigen die rijden op alternatieve brandstoffen (CNG, LNG en waterstof) opgenomen in het aanbod. In dit (e-)wagenreglement zijn een aantal specifieke elementen opgenomen van toepassing op stekkervoertuigen en andere ecologische wagens.

In het wagenreglement wordt telkens vermelding gemaakt wanneer de bepaling (enkel) van toepassing is op de ecologische voertuigen.

1.5 Geldigheid en voorwaarden van wijziging

Dit wagenreglement geldt voor elke gebruiker van een dienstvoertuig dat ter beschikking gesteld wordt door AJH. De werknemer wordt geacht dit wagenreglement te kennen.

XXX behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het wagenreglement en verbindt zich ertoe over die wijzigingen te communiceren, na overleg met het EOC.

1.6 Administratie en beheer

AJH:

□ neemt het dagelijks beheer van de voertuigen en van de bijhorende contracten op zich

☒ besteedt het beheer deels uit aan Het Facilitair Bedrijf, dat als wagenparkbeheerder optreedt voor de gemeenschappelijke wagenpool

□ besteedt het beheer volledig uit aan Het Facilitair Bedrijf, dat als wagenparkbeheerders optreedt voor de gemeenschappelijke wagenpool

De wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor het beleid over het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing ervan. Een werknemer kan contact opnemen met de wagenparkbeheerder als hij vragen heeft over een dienstvoertuig. De contactgegevens van de

wagenparkbeheerder zijn vermeld op de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt. Op de wagenfiche zijn ook de gegevens opgenomen van een contactpersoon die verantwoordelijk is voor het administratieve beheer van het voertuig.

Alle entiteiten onder het toepassingsgebied van het Klimaatactieplan en daarmee ook het Actieplan Mobiliteit (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx) zijn verplicht om gebruik te maken van de centrale wagenparkbeheertoepassing Ultimo in functie van rapportering en beheer van de volledige Vlaamse vloot.

2. HET VOERTUIG

2.1 Criteria van toewijzing

XXX bepaalt voor elke werknemer afzonderlijk of hij permanent een dienstvoertuig ter beschikking krijgt.

1. Voor de topkaderfuncties op N-niveau is dit een recht binnen het mobiliteitsbudget;

2. Voor hoofden secretariaat van de SAR’s is dit een gunst, beslist door de functionele minister;

3. Voor andere personeelsleden vloeit de toekenning van een voertuig niet automatisch voort uit een

functie. De keuze van het dienstvoertuig is afhankelijk van het professionele gebruik dat de werknemer ervan moet maken en wordt beslist door de lijnmanager.‌‌‌‌‌

2.2 Bestelling van het voertuig

AJH bestelt het voertuig. Alle contacten met de leasemaatschappij, concessiehouder of autoconstructeur verlopen via de wagenparkbeheerder of de werknemer dat verantwoordelijk is voor de aankoop of leasing. De gebruiker van de dienstwagen neemt geen rechtstreeks contact op met de leasemaatschappij, concessiehouder of autoconstructeur.

Voor stekkervoertuigen kan geopteerd worden om ook oplaadinfrastructuur te (laten) plaatsen. Ook dit is te bestellen door de entiteit bij de Charge Point Operator (CPO). Alle contacten verlopen via de

wagenparkbeheerder of de werknemer dat verantwoordelijk is voor de plaatsing van de oplaadinfrastructuur. De gebruiker van de dienstwagen neemt zelf geen contact op met de CPO. Indien er een thuislaadpunt bij de medewerker wordt geplaatst, is hij zelf verantwoordelijk voor de eventuele voorbereidende elektrische werken die nodig zijn voor de plaatsing van de oplaadinfrastructuur.

2.3 Vervanging van het voertuig

Het voertuig wordt vervangen op basis van criteria die de wagenparkbeheerder vastlegt, met het oog op een optimaal beheer van het wagenpark. De wagenparkbeheerder informeert de werknemer over de vervanging van het voertuig. De werknemer kan ook van zijn kant de wagenparkbeheerder signaleren wanneer het opportuun is het voertuig te vervangen.

2.4 Wijzigingen in het voertuig

Als de entiteit beslist dat tijdens het gebruik van het voertuig aanpassingen aan de uitrusting van het voertuig nodig zijn, vallen die kosten ten laste van de werkgever. Wijzigingen in het voertuig op verzoek van de werknemer moeten door de wagenparkbeheerder worden goedgekeurd. De kosten voor de wijziging in het voertuig, die niet als functioneel kunnen worden beschouwd:

☒ zijn verboden

□ worden door de werkgever betaald en teruggevorderd

□ worden rechtstreeks door de werknemer betaald

3. GEBRUIK VAN HET VOERTUIG

3.1 Ontvangst van een nieuw voertuig

Bij de levering of ontvangst van een nieuw voertuig gaat de wagenparkbeheerder, de werknemer dat verantwoordelijk is voor de aankoop of leasing of de gebruiker van de dienstwagen na of:

▶ de wagen overeenstemt met het bestelde voertuig;

▶ de wagen beschikt over een gevarendriehoek, een verbanddoos, een brandblusser, een reservewiel, een reflecterend veiligheidsvestje en een parkeerschijf;

▶ de volgende documenten aanwezig zijn in het voertuig: een verzekeringsattest (een groene verzekeringskaart of een door de diensten van de Vlaamse overheid opgemaakt verzekeringsattest), een inschrijvingsbewijs, een gelijkvormigheidsattest, een Europees aanrijdingsformulier, een‌‌

keuringsattest indien het voertuig ouder is dan 4 jaar en een registratiefiche met beginkilometerstand, de gebruikshandleiding en het onderhoudsboekje;

▶ in het geval van een stekkervoertuig: de wagen beschikt over een Mode 2 laadkabel (Schuko-stekker) en een Mode 3 laadkabel (type 2 Mennekes stekker);

▶ in het geval van een stekkervoertuig dat ook gebruikt wordt voor woon-werkverkeer en ander privéverkeer: er ook moet worden voorzien in een thuislaadpunt bij de gebruiker (AJH en gebruiker maken afspraken over het thuislaadpunt, mogelijke afspraken zijn opgenomen in bijlage).

Als de werknemer tekortkomingen vaststelt, neemt hij contact op met de wagenparkbeheerder. De gebruiker ontvangt één sleutel van het poolvoertuig, de reservesleutel wordt bewaard door de wagenparkbeheerder.

3.2 Voortgangscontrole van het gebruik

Het gebruik van het dienstvoertuig wordt opgevolgd door een of meer van de volgende handelingen (kruis aan):

☒ het invoeren van de kilometerstand bij elke tankbeurt (in het geval van een conventioneel voertuig)

□ het manueel invullen van een reiswijzer

☒ een automatische registratie door een Geolocatiesysteem

□ een automatische registratie van het aantal laadsessies (met aanduiding van laadvolume en duur) via de laadpas.

Het wagenreglement moet de opvolgingswijze beschrijven.

Als de voortgangscontrole gebeurt via een geolocatiesysteem, moet het beheer van de verkregen gegevens in overeenstemming zijn met de privacypolicy ter zake.

Alle dienstvoertuigen voor het team Mobiele Eenheid van het VCET zijn uitgerust met een geolocatiesysteem. Alle bestuurders van deze voertuigen zijn verplicht dit geolocatiesysteem te gebruiken bij elk gebruik van het dienstvoertuig conform de handleidingen en procedures.

3.3 Zorgvuldig en duurzaam gebruik

De werknemer gebruikt het voertuig zorgvuldig (volgens het principe van een goede huisvader).

De werknemer mag het voertuig niet ombouwen, noch opties of toebehoren erop installeren, en hij mag geen enkele markering aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de wagenparkbeheerder.

De werknemer is ervoor verantwoordelijk dat hij zijn voertuig goed gebruikt in alle situaties en dat hij het in goede staat behoudt.

Het is de werknemer verboden het voertuig te besturen indien hij in staat van dronkenschap of in een gelijkaardige toestand verkeert of onder invloed is van alcohol, drugs of andere verdovende middelen.

De bestuurder dient te beschikken over een geldig rijbewijs.

De werknemer rijdt hoffelijk en milieubewust met zijn dienstvoertuig.

De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig niet uit te lenen, behalve in de gevallen die opgesomd staan in dit reglement, om het voertuig niet onder te verhuren, noch om het voertuig in onderpand of garantie

te geven, op welke manier dan ook. Het is verboden om rijlessen te geven met het dienstvoertuig. Het is de werknemer verboden om personen of goederen te vervoeren tegen betaling of om het voertuig aan te wenden op een manier die niet overeenstemt met de bestemming ervan.‌‌

Als de werknemer het Belgische grondgebied verlaat met het voertuig, gaat hij na of de verzekering die verplaatsing dekt.

In geval van een stekkervoertuig beoogt de werknemer, zonder dat verplaatsingen hierdoor in het gedrang komen, om het voertuig zoveel mogelijk op te laden op het werk, thuis, bij publieke normale oplaadpunten en publieke snel oplaadpunten (bij voorkeur volgens deze rangorde). In geval van plug-in hybride wagens en elektrische wagens met een range extender beoogt de gebruiker om maximaal elektrisch te rijden – door

gebruik te maken van oplaadpunten (op het werk, thuis of publieke laadpunten) – ten opzichte van het rijden op de fossiele brandstof, zonder dat verplaatsingen hierdoor in het gedrang komen.

Zoals gesteld in artikel 3.1 ‘ontvangst van een nieuw voertuig’ ontvangt de gebruiker een Mode 2 laadkabel (Schuko-stekker) en een Mode 3 laadkabel (type 2 Mennekes stekker). In geval van schade aan deze laadkabel(s), waardoor de laadkabel niet meer naar behoren functioneert, worden de kosten van een nieuwe laadkabel integraal doorgerekend aan de gebruiker indien de schade het gevolg is van onzorgvuldig gebruik.

3.4 Onderhoud en herstellingen

De werknemer leeft de onderhoudsvoorschriften strikt na die opgesteld zijn door de autoconstructeur en die opgenomen zijn in de gebruikshandleiding.

Alle noodzakelijke richtlijnen zijn opgenomen in de boorddocumenten en worden toegelicht aan de werknemer bij de ontvangst van het voertuig. Als de werknemer aanvullende vragen of problemen heeft, kan hij een beroep doen op zijn wagenparkbeheerder.

Als er zich een probleem voordoet met het voertuig, leest de werknemer de onderhouds- en herstellingsinstructies voor hij een beroep doet op een officiële concessiehouder van het merk van het voertuig. Elke werkopdracht buiten het standaardonderhoud moet vooraf goedgekeurd worden door de wagenparkbeheerder.

De werknemer legt het onderhoudsboekje van de wagen bij elk onderhoud voor en waakt erover dat de concessiehouder een stempel plaatst bij elke onderhoudsbeurt.

De werknemer kijkt regelmatig de staat van de banden (bandenspanning, sleet), het peil van de olie (in het geval van conventionele voertuigen) en van de koelvloeistof na. De werknemer die over een dienstwagen beschikt, maakt zelf het voertuig schoon aan de binnen- en buitenzijde met de middelen die de werkgever ter beschikking stelt.

3.5 Banden

De werknemer laat de banden vervangen (kruis aan):

□ zoals bepaald in het onderhoudscontract

☒ bij een bandencentrale

□ bij een andere dienstverlener (de contactgegevens van de dienstverlener zijn aangebracht op de wagenfiche – in het wagenreglement wordt daarnaar verwezen)

3.6 Pechverhelping ‌‌‌

Op de wagenfiche staat beschreven wat de werknemer moet doen bij autopech. De kosten van pechverhelping zijn ten laste van de entiteit als de instructies op de wagenfiche zijn nagekomen.

3.7 Energie of brandstof

Aan ieder voertuig is een laadpas en/of tankkaart gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de energie en/of brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt.

Aan elke tankkaart is een geheime code gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt. De geheime code mag in geen enkel geval doorgegeven worden aan een derde.

De werknemer leeft in ieder geval de gebruiksvoorschriften na die de distributeur van de kaart hem gegeven heeft.

Bij elke tankbeurt is de bestuurder verplicht het juiste kilometeraantal van het voertuig in te geven.

Het is de gebruiker uitdrukkelijk verboden om de laadpas en/of tankkaart te gebruiken voor een ander (stekker) voertuig, zowel voor publieke oplaadpunten als bij de gebruiker thuis. Kosten of schade ten gevolge van misbruik of fraude met de laadpas en/of tankkaart of het thuislaadpunt worden integraal doorgerekend aan de gebruiker.

De werknemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de laadpas en/of tankkaart. In geval van verlies, defect of diefstal van de kaart belt de werknemer onmiddellijk naar het telefoonnummer dat vermeld staat op de wagenfiche.

Als het gebruik van de laadpas en/of tankkaart uitzonderlijk onmogelijk is (wegens verlies, defect, diefstal, geen tankstation verbonden aan de tankkaart in de ruime omgeving beschikbaar), kan de werknemer op een andere wijze betalen (ad hoc betaalmethode). In dat geval overhandigt hij het betalingsbewijs aan de entiteit. Als de werknemer uitzonderlijk geen betalingsbewijs kan voorleggen, wordt een verklaring op erewoord opgemaakt.

3.8 Verzekering

Ieder dienstvoertuig (zowel aangekocht als geleased) is minimaal verzekerd op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid in België. De verdere verzekeringssituatie kan verschillen per voertuig (bijvoorbeeld uitbreiding naar buitenland). Een overzicht van de gesloten verzekeringen is opgenomen in de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt.

Procedure bij een ongeval

Bij elk schadegeval vult de werknemer het Europese aanrijdingsformulier in. Onmiddellijk daarna brengt hij de wagenparkbeheerder op de hoogte van de schade.

Het is eveneens nodig om een Europees aanrijdingsformulier in te vullen als:

▶ er geen tegenpartij is of als de tegenpartij niet bekend is;

▶ een proces-verbaal werd opgesteld door de federale politie;

▶ alleen het voertuig van de tegenpartij beschadigd is;

▶ het niet om een ongeval gaat, maar om diefstal of vandalisme.

Het aanrijdingsformulier wordt altijd ingevuld. Indien dit niet gebeurt kan de verzekeraar pas kennisnemen van

het dossier nadat het parket zijn onderzoek heeft beëindigd.

Als de werknemer het Europese aanrijdingsformulier invult, houdt hij rekening met de volgende punten:

▶ Hij geeft de feiten weer zoals ze zich hebben voorgedaan, zonder verantwoordelijken aan te wijzen.

▶ Hij vult de aangifte altijd onmiddellijk ter plaatse in en beide partijen ondertekenen de aangifte voor akkoord. Zo is er geen risico op een wijziging van de versie.

▶ Hij kruist op de aangifte aan welke situatie zich heeft voorgedaan.

▶ Hij ondertekent het formulier. De handtekening heeft betrekking op het gedeelte van het formulier dat over zijn voertuig handelt en op de schets van het ongeval die samen met de tegenpartij is opgemaakt.

▶ Als hij de rubriek “Opmerkingen” niet invult, houdt dat in dat hij akkoord gaat met de versie van de tegenpartij.

▶ Hij vraagt een afschrift van het proces-verbaal als de politie dit heeft opgemaakt.

Bij een ongeval verstuurt de werknemer de aangifte binnen 48 uur (per e-mail of per post) naar de wagenparkbeheerder.

De Vlaamse Gemeenschap heeft recht van verhaal op haar werknemer die bij het gebruik van het voertuig schade veroorzaakt door zijn opzettelijke fout, zware of grove fout of regelmatig weerkerende lichte fouten. Rijden in staat van dronkenschap of in een gelijkaardig toestand maakt steeds een zware of grove fout uit. Dit geldt zowel bij schade aan het dienstvoertuig zelf als bij schade aangebracht aan derden.

Procedure bij diefstal of poging tot diefstal

De werknemer neemt de volgende maatregelen om de risico’s van diefstal te beperken:

▶ Hij laat indien mogelijk geen waardevolle voorwerpen in het voertuig achter. Voor de dienstvoertuigen van het team Mobiele Eenheid geldt dat het materiaal voor elektronisch toezicht bewaard mag worden in het voertuig op een niet zichtbare locatie.

▶ Indien mogelijk neemt hij de voorkant (of de kaart) van de geluidsinstallatie weg als hij zijn voertuig verlaat.

▶ Hij sluit zijn wagen af als hij hem verlaat en hij controleert of alle raampjes gesloten zijn.

▶ Hij parkeert het voertuig altijd op een veilige plaats.

Bij elke (mislukte) poging tot diefstal of bij diefstal van het voertuig, van de sleutels, van toebehoren of boorddocumenten onderneemt de werknemer de volgende acties:

▶ Hij dient zo snel mogelijk klacht in bij de politie.

▶ Vervolgens zendt hij een kopie van het proces-verbaal van zijn verhoor, dat ter plaatse overhandigd wordt bij zijn klachtneerlegging, samen met de ongevalsaangifte naar de wagenparkbeheerder.

▶ In geval van diefstal van het voertuig overhandigt hij alle sleutels aan de wagenparkbeheerder, eventueel samen met de afneembare voorzijde of de veiligheidskaart van de radio.

▶ Bij diefstal of verlies van een of meer sleutels van het voertuig treft de werknemer onmiddellijk alle maatregelen om de diefstal van het voertuig te vermijden.

▶ Hij brengt onmiddellijk de wagenparkbeheerder op de hoogte. Daarna maakt hij een afspraak met de concessiehouder van het merk van het voertuig. Die zal contact opnemen met de gebruiker om de cilinders te vervangen of de sleutels opnieuw te coderen.

3.9 Boetes en diverse kosten ‌‌

De werknemer is verplicht om alle kosten van boetes of andere overtredingen en straffen die hij heeft opgelopen in de periode waarin hij over het voertuig beschikte of het gebruikte, ten laste te nemen, zelfs als hij zijn entiteit ondertussen verlaten heeft, om welke reden dan ook.

Alle gevolgen van een inbeslagneming van de wagen door de politie, door het gerecht of door elke andere bevoegde publieke instantie, ten gevolge van een overtreding van de wegcode of andere strafbare feiten, zijn ten laste van de werknemer, als die schuldig wordt verklaard aan de aan hem ten laste gelegde feiten.

3.10 Privégebruik

Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ervan

Privéverplaatsingen zijn verplaatsingen om privéaankopen te doen, tijdens de weekends, om op vakantie te gaan, enz.

De energie- en/of brandstofkosten en de verzekering van het voertuig worden door de entiteit bekostigd voor alle personen waarvoor het privégebruik is toegestaan. De entiteit betaalt eveneens de CO2-heffing voor ieder voertuig waarmee woon-werkverkeer en/of andere privéverplaatsingen is toegestaan.

De kosten van de eventuele huur van een garage en van een privéparkeerplaats zijn ten laste van de werknemer. Het gebruik van het dienstvoertuig moet afgestemd worden op de gesloten verzekering.

De verplichtingen op het vlak van CO2-heffing en fiscaliteit gelden niet alleen voor de voertuigen, vermeld in de omzendbrief voor de verwerving vervreemding, gebruik en beheer van dienstvoertuigen. Als privégebruik is

toegestaan met andere dienstvoertuigen (bijvoorbeeld motorfiets), moet dat ook in bijlage 1 worden vermeld en moeten alle parafiscale verplichtingen nagekomen worden.

Privégebruik door topkaderfuncties N-niveau

Voor topkaderfuncties N-niveau is het zonder belang dat die andere privéverplaatsingen worden gedaan door de werknemer zelf, dan wel door zijn gezinsleden.

De wagen en bijhorende tankkaart mag in het buitenland gebruikt worden. Energie- en/of brandstofkosten worden dus door de entiteit betaald. Tolgeld betaalt de gebruiker zelf.

Privégebruik door andere personeelsleden om functionele redenen.

Privégebruik door andere personeelsleden om functionele redenen is alleen toegestaan voor de personeelsleden bij wie dat uitdrukkelijk is vermeld in bijlage 1 die bij dit wagenreglement is gevoegd (zie punt 1.1).

Het gebruik van het voertuig door gezinsleden kan uitzonderlijk bij verhindering van de werknemer of bij overmacht worden toegestaan. Dat kan ook tijdens vakanties, bijvoorbeeld om veiligheidsredenen.

In geval van toegestane privéverplaatsingen in het buitenland is de werknemer ertoe gehouden om zijn energie- en/of brandstofkosten en tolgeld zelf te betalen. De entiteit komt in geen enkel geval tegemoet in die kosten.

Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen ‌

Een werknemer die de toestemming krijgt om het dienstvoertuig te gebruiken voor privédoeleinden (eigenlijke privéverplaatsingen en/of woonwerkverkeer), zal vaststellen dat dit voordeel van alle aard op de fiscale fiche

281.10 is opgenomen. De werknemer moet daarvoor maandelijks bedrijfsvoorheffing betalen.

Informatie over het voordeel van alle aard vindt u op deze website: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxx.

Bijkomende informatie is ook terug te vinden op de website van de FOD Financiën: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/000-xxx-xxxxxxxxxxxxxx-0000.xxx

▶ Als het voordeel geen volledig jaar genoten werd, wordt de pro-rata-temporisregel toegepast.

▶ Functioneel of toevallig privégebruik van een dienstvoertuig valt niet onder de regeling, evenmin als het occasionele gebruik in geval van zeer vroege of zeer late dienstopdrachten van een werknemer die op andere dagen gebruik maakt van het openbaar vervoer of van een privévoertuig.

▶ Als een werknemer met een dienstvoertuig rijdt om grote pakken dossiers mee naar huis te nemen, wordt dat niet als functioneel gebruik maar als een voordeel van alle aard beschouwd.

Als een werknemer die belast is met een avonddienst of een weekenddienst, met een interventievoertuig naar huis rijdt om dringende taken onmiddellijk te kunnen uitvoeren, wordt dat niet beschouwd als privégebruik van het dienstvoertuig.

3.11 Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig

Voor topkaderfuncties op N-niveaus: bij een afwezigheid van meer dan vier maanden zonder onderbreking wordt het mobiliteitskrediet pro rata toegekend. De N-functie moet echter zijn salariswagen niet indienen. Het recht op het dienstvoertuig kan enkel verbroken worden bij:

▶ Einde van de tewerkstelling

▶ in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door het wagenreglement;

▶ bij ongeoorloofd privégebruik;

De toestemming op het gebruik van het dienstvoertuig kan geschorst of verbroken worden door de entiteit (voor andere personeelsleden om functionele redenen) of de functioneel bevoegde minister (voor hoofden secretariaat van de SAR’s) in de onderstaande gevallen:

Schorsing:

▶ in geval van schorsing van het rijbewijs voor een periode van drie weken of meer.

▶ in geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan zes maanden zonder onderbreking;

Verbreking:

▶ bij de uitdiensttreding van de werknemer;

▶ in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door het wagenreglement;

▶ bij ongeoorloofd privégebruik;‌

▶ in geval van een gemotiveerde beslissing van de entiteit.

Als de werknemer zijn recht op het gebruik van een dienstvoertuig verliest, levert hij het voertuig onmiddellijk in. De werknemer neemt hiervoor contact op met de wagenparkbeheerder en plant hiervoor een afspraak in.

Als de werknemer zijn arbeidsovereenkomst beëindigt, levert hij het dienstvoertuig in op zijn laatste werkdag.

3.12 Inlevering van het voertuig

Bij de inlevering van het voertuig let de werknemer erop dat:

▶ het voertuig proper is, zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant;

▶ het voertuig in goede staat (mechanisch, koetswerk, interieur) binnengebracht wordt;

▶ de persoonlijke voorwerpen verwijderd zijn;

▶ de officiële documenten en bijhorende boorddocumenten en fiches in de wagen blijven (alsook sleutels, reservesleutels, alarm);

▶ de laadpas en/of tankkaart afgegeven wordt.

Alle zichtbare schadepunten worden vermeld in een expertiseverslag dat de door de entiteit gemandateerde persoon en de werknemer ondertekenen.

Straffen?

De niet-naleving van de bepalingen van onderhavig reglement worden bestraft zoals voorzien in het arbeidsreglement.

Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig1 te gebruiken voor privéverkeer‌

voornaam en achternaam	Personeels- nummer	merk en model voertuig	chassisnummer	nummerplaat	motivatie
[VOORNAAM], [ACHTERNAAM]	[NUMMER]	[MERK], [MODEL]	[NUMMER]	[NUMMER]	[KORTE TOELICHTING]
Xxx Xxx xxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxx

1 De betekenis van dienstvoertuig is hier ruimer dan in de omzendbrief. Ook motorfietsen en andere dienstvoertuigen waarmee privéverplaatsingen zijn toegestaan, worden eronder verstaan.

Wagenfiche ‌

Wagenfiche

[MERK EN MODEL] [NUMMERPLAAT]

1.1.1.1.1 Contactpersonen

Wagenparkbeheerder [VOORNAAM] [ACHTERNAAM]

[ENTITEIT]

[STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

administratief beheer [VOORNAAM] [ACHTERNAAM]

[ENTITEIT]

[STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

1.1.1.1.2 onderhoudscontract

Voor dit voertuig werd [GEEN/EEN] onderhoudscontract gesloten. Voor ieder onderhoud biedt de bestuurder zich aan bij [BESCHRIJVING VAN DE DIENST OF DE PLAATS WAAR HET ONDERHOUD WORDT UITGEVOERD. ALS EEN APART CONTRACT VOOR GLASSCHADE OF BANDEN WERD GESLOTEN, WORDT DAT OOK BESCHREVEN.]

1.1.1.1.3 Verzekering

Verzekeraar [BENAMING VERZEKERAAR] [STRAAT EN NUMMER] [POSTNUMMER EN GEMEENTE] [TELEFOONNUMMER] – [E-MAIL]

dekking van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (binnenland / buitenland)

[KORTE OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE ANDERE DEKKINGEN, ZOALS INZITTENDEN, BRAND, DIEFSTAL, WILD, NATUURKRACHTEN, GLASBREUK, AANHANGWAGENS]

Uitsluitingen [OPSOMMING VAN DE BELANGRIJKSTE UITSLUITINGEN, ZOALS SCHADE DOOR DRONKENSCHAP, OVERBELASTING VAN HET VOERTUIG, SCHADE AAN VERVOERDE VOORWERPEN, DEELNAME AAN AUTOWEDSTRIJDEN]

juridische bijstand [KORTE BESCHRIJVING VAN DE EVENTUELE JURIDISCHE BIJSTAND]

1.1.1.1.4 Pechverhelping

contact binnenland [BENAMING PECHVERHELPER]

[TELEFOONNUMMER]

contact buitenland [BENAMING PECHVERHELPER]

[TELEFOONNUMMER]

1.1.1.1.5 verlies of diefstal laadpas en/of tankkaart

1.1.1.1.6 Bel bij verlies of diefstal van de tankkaart het cardstopnummer 070 344 344 of TOTALcardstop 02 288 94 00 of van de laadpas het nummer [invoegen nummer].

Privacypolicy in kader van wagenreglement ‌

De doelstelling van deze privacypolicy is de gebruikers van de dienstvoertuigen die uitgerust zijn met een gps- lokalisatiesysteem, op de hoogte te brengen van de volgende feiten:

▶ 1. wanneer er persoonsgegevens van de gebruiker van het dienstvoertuig door het gps-lokalisatiesysteem worden verzameld;

▶ 2. wie die informatie verzamelt;

▶ 3. hoe die informatie wordt gebruikt;

▶ 4. aan wie die informatie wordt medegedeeld;

▶ 5. welke keuzes de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gps-lokalisatiesysteem, kan maken ten aanzien van de verzameling, het gebruik en de verspreiding van die informatie;

▶ 6. de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, het misbruik of de wijziging van die informatie te voorkomen;

▶ 7. de wijze waarop de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een gps-lokalisatiesysteem, een correctie kan aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.

1. Doel van het gps-lokalisatiesysteem

Het systeem zal alleen operationeel worden gemaakt om aan volgende doelstellingen tegemoet te komen:

a. Een meer efficiënt wagenparkbeheer.

Het gps-lokalisatiesysteem kan zorgen voor een efficiënter beheer van het wagenpark en de administratie van de dienstritten. Het systeem zorgt er immers voor dat de nodige gegevens vlot beschikbaar zijn en dat bijsturing mogelijk wordt gemaakt. Het is echter niet de bedoeling om het systeem in te zetten als een controlemiddel over het rijgedrag.

b. Verhoging van de kwaliteit van de voortgangscontrole.

Met het gps-lokalisatiesysteem kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden voorkomen en dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.

c. Verzamelen van gegevens van een bepaalde gebruiker bij ernstige vermoedens van onjuiste of gemanipuleerde rapportering, ná waarschuwing van en kennisgeving aan die gebruiker.

Met het gps-lokalisatiesysteem is achteraf eenvoudig na te gaan hoe vaak en hoe lang een voertuig daadwerkelijk op een plaats aanwezig is geweest. Dat is in veel gevallen belangrijke informatie voor de administratieve controle op de uitgevoerde opdrachten en ter verificatie van de rapportering door de voertuiggebruiker. Het is niet de bedoeling om het gps-lokalisatiesysteem in te zetten als een controlemiddel op alle handelingen van de personeelsleden.

Als de rechtstreeks leidinggevende het vermoeden heeft dat er door de betrokken gebruiker van een dienstvoertuig onjuist of te weinig wordt gerapporteerd of als er vermoedens zijn van het manipuleren van de rapportering, zal de rechtstreeks leidinggevende of het afdelingshoofd die gebruiker met een dienstnota waarschuwen. Die waarschuwing omvat de volgende onderdelen:

▶ de ten laste gelegde feiten en de overtreden bepaling(en);

▶ de termijn waarbinnen de betrokken gebruiker gevolg moet geven aan de waarschuwing;

▶ de vermelding dat, als geen gevolg wordt gegeven aan de waarschuwing, bij een volgende waarschuwing het gps-lokalisatiesysteem operationeel zal worden gemaakt met de doelstelling om de juistheid van de rapportering te kunnen nagaan;

▶ de vermelding van de mogelijkheid om met de rechtstreeks leidinggevende of het afdelingshoofd een gesprek te hebben over de aangehaalde problematiek.

Een waarschuwing is altijd schriftelijk en laat toe dat de betrokkene zijn rapporteringsmethodiek eerst zelf bijstuurt, voor het gps-lokalisatiesysteem wordt ingeschakeld ter verificatie van de rapportering.

2. De beherende instantie

De entiteit AJH vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, beheert de gegevensverzameling en data- administratie via het gps-lokalisatiesysteem.

3. De opslag van de gegevens

Voor de doelstelling in punt 1a worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem. De gegevens kunnen desgewenst worden opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit AJH.

Voor de doelstellingen in punt 1b en 1c zullen de nodige gegevens op maandbasis worden opgehaald uit de beveiligde onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem en worden die gegevens opgeslagen in afgeschermde documentenbibliotheken van de entiteit AJH. Indien noodzakelijk kunnen die gegevens worden toegevoegd aan de administratieve dossiers.

De gegevens omvatten:

▶ kenmerken van het afgelegde traject: datum, tijdstip vertrek, tijdstip aankomst, afstand, trajectduur, lokalisaties;

▶ identiteitsgegevens van de gebruiker: voornaam en achternaam (eventueel aangevuld met personeelsnummer, afdeling, entiteit);

▶ kenmerken van het dienstvoertuig: kenteken, merk en type;

▶ eventueel het doel van de verplaatsing.

Voor de bewaring van de gegevens gelden de onderstaande regels:

▶ De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1a, worden voor de periode van één maand bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken. Dezelfde gegevens worden vervolgens wel nog gedurende drie jaar geanonimiseerd bijgehouden om een analyse op jaarbasis voor het wagenparkbeheer mogelijk te maken.

▶ De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1 b, worden voor de periode van

vier jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken.

▶ De gegevens, verzameld in het kader van de doelstelling, vermeld in punt 1c, worden voor de periode van één jaar bewaard in de bovengenoemde documentbibliotheken.

4. Ontvangers van de gegevens

De leidend ambtenaar en de afdelingshoofden hebben toegang tot alle gegevens, vermeld in punt 1a en 1b. De leidend ambtenaar, het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende hebben toegang tot de gegevens, vermeld in punt 1c.

5. Toestemming van de gebruiker

De entiteit AJH vraagt de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van iedere gebruiker van een dienstvoertuig om de gegevens, vermeld in punt 1, te verzamelen, te verwerken en te verspreiden voor de beschreven doeleinden. Met toepassing van artikel 17 van de wet van 8 december 1992 zal de entiteit vervolgens de aangifte van de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De entiteit legt de invoering van het gps-lokalisatiesysteem eveneens vast in het arbeidsreglement en in het wagenreglement. Dit privacypolicydocument wordt als bijlage bij het wagenreglement gevoegd.

Als de gebruiker van een dienstvoertuig zijn toestemming tot het operationaliseren van het gps- lokalisatiesysteem niet wil geven of intrekt, dan komt de gebruiker met het respectieve afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende overeen over de wijze waarop aan de doeleinden, beschreven in punt 1, door de gebruiker zal worden voldaan, zonder toepassing te maken van de mogelijkheden die het gps-lokalisatiesysteem biedt. Concreet zal de gebruiker van het dienstvoertuig dan alvast de reiswijzer en

de rapportering uitgebreider en nauwkeuriger moeten bijhouden. De gebruiker van het dienstvoertuig moet in dat geval ook actief zorgen voor het efficiënte wagenparkbeheer en moet er eigenhandig en op eigen verantwoordelijkheid voor zorgen dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden vermeden.

6. Veiligheidsmaatregelen

De entiteit AJH treft de volgende veiligheidsmaatregelen om verlies, misbruik of manipulatie van de verkregen informatie te voorkomen:

▶ De onlinetoepassing van de externe leverancier van het gps-lokalisatiesysteem vanwaaruit de gegevens worden opgehaald, is beveiligd. Ze is alleen toegankelijk met gebruik van een gebruikersnaam en paswoord die worden toegekend aan de personen, vermeld in punt 4, en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers.

▶ De in punt 3 vermelde documentbibliotheken worden doeltreffend afgeschermd. Alleen de in punt 4 vermelde personen en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers zullen toegang krijgen om de gegevens te consulteren.

▶ Alle betrokken personeelsleden zullen zich ertoe verbinden op elk moment integer met de door de voertuigen gegenereerde data om te gaan.

7. Raadpleging van persoonlijke gegevens

De gebruiker van een dienstvoertuig dat is uitgerust met een operationeel gps-lokalisatiesysteem, kan op schriftelijk verzoek een kopie krijgen van de informatie die over zijn persoon en de gebruikte dienstwagen wordt opgeslagen in de documentenbibliotheken, beschreven in punt 3. Daarvoor neemt de betrokken gebruiker contact op met zijn afdelingshoofd en de respectieve rechtstreeks leidinggevende. De betrokken gebruiker kan een correctie aanvragen als de informatie inaccuraat zou blijken te zijn.

BIJLAGE 2 – KADER HYBRIDE WERKEN ‌‌‌‌

1. KADER VLAAMSE OVERHEID: WAT IS HYBRIDE WERKEN?

De Vlaamse Regering keurde op 16 juli 2021 de omzendbrief hybride werken (VR 2021/KKBJ/BZ/1) goed. Deze omzendbrief focust op het HR-luik van hybride werken en vervangt de omzendbrief ‘betreffende plaats- en tijdsonafhankelijk werken’ (BZ 2014/3 van 16/5/2014).

Hybride werken omvat resultaatgericht werken en leidinggeven op basis van vertrouwen en dialoog. Personeelsleden werken hierbij vanuit verschillende werkomgevingen en -locaties samen en blijven verbonden door technologie en fysieke samenkomsten. In functie van de aard van de werkactiviteit en de te behalen resultaten en met het organisatiebelang en klantenperspectief voorop, wordt op basis van overleg tussen het personeelslid en de leidinggevende besproken waar en wanneer het personeelslid de werkactiviteiten idealiter uitvoert. Alle personeelsleden van wie de functie zich ertoe leent moeten in principe de kans krijgen om hybride te kunnen werken 2.

2. VISIE VAN HET AGENTSCHAP JUSTITIE EN HANDHAVING OP HYBRIDE WERKEN

Binnen het agentschap vertrekken we vanuit de centrale uitgangspunten en principes van flexibiliteit, dialoog en vertrouwen. De medewerkers krijgen de nodige flexibiliteit en vertrouwen om hybride werken toe te passen al naargelang de taken en noden van de dienst, van de medewerker en van cliënten en opdrachtgevers.

Dialoog over waar er wanneer gewerkt zal worden, gebeurt met leidinggevende en collega’s, waarbij de leidinggevende steeds akkoord moet gaan met de afspraken. De leidinggevende kan de goedkeuring tot hybride werken intrekken of weigeren om organisatorische of competentiegebonden redenen of bij vaststelling van misbruik.

Volgende overwegingen en aandachtspunten bij de evaluatie hoe hybride werken kan functioneren binnen het team / op de dienst spelen een rol:

▶ De wisselwerking tussen collega’s wordt in de hand gewerkt door fysieke aanwezigheid op de werkvloer.

Samenwerken is een meerwaarde om goed te kunnen werken.

▶ Informele contacten en gedragenheid binnen het team – maar ook over de teamgrenzen heen - zijn ook voordelen van fysieke aanwezigheid.

▶ Plaatsonafhankelijk werken heeft een meerwaarde wanneer men moet kunnen doorwerken aan taken die veel concentratie en een minimum aan overleg vragen en maken het mogelijk om werk en privé beter op elkaar af te stemmen.

Hiervoor worden binnen elke afdeling specifieke afspraken gemaakt, gebaseerd op de principes en overwegingen zoals hierboven geschetst. Daarbij wordt voor ogen gehouden dat de medewerkers zullen aangezet worden om regelmatig fysiek aanwezig te zijn op kantoor.

3. BEREIKBAARHEID EN BESCHIKBAARHEID

Gezien er vanuit de organisatie servicetijden bepaald zijn die moeten gerespecteerd worden, zowel voor bereikbaarheid naar cliënten en externen als naar collega’s, zijn er op dienstniveau heldere afspraken nodig om samen die bereikbaarheid en continuïteit te kunnen garanderen. De invulling van de flexibele werktijdregeling moet in overleg met leidinggevende en collega’s gebeuren zodat organisatiebelang, teambelang en persoonlijke balans een goed evenwicht kunnen vormen.

2 Op dit ogenblik geldt dit niet voor het team monitoring en het team mobiele eenheid van het VCET

Het agentschap vertrouwt erop dat personeelsleden collegiaal handelen bij het plannen van hun werkactiviteiten ten opzichte van privé-activiteiten. Invulling van flexibele werktijdregeling – met respect voor minimale en maximale prestaties en met afspraken voor garanties tijdens de servicetijden – mag er niet toe leiden dat er standaard momenten van inactiviteit zijn.‌‌

De tijdsblokken waarop je werkt, tijdens de flexibel in te vullen arbeidstijd, duid je aan in jouw elektronische agenda. Het onderwerp, de locatie en het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent zijn zichtbaar in je agenda voor je collega’s en je leidinggevenden van het Agentschap Justitie en Handhaving. De tijdsblokken waarop je niet bereikbaar en beschikbaar bent, registreer je ook duidelijk in je agenda. Je vult je agenda tijdig in zodat collega’s weten waar en wanneer je beschikbaar bent.

Tijdens de servicetijd is elke medewerker vlot telefonisch bereikbaar. Wanneer je tijdens de servicetijd niet werkt kan je enkel gebeld worden als iets hoogdringend is.

Voor een afwezigheid van één dag of meer stel je een afwezigheidsboodschap in. Het vooraf registreren van PTOW is verplicht voor elk personeelslid.

4. PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN

Je bent als personeelslid mee verantwoordelijk om voldoende aanwezig te zijn op kantoor zodat de samenwerking met collega’s en leidinggevende en de dienstverlening naar de klanten optimaal verloopt. Koppel de dagen dat je naar kantoor gaat dan ook aan team- en afdelingsactiviteiten, fysiek overleg en samenwerking.

De keuze voor de werkomgeving wordt gemaakt in dialoog met de leidinggevende en het team. Op organisatie- en afdelingsniveau en in het bijzonder op teamniveau worden afspraken gemaakt over welke overlegmomenten, activiteiten, opdrachten… al dan niet doorgaan op kantoor, welke digitaal of hybride worden georganiseerd en wanneer men vrij is om te kiezen.

Bepaalde taken houden per definitie aanwezigheid op de werkvloer in, zoals fysieke vergaderingen met collega’s of partners en de opvolging van cliënten. Xxxxxx deelnemen aan zo ingeplande vergaderingen is daarbij de regel, tenzij bijvoorbeeld medische redenen verhinderen dat iemand aanwezig kan zijn. Hybride vergaderingen kunnen wel op voorwaarde dat dit zo in de uitnodiging mee is opgenomen.

De dagen waarop een activiteit plaatsvindt waarbij het personeelslid verplicht aanwezig moet zijn (bv. een afdelingsdag), kan je als personeelslid niet elders werken. Indien je toch niet aanwezig kan zijn, moet je verlof nemen.

Werken vanuit het buitenland heeft een impact op een aantal vlakken (arbeidsrecht, arbeidsongevallen, ziektecontrole, sociale zekerheid, belastingregime, …). Plaatsonafhankelijk werken vanuit het buitenland kan daarom enkel in uitzonderlijke omstandigheden. Het mag geen aanpassingen aan de arbeidsvoorwaarden, sociale zekerheid of fiscaliteit tot gevolg hebben. Het personeelslid heeft uitdrukkelijk voorafgaand akkoord nodig van het afdelingshoofd of de administrateur-generaal.

5. MATERIAAL, MIDDELEN EN ONDERSTEUNING

Het Agentschap Justitie en Handhaving voorziet voor elke medewerker die hybride werkt volgende materiële en financiële ondersteuning:

▶ Laptop, toetsenbord, muis, USB-hub;

▶ rugzak (indiensttreding);

▶ headset;

▶ smartphone (meer informatie rond gebruik mobiele telefonie en belprofielen wordt nog toegevoegd);

▶ en een forfaitaire tegemoetkoming van 20 euro per maand als tussenkomst in de internetkosten.‌

Mits een medisch attest van de arbeidsgeneesheer én het akkoord van het afdelingshoofd kan het Agentschap Justitie en Handhaving aangepaste infrastructuur of andere hulpmiddelen ter beschikking stellen van de personeelsleden op kantoor.

6. WAT BIJ BEËINDIGING VAN HYBRIDE WERKEN, UITDIENSTTREDING OF LANGDURIGE AFWEZIGHEID?

Alle door de werkgever verleende hulpmiddelen zijn in bruikleen en moeten worden ingeleverd bij beëindiging van hybride werken. Tegelijkertijd wordt ook de vergoeding voor internetgebruik stopgezet.

Bij langdurige afwezigheid geldt volgend afsprakenkader:

Soort afwezigheid

Duur afwezigheid

Voordelen / Ter beschikking gestelde middelen

Onbetaald verlof en gestandaardiseerd gunstverlof

Initiële duurtijd > 3 maanden

Automatische stopzetting van de uitbetaling van de internetvergoeding (20 euro) vanaf de eerste dag afwezigheid.

Inleveren van alle ter beschikking gestelde materiële uitrusting (bv. werkgsm, laptop) op de laatste werkdag.

Onbetaald verlof en gestandaardiseerd gunstverlof

Duurtijd opeenvolgende afwezigheden > 3 maanden

Automatische stopzetting van de uitbetaling van de internetvergoeding (20 euro) vanaf de vierde maand afwezigheid.

Inleveren van alle ter beschikking gestelde materiële uitrusting (bv. werkgsm, laptop). Het afdelingshoofd maakt hierover de nodige afspraken met het personeelslid.

Onbetaalde verlofstelsels (m.u.v. onbetaald verlof en gestandaardiseerd gunstverlof)

Initiële duurtijd > 3 maanden

Automatische stopzetting van de uitbetaling van de internetvergoeding (20 euro) vanaf de eerste dag afwezigheid.

Onbetaalde verlofstelsels (m.u.v. onbetaald verlof en gestandaardiseerd gunstverlof)

Duurtijd opeenvolgende afwezigheden > 3 maanden

Automatische stopzetting van de uitbetaling van de internetvergoeding (20 euro) vanaf de vierde maand afwezigheid.

Onbetaalde verlofstelsels (m.u.v. onbetaald verlof en gestandaardiseerd gunstverlof)

Initiële duurtijd of duurtijd opeenvolgende afwezigheden > 12 maanden

Inleveren van alle ter beschikking gestelde materiële uitrusting (bv. werkgsm, laptop). Het afdelingshoofd maakt hierover de nodige afspraken met het personeelslid

Uitzonderingen zijn enkel mogelijk na goedkeuring administrateur-generaal.

Ziekte/arbeidsongeval

≤ 6 maanden

Geen stopzetting

Ziekte/arbeidsongeval

> 6 maanden

Automatische stopzetting van de uitbetaling van de internetvergoeding (20 euro) na 6 maanden.

Ziekte/arbeidsongeval

>12 maanden

Inleveren van alle ter beschikking gestelde materiële uitrusting (bv. werkgsm, laptop). Het afdelingshoofd maakt hierover de nodige afspraken met het personeelslid.

Uitzonderingen zijn enkel mogelijk na goedkeuring administrateur-generaal.

Moederschapsrust

105 dagen

Geen stopzetting

Bij uitdiensttreding of pensionering lever je alle materiaal in.

7. TECHNISCHE PROBLEMEN ‌‌‌

In geval van technische problemen (zoals pc-problemen, netwerkproblemen, enz.) breng je jouw leidinggevende en het secretariaat onmiddellijk op de hoogte. Indien het toch niet zou lukken om binnen een redelijke termijn het probleem op te lossen, kom je naar de standaardbedrijfslocatie of een satellietkantoor.

8. MENTAAL EN FYSIEK WELZIJN

De reglementering voor arbeidsongevallen en de afspraken met betrekking tot ziekteafwezigheid, blijven van toepassing bij plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Voor een arbeidsongeval blijft het ‘weerlegbaar vermoeden’ van kracht, dat wanneer een personeelslid tijdens het plaats- en tijdsonafhankelijk werken een ongeval heeft, men ervan uitgaat dat het ongeval tijdens de arbeidstijd is voorgevallen. Elk ongeval moet onmiddellijk worden gemeld aan de leidinggevende en/of het afdelingssecretariaat.

Ben je ziek, dan meld je dat zo spoedig mogelijk en uiterlijk voor 10u ’s morgens telefonisch aan je leidinggevende.

De grens tussen werk en privéleven wordt gerespecteerd. Zowel leidinggevenden als medewerkers moeten voldoende deconnecteren van het werk. Je wordt geacht bereikbaar te zijn binnen de tijdsblokken die je zelf in je elektronische agenda aangeeft. Daarbuiten kan een collega of leidinggevende niet verwachten dat je systematisch de telefoon opneemt of mails beantwoordt. Anderzijds verwachten we wel dat iedereen zich

verantwoordelijk opstelt en de nodige discipline aan de dag legt om de dienstverlening te garanderen. Hierover worden goede afspraken gemaakt op afdelings-/teamniveau.

9. WOON-WERK VERKEER

Personeelsleden kiezen steeds voor de meest functionele en financieel voordelige vervoersformule, rekening houdend met afspraken hybride werken en de werktijdregeling.

BIJLAGE 3 – CONTACTPERSONEN PSYCHOSOCIALE XXXXXX’X OP HET WERK ‌

Spreekbuis voor onthaal en doorverwijzing

Tel: 0000 00 0 00

xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

De vertrouwenspersonen in de entiteit voor verzoek tot informele psychosociale interventie

De lijst van vertrouwenspersonen kan geraadpleegd worden op de intranetsite onder thema Personeel/Xxxxxxx xxx XXX:

Vertrouwenspersonen | Intranet Agentschap Justitie en Handhaving (xxxxxxxxxx.xx)

De vertrouwenspersonen binnen de VO

De lijst van VO-vertrouwenspersonen kan geraadpleegd worden op:

xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxx-xxx-xx- terecht

De preventieadviseurs psychosociaal welzijn

voor verzoek tot informele of formele psychosociale interventie

Interne preventiedienst

Gemeenschappelijke dienst voor Preventie en Bescherming

Herman Teirlinckgebouw Xxxxxxxxx 00 - xxx 00

0000 Xxxxxxx

De leden van het team psychosociaal welzijn kunnen geraadpleegd worden op: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxx-xxx-xx- terecht

xxxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Tel: 00 000 00 00

xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Contactgegevens voor de interne preventieadviseur zijn hier te vinden op intranet: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx

Externe preventiedienst enkel na doorverwijzing door de interne preventieadviseur psychosociaal welzijn

IDEWE

Buro & Design Center Xxxxxxxxx 0 xxx 0

0000 Xxxxxxx

PAPS - Preventieadviseur psychosociale aspecten

Contactgevens voor de betrokken preventieadviseur bij IDEWE :

Xxx.Xxxxxxxxxx@xxxxx.xx

x00 0 000 00 00

Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW) Arbeidsinspectie

na intern verzoek tot informele en formele psychosociale interventie

adressen zie bijlage 6

Arbeidsauditeur en correctionele rechtbank

adressen op te vragen bij de preventieadviseur psychosociale aspecten.

25 van 54

BIJLAGE 4 - AFSPRAKEN ALCOHOL- EN DRUGSBELEID BINNEN AJH ‌

In redactie – wordt aangevuld

BIJLAGE 5 – PLAATS VERBANDSKIST ‌

Voor de personeelsleden van het Agentschap Justitie en Handhaving tewerkgesteld:

In het Ellipsgebouw - Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 0, 0000 Xxxxxxx:

▶ aan de balie van het onthaal (gelijkvloerse verdieping)

▶ 21ste verdieping, zone 21.001 van het Agentschap Justitie en Handhaving

In de Justitiehuizen: in het EHBO-lokaal of in de keuken.

In het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx: in het EHBO-lokaal.

In de strafinrichtingen:

▶ gevangenis Antwerpen: Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Beveren, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Brugge: Xxxxxxx 000, 0000 Xx-Xxxxxxx-Xxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Dendermonde: Xxxx Xxxxxxxxxxx 00 en Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Gent: Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Haren: Xxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Hasselt: Xxxxxx Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx; werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Hoogstraten: Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Ieper: Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Leuven: Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Mechelen: Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Merksplas: Xxxxxxxx xx Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Oudenaarde: Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Ruiselede: Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Sint-Gillis, Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxx-Xxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Turnhout: Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ gevangenis Wortel: Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

▶ hulpgevangenis Leuven: Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx: werkplek beleidscoördinator;

In de FJC’s:

▶ FJC Antwerpen, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx: onthaal (gelijkvloers) & aan koffieapparaat (1ste verdieping)

▶ FJC Hasselt, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx: keuken

▶ FJC Mechelen, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx: bureauruimte FJC

▶ FJC Kempen, p.a Welzijnszorg Kempen, Xxxxxxxxxxxx 0X xxx 0, 0000 Xxxx: lokaal FJC

BIJLAGE 6 – ADRESSEN ARBEIDSINSPECTIE ‌

1) TOEZICHT OP DE SOCIALE WETTEN

DIRECTIE AALST

Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00 xxx 0

0000 Xxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Aalst, Brakel, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Horebeke, Kluisbergen, Kruishoutem, Lede, Lierde, Maarkedal, Ninove, Oudenaarde, Ronse, Sint-Lievens-Houtem, Wortegem-Petegem, Zingem, Zottegem en Zwalm

DIRECTIE ANTWERPEN

Theater Building Xxxxxxxxx 000, xxx 00

0000 Xxxxxxxxx

Xxxxxxxxx 1

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Antwerpen, Berendrecht, Lillo, Zandvliet, Berchem, Edegem, Ekeren, Kapellen, Kontich en Stabroek, Borgerhout, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Merksem, Schoten en Wuustwezel, Boechout, Borsbeek, Deurne, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel Aartselaar, Boom, Hemiksem, Hoboken, Hove, Lint, Mortsel, Niel, Rumst, Schelle, Wilrijk en Zwijndrecht

DIRECTIE BRUGGE

FAC Kamgebouw

Xxxxxx Xxxxxx X xxxx 0-0 xxx 0 0000 Xxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Alveringem, Beernem, Blankenberge, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Torhout, Zedelgem en Zuienkerke Bredene, De Haan, De Panne, Diksmuide, Gistel, Houthulst, Ichtegem, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Lo-Reninge, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostende, Oudenburg en Veurne

DIRECTIE BRUSSEL

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0

0000 Xxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00 (Permanentie N en F) E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: het administratief arrondissement Brussel.

DIRECTIE GENT

Xxxxxxxxxxxx 00/000

0000 Xxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Aalter, Assenede, De Pinte, Deinze, Destelbergen, Eeklo, Evergem, Gavere, Gent, Kaprijke, Knesselare, Lochristi, Lovendegem, Maldegem, Melle, Merelbeke, Moerbeke-Waas, Nazareth, Nevele, Oosterzele, Sint-Laureins, Sint-Martens-Latem, Waarschoot, Wachtebeke, Zelzate, Zomergem en Zulte

DIRECTIE HALLE-VILVOORDE

d’Xxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxxx

Halle-Vilvoorde 1

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxx-xxxxxxxxx0@xxxx.xxxxxx.xx

Xxxxx-Xxxxxxxxx 0

Tel.: 00 000 00 00

Fax: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxx-xxxxxxxxx0@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied Halle-Vilvoorde 1: Drogenbos, Grimbergen, Hoeilaart, Kampenhout, Kapelle-op-den-Bos, Kraainem, Linkebeek, Machelen, Overijse, Sint-Genesius-Rode, Steenokkerzeel, Vilvoorde, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst

Ambtsgebied Halle-Vilvoorde 2: Affligem, Asse, Beersel, Bever, Dilbeek, Galmaarden, Gooik, Halle, Herne, Lennik, Liedekerke, Londerzeel, Meise, Merchtem, Opwijk, Pepingen, Roosdaal, Sint-Pieters-Leeuw, Ternat en Wemmel

DIRECTIE HASSELT - TONGEREN

FAC Verwilghen blok A 3de verdieping Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Alken, As, Beringen, Bilzen, Bocholt, Borgloon, Bree, Diepenbeek, Dilsen-Stokkem, Genk, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Heers, Herk-de-Stad, Herstappe, Heusden-Zolder, Hoeselt, Houthalen-Helchteren, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Neerpelt, Nieuwerkerken, Opglabbeek, Overpelt, Peer, Riemst, Sint-Truiden, Tessenderlo, Tongeren, Voeren, Wellen, Zonhoven en Zutendaal.

DIRECTIE KORTRIJK

Xxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere-Helkijn, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem

DIRECTIE LEUVEN

Federaal administratief centrum Philipssite 0X - xxx 0

0000 Xxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied : Aarschot, Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Boutersem, Diest, Geetbets, Glabbeek, Haacht, Herent, Hoegaarden, Holsbeek, Huldenberg, Keerbergen, Kortenaken, Kortenberg, Landen, Leuven, Linter, Lubbeek, Oud-Heverlee, Rotselaar, Scherpenheuvel-Zichem, Tervuren, Tielt-Winge, Tienen, Tremelo en Zoutleeuw

DIRECTIE XXXXXXXX

Xxxxxxxxxxxx 0

0000 Xxxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Berlaar, Bonheiden, Bornem, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Mechelen, Nijlen, Putte, Puurs, Sint- Amands, Sint-Katelijne-Waver en Willebroek.

DIRECTIE ROESELARE

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Ardooie, Dentergem, Heuvelland, Hooglede, Ieper, Ingelmunster, Izegem, Langemark-Poelkapelle, Ledegem, Lichtervelde, Mesen, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Poperinge, Roeselare, Ruislede, Staden, Tielt, Vleteren, Wielsbeke, Wingene en Zonnebeke

DIRECTIE SINT-NIKLAAS

Xxxxxxxxxxxxx 00 - xxxx X 0000 Xxxx-Xxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxx-xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Berlare, Beveren-Waas, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Kruibeke, Laarne, Lebbeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster, Wichelen en Zele

DIRECTIE TURNHOUT

Xxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: Arendonk, Baarle-Hertog, Balen, Beerse, Dessel, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Herselt, Hoogstraten, Hulsthout, Kasterlee, Laakdal, Lille, Meerhout, Merksplas, Mol, Olen, Oud-Turnhout, Ravels, Retie, Rijkevorsel, Turnhout, Vorselaar, Vosselaar en Westerlo

DIRECTIE VERVOER MECHELEN

Xxxxxxxxxxxx 0X 0000 Xxxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

VERSIE 31.08.2017 – WEBSITE xxx.xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxXxx.xxxx?xxx0000

2) TOEZICHT OP HET WELZIJN OP HET WERK

DIRECTIE ANTWERPEN

Theater Building Xxxxxxxxx 000 xxx 00

0000 Xxxxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx Ambtsgebied: provincie Antwerpen

DIRECTIE BRUSSEL

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0

0000 Xxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: het Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx

XXXXXXXX XXXXXXX - XXXXXX-XXXXXXX

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00X 0000 Xxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E-mail: xxx.xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx Ambtsgebied: provincie Limburg en Vlaams-Brabant

DIRECTIE OOST-VLAANDEREN

Xxxxxxxxx 00/000 0000 Xxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxx-xxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx Ambtsgebied: provincie Oost-Vlaanderen

DIRECTIE WEST-VLAANDEREN

FAC Kamgebouw

Xxxxxx Xxxxxx X xxxx 0-0 xxx 0 0000 Xxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E-mail: xxx.xxxx-xxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx

Ambtsgebied: provincie West-Vlaanderen

VERSIE 31.08.2017 – WEBSITE: xxx.xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxXxx.xxxx?xxx0000

3) RSZ-INSPECTIE (INTEGRATIE VAN DE INSPECTIEDIENST VAN DE RSZ EN DE SOCIALE INSPECTIE VAN DE FOD)

DIRECTIE

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

Fax: 00 000 00 00

E- mail: XxxXxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

REGIO ANTWERPEN

Antwerpen Xxxxxxxxxxxx 00-00

0000 Xxxxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

Fax: 00 000 00 00

E- mail: XxxXxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

REGIO BRUSSEL – VLAAMS-BRABANT

Brussel

Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

Tel.: 00 000 00 00

E- mail: XxxXxxxxxXxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

Leuven Philips-site

FAC-gebouw 3A bus 7 Xxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxx

XXXXX XXXXXXX

Xxxxxxxxxx 00 Blok A, 1ste verdieping 0000 Xxxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E- mail: XxxXxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

REGIO OOST - VLAANDEREN

Xxxxxxxxx 00 / 000

0000 XXXX

Tel.: 00 000 00 00

E- mail: XxxXxxxXxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

REGIO WEST - VLAANDEREN

Brugge

Xxxx Xxxxxxx 00x 0000 Xxxxxx

Tel.: 000 00 00 00

E- mail: XxxXxxxXxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx.xx

Kortrijk Xxxxxxxxxxx 00x 0000 Xxxxxxxx

VERSIE 31.08.2017 – WEBSITE: xxx.xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx - xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx Provinciale kantoren | RSZ

BIJLAGE 7 – DEONTOLOGISCHE CODE ‌

Daarnaast is er voor de personeelsleden van de afdeling Justitiehuizen een verdere verfijning uitgewerkt en aldus van toepassing, evenals voor de personeelsleden van de afdeling Hulp- en dienstverlening aan gedetineerden.

Beide concretiseringen zijn voor de volledigheid hier in bijlage opgenomen.

1. Deontologische code: een houvast voor integer handelen bij de afdeling Justitiehuizen en VCET

▶ Zie verder “Bijlage 7.1 - Deontologische code Afdeling Justitiehuizen en VCET”

2.Gedragscode voor alle medewerkers aan de hulp- en dienstverlening van de Vlaamse Gemeenschap

▶ Zie verder “Bijlage 7.2 - Gedragscode voor alle medewerkers aan de hulp- en dienstverlening van de Vlaamse Gemeenschap”

BIJLAGE 7.1 Deontologische code Justitiehuizen en VCET: een houvast voor integer handelen bij de afdeling Justitiehuizen en de afdeling VCET ‌‌‌‌

1 INLEIDING

1.1 SITUERING

Integriteit betekent doen wat juist is. We willen allemaal doen wat juist is, voor onszelf en voor de organisatie. Een deontologische code kan ons hierin ondersteunen.

Elk individu heeft zijn/haar persoonlijke integriteit, maar die valt niet noodzakelijk samen met die van de organisatie. Het is belangrijk dat een personeelslid weet welk gedrag gewenst is op de werkvloer. Het bepalen van de grens tussen gewenst, ongewenst en ontoelaatbaar gedrag is waar het om gaat als we over integer handelen spreken. Een code wil een houvast bieden aan medewerkers om integer te kunnen werken en handelen.

Daarnaast wil de organisatie ook naar de burger verhelderen waar ze voor staat en aan de hand van een eigen deontologisch kader expliciteren waar zij kan op aangesproken worden.

Bij de afdelingen Justitiehuizen en Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET) wordt in opdracht van justitie gewerkt en moet omzichtig worden omgegaan met de belangen van dader, slachtoffer en samenleving. Omwille van die specifieke opdracht(en) willen we bijzondere aandacht besteden aan de betrouwbaarheid van ons handelen.

Deze deontologische code voor de personeelsleden van de afdelingen Justitiehuizen en VCET staat niet op zich, maar is een vertaling en aanvulling van de deontologische code van de Vlaamse administratie naar de eigen, specifieke werkcontext van de afdelingen.

Deze aanvullende, specifieke code voor de afdelingen Justitiehuizen en VCET doet geen afbreuk aan de algemeen geldende code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie (zie punt 3.4). De aanvullende code zoomt in op specifieke werksituaties bij afdelingen Justitiehuizen en VCET waar bijkomende afspraken voor nodig zijn en beoogt de geest van de VO-code te illustreren aan de hand van de eigen werkpraktijk.

1.2 DOEL VAN DEZE CODE

De deontologische code heeft als belangrijkste doelstellingen:

▶ het verduidelijken van een geheel van waarden en normen die de medewerkers van de afdelingen Justitiehuizen en VCET bij de uitoefening van hun functie in acht moeten nemen;

▶ het creëren van een houvast om het gedrag, de houding en het handelen van medewerkers te ondersteunen, en een zekere bescherming te bieden tegen negatieve invloeden van buitenaf;

▶ het correct en integer gedrag van medewerkers stimuleren om zo bij te dragen tot de (verdere) kwaliteitsvolle werking van de afdelingen Justitiehuizen en VCET en hun medewerkers.

De code vormt dus een gemeenschappelijk referentiekader voor een integere invulling van ieders specifieke opdracht(en) en taken, en in het bijzonder van deze taken waarbij er contacten met derden zijn en veelvuldig gevoelige informatie wordt uitgewisseld.

1.3 WAARDE EN BELANG VAN DEZE CODE ‌‌

Er zijn uiteenlopende meningen over codes, maar ze hebben alvast drie troeven:

▶ een code schept duidelijkheid;

▶ een code expliciteert verwachtingen en verantwoordelijkheden;

▶ een code stimuleert de betrokkenheid van personeelsleden.

Een code lijkt op het eerste zicht op de zoveelste lijst van regels, afspraken en instructies. Toch is het eerder bedoeld om een open gesprekscultuur te versterken en alle medewerkers aan te zetten om continu stil te staan bij de eigen manier van werken en van de organisatie, telkens in het licht van het verder verbeteren van de professionaliteit. Deze cultuur moet de gevoeligheid voor gevaren op het vlak van integriteit vergroten en daardoor medewerkers meer ondersteunen en de organisatie minder kwetsbaar maken. Het gaat niet om een eenmalig gebeuren maar om een volgehouden beleid.

Deze code is een combinatie van een waardenkader en een gedragscode. Een waardenkader drukt de waarden uit waarvoor de organisatie staat, een gedragscode bepaalt de normen en regels waaraan personeelsleden zich moeten houden. Een code kan evenwel niet alles omvatten. Onder meer door zijn gemengd karakter zal een code nooit volledige duidelijkheid verschaffen.

Er zal altijd een zekere beslissingsruimte (of vaagheid) bestaan over de concrete invulling ervan. Dit betekent dat de code uitdrukkelijk appél doet op het eigen denken en handelen van het personeelslid en van de dienst of het (sub)team waartoe hij/zij behoort. In de praktijk leidt het nadenken over waarden en normen tot dilemma’s die binnen de werking van de dienst of (sub)team via overleg kunnen worden opgelost. Wanneer collega’s samen discussiëren over concrete situaties, helpt dat om opvattingen te verduidelijken, veronderstellingen in vraag te stellen en een open sfeer te creëren. Het zet aan tot nadenken en het kan schijnbaar evidente keuzes in vraag stellen.

Voor alles een concrete regel opstellen, beperkt het persoonlijk appél en duwt de organisatie in een voornamelijk controlerende benadering die te eenzijdig en niet gewenst is.

De code vormt dus in eerste instantie een gemeenschappelijke taal om over integriteitsdilemma’s te kunnen spreken, zonder dat dit een vrijblijvende tekst is. Deze code maakt het mogelijk personeelsleden te wijzen op hun verantwoordelijkheid.

1.4 VOOR WIE IS DE CODE BESTEMD?

Deze code geldt voor alle personeelsleden in dienst van de afdelingen Justitiehuizen en VCET. Maar ze geldt ook voor andere groepen die voor hen (tijdelijk) werken, zoals gerechtelijk stagiaires, studenten, externen die onder rechtstreeks gezag werken, ...

Er werd bewust gekozen voor een algemene formulering. De code is immers van toepassing op alle niveaus en op alle onderdelen van de afdelingen Justitiehuizen en VCET, en medewerkers met uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden.

1.5 EIGENHEID VAN JUSTITIEHUIZEN en VCET: WERKEN ONDER MANDAAT ‌‌‌

Het preciseren van de algemene deontologische code van de Vlaamse overheid in een eigen, aanvullende code voor de afdelingen Justitiehuizen en VCET is wenselijk wegens de specifieke aard van de materie, dienstverlening en opdrachten van de afdelingen.

Het gemeenschappelijke kenmerk van de meeste opdrachten is het maatschappelijk werk onder mandaat : een overheid die hiervoor wettelijk gemachtigd is en handelt binnen zijn bevoegdheidsdomein, verleent een mandaat aan de afdelingen Justitiehuizen en VCET.

Het is dit mandaat3 dat de interventie van de medewerkers kadert. Het mandaat bepaalt de grenzen en heeft gevolgen voor de manier waarop de interventie wordt uitgevoerd. Er mag op geen enkele manier buiten de grenzen van het mandaat of de vatting worden gehandeld.

1.6 PROFESSIONALITEIT ALS HOEKSTEEN

De kwaliteit van het werk wordt in hoge mate mee bepaald door de professionele houding en het concrete gedrag van medewerkers.

Professionaliteit is de hoeksteen van deze deontologische code. Integriteit is een belangrijk onderdeel van professioneel handelen en bepaalt in grote mate het vertrouwen dat de organisatie uitstraalt naar de samenleving.

We moeten erover waken dat we ons ten allen tijde op een zodanige wijze tot de klant4 verhouden dat we op een professionele en dus ook integere wijze omgaan met de klant binnen de grenzen van het toegekende mandaat of vatting.

Het gaat om een evenwichtsoefening tussen enerzijds voldoende nabijheid en anderzijds voldoende afstand bewaren om professioneel te kunnen blijven handelen. Dit is een bijzondere kwetsbaarheid voor de afdelingen Justitiehuizen en VCET.

2 DE EIGENLIJKE CODE: WAARDEN EN PRINCIPES

Werken aan integriteit betekent zorgen dat de waarden die we als organisatie belangrijk vinden niet in het gedrang komen. De code is opgebouwd rond volgende basiswaarden/principes:

▶ Neutraal, objectief en onafhankelijk

▶ Loyauteit

▶ Samenwerken, collegialiteit en positieve werksfeer

▶ Klantgericht en bekwaam zijn

▶ Zorgvuldig omgaan met middelen

▶ Zorgvuldig omgaan met informatie

3 Bij slachtofferonthaal spreken we over een vatting

4 De klanten van de afdeling Justitiehuizen zijn onder meer burgers, justitiabelen, justitiële opdrachtgevers, samenwerkingspartners, advocaten, stagiaires, …

2.1 NEUTRAAL, OBJECTIEF EN ONAFHANKELIJK ‌‌‌

Alle klanten die in gelijkaardige omstandigheden in contact komen met onze organisatie, worden op een gelijkwaardige manier behandeld. Je behandelt klanten eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig en zonder vooroordelen.

Je moet op ieder moment jouw objectiviteit bewaren, en je job op een onbevangen en neutrale wijze uitoefenen. Je handelt onbevooroordeeld, met respect voor ieders rechten en plichten.

Je stelt je steeds volkomen neutraal op, zowel vóór, tijdens als na een opdracht. We leveren maatwerk in individuele dossiers en houden rekening met individuele verschillen.

2.1.1 Neutraal

▶ Je behandelt iedereen met respect, ongeacht nationaliteit, geslacht, taal, etniciteit, cultuur, leeftijd, politieke overtuigingen, seksuele oriëntatie, etc.;

▶ Je vermijdt dat persoonlijke opinies, voorkeuren, gevoelens of interpretaties tot uiting komen, zelfs niet op non-verbale wijze;

▶ Je draagt er zorg voor dat jouw voorkomen aangepast is aan de omstandigheden van jouw opdrachten en contacten met derden;

▶ Naast de eis van de organisatie met betrekking tot efficiënt, kwalitatief en effectief werken moet bij het verdelen of het opnemen van meerdere elkaar opvolgende mandaten ook rekening worden gehouden met de noodzaak om integer en professioneel te handelen.

2.1.2 Objectief

▶ Je onderzoekt de dossiers op een onpartijdige en objectieve wijze (en niet gehinderd door persoonlijke motieven). Je onderbouwt adviezen en rapporten op basis van controleerbare en objectieve elementen. Het is onze plicht een zo objectief mogelijke weergave van alle observaties en vaststellingen te geven. Je verzamelt daartoe alle nuttige informatie;

▶ Je blijft vóór, tijdens en na een driegesprek neutraal door enkel te spreken over de feitelijke context en werkafspraken. Je laat geen informele contacten toe met klanten want daar kan vaak meer worden gezegd dan strikt noodzakelijk is zodat er onvoldoende afstand is om professioneel te blijven handelen;

▶ Je bent je steeds bewust van jouw monopoliepositie die het mandaat met zich meebrengt. Vanuit deze positie ben je de enige die communiceert met de opdrachtgever. De manier waarop je de sociale omgeving voorstelt, het verloop van de maatregel benoemt, je beoordeling van de inspanningen die de justitiabele levert om zijn voorwaarden na te leven, zal in grote mate het beeld bepalen dat de opdrachtgever krijgt van het verloop van de maatregel;

▶ Je vermijdt dat je je in de plaats van de opdrachtgever stelt. Zowel de opdrachtgever als de klant (bv. justitiabele) verwacht terecht dat je op ieder moment jouw objectiviteit bewaart. Wanneer je een persoonlijke beoordeling geeft op of jouw mening geeft over de situatie moet dit duidelijk gescheiden worden van de objectieve elementen.

2.1.3 Onafhankelijk ‌‌

▶ Reëel of vermeend, rechtstreeks of onrechtstreeks, elke schijn van partijdigheid moet worden vermeden.

Je streeft ernaar om elk vermoeden van afhankelijkheid die jouw beoordelingsvermogen zou kunnen beïnvloeden, te vermijden. Je trekt je terug uit een dossier als je als privépersoon (mee) belangen hebt of op een andere manier betrokken bent bij een dossier. Telkens als een vermoeden zou kunnen ontstaan rond ongewenste (externe) betrokkenheid neemt men de opdracht pas op of zet men de opdracht pas verder na overleg en toestemming van de leidinggevende, zo worden risicosituaties en post factum discussies over niet-integer handelen vermeden. Ook als leidinggevende kan je geen opdracht aansturen wanneer het een opdracht betreft waarin je als privépersoon (mee) belangen hebt of op een andere manier betrokken bent. Je geeft de aansturing van de opdracht door aan een collega-leidinggevende;

▶ Je oefent jouw opdrachten en taken in volle onafhankelijkheid uit. De inhoud van je werk mag niet worden beïnvloed door een druk van buiten af zoals politiek, advocaten, enz. Indien je enige druk ervaart, dan meld je dit onmiddellijk aan jouw leidinggevende.

▶ Tijdens huisbezoeken hou je rekening met je eigen veiligheid en breek je het contact af als de situatie dreigt te escaleren. De onveilige situatie en/of onveiligheidsgevoel wordt onmiddellijk met de leidinggevende besproken;

▶ Je onthoudt je van deelname aan activiteiten buiten de werktijd die het imago van de organisatie kunnen schaden of uiting geven aan een mening die jouw onafhankelijkheid bij het uitvoeren van opdracht(en) aantast;

▶ Je houdt je aan het mandaat en bent terughoudend/bedachtzaam in de hulpvaardigheid bij andere vragen van klanten;

▶ Je sluit geen “klant en leverancier”-overeenkomst/contract van goederen en diensten met een klant (justitiabele) waar je vanuit jouw functie mee in contact komt;

▶ Je mag geen (betaalde) hulp of advies verlenen in dossiers waar je zelf professioneel bij betrokken bent of kan worden;

▶ Je verwijst geen klanten (justitiabelen) door naar individuele hulpverleners, collega’s, kennissen, … die een zelfstandige (hulpverlenings)activiteit uitoefenen;

▶ Je eigent je geen dossiers toe vanuit een persoonlijke voorkeur en/of een persoonlijk belang.

Ook als leidinggevende bewaak je steeds dat je bij de verdeling van een bepaald dossier aan een welbepaalde medewerker geen (persoonlijk of oneigenlijk) belang laat mee spelen.

2.1.4 Omgaan met geschenken en uitnodigingen

De stelregel is dat geen geschenken of andere voordelen van welke aard ook aanvaard worden omdat die jouw onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen. Je neemt ook niet deel aan activiteiten die door privépersonen of organisaties worden betaald. Zo komt jouw objectiviteit en onafhankelijkheid niet in het gedrang en kan je niet tot een wederdienst worden verplicht. Elke schijn van partijdigheid wordt vermeden.

Als je toch een geschenk of uitnodiging wordt aangeboden, weiger dan beleefd en leg de regels van de organisatie uit.

Het is niet toegestaan om geschenken te aanvaarden of deel te nemen aan activiteiten die door privépersonen worden betaald, tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding, en in het teken staat van het algemeen belang van de organisatie, en een geringe materiële waarde heeft.

Bij het aanvaarden van een geschenk of uitnodiging, stel je jezelf volgende vragen:‌

▶ omwille van welke redenen wordt jou iets gegeven?

▶ op welk moment en in welke situatie wordt dit jou aangeboden?

▶ bestaat het gevaar dat er een tegenprestatie wordt verlangd (of bestaan verwachtingen daartoe)?

▶ past het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging in het kader van een normale professionele relatie?

Deze overwegingen zijn noodzakelijk opdat jouw objectiviteit en onafhankelijkheid niet in het gedrang zouden komen en je niet tot een wederdienst zou kunnen worden verplicht.

Meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-0-xxxxxxxxxxxxx#xxxxxx

Indien het teruggeven van een geschenk beledigend zou zijn voor de gever, of wanneer de omstandigheden niet toelaten het geschenk terug te geven, dan mag je het geschenk aanvaarden, maar je moet hiervan jouw leidinggevende inlichten. Je signaleert sowieso het aanvaarden van elk geschenk van om het even welke organisatie aan de leidinggevende 5. Samen met jouw leidinggevende kan je je inspannen om het voordeel aan een goed doel te schenken, of om het geschenk onder een grote groep collega’s te verdelen.

2.1.5 Scheiding tussen werk-privé

2.1.5.1 Familiale relaties tussen collega’s

Een open sfeer is cruciaal binnen een (sub)team. Daarom wordt ook aandacht besteed aan scheiding werk en privé binnen een (sub)team.

De haalbaarheid of wenselijkheid van het professioneel samenwerken van familieleden binnen eenzelfde (sub) team kan door de leidinggevende worden bevraagd.

Een leidinggevende functie heeft steeds ook een evaluerend en corrigerend karakter. Daarom laten we familieleden niet in een rechtstreeks hiërarchische verhouding functioneren. Op die manier laten we geen persoonlijke voorkeuren of persoonlijke belangen meespelen.

Van (nieuwe) personeelsleden wordt verwacht dat ze vooraf aan hun leidinggevende melding maken van familiale relaties op de werkvloer of bij externe diensten, instellingen of leveranciers zodat communicatie daarover op elk moment mogelijk is.

2.1.5.2 Partnerrelaties tussen collega’s

We brengen veel tijd door op het werk en in de werkcontext ontstaan soms ook partnerrelaties.

Bij de Vlaamse overheid is er geen specifiek beleid over relaties op het werk. Wat de Vlaamse overheid wel voorschrijft is dat medewerkers objectief en neutraal zijn, geen persoonlijke voorkeuren of persoonlijke belangen laten meespelen (cf. ‘objectiviteit’).

Die vuistregels zijn ook van toepassing bij partnerrelaties op het werk. Belangrijk is dat iedereen in die gevallen de nodige professionaliteit bewaart en ook blijft bijdragen aan een positieve groepssfeer.

We vragen betrokken personeelsleden om het bestaan van een dergelijke partnerrelatie bekend te maken aan de leidinggevende en om te allen tijde communicatie daarover toe te laten. De haalbaarheid of wenselijkheid van het professioneel samenwerken kan door de leidinggevende worden bevraagd en herbekeken.

5 Het afdelingshoofd doet dat voor de geschenken die hij in voorkomend geval aanvaard heeft aan de leidend ambtenaar.

Uiteraard is op de werkvloer niet alles geoorloofd. Je bent tenslotte op het werk om opdrachten en taken uit te voeren. Bij ongepast gedrag, kan de werkgever je formeel in gebreke stellen en sancties nemen.‌

Als een van de twee partners leidinggevende is van de ander, dan is dat geen ideale situatie om de objectiviteit te kunnen garanderen en zeker niet om een schijn van partijdigheid te voorkomen. Daarom treedt in zo’n situaties de partner-leidinggevende niet op als evaluator.

2.1.5.3 Partnerrelaties met (ex-)klanten

Een partnerrelatie op het werk komt niet alleen voor tussen collega’s, maar kan ook met een klant (justitiabele, personen i.k.v. slachtofferonthaal, personen i.k.v. burgerrechtelijke opdrachten, opdrachtgever…) ontstaan.

Een partnerrelatie tussen een medewerker en (eigen) klant tijdens een lopend mandaat wordt in geen geval getolereerd.

Zo’n relatie strookt niet met de professionele standaarden die we hanteren binnen de afdelingen, brengt de objectiviteit en neutraliteit van de medewerker in het gedrang, en schaadt het imago van de organisatie.

Een partnerrelatie met een (eigen) klant waarvan het mandaat afgelopen is, wordt afgeraden.

Wanneer er tijdens een lopend mandaat gedachten, gevoelens, … zouden ontstaan die het uitoefenen van jouw functie op een onbevangen wijze belemmeren of m.a.w. in een professionele werkrelatie moeilijk hanteerbaar zijn, dan wordt verwacht dat je deze situatie onmiddellijk met jouw (directe) leidinggevende bespreekt.

De leidinggevende bekijkt de wenselijkheid of haalbaarheid van het (verder) professioneel samenwerken tussen de medewerker en klant, en beslist of het dossier wordt doorgegeven aan een andere collega. De (directe) leidinggevende bespreekt de situatie met de directeur-coördinator en indien nodig met het afdelingshoofd. Hier kan dan eventueel beslist worden om het dossier naar een ander justitiehuis door te geven.

2.2 LOYAUTEIT

Je onderschrijft de opdracht van de afdeling als een gezamenlijke opdracht voor alle personeelsleden van de afdeling.

Je voert de taken van de afdeling plichtsgetrouw uit, met naleving van geldende wetgeving en regelgeving (met respect voor de wettelijkheid) en in functie van het algemeen belang.

Je voert ook de door het beleid genomen beslissingen uit en verdedigt deze beslissingen loyaal naar de buitenwereld.

▶ Je werkt constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding, uitvoering en de evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering en de bevoegde minister. Xxxxxxxx, opties en voorstellen formuleer je op basis van een precieze, volledige en praktische voorstelling van de feiten. Zodra de Vlaamse regering een beslissing genomen heeft, schaar je je erachter, en voer je die efficiënt uit.

Die loyauteit is niet absoluut. Xxxxx je opdrachten die indruisen tegen een hogere rechtsorde, zoals tegen de mensenrechten of tegen straf- of tuchtrechtelijke bepalingen, dan voer je die niet uit en breng je je leidinggevende van die onverenigbaarheid op de hoogte;

Meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-0-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx

▶ Ook met je leidinggevende werk je xxxxxx, open en constructief samen.

Als leidinggevende ben je aanspreekbaar en loyaal tegenover jouw medewerkers. Je tracht steeds de capaciteiten van personeelsleden optimaal te benutten. Je communiceert correct en duidelijk over dienstaangelegenheden en over wat je van jouw medewerkers verwacht;

▶ Bij het vervullen van je opdracht streef je naar continuïteit en coherentie ten aanzien van de geldende praktijk. Een afwijkende stellingname vereist een adequate verantwoording;‌‌

2.3 SAMENWERKEN, COLLEGIALITEIT EN POSITIEVE WERKSFEER

Het werken aan een positieve werksfeer is een opdracht van iedereen. Door elkaar te respecteren in de dagelijkse omgang, kan iedereen hiertoe bijdragen.

In jouw samenwerking met collega’s binnen en buiten jouw dienst of team moet je in een open dialoog en een opbouwende sfeer naar resultaten werken. Je houdt rekening met elkaar, deelt informatie en ondersteunt mekaar.

Je stelt je collegiaal op tegenover alle leden van de organisatie.

▶ Je onthoudt je van kritiek of elke kwetsende opmerking op andere personeelsleden en klanten. Je praat dus niet over anderen, maar met anderen;

▶ Je streeft naar een vlotte samenwerking, waarbij het belang van de organisatie centraal staat. Je luistert naar collega’s, steunt hen en geeft hen raad;

▶ Je stelt informatie die nuttig kan zijn voor collega’s onmiddellijk en uit eigen beweging ter beschikking;

▶ Je werkt mee aan de organisatie van de dienst(verlening) en wisselt de nodige algemene zakelijke informatie uit;

▶ Je gaat op een respectvolle manier om met elkaar. Dit betekent ook dat je je werkprestaties en opdrachten op een correcte manier registreert zodat een eerlijke werkverdeling ontstaat tussen medewerkers van eenzelfde dienst en middelen op een eerlijke manier zijn verdeeld over het geheel van de afdeling;

Als leidinggevende bewaak je ook een evenredige werklastverdeling over de medewerkers;

▶ De leidinggevende heeft oog voor ongepaste omgangsvormen tussen medewerkers en spreekt medewerkers hierop aan;

▶ De leidinggevende informeert elke betrokkene over de genomen beslissingen en motiveert de keuzes.

2.4 KLANTGERICHT EN BEKWAAM

Elke klant mag van de afdeling een klantgericht optreden verwachten.

Als overheid moeten we onze klantgerichte houding ook afwegen tegenover wettelijkheid, objectiviteit, gelijke behandeling, onpartijdigheid en non-discriminatie.

Je stelt je - als vertegenwoordiger van de afdeling - in je contacten met de burger fatsoenlijk, beleefd en zorgvuldig op. Je verstrekt de nodige en juiste informatie of verwijst zo gericht mogelijk door.

Je neemt een professionele houding aan en vertrekt steeds vanuit de relatie tot de klant. Dit omvat het vermogen om waarden/principes tegelijkertijd toe te passen en daar waar de verschillende waarden/principes om voorrang strijden, een (moreel) verantwoorde afweging te maken.

Je gedraagt je zodanig dat het professionele imago van de afdeling behouden blijft en verbeterd wordt.

▶ Je besteedt aandacht aan de rolverklaring en respecteert het privéleven van klanten (justitiabelen). Je

▶ Je bent aanspreekbaar en beschikbaar voor klanten die op de afdeling een beroep willen doen (binnen de taakstelling van de afdeling);‌

▶ Je beantwoordt vragen binnen een redelijke termijn, en dossiers worden tijdig en correct geregistreerd. Je sluit geen onvolledige dossiers af. Je laat eveneens geen afgewerkte dossiers open staan;

▶ Xxxxxxxx je ervan dat alle rapporten naar opdrachtgevers volledig, eerlijk en correct zijn. Hierbij respecteer je de wettelijke termijnen of termijnen die afgesproken zijn in samenwerkingsovereenkomsten.

▶ Het gebruik van alcohol en het onoordeelkundig gebruik van medicatie tijdens de werkuren of alle middelengebruik voor men zijn werk aanvangt en die een nefaste invloed kunnen uitoefenen op het functioneren van de medewerker worden niet toegestaan.

Illegale drugs (zelfs van de wettelijke gebruikershoeveelheid) binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is nooit toegestaan.

Op basis van de risicoanalyse van je functie kan de afdeling nog striktere regels opleggen o.a. nultolerantie en het preventief controleren van gebruik met testen. De regels over alcohol- en drugsbeleid kan je terug vinden in het arbeidsreglement van het Agentschap Justitie en Handhaving.

▶ Je houdt je enkel bezig met taken die deel uitmaken van jouw functieomschrijving en/of door jouw leidinggevende worden toebedeeld. Je bereidt elke opdracht deskundig voor;

▶ Je verbindt je ertoe om jouw kennis en deskundigheid continu te verbeteren.

2.5 ZORGVULDIG OMGAAN MET MIDDELEN

De middelen die je tijdens jouw werk gebruikt, zijn publieke middelen.

Je gaat er niet alleen mee om als een goede huisvader, maar bent ook bereid om verantwoording af te leggen over het gebruik van die middelen. Je gebruikt de middelen 6 met oog voor zuinigheid, efficiëntie en effectiviteit.

De goede werking van de Vlaamse overheid is ook zeer sterk afhankelijk van de doeltreffende werking van ICT en de manier waarop personeelsleden daarmee omgaan. De ICT-code wil een houvast bieden voor de medewerkers, en gaat in op de manier waarop medewerkers moeten omgaan met ICT-middelen (dit houdt software, hardware maar ook de informatie die hierin bewaard wordt in).

Gebruik de tijd en middelen die je ter beschikking worden gesteld door de werkgever steeds met gezond verstand.

▶ Xxx je tijdens de werkuren niet bezig met persoonlijke activiteiten die jou en je collega’s hinderen of weerhouden van het uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden.

Een occasioneel persoonlijk telefoontje doen of een privémail versturen vanaf je werkplek is aanvaardbaar. Veelvuldig persoonlijke gesprekken voeren of persoonlijke e-mails versturen vanaf je werkplek zijn verkeerd gebruik van middelen.

▶ Je maakt geen ongeoorloofd gebruik van basisuitrusting of materiaal (computers, laptops en andere apparatuur, ...) van de werkgever voor privédoeleinden.

Verbruiksvoorwerpen gebruik je steeds met gezond verstand. Het is niet de bedoeling om verbruiksvoorwerpen zoals bijv. papier voor privégebruik aan te wenden.

▶ Je ziet er op toe dat iedere vorm van verspilling wordt vermeden en dat openbare middelen rationeel en economisch gebruikt worden. Verplaatsingen worden zorgvuldig gepland en georganiseerd zodat de verplaatsingen en bijbehorende kosten beperkt blijven tot het strikt noodzakelijke.

▶ Je verschaft onbevoegden geen toegang tot de gebouwen waar de afdelingen Justitiehuizen en VCET zijn gehuisvest.‌

2.6 ZORGVULDIG OMGAAN MET INFORMATIE

Elk personeelslid is gehouden tot professionele discretie, die betrekking heeft op alle feiten en gegevens waarvan hij/zij kennis heeft gekregen uit hoofde van zijn/haar functie.

Je waakt erover om tijdens je opdrachten op geen enkele manier indrukken of resultaten van je vaststellingen te delen en/of te bezorgen aan derden en t.o.v. de leidinggevende, de collega’s en de opdrachtgever die de afdeling heeft gemandateerd beperk je je tot wat nodig is.

▶ Je geeft bij voorkeur geen informatie als je niet zeker bent dat je de discretieplicht / het beroepsgeheim nakomt en pleegt bij twijfel overleg met de leidinggevende. Voor meer informatie en werkafspraken hierover verwijzen we ook naar de huidige richtlijn deontologie;

▶ Je geeft bij elk contact met personen gerelateerd aan het dossier van de klant (zoals familie, kennissen, …) duidelijk te kennen dat alle informatie die (door hen) wordt verstrekt ook besproken zal worden met de klant (justitiabele). Je bent in principe ook transparant ten aanzien van de klant (justitiabele) over vragen die gesteld zijn te zijnen laste door gerechtelijke overheden, tenzij een magistraat dit expliciet verbiedt in naam van het geheim van het opsporings- of gerechtelijk onderzoek;

▶ Je verstrekt geen informatie uit de persoonlijke levenssfeer van collega’s aan klanten. Je deelt ook geen persoonlijke gegevens over jezelf, met uitzondering van jouw voornaam en naam (met het oog op klantvriendelijkheid), met klanten (justitiabelen);

▶ Deelname aan sociale media:

Je legt geen contacten met klanten (justitiabelen) via sociale media. Vanuit veiligheidsoverwegingen ga je voorzichtig om met informatie over je privéleven die je via sociale media meedeelt.

Deelname aan de sociale media brengt een aantal risico’s met zich mee, die zowel voor de organisatie als voor jezelf gevolgen kunnen hebben. Belangrijk is dat je op sociale media:

▷ de richtlijnen van de deontologische code in acht neemt;

▷ verantwoordelijk en loyaal bent;

▷ geen directe kritiek geeft op de werkgever en collega’s;

▷ gebruik sociale media tijdens de werkuren alleen voor jouw werk;

▷ duidelijk maakt of je in eigen naam spreekt of namens de organisatie;

▷ indien je buiten de diensturen als privépersoon deelneemt aan sociale media, gebruik maakt van een privé e-mailadres voor een persoonlijk profiel;

Er bestaat een handreiking sociale media met richtlijnen over hoe je als individuele medewerker verstandig sociale media kunt gebruiken.

▶ Je behandelt (persoons)gegevens op een zorgvuldige manier en overeenkomstig de van toepassing zijnde privacywet en overige richtlijnen;

▶ Je maakt niet-openbare informatie (zoals beleidsdocumenten, dossiers van klanten, …) nooit bekend buiten de organisatie. Je bent te allen tijde verplicht om de niet-openbare informatie van de organisatie te beschermen, zelfs na beëindiging van de tewerkstelling.

▶ Je beperkt de toegang tot informatie. Zo blijft de regel onverkort gelden dat de opdrachtgever die ons een mandaat geeft, de eigenaar van de informatie is die we onder de vorm van een rapport bezorgen. Bijgevolg moeten alle derden die informatie vragen (bijv. advocaten, parketmagistraten die een opdracht

hebben binnen een ander dossier, …) verwezen worden naar de opdrachtgever. Van dit principe kan enkel worden afgeweken indien specifieke regelgeving toelaat om welbepaalde informatie over te maken aan een derde instantie, die niet de opdrachtgever is;

▶ Je hanteert een professionele standaard die de organisatie nastreeft met betrekking tot de discretie over en uitwisseling van informatie in aanwezigheid van andere medewerkers die niet betrokken zijn bij een dossier tijdens formele (bijv. dossierbespreking) en informele momenten (bijv. middagpauze);

▶ Je gaat zorgvuldig om met informatie ter beschikking gesteld onder de vorm van toegang tot databanken (Rijksregister, SIPAR, SOSIP, REA, SIDIS, SISET, …). Je raadpleegt gegevens op een correcte en rechtmatige manier. Je verbindt je er dus toe om de beschikbare toegangen tot informaticatoepassingen en databanken enkel te gebruiken binnen de richtlijnen van de afdelingen Justitiehuizen en VCET en in het kader van je professionele opdrachten. Je raadpleegt bijvoorbeeld enkel informatie die je nodig hebt voor je opdracht. Op het correct gebruik door personeelsleden van hun toegang tot databanken zoals het rijksregister wordt regelmatig toezicht gehouden 7.

Je geeft jouw gebruikersgegevens (login en paswoord) tot informaticatoepassingen en databanken nooit door aan collega’s en derden;

▶ Je laat documenten (ook eigen notities) die vertrouwelijke informatie bevatten niet rondslingeren: archiveer of vernietig ze;

Als je documenten (uit een dossier) uitzonderlijk mee op verplaatsing neemt (bv. naar huis of op huisbezoek), tref je de nodige maatregelen om die documenten en het vertrouwelijke karakter ervan te beschermen, zowel thuis als onderweg.

▶ Je neemt enkel kennis van die informatie uit dossiers die strikt noodzakelijk is om je taken te verrichten. Je laat je niet leiden door nieuwsgierigheid en sensatiezucht. Je maakt geen ondoelmatig gebruik van de inzage in de gerechtelijk bundel. Je verzamelt informatie volgens de toegestane middelen (d.w.z. je werkt met het verhaal van de klant en met info verkregen van derden besproken met de klant) en respecteert de van toepassing zijnde methodologie (o.m. dat je niet zelf op zoek gaat naar randinformatie bijv. op internet, sociale media, enz. over de klant om deze te hanteren in de werkrelatie). Ook studenten en gerechtelijke stagiairs dienen zich hieraan te houden;

▶ Contacten met de pers:

Het is elke medewerker volstrekt verboden enige uitspraak te doen over een individueel dossier in de media.

Zonder voorafgaandelijke toelating van de afdelingshoofden Justitiehuizen en VCET heb je geen contact met de media en is het onder geen beding mogelijk zelf het woord te voeren in naam van het Agentschap Justitie en Handhaving. En dit zowel naar pers als bij andere publieke aangelegenheden.

Elk contact met de media verloopt in principe via de woordvoerder(s). Als iemand van de pers met jou contact opneemt over dienstaangelegenheden, verwijs je door naar het personeelslid dat is aangesteld als woordvoerder.

Word je wegens je inhoudelijke expertise rechtstreeks aangesproken door de pers, overleg dan eerst met je leidinggevende en de woordvoerder. Indien er beslist is dat je zelf de pers te woord kan staan, hou de woordvoerder(s) dan op de hoogte van wat je hebt meegedeeld.

7 Zoals voorzien in de wet op het rijksregister en de relevante machtigingen verkregen bij het bevoegde sectorale comité van de Commissie

Dat neemt niet weg dat je in de pers een persoonlijk standpunt kunt vertolken. Maak wel duidelijk dat je in eigen naam spreekt. Wanneer je als ambtenaar in eigen naam (dus niet als woordvoerder) de pers wil te woord staan, dan moet je de journalist klaar en duidelijk zeggen dat je in eigen naam spreekt, en dus niet namens de organisatie. Je houdt hierbij wel rekening met de principes die opgenomen zijn in het Vlaams personeelsstatuut en in de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie ‌‌‌

en in deze deontologische code. Het gaat bijvoorbeeld om de verplichting tot loyaliteit, objectiviteit, de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor al wie niet bevoegd is om er kennis van te nemen, het verbod om gegevens over het interne beraad bekend te maken zolang in de betrokken aangelegenheid geen eindbeslissing genomen is.

Meer info over persvragen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx

Meer info over spreekrecht en spreekplicht: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-0-xxxxxxxxxxx-xx- spreekplicht

3 NABESCHOUWING

3.1 WAT WORDT VAN IEDEREEN VERWACHT?

3.1.1 Door medewerkers

Van elke medewerker wordt verwacht de code te lezen, te begrijpen en na te leven. Gebruik je gezond verstand en vermijd zelfs enige schijn van onbehoorlijk gedrag.

Denk na over jouw handelen en vraag om advies. Indien je twijfelt aan een handeling die je stelt, stel jezelf dan de vraag:

▶ strookt dit met de deontologische code?

▶ is het wettelijk? is het ethisch correct?

▶ zal het gunstig weerspiegelen op mezelf en op de organisatie?

▶ zou ik hierover in de krant willen lezen met mogelijke gevolgen voor mezelf en de organisatie?

Als het antwoord op één van deze vragen “nee” is, doe het dan niet. Indien je nog steeds onzeker bent, vraag om advies.

De deontologische code tracht veel voorkomende kwetsbare situaties te bevatten die een medewerker kan tegenkomen. In meer specifieke situaties of in uitzonderlijke omstandigheden kan je hulp vragen bij:

▶ jouw collega’s;

▶ jouw (directe) leidinggevende;

▶ het aanspreekpunt integriteit bij de afdelingen Justitiehuizen en VCET,

▶ de vertrouwenspersonen van het Agentschap Justitie en Handhaving Vertrouwenspersonen | Intranet Agentschap Justitie en Handhaving (xxxxxxxxxx.xx);

Je licht jouw leidinggevende in wanneer iemand of iets het jou onmogelijk maakt om de deontologische code te respecteren.

3.1.2 Voorbeeldgedrag door leidinggevenden ‌‌‌

Leidinggevenden moeten te allen tijde aangepast gedrag vertonen en vermijden dat zelfs de perceptie ontstaat dat er sprake is van een ongewenste omgangsvorm met een personeelslid of justitiabele. Als leidinggevende moet je:

▶ je ervan verzekeren dat de medewerkers onder jouw verantwoordelijkheid de normen en waarden uit de code begrijpen en toepassen;

▶ gelegenheden creëren waar medewerkers zich op hun gemak voelen om uiting te geven aan hun bezorgdheden;

▶ gedrag met betrekking tot de code (en andere richtlijnen) in acht nemen wanneer je evalueert;

Meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx#xxxxxxx

In de relatie met de ministeriële kabinetten geldt het charter politiek-ambtelijke samenwerking

3.1.3 Ingaan op vragen en bezorgdheden als leidinggevende

Als je als leidinggevende benaderd wordt met een vraag of een bezorgdheid m.b.t. de code, luister aandachtig en geef jouw volle aandacht aan de medewerker. Vraag naar verduidelijking en bijkomende informatie.

Beantwoord alle vragen indien je kan, maar voel je niet verplicht om een onmiddellijke respons te geven. Vraag hulp indien je die nodig hebt.

3.2 MELDEN VAN EEN MOGELIJKE INTEGRITEITSSCHENDING

Belangrijke integriteitsschendingen moeten gemeld worden 8. Het is onze verantwoordelijkheid te reageren op gedrag dat zorgen baart of dat wel eens een inbreuk op onze code zou kunnen zijn. Zo geef je de organisatie de mogelijkheid om de kwestie te behandelen en te corrigeren, idealiter vooraleer het een overtreding wordt, gevaar of schade toebrengt aan de organisatie.

▶ Als het over kleine inbreuken gaat, spreek je best in eerste instantie jouw collega - die volgens jou de inbreuk begaat - aan over dat gedrag. Als die jouw opmerking niet ernstig neemt, kun je het probleem aankaarten bij jouw leidinggevende.

▶ Als jouw leidinggevende zelf bij de inbreuk betrokken zou zijn, kun je naar zijn of haar hiërarchische meerdere stappen.

▶ Als personeelslid van de Vlaamse overheid kan je met jouw vragen en meldingen telefonisch of per e-mail terecht bij Spreekbuis.

▶ Indien er niet naar jouw melding geluisterd wordt of wanneer je redenen hebt om met jouw melding niet bij jouw eigen leidinggevende te willen aankloppen, kun je rechtstreeks contact opnemen met Audit Vlaanderen.

▶ Als je vreest voor represailles, kun je via de Vlaamse ombudsdienst een bescherming aanvragen. Deze bescherming kadert binnen het klokkenluidersdecreet.

8 De organisatie biedt bescherming aan elke medewerker die eerlijk uiting geeft aan een bezorgdheid, maar bewuste valse beschuldigingen uiten is een inbreuk op de code. Eerlijke rapportering betekent niet dat je het bij het rechte eind moet hebben als je uiting geeft aan een bezorgdheid; je moet er enkel van overtuigd zijn dat de informatie die je geeft juist is.

3.3 WAT BIJ NIET-NALEVING?‌‌

Het sanctioneren van niet-integer gedrag is een noodzakelijk sluitstuk van een integriteitsbeleid.

Als een grote groep medewerkers permanent inspanningen levert om kwaliteitsvol en integer te werken en te handelen, mogen zij ook verwachten dat de organisatie medewerkers aanspreekt op niet integer handelen.

Ernstige gevallen van niet integer handelen tasten het imago van de organisatie aan en haalt het integer handelen van alle andere medewerkers onderuit.

De medewerker die bewust geen gebruik maakt van alle middelen tot ondersteuning die de organisatie aanbiedt en als gevolg hiervan principes uit de deontologische code schendt, stelt zich bloot aan een tuchtrechtelijke sanctie. Hierbij zal de geëigende tuchtprocedure binnen de Vlaamse overheid gevolgd worden.

Meer informatie over reacties op schendingen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxxx

3.4 RELATIE TOT DEONTOLOGISCHE CODE VLAAMSE OVERHEID

De deontologische code voor alle personeelsleden binnen de Vlaamse overheid werd in 2011 geactualiseerd tot een eigentijds waardenkader, met de mogelijkheid tot aanvulling van gedetailleerde normen en regels voor specifieke functiegroepen.

De voorliggende aanvullende, eigen code voor de afdelingen Justitiehuizen en VCET doet geen afbreuk aan de algemeen geldende deontologische code voor personeelsleden van de Vlaamse administratie.

Voor entiteiten van de Vlaamse overheid blijft de deontologische code voor personeelsleden van de Vlaamse overheid onverkort van toepassing.

De normen die worden toegelicht in de deontologische code vinden hun grondslag in het VPS, deel II, hoofdstuk 1, deontologische rechten en plichten: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/XXX_Xxxx00-x0

BIJLAGE 7.2- GEDRAGSCODE VOOR ALLE MEDEWERKERS AAN DE HULP- EN DIENSTVERLENING VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP

Deze gedragscode is richtinggevend voor alle medewerkers van de hulp- en dienstverlening die een aanbod brengen in de strafinrichtingen in Vlaanderen en Brussel, als verduidelijking van hun opdracht en positie en als instrument ter bevordering van de kwaliteit van hun optreden.

I. ALGEMENE BEPALINGEN

1. Iedereen die meewerkt aan de hulp- en dienstverlening van de Vlaamse Gemeenschap aan gedetineerden in de gevangenis baseert zijn/haar optreden op de missie van de Vlaamse Gemeenschap in het kader van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden: “De Vlaamse Gemeenschap beoogt het recht van alle gedetineerden en hun directe sociale omgeving op een kwaliteitsvolle en integrale hulp- en dienstverlening te waarborgen zodat ook zij zich volwaardig en harmonisch kunnen ontplooien in de samenleving”.

2. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening handelen conform artikel 6 van de basiswet van 12 januari 2005 betreffende het gevangeniswezen en de rechtspositie van gedetineerden: “De gedetineerde wordt aan geen andere beperkingen van zijn politieke, burgerlijke, sociale, economische of culturele rechten onderworpen dan deze die uit de strafrechtelijke veroordeling of uit de vrijheidsbenemende maatregel voortvloeien, deze die onlosmakelijk met de vrijheidsbeneming verbonden zijn en deze die door of krachtens de wet worden bepaald.”.

II. HULP- EN DIENSTVERLENING

3. De hulp- en dienstverlening streeft ernaar voor alle gedetineerden, zonder enige discriminatie, toegankelijk te zijn. De hulp- en dienstverlening dient door de gedetineerden gevraagd of aanvaard te zijn. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening gaan op een respectvolle manier om met gedetineerden.

4. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening werken loyaal, open en collegiaal met elkaar samen. Zij respecteren de opdrachten, de bevoegdheden en de organisatie van de Vlaamse Gemeenschap in de gevangenis.

5. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening zorgen ervoor om duidelijke en correcte informatie te verschaffen over hun rol, opdracht en werkwijze aan de gedetineerden en het penitentiair personeel.

III. WERKEN IN EEN PENITENTIAIRE SETTING

6. De relaties met het personeel van de gevangenis zijn gebaseerd op respect en collegialiteit. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening respecteren het materiaal, de orde en de veiligheid van de gevangenis. Zij zijn op de hoogte van de bevoegdheden en taken van de diverse personeelsgeledingen en diensten in de gevangenis evenals van de voornaamste rechtsregels en procedures betreffende de gevangenis.

7. De medewerker respecteert de veiligheidsopdracht van de gevangenis. Zijn gedrag bemoeilijkt of verhindert niet de toepassing van het huishoudelijk reglement van de inrichting 9.

8. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening respecteren de procedures voor het aanvragen, bespreken en uitbreiden van IT-infrastructuur zoals bepaald in de “overeenkomst Vlaamse Gemeenschap en ICT-dienst – DG EPI” 10.

9 Basiswet, Hoofdstuk II, art.16

10 zie bijlage

9. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening respecteren de samenwerkingsafspraken tussen het DG EPI en de partners van de Vlaamse overheid met betrekking tot de toepassingen voor digitale communicatie met gedetineerden 11, alsook indien zij via webapplicaties en het gebruik van de eID van de gedetineerden registraties uitvoeren in naam van de gedetineerden.

10. Het is niet toegestaan om:

▶ Alcohol, drugs of andere schadelijke producten binnen te brengen

▶ Xxxxxxx of onder invloed van drugs de opdracht uit te oefenen

▶ Xxxxxx toelating van de gevangenisdirectie materiaal of personen binnen te brengen

▶ Inlichtingen over te maken over gedetineerden of de organisatie van de verschillende diensten, aan anderen dan aan de bevoegde overheden en diensten

▶ Zonder toelating beveiligde zones te betreden waarvan de toegang is voorbehouden aan een gedeelte van het personeel

IV SAMENWERKINGSRELATIE MET GEDETINEERDEN

11. Als algemeen principe binnen de Basiswet geldt dat de straf die de gedetineerde ondergaat de vrijheidsberoving is en dat zijn andere rechten, zowel politiek, burgerlijk, sociaal, economisch of cultureel, behouden blijven. De medewerkers verbinden zich ertoe ten allen tijde te handelen volgens dit basisprincipe bij hun omgang met gedetineerden.

12. De medewerkers respecteren de ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging van de gedetineerden en hebben eerbied voor hun menselijke waardigheid en hun recht om zelf mee invulling te geven aan een menswaardig leven.

13. In de manier waarop de medewerkers hun activiteiten uitoefenen behouden zij een strikte neutraliteit ten aanzien van gedetineerden en respecteren zij de gelijkheid van behandeling.

14. De medewerkers onthouden zich van misplaatste nieuwsgierigheid, van indiscretie en van misbruiken bij inzamelen, verwerken en raadplegen van persoonlijke, sociale en strafrechtelijke informatie over gedetineerden. Zij proberen ook geen toegang te krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is.

15. De medewerkers voeren geen andere dan professioneel gerichte communicatie met de gedetineerden.

16. De medewerkers respecteren de beslissingen die de directie van de gevangenis neemt en uitvoert m.b.t. individuele regimewijzigingen van gedetineerden, ook indien deze gevolgen hebben voor hun aanbod of activiteiten.

17. De medewerkers houden zich aan de volgende verboden

▶ a. Giften of beloften te aanvaarden van of te doen aan gedetineerden of personen die de gedetineerde vertegenwoordigen;

▶ b. Iets van gedetineerden te kopen of iets aan gedetineerden te verkopen;

▶ c. Iets van gedetineerden te ontlenen of iets aan gedetineerden te lenen tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de professionele activiteit;

▶ d. Als tussenpersoon op te treden tussen de gedetineerden en personen van buiten, briefwisseling te voeren ten behoeve van gedetineerden en attesten af te geven over gedetineerden, tenzij dit deel uitmaakt van de professionele activiteit;

▶ e. Contact met de bezoekers of familie van de gedetineerden te hebben, tenzij dit deel uitmaakt van de professionele activiteit;

11 zie bijlage

▶ f. Gedetineerden genade, strafvermindering, voorwaardelijke invrijheidsstelling of andere gunsten te beloven;

▶ g. Gedetineerden te beïnvloeden bij de keuze van advocaten;

▶ h. Voorwerpen die voor de gedetineerden bestemd zijn of aan hun toebehoren, binnen of buiten de inrichting te brengen of boodschappen voor hen te doen zonder de toelating van de gevangenisdirecteur;

▶ i. Buiten de inrichting en in het bijzonder aan verwanten en vrienden van de gedetineerden inlichtingen te geven over interne informatie van de inrichting;

▶ j. Met in vrijheid gestelde gedetineerden contacten te hebben, tenzij de medewerker met een post- penitentiaire opdracht is belast.

IV. TOEGANG

18. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening ontvangen een badge om de gevangenis te betreden. De identificatiebadges zijn strikt persoonlijk en kunnen niet aan of door iemand anders uitgeleend of gebruikt worden.

V. INFORMATIEDELING EN –UITWISSELING

19. De medewerkers aan de hulp- en dienstverlening gaan discreet en zorgvuldig om met de persoonlijke, sociale en strafrechtelijke informatie die zij vernemen of kunnen consulteren van of betreffende de gedetineerden

en hun naastbestaanden. Het is hen enkel toegelaten gegevens te consulteren van gedetineerden die zij in begeleiding hebben, of van gedetineerden die deelnemen aan het groepsaanbod georganiseerd door de

medewerkers aan de hulp- en dienstverlening. De uitwisseling en bespreking van persoonsinformatie met andere personen is enkel toegestaan binnen de organisatie en voor zover dit noodzakelijk is binnen de professionele activiteiten.

20. Als medewerkers in functie van het hulp- en dienstverleningsproces persoonsgegevens verwerken, moeten ze daarbij de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, naleven. Persoonsgegevens zijn gegevens die het mogelijk maken een natuurlijke persoon te identificeren. Onder verwerking wordt verstaan: een bewerking of een

geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

VII. INCIDENTEN, GEVAARSITUATIE OF MISDRIJF

21. Wanneer een deelnemer aan het aanbod (groepsactiviteit of individuele begeleiding) ongepast of storend gedrag vertoont, in de mate dat dit zijn verdere deelname in het gedrang brengt, dan meldt de begeleider dit aan de verantwoordelijke voor de activiteit, of in tweede orde, aan de beleidscoördinator.

22. Medewerkers aan de hulp- en dienstverlening kunnen misdrijven waarvan ze in de uitoefening van hun opdracht kennis krijgen in het kader van hun vertrouwensrelatie met de gedetineerden, ter kennis van de procureur des Konings brengen als dat misdrijf wordt vermeld in artikel 458bis van het Strafwetboek en voor zover aan de andere voorwaarden van voormeld artikel 458bis is voldaan.

Als medewerkers aan de hulp- en dienstverlening in de uitoefening van hun opdracht, maar anders dan in het

kader van hun vertrouwensrelatie met de gedetineerden, kennis krijgen van een misdrijf en dat misdrijf ter kennis brengen van de procureur des Konings, moeten ze dat vooraf melden:

▶ via de hiërarchische weg binnen de eigen organisatie, als het misdrijf gepleegd werd door een collega van de eigen organisatie. Als echter het gerechtigde vermoeden bestaat dat een hiërarchische meerdere bij het misdrijf betrokken is, kunnen medewerkers zich zonder die voorafgaande melding tot het parket wenden;

▶ aan de beleidscoördinator van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden, als het misdrijf gepleegd werd door een collega van een andere organisatie die betrokken is bij de hulp- en dienstverlening;

▶ aan de directeur van de gevangenis, als het misdrijf gepleegd werd door een gedetineerde of een personeelslid van DG EPI.

23. Indien een medewerker aan de hulp- en dienstverlening een gevaarsituatie detecteert die de veiligheid van de gedetineerde, zichzelf of derden (personeel, andere gedetineerden, …) in het gedrang brengt, dan meldt hij/zij dit aan de gevangenisdirecteur en de beleidscoördinator van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden.

VIII. CONFLICTOPLOSSING

24. Alle medewerkers aan de hulp- en dienstverlening kunnen voor vragen en problemen betreffende de toepassing van deze gedragscode terecht bij de beleidscoördinator van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden. Conflicten m.b.t. de toepassing van de gedragscode tussen medewerkers aan de hulp- en dienstverlening van de Vlaamse Gemeenschap en personeelsleden van de gevangenis, worden voor collegiale behandeling en beslissing voorgelegd aan de gevangenisdirecteur en de beleidscoördinator van de hulp- en dienstverlening. Bij duurzame onenigheid tussen de gevangenisdirecteur en de beleidscoördinator van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden wordt de beslissing voorgelegd aan de leidend ambtenaar van het Directoraat-generaal Penitentiaire inrichtingen en de leidend ambtenaar van het Agentschap Justitie en Handhaving.

Voor akkoord:

Naam Organisatie: Datum:

Naam en functie:

Handtekening:

BIJLAGE

In deze tabel vind je een overzicht van de regelgevende documenten en afsprakenkaders die deze gedragscode ondersteunen.

Document	Voor wie van toepassing	Te consulteren via
decreet betreffende de organisatie van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden (2013)	Alle personen belast met een opdracht in het kader van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden	Via de website hulp- en dienstverlening aan gedetineerden van Agentschap Justitie en Handhaving: xxxxx://xxx . xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xx- handhaving/justitie/coordinatie-hulp-en- dienstverlening-aan-gedetineerden-en- geinterneerden/regelgeving-en-wetgeving
basiswet van 12 januari 2005 betreffende het gevangeniswezen en de rechtspositie van gedetineerden (2005)	Alle personen die in het kader van een professionele opdracht in contact komen met gedetineerden	Via de website van het Belgisch Staatsblad: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxx.xxxx.xx/xxx_xxx/ xxxxxx_xx.xx?xxxxxxxxxxx&xxxX&xxxxx_ name=wet&cn=2005011239
Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat en de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest inzake de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden (2014)	Alle personen belast met een opdracht in het kader van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden en personeelsleden van directoraat-generaal EPI
Overeenkomst Vlaamse Gemeenschap en ICT-dienst-DG EPI	Alle personen belast met een opdracht in het kader van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden en personeelsleden van directoraat-generaal EPI
Koninklijk besluit van 21 mei 1965 houd- ende algemeen reglement van de strafin- richtingen.	Alle personen die de gevangenis betreden	Via deze link: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxx . xxxx.xx/xxx_xxx/xxxxxx_xx_0 . pl?language=nl&nm=1965052101&la=N
Bijzondere instructie van toepassing op de personeelsleden van de buitendiensten	Alle personen die de gevangenis betreden
Deontologische code voor medewerkers aan begeleiding en coaching van ge- detineerden op afstand	Medewerkers van hulp- en dienstver- lenende organisaties die een aanbod inrichten in de gevangenis of die een aanbod inrichten dat toegankelijk is voor gedetineerden vanuit de gevangenis, waarbij sprake is van digitale communi- catie met gedetineerden over de gevange- nismuren heen (van binnen naar buiten of omgekeerd).
Overeenkomst voor samenwerking inzake afstands- en/of gecombineerd onderwijs met beveiligde internettoegang (SLA E-learning)	voor personeelsleden DG EPI en per- soneelsleden van CVO Antwerpen
Overeenkomst voor samenwerking inzake afstands- en/of gecombineerd onderwijs met beveiligde internettoegang (SLA E-learning)	voor personeelsleden DG EPI en per- soneelsleden van CVO Oranjerie
Overeenkomst voor samenwerking inzake afstands- en/of gecombineerd onderwijs met beveiligde internettoegang (SLA E-learning)	Voor personeelsleden DG EPI en CVO VTI Brugge

Ministeriële Omzendbrief nr. 1821 van 30 juli 2020 - Toegangscontrole

Voor eenieder die zich aanmeldt bij de gevangenis met het doel deze te betreden, met inbegrip van de personeelsleden van de penitentiaire administratie

Document Metadata

Table of Contents

Arbeidsreglement

Document Metadata