Administratief medewerker van de algemeen afgevaardigde van de Vlaamse Regering in
Het Departement Buitenlandse Zaken werft aan in contractueel dienstverband:
Administratief medewerker van de algemeen afgevaardigde van de Vlaamse Regering in
Londen (m/v) – Voltijds
Afdeling: Diplomatiek Netwerk Beleidsdomein: internationaal Vlaanderen
Standplaats: Xxxxxxxx Xxxxx, 0X Xxxxxxxxx Xxxxxx – Xxxxxx W1G OLD
FUNCTIECONTEXT
Het Departement Buitenlandse Zaken (BUZA) staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaams buitenlands beleid en het beleid inzake internationaal ondernemen, toerisme en internationale samenwerking. Daarnaast zorgt het departement ook voor de uitvoerende taken van het beleidsveld buitenlands beleid en de controle op de uitvoer, invoer en doorvoer van strategische goederen. Tot BUZA behoren eveneens meerdere diplomatieke afvaardigingen van de Vlaamse Regering in het buitenland, waaronder Londen.
Je takenpakket situeert zich binnen de Algemene Afvaardiging van de Vlaamse Regering in Londen. Je geeft ondersteuning aan de Algemeen Afgevaardigde die in zijn/haar ambtsgebied het rechtstreekse, diplomatieke aanspreekpunt is voor de Britse autoriteiten.
JE TAKENPAKKET
▪ Het behartigen van het financiële beheer van het werkingsfonds van de Algemeen Afgevaardigde, het behandelen en uitbetalen van facturen.
▪ Het verzorgen van het persoonlijk secretariaat van de algemeen afgevaardigde.
▪ Het uitvoeren van allerhande administratieve taken (typwerk, kopieerwerk, telefonische contacten) om bij te dragen tot een efficiënte werking van de afvaardiging.
▪ Verzamelen, verifiëren en verwerken van informatie nodig voor de dossierbehandeling.
▪ Beheer van het klassement zodat de nodige documenten snel en gemakkelijk terug te vinden zijn.
▪ Fungeren als aanspreekpunt voor de andere diensten binnen Flanders House (nl. Flanders Investment & Trade en Toerisme Vlaanderen).
▪ Het bijdragen aan de organisatie van de activiteiten die de algemene afvaardiging organiseert of waar deze bij betrokken is.
▪ Het opstellen van berichten voor de website en de diverse sociale media, in nauwe samenwerking met de collega’s van Flanders House en BUZA.
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
▪ Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs JE TECHNISCHE COMPETENTIES
▪ Je bent in staat de boekhouding te beheren van een klein kantoor.
▪ Je hebt ervaring met het uitvoeren van administratieve taken in een internationale omgeving.
▪ Je spreekt en schrijft vloeiend Engels en Nederlands.
▪ Je hebt een goede kennis van de courante pc-toepassingen met een grondige kennis van Word, Outlook, PowerPoint en Excel.
▪ Je hebt organisatietalent en je hebt indien mogelijk ervaring met de organisatie van evenementen.
JE GEDRAGSGEBONDEN COMPETENTIES
▪ Streeft naar voortdurend verbeteren
▪ Klantgericht
▪ Gemotiveerd tot samenwerken
▪ Betrouwbaar
▪ Zorgvuldig
▪ Flexibel
▪ Plan- en organisatietalent
▪ Zin voor initiatief BIJKOMENDE VOORWAARDEN
Je beschikt ten laatste vóór het verstrijken van de deadline in verband met deze vacature
over de nodige documenten/vergunningen om legaal te verblijven en te werken in het V.K.
Je bent bereid je te vestigen in (de buurt van) Londen. Het strekt tot aanbeveling dat je woonplaats zich daar nu reeds bevindt. Vanwege de Vlaamse overheid wordt niet voorzien in een tussenkomst voor huisvesting, noch voor verhuizing.
Je aanvaardt dat de selectieproeven in Londen zullen plaatsvinden en dat de Vlaamse overheid geen terugbetaling van eventuele reiskosten in overweging zal nemen.
Ons aanbod
Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur met een bruto-maandsalaris dat minimaal 2.801,08GBP/3.452,24EUR en maximaal 3.893,49GBP/4.798,60EUR bedraagt.
Je ontvangt ook een Lunch Allowance van ca. 90GBP per maand en een London Weighting van ca. 400GBP per maand.
Je hebt recht op 35 vakantiedagen plus officiële feestdagen. Er wordt soms gevraagd naar flexibiliteit in de werkuren, maar avond- en weekendwerk kan gecompenseerd worden.
Indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon- en werkverkeer, heb je recht
op de terugbetaling van je abonnement. Bovendien wordt je een hospitalisatieverzekering aangeboden.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
MEER WETEN ?
Voor extra informatie over inhoudelijke voorwaarden kun je contact opnemen met: Xxxxx Xxx Xxxxx
Adjunct Algemeen Afgevaardigde van de Vlaamse Regering in Londen. Email: xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.xx
T x00 00 00 00 00 00
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure, deelnemingsvoorwaarden en de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je contact opnemen met:
Xxxxxx Xxxxxxxxx en/of Xxxxx Xxxxxxxxx Email: xxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot en met 1 september 2017.
Om te solliciteren vul je het gestandaardiseerd cv in, dat je kan terugvinden op de volgende site: xxxx://xxx.xxxx.xx
Je mailt je gestandaardiseerde CV naar xxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx
SELECTIEPROCEDURE
Kandidaten worden erop gewezen dat deze selectieprocedure voor een voltijdse functie een voorgaande met deeltijds karakter (40%) vervangt.
Fase 1 (eliminerend)
Screening op basis van het ingevulde sollicitatieformulier. Maximum acht kandidaten worden toegelaten tot fase 2.
Deze selectiefase wordt afgerond op 8 september 2017.
Fase 2 (eliminerend)
Selectiegesprek met de Algemeen Afgevaardigde van de Vlaamse Regering in Londen en andere betrokkenen van de wervende entiteit. Tijdens dit gesprek worden volgende punten beoordeeld : jouw visie op en inzicht in de functie, je motivatie, je verwachtingen, je inzetbaarheid in de functie en de organisatie.
Deze selectiefase vindt plaats in de week van 18 september 2017. Voorziene indiensttreding: 3 november 2017.