Vacature

Vacature

–

Het lokaal bestuur Damme werft een administratief medewerker voor de financiële dienst aan. Je start met een contract van bepaalde duur voor 6 maanden.

Als administratief medewerker speel je een cruciale rol bij het ondersteunen van de diensten van ons lokaal bestuur. Je bent verantwoordelijk voor de nauwkeurige verwerking van administratieve taken én zorgt voor een klantvriendelijke dienstverlening naar collega’s en/of inwoners toe. Je zal nauw samenwerken met verschillende collega’s en draagt bij aan een efficiënte werking van de dienst en de organisatie.

Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden

Toelatingsvoorwaarden

1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;

2° de burgerlijke en politieke rechten genieten;

3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op het personeelslid vaststaan voor de effectieve tewerkstelling. Medische controle van de kandidaat-personeelsleden kan alleen maar als de bevoegde preventieadviseur-arbeidsgeneesheer, na de voorgeschreven risicoanalyse, de functie heeft uitgeroepen tot hetzij een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid, een activiteit met welbepaald risico of een activiteit verbonden aan voedingswaren

Algemene aanwervingsvoorwaarden

4° voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;

5° slagen voor de selectieprocedure.

Schriftelijke kandidaatstelling

Je kandidaatstelling kan via volgende link:

Personeel - Sollicitatieformulier contract bepaalde duur administratief medewerker Financiële dienst - stad Damme

Documenten bijvoegen

Als bijlage bij je e-mail voeg je volgende documenten toe:

 een cv

 motivatiebrief

 behaalde diploma’s of opleidingen

 een recent uittreksel uit het strafregister

Je kandidaatstelling moet uiterlijk op 16 oktober 2024 aan het stadsbestuur worden verstuurd.

Alle hierboven gevraagde documenten moeten op die

datum aan het stadsbestuur zijn bezorgd. Indien niet is de kandidaatstelling niet geldig.

Selectieprogramma

 Indienen kandidaatstelling t.e.m. 16 oktober 2024

 De selectieprocedure bevat een mondeling gesprek in de week van 21 tem 25 oktober 2024.

Functieomschrijving Kernresultaten Ondersteuning boekhouding

Ondersteunen van de werkzaamheden m.b.t. de boekhouding.

Doel: de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de financiële informatie verzekeren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 verantwoordelijk voor het opmaken van goedkeuringslijsten bestelaanvragen, goedkeuringslijsten facturen, betaalopdrachten, vorderingen en problemen oplossen dienaangaande;

 assistentie bieden bij de opmaak van bestelaanvragen en nazicht bestelaanvragen op basis van de uitgeschreven aankoopprocedure;

 opvragen van ontbrekende gegevens bij de betreffende diensten;

 zorgen voor een vlotte controle en doorstroming van inkomende facturen;

 nazicht van aankopen en controle van de juistheid van de facturen op basis van het uitgeschreven aankoopproces;

 boeken van facturen en invoeren van boekhoudsleutels;

 meewerken aan het crediteurenbeheer;

 importeren en registreren van loonbestanden;

 verwerken van uit te betalen steun aangereikt door de sociale dienst van XXXX Xxxxx ;

 administratieve opvolging van kerkfabrieken;

 voorraadbeheer kantoormateriaal;

 opmaken fiscale fiches.

Administratieve assistentie meerjarenplan/jaarrekening

 Administratieve assistentie bieden bij het verwerken van het meerjarenplan, meerjarenplanaanpassing en jaarrekening.

 Doel: de financieel directeur ondersteunen bij zijn opdrachten in het kader van het meerjarenplan en jaarrekening.

 Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: opzoeken van de juiste registratiesleutels

 invoeren van alle verrichtingen.

 verrichten van kopieer- en zoekwerk inzake het opmaken van jaarrekeningen, meerjarenplan en meerjarenplanaanpassingen

Administratieve assistentie aankopen en overheidsopdrachten

Administratieve assistentie bieden bij het verwerken van aankopen en overheidsopdrachten.

Doel: de deskundige aankopen en overheidsopdrachten ondersteunen bij zijn opdrachten in het kader van aankopen en overheidsopdrachten.

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 begeleiding van de diensten bij de opmaak van een bestek en de te voeren plaatsingsprocedure

 beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking offertes, opmaken van ontwerp gunningsbesluiten

 controleren en input van vorderingsstaten

Algemene administratieve handelingen

Uitvoeren van administratieve handelingen.

Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 uitvoeren van diverse administratieve taken in opdracht van de leidinggevende;

 tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures;

 instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren;

 opmaken van verslagen en nota's, opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen, uitgaande brieven, e-mails…;

 voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen;

 verwerken van inkomende en uitgaande post.

Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de collega’s, het diensthoofd, de collega's van andere diensten en het bestuur.

Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de dienst;

 afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen;

 signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers;

 actief deelnemen aan intern overleg.

Wetgeving en regelgeving

Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst.

Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 wetgeving en regelgeving correct kunnen toepassen;

 de nodige wetgeving en vakgerichte informatie raadplegen, vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie.

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Functieprofiel

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische competenties

		Gradatie
Cluster	Competentie	elementair	voldoende	grondig
Management en beleid	Communicatiemanagement	X
	Strategisch management	X
PC-Vaardigheden	Algemene PC-vaardigheden	X	X	X
	PIM (Personal Information Manager) (Outlook)	X	X
	Presentaties (PowerPoint)	X
	Rekenbladen (Excel)	X	X	X
	Software eigen aan de functie	X	X	X
	Tekstverwerking (Word)	X	X
Werking en werkmiddelen	Mondelinge communicatie	X	X	X
	Procedures en procesbeheer	X	X	X
	Projectmatig werken	X	X
	Schriftelijke communicatie	X	X	X
	Werking van de organisatie	X	X
Wetgeving en regelgeving	Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie	X	X	X
	Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie	X	X

Gedragscompetenties

		Gradatie
Cluster	Competentie	gradatie 1	gradatie 2	gradatie 3
Beheersmatige vaardigheden	Plannen en organiseren	X	X
	Resultaatgerichtheid	X	X	X
Interactief gedrag	Teamwerk en samenwerken (*)	X	X
Persoonsgebonden gedrag	Zelfstandig gedrag	X	X
	Kwaliteit en nauwgezetheid (*)	X	X
	Flexibiliteit	X	X
	Stressbestendigheid (+)	X	X
Probleemoplossend gedrag	Initiatief	X	X
	Klantgerichtheid (*)	X	X
Informatieverwerkend gedrag	Analytisch denken (+)	X	X

(*) generieke competentie

(+) functiespecifieke competentie

Plaats in de organisatiestructuur

Werkt onder leiding van en rapporteert aan: financieel directeur

Bezoldiging

Een voltijdse tewerkstelling op C-niveau. Een loonsimulatie kan opgevraagd worden via de personeelsdienst. Vakantietoelage & eindejaarspremie

Je krijgt elk jaar ook een vakantietoelage en een eindejaarspremie.

Maaltijdcheques

Daarnaast per volledige werkdag een maaltijdcheque van 8,00 euro per dag (met een werknemersaandeel van 1,09 euro).

Ecocheques

Als je een jaar voltijds werkt ontvang je voor 200 euro ecocheques per jaar. Wie slechts een deel van het jaar werkt of deeltijds werkt krijgt een bedrag dat in evenredigheid wordt verminderd.

Hospitalisatieverzekering

Verder krijgt elk personeelslid samen met zijn of haar partner en kinderen ten laste, die op hetzelfde domicilie zijn ingeschreven, van het bestuur een gratis hospitalisatieverzekering.

Groepsverzekering

Contractanten die minstens één jaar bij de stad tewerkgesteld zijn, hebben recht hebben op een aanvullend pensioen. Het kapitaal voor deze groepsverzekering wordt opgebouwd door een jaarlijkse storting van de werkgever ter waarde van (momenteel) 3 procent van het brutoloon.

Sociale Dienst

Via de overkoepelende Sociale Dienst GSD-V kunnen bij bepaalde gebeurtenissen premies worden verkregen of tussenkomst in medische kosten.

De sociale dienst heeft ook een vakantiedienst die voordelige vakanties aanbiedt via gekende en erkende reisagentschappen.

Ook biedt de sociale dienst aan elke werknemer een Pluspas aan Dit is een voordeelplatform met diverse kortingen en speciale aanbiedingen bij verscheidene aanbieders (zoals winkelketens, e-commerce, culturele activiteiten, pretparken of dierentuinen).

Woon-werk verkeer

Volledige terugbetaling van kosten openbaar vervoer. Fietsvergoeding tegen het maximale tarief: 0,35 euro/kilometer.