Contract
1. ALGEMENE INFORM ATIE | |
FUNCTIECODE | 25.C.2018 |
Niveau B - administratief en boekhoudkundig assistent - (m,v,x) | |
POSITIE: | 2 |
BESTUUR: | BRUSSELS PLANNINGSBUREAU - XXXXXXXXXXX.XXXXXXXX |
CONTRACTSOORT: | Contract voor onbepaalde tijd |
AFDELING: | Algemene Directie - Dienst Scholen en Territoriale Strategie |
Plaats: | Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XXXXXXX |
VOOR MEER INFORMATIE: | Dienst Scholen: Xxxxx XXXXX – 02/435 42 93 ou xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx Departement Territoriale Strategie: Xxx XXXXXXX – 02/435 42 51 of xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx |
2. Context v an de functie
Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx, Brussels Planningsbureau (BPB) is opgericht door de ordonnantie van 29 juli 2015. De belangrijkste missies zijn:
• Instaan voor de gegevensverzameling, de ontwikkeling, de productie, de verwerking, de verspreiding en de analyse van statistieken en de uitvoering van evaluatieopdrachten;
• Instaan voor de observatie van het grondgebied;
• Instaan voor de voorbereiding van de verordenende en strategische opdrachten van de territoriale planning.
Buiten de algemene directie bestaat Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx uit 4 departementen: het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse, het departement Territoriale Kennis, het departement Territoriale Strategie en het departement Transversale Diensten.
Voor meer informatie over het Brussels Planningsbureau: xxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx
Er zijn twee vacatures voor onbepaalde tijd, die zo snel mogelijk vervuld moeten te worden: bij de Algemene Directie, Dienst Scholen en op het Departement Territoriale Strategie.
De Dienst Scholen is werkzaam op 5 terreinen:
1. De “Schoolcontracten”: Een subsidieregeling in het kader van een stadsvernieuwingsprogramma, dat aan de ene kant steun wil bieden aan schoolteams, die moeilijkheden ondervinden om leerlingen aan te trekken en aan de andere kant de school wil openstellen voor de wijk, waarbij inwoners van de wijk buiten schooltijden kunnen profiteren van de voorzieningen, en omgekeerd, de school ook gebruik kan maken van de wijkvoorzieningen.
2. De strijd tegen schooluitval: Het verstrekken van subsidies aan scholen, verenigingen, gemeentes, in het kader van gewestelijke programma's tegen schooluitval: Programma Preventie Schoolverzuim, Begeleidingsactiviteiten voor scholing en burgerzin bij kinderen en jongeren, Lokale Preventie- en Buurtplannen.
3. Betere schoolvoorzieningen en infrastructuur: Het ontwikkelen van informatiegidsen, goede praktijken, subsidieverlening aan verenigingen voor de financiering van projecten op het gebied van Informatietechnologie en communicatie in het onderwijs.
4. Begeleiding en advies aan de uitvoerders van de investeringsprojecten in de scholen.
5. Schoolvraag en schoolaanbod monitoren: op basis van de vraag naar het aanbod van schoolplaatsen zien waar nood is aan extra plaatsen; de analyse van bestaande schoolprojecten om deze beter te kunnen volgen.
De missies van de Dienst Scholen zijn vastgelegd in het Brussels Programma voor het onderwijs in Strategie 2015 (Doelstelling 6 van Pijler 2): xxxx://xxxxxxxxx0000.xxxxxxxx/.
Binnen xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx is het departement Territoriale Strategie belast met de definiëring van het Brusselse ruimtelijke beleid op verschillende niveaus: het geheel van het Hoofdstedelijk Gewest Brussel, een strategisch gebied, een wijk of een paar eilandjes. In het kader van de ontwikkeling van het stedelijke beleid, behandelt het departement Strategie bijvoorbeeld kwesties op het gebied van stedelijke planning, bevolkingsdichtheid, dimensies, inplantingen, mobiliteit, publieke ruimten, ... Deze beleidspunten monden uit in hetzij pure beleidskundige documenten of beleids- en regelgevingsdocumenten, die ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de Regering, aan de verschillende participatiemaatregelen en aan adviesorganen alvorens ze kunnen worden uitgevoerd.
In het kader van deze doelstellingen, handelt xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx binnen het kader van een ruimtelijk platform in synergie met MSI (de gewestelijke maatschappij voor stedelijke inrichting) en het Team van de bouwmeester maître-architecte die belast is met het bewaken van de kwaliteit van de architectuur en de verstedelijking. Daarnaast werkt xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx natuurlijk samen met alle gewestelijke en lokale betrokken instellingen.
3. BESCHRIJVING V AN DE WERKZAAM HEDEN
U komt te werken binnen de Dienst Scholen op het departement Strategie met als doel beide diensten te ondersteunen in het administratieve en budgettaire beheer van de missies.
De functie behelst een grote diversiteit in taken waarvoor kwaliteiten als nauwkeurigheid, zorgvuldigheid, creativiteit, flexibiliteit, beschikbaarheid, openheid en klantvriendelijkheid vereist zijn.
• Bijdragen aan het opstellen van budgettaire aanvragen (initieel, transfer en aanpassing);
• In de gaten houden dat de begroting gevolgd wordt;
• Ondersteunen van de projectleiders bij het uitvoeren van de juiste budgettaire en administratieve aspecten van aanbestedingsprocedures;
• Ervoor zorgen dat de juiste informatie over administratieve en budgettaire aspecten ter beschikking komt van de subsidieverleners;
• Controle uitvoeren op de correcte besteding van subsidies in overeenstemming met de sociale wetten en de geldende regelgeving;
• De controle en analyse van bewijsstukken die door de begunstigden van de subsidies worden overlegd;
• Reageren op vragen van begunstigden van subsidies met betrekking tot de vereiste administratieve en financiële procedures.
• Bijdragen aan het opstellen van circulaires, brieven, memo's, ontwerpbesluiten, conventies;
• Het inwinnen van informatie over de gesubsidieerde instellingen met betrekking tot de subsidies, die aan hen verschuldigd zijn;
• Bijdragen aan de correcte toepassing en op regelmatige basis van de instrumenten voor planning, management, controle en evaluatie van uw respectievelijke dienst of departement (bijvoorbeeld: het ontwikkelen van dashboards waarmee de missies gevolgd kunnen worden, evenals het budget van de dienst of het departement);
• Zorgen voor goede archivering en ordening van de administratieve en financiële dossiers in samenwerking met het Secretariaat.
In het kader van uw functie en al naar gelang uw voorkeuren, rapporteert u aan de Dienst Scholen of de directie van het departement Strategie en u werkt nauw samen met de andere mensen in uw team.
4. EXTRA INFO | RM ATIE |
De verschillende directies waaruit het Brussels Planningsbureau bestaat, de medewerkers van BPB. | |
De andere ION's in Brussel, de GOB, de gemeentes, de aslb's, de instanties met betrekking tot de scholen, het kabinet van de Minster-President van het BHG, onderzoekscentra, subsidieverleners van studies, etc. | |
ZELFSTANDIGHEID | U werkt zelfstandig binnen het kader van een mandaat dat aan u is toevertrouwd |
5. UW PROFIEL
OPLEIDING
Uw opleiding
Diploma Hoger onderwijs van het korte type (bachelor/graduaat) bij voorkeur in de richting: boekhouding, directie- assistent, management...
Indien u uw diploma in het buitenland hebt behaald, is het noodzakelijk een Belgische gelijkwaardigheidsverklaring te overleggen (afgeleverd door de Franse Gemeenschap of de Vlaamse Gemeenschap), die overeenkomt met het niveau van deze baan, om in dienst te kunnen treden. Indien u de noodzakelijke stappen hiervoor nog niet hebt ondernomen, vragen wij u deze ten vroegste uit te voeren, aangezien het verkrijgen van deze verklaring enkele weken in beslag neemt.
Uw ervaring
Professionele ervaring in boekhouden of overheidsboekhouden, dubbel boekhouden en begrotingsbeheer zijn een pre.
KENNIS EN TECHNISCHE VAARDIGHEDEN
− Kennis van de algemene organisatie, werkingsprincipes en procedures in ambtenarenzaken
− Kennis van algemene administratieve procedures
− Kennis van de regelgeving bij openbare aanbestedingen
Goede beheersing van de kantoorapplicaties die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de functie (tekstverwerker, spreadsheets, e-mail, intranet, internet explorer, ...)
FUNCTIONELE VAARDIGHEDEN
- U analyseert de gegevens op doeltreffende wijze en heeft een kritisch oog voor informatie.
- U werkt gestructureerd en stelt prioriteiten, waarbij u op systematische wijze een divers pakket aan taken uitvoert.
- U bent in staat om zelfstandig problemen aan te pakken en op te lossen, u zoekt naar alternatieven en oplossingen, stelt deze voor en past deze toe.
U kunt zich zowel schriftelijk als mondeling duidelijk en begrijpelijk uitdrukken en gegevens op correcte wijze overbrengen .
- U luistert goed naar en verkent en begrijpt de boodschap van derden en beschikt over het vermogen om zich in hen te verplaatsen.
- U draagt bij aan de opbouw en verbetering van de teamgeest door uw mening en uw ideeën te delen en daardoor bij te dragen aan het oplossen van conflicten tussen collega's.
- U adviseert uw gesprekspartners en ontwikkelt met hen een vertrouwensrelatie gebaseerd op uw expertise.
- U handelt op integere wijze, conform de verwachtingen van de organisatie, u respecteert nauwgezet de vertrouwelijkheid en de verplichtingen en gaat iedere vorm van partijdigheid uit de weg.
- U bent stressbestendig met focus op het resultaat, u heeft uw emoties onder controle en neemt een constructieve houding aan tegenover kritiek.
- U plant en beheert op actieve wijze uw eigen ontwikkeling al naar gelang uw mogelijkheden, interesses en ambitie, waarbij u uw eigen functioneren aan een kritische evaluatie onderwerpt en waarbij u voortdurend bijleert door nieuwe ideeën en benaderingswijzen, vaardigheden en kennis.
- U bent betrokken en toont bereidheid en ambitie om resultaten te behalen en u neemt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden.
Houding en gedrag
Ten aanzien van het publiek | Servicegericht, luisterend oor, beschikbaarheid, uitnodigend, niet- discriminerende houding |
Ten aanzien van de collega's | Teamgeest, open voor samenwerking, solidair. |
Ten aanzien van het werk | Betrokken, autonoom, flexibel, initiatiefnemer, nauwgezet, discreet, assertief, wil tot zelfontplooiing. |
6. WIJ BIEDEN U
Loonschaal | B1 |
Aanvangssalaris (bruto maandsalaris, aangepast aan de actuele index, reglementaire toeslagen niet inbegrepen)1 | € 2296 |
Aanvullende voordelen:
- 35 dagen betaald verlof per jaar
- Maaltijdcheques ter waarde van € 8
- Opleidingspakket
- Gratis abonnement op het vervoersnet van de MIVB
- Hospitalisatieverzekering
- 100% bijdrage voor een trein- of busabonnement (TEC – DE LIJN)
- Fietspremie: € 0,23/km
- Flexibele werkuren
- Telewerken
- GSM abonnement
- Hospitalisatieverzekering en toegang tot de Service Sociale Dienst
1 Voorgaande prestaties in overheidsdienst kunnen in overweging worden genomen bij de berekening van de geldelijke anciënniteit.
7. REDELIJKE AANPASSINGEN V AN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR PERSONEN MET EEN HANDIC AP
Het BPB voert een actief beleid op het vlak van gelijke kansen en diversiteit. In dat verband waken we erover om gelijke kansen, een gelijke behandeling en gelijke toegang tot onze selectieprocedures te waarborgen voor kandidaten met een handicap/stoornis/ziekte. We bieden hen redelijke aanpassingen aan waardoor hun vaardigheden getest kunnen worden in omstandigheden, die hen niet benadelen ten opzichte van de andere kandidaten.
Indien u een redelijke aanpassing wenst in het kader van de selectieprocedure, dan kunt u uw verzoek richten aan xxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.
8. SELECTIEPROCEDURE
Indien u wilt deelnemen aan de selectieprocedure, stuur ons dan ten laatste op 15 november 2018 uw Curriculum Vitae en uw motivatiebrief:
• Per e-mail naar xxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx
• of per post naar: BBP, Afdeling Human Resources, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
De procedure is als volgt:
• Sollicitatiegesprek volgens de STAR methode (eventueel voorafgegaan door een praktijktest) om de specifieke vaardigheden voor deze functie te testen. Dit gesprek vindt plaats tijdens kantooruren.
• De uitnodigingen worden verstuurd per e-mail. Vermeld daarom een geldig e-mailadres in uw sollicitatie en raadpleeg dit e-mailadres regelmatig.
• De gekozen kandidaat wordt gevraag zo spoedig mogelijk in dienst te treden.