Verklaring Uiteindelijke Begunstigde(n) (van vennootschappen)
Verklaring Uiteindelijke Begunstigde(n) (van vennootschappen)
De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme verplicht financiële instellingen tot identificatie van de zogenaamde ‘uiteindelijke begunstigden’ van hun verzekeringnemers, lasthebbers en contractuele begunstigden, in het bijzonder wanneer deze klanten vennootschappen zijn (met of zonder rechtspersoonlijkheid). | |
De uiteindelijke begunstigde is: • de natuurlijke persoon (of personen) die de uiteindelijke eigenaar is (of zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de vennootschap ; en/of • de natuurlijke persoon (of personen) voor wiens/wier rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan. Concreet gaat dit over de natuurlijke personen die de vennootschap controleren, bijvoorbeeld door aandeelhouder te zijn voor meer dan 25% van de aandelen, meer dan 25% van de stemrechten te bezitten, of door op een andere wijze de feitelijke controle over de vennootschap te bezitten, bijvoorbeeld via het sluiten van aandeelhoudersovereenkomsten. Meer gedetailleerde informatie vindt u in de uitgebreide toelichtende nota in bijlage bij dit document. Gelieve via de velden hieronder aan te geven wie de uiteindelijke begunstigde(n) is (zijn) van de vennootschap die u vertegenwoordigt | |
De wettelijke vertegenwoordiger(s)
De ondergetekende(n), die de nodige bevoegdheid hebben om op te treden als wettelijke vertegenwoordiger(s) van de vennootschap:
Ondernemingsnummer | |
Maatschappelijke benaming en rechtsvorm | |
Adres maatschappelijke zetel |
Persoonlijke gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de vennootschap: | |||
Naam | Voornaam | Functie | Handtekening |
De uiteindelijke begunstigde(n)
De wettelijke vertegenwoordiger(s) verklaart(verklaren) via onderstaande tabel dat:
vul de paragraaf in die de op uw vennootschap van toepassing zijnde situatie beschrijft
1) op …./…./2021 (datum) de volgende natuurlijke personen de uiteindelijke begunstigden zijn van hogergenoemde vennootschap aangezien zij rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage (meer dan 25%) van de stemrechten of aandelen in de vennootschap houden (zie toelichtingsnota punt c (i) om te weten wie precies in dit vak moet worden opgenomen).
Indien de vennootschap niet in eerste lijn gecontroleerd wordt door een natuurlijke persoon maar door een (of meerdere) andere (niet- genoteerde – zie toelichtingsnota punt d voor meer informatie) vennootschap(pen) dient u (onder de voorwaarden toegelicht in punt c van de toelichtingsnota) de natuurlijke personen die het toereikend percentage stemrechten of aandelen van die controlerende vennootschap(pen) aanhouden, te identificeren. Gelieve in dat geval bij deze verklaring ook een organigram toe te voegen dat een overzicht biedt van de vennootschapsstructuur waar de vennootschap-klant deel van uit maakt.
2) op …./…./2021 (datum) de volgende natuurlijke personen de uiteindelijke begunstigden zijn van hoger genoemde vennootschap daar zij zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen dan een toereikend percentage van stemrechten, bijvoorbeeld krachtens een aandeelhoudersovereenkomst of over de bevoegdheid beschikken om een meerderheid van de leden van de raad van bestuur van de vennootschap te benoemen of te ontslaan (zie toelichtingsnota punt c (ii) om te weten wie precies in dit vak moet worden opgenomen) :
3) op …./…./2021 (datum) de hierna opgesomde personen de positie bekleden van hoger leidinggevende in de vennootschap (bv. CEO, voorzitter directiecomité, zaakvoeder, ... zie toelichtingsnota punt c (iii) om te weten wie precies in dit vak moet worden opgenomen) – Opgelet: dit veld hoeft enkel te worden ingevuld als bovenstaande 2 stappen niet tot identificatie van een uiteindelijke begunstigde hebben geleid :
1.
Naam | Voornaam | ||
Geboortedatum | Geboorteplaats | ||
Nationaliteit | |||
Politiek Prominente Persoon * | ☐ ja ☐ neen | US Person** | ☐ ja ☐ neen |
Domicilieadres (straat, nr, gemeente, land) | |||
In te vullen afhankelijk van de van toepassing zijnde situatie beschreven onder 1), 2) of 3): | |||
1) % stemrechten/aandelen | |||
2) Controle via deze middelen | |||
3) Functie | |||
2.
Naam | Voornaam | ||
Geboortedatum | Geboorteplaats | ||
Nationaliteit | |||
Politiek Prominente Persoon * | ☐ ja ☐ neen | US Person** | ☐ ja ☐ neen |
Domicilieadres (straat, nr, gemeente, land) | |||
In te vullen afhankelijk van de van toepassing zijnde situatie beschreven onder 1), 2) of 3): | |||
1) % stemrechten/aandelen | |||
2) Controle via deze middelen | |||
3) Functie | |||
3.
Naam | Voornaam | ||
Geboortedatum | Geboorteplaats | ||
Nationaliteit | |||
Politiek Prominente Persoon * | ☐ ja ☐ neen | US Person** | ☐ ja ☐ neen |
Domicilieadres (straat, nr, gemeente, land) | |||
In te vullen afhankelijk van de van toepassing zijnde situatie beschreven onder 1), 2) of 3): | |||
1) % stemrechten/aandelen | |||
2) Controle via deze middelen | |||
3) Functie | |||
4.
Naam | Voornaam | ||
Geboortedatum | Geboorteplaats | ||
Nationaliteit | |||
Politiek Prominente Persoon * | ☐ ja ☐ neen | US Person** | ☐ ja ☐ neen |
Domicilieadres (straat, nr, gemeente, land) | |||
In te vullen afhankelijk van de van toepassing zijnde situatie beschreven onder 1), 2) of 3): | |||
1) % stemrechten/aandelen | |||
2) Controle via deze middelen | |||
3) Functie | |||
* Onder Politiek Prominente Persoon (PPP) wordt verstaan: staatshoofden, regeringsleiders, (afgevaardigde) ministers, staatssecretarissen, parlementsleden, leden van hoge rechterlijke instanties, leden van rekenkamers en van directies van centrale banken, ambassadeurs, hoge legerofficieren, leden van bestuursorganen en leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven, inclusief de personen die één van deze functies minder dan 1 jaar geleden bekleedde.
** Om te weten of u een ‘US-person’ bent, raadpleeg de toelichting op pagina 7.
De wettige vertegenwoordiger(s) van de vennootschap verbindt/verbinden zich ertoe de verzekeringstussenpersoon of de verzekeringsonderneming onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen indien een wijziging aan onderhavige verklaring moet worden aangebracht. De verzekeringsonderneming behoudt zich het recht voor de relatie met de vennootschap niet te beginnen of te bevriezen indien zou blijken dat de verstrekte informatie onvolledig of onjuist is.
Xxxxxxx volgende documenten bij te voegen bij deze verklaring :
- Een recto-verso kopie van het identiteitsbewijs en adresbewijs (bv. een officieel document of correspondentie van een overheidsinstantie die het volledige adres bevat) van iedere geïdentificeerde uiteindelijke begunstigde ;
- Organigram van de vennootschap (indien van toepassing – zie pagina 2, punt 1) van de verklaring) ;
- Aandeelhoudersovereenkomsten (indien van toepassing – zie pagina 3, punt 2) van de verklaring).
Toelichtende nota bij de “Verklaring betreffende de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) van een vennootschap
a) Waarom moeten verzekeringsondernemingen en verzekeringstussenpersonen een "Verklaring betreffende de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n)" vragen?
De wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme verplicht de verzekeringsondernemingen en verzekeringstussenpersonen om de uiteindelijk begunstigden van hun klanten te identificeren, in het bijzonder wanneer het om vennootschappen gaat.
Toepasselijke Belgische regelgeving:
• Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
• Koninklijk besluit van 10 december 2017 tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 21 november 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en financiering van terrorisme.
• Koninklijk besluit van 30 juli 2018 tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De vennootschappen moeten aan deze identificatie meewerken, daar de wet hen verplicht om informatie over hun uiteindelijke begunstigden te verzamelen, te bewaren en door te geven aan de verzekeringsondernemingen en verzekeringstussenpersonen waar zij klant zijn. Met het oog op het correct naleven van deze wettelijke verplichting moet(en) de vertegenwoordiger(s) van een vennootschap een "verklaring betreffende de identiteit van de uiteindelijk begunstigde(n)" invullen en ondertekenen.
b) Wie moet de verklaring invullen en ondertekenen?
De verklaring moet worden ingevuld door de personen die gemachtigd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen tegenover derden in overeenstemming met haar juridisch en statutair regime.
c) Wie is een uiteindelijke begunstigde? Toelichting bij de wettelijke definities en begrippen.
Zoals verduidelijkt in de inleiding van het document is de uiteindelijke begunstigde de natuurlijke persoon die uiteindelijke eigenaar is van de vennootschap of er zeggenschap over heeft.
Het is de natuurlijke persoon voor wiens rekening de verrichting bij de verzekeringsonderneming wordt uitgevoerd, zijnde diegene die :
• voordeel behaalt (of behalen) of zal (of zullen) behalen uit deze verrichting of de relatie met de verzekeringsonderneming ; en
• in rechte of in feite, rechtstreeks of onrechtstreeks, beschikt (of beschikken) over de bevoegdheid om te beslissen over de uitvoering van die verrichting of het aangaan van die relatie en/of de modaliteiten ervan te bepalen of ermee in te stemmen.
Aangezien het vaak moeilijk is om te bepalen wie de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, bepaalt de antiwitwaswetgeving specifiek wie gezien moet worden als uiteindelijke begunstigde van een vennootschap.
Deze identificatie gebeurt in drie stappen, die hieronder beschreven worden. Stappen (i) en (ii) moeten in alle gevallen worden gevolgd. Stap (iii) is enkel vereist wanneer er na de eerste twee stappen geen uiteindelijke begunstigde kan worden geïdentificeerd.
i. Natuurlijke personen met een toereikend percentage van de stemrechten of aandelen (25%)
Stap (i): in de eerste plaats moet bepaald worden welke natuurlijke persoon of personen rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden.
- Indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten :
o een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25 % procent van de stemrechten bezit, moet worden beschouwd als een persoon die een toereikend percentage van de stemrechten bezit.
- Indicatie van een toereikend percentage van het eigendomsbelang :
o een natuurlijke persoon die meer dan 25 % procent van de aandelen of meer dan 25 % procent van het kapitaal van de vennootschap bezit.
Bijvoorbeeld: Natuurlijke persoon Z bezit 32% van de aandelen van vennootschap A. Natuurlijke persoon Z is bijgevolg uiteindelijke begunstigde van de vennootschap A via rechtstreeks belang van 32% van de aandelen (> 25% in de vennootschap).
o een natuurlijke persoon die, alleen of samen met anderen, zeggenschap heeft over een vennootschap die op haar beurt zelf meer dan 25 % procent van de aandelen of meer dan 25 % procent van het kapitaal van de vennootschap bezit.
Bijvoorbeeld: Vennootschap B heeft 50 % van de aandelen van vennootschap A die klant is bij de verzekeringsonderneming. Natuurlijke persoon Z bezit 80% van de aandelen van Vennootschap B. Z is bijgevolg uiteindelijke begunstigde van A omdat hij – onrechtstreeks – 40% van haar aandelen aanhoudt (> 25 %).
o een natuurlijke persoon die, alleen of samen met anderen, zeggenschap heeft over verschillende vennootschappen die op hun beurt zelf meer dan 25 % procent van de aandelen of meer dan 25 % procent van het kapitaal van de vennootschap bezitten.
Bijvoorbeeld: Vennootschap B en vennootschap C hebben elk 20% van de aandelen van vennootschap A. Natuurlijke persoon Z bezit 90% van de aandelen van zowel vennootschap B als vennootschap C. Z is uiteindelijke begunstigde van A, omdat hij – onrechtstreeks - 36% van haar aandelen aanhoudt (> 25%).
ii. Natuurlijke personen die zeggenschap uitoefenen via andere middelen.
Stap (ii): in de tweede plaats moet bepaald worden welke natuurlijke persoon of personen zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen dan het houden van een toereikend percentage van de stemrechten of een toereikend percentage van het eigendomsbelang in de vennootschap.
Voorbeelden van zeggenschap of controle in de vennootschap via andere middelen :
o de natuurlijke persoon die het recht bezit om de meerderheid van de leden van het bestuurs-, beheers- of toezichthoudend orgaan van deze vennootschap te benoemen of te ontslaan ;
o de natuurlijke persoon die alleen, krachtens een overeenkomst afgesloten met andere aandeelhouders (bv. aandeelhoudersovereenkomsten) of vennoten van deze vennootschap, de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van deze vennootschap controleert ;
o de natuurlijke persoon die het recht heeft om een dominante invloed uit te oefenen op de vennootschap-cliënt, krachtens een overeenkomst afgesloten met deze laatste of krachtens een clausule van haar statuten.
iii. Bepalen wie de positie bekleedt van hogere leidinggevende.
Deze laatste stap zal enkel vereist zijn wanneer geen enkele natuurlijke persoon als uiteindelijke begunstigde werd geïdentificeerd na het voltooien van de eerste twee stappen.
In dat geval dient overgegaan te worden tot deze derde stap, waarbij men bepaalt welke personen tot het hoger leidinggevend personeel behoren van de vennootschap. Het zijn deze personen die in laatste instantie zullen worden beschouwd als de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap-cliënt.
Het begrip “hoger leidinggevend personeel” wordt niet gedefinieerd in de wet. Het dient te worden opgevat als de leiders van de vennootschap die in de praktijk de meest beslissende invloed uitoefenen op het beheer van de vennootschap. Dit zal meestal de Chief Executive Officer (CEO), de voorzitter van het directiecomité of de zaakvoerder van de vennootschap zijn.
Bestuurders (leden van de raad van bestuur) van de vennootschap moeten niet als uiteindelijke begunstigde worden geïdentificeerd, behalve als zij, naast hun mandaat als bestuurder, ook een leidinggevende uitvoerende functie uitoefenen of een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden (zie stap (i), meer dan 25%).
d) Uitzonderingen
De verplichting tot identificatie van de uiteindelijke begunstigde is niet van toepassing indien de vennootschap die klant is bij de verzekeringsonderneming wordt genoteerd op een gereglementeerde markt. Indien dergelijke genoteerde vennootschap zeggenschap heeft over de vennootschap die klant is, dan hoeft zijn uiteindelijke begunstigde ook niet te worden geïdentificeerd.
Toelichting bij “US Person”
Fiscale woonplaats
Een persoon of entiteit heeft zijn fiscale woonplaats in een land waar hij volgens de wetten aldaar (inclusief belastingverdragen) belasting betaalt of zou moeten betalen op basis van woonplaats, verblijfplaats, plaats van leiding of oprichting. In welk land u als particuliere klant fiscaal inwoner bent, is afhankelijk van uw persoonlijke situatie. Onder “Fiscale woonplaats” wordt verstaan de woonplaats die in aanmerking genomen wordt voor de toepassing van de belastingwetgeving. U kunt deze regels navragen bij uw Belastingdienst, boekhouder of fiscaal adviseur. Een loutere inschrijving in het bevolkingsregister op dat adres, volstaat op zich niet om het tot de fiscale woonplaats te maken. Of u fiscaal inwoner bent van een land hangt onder meer af van onderstaande feitelijke omstandigheden:
• Waar u het meeste van uw tijd bent;
• Waar u uw woonadres heeft;
• De plaats van waaruit het fortuin wordt beheerd;
• Xxxx uw partner en/of kinderen wonen;
• Van welk land U een fiscaal nummer van de Belastingdienst van dat land hebt ontvangen;
• Waar uw kinderen naar school gaan;
• Waar u verzekerd bent;
• Waar u een huisarts hebt;
• Waar u lid bent van één of meer verenigingen
Wanneer bent u een ‘US Person’?
U bent een ‘US Person’ indien u voldoet aan één van de volgende criteria:
• U woont in de Verenigde Staten (incl. de Amerikaanse territoria Puerto Rico, Guam, Amerikaanse Maagdeneilanden);
• U bent een Amerikaans staatsburger;
• U hebt of had een US Green Card. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxx.xxx
• U hebt dit jaar en de twee voorafgaande jaren, ten minste 183 dagen in de Verenigde Staten doorgebracht. Daarbij worden dagen als volgt geteld:
- Alle dagen in de Verenigde Staten in het lopende jaar,
- 1/3 van de dagen in de Verenigde Staten in het vorige jaar,
- 1/6 van de dagen in de Verenigde Staten in het jaar daarvoor.
- Daarnaast moet u ook in het huidige jaar ten minste 31 dagen in de Verenigde Staten zijn geweest.
Wanneer bent u een Amerikaans Staatsburger?
U bent Amerikaans Staatsburger indien u voldoet aan één van de volgende criteria:
• U bent geboren in de Verenigde Staten (incl. Puerto Rico, Guam, Amerikaanse Maagdeneilanden);
• U bent genaturaliseerd tot Amerikaans staatsburger;
• Eén van uw ouders is Amerikaans staatsburger. Daarbij moet u ook aan overige voorwaarden voldoen voordat u Amerikaans Staatsburger bent. U vindt deze voorwaarden op xxx.xxx.xxx.
Bijkomende bewijsstukken
Indien bepaalde zaken erop kunnen wijzen dat u ‘US Person’ bent, zullen wij u vragen hier zo nodig een tegenbewijs van te leveren. Indien u ons dit niet kunt bezorgen, zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens door te geven aan de Belgische belastingdienst.
Indien u bijvoorbeeld een geboorteplaats hebt in de Verenigde Staten (incl. Puerto Rico, Guam, Amerikaanse Maagdeneilanden), kunt u ons een ‘Certificate of Loss of Nationality of the United States’ bezorgen. In elk geval wordt een ‘reasonable explanation’ of redelijke verklaring gevraagd, waarbij wij u dan vragen deze verklaring te staven met documenten die deze verklaring ondersteunen.
Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
cf. Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016, in werking vanaf op 25/05/2018.
De persoonsgegevens die u, als betrokkene, ons nu of later bezorgt, worden verwerkt door Life experts bv, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxx, de verwerkingsverantwoordelijke.
De rechtsgronden zowel als de doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens (met uitzondering van uw gezondheidsgegevens, waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming verleent) zijn de volgende:
• de uitvoering van uw verzekeringscontract(en) of de precontractuele maatregelen die betreft de onderschrijving van de overeenkomst, nl. de bepaling en de aanvaarding van het risico, het beheer en de uitvoering van het contract, het beheer van schadegevallen, de regeling van de prestatie van het contract, in voorkomend geval ten voordele van een derde,
• de naleving van wettelijke verplichtingen, namelijk de regelgeving m.b.t. de verzekeringen, de AssurMiFID regelgeving, de regelgeving betreffende de slapende verzekeringscontracten, de regelgeving tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en aanverwante misdrijven, de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), de Common Reporting Standards (CRS),
• de gerechtvaardigde belangen van Life experts bv met inbegrip van het leveren en beheren van verzekeringsdiensten in het algemeen, de verbetering van de onderschreven dekkingen, het beheer van ons klanten- en verkoopbestand, het voorkomen van onregelmatigheden (onder andere het voorkomen en bestrijden van fraude), de direct marketing van onze producten en de promotie hiervan (behalve via mail) en verwerking voor statistische doeleinden.
De persoonsgegevens die u ons meedeelt voor de totstandkoming en de uitvoering van uw contract of precontractuele overeenkomst zijn noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van uw contract en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Als deze gegevens ontbreken, kan het contract niet onderschreven worden.
Uw persoonsgegevens kunnen op basis van bovenvermelde rechtsgronden en doeleinden doorgegeven worden aan en verwerkt worden door verschillende afdelingen van Life experts bv, hun vertegenwoordigers in België, hun vertegenwoordigers in het buitenland, hun herverzekeraars, hun schaderegelingsbureaus, een expert, een advocaat, een technisch adviseur, de distributiepartners, aan iedere persoon of entiteit die beroep aantekent of tegen wie beroep aangetekend is dat verband houdt met de onderschreven overeenkomsten en aan de overheid. Een actuele lijst van ontvangers van uw persoonsgegevens is beschikbaar bij onze DPO.
Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk op basis van de van toepassing zijnde doeleinden. Hierbij dienen wij rekening te houden met de wettelijke en reglementaire bepalingen m.b.t. de bewaring van persoonsgegevens en/of contractuele documenten, de voorgeschreven verjaringstermijnen rekening houdend met de wettelijke oorzaken van schorsing en stuiting van de verjaring.
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
• het recht op inzage,
• het recht op rectificatie,
• het recht op beperking van de verwerking, zonder afbreuk te doen op het recht van de verwerkingsverantwoordelijke om de persoonsgegevens van de betrokkene te bewaren, of van de verwerking van deze persoonsgegevens voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering,
• het recht op overdraagbaarheid dat van toepassing is op de persoonsgegevens waarvan de verwerking gebaseerd is op de uitvoering van de overeenkomst of voor de (pre-)contractuele maatregelen,
• het recht op gegevenswissing dat van toepassing is op de persoonsgegevens waarvan de verwerking gebaseerd is op de uitvoering van de overeenkomst of voor de (pre-)contractuele maatregelen, rekening houdend met de door de verwerkingsverantwoordelijke nageleefde verplichtingen m.b.t. bewaringstermijnen of, op het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, met inachtneming van prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking,
• het recht van bezwaar dat van toepassing is op de persoonsgegevens waarvan verwerking gebaseerd is op het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, met inachtneming van prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking.
U beschikt echter over het recht van bezwaar te allen tijde en zonder motivering tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor prospectie (direct marketing) en de daaraan verbonden profilering.
U kunt bovenstaande rechten in principe gratis uitoefenen door ons een ondertekende en gedateerde aanvraag te versturen samen met een recto verso kopie van uw identiteitskaart. U mag deze aanvraag richten aan onze DPO.
U kunt eventuele klachten indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.