HET OCMW VAN SINT-JOOST-TEN-NODE WERFT AAN: EEN ADMINISTRATIEVE HR-SECRETARIS VERVANGINGSCONTRACT (M/V/X)
HET OCMW VAN SINT-JOOST-TEN-NODE WERFT AAN: EEN ADMINISTRATIEVE HR-SECRETARIS VERVANGINGSCONTRACT (M/V/X)
Het ocmw van sint-joost - missie
Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (hierna "OCMW" genoemd) is de sociale arm van de gemeente Sint-Joost-ten-Node. Zijn missie, verankerd in de Belgische Grondwet, bestaat erin sociale en financiële hulp te verlenen aan alle gezinnen en personen in nood, zodat zij een leven kunnen leiden dat in overeenstemming is met de menselijke waardigheid.
Het ocmw van sint-joost - visie
De openbare dienst van het OCMW staat open voor alle bewoners van de gemeente en weerspiegelt zijn overtuiging in gelijkheid, waardigheid en respect voor iedereen. De leidinggevenden van het OCMW streven er door hun beheer naar een omgeving te creëren waarin elke burger zich gewaardeerd en ondersteund voelt, ongeacht zijn of haar sociale en/of financiële situatie.
Het ocmw van sint-joost – werkomgeving
Als werkgever streeft de Raad voor Maatschappelijk Werk ernaar elke medewerker een dynamische werkomgeving te bieden die de ontwikkeling van zowel hun professionele als persoonlijke leven bevordert.
Het ocmw van sint-joost – departement algemene zaken
Het departement Algemene Zaken van het OCMW omvat de volgende diensten: Interne Preventie en Bescherming op het Werk, Communicatie, Secretariaat, Aankopen, Archieven, Ontvangen, Financiën, Juridische Zaken en Informatica, en Personeelszaken.
Dienst persoonslieden
De dienst Personeelszaken, momenteel bestaande uit 5 medewerkers, speelt een sleutelrol in het beheer en de ontwikkeling van het personeel van de algemene administratie, het Rusthuis en Verzorgingshuis, evenals het Xxxx Xxxxxxxx Medisch Centrum. In nauwe samenwerking met de verschillende diensten en externe partners zorgt de dienst voor het administratieve beheer van de personeelsdossiers, het volgen van de HR-procedures en toeziet op de naleving van de geldende regelgeving.
Motivatie
Heb je de wens om te werken in een dynamische werkomgeving die bevorderlijk is voor professionele en persoonlijke ontwikkeling? We kijken met enthousiasme uit naar je sollicitatie!
MISSIE VAN DE ADMINISTRATIEVE SECRETARIS
Je missie als administratief HR-secretaresse, gespecialiseerd in opleiding en werving, zal bestaan uit het coördineren van opleidingsprocessen en het actief ondersteunen van wervingsactiviteiten. U speelt een sleutelrol in de organisatie, het volgen en evalueren van opleidingsacties, terwijl u bijdraagt aan het beheer van de wervingen, van de planning van tests tot de integratie van nieuwe medewerkers. Uw veelzijdigheid en aanpassingsvermogen zijn essentieel om een efficiënte en coherente personeelsbeheer te waarborgen.
Als administratief HR-secretaresse, gespecialiseerd in opleiding en werving, zult u verantwoordelijk zijn voor twee hoofdtaken:
- U zult actief deelnemen aan het beheer van wervingen, waarbij u alle stappen van het proces op u neemt, van de planning van tests tot de integratie van nieuwe medewerkers.
- U zult de organisatie, het volgen en de evaluatie van opleidingsacties waarborgen, en ervoor zorgen dat ze goed verlopen en effectief zijn.
Uw veelzijdigheid en aanpassingsvermogen zullen essentieel zijn om een vlotte en coherente personeelsbeheer te garanderen.
Taken van de administratieve secretaris
Opleidingsbeheer
o Samenwerken met teamverantwoordelijken en medewerkers om opleidingsbehoeften te identificeren;
o Ontwerpen en opvolgen van het jaarlijkse opleidingsplan, rekening houdend met budgettaire beperkingen;
o Opstellen van individuele opleidingsplannen (IOP) die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de medewerkers;
o Coördineren van de organisatie van opleidingen: planning, contact opnemen met leveranciers, beheer van inschrijvingen en logistiek;
o Ontwikkelen en implementeren van specifieke procedures voor opleidingsprocessen;
o Zorgen voor het beheer en de actualisering van documenten en databanken met betrekking tot opleidingen (attestaten, rapporten, enz.);
Ondersteuning Werving
o Vacatures verspreiden via de juiste wervingskanalen;
o Ondersteuning bieden aan de verantwoordelijke werving bij al zijn/haar taken;
o Een preselectie van sollicitaties maken op basis van de vastgestelde criteria;
o Actief bijdragen aan de integratie van nieuwe medewerkers: verwelkoming, doorgeven van informatie met betrekking tot personeelszaken en het organiseren van noodzakelijke opvolgingen;
HR Veelzijdigheid
o Bijdragen aan het optimaliseren van HR-procedures, met name voor opleiding en werving;
o Verslag opstellen (PV);
o Documenten opstellen (brieven, regels, nota's, enz.) op basis van actieve zoekopdrachten in wet- en regelgeving;
o Zorgen voor de invoer van dossiers in BOS en het opstellen van beslissingen;
o Deelname aan vergaderingen;
o Organiseren en opvolgen van projecten met betrekking tot dagelijkse taken;
o Problemen melden aan de hiërarchie en oplossingen voorstellen;
o Samenwerken met verantwoordelijken om geïdentificeerde problemen op te lossen;
o Invoeren van gegevens in verschillende programma's (punchklok, personeelsgegevensbeheer, brieven);
o Logistieke ondersteuning bieden: e-mailing, archiveren, zaalvoorbereidingen, enz.
Profiel van de administratieve secretaris
▪ Diploma
o In het bezit zijn van een bachelordiploma of graduaat in juridische wetenschappen, administratieve wetenschappen of personeelsbeheer.
▪ Talen
o Frans en/of Nederlands (tweede taal: in het bezit zijn van het Selor-certificaat of bereid zijn dit te behalen).
▪ Ervaring en Opleiding
o Een eerste ervaring in een administratieve functie of personeelsbeheer is een pluspunt ;
o Kennis van wet- en regelgeving met betrekking tot personeelsbeheer wordt gewaardeerd.
▪ Verwachte Gedragscompetenties
o Nauwkeurigheid en organisatorisch talent om verschillende administratieve taken te beheren ;
o Vermogen om autonoom en in teamverband te werken ;
o Proactief, veelzijdig, reactief en in staat om behoeften te anticiperen en initiatieven te nemen in projectbeheer ;
o Vertrouwelijkheid en respect voor professionele discretie, vooral met betrekking tot personeelsdossiers ;
o Goede interpersoonlijke vaardigheden en belangstelling voor menselijk contact.
o Communicatie- en luistervaardigheden ;
o Goede stressbestendigheid.
▪ Verwachte Algemene Technische Vaardigheden
o Basiskennis van het functioneren van OCMW's ;
o Basiskennis van personeelsbeheer (werving, opleiding, personeelsbeoordeling) ;
o Vaardigheden in administratief en organisatorisch beheer ;
o Kennis van wettelijke procedures en gangbare HR-processen.
▪ Specifieke Technische Vaardigheden voor de Functie
o Vermogen om procedures en processen in personeelsbeheer te ontwikkelen en uit te voeren ;
o Opvolging en beheer van individuele personeelsdossiers, inclusief opleidingen ; evaluaties en andere administratieve stappen ;
o Kennis van wervingsbeheer ;
o Goede beheersing van IT-tools.
▪ Schriftelijke en Mondelinge Communicatietechnieken
o Uitstekende schrijfvaardigheid, met het vermogen om administratieve documenten zoals brieven, reglementen, nota's en verslagen duidelijk en precies op te stellen ;
o Vermogen om besluiten op te stellen en op een professionele manier te communiceren met de hiërarchie en collega’s ;
o Vaardigheid om complexe concepten of procedures eenvoudig en begrijpelijk uit te leggen ;
o Goede mondelinge communicatieve vaardigheden voor deelname aan vergaderingen en uitwisseling met interne en externe partners.
▪ Kantoorapplicaties
o Beheersing van klassieke kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint) ;
o Kennis van de BOS-software is een pluspunt.
Aanbiedingen en voordelen
▪ Contract en schaal
o Contract van onbepaalde duur ter vervanging - voltijds;
o Schaal B conform de loonschalen van de lokale besturen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
▪ Werktijden en Verlof
o Flexibele werktijden (7u00/9u00 - 15u00/17u00);
o Mogelijkheid om overuren te recupereren afhankelijk van het niveau;
o Minimaal 32 verlofdagen per volledig werkjaar.
▪ Opleiding
o Mogelijkheid om opleidingen te volgen tijdens de werkuren.
▪ Financiële Voordelen
o Maaltijdcheques (8 € per gewerkte dag);
o Openbaar vervoer ;
× 100% terugbetaling van STIB;
× 100% terugbetaling van Xx Xxxx als het woonadres in Vlaanderen ligt;
× 100% terugbetaling van de SNCB als het woonadres buiten Brussel ligt.
o Fietsvergoeding van 0,23 € per kilometer;
o Voetgangersvergoeding van 0,23 € per kilometer;
o Gratis zorg bij de Polyclinique du Centre - Xxxx Xxxxxxxx;
o Tweetaligheidsvergoeding bij slagen voor de SELOR-test;
o Eindejaarsbonus;
o Aanvullend pensioenplan;
o Cadeaucheque (40 € per jaar);
o Voordelen via de Collectieve Sociale Dienst (bijv. bonussen, tussenkomst in gezondheidskosten, kortingen voor vakantie en attractieparken, enz.);
o Voordelen en kortingen via Benefits@work;
o Mogelijkheid om anciënniteit tot maximaal 6 jaar over te nemen uit de private sector en volledig uit de publieke sector.
GEÏNTERESSEERD ?
SOLLICITEER VOOR : 03/01/2025
Stuur uw sollicitatie in het Frans of Nederlands naar de dienst Personeelszaken op het e-mailadres:
Uw sollicitatie moet de volgende documenten bevatten:
×
×
×
×
Functienaam in het onderwerp van de sollicitatie
Actueel cv
Motivatiebrief
Kopie van het vereiste diploma (of gelijkwaardigheid)
Onvolledige sollicitaties worden niet in behandeling genomen
Voor verdere informatie kunt u de dienst Personeelszaken bereiken op het nummer 02/000.00.00.
Diversiteit
Het OCMW van Sint-Joost-ten-Node selecteert kandidaten op basis van hun vaardigheden en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, religie, handicap of nationaliteit. Het OCMW van Sint-Joost-ten-Node moedigt mensen met een handicap aan om te solliciteren. Het OCMW van Sint-Joost-ten-Node zal rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen zowel voor de wervingsprocedure als voor het integratieproces binnen de administratie..