DOSSIERBEHEERDER OVERHEIDSOPDRACHTEN
Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur):
DOSSIERBEHEERDER OVERHEIDSOPDRACHTEN
Afdeling: Maritieme Toegang Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Niveau: B
Graad: Deskundige
Standplaats: Imalso site: Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx
Vacaturenummer: req2335
1. Functiecontext
Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken doet Vlaanderen bewegen: langs de weg, over het water en door de lucht.
Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit in Vlaanderen. Het realiseert heel wat projecten en biedt daarnaast beleidsondersteuning op het vlak van mobiliteit, verkeersveiligheid, investeringen, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur.
De functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten situeert zich binnen de afdeling Maritieme Toegang van het departement. Je zal tewerkgesteld worden in een team van dossierbeheerders verspreid over 3 vestigingen (Antwerpen, Oostende en Zeebrugge).
Deze afdeling voert, in internationaal akkoord, baggerwerken uit in de Nederlandse Westerschelde. In de Belgische Beneden-Zeeschelde (Schelde tussen de Belgisch/Nederlandse grens en de nieuwe zeesluis te Wintam) voert zij naast de baggerwerken ook alle verdere werken onder het laagwaterpeil uit, zoals het bergen van scheepswrakken. Tevens ontwerpt en bouwt de afdeling kwaliteitsvolle infrastructuur in de bedding van de Beneden-Zeeschelde, met het oog op de instandhouding en de verbetering van de vaargeul.
Ook het bouwen en onderhouden van niet-commerciële infrastructuur in de Vlaamse zeehavens (Antwerpen, Gent, Oostende en Zeebrugge), zoals sluizen, havendammen, staketsels, wegenis, enz. behoort tot de bevoegdheden van de afdeling. Ter ondersteuning van de Vlaamse zeehavens voert de afdeling ook een subsidiërings- en medefinancieringsbeleid voor de projecten die door de havenautoriteiten worden geïnitieerd.
Tot slot behoort de ondersteuning van de Luchthaven Ontwikkelingsmaatschappij (LOM) in kader van het bouwen en onderhouden van niet-commerciële infrastructuur in de Vlaamse luchthavens (Deurne als Oostende), zoals landingsbanen, APRON's, enz. ook tot de bevoegdheden van de afdeling.
Voor elke overheidsopdracht wordt samengewerkt tussen de leidend ambtenaar (projectleider), een team van technische mensen (bv. werftoezichters) en een (financieel en administratief) dossier-beheerder overheidsopdrachten.
Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie.
Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken terecht voor unieke projecten en kun je mee je stempel drukken op het beleid.
Bijkomende informatie over het takenpakket van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en de afdeling waar de functie vacant is, vind je op xxxx://xxxxxxxxxxx-xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx.
2. Je takenpakket
Als dossierbeheerder ondersteun je projectleiders bij de opmaak en uitvoering van overheidsopdrachten. Door ondersteuning te bieden behoud je het totaalbeeld over het gehele project, hierdoor kan je jouw projectvaardigheden ten volle ontwikkelen.
Je zorgt ervoor dat de interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Een basisvereiste om de job te kunnen uitvoeren is dus een goede kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten. Als je deze kennis nog niet hebt, verwachten we dat je deze op korte termijn eigen maakt.
Overheidsopdrachten worden door de overheid op de markt gebracht via bestekken. Ondersteuning bieden aan de projectleiders doe je onder andere met administratieve goedkeuringsstromen die hierrond bestaan. Verder zorg je voor het ingeven van de ontvangen offertes in het informatiesysteem e-Delta en ondersteunt de projectleider bij het opmaken van zijn gunningsbeslissing.
Eenmaal een overheidsopdracht toegekend werd aan een aannemer volg je de uitvoering ervan mee op. Je verwerkt de vorderingsstaten en zorgt voor een correcte en tijdige betaling van facturen. Ook help je bij het opstellen van verrekeningen en bij-aktes.
Kortom als dossierbeheerder overheidsopdrachten heb je een uitgebreid takenpakket. We zoeken dan ook een communicatief sterk persoon die zich graag in de materie wil verdiepen.
Bijkomende informatie over het takenpakket van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en de afdeling waar de functie vacant is, vind je op xxxx://xxxxxxxxxxx-xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx.
3. Profiel
Op datum indiensttreding voldoe je aan onderstaande voorwaarden:
3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden:
Je diploma1
Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in een economische of juridische richting zoals accountancy-fiscaliteit, rechtspraktijk,…2
Je werkervaring
Je hebt bij voorkeur ervaring in het domein van de overheidsopdrachten en meer bepaald de administratieve opvolging en (financiële) verwerking.
Relevante werkervaring is een pluspunt, maar pas afgestudeerden komen ook in aanmerking.
3.2. Competenties en bijkomende verwachtingen
Je technische competenties
• Je kan vlot werken met PC en met de hedendaagse software
• Je hebt financieel inzicht en redactionele vaardigheden (brieven en verslagen schrijven)
• Je hebt ervaring met overheidsopdrachten of je bent bereid om je hierin te verdiepen
• Xxxxxx van boekhoudkundige principes en financiële wet- en regelgeving
• Ervaring met SharePoint, eDelta, Orafin en e-Procurement is een troef
Je persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. (niveau 1)
Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor.
• Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.
Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. (niveau 1)
• Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
Informeert, pleegt overleg en werkt mee. (niveau 1)
• Oordeelsvorming
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.
Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese.
(niveau 1)
• Analyseren
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Ziet de essentie van het probleem. (niveau 1)
• Zorgvuldigheid
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Levert met oog voor detail correct werk af. (niveau 1)
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx
4. Hoe kan je solliciteren?
Solliciteren kan tot en met 4 januari 2021 door je CV en motivatiebrief in te sturen via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht3.
3 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Xxxxxx Xxxxxx XX - xxxx 00 xxx 0, 0000 Xxxxxxx
5. Selectieprocedure4
• Fase 1: Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden. Deze fase is eliminerend.
• Fase 2: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (relevantie van de werkervaring,
motivatie, technische competenties, …). Deze fase is eliminerend.
• Fase 3: Verkennende gesprekken met de wervende entiteit en selectiedeskundige.
Deze fase is eliminerend en gaat door op 18 of 19 januari 2021 (onder voorbehoud). Gelet op de coronamaatregelen zullen de verkennende gesprekken digitaal doorgaan.
• Fase 4: Een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de wervende entiteit en selectiedeskundige(n), vaktechnische case en computergestuurde test(en), waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst.
Deze fase is eliminerend en gaat door op 26 of 28 januari 2021 (onder voorbehoud).
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap.
We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie.
6. Toelatingsvoorwaarden
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure
7. Aanbod
• Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
4 Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire (bevorderings)procedure. Conform het VPS kan het principe van het niet- nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste negen maanden vormen een inwerkperiode met individueel opleidingsprogramma.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie:
o wij bieden 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst)
o tussen Kerst en Nieuwjaar ben je vrij (ter compensatie van de feestdagen die in het weekend vallen).
• Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is minimaal 2.419,99 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.
• Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden.
• Je ontvangt:
o vakantiegeld en een eindejaarstoelage
o maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (de werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon).
• Op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx kan je je salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage berekenen aangepast aan je individuele situatie.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever.
• Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie.
• Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting
voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, …
• In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen een democratische prijs kunnen eten.
• Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website
8. Reserve en geldigheid
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder overheidsopdrachten bij de afdeling Maritieme Toegang, die bestaat uit de lijst van geschikten.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 12 maanden en gaat in vanaf de datum van het proces- verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbeheerder overheidsopdrachten. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.
9. Meer weten?
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Xxxx Xxxxxxxx
Celhoofd Administratie Tel. 0000 00 00 00
E-mail: xxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Intern consultant HRM – selectiedeskundige, afdeling Organisatie Tel. 00 000 00 00
E-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx
Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken?
Surf naar xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of de vacaturesite van de Vlaamse overheid xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op xxxx://xxxxxxxxxxx- xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx