Contract onbepaalde duur Met standplaats: Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen in Kopenhagen
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken werft aan in contractueel dienstverband:
een voltijds administratief medewerker en projectondersteuner
Contract onbepaalde duur
Met standplaats: Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen in Kopenhagen
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
2.1. Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen te Kopenhagen: 5
Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving 8
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN 11
Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken is op zoek naar een administratief medewerker en projectondersteuner bij de Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen in Kopenhagen.
Als administratief medewerker en projectondersteuner ben je verantwoordelijk voor de goede gang van zaken in de Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen te Kopenhagen. Je verzekert de dagdagelijkse werking van het kantoor inclusief de inkomende en uitgaande post, voert de courante boekhouding, volgt de facturatie en de financiële rekeningen op, staat in voor de bestellingen en voor de betaling van leveranciers, organiseert diverse evenementen en staat in voor de ontvangst van bezoekers en gasten, onderhoudt contacten met de andere diensten van de Vlaamse Overheid in het ambtsgebied, beheert de agenda van de Diplomatiek Vertegenwoordiger van Vlaanderen van wie je de onmiddellijke rechterhand bent en verleent ondersteuning aan de Diplomatiek Vertegenwoordiger bij de behandeling van dossiers.
Je werkt ook nauw samen met de collega’s van Flanders Investment & Trade.
Zie je jezelf al bij de Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen in Kopenhagen werken? Interesse in deze unieke werkervaring? Solliciteer dan snel voor deze vacature.
Xxxx meer over de functie in het selectiereglement als bijlage bij ‘extra documenten’. Download dit selectiereglement en hou het bij voor het verdere verloop van de procedure.
De wereld waarin we leven, is dynamisch met uitdagingen die alsmaar groter, complexer en mondialer worden. Om onze toekomst waarin het welzijn en de welvaart van Vlaanderen centraal staan, duurzaam te verzekeren én opportuniteiten te grijpen, is samenwerken over grenzen heen met diverse sectoren en actoren essentieel. Verkokering is uit den boze. Internationale partnerschappen en hefbomen zijn onmisbaar.
DKBUZA speelt daarin een cruciale rol als centraal zenuwstelsel van het Vlaamse overheidsbeleid én slaat de brug met het buitenland. We koppelen talenten, mensen, ideeën en opportuniteiten aan elkaar. We leggen de link tussen binnen- en buitenland en kijken over grenzen heen. De grenzen van kennisdomeinen, maar ook die van Vlaanderen. We vormen de noodzakelijke schakel en zorgen ervoor dat alle puzzelstukken in elkaar passen. We respecteren daarbij de autonomie van de betrokken entiteiten en partners.
Twee pijlers staan centraal binnen onze werking.
Pijler 1: Ondersteuning van de Vlaamse Regering
We coördineren het regeringsbrede beleid. Toekomstgerichte geïntegreerde visienota’s, die onderbouwde inzichten uit sectoren bundelen en op elkaar afstemmen, vormen daarbij de leidraad voor standpunten en acties. We brengen mensen en administraties samen, stroomlijnen informatie en brengen het geheel in kaart.
We werken aan betrouwbare en doortastende besluitvorming, met kwalitatieve regelgeving en heldere communicatie als resultaat.
We kijken over de verschillende grenzen van administraties heen. We verbinden netwerken met elkaar. En we streven continu naar nóg beter. Nóg efficiënter. Nóg straffer.
Pijler 2: Buitenlands beleid
We geven mee richting aan het beleid van de Vlaamse Regering en reiken daarvoor internationale hefbomen aan. DKBUZA heeft expertise in grensregionale samenwerking, Europese kaders en beleid, internationale partnerschappen …
We kijken over de landsgrenzen heen. We zijn ambitieus en willen Vlaanderen hecht, sterk en daadkrachtig maken, nauw verbonden met de rest van de wereld. Het streefdoel is een Vlaams beleid dat impact heeft op de maatschappij van vandaag en morgen. Want wat goed is voor de wereld, is ook goed voor Vlaanderen.
Aanpak
Als wendbare, vindingrijke organisatie kunnen we snel én slim op actuele uitdagingen inspelen. Dankzij ons enthousiasme, onze daadkracht en durf tillen we het overheidsbeleid naar een nóg hoger niveau.
Complexe zaken brengen we gedetailleerd in kaart om het overzicht te behouden. Verbanden leggen, ondersteunen, compromissen sluiten en grenzen doorbreken: we spelen een centrale rol in een efficiënte, goed draaiende Vlaamse overheid en verrijken projecten met onze expertise.
De thema’s die we behandelen, vragen professionaliteit, rationaliteit en betrouwbaarheid. Dat neemt niet weg dat we ook idealistisch zijn. We mikken hoog, maar staan toch met de voeten stevig op de grond. Het doel? Zo ver en zo goed mogelijk landen.
We doen veel. Heel veel. En de opdracht
is altijd anders. Wat is wél altijd hetzelfde?
Onze
tomeloze energie. Want om iets te veranderen, moet je er volledig
voor gaan. Geen half werk. En dat is ook nodig om zaken in gang te
zetten, zeker over grenzen heen.
Daarom zijn wij grensdoorbrekers.
Het officiële Vlaamse netwerk in het buitenland bestaat uit de Diplomatieke Vertegenwoordigers van Vlaanderen in het buitenland, de Vlaamse Economisch Vertegenwoordigers (FIT) en de vertegenwoordigers van Toerisme Vlaanderen.
Op dit ogenblik zijn er volgende Diplomatieke Vertegenwoordigingen van Vlaanderen in het buitenland, nl. in Berlijn, Brussel (Permanente Vertegenwoordiging bij de EU), Genève, Den Haag, Kopenhagen (met als ambtsgebied Denemarken, Finland, Noorwegen en Zweden), Londen (met als ambtsgebied het VK en Ierland), New York, Parijs (bilateraal en multilateraal), Pretoria (met als ambtsgebied Zuid- Xxxxxx, Xxxxxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx en Botswana), Rome, Wenen (met als ambtsgebied Oostenrijk, Hongarije, de Tsjechische Republiek, Slowakije en Slovenië) en Warschau (met als ambtsgebied Polen, Estland, Letland en Litouwen).
De Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen in Kopenhagen behartigt de belangen van de Vlaamse Regering in de Noordse landen (Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland). De Vertegenwoordiging maakt diplomatiek-protocollair deel uit van de Belgische Ambassade.
De Diplomatieke Vertegenwoordiging behartigt – investeringen en handelsactiviteiten van bedrijven en toerisme uitgezonderd – alle bevoegdheden van de Vlaamse Regering in Kopenhagen. Vlaanderen is onder meer bevoegd voor economie, buitenlandse handel, gezondheidszorg, hernieuwbare energie, huisvesting, landbouw en visserij, leefmilieu, openbare werken en mobiliteit, werkgelegenheid, cultuur, sport, media, onderwijs, wetenschap en innovatie. Op deze Vertegenwoordiging is een Diplomatiek Vertegenwoordiger van Vlaanderen op post met als ambtsgebied de Noordse landen (Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland), een Adjunct Diplomatiek Vertegenwoordiger van Vlaanderen en een administratief medewerker en projectondersteuner.
Behartigen van de belangen van de Vlaamse Regering in Kopenhagen onder aansturing van de Diplomatiek Vertegenwoordiger(s), met specifieke aandacht voor de onderstaande resultaatgebieden.
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Je kan deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarden:
Je juridische situatie m.b.t. Denemarken
Je beschikt ten laatste vóór het verstrijken van de deadline in verband met deze vacature over de nodige documenten/vergunningen om legaal te verblijven en te werken in Denemarken. Je aanvaardt dat je contractuele arbeidsovereenkomst met de Vlaamse overheid kan worden beëindigd, indien je niet langer legaal in Denemarken zou kunnen verblijven en werken. Je aanvaardt verder dat de Vlaamse overheid op geen enkel moment en onder geen enkel beding verantwoordelijk kan worden gesteld voor het aanvragen of vernieuwen van je verblijfs- of werkvergunning in Denemarken.
Je diploma
Je beschikt over een bachelor diploma of een gelijkwaardig diploma behaald aan een Belgische of gelijkwaardige onderwijsinstelling of een diploma middelbaar onderwijs mits minimum 3 jaar aantoonbare werkervaring in het functiedomein.
Elementen die tot aanbeveling strekken
Aangezien de Vlaamse overheid geen tussenkomst voorziet voor voor huisvesting, en verhuizing/installatie ter plaatse is het aangewezen dat je vandaag reeds in Denemarken (bij voorkeur in de buurt van Kopenhagen) woont.
Kennis van de Deense samenleving is uiteraard een grote troef.
Bovendien zal aanwezigheid in Denemarken de administratief-fiscale behandeling van jouw indiensttreding een stuk eenvoudiger maken.
Relevante ervaring in een internationale werkomgeving en beschikken over bewezen administratieve capaciteiten.
Ervaring met het voeren van een boekhouding en in het organiseren van projecten/evenementen is een extra pluspunt.
4.2.1. Technische competenties
Je hebt een grote kennis van het beheren van de dagdagelijkse werking van een representatief kantoor in een internationale omgeving.
Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Deens, zowel in geschreven als gesproken vorm. Kennis van bijkomende talen strekt tot aanbeveling.
Je kan zeer goed overweg met de moderne communicatiemiddelen en beheerst het gebruik van de PC, in het bijzonder software zoals MS Word, Outlook en Excel. Kennis van Xxxxxxxxxx en/of CRM systemen strekken tot aanbeveling.
Je hebt basiskennis in verband met het voeren van een boekhouding.
4.2.2. Persoonsgebonden competenties
Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1).
Flexibiliteit: je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je past je gedrag op een efficiënte wijze aan, in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen (niveau 1).
Communiceren: je brengt informatie en ideeën begrijpelijk over, zowel schriftelijk als mondeling (niveau 1).
Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2).
Initiatief: je onderkent kansen en je stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1).
Klantgerichtheid: je onderkent wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je reageert er adequaat op (niveau 1).
Plannen en organiseren: je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten je geeft de nodige acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2).
Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2).
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je werkdruk kan ondanks een voltijdse werkweek hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Er zullen zich vaak momenten voordoen waarop het noodzakelijk is dat er overuren moeten worden gepresteerd doch deze zullen op een niet-financiële manier kunnen worden gecompenseerd.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer van en naar Kopenhagen wordt terugbetaald door de werkgever.
Je aanvangssalaris is minimaal 4.523EUR/33.773DKK bij 0 jaar relevante ervaring (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index) en maximaal 6.368EUR/47.550DKK bij 25 jaar relevante ervaring. Functie-relevante beroepservaring kan gevaloriseerd worden.
Je ontvangt vakantiegeld en een eindejaarspremie.
Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
Screening van het sollicitatieformulier en diploma
Aan
de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie
van je diploma, gaan we na of je al dan niet aan de formele
deelnemingsvoorwaarden voldoet.
Enkel de kandidaten die aan
deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de
selectieprocedure.
Voorselectie op basis van sollicitatieformulier
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:
Eerste inschatting van motivatie en verwachtingen
Affiniteit van het profiel van de kandidaat met de functie
Kennis van het Nederlands en het Deens
Op basis van de ontvangen sollicitatieformulieren, kan het departement korte verkennende gesprekken inlassen om de voorselectie uit te voeren.
Deze voorselectie is eliminerend. Wie behoort tot de max. 8 beste kandidaten, zal uitgenodigd worden voor een sollicitatiegesprek. Als een van de 8 beste kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
Sollicitatiegesprek
Voorafgaand aan het sollicitatiegesprek kan een of meerdere online computertesten worden bezorgd, die bijkomende input voor het sollicitatiegesprek vormen.
Op basis van een jurygesprek en een schriftelijke proef, beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit volgende criteria:
Motivatie en verwachtingen
Je visie op en inzicht in de functie
Je technische en persoonsgebonden competenties
Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Het sollicitatiegesprek is eliminerend en vindt in principe plaats in Kopenhagen. De Vlaamse Overheid voorziet geen tussenkomst in de reiskosten van de kandidaten.
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie.
Screening van sollicitatieformulieren: 16 en 17 november.
Online computertesten: week van 20 november (onder voorbehoud).
Sollicitatiegesprekken met de geselecteerde kandidaten zullen uiterlijk 6-8 december plaatsvinden (data onder voorbehoud).
Voorziene indiensttreding: 1 februari 2024.
Solliciteer via het bijgevoegde sollicitatie formulier en bezorg dit èn een kopie van je diploma ten laatste op 15 november 2023 aan xxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van uw diploma/toegangsbewijs/attest).
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kan je contact opnemen met:
Xxxxx XXXXXXX
Diplomatiek
Vertegenwoordiger van Vlaanderen te
Kopenhagen
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
T x00 00 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure/deelnemingsvoorwaarden/arbeidsvoorwaarden wil, kan je contact opnemen met:
Xxxxx Xxxxxxxxx
SPOC buitenlandkantoren, afdeling Organisatie
Pagina 10 van 15