Realisatie

Realisatie

Toelichting op de overeenkomst tussen VNG en Microsoft voor de

Gemeentelijke Overheidswerkplek

Toelichting op de overeenkomst

VNG en Microsoft hebben een overeenkomst afgesloten. De overeenkomst bestaat uit:

• Juridische voorwaarden; Een maatwerk MBSA en Enterprise Agreement, met ingangsdatum 1 februari 2019, met contractpartijen VNG en Microsoft, met de naam ‘Framework VNG’

• Commerciële voorwaarden; Een maatwerk overeenkomst, met ingangsdatum 1 februari 2019, nu verlengd tot 30 november 2022, met contractpartijen VNG en Microsoft, met de naam ‘Framework VNG’.

In de overeenkomst is afgesproken, dat gemeenten en deelnemingen van de afspraken uit de overeenkomst gebruik kunnen maken. Gemeenten en deelnemingen dienen zelf een leverancier te verwerven voor de levering van de licenties.

Verbetering van de juridische voorwaarden

De AVG stelt, dat de gegevenseigenaar zorgvuldig moet controleren of de wijze van opslag van gegevens afdoende aan de regels voor privacybescherming voldoet. Daarom heeft de Landsadvocaat in 2017, in opdracht van SLM Microsoft Rijk, de algemene voorwaarden van Microsoft minutieus getoetst tegen de AVG. Vervolgens zijn tussen het Rijk en Microsoft juridische afspraken gemaakt over opslag van gegevens in de Cloud en gebruik van Microsoft-producten.

Vanuit het project is bereikt, dat deze juridische afspraken ook voor gemeenten gaan gelden. De belangrijkste punten hieruit zijn:

• Toepassing van het Nederlands recht in de meest voorkomende gevallen;

• Betere mogelijkheden om terug te gaan van opslag in de Cloud naar opslag lokaal of in eigen datacentrum, als de beveiliging van Microsoft daar aanleiding toe geeft;

• Betere afspraken met Microsoft over het melden van datalekken en meer medewerking als zo’n lek geconstateerd is;

• Betere exit procedure, ten aanzien van

o Overdracht van gegevens aan een eventuele nieuwe leverancier;

o Waarborgen dat er nadien geen gegevens meer bij Microsoft aanwezig zijn;

o Medewerking van Microsoft bij beëindiging van de dienstverlening door Microsoft.

Betere commerciële voorwaarden voor Microsoft 365

Met Microsoft is onderhandeld over commerciële voorwaarden met betrekking tot Microsoft 365 E3

/ E5 en separate E5 securityproducten. Dit resulteerde in het volgende:

• Prijsbescherming in jaar 4 en 5. De overeenkomsten met gemeenten en deelnemingen (‘Enrollments’) worden voor 3 jaar afgesloten. Met Microsoft is overeengekomen, dat gemeenten en deelnemingen na die 3 jaar de mogelijkheid krijgen om met 2 jaar te verlengen, tegen een vaste indexering van 6% ten opzichte van het begin van het derde jaar van het Enrollment. De gemeenten en deelnemingen kunnen als de vaste periode van

3 jaar afgelopen is kiezen of ze de verlengingsoptie toepassen. Dit is met name gunstig als de gemeente van plan is om de software broker opnieuw aan te besteden, als er onduidelijkheid is over de toekomst van de gemeente of deelneming, of als de list prijzen tussentijds sterk gestegen zijn.

• Betere voorwaarden voor gebruik van Citrix en Server based computing oplossingen. Het Office 365 licentiemodel van Microsoft op basis van Microsoft 365 E3 Full USL or FromSA ondersteunt standaard niet het gebruik van Office ProPlus in Citrix en andere terminal server oplossingen. Er is overeengekomen, dat gemeenten de mogelijkheid behouden om de Citrix / Server based computing oplossing te blijven gebruiken, waarbij dan wel een traject ingezet moet worden om dit af te gaan bouwen.

• Rechten tot gebruik van oude versies van Office. Gemeenten maken grootschalig gebruik van backoffice toepassingen, die op de achtergrond gebruik maken van oude versies van Office. Er is nu overeengekomen, dat de oude versies van Office onder het licentiemodel van Microsoft 365 E3 FromSA gebruikt mogen worden, waarbij ook dan een traject ingezet moet worden om de nieuwe versies van Office te gaan gebruiken.

.

In de overeenkomst is een staffelkorting op Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 en losse E5 security en compliance producten producten afgesproken, variërend van 2 tot 12%, afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers waarvoor de licentie wordt afgenomen.

Gemeentelijke overheidswerkplek

De standaard Microsoft 365 bundels sluiten niet altijd volledig op de gemeentelijke behoefte aan:

- Microsoft 365 E3 bevat de goede basisfunctionaliteit, maar veel gemeenten zullen additionele beveiligings- en compliancy producten willen gebruiken,

- Microsoft 365 E5 bevat de benodigde beveiligings- en compliancyproducten, maar is, door de toevoeging van telefonie en Power BI soms een te grote bundel.

- Office 365 E1 en F1 zou, met toevoeging van de beveiligingsproducten, goed door de buitenwerkers gebruikt kunnen worden, maar gemeenten hebben hier nog nauwelijks ervaring mee.

Daarom is met Microsoft een ‘Gemeentelijke overheidswerkplek’ overeengekomen, die beter past bij de behoefte van gemeenten:

De Gemeentelijke overheidswerkplek bestaat uit Microsoft 365 E3 als basis, aangevuld met Microsoft 365 E5 security en compliance producten. De Microsoft 365 E5 privacy en beveiliging producten (“E5 Security bundel”) als onderdeel van de Gemeentelijke overheidswerkplek worden aangeboden als maatwerk bundel met 25,35% korting op de Europese Level D list prijs van de individuele componenten.

Het betreft de volgende producten:

Wijze van deelname

Instapcriteria

De instapcriteria zijn beschreven in de overeenkomst. Op hoofdlijnen komt het op het volgende neer:

De overeenkomst is bedoeld voor gemeenten en deelnemingen van gemeenten. Gemeenten en deelnemingen zijn niet verplicht om van de overeenkomst gebruik te maken. Het besluit tot deelname ligt bij de gemeente of deelneming.

Juridische overeenkomst: Iedere gemeente of deelneming die deelnemer is van het Microsoft Enterprise programma kan gebruik maken van de juridische voorwaarden per Enrollment verjaardag of bij de verlenging van het reeds bestaande Enrollment.

Commerciële overeenkomt Microsoft 365 fundering: De commerciële voorwaarden met betrekking tot de M365 E3 fundering zijn beschikbaar voor de gemeenten of deelnemingen die een nieuwe Enterprise Enrollment afsluiten of het bestaande Enrollment verlengen. Een Enterprise Enrollment is beschikbaar voor gemeenten of deelnemingen met een minimale grootte van 250 gebruikers. Parttime medewerkers en externe medewerkers met een werkplek tellen volledig mee.

• Om gebruik te kunnen maken van de commerciële voorwaarden dient voor ten minste 90% van de medewerkers de Microsoft 365 E3 of Microsoft 365 E5 licentie afgenomen te worden. De regeling is dus niet bedoeld voor gemeenten / deelnemingen die hun huidige kooplicenties handhaven en uitsluitend de Microsoft 365 licenties gebruiken om groei in de organisatie af te dekken. Hierbij geldt, dat uitsluitend medewerkers met een account geteld worden voor het bepalen van de ondergrens. Medewerkers die uitsluitend een pasje hebben voor facilitaire diensten (bijvoorbeeld schoonmakers) tellen niet mee bij het bepalen of de ondergrens van 90% gehaald is.

Commerciële overeenkomt E5 Security bundel: Om gebruik te maken van de aangeboden korting op de E5 Security bundel dient voor 10% van de medewerkers de Overheidswerkplek afgenomen te worden.

Instapprocedure

Gemeenten en deelnemingen die gebruik willen maken van de overeenkomst kunnen dit aangeven bij hun software vendor.

Hierbij geldt dan het volgende:

• Juridische voorwaarden: Gemeenten en deelnemingen kunnen op twee momenten instappen:

o Op de verjaardag van een reeds bestaande Enrollment

o Bij afsluiten van een nieuw Enrollment of bij de verlenging van een reeds bestaand Enrollment

• Commerciële voorwaarden: Gemeenten en deelnemingen kunnen op twee momenten instappen:

o Op de verjaardag van een reeds bestaande Enrollment:

▪ Gemeentelijke overheidswerkplek: De E5 security bundel zoals opgenomen in sectie 2.5 van dit document wordt beschikbaar

o Bij afsluiten van een nieuw Enrollment of bij de verlenging van een reeds bestaand Enrollment:

▪ Microsoft 365 fundering: Het commerciële voorwaarden op Microsoft 365 E3 en E5 zoals beschreven in dit document wordt beschikbaar.

▪ Staffelkorting op Microsoft 365 E3 en E5: De staffelkorting zoals beschreven in dit document wordt beschikbaar.

▪ Gemeentelijke overheidswerkplek: De E5 security bundel zoals beschreven in dit document wordt beschikbaar.