Common use of Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji Clause in Contracts

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez nich częścią Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz do informowania Partnera Wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Wszystkie dokumenty dotyczące Projektu powinny być przechowywane przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Partner Wiodący informuje Partnerów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej. Przedmiotowy okres, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partnerzy są informowani pisemnie. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej Partnerzy zobowiązują się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust. 1. Dokumentacja związana z realizacją Projektu będzie archiwizowana w: Partner nr 1 - ………………………………………………………………………………… Partner nr 2 - ………………………………………………………………………………… Partner nr 3 - ………………………………………………………………………………… W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnerów działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1-2, Partnerzy zobowiązują się niezwłocznie, na piśmie poinformować Partnera Wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Przedmiotowa zmiana nie wymaga formy aneksu do umowy. W przypadku zlecania wykonawcy zadań lub ich części w ramach Projektu, Partnerzy zobowiązują się zapewnić wszelkie dokumenty umożliwiające weryfikację kwalifikowalności wydatków.