REJESTRACJA POCZTY PRZYCHODZĄCEJ I WYCHODZĄCEJ KANCELARIA 1. Przydział unikalnego numeru pisma przychodzącego łącznie z datą. 2.. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na każdym etapie. 4. Na podstawie skanu dokumentu System automatycznie uzupełnia dane nadawcy korespondencji (mechanizm OCR). Pracownik kancelarii weryfikuje poprawność danych, a w przypadku konieczności dokonuje poprawy. 5. Pracownik kancelarii na podstawie rodzaju dokumentacji oraz nadawcy wybiera odpowiednią ścieżkę obiegu dokumentu. 6. Oryginał dokumentu trafia do archiwum, a w Systemie w dedykowanym polu domyślenie wskazywana jest lokalizacja „archiwum”. Możliwe jest wypożyczenie oryginału za potwierdzeniem odbioru przez przełożonego lub osobę wyznaczoną. W takim przypadku pracownik Kancelarii zmienia status „archiwum” na statusu ”odebrane” lub „wypożyczone”. 7. W przypadku pism z załącznikami, dla których nie ma możliwości zeskanowania kompletu dokumentów, pracownik kancelarii w dedykowanym polu dokona wpisu, iż dokumenty zostały przekazane na półkę do odbioru osobistego wg procedury Kancelaryjnej. 8. W dedykowanym polu przechowywana jest informacja o sposobie dostarczenia przesyłki (poczta polska lub kurier). 9. W przypadku przesyłek, które zgodnie z procedurą nie są otwierane, skanowane są koperty i na ich podstawie są wprowadzane do Systemu (mechanizm OCR) – analogicznie jak w przypadku standardowych pism. 10. System na podstawie wybranych ścieżek przypomina użytkownikom o konieczności odebrania dokumentów w formie papierowej. 11. Możliwość obsługi korespondencji z podpisami elektronicznymi i EPUAP.
