WZÓR UMOWY

Załącznik nr 2 do Ogłoszenia o zamówieniu

COI-ZAK.262.1.2019

WZÓR UMOWY

UMOWA nr COI/U/PZP/262/   /2019 (COI–ZAK.262.1.2019)

na obsługę Zamawiającego w zakresie zapewnienia noclegów w hotelach

zawarta w dniu 2019 roku w Warszawie pomiędzy:

Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, przy Aleje Jerozolimskie 132-136, 02-305 Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000372110, NIP: 7252036863, REGON: 100999489, zwanym dalej

„Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………………………..

na podstawie , którego kopia stanowi Załącznik nr 3 do Umowy

a

…………………… z siedzibą w ………………………, wpisany/a do ……………………, REGON ………………………, NIP

……………………., zwany dalej ,,Wykonawcą”, reprezentowany/ą przez:[1]

……………………………………………

na podstawie , którego kopia stanowi Załącznik nr 4 do Umowy

Zamawiający i Wykonawca zwani są łącznie w dalszej treści Umowy „Stronami”, a oddzielnie ,,Stroną”.

W związku z rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.) (dalej: „Pzp”), została zawarta umowa (zwana dalej: „Umową”) o następującej treści:

§ 1

Definicje

W Umowie następujące pojęcia i skróty będą miały znaczenie zgodnie z podanymi poniżej definicjami:

1) Nocleg - pełna doba hotelowa dla 1 osoby.

2) Usługi dodatkowe – pod pojęciem usług dodatkowych Zamawiający rozumie tylko i wyłącznie śniadanie i miejsce parkingowe.

3) Zlecenie – formularz zamówienia określający szczegółowe zapotrzebowanie na Rezerwację Noclegu/ów wraz ze wskazaniem w szczególności:

a) terminu rezerwacji (długość pobytu/-ów),

b) miejscowości i preferencji odnośnie lokalizacji,

Strona | 1 z 16

c) liczby osób,

d) rodzaju i standardu pokoju (np. jedno, dwu lub trzyosobowego),

e) standardu hotelu,

f) usług dodatkowych, o ile wystąpią,

g) ilości Noclegów.

4) Dzień roboczy - dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.

5) Godziny robocze – godziny od 8.00 do 17.00 w Dni robocze.

6) Opłata transakcyjna za rezerwację Noclegu – rozumiana jako opłata transakcyjna za rezerwację miejsc/-a noclegowych/-ego naliczana jeden raz (jedno zlecenie = jedna opłata transakcyjna), bez względu na ilość uczestników pobytu, długość pobytu w hotelu noclegowym tych/tej osób/osoby i ilość dób noclegowych podlegających rezerwacji. Opłata ta obejmuje wszystkie koszty (w tym całkowite i wyłączne wynagrodzenie Wykonawcy) związane ze świadczeniem usługi na rzecz Zamawiającego, w szczególności koszt: oferowania wariantów miejsc noclegowych, rezerwacji i wystawienia potwierdzenia rezerwacji, dostarczenia potwierdzenia rezerwacji Zamawiającemu w postaci elektronicznej i inne czynności wynikające z Umowy. Opłata transakcyjna nie zawiera ceny miejsca noclegowego i cen usług dodatkowych. Wysokość opłaty transakcyjnej nie ulega zmianie w trakcie trwania Umowy.

7) Cena - najniższa z cen przewidzianych za xxxx Xxxxxx (wraz z Usługami Dodatkowymi, o ile wystąpią), ustalona przez Wykonawcę na podstawie uczciwego, rzetelnego i kompleksowego badania rynku, z uwzględnieniem w szczególności cen przewidzianych w systemach rezerwacyjnych, cen wynegocjowanych z hotelem, cen obowiązujących w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji (podanej do publicznej wiadomości przez hotel np. w cennikach lub na stronie internetowej hotelu). Cena przedstawiona Zamawiającemu będzie pomniejszona o wszelkie upusty możliwe do uzyskania przez Wykonawcę.

§ 2

Przedmiot Umowy

Na podstawie niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do obsługi Zamawiającego w zakresie zapewnienia Noclegów w hotelach, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik Nr 1 do Umowy oraz Ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik Nr 2 do Umowy.

§ 3

Termin Umowy

1. Umowa obowiązuje przez okres 16 miesięcy od dnia jej podpisania przez Strony lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 8 ust. 1 Umowy, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu realizacji Umowy, w przypadku niewykorzystania maksymalnej kwoty Umowy, o której mowa w § 8 ust. 1 Umowy, do 6 miesięcy, jednakże nie dłużej niż do wyczerpania kwoty § 8 ust. 1.

Strona | 2 z 16

§ 4

Zobowiązania i oświadczenia Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Umowę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, treścią i celem Umowy oraz jej załączników, przy zachowaniu najwyższej staranności, uwzględniając zawodowy charakter prowadzonej działalności.

2. Wykonawca zobowiązany będzie do obsługi potrzeb Zamawiającego w zakresie dokonywania rezerwacji Noclegów, zgodnie ze złożonymi przez Zamawiającego Zleceniami.

3. Wykonawca oświadcza, iż w terminie realizacji Zlecenia w hotelu, w którym będą świadczone usługi, nie będą prowadzone prace budowlane ani remontowe utrudniające pobyt Zamawiającego.

§ 5

Organizacja realizacji Umowy

1. W celu bezpośredniego nadzoru nad realizacją Umowy wyznaczeni zostają:

1) Koordynator Umowy ze strony Zamawiającego: …………………., e-mail: ………., tel.:………., fax ;

2) Koordynatorzy Umowy ze strony Wykonawcy:

a) ……………………, e-mail: …….., tel.: …………, fax: – dostępny w godzinach od 8:00 do 17:00

w dni robocze;

b) ……………………, e-mail: …….., tel.: …………, fax: – dostępny w godzinach od 8:00 do 17:00

w dni robocze.

2. Koordynatorzy Umowy, o których mowa w ust. 1 powyżej, upoważnieni są w szczególności do składania i przyjmowania Zleceń. Koordynator z ust. 1 pkt 1 powyżej uprawniony jest do upoważniania innych osób ze strony Zamawiającego do realizacji poszczególnych Zleceń w ramach Umowy (upoważnienie innych osób do realizacji poszczególnych Zleceń w ramach Umowy nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga zawarcia odrębnego aneksu), a także do wykonywania innych czynności związanych z realizacją niniejszej Umowy, z wyłączeniem dokonywania jej zmian oraz wypowiedzenia.

3. Upoważnienie o którym mowa w ust. 2 powyżej wymaga zawiadomienia drugiej Strony na piśmie i staje się skuteczne z chwilą otrzymania przez drugą Stronę.

4. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy, korespondencja w sprawach związanych z Umową prowadzona będzie pisemnie w języku polskim i powinna być kierowana na niżej podane adresy i numery faksów:

1) dla Zamawiającego ;

2) dla Wykonawcy: ……………………………….……….

5. Zmiana wskazanych w Umowie danych adresowych lub numerów faksów, telefonów lub adresów e- mail nie stanowi zmiany Umowy, nie wymaga zawarcia aneksu i może być dokonywana przez Stronę, której dotyczy oraz staje się skuteczna wobec drugiej Strony z chwilą otrzymania przez nią pisemnego zawiadomienia.

6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany przez Wykonawcę osób wykazanych w ust. 1 pkt 2 na inne, spełniające warunki określone przez Zamawiającego w Ogłoszeniu o zamówieniu, po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego. Zmiana osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu umowy będzie możliwa szczególnie w następujących okolicznościach:

Strona | 3 z 16

1) w przypadku zdarzeń losowych lub innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy,

2) na wniosek Zamawiającego uzasadniony zastrzeżeniami do wykonywanych przez te osoby czynności.

7. Zmiana osób nie wymaga zmiany umowy, a Strony będą informować się pisemnie o tym fakcie.

§ 6

Sposób realizacji Umowy w zakresie Noclegów

1. W celu dokonania rezerwacji Zamawiający przesyła Zlecenie na adres e-mail podany w § 5 ust. 1 pkt 2, na co najmniej 2 dni robocze przed planowanym Noclegiem, z określeniem w szczególności: terminu, miejscowości i preferencji co do szczegółowej lokalizacji, ilości Noclegów, liczby osób, Usług dodatkowych, rodzaju i standardu pokoju.

2. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele krajowe posiadały standard maksymalnie trzygwiazdkowy lub mieściły się w limicie kwotowym określonym w Polityce podróży służbowych obowiązującej u Zamawiającego. W szczególnych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo określenia w Zleceniu wyższego standardu. Zamawiający zobowiązuje się informować Wykonawcę o każdej aktualizacji Polityki podróży służbowej obowiązującej u Zamawiającego w zakresie limitu kwotowego w trakcie trwania Umowy.

3. Wybór hoteli za granicą powinien uwzględniać przysługujący limit na nocleg za granicą w kraju docelowym, określony w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167).

4. Wykonawca będzie zobowiązany w ciągu 6 godzin roboczych, od momentu wysłania Zlecenia przez Zamawiającego, do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazany adres w § 5 ust. 1 pkt 1, informacji nt. minimum trzech różnych propozycji Noclegów spełniających wymagania Zamawiającego wskazane w Zleceniu, uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje, wraz z podaniem informacji dotyczących w szczególności:

a) daty, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji (o ile to jest przewidziane),

b) nazwy i adresu hotelu,

c) standardu hotelu (w tym rodzaju pokoju – zgodny z nazewnictwem w hotelu),

d) odległości od wskazanego miejsca spotkania,

e) Ceny Noclegu oraz Usług dodatkowych (o ile wystąpią), określonych w Zleceniu,

chyba, że Zamawiający na prośbę Wykonawcy wyraził zgodę (drogą emaliową) na przesłanie propozycji Noclegów w terminie późniejszym.

5. Rezerwacje Noclegów (wraz z Usługami Dodatkowymi o ile będą przewidziane) dla Zamawiającego będą dokonywane po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę. Zamawiający jest uprawniony do weryfikacji Xxxx Xxxxxxx wraz z Usługami Dodatkowymi zaproponowanej przez Wykonawcę. W przypadku gdy Xxxx zaoferowana przez Wykonawcę jest wyższa niż Zamawiający jest w stanie samodzielnie uzyskać rezerwując Nocleg (spełniający takie same kryteria jak w propozycji Wykonawcy), np. bezpośrednio w hotelu lub poprzez ogólnodostępny system rezerwacyjny,

Strona | 4 z 16

Wykonawca zobowiązany jest dokonać korekty zaoferowanej Ceny do niższej ceny, wskazanej przez Zamawiającego.

6. Wyłącznie po dokonaniu wyboru hotelu przez Zamawiającego i przesłaniu informacji o wyborze na adres wskazany w § 5 ust. 1 pkt 2, Wykonawca niezwłocznie dokonuje rezerwacji z zapewnieniem płatności, zgodnie ze złożonym Zleceniem.

7. Wykonawca będzie zobowiązany każdorazowo do niezwłocznego przesyłania w formie elektronicznej (na adres e-mail wskazany § 5 ust. 1 pkt 1 Umowy) potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera.

8. O ile będzie to przewidziane, Wykonawca będzie zobowiązany do bezkosztowej anulacji lub zmiany dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu oraz osoby korzystającej, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie.

9. W szczególnych (nieprzewidzianych) przypadkach Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesłania do Wykonawcy Zlecenia, z krótszym wyprzedzeniem aniżeli jest wskazane w pkt 1.

10.W szczególnych przypadkach, Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezerwacji Xxxxxxx w innych niż hotel obiektach, o ile takie obiekty zapewniają możliwość noclegów zgodnie z warunkami Umowy.

§ 7

Ochrona danych osobowych

1. Przetwarzanie danych osobowych podlega obowiązującym przepisom prawa, w szczególności przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2. Na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej Załącznik nr 5 do Umowy, Zamawiający („Administrator”) powierza przetwarzanie, a Wykonawca („Procesor”) zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do realizacji Umowy oraz na warunkach szczegółowo wymienionych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.

§ 8

Wynagrodzenie

1. Całkowita wartość Umowy nie może przekroczyć kwoty:……………………………... zł brutto (słownie:

………………………………………………………..…………. zł).

Na wartość Umowy składają się: Ceny za Noclegi wraz z Usługami Dodatkowymi oraz Opłaty transakcyjne.

2. Wynagrodzeniem Wykonawcy za każde należycie zrealizowane Zlecenie jest Opłata transakcyjna w stałej wysokości ……….. zł netto (słownie: ……. zł), zgodnie z Ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr 2 do umowy.

3. Z zastrzeżeniem § 11 ust. 1 pkt 1, za poszczególne usługi będzie naliczany podatek Vat zgodnie z poniższymi stawkami:

1) Opłata transakcyjna - vat 23%,

2) Noclegi (wraz ze xxxxxxxxxx) - vat 8%,

Strona | 5 z 16

3) Parking, jeśli nie jest zapewniony w ramach Noclegu - vat 23%.

4. Faktura VAT może zostać wystawiona przez Wykonawcę po zaakceptowaniu przez Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń Specyfikacji, o której mowa w Opisie przedmiotu zamówienia.

5. Wykonawca prześle do Zamawiającego Specyfikację w terminie 2 dni roboczych od zakończenia miesiąca, w którym usługi były świadczone. Zamawiający dokona akceptacji Specyfikacji w terminie

2 dni roboczych od dnia jej otrzymania od Wykonawcy. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego uwag do Specyfikacji, Wykonawca jest zobowiązany do poprawy lub złożenia wyjaśnień w terminie 2 dni roboczych.

6. Wykonawca będzie zobowiązany do wystawiania zbiorczych (za dany miesiąc) faktur VAT w terminie 2 dni roboczych od akceptacji Specyfikacji przez Zamawiającego (w każdym miesiącu może być wystawiona tylko jedna zbiorcza faktura VAT), z terminem płatności 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.

7. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z hotelami z tytułu dokonania rezerwacji.

8. Zamawiający zapłaci wyłącznie za należycie wykonane Zlecenia.

9. Faktura VAT powinna zawierać oprócz wymaganych danych także numer Umowy, z której realizacją wiąże się wypłata wynagrodzenia.

10.Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej na adres e-mail: xxx@xxx.xxx.xx.

11.Maksymalna wartość Umowy, o której mowa w ust. 1, określa górną granicę zobowiązań jakie Zamawiający może zaciągnąć na podstawie Umowy. Udzielenie Zleceń, zamówień na kwotę niższą niż maksymalna wartość Umowy wskazana w ust. 1 nie może być podstawą roszczenia wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie w przypadku niewykorzystania kwoty określonej w ust 1.

12.Płatność za zrealizowane usługi będzie dokonywana przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze …………………………………., który będzie tożsamy z rachunkiem bankowym wskazanym na fakturze. W przypadku zmiany rachunku bankowego przez Wykonawcę wymagane jest niezwłoczne poinformowanie Zamawiającego przez Wykonawcę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zawiadomienie o zmianie rachunku bankowego musi zostać podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.

§ 9

Odpowiedzialność, Kary umowne

1. W przypadku nieuzasadnionej odmowy dokonania rezerwacji Noclegów dla Zamawiającego lub dokonania tej rezerwacji w sposób nienależyty, niezgodny z opisem przedmiotu zamówienia lub Zleceniem, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 1 % kwoty całkowitej maksymalnej wartości Umowy, określonej w § 8 ust. 1 Umowy.

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % kwoty całkowitej maksymalnej wartości Umowy, określonej w § 8 ust. 1 Umowy, w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy lub jej wypowiedzenia z powodów leżących po stronie Wykonawcy.

3. Kara umowna będzie płatna na podstawie stosownej noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty doręczenia noty do Wykonawcy.

Strona | 6 z 16

4. W przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w § 6 ust. 4 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50 zł (słownie złotych: pięćdziesiąt 00/100) za każdą godzinę roboczą opóźnienia.

5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia kwoty stanowiącej równowartość kar umownych przewidzianych w Umowie.

6. Wymienione w niniejszym paragrafie kary umowne podlegają sumowaniu.

7. Zastrzeżone w Umowie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego w pełnej wysokości, na zasadach ogólnych.

§ 10

Odstąpienie od Umowy lub jej wypowiedzenie

1. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenie w przypadkach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz w Umowie.

2. Strony postanawiają, że Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy, w terminie 30 dni od daty dowiedzenia się przez Zamawiającego o przyczynie odstąpienia, tj. gdy:

1) Wykonawca jest niewypłacalny lub grozi mu niewypłacalność, co czyni wątpliwym wykonanie Umowy,

2) jeżeli Wykonawca realizuje usługę w sposób wadliwy albo sprzeczny z Umową - po uprzednim wezwaniu go przez Zamawiającego do zmiany sposobu wykonania usługi i wyznaczenia mu w tym celu odpowiedniego terminu,

3) wystąpi istotna zmiana okoliczności, powodująca, że wykonanie Umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy.

3. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Odstąpienie z tej przyczyny jest możliwe w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

4. W przypadkach określonych w ust. 2 i 3, 6 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.

5. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawiera uzasadnienie.

6. Każda ze Stron uprawniona jest do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem 2 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 11

Zmiany Umowy

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, w szczególności w przypadku zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług;

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

Strona | 7 z 16

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

- na zasadach i w sposób określony w ust. od 2 do 6, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez Wykonawcę.

2. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, wynagrodzenie przewidziane niniejszą umową ulegnie zmianie odpowiedniej do zmiany wysokości podatku od towarów i usług, przy czym powyższa zmiana będzie miała zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do części wynagrodzenia objętego fakturami wystawionymi po dacie wejścia w życie zmiany przepisów prawa wprowadzającego nowe stawki podatku od towarów i usług.

3. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

4. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Kwota odpowiadająca wzrostowi kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia pracownikom. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.

6. W celu zawarcia aneksu, Wykonawca może wystąpić z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

7. Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

§ 12

Podwykonawcy

(zapis § zostanie odpowiednio dostosowany zgodnie ze złożoną Ofertą)

1. Przedmiot umowy, o którym mowa w § 2 Wykonawca będzie realizował:

Strona | 8 z 16

1) przy udziale/bez udziału Podwykonawcy, zgodnie z oświadczeniem Wykonawcy zawartym w Ofercie Wykonawcy, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy,

2) z udziałem innego podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.

2. W celu należytego wykonania umowy Wykonawca może powierzyć część prac podwykonawcom, w tym także innym podmiotom jako podwykonawcom w przypadku, gdy Wykonawca wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu polegał na zasobach tych podmiotów, zgodnie ze złożoną Ofertą.

3. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22 a ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

4. Zlecenie wykonania części prac Podwykonawcy w tym także podmiotowi, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 nie zmienia treści zobowiązań ani odpowiedzialności Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia.

5. Wykonawca odpowiada za działania, zaniedbania, zaniechania i uchybienia Podwykonawców i podmiotów, o których mowa w ust. 1 pkt 2 tak, jak za własne działania, zaniedbania, zaniechania i uchybienia, z zastrzeżeniem, że działania, zaniedbania, zaniechania i uchybienia nie są spowodowane zdarzeniami, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający.

6. Zawarcie Umowy z podwykonawcą nie stanowi żadnego zobowiązania pomiędzy Zamawiającym i którymkolwiek z podwykonawców, a w szczególności w zakresie odpowiedzialności za zapłatę wynagrodzenia za dokonane czynności przez podwykonawców.

7. Wykonawca jest zobowiązany na każdorazowe żądanie Zamawiającego przedstawić kopię umowy z podwykonawcą potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

8. Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, jest zobowiązany do przedstawienia listy zatrudnionych podwykonawców i wskazania zakresu prac powierzonych tym podwykonawcom.

9. Wykonawca zobowiązany jest pisemnie poinformować Podwykonawców i podmioty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, o warunkach niniejszej umowy.

§ 13

Poufność

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji poufnych i do nieujawniania ich jakimkolwiek podmiotom z wyjątkiem sytuacji, gdy otrzyma na to pisemną zgodę wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności Zamawiającego lub gdy jest do tego zobowiązany na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Obowiązek zachowania tajemnicy oznacza w szczególności, iż Wykonawca nie będzie przekazywać, ujawniać ani wykorzystywać informacji poufnych w ramach swojej wewnętrznej organizacji lub w stosunkach z jakąkolwiek osobą trzecią lub podmiotem trzecim. Dostęp do informacji poufnych będą miały tylko osoby

Strona | 9 z 16

zaangażowane w realizację Umowy. Obowiązek i zasady zachowania w tajemnicy informacji poufnych, określone w niniejszym paragrafie, pozostają w mocy także po zakończeniu obowiązywania Umowy.

2. Przez informacje poufne rozumie się wszelkie informacje, materiały, dokumenty, dostarczone lub udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego zarówno przed jak i po zawarciu Umowy lub inne podmioty – w związku z wykonywaniem Umowy, w jakiejkolwiek formie, obejmujące informacje handlowe, techniczne, technologiczne oraz organizacyjne dotyczące Zamawiającego, a także informacje związane z działalnością Zamawiającego lub innych podmiotów, a w szczególności wszelkie informacje, dane i materiały z których treścią Wykonawca zapozna się w związku z realizacją przedmiotu Umowy oraz know-how. Powyższa definicja nie narusza obowiązków i procedur związanych z innymi prawnie chronionymi tajemnicami, przewidzianych w odrębnych przepisach.

3. Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu zachowania poufności otrzymywanych informacji poufnych w ramach swojej wewnętrznej organizacji, stosując odpowiednie i co najmniej takie same zabezpieczenia jak przy zachowaniu poufności własnych prawem chronionych tajemnic.

4. Następujące dokumenty i informacje nie stanowią informacji poufnych:

1) dokumenty oraz informacje, które zostały lub zostaną podane do publicznej wiadomości w sposób inny, niż na skutek naruszenia postanowień Umowy lub innych zobowiązań do zachowania poufności wynikających z umów lub przepisów prawa;

2) dokumenty oraz informacje, co do których Wykonawca wykaże, iż znajdowały się w jego posiadaniu lub były przez niego wykorzystywane przed datą ich przekazania przez Zamawiającego bez obowiązku zachowania poufności;

3) dokumenty oraz informacje, co do których Wykonawca wykaże, iż zostały przez niego opracowane przed datą ich przekazania przez Zamawiającego.

§ 14

Postanowienia końcowe

1. Spory wynikłe na tle wykonywania Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie w drodze negocjacji. W przypadku braku takiego porozumienia, spór rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

2. Wystąpienie lub zaistnienie sporu dotyczącego Umowy nie zwalnia Strony od obowiązku dotrzymania zobowiązań wynikających z Umowy.

3. Strony zgodnie ustalają, że wierzytelności powstałe w wyniku realizacji niniejszej Umowy nie mogą bez zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności być przeniesione przez Wykonawcę na osoby trzeciej.

4. W przypadku, gdy jakiekolwiek postanowienia Umowy staną się nieważne, fakt ten nie wpłynie na inne postanowienia Umowy, które pozostają w mocy i są wiążące we wzajemnych stosunkach Stron wynikających z Umowy.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

Strona | 10 z 16

6. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

7. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego.

Załączniki do Umowy:

1. Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia;

2. Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy;

3. Załącznik nr 3 do Umowy – Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do podpisania Umowy po stronie Zamawiającego;

4. Załącznik nr 4 do Umowy – Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do podpisania Umowy po stronie Wykonawcy;

5. Załącznik nr 5 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Strona | 11 z 16

Załącznik nr 5 do Umowy

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

(„Umowa powierzenia”)

zawarta w [***] dnia [***] pomiędzy:

Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000-000, kod pocztowy 02-305, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372110, NIP: 7252036863, REGON: 100999489, („Administrator”),

reprezentowanym przez:

1) [imię i nazwisko] – [xxxxxxx];

2) [imię i nazwisko] – [xxxxxxx]; oraz

[***] z siedzibą w [***], ul. [***], kod pocztowy [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla [***] w [***], [***] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: [***], NIP: [***], REGON: [***], kapitał zakładowy w wysokości [***] złotych, opłacony w całości/do kwoty [***] złotych („Procesor”), reprezentowaną przez:

3) [imię i nazwisko] – [xxxxxxx];

4) [imię i nazwisko] – [xxxxxxx];

Strona | 12 z 16

PRZEDMIOT UMOWY

1. Umowa powierzenia zostaje zawarta w związku i w celu wykonywania umowy [xxx] z dnia [xxx]

(„Umowa główna”). Przetwarzanie danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy głównej podlega przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („Rozporządzenie”).

2. Na podstawie Umowy powierzenia Administrator powierza Procesorowi do przetwarzania dane osobowe określone w Załączniku A do Umowy powierzenia („Dane osobowe”).

3. Procesor przetwarza Dane osobowe wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej i w zakresie niezbędnym do jej wykonania oraz jedynie w czasie jej obowiązywania.

4. Procesor zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe zgodnie z Rozporządzaniem, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Umową.

5. Procesor oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

OBOWIĄZKI STRON

1. Procesor zobowiązany jest do:

1) stosowania wszelkich środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających Dane osobowe, na zasadach określonych w art. 32 Rozporządzenia w zakresie adekwatnym i związanym z przedmiotem umowy określonym w Umowie głównej;

2) pomagania Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia w zakresie adekwatnym i związanym z przedmiotem umowy określonym w Umowie głównej;

3) przetwarzania Danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

4) pomagania Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia;

5) zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązywały się do zachowania tajemnicy chyba że będą to osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy na podstawie ustawy;

6) prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora;

Strona | 13 z 16

7) w razie stwierdzenia naruszenia ochrony Danych osobowych, zawiadomienia Administratora o takim naruszeniu niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 12 godzin od jego wykrycia,

8) niezwłocznie po zakończeniu Umowy, zależenie od decyzji Administratora, usunięcia lub zwrotu Danych osobowych oraz usunięcia ich wszelkich kopii, chyba że przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego przewidują inaczej i złożenia względem Administratora oświadczenia, potwierdzającego wykonanie powyższego zobowiązania, na każde wezwanie Administratora.

2. Procesor jest uprawniony do dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym, każdorazowo przy realizacji zlecenia przekazując listę tych podmiotów Administratorowi – wzór listy stanowi Załącznik B do Umowy. Procesor poinformuje Administratora o każdej zamierzonej zmianie na liście dalszych podmiotów przetwarzających w sposób przyjęty dla komunikacji zgodnie z Umową główną. Administrator ma możliwość sprzeciwienia się takiej zmianie w ciągu kolejnych 7 dni. Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia, a także chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Procesor zobowiązany jest zapewnić, by na dalsze podmioty przetwarzające zostały nałożone co najmniej te same obowiązki co nałożone na Procesora w Umowie. Procesor zapewni, by umowy z dalszymi podmiotami przetwarzającymi ulegały rozwiązaniu w każdym wypadku rozwiązania Umowy, niezależnie od przyczyny.

3. Procesor udostępni Administratorowi informacje niezbędne do wykonywania jego obowiązków związanych z powierzeniem przetwarzania Danych osobowych. Procesor umożliwi Administratorowi przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, w zakresie dotyczącym powierzenia przetwarzania Danych osobowych i zapewni współpracę w tym zakresie.

4. Procesor jest uprawniony do upoważnienia osób działających na jego rzecz, w tym dalszych podmiotów przetwarzających, do przetwarzania Danych osobowych w imieniu Administratora, w tym do wydawania tym podmiotom w imieniu Administratora poleceń dotyczących przetwarzania Danych osobowych.

TRANSFER DANYCH

1. Procesor nie będzie przekazywał Danych osobowych do państw trzecich (tj. poza terytorium

EOG), chyba że uzyska w tym zakresie odrębną uprzednią zgodę Administratora, wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z właściwymi przepisami Rozporządzenia.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Z tytułu naruszenia Umowy, Administrator może żądać od Procesora zapłaty kar umownych,

jeśli zostały one określone w Umowie głównej. Zapłata kar umownych nie wyłącza odpowiedzialności Procesora w pełnym zakresie, jeśli wyrządzona szkoda przekracza wartość kar umownych. W pozostałym zakresie, Procesor ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych.

Strona | 14 z 16

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa zawarta jest na czas obowiązywania Umowy głównej. Umowa może zostać

wypowiedziana przez Administratora ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszania Umowy, Rozporządzenia lub innych obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, przez Procesora. Wypowiedzenie Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem bezskuteczności.

2. Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.

3. Wszelkie pojęcia pisane wielką literą, a niezdefiniowane w Umowie, mają znaczenie nadane im w Umowie głównej.

4. Wszelkie spory mające związek z Umową będą rozstrzygane przez Sąd właściwy zgodnie z Umową główną.

5. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. Lista Załączników jest następująca: Załącznik A – Zakres powierzenia danych osobowych

Załącznik B – Wzór listy dalszych podmiotów przetwarzających

………………………………… ………………………………

Administrator Procesor

Strona | 15 z 16

ZAŁĄCZNIK A DO UMOWY POWIERZENIA ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Charakter oraz cele przetwarzania:

a) przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę i dalsze podmioty przetwarzające;

b) wyłącznie wykonanie Umowy Głównej:

2) Kategorie osób, których dane dotyczą: dane osobowe pracowników Zamawiającego oraz osób współpracujących z Zamawiającym.

3) Rodzaj danych osobowych: imię i nazwisko, stanowisko i firmowe dane kontaktowe: adres e-mail, nr telefonu, miejsce (adres) wykonywania pracy.

4) Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: siedziba Wykonawcy oraz siedziby podmiotów, z którymi Wykonawca współpracuje celem realizacji Umowy głównej tj. dalszych podmiotów przetwarzających.

ZAŁĄCZNIK B DO UMOWY POWIERZENIA

WZÓR LISTY DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH

Lp.	Nazwa	Adres
1.
2.
3.
4.

Strona | 16 z 16