OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie jest prowadzone na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.)

poniżej 750 000 Euro dotyczących zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi

Zamawiający:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx)

Nr postępowania: 41/BDG/US/2019

Przewodniczący Komisji

…………………………………….

Zatwierdzam

……………………………

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

Zamawiającym jest:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-000 Xxxxxxxx

Fax: 00 0000000

Strona internetowa: xxx.xxxxx.xxx.xx

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie przepisów art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Użyte w niniejszych Ogłoszeniu o zamówieniu terminy mają następujące znaczenie:

„ustawa Pzp” – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.);

„Ogłoszenie” – niniejsze Ogłoszenie o zamówieniu;

„zamówienie” – zamówienie publiczne, którego przedmiot został opisany w Rozdziale 2;

„postępowanie” – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsze Ogłoszenie o zamówieniu;

„Zamawiający” – Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN).

Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z niniejszym Ogłoszeniem o zamówieniu i złożyć ofertę zgodnie z jej wymaganiami.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp.

Rozdział 2

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja
i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx).
Zakres przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje:

przygotowanie i organizację konferencji-szkolenia wraz z zapewnieniem aranżacji i obsługi w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym (x.xx. zapewnienie wyposażenia, organizacji recepcji, obsługa fotograficzna);
zapewnienie obsługi tłumaczeniowej;
druk materiałów konferencyjnych.

Założenia dotyczące całości zamówienia:

Termin: 26 listopada 2019 r.

Program konferencji-szkolenia:

MONTAŻ

25 listopada 2019

17.00 - 21.00 - Xxxxxxxxxxx

00 listopada 2019

7.00-8.00 - Dziedziniec

5.00 – 10.00 - Budynek Laboratorium CSW Zamek Ujazdowski^¹

KONFERENCJA_SZKOLENIE 26 listopada 2019

9.00 – 10.00 Rejestracja uczestników – Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx

(powitalny serwis kawowy)

10.00 - 12.00 Część ogólna konferencji-szkolenia – Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx

(serwis kawowy)

12.00 – 13.00 Lunch – Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx

13.00 – 16.00 Szkolenie dla wnioskodawców – Dziedziniec i Sala Widowiskowa (budynek Laboratorium). Dwie grupy po 100 osób, minimum dwa panele, minimum jedna przerwa kawowa.

DEMONTAŻ

26 listopada 2019

16.00 – 19.00 Dziedziniec i Sala Widowiskowa

Miejsce: Warszawa
Liczba uczestników:

Łączna liczba uczestników to maksymalnie 220 osób.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji-szkolenia o 30%. W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed terminem konferencji-szkolenia, tj. 26 listopada 2019 r., uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy.

Uczestnicy konferencji:

Uczestnikami konferencji będą x.xx. przedstawiciele Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Rozwoju, Ministerstwa Kultury Norwegii, Ambasady Norwegii
w Polsce, Norweskiej Rady Sztuki oraz przedstawiciele Beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 oraz inne osoby zaproszone i wskazane przez Zamawiającego. Imienne listy gości Zamawiający przekaże Wykonawcy, najpóźniej na 7 dni roboczych przed datą konferencji-szkolenia.

Zakres przedmiotu zamówienia

Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji konferencji-szkolenia będą wymagały konsultacji oraz zatwierdzenia przez Zamawiającego (a także w razie konieczności konsultacji i otrzymania zgody CSW Zamek Xxxxxxxxxx oraz Wykonawcy cateringu firmy Grupa TB Xxxxxx Xxxxxxxxx).

Opis przedmiotu zamówienia przedstawiony został w Załączniku Nr 1 do Ogłoszenia oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 5 do Ogłoszenia.
Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

79952100-3 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

Wydatek jest współfinansowany ze środków z Programu Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021

Rozdział 3

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia:

Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zadanie w terminie od dnia jej zawarcia do dnia 3 grudnia 2019 r (z uwzględnieniem rozliczenia usługi fotograficznej, tj. dostarczenie zdjęć na płytach w terminie 5 dni roboczych od zakończenia konferencji).
Konferencja-szkolenie inaugurujące Program Kultura MF EOG 2014-2021 odbędzie się w dniu 26 listopada 2019 r.

Rozdział 4

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

kompetencji lub uprawnień do wykonywania określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie precyzuje ww. warunku.

b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający nie precyzuje ww. warunku.

c) zdolności technicznej lub zawodowej:

c.1) Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie:

1) co najmniej dwie usługi, z których każda łącznie spełnia poniższe warunki:

- polegała na organizacji co najmniej jednodniowej konferencji lub seminarium lub kongresu;

- polegała na zapewnieniu sprzętu multimedialnego tj. nagłośnienia i oświetlenia,

- polegała na zapewnieniu obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia;

- zorganizowana była dla co najmniej 120 osób.

2) co najmniej dwie usługi, z których każda polegała na zorganizowaniu tłumaczenia symultanicznego wraz z zapewnieniem niezbędnego sprzętu do tłumaczenia i nagłośnienia i każda z usług była zorganizowana dla co najmniej 100 osób.

Zamawiający dopuszcza łączne wykazanie spełniania warunku udziału w postępowaniu (tzn. w przypadku, gdy usługa wykazywana na spełnianie warunku udziału w postępowaniu z pkt. 1) zawiera element, który potwierdzi spełnienie warunku udziału z pkt. 2)). Wykonawca zobowiązany jest wówczas do opisania zakresu wykazywanej usługi w taki sposób, aby Zamawiający nie miał wątpliwości co do pełnego potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu w zakresie pkt. 1 i pkt. 2.

c.2)Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje albo będzie dysponował jedną osobą odpowiedzialną za koordynację realizacji przedmiotu zamówienia, która w okresie ostatnich trzech lat brała udział w organizacji i koordynowała co najmniej jedną usługę polegająca na :

- organizacji co najmniej jednodniowej konferencji lub seminarium lub kongresu a w ramach tej usługi zapewniano sprzęt multimedialny tj. nagłośnienie i oświetlenie oraz zapewniano obsługę techniczno-logistyczną (w tym x.xx. obsługa wyposażenia, organizacja recepcji, bieżące reagowanie na zaistniałe problemy) wydarzenia oraz usługa ta była organizowana dla minimum 120 osób.

2) co najmniej trzema tłumaczami, którzy tłumaczą z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski, z których każdy posiada:

- co najmniej 5 letnie doświadczenie w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych oraz zrealizował w tym okresie co najmniej 100 godzin tłumaczenia ustnego.

II. PODSTAWY WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA (poniższe przywołane przepisy Pzp stosuje się odpowiednio):

Wykluczeniu z postępowania podlega Wykonawca na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp oraz na podstawie następujących przesłanek określonych w art. 24 ust. 5 ustawy Pzp:

art. 24 ust. 5 pkt. 1) - w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 243 ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 498);
art. 24 ust. 5 pkt. 2) - który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;
art. 24 ust. 5 pkt. 3) - jeżeli wykonawca lub osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 14, uprawnione do reprezentowania wykonawcy pozostają w relacjach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 2 – 4 z:

zamawiającym,
osobami uprawnionymi do reprezentowania zamawiającego,
członkami komisji przetargowej,
osobami, które złożyły oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2a – chyba że jest możliwe zapewnienie bezstronności po stronie zamawiającego w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu;

art. 24 ust. 5 pkt. 4) - który, z przyczyn leżących po jego stronie, nie wykonał albo nienależycie wykonał w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego lub umowę koncesji, zawartą z zamawiającym, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 – 4, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania;
art. 24 ust. 5 pkt. 5) - będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000 złotych;
art. 24 ust. 5 pkt. 6) – jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za wykroczenie, o którym mowa w art. 24 ust. 5 pkt. 5;
art. 24 ust. 5 pkt. 7) - wobec którego wydano ostateczną decyzję administracyjną o naruszeniu obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, prawa ochrony środowiska lub przepisów o zabezpieczeniu społecznym, jeżeli wymierzono tą decyzją karę pieniężną nie niższą niż 3000 złotych;
art. 24 ust. 5 pkt. 8) - który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 15, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.

Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający może, na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
Wykonawca, który podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt. 13 i 14 oraz 16-20 lub ust. 5 ustawy Pzp, może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu Wykonawcy. Przepis zdania pierwszego nie stosuje się, jeżeli wobec Wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.
Wykonawca nie podlega wykluczeniu, jeżeli Zamawiający, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy, uzna za wystarczające dowody przedstawione na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp.
W przypadkach, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 19 ustawy Pzp, przed wykluczeniem Wykonawcy, Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji.

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW POLEGAJĄCYCH NA ZASOBACH PODMIOTÓW NA ZASADACH OKREŚLONYCH W ART. 22 a USTAWY PZP ORAZ ZAMIERZAJĄCYCH POWIERZYĆ WYKONANIE CZĘŚCI ZAMÓWIENIA PODWYKONAWCOM.

Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. I niniejszego Rozdziału, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – propozycja zobowiązania stanowi załącznik Nr 6 do Ogłoszenia. Ze zobowiązania złożonego przez Wykonawcę lub innych dokumentów potwierdzających udostępnienie zasobów przez inne podmioty musi bezspornie i jednoznacznie wynikać w szczególności:- zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu;- sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówienia;- zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego;- czy podmiot, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje dostawy, których wskazane zdolności dotyczą.

Zobowiązanie złożone w innej formie niż proponowana w załączniku nr 6 do Ogłoszenia musi zawierać wszystkie wymagane w nim informacje.

Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 13-22 i ust. 5 ustawy Pzp.
W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeżeli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa podmiotu, o którym mowa w ust. 1, nie potwierdzają spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:

a) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub

b) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt. I niniejszego Rozdziału.

7. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniach wskazanych w Rozdz. 5 pkt. I.1. Ogłoszenia.

8. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcom, na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązany wskazać części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać firmy Podwykonawców, o ile jest to wiadome na etapie składania ofert. W przypadku braku takiej informacji w ofercie, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zamierza wykonać zamówienie bez udziału podwykonawców.

9. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniach wskazanych w Rozdz. 5 pkt I.1. Ogłoszenia.

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (spółki cywilne, konsorcja).

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo w formie pisemnej (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza), z którego powinien wynikać zakres umocowania dla pełnomocnika ustanowionego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, należy dołączyć do oferty. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu wykonawcy wykazują zgodnie z zapisami wynikającymi z treści Rozdz. 4 Ogłoszenia.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia o których mowa w Rozdziale 5 pkt. I.1 Ogłoszenia składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej składa każdy z Wykonawców.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub w przypadku podmiotu, na którego zdolnościach polega Wykonawca, warunki określone w pkt. I. c) musi spełniać samodzielnie co najmniej jeden Wykonawca.
W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców, są oni zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 5 Ogłoszenia, przy czym dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 5 Ogłoszenia składa odpowiednio Wykonawca, który wykazuje spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach określonych w treści Rozdziału 5 Ogłoszenia.

Rozdział 5

WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA

I. W celu wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w Rozdziale 4 Ogłoszenia, Zamawiający żąda od Wykonawców złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów:

Oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca (podmiot udostępniający zasoby oraz podwykonawca – o ile dotyczy), nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 2 do Ogłoszenia).

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu.

Powyższy dokument należy złożyć w formie oryginału.

Pozostałe dokumenty wymagane przez Zamawiającego, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

Zobowiązanie do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – jeżeli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów (propozycję treści takiego oświadczenia zawiera Załącznik Nr 6 do Ogłoszenia).

Zobowiązanie złożone w innej formie niż proponowana w Załączniku nr 6 do Ogłoszenia musi zawierać wszystkie wymagane w nim informacje.

Zobowiązanie w formie oświadczenia należy złożyć w formie oryginału.

Formularz ofertowy (Wzór stanowi Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia)

Formularz należy złożyć w formie oryginału.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa – oryginał pełnomocnictwa lub kopia poświadczona przez notariusza.
Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną formą wadium (jeżeli dotyczy). W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej Zamawiający dokona sprawdzenia, czy wymagana kwota wpłynęła na konto Zamawiającego w wymaganym terminie. W przypadku zabezpieczenia oferty wadium w postaci innej niż pieniężna wymagane jest załączenie oryginału dokumentu potwierdzającego zabezpieczenie oferty wymaganą kwotą wadium.

Zamawiający w pierwszej kolejności dokona oceny ofert, a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

III. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia przez Zamawiającego na swojej stronie internetowej informacji z otwarcia ofert, przekazuje oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23) ustawy Pzp (przepis stosuje się odpowiednio). Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do Ogłoszenia.

Zamawiający nie uwzględni ww. dokumentu, jeżeli zostanie złożony wraz z ofertą, tj. przed datą umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji o złożonych do niniejszego postępowania ofertach.

Ww. dokumenty należy złożyć w formie oryginału.

IV. Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego:

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia, następujących oświadczeń i dokumentów:

W celu potwierdzenia okoliczności braku podstaw do wykluczenia - odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1) ustawy Pzp (przepis ustawy Pzp stosuje się odpowiednio), wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast dokumentu wskazanego powyżej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 1 niniejszego punktu, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Dokumenty muszą zostać wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.

Powyższy dokument/dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej formułą „za zgodność z oryginałem”.

W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt IV.1, w formie elektronicznej pod określonymi, wskazanymi przez Wykonawcę adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę oświadczenia lub dokumenty. W przypadku, gdy Wykonawca wskaże adresy internetowe ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych a dokumenty i oświadczenia pobrane z tych stron będą sporządzone w języku obcym (tj. innym niż język polski) Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązany jest do przedstawienia ich tłumaczenia na język polski.

W celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp - wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wykaz musi potwierdzać spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie określonym w Rozdziale 4 pkt I ppkt c)c.1. SIWZ (wzór stanowi Załącznik Nr 7 do SIWZ).

Powyższy dokument/dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej formułą „za zgodność z oryginałem” przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

W celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp – wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykaz musi potwierdzać spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie warunku określonego
w Rozdziale 4 Ogłoszenia pkt. I c) (wzór stanowi Załącznik Nr 8 do Ogłoszenia).

Powyższy dokument/dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej formułą „za zgodność z oryginałem” przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Pozostałe regulacje dot. wymaganych dokumentów:

W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów wymienionych w § 2, § 5, § 7 Rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę oświadczenia i dokumenty. Jeżeli oświadczenia i dokumenty, o których mowa w zdaniu pierwszym są sporządzone w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia ich tłumaczenia na język polski.
Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczeń, o których mowa w pkt. I.1 niniejszego Rozdziału, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia lub poprawienia lub wyjaśnienia, oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych pełnomocnictw albo złoży wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wezwie do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów, mogą być poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę albo te podmioty albo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpowiednio, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
Oświadczenia dotyczące Wykonawcy/Wykonawców występujących wspólnie i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp składane są w oryginale. Dokumenty inne niż oświadczenia składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski.
Ilekroć w Ogłoszeniu, a także w załącznikach do Ogłoszenia występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, należy przez to rozumieć, że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem (podpisami) osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania Wykonawcy/podmiotu na zasobach lub sytuacji, którego Wykonawca polega, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy/podmiotu na zasobach lub sytuacji którego Wykonawca polega, na podstawie pełnomocnictwa.
Podpisy Wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą. Zaleca się opatrzenie podpisu pieczątką z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.
W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, na dokumentach tych muszą znaleźć się podpisy Wykonawcy, według zasad, o których mowa w pkt 4, 7, 8 oraz klauzula „za zgodność z oryginałem”. W przypadku dokumentów wielostronicowych należy poświadczyć za zgodność z oryginałem każdą stronę dokumentu, ewentualnie poświadczenie może znaleźć się na jednej stronie wraz z informacją o liczbie poświadczanych stron.
Jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń i dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.

Rozdział 6

WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Rozdział 7

WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Rozdział 8

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta powinna być złożona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, skutkowało będzie odrzuceniem przez Zamawiającego wszystkich
z nich.
Treść oferty musi być zgodna z Ogłoszeniem.
Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w sposób czytelny, wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty powinny być parafowane przez Wykonawcę.
Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentujące Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, które we właściwej formie (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy dołączyć do oferty.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Zaleca się, aby strony oferty były kolejno ponumerowane i trwale ze sobą połączone.
W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Wykonawca, który składa ofertę, zgodnie z zapisem art. 8 ust. 3 ustawy Pzp nie później niż w terminie składania ofert musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie 3 poniżej wymienione warunki:

- ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mająca wartość gospodarczą,

- nie została ujawniona do wiadomości publicznej,

- podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

Wykonawca nie może zastrzec informacji zawartych w ofercie dotyczących nazwy i adresu wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności. Dokumenty zawierające informacje zastrzeżone winny być umieszczone w odrębnej kopercie.

Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przez Wykonawcę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta z odpowiednim oznakowaniem „ZMIANA”.
Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę, poprzez złożenie pisemnego powiadomienia. Powiadomienie o wycofaniu oferty musi być złożone według takich samych zasad jak składana oferta, w kopercie oznaczonej jak w pkt. 12 z dodatkowym oznaczeniem „WYCOFANIE”. Xxxxxxx z wycofanymi ofertami nie będą otwierane.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazywać będą w formie pisemnej lub drogą elektroniczną z zachowaniem zasad określonych w ustawie Pzp. Zamawiający wymaga, aby wszelkie pisma związane z postępowaniem były kierowane na adres Zamawiającego.
Ofertę należy umieścić w kopercie/opakowaniu i zabezpieczyć w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej treścią bez naruszenia zabezpieczeń przed upływem terminu otwarcia ofert. Na kopercie/opakowaniu należy umieścić następujące oznaczenie:

Dane Wykonawcy: nazwa, adres

nr tel., faxu, adres e-mail

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Wydział Zamówień Publicznych Biura Dyrektora Generalnego

xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-000 Xxxxxxxx

„Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx).

Nr postępowania: 41/BDG/US/2019

Nie otwierać przed:…………………...2019 r. godz. 11:30

Zaleca się umieszczenie na kopercie również nazwy i adresu Wykonawcy.

Rozdział 9

SKŁADANIE I OTWARCIE OFERT

Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć w terminie do dnia …………………….2019 r. do godz. 11:00 w siedzibie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 w Warszawie, Biuro Podawcze. Oferty można składać od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00.
Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty w miejsce wskazane w pkt. 1.
Oferty złożone bądź nadesłane po terminie nie będą podlegały ocenie i porównaniu. Zostaną przez Zamawiającego zwrócone niezwłocznie po ich otrzymaniu. W celu umożliwienia realizacji powyższego obowiązku Zamawiający zaleca umieszczenie na kopercie nazwy i adresu Wykonawcy.

Miejsce i tryb otwarcia ofert:

Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu ………………… r. o godz. 11:30 w sali nr 201 w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć.
Otwarcia ofert dokona Komisja Przetargowa. Przepisy art. 17, 19, 20, 21 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio.

Podczas otwierania ofert Xxxxxxxxxxx ogłosi:

stan otwartych ofert (powinny być nienaruszone w chwili otwarcia);
kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana;
cenę oferty brutto;

Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej informacje dotyczące:

kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;
ceny, terminu wykonania zamówienia, warunków płatności zawartych w ofertach.

Ocena złożonych ofert nastąpi w części niejawnej posiedzenia Komisji.
Zamawiający, zgodnie z art. 24 aa ustawy Pzp, w pierwszej kolejności dokona oceny ofert, a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

Rozdział 10

TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert.
Zgodnie z art. 85 ust. 2 ustawy Pzp Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
Odmowa wyrażenia zgody, o której mowa w pkt 2, nie powoduje utraty wadium.
Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia dotyczy jedynie Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Rozdział 11

OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY ORAZ KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Opis sposobu obliczenia ceny

Wykonawca poda cenę za realizację niniejszego zamówienia w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia.

Cena oferty musi być ceną brutto oraz być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku.

Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki od towarów i usług wynikające z obowiązujących przepisów – w przypadku, gdy zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy nie leży po stronie Zamawiającego.

Cena określona w ofercie musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia zgodnie Ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 1 do Ogłoszenia) oraz Wzorem umowy (Załącznik Nr 5 do Ogłoszenia).

Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.

Informacje dot. odwróconego podatku VAT

Zgodnie z art. 91 ust. 3a. „Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Xxxxxxxxxxxxx, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość kwoty podatku”.

Opis kryteriów

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty dla części 1 oraz części 2
spośród ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie następujących kryteriów:

Lp.	Nazwa Kryterium	Znaczenie procentowe kryterium	Maksymalna ilość pkt, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium
A	Cena brutto	100%	100 pkt

Punkty za kryterium „Cena oferty brutto”, zostaną obliczone wg następujących wzorów:

Cena oferty brutto z najniższą ceną

----------------------------------------- x 100% x 100 = liczba punktów

Cena brutto oferty badanej

Pod pojęciem ceny należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz. U. poz. 2019 poz. 178).

Rozdział 12

UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 5 do Ogłoszenia.
Zamawiający udostępni na stronie internetowej xxx.xxxxx.xxx.xx. oraz przekaże Wykonawcom informacje zgodnie z dyspozycją art. 92 ustawy Pzp.

Rozdział 13

FORMALNOŚCI, KTÓRE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Umowa zostanie zawarta po przekazaniu Wykonawcom informacji o dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza w niniejszym postępowaniu o terminie i miejscu zawarcia umowy.

Osoby reprezentujące Wykonawcę przy zawarciu umowy powinny posiadać dokumenty potwierdzające ich umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Umowa taka powinna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac realizowanych przez każdego z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia.

Rozdział 14

POSTANOWIENIA UMOWY

Zapisy umowy zostały zawarte w Załączniku Nr 5 do Ogłoszenia.
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy zgodnie z art. 144 ustawy Pzp oraz w sposób i na warunkach opisanych w Załączniku Nr 5 do niniejszego Ogłoszenia.

Rozdział 15

OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ I ZMIAN TREŚCI OGŁOSZENIA

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Ogłoszenia. Przepisy art. 38 ust. 1, ust. 1a, ust. 1b, ust. 2 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio. Zamawiający nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych wyjaśnień.
Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Ogłoszenia. Zmianę Ogłoszenia Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazano Ogłoszenie oraz zamieści tę zmianę na własnej stronie internetowej (xxx.xxxxx.xxx.xx).
Jeżeli w wyniku zmiany treści Ogłoszenia jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców, którym przekazano Ogłoszenie oraz zamieści taką informację na własnej stronie internetowej (xxx.xxxxx.xxx.xx).
W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Ogłoszenia, a treścią udzielonych wyjaśnień i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść informacji zawierającej późniejsze oświadczenie Zamawiającego.
Zamawiający zaleca, aby Wykonawca na bieżąco śledził stronę internetową Zamawiającego, na której będą publikowane ewentualne zmiany i wyjaśnienia treści Ogłoszenia.

Rozdział 16

BADANIE OFERT

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Zamawiający może wezwać do uzupełnienia lub wyjaśnienia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictwa na zasadach analogicznych do przewidzianych w ustawie Pzp w szczególności art. 26 ust.3, 26 ust. 3a lub 26 ust. 4 ustawy Pzp.
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców:

którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu,
którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 24 ust.
1 pkt 12-23 ustawy Pzp,
wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 24 ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp.

W przypadkach, kiedy zaoferowana w ofercie cena lub koszt, lub istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Obowiązek wykazania, że oferta nie zwiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie lub w przypadku ustalenia, że złożona oferta zawiera cenę rażąco niską, Zamawiający dokona czynności jej odrzucenia.
Zamawiający poprawi w ofercie:

oczywiste omyłki pisarskie,
oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Ogłoszenia niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

O dokonaniu poprawy powyższych omyłek Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Zamawiający nie przewiduje środków odwoławczych.
Zamawiający najpierw dokona oceny ofert a następnie zbada czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Zamawiający będzie stosował odpowiednio przepisy ustawy Pzp dotyczące odrzucenia ofert (tj. art. 89, 90 ust. 3) oraz unieważnienia postępowania (art. 93) z zastrzeżeniem pkt. 9.
W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający przed podjęciem decyzji co do możliwości zwiększenia środków przeznaczonych na realizację zamówienia lub unieważnienia postępowania, może podjąć negocjacje w celu obniżenia przez Wykonawcę ceny złożonej oferty. Negocjacjom podlegać będzie tylko cena oferty. Pozostałe elementy oferty pozostają bez zmian.

Rozdział 17

INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ

ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Xxxxx Xxxxxxxx (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2188), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faxu (nr 22/828-87-73) lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 123 ze zm.) na adres
e-mailowy podany w pkt 3.
Osobą upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Xxxx Xxxxxxxx-Xxxxx, e-mail: xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
Zamawiający urzęduje w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 8:15-16.15 (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują korespondencję za pomocą faxu lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony potwierdza fakt jej otrzymania.
W przypadku braku potwierdzenia otrzymania korespondencji przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, że korespondencja wysłana przez Xxxxxxxxxxxxx na numer faxu oraz/lub adres e-mailowy podany przez Wykonawcę została mu doręczona w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
W korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Wykonawcy powinni posługiwać się znakiem postępowania – Nr postępowania 41/BDG/US/2019.
Korespondencję przekazywaną drogą pisemną należy kierować na adres:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Zamówień Publicznych

xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-000 Xxxxxxxx

Rozdział 18

PODWYKONAWSTWO

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w Ofercie Wykonawcy, stanowiącym Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia, części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców.
Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełni je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu, zamieszcza informacje o podwykonawcach w oświadczeniu wskazanym w Rozdziale 5 pkt. I.1 Ogłoszenia.
Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.

Rozdział 19

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx;

kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: xxx@xxxxx.xxx.xx;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – ustawy Pzp;
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania.
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
^**Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
^***Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Ponadto Xxxxxxxxxxx informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKiDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA STANOWIĄCA REALIZACJĘ OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO – dla WYKONAWCY

Administratorem przetwarzanych danych osobowych jest Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN), pełniący funkcję Operatora Programu Kultura w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 (MF EOG 2014-2021), mający swoją siedzibę pod adresem: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx.

Dane osobowe - imię nazwisko i służbowe dane kontaktowe - będą przetwarzane na potrzeby realizacji umowy nr…….. z dnia ……………… dot. wykonania i dostawy materiałów promocyjnych, w ramach działań informacyjno-promocyjnych dotyczących Programu Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji ww. celu, związanego z wdrażaniem Programu Kultura w ramach MF EOG 2014-2020. Odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań przez Operatora Programu.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:²

- art. 6 ust. 1 lit b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO) w celu wykonania umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną, a przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do jej zawarcia oraz wykonania (dotyczy umów, których stroną są osoby fizyczne), zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006;³

- art. 6 ust. 1 lit f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO) w celu zawarcia i wykonania umowy (dotyczy umów, które są zawierane z osobami prawnymi i danych osobowych osób reprezentujących te podmioty) zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.),⁴

w związku z:

- umową między Unią Europejską, Islandią, Księstwem Liechtensteinu oraz Królestwem Norwegii
w sprawie Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 (Dz. Urz. UE. L Nr 141, str. 3) oraz Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 zawartych w dniu 20 grudnia 2017 r. w Warszawie i Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 oraz Regulacjami w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

Odbiorcami danych osobowych mogą być x.xx.:

podmioty, zaangażowane w wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu Kultura
w ramach MF EOG 2014-2020,
państwa Darczyńcy i podmioty wykonujące zadania po stronie tych Państw (przede wszystkim: Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli znajdującego się w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu EFTA i Komitetu Mechanizmu Finansowego EOG założonego przez Stały Komitet Państw EFTA);

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w Porozumieniu w sprawie realizacji Programu Kultura w ramach EOG 2014-2020 z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

prawo dostępu do treści swoich danych osobowych,
prawo ich sprostowania,
prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków,
o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

Ponadto, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - w przypadku, gdy uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujących kwestię ochrony danych osobowych.

W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych MKiDN jest możliwy:

pod adresem: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx,
pod adresem poczty elektronicznej: xxx@xxxxx.xxx.xx

Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Załączniki do Ogłoszenia:

Załącznik Nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia.

Załącznik Nr 2 – Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

Załącznik Nr 3 – Formularz ofertowy.

Załącznik Nr 4 – Wzór oświadczenia dot. grupy kapitałowej.

Załącznik Nr 5 – Wzór umowy.

Załącznik Nr 6 – Wzór oświadczenia – Zobowiązanie innego podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów.

Załącznik Nr 7 – Wzór wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia.

Załącznik nr 1 do Ogłoszenia

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiot zamówienia:

Przygotowanie i organizacja konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx wraz z zapewnieniem aranżacji, obsługi konferencji-szkolenia w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.

Zakres przedmiotu zamówienia:

Zakres prac Wykonawcy w ramach tej części zamówienia będzie realizowany w ramach czterech zadań:

Przygotowanie i organizacja konferencji-szkolenia inaugurującej wraz z zapewnieniem aranżacji oraz obsługi w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.
Zapewnienie transportu, konfekcjonowania oraz dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych.
Usługa fotograficzna.
Pozostałe zadania: oznakowanie, uzyskanie pozwoleń, zasady współpracy.

Szczegółowy opis zadań:

1) Przygotowanie i organizacja konferencji-szkolenia inaugurującego wraz z zapewnieniem aranżacji oraz obsługi konferencji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.

Na potrzeby konferencji-szkolenia Zamawiający dokonał rezerwacji Dziedzińca Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Xxxxxxxxxx oraz Sali Widowiskowej (budynek Laboratorium CSW Zamek Xxxxxxxxxx) w dniu 25 (montaż) i 26 listopada 2019 roku (termin konferencji-szkolenia oraz demontażu)⁵. Wykonawca nie ponosi kosztów związanych z wynajmem wskazanych obiektów w podanym czasie.
Na potrzeby konferencji-szkolenia Zamawiający ma także podpisaną już umowę na usługi cateringowe (firma wyłoniona w trybie przetargu dla Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego).
Wykonawca, w porozumieniu z CSW Zamek Xxxxxxxxxx, i z uwzględnieniem zasad obowiązujących najemców w tej instytucji zapewni obsługę techniczno – porządkową konferencji-szkolenia, w tym:

zamówienie kontenera na śmieci w celu zapewnienia czystości podczas całego konferencji-szkolenia
zapewnienie dyżuru administracyjnego podczas montażu konferencji-szkolenia
zapewnienie obsługi szatni
zapewnienia dyżuru elektrycznego
zapewnienia dyżuru BHP i PPOŻ
zapewnienia osób do ochrony
zapewnienia serwisu sprzątającego przed, w trakcie i po konferencji-szkoleniu
pokrycie kosztów związanych z ogrzewaniem i zużyciem prądu podczas konferencji-szkolenia

Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie wyposażenia:

Dziedzińca w sprzęt techniczny oraz zapewnienie scenografii na czas trwania konferencji-szkolenia.
Sali Widowiskowej⁶ oraz wejścia do budynku Laboratorium w którym sala się znajduje w sprzęt techniczny (uzupełnienie w stosunku do stałego wyposażenia sali, tj. laptop i mikrofony) oraz zapewnienie scenografii na czas trwania konferencji-szkolenia.
Sali Kolebkowej⁷ (ekran, nagłośnienie)

Wykonawca jest zobowiązany do zweryfikowania, jakim standardowym wyposażeniem technicznym i scenograficznym dysponuje Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Xxxxxxxxxx w Warszawie oraz do uzupełnienia go i zapewnienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i z poniższymi wymogami.

Wykonawca musi uwzględnić w podane dni i w podanych godzinach montaż oraz demontaż niezbędnego sprzętu multimedialnego, technicznego (x.xx. nagłośnienia i oświetlenia) oraz przeprowadzenie prób technicznych na potrzeby konferencji-szkolenia, w tym części szkoleniowej (montaż i demontaż).
Wykonawca zobowiązuje się potwierdzić w dniu 26 listopada br. gotowość sprzętu, sal oraz osób do wykonania zadania:

a) Dziedzińca do godz. 8:00

b) Sali Widowiskowej i Kolebkowej do godz. 10.00

Wykonawca musi zagwarantować obecność przedstawiciela Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Xxxxxxxxxx sprawującego nadzór merytoryczny i techniczny w czasie trwania konferencji-szkolenia.
Wszystkie elementy wyposażenia multimedialnego będą ze sobą w pełni kompatybilne, parametry techniczne wszystkich urządzeń (np. zasięg mikrofonów przenośnych, wielkość ekranu i rodzaj nagłośnienia) muszą być dostosowane do warunków Dziedzińca CSW Zamek Xxxxxxxxxx, takich jak specyfika oświetlenia, akustyka, usytuowanie miejsc siedzących względem sceny, itp.
Wymagania niezbędne:
1. Aranżacja Dziedzińca CSW Zamek Xxxxxxxxxx wraz z zapewnieniem odpowiedniego sprzętu technicznego:

Dziedziniec musi posiadać miejsca do siedzenia dla co najmniej 220 osób⁸ . Wykonawca dostarczy krzesła w kolorach: biały (120 szt.), niebieski (30 szt.), czerwony (70 szt.).⁹ Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby krzeseł niebieskich
o maksymalnie 20% i liczby krzeseł czerwonych o maksymalnie 20%.¹⁰ Wykonawca oznaczy miejsca siedzące dla wskazanych przez Zamawiającego uczestników. Zamawiający przekaże Wykonawcy treści, które składają się na ww. oznakowanie.
W części Dziedzińca wydzielonej na lunch Wykonawca zapewni także tzw. strefy kawowe, tj. dwa rodzaje stolików kawowych¹¹ (stal i szkło) wraz z dekoracją kwiatową oraz pufy¹²/fotele głównie w kolorze czarnym¹³.
W trakcie lunchu Wykonawca przearanżuje scenę (usunie mównicę i postawi stół dla co najmniej dwóch szkolących wraz z krzesłami oraz laptopem, dostosuje liczbę mikrofonów).
sprawnie działający niezbędny sprzęt multimedialny, gwarantujący płynność realizacji wizyjnej, w szczególności, m. in.:

- 1 laptop (wyjścia x.xx. hdmi/vga/usb, z przeglądarką dla HTML 5 i Javascript), - rzutniki umożliwiające odtwarzanie prezentacji Power Point oraz prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, flash oraz formatów plików filmowych, - projektor multimedialny,

- stojący lub wiszący ekran projekcyjny min. 3x2,27 m/ powierzchnia do wyświetlania prezentacji¹⁴ (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali),

- ekran (przekątna 42”) dla prelegentów umożliwiający śledzenie/podgląd prezentacji wyświetlanych na ekranie projekcyjnym

- 2 laptopy dla prelegentów/szkolących¹⁵ wraz z podłączeniem do sieci oraz podłączeniem do nagłośnienia sali (wyjścia x.xx. hdmi/vga/usb, z przeglądarką dla HTML 5 i Javascript),

- 2 bezprzewodowe piloty do wyświetlania prezentacji multimedialnych,

- 4 mikrofony bezprzewodowe, w tym 2 na statywach,

- niezbędne okablowanie i oprzyrządowanie.

4 sztuki ekranów plazmowych (minimum 55 cali) na statywach z możliwością odtwarzania z USB zdjęć/prezentacji/ plików pdf związanych z tematyką konferencji-szkolenia.
oświetlenie (ciepłe, o barwie białej) do oświetlenia całego Dziedzińca (strefa widowni oraz strefa gastronomiczna)oraz prelegentów na scenie,
działające nagłośnienie, x.xx. głośniki (zapewnienie wyjścia dla potrzeb sprzętu do tłumaczenia symultanicznego, dostarczenie sumy audio po złączu xlr),
Wykonawca zapewni podkład muzyczny w trakcie powitalnego serwisu kawowego/rejestracji oraz lunchu (repertuar polsko – norweski do ostatecznej akceptacji Zamawiającego do 7 dni roboczych po podpisaniu umowy),
Wykonawca zaproponuje i zapewni scenografię Dziedzińca. Aranżacja powinna być spójna na całym Dziedzińcu. Wykonawca zapewni:

- czerwony dywan zasłaniający podłoże dziedzińca w głównej jego części o szerokości 6 metrów,

- scenę ze schodkami (3 stopnie) szeroką na 12 metrów, a na scenie:

flagi (Norwegia, Liechtenstein, Islandia, Polska),
elegancką mównicę¹⁶ w nowoczesnym kształcie, w białym kolorze z pulpitem umożliwiającym postawienie laptopa,
dekoracje ze świeżych kwiatów w stonowanych kolorach flag Norwegii, Liechtensteinu, Islandii, Polski w nowoczesnych kompozycjach pasujących do wnętrza (dwa bukiety np. biało-czerwone i biało-czerwono-niebieskie,
kompozycje kwiatowe wzdłuż sceny/podestu w eleganckich, designerskich wazonach/donicach ¹⁷.
Za sceną biała ścianka na szerokość sceny, wysoka na minimum 3 metry

Wykonawca zapewni aranżację wejścia do CSW Zamek Xxxxxxxxxx, tj.: flagi (Norwegia, Liechtenstein, Islandia, Polska), wykładzinę dywanową w kolorze czerwonym, nowoczesne kompozycje kwiatowe wewnątrz¹⁸ wejścia oraz nowoczesne, ozdobne instalacje świetlne na zewnątrz wejścia¹⁹. Aranżacja przestrzeni konferencyjnej musi spełniać wymogi stawiane przez CSW Zamek Xxxxxxxxxx i będzie podlegała akceptacji przez Zamawiającego.
Wykonawca zaaranżuje oraz zapewni obsługę recepcji (minimum stół oraz 3 krzesła) na Dziedzińcu . Rejestracja zostanie oznaczona zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
Wykonawca zapewni informację (drogowskazy) z Dziedzińca do Sali Widowiskowej w budynku Laboratorium. Treść oznaczeń zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (np. standy, tabliczki informacyjne).

Wykonawca zaproponuje i zapewni scenografię dla budynku Laboratorium, tj. Sali Widowiskowej oraz Kolebkowej. Aranżacja powinna być spójna. Wykonawca zapewni:

Aranżacje wejścia do budynku Laboratorium, tj.: flagi (Norwegia, Liechtenstein, Islandia, Polska), wykładzinę dywanową w kolorze czerwonym, nowoczesne kompozycje kwiatowe²⁰ wewnątrz wejścia oraz nowoczesne, ozdobne instalacje świetlne na zewnątrz wejścia²¹. Aranżacja przestrzeni musi spełniać wymogi stawiane przez CSW Zamek Xxxxxxxxxx i będzie podlegała akceptacji przez Zamawiającego.
1 ekran plazmowy (minimum 55 cali) na statywie z możliwością odtwarzania z USB zdjęć/prezentacji/plików pdf związanych z tematyką konferencji-szkolenia w Sali Kolebkowej.
Podkład muzyczny w trakcie serwisu kawowego (repertuar polsko – norweski do ostatecznej akceptacji Xxxxxxxxxxxxx 0 xxx xxxxxxxxx po podpisaniu umowy) w Sali Kolebkowej.
Wykonawca zaaranżuje oraz zapewni obsługę recepcji (minimum stół oraz 3 krzesła) przed Salą Widowiskową. Rejestracja zostanie oznaczona zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (np. standy, tabliczki informacyjne).
Wykonawca zapewni w Sali Widowiskowej:

- 100 szt krzeseł w kolorach: biały (50 szt), niebieski (25 szt), czerwony (25 szt.)²². Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby krzeseł niebieskich o maksymalnie 20% i liczby krzeseł czerwonych o maksymalnie 20%²³

- stół dla prelegentów oraz co najmniej 3 krzesła,

- dekorację kwiatową²⁴ na stół prelegentów,

- flagi (Norwegia, Liechtenstein, Islandia, Polska),

- min. 1 laptop wraz z podłączeniem do sieci oraz podłączeniem do nagłośnienia sali (wyjścia x.xx. hdmi/vga/usb, z przeglądarką dla HTML 5 i Javascript) kompatybilny z projektorem znajdującym się, w ramach wyposażenia, w Sali Widowiskowej,

- min. 2 bezprzewodowe piloty do wyświetlania prezentacji multimedialnych,

- co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe,

- niezbędne okablowanie i oprzyrządowanie.

Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić obsługę logistyczną, organizacyjną i techniczną, a także zapewnić nadzór nad przebiegiem całej konferencji-szkolenia, w szczególności:
1. zapewni niezbędną obsługę techniczno-merytoryczną podczas konferencji-szkolenia, w tym x.xx. realizatora dźwięku, wizji i oświetlenia, osobę do uruchomienia/ wyświetlania prezentacji/filmów. Obsługa techniczna dedykowana poszczególnym przestrzeniom zadba o prawidłowe podłączenie sprzętu elektronicznego zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia oraz na bieżąco, szybko i sprawnie w trybie pilnym będzie naprawiać ewentualne usterki. Wykonawca będzie koordynował pracę personelu technicznego gwarantując sprawność działania wszystkich urządzeń.
2. Wykonawca oddeleguje min. 3 osoby (wszystkie posługujące się językiem polskim oraz językiem angielskim w stopniu co najmniej B2 wg skali Rady Europy), które w miejscu wydzielonym dla recepcji będą odpowiadały za: powitanie i rejestrację uczestników (zebranie podpisów na liście przesłanej przez Zamawiającego), wydawanie materiałów konferencyjnych (2 rodzaje pakietów: 1 rodzaj na konferencję, 2 rodzaj pakietu na część szkoleniową), udzielanie w konsultacji z Zamawiającym informacji dotyczących spraw organizacyjnych oraz zapobieganie nadmiernemu oczekiwaniu uczestników konferencji-szkolenia, w tym części szkoleniowej.
3. Przygotuje do akceptacji Zamawiającego:

listy obecności, na których każdy z uczestników zobowiązany będzie złożyć własnoręczny podpis a które muszą zawierać:

imię i nazwisko xxxxxx,
nazwę reprezentowanej instytucji,
rubrykę na podpis gościa,
odbiór materiałów,
zgodę na utrwalenie wizerunku w postaci zdjęć i ich dystrybuowania we wszelkich materiałach informacyjno-promocyjnych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Identyfikatory²⁵ wraz z imiennym wkładem dla 220 uczestników konferencji-szkolenia do akceptacji Zamawiającego zgodnie z jego uwagami oraz zasadami oznaczania projektów współfinansowanych ze środków MF EOG 2014-2021.

Przekazanie oryginałów list obecności przez Wykonawcę nastąpi po zakończeniu konferencji-szkolenia w dniu 26 listopada 2019 r.

11.4. Wykonawca w czasie konferencji-szkolenia zapewni zespół czuwający nad prawidłową realizacją wydarzenia (koordynator, niezbędna obsługa techniczna, hostowie/hostessy (recepcja).

Cały personel obowiązują stroje o charakterze oficjalnym, dopasowane do rangi i charakteru wydarzenia. Cały zespół Wykonawcy zostanie przez niego wyposażony w identyfikatory o treści uzgodnionej z Zamawiającym.

2) Transport, konfekcjonowanie oraz dystrybucja materiałów konferencyjnych.

Wykonawca zobowiązany jest do organizacji miejsca w pobliżu Dziedzińca i Sali Widowiskowej na bezpieczne składowanie materiałów konferencyjnych, tak aby nie uległy one żadnemu uszkodzeniu lub ubrudzeniu.
Wykonawca zapewni transport materiałów promocyjnych i szkoleniowych oraz bezpieczne przechowanie w liczbie 220 szt. dla uczestników konferencji-szkolenia (x.xx. program konferencji-szkolenia, notesy, długopisy, kalendarze, torby materiałowe) oraz ich spakowanie i dystrybucję w formie pakietów w trakcie rejestracji uczestników (dla każdego uczestnika konferencji zgodnie z instrukcją przekazaną przez Zamawiającego. W torbie konferencyjnej znajdować się będzie 1 pakiet materiałów (min. Notes, długopis, kalendarze). Dodatkowe materiały szkoleniowe (wydrukowane prezentacje specjalistów prowadzących konferencję-szkolenie) zostaną rozłożone:

- rano w dniu 26 listopada 2019 roku w Sali Widowiskowej,

- w trakcie lunchu na krzesłach na Dziedzińcu.

Wykonawca zapewni transport (odbiór i dostarczenie) materiałów wskazanych przez Zamawiającego do obu miejsc konferencji-szkolenia. Odbiór materiałów nastąpi z siedziby Zamawiającego, przy ul. Tamka 3, 00-349 w Warszawie (piwnica, piętro 4 - z windą do poziomu 3 piętra), nie później niż 1 dzień kalendarzowy przed konferencją-szkoleniem.
1. W dniu odbioru materiałów przez Wykonawcę, Zamawiający sporządzi protokół przekazania materiałów. Protokół powinien zawierać w szczególności:

datę i miejsce przekazania materiałów;
wykaz (liczba i rodzaj) przekazanych materiałów;
podpisy przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

Po zakończeniu konferencji Wykonawca zapewni przewóz (zwrot) niewykorzystanych materiałów oraz ich wniesienie do siedziby Zamawiającego przy ul. Tamka 3, 00-349 w Warszawie (piwnica, piętro 4 - z windą do poziomu 3 piętra). Transport ww. materiałów do siedziby Zamawiającego oraz ich przekazanie nastąpi najpóźniej 5 dni roboczych po zakończeniu konferencji-szkolenia.
1. W dniu przekazania przez Wykonawcę materiałów (zwrot niewykorzystanych materiałów), Zamawiający sporządzi protokół odbioru materiałów. Protokół powinien zawierać w szczególności:

datę i miejsce przekazania materiałów;
wykaz (liczba i rodzaj) przekazanych materiałów;
podpisy przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

Usługa fotograficzna.

Wykonawca zapewni serwis fotograficzny (fotograf posiadający udokumentowane doświadczenie w profesjonalnej obsłudze fotograficznej konferencji/spotkań/szkoleń) dokumentujący każdą z części konferencji-szkolenia w dniu 26 listopada 2019 roku (wg programu) oraz dostarczy Zamawiającemu relację fotograficzną (minimalnie 200 profesjonalnych zdjęć w wersji cyfrowej, po niezbędnej obróbce cyfrowej). W tym w szczególności zdjęć przedstawiających prelegentów na scenie, wszystkich uczestników konferencji-szkolenia oraz innych zdjęć dokumentujących poszczególne elementy wydarzenia. Zdjęcia w formacie jpg. muszą mieć minimalną rozdzielczość 300 dpi i zostaną przekazane na wyłączność Zamawiającemu na płytach CD/DVD (lub na innym nośniku cyfrowym ustalonym z Zamawiającym) najpóźniej 5 dni roboczych od zakończenia konferencji-szkolenia. Z chwilą odbioru fotografii przez Xxxxxxxxxxxxx, Wykonawca przenosi bez dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Zamawiającego wyłączne, nieograniczone czasowo i terytorialnie majątkowe i zależne prawa autorskie do wykonanych w ramach umowy fotografii.
Dodatkowo Wykonawca jest zobowiązany do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną (mailem) minimum 20 wybranych zdjęć najpóźniej do godziny 9:00 dnia następującego po konferencji (tj. 15 listopada br.)
Wskazówki szczegółowe dotyczące realizacji relacji fotograficznej zostaną ustalone z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo rejestracji dźwięku i obrazu podczas konferencji-szkolenia, przez osobę wskazaną ze strony Zamawiającego.

Pozostałe zadania: oznakowanie, uzyskanie pozwoleń, zasady współpracy, ochrona danych.

Oznakowanie:

- przestrzeni/pomieszczeń w których będzie odbywała się konferencja-szkolenie (w tym część szkoleniowa) wg wytycznych Zamawiającego,

- powstałej w trakcie realizacji konferencji-szkolenia dokumentacji (x.xx. list obecności, wkład do identyfikatorów) odbywać się będzie zgodnie z zasadami oznaczania projektów współfinansowanych ze środków MF EOG 2014-2021. Zamawiający przekaże Wykonawcy zasady oraz logotypy i treść, które składają się na ww. oznakowanie.

Maksymalnie w ciągu 5 dni roboczych po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi ramowy harmonogram realizacji zamówienia, z uwzględnieniem czasu na proces akceptacji i wprowadzenia ewentualnych zmian przez Zamawiającego.
Wykonawca zapewni koordynatora zamówienia tj. osobę odpowiedzialną za kontakty robocze z Zamawiającym i wskazanymi przez niego osobami oraz za nadzór, realizację i kontrolę organizacyjną zamówienia (tj. planowanie harmonogramu, kwestie organizacyjne, logistyczne i techniczne) oraz jego zastępcę. Zamawiający wymaga obecności osoby koordynującej realizację usługi ze strony Wykonawcy, przez cały czas trwania konferencji-szkolenia.
Wykonawca w celu właściwej organizacji konferencji-szkolenia będzie w stałym kontakcie z koordynatorem ze strony Zamawiającego od dnia podpisania umowy do zakończenia i rozliczenia zamówienia. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało organizowanie spotkań zespołu z przedstawicielami Zamawiającego w Warszawie (w miejscu wskazanym przez Zamawiającego lub w miejscu organizacji spotkania). Po każdym spotkaniu Wykonawca wyśle pocztą elektroniczną (najpóźniej 24 godziny po spotkaniu) do Zamawiającego notatkę zawierającą informacje na temat ustaleń między Zamawiającym, a Wykonawcą, która będzie wymagała akceptacji Zamawiającego.
W ramach kontaktów roboczych dotyczących realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu.
W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji konferencji-szkolenia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do pozyskania informacji na temat niezbędnych pozwoleń umożliwiających zorganizowanie konferencji-szkolenia w założonym zakresie oraz zobowiązuje się do pozyskania wszystkich niezbędnych pozwoleń umożliwiających zorganizowanie konferencji-szkolenia oraz zapewni jego obsługę logistyczno-techniczną. Wykonawca dopełni innych czynności nieprzewidzianych wyżej, a których wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego i zgodnego z wymogami prawa przeprowadzenia konferencji-szkolenia. W tym celu będzie zobowiązany x.xx. do pozostawania w stałym kontakcie z CSW Zamek Xxxxxxxxxx oraz firmą Grupa TB Xxxxxx Xxxxxxxxx (dostawca cateringu) oraz Zamawiającym.
Wykonawca może powierzyć wykonanie umowy podwykonawcom tylko w zakresie określonym w Ofercie. Wykonawca ma prawo powierzyć realizację części zamówienia podwykonawcom ponosząc jednocześnie pełną odpowiedzialność prawną i finansową za ich działania i zaniechania, jak za działania i zaniechania własne.
Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z odpowiednimi służbami w zakresie bezpieczeństwa.
Zamawiający jest administratorem danych przetwarzanych w związku z regulacjami MF EOG na lata 2014-2020, art. 6.12, art. 8.10 i art. 9.8 w zakresie dot. wdrażania Programu Kultura finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021.
Wykonawca zapewni podczas realizacji przedmiotu zamówienia (po podpisaniu umowy) pełną ochronę danych osobowych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE z 2016 L 119/1). Strony, jeżeli nastąpi taka potrzeba wynikająca z wejścia w życie nowych przepisów prawnych, zmienią niniejszą umowę w części dotyczącej regulacji ochrony danych osobowych, w tym powierzenia przetwarzania danych osobowych dostosowując ją do najnowszych przepisów.
W lokalizacjach własnych Wykonawca zobowiązuje się podjąć środki zabezpieczające udostępnione zbiory danych, w tym x.xx.:

zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych w zakresie nie mniejszym niż wymagany przez obowiązujące przepisy prawa,
zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
dopuszczenia do obsługi serwisu oraz urządzeń wchodzących w jego skład służących do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie,
zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych, w szczególności zapewnienia dopuszczenia do przetwarzania danych wyłącznie osób przez niego upoważnionych;
prowadzenia ewidencji upoważnionych osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
poinformowania osób upoważnionych o obowiązku zachowania w tajemnicy informacji o przetwarzanych danych osobowych i sposobach ich zabezpieczenia, również po zakończeniu realizacji Umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie od tych osób oświadczeń o zachowaniu tajemnicy,
sporządzenia i aktualizacji dokumentacji, o której stanowią przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 poz. 1024); a przy przetwarzaniu danych osobowych w lokalizacjach Zamawiającego do stosowania dokumentacji Zamawiającego.

Wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe wyłącznie przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa, o którym mowa w załączniku do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
Zamawiający ma prawo kontrolowania, czy Wykonawca wywiązuje się z obowiązku przestrzegania przepisów ustawy i wydanych do niej rozporządzeń wykonawczych - w zakresie, w jakim ewentualne naruszenie tych przepisów zagrażałoby bezpieczeństwu powierzonych danych osobowych lub mogło prowadzić do ponoszenia z tego powodu odpowiedzialności przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić Zamawiającemu kontrolę oraz współdziałać w czynnościach kontrolnych.

Zapewnienie usługi tłumaczenia wraz z zapewnieniem sprzętu do tłumaczenia i nagłośnienia oraz transportem, montażem, demontażem i obsługą w trakcie konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx).

Zakres przedmiotu zamówienia:

Wykonawca zapewni podczas konferencji-szkolenia w dniu 26 listopada 2019 roku w CSW Zamek Xxxxxxxxxx w Warszawie:

tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski, przez min. 2 tłumaczy (Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx, czas trwania tłumaczeń maksymalnie 2 godziny).
tłumaczenie konsekutywne z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski przez min. 1 tłumacza (Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx, czas trwania tłumaczenia maksymalnie 4 godziny).

Oba rodzaje tłumaczeń zostaną wykonane przez minimum 3 osoby (2 osoby odpowiedzialne za tłumaczenie symultaniczne oraz 1 tłumacz konsekutywny).

Wykonawca zapewni sprzęt niezbędny do wykonania ww. usługi (x.xx. kabinę do tłumaczeń ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem, urządzenia umożliwiające odbiór tłumaczonych materiałów odpowiadające liczbie uczestników konferencji-szkolenia, aparaturę symultaniczną, itp.) oraz zagwarantuje miejsce na sali Dziedziniec CSW Zamek Xxxxxxxxxx do ustawienia kabiny symultanicznej, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu i odbiorze konferencji-szkolenia, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń. Wykonawca zobowiązuje się do konsultacji sposobu umieszczenia kabiny z CSW Zamek Xxxxxxxxxx.
Wykonawca na własny koszt zapewni transport sprzętu do/z CSW Zamek Xxxxxxxxxx. Sprzęt musi być gotowy i w pełni funkcjonalny, na co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji konferencji (tzn. musi być podłączony, musi zostać sprawdzone jego działanie, przygotowana zostanie recepcja do wydawania/odbierania słuchawek i odbiorników). Wykonawca musi uwzględnić następujący czas na montaż
i demontaż niezbędnego sprzętu do usługi tłumaczenia oraz przeprowadzenie próby technicznej w dniu 25 i 26 listopada br.
Wykonawca zapewni doświadczonych tłumaczy, którzy zagwarantują odpowiedni poziom i jakość tłumaczenia z zakresu przedmiotu konferencji.²⁶
Tłumacze muszą być obecni na miejscu tłumaczenia w terminie ustalonym ze Zleceniodawcą (co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem tłumaczenia).
Tłumaczenie i organizacja pracy tłumaczy musi spełniać zasady określone przez Stowarzyszenie tłumaczy polskich²⁷ (zał. nr 1 do Opis przedmiotu zamówienia -).
Wykonawca zapewni bezprzewodowe zestawy słuchawkowe (odbiornik i słuchawki) do tłumaczenia w odpowiedniej ilości (maks. 220 osób²⁸) – dla wszystkich uczestników i prelegentów. Wykonawca będzie odpowiedzialny za wydawanie i zebranie sprzętu do tłumaczeń. Wykonawca nie będzie wymagał od uczestników pobierających zestawy słuchawkowe żadnych dokumentów.
Wykonawca zorganizuje miejsce (stół recepcyjny do wydawania zestawów do tłumaczeń) oraz zapewni obsługę punktu wydającego urządzenia (odbiornik
i słuchawki) min. 2 osoby, które powinny znać język angielski na poziomie B2 wg skali Rady Europy.
Zamawiający nie odpowiada za uszkodzenie lub niezwrócenie sprzętu do tłumaczenia, w tym szczególnie za wszelkie uszkodzenia zestawów słuchawkowych rozdanych uczestnikom.
Kabiny oraz aparatura do tłumaczenia symultanicznego powinny być zgodne
z właściwymi normami i uzgodnione z CSW Zamek Xxxxxxxxxx oraz Zamawiającym.
Wykonawca odpowiada za kompletność, prawidłowość funkcjonowania dostarczonego sprzętu oraz jego kompatybilność (w tym x.xx. kompatybilność sprzętu
z nagłośnieniem, kompatybilność słuchawek z dostarczonym sprzętem do tłumaczenia).
Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę techniczną w ramach dostarczonej kabiny oraz sprzętu i wyposażenia do tłumaczenia symultanicznego wraz
z montażem/demontażem (Wykonawca samodzielnie dostarczy, zainstaluje
i zdemontuje kabiny oraz sprzęt niezbędny do realizacji usługi tłumaczenia symultanicznego).
Wykonawca zobowiązany będzie do wskazania osoby koordynującej realizację zamówienia i odpowiedzialną za usługę tłumaczenia podczas konferencji.
Cały personel Wykonawcy obowiązują stroje o charakterze oficjalnym, dopasowane do rangi i charakteru wydarzenia.
Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy faktyczny czas pracy tłumaczy (na podstawie protokołu odbioru tłumaczeń podpisanego przez Wykonawcę i Zamawiającego) - liczbę godzin pracy każdego tłumacza, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie.

Druk materiałów konferencyjnych

Przygotowanie materiałów (z wyjątkiem agendy konferencji-szkolenia, cz. A pkt. 6) obejmuje:

- usługę przygotowania do druku,

- usługę wydruku dwustronnego w kolorze, wszystkie prezentacje złożone w jeden zeszyt – grzbiet spiralowany, papier offset 90 g/m²biały, format A4

- usługę dodawania przezroczystej okładki,

- usługę wykonania strony tytułowej.

Specyfikacja materiałów do druku:

Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. - wydruk prezentacji szkoleniowych w formacie 2 slajdy na 1 stronie wraz z miejscem na notatki

Ilość sztuk: 100
Ilość stron: 30 (+/- do 15 stron)
Termin i miejsce dostarczenia: 26 listopada 2019 r., CSW Zamek Xxxxxxxxxx

Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. - wydruk prezentacji szkoleniowych w formacie 2 slajdy na 1 stronie wraz z miejscem na notatki

Ilość sztuk: 100
Ilość stron: 45 (+/- do 15 stron)
Termin i miejsce dostarczenia: 26 listopada 2019 r., CSW Zamek Xxxxxxxxxx

Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. – wydruk skryptu

Ilość sztuk: 100
Ilość stron: 20 (+/- do 4 stron)
Termin i miejsce dostarczenia: 00 xxxxxxxxx 0000 x., XXX Xxxxx Xxxxxxxxxx

Agenda konferencji-szkolenia inaugurującej Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r.

Ilość sztuk: 220
Format: A4
Ilość kartek: 1
Ilość stron: 2
Rodzaj wydruku: kolorowy 4+4
Rodzaj papieru: karton ozdobny powlekany 350 g/m²
Kolor papieru: biały
Uszlachetnienie: lakier UV wybiórczo
Termin dostarczenia próbki papieru: 5 dni od podpisania umowy.
Termin i miejsce dostarczenia całego nakładu: 26 listopada 2019 r., CSW Zamek Xxxxxxxxxx

Przy ilości stron dla każdego rodzaju materiałów szkoleniowych, należy dodatkowo również uwzględnić wydruk strony tytułowej.

Przed wydrukowaniem całego nakładu materiałów szkoleniowych oraz agendy, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu próbny egzemplarz do akceptacji.

W przypadku odwołania szkolenia/konferencji, Zamawiający może zrezygnować z wydruku materiałów, a płatność za tę usługę nie będzie wykonana.

Załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia

Warunki pracy i zasady wynagradzania tłumaczy konferencyjnych.

Obowiązki zawodowe tłumacza.
1. Tłumacz podejmuje się tłumaczenia, jeśli posiada wiedzę i kwalifikacje do jego profesjonalnego wykonania.
2. Tłumacz wykonuje tłumaczenie osobiście, zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą
  i umiejętnościami, sumiennie i odpowiedzialnie.
3. Tłumacz nie powinien przyjmować zleceń, które mogłyby naruszyć jego godność zawodową, a swym wyglądem i zachowaniem nie powinien przynosić ujmy dobremu imieniu tłumacza.
4. Tłumacz przestrzega tajemnicy zawodowej.
5. Tłumacz pracujący w zespole kieruje się w pracy zasadami koleżeństwa i życzliwości wobec pozostałych członków zespołu.
6. Tłumacz przestrzega zasad etyki i solidarności zawodowej wobec innych tłumaczy.
Umowa pomiędzy tłumaczem a zleceniodawcą
1. Tłumacz i zleceniodawca zawierają umowę cywilnoprawną, w której ustalają prawa i obowiązki stron, w szczególności zakres, warunki i czas trwania tłumaczenia oraz honorarium tłumacza, a także warunki odstąpienia od umowy.
2. Przed zawarciem umowy tłumacz powinien uzyskać dokładne informacje o zakresie merytorycznym zlecenia, a ich udzielenie jest obowiązkiem zleceniodawcy.
3. W umowie należy w szczególności uregulować dopuszczalność zmian tematu lub trybu tłumaczenia (np. tłumaczenie symultaniczne, w tym także szeptane, zamiast konsekutywnego) oraz terminy ich uzgodnienia z tłumaczem (co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem tłumaczenia).
4. W umowie należy określić dzienny czas pracy tłumacza oraz prawa i obowiązki stron w wypadku potrzeby przedłużenia tłumaczenia poza czas przewidziany w umowie.
5. Zakres tłumaczenia (symultanicznego, konsekutywnego, szeptanego) podczas wydarzeń i imprez towarzyszących poza oficjalnym programem, w tym podczas tzw. spotkań integracyjnych, powinny określać odrębne postanowienia umowy.
6. W wypadku odstąpienia zleceniodawcy od umowy w terminach określonych w punkcie 5.6., tłumacz ma prawo do pełnego, przewidzianego w umowie honorarium.
7. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn tłumacz nie może wykonać umowy osobiście, jest zobowiązany powiadomić o tym zleceniodawcę oraz zapewnić równorzędne zastępstwo na warunkach określonych w umowie.
8. Do wykonanego tłumaczenia stosuje się przepisy o ochronie własności intelektualnej. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do tłumaczenia reguluje umowa. Utrwalenie tłumaczenia i jego wykorzystanie wykraczające poza zakres umowy wymaga zgody zleceniodawcy i tłumacza.
9. W przypadku tłumaczeń transmitowanych przez media, nadawca powinien zawsze podać nazwisko tłumacza.
10. W razie rozbieżności między tłumaczeniem ustnym a oryginalnym przemówieniem (lub jego tłumaczeniem pisemnym po korekcie) decyduje oryginalne przemówienie (lub jego tłumaczenie pisemne po korekcie).
Warunki pracy, obowiązki tłumacza i zleceniodawcy
1. Przygotowanie
  1. Tłumacz zawsze rzetelnie przygotowuje się do tłumaczenia.
  2. Tłumaczowi przysługuje wynagrodzenie za udział w rozmowach kwalifikacyjnych, spotkaniach informacyjnych (briefingach) i próbach.
  3. Zleceniodawca zapewnia tłumaczowi w terminie umożliwiającym przygotowanie się do tłumaczenia komplet materiałów (program konferencji, porządek obrad, lista uczestników, sprawozdania, referaty, tezy, wnioski, materiały pomocnicze, itd.) w językach konferencji/tłumaczenia.
  4. Niezależnie od trybu tłumaczenia, teksty wystąpień czytanych powinny być wcześniej dostarczone tłumaczowi w celu przygotowania się do pracy. Tłumacz może odmówić tłumaczenia tekstu odczytywanego przez mówcę, jeżeli tekst ten nie został mu dostarczony w czasie umożliwiającym zapoznanie się z nim; dotyczy to w szczególności wystąpień zawierających cytaty z dzieł literackich, aktów prawnych, norm lub innych dokumentów.
  5. Jeżeli zmiany tematu lub trybu tłumaczenia (np. tłumaczenie symultaniczne, w tym także szeptane, zamiast konsekutywnego) nie zostały odpowiednio wcześniej uzgodnione z tłumaczem, tłumacz może odmówić wykonania tłumaczenia, zachowując przy tym prawo do honorarium przewidzianego
    w umowie.
  6. Jeśli program konferencji przewiduje przemieszczanie się, zleceniodawca zapewnia tłumaczowi takie same możliwości przemieszczania się, jak uczestnikom konferencji.
2. Tłumaczenie symultaniczne
  1. Przed rozpoczęciem konferencji tłumacze powinni zostać zapoznani z obsługą aparatury oraz potwierdzić właściwą jakość dźwięku.
  2. Niezależnie od czasu trwania tłumaczenia symultanicznego, w kabinie zawsze pracuje zespół składający się przynajmniej z dwóch tłumaczy. W przypadku tłumaczenia o wysokim stopniu trudności albo tłumaczenia o tematyce specjalistycznej lub – wyjątkowo – gdy czas tłumaczenia przekracza 8 godzin, w zespole powinno być trzech tłumaczy.
  3. Tłumacze zmieniają się przy mikrofonie zgodnie z ustaleniami zespołu; niedopuszczalne jest zakłócanie pracy zespołu w czasie trwania tłumaczenia (np. żądanie od tłumacza, będącego członkiem zespołu, wykonywania innych tłumaczeń).
  4. Ustawienie kabin musi zapewnić tłumaczowi optymalną widoczność sali obrad, mówców oraz prezentowanych materiałów. Zleceniodawca winien zapewnić tłumaczom kontakt wzrokowy z salą lub odpowiednie wyposażenie audiowizualne, które umożliwi widoczność.
  5. Utrwalanie, w tym nagrywanie tłumaczenia, wymaga zgody zespołu. Niedopuszczalne jest umieszczanie bezpośrednio w kabinie jakichkolwiek urządzeń do nagrywania.
  6. Kabiny oraz aparatura do tłumaczenia symultanicznego powinny być zgodne z właściwymi normami, w szczególności ISO 4043, ISO 140-4 i ISO 717-1.
  7. Tłumaczenie szeptane jest formą tłumaczenia symultanicznego i jako takie wymaga pracy dwóch tłumaczy.
  8. Ze względu na ograniczoną słyszalność tłumaczenia szeptem, jest ono dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach i dla małej liczby słuchaczy (do 3 osób).
  9. Dla poprawy słyszalności tłumaczenia szeptanego lub tłumaczenia dla większej grupy odbiorców należy użyć przenośnego zestawu do tłumaczenia, składającego z mikrofonu dla tłumacza oraz słuchawek dla słuchaczy, przy czym tłumaczowi należy zapewnić odsłuch mówcy w słuchawkach z regulacją poziomu głośności.
  10. Tłumacz ma prawo przerwać tłumaczenie, jeżeli stwierdzi, że nie zapewniono warunków jego należytego wykonania (np. odpowiedniej słyszalności i jakości dźwięku), przy czym zachowuje prawo do otrzymania pełnego honorarium
  11. Tłumaczenie materiałów filmowych podczas konferencji wymaga uzyskania uprzedniej zgody tłumaczy oraz zapewnienia odsłuchu dźwięku bezpośrednio w słuchawkach tłumaczy. Tłumacz może odmówić tłumaczenia materiału filmowego, jeżeli nie miał możliwości wcześniejszego zapoznania się z nim lub nie otrzymał tekstu ścieżki dźwiękowej. Dotyczy to również audiowizualnych materiałów reklamowych i wizerunkowych prezentowanych podczas konferencji.
  12. Tłumaczenie symultaniczne powinno być preferowanym trybem tłumaczenia konferencji prasowych na żywo w celu poprowadzenia sygnału dźwiękowego bezpośrednio do słuchawek tłumaczy i uniknięcia problemów z akustyką sali.
3. Tłumaczenie konsekutywne
  1. Do tłumaczenia konsekutywnego stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące tłumaczenia symultanicznego.
  2. W wypadku tłumaczenia dla większej liczby osób konieczne jest zapewnienie sprzętu nagłaśniającego, osobnego mikrofonu dla tłumacza i odpowiedniej akustyki sali.
  3. Tłumaczenie konsekutywne trwające powyżej 2 godzin zawsze wykonuje zespół dwóch tłumaczy
  4. Jeżeli z jakichś przyczyn tłumaczenie konsekutywne wykonuje tylko jeden tłumacz, zaleca się 15 minut przerwy po każdych 45 minutach tłumaczenia.
  5. Do utrwalania tłumaczenia konsekutywnego stosuje się odpowiednio zapisy dotyczące tłumaczenia symultanicznego (patrz punkt 3.2.5.).
Czas pracy tłumacza
1. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny, na którą tłumacz został zamówiony zgodnie z umową, do określonej w umowie godziny zakończenia tłumaczenia. Jeżeli określony w umowie czas pracy tłumacza ulegnie przedłużeniu, wówczas tłumaczowi przysługuje wynagrodzenie za czas pracy od godziny rozpoczęcia tłumaczenia do godziny faktycznego zakończenia tłumaczenia.
2. Czas pracy tłumacza obejmuje również wszystkie przerwy dla uczestników konferencji, w trakcie których przysługuje mu prawo do odpoczynku. Tłumacz nie wykonuje wtedy żadnych dodatkowych tłumaczeń na rzecz zleceniodawcy.
3. W wypadku konferencji całodniowych tłumaczowi przysługuje co najmniej jednogodzinna przerwa na posiłek, wliczana do czasu pracy.
4. Tłumacz powinien przybyć na miejsce tłumaczenia w terminie ustalonym ze zleceniodawcą (zwykle co najmniej 30 min. przed rozpoczęciem tłumaczenia na konferencji jednodniowej i pierwszego dnia konferencji wielodniowych oraz co najmniej 15 min. przed rozpoczęciem w kolejnych dniach trwania konferencji).
5. Czas pracy tłumacza nie powinien przekraczać ośmiu godzin dziennie. Tłumacz może wyrazić zgodę na przedłużenie dziennego czasu tłumaczenia ponad osiem godzin, za co przysługuje mu dodatkowe honorarium, obliczane zgodnie z ogólnymi zasadami obliczania honorarium za tłumaczenie ustne.
6. Czas pracy tłumacza w trakcie tzw. tłumaczenia wyjazdowego reguluje dodatkowo punkt 6.
Honorarium tłumacza
1. Honorarium za tłumaczenie jest ustalane w umowie między tłumaczem lub zespołem tłumaczy a zleceniodawcą.
2. Godziwe honorarium za tłumaczenie powinno uwzględniać w szczególności nakłady ponoszone przez tłumacza (w tym x.xx. na aktualizację wiedzy, dodatkowe ubezpieczenia i in.) i rzeczywisty czas poświęcony na przygotowanie się do tłumaczenia.
3. Minimalne honorarium za jeden dzień pracy tłumacza, niezależnie od czasu trwania tłumaczenia, to honorarium za jeden ośmiogodzinny dzień tłumaczenia (tłumaczenie w czasie do ośmiu godzin wraz z przerwami), czyli tzw. stawka dzienna lub, wyjątkowo, w wypadku krótkich zleceń, tj. tłumaczenia w czasie nieprzekraczającym czterech godzin, honorarium za tzw. blok, tj. pół stawki dziennej. Jeżeli tłumacz wyrazi zgodę na przedłużenie czasu tłumaczenia, przysługuje mu dodatkowe honorarium za każdy rozpoczęty blok.
4. Minimalne honorarium za każdy dzień tłumaczenia wyjazdowego jest równe co najmniej jednej stawce dziennej za każdy dzień tłumaczenia, niezależnie od czasu trwania tłumaczenia.
5. Za pracę w dni ustawowo wolne od pracy honorarium tłumacza (stawkę dzienną lub blok) zwiększa się o co najmniej 50%, a za pracę w godzinach nocnych (od 22:00 do 6:00) o 100%.
6. W wypadku odstąpienia zleceniodawcy od umowy (odwołania tłumaczenia)
  w terminie od 14 do 7 dni przed umówionym terminem wykonania tłumaczenia, tłumaczowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości połowy stawki dziennej za każdy dzień tłumaczenia. Jeżeli odstąpienie od umowy nastąpiło w szczególnie krótkim terminie przed przewidzianym wykonaniem tłumaczenia, tj. mniej niż 7 dni przed jego wykonaniem, tłumaczowi przysługuje honorarium w pełnej wysokości przewidzianej w umowie.
7. Tłumacze pracujący w jednym zespole otrzymują równe wynagrodzenie.
Tłumaczenie wyjazdowe
1. Tłumaczenie wyjazdowe oznacza tłumaczenie wykonywane poza miejscem zamieszkania tłumacza, jeśli odległość od miejsca zamieszkania tłumacza przekracza 50 km.
2. W przypadku tłumaczenia wyjazdowego przyjmuje się, że czas pracy tłumacza wynosi nie mniej niż osiem godzin dziennie. Jeżeli czas tłumaczenia wyjazdowego przekracza osiem godzin, tłumaczowi przysługuje dodatkowe honorarium.
3. Za każdy zaplanowany pełny dzień przerwy podczas tłumaczenia wyjazdowego tłumacz otrzymuje honorarium w wysokości co najmniej połowy stawki dziennej. Za dni przerwy podczas tłumaczenia wyjazdowego, które nie zostały zaplanowane
  i uzgodnione z tłumaczem, tłumacz powinien otrzymać honorarium w wysokości stawki dziennej.
4. Jeżeli dojazd do miejsca tłumaczenia wyjazdowego i odpowiednio powrót z niego wymaga dodatkowych dni lub trwa dłużej niż 4 godziny, tłumaczowi przysługuje honorarium równe co najmniej połowie stawki dziennej za każdy dzień/czas trwania podróży.
5. W przypadku tłumaczenia wyjazdowego tłumaczowi przysługują:

noclegi w hotelu (tym samym, w którym nocują uczestnicy lub znajdującym się w pobliżu miejsca konferencji) w pokoju jednoosobowym oraz całodzienne wyżywienie na koszt organizatora lub stosowne diety;
przyjazd i nocleg w przeddzień konferencji oraz ewentualnie – w zależności od miejsca konferencji i dostępnych możliwości transportu – nocleg po konferencji;
przejazd uzgodnionym środkiem transportu na koszt organizatora.

Dokument opracowany na podstawie wytycznych i dokumentów Stowarzyszenia Tłumaczy Polskich oraz organizacji i instytucji międzynarodowych (Fédération Internationale des Traducteurs/International Federation of Translators FIT, ONZ, Association Internationale des Interpretes de Conférence / International Association of Conference Interpreters AIIC, International Association of Professional Translators and Interpreters IAPTI, Dyrekcji Generalnej d/s Tłumaczeń Ustnych DG INTE Parlamentu Europejskiego) – przyjęty uchwałą na posiedzeniu Zarządu Stowarzyszenia Tłumaczy Polskich w dniu 11 października 2013 r.
i zaktualizowany uchwałą Zarządu Stowarzyszenia Tłumaczy Polskich w dniu 2 kwietnia 2019r.

Źródło: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/, 08.08.2019 r.

Załącznik nr 2 do Ogłoszenia

Wykonawca:

……………………………………………………

……………….………………………………...

(pełna nazwa/firma, adres)

Oświadczenie Wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (dalej jako: ustawa Pzp),

DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy Pzp, którego przedmiotem jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx) Nr postępowania: 41/BDG/US/2019 oświadczam, co następuje:

OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-23 ustawy Pzp.
Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 5 ustawy Pzp w zakresie określonym w Ogłoszeniu.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 lub art. 24 ust. 5 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:

……………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..…………………………

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………………….

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, na którego/ych zasoby powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: …………………………………………………………………

........................................................................................................................................................

(podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG) nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

………………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY NIEBĘDĄCEGO PODMIOTEM, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, będącego/ych podwykonawcą/ami: ……………………………………………………………………..….…..................................................................

........................................................................................................................................................................... (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG), nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

DOTYCZĄCE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Jednocześnie oświadczam, co następuje:

INFORMACJA DOTYCZĄCA WYKONAWCY:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Rozdz. 4 Ogłoszenia.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

INFORMACJA W ZWIĄZKU Z POLEGANIEM NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW:

Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez Zamawiającego w Rozdz. 4 Ogłoszenia, polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów: ………………………………………………………….……….........................

..…………………………………………………………………………….......………………………....................

…….............................................................................................................................................................................

….…………………………………….., w następującym zakresie: ………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………….....................

(wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

……………………………………………………..

(podpis)

Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia

……………..………………………………….

(pieczęć Wykonawcy)

FORMULARZ OFERTOWY

do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy Pzp, którego przedmiotem jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx) Nr postępowania: 41/BDG/US/2019:

Wykonawca: Zarejestrowana Nazwa i adres:

...................................................................................................................................................

NIP:…………………...……………..REGON:…………………………………………….

Tel. (…..) …………………………..…………. , Faks. (…..) …………………………….

Adres e-mail:...........................................................................................…………

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą (niepotrzebne skreślić).

Jeżeli Wykonawca nie dokona przekreślenia Zamawiający uzna, że Wykonawca nie jest małym lub średnim przedsiębiorcą.

Podwykonawcom zamierzamy powierzyć wykonanie następujących części zamówienia: (wypełnić, jeśli dotyczy):

Część zamówienia powierzona Podwykonawcy	Firma Podwykonawcy o ile jest znana na etapie składania ofert

Jeżeli powyższa tabela nie zostanie uzupełniona, Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zamierza powierzyć wykonania części zamówienia Podwykonawcom.

Jeżeli Wykonawca wskaże Podwykonawców to również musi uzupełnić oświadczenie, o którym mowa w Rozdz. 5 pkt I ppkt 1 Ogłoszenia, w części pn. „Oświadczenie dotyczące Podwykonawcy niebędącego podmiotem, na którego zasoby powołuje się Wykonawca”

Informujemy, że wskazane poniżej dokumenty lub oświadczenia dostępne są w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych: (wypełnić jeśli dotyczy)

Nazwa dokumentu lub oświadczenia	Adres internetowy bazy danych, gdzie dostępny jest dokument lub oświadczenie

Oferuję realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi
w Ogłoszeniu:

Kryterium A – Cena oferty brutto:

Lp.	Nazwa elementu			Cena brutto*
1	2			3
Wartość elementów stałych oferty, zgodnie ze Szczegółowym przedmiotem zamówienia - stanowiącym załącznik Nr 1 do Ogłoszenia:
1.	Przygotowanie i organizacja konferencji-szkolenia inaugurującego wraz z zapewnieniem aranżacji oraz obsługi konferencji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym,
2.	Transport, konfekcjonowanie oraz dystrybucja materiałów konferencyjnych,
3.	Usługa fotograficzna,
4.	Pozostałe zadania: oznakowanie, uzyskanie pozwoleń, zasady współpracy, ochrona danych,
5.	Zapewnienie usługi tłumaczenia wraz z zapewnieniem sprzętu do tłumaczenia i nagłośnienia oraz transportem, montażem, demontażem i obsługą w trakcie konferencji-szkolenia,
Łączna wartość kol. 3 poz. 1-5
Elementy zmienne oferty (zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotem zamówienia- stanowiącym załącznik Nr 1 do Ogłoszenia), podanych w cenach jednostkowych wynoszą:
Lp.	Nazwa elementu	Liczba (szt./godz.)	Cena jednostkowa brutto	*2. Wartość- Suma brutto (kol.3x kol.4)**
1	2	3	4	5
2	Krzesła	320
3	Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. - wydruk 30 stron prezentacji	100
4	Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. - wydruk 45 stron prezentacji	100
5	Materiały szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. - wydruk skryptu	100
6	Materiały na konferencję-szkolenie inaugurujące Programu Kultura MF EOG 2014 - 2021 r. – wydruk agendy konferencji-szkolenia	220
7	Tłumacz symultaniczny	2 godz.
8	Tłumacz symultaniczny	2 godz.
9	Tłumacz konsekutywny	4 godz.
ŁĄCZNIE BRUTTO (suma Kolumn 3 i 5, poz. 1-5 i 2)

*do dwóch miejsc po przecinku.

Cena oferty brutto za wykonanie zamówienia (łączna wartość pkt 1 i 2 – elementów stałych i zmiennych) …………………………..……. *(słownie złotych: …………………………………………………………)

…………………………. , dn. ………………………………………..

/miejscowość/ /dzień, miesiąc, rok/

.........................................................

podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Wykonawcy

Załącznik Nr 4 do Ogłoszenia

Wykonawca:

………………………………………………………………

(pełna nazwa/firma, adres)

Oświadczenie

o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp.

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy Pzp, którego przedmiotem są kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx) Nr postępowania: 41/BDG/US/2019, oświadczam, że:

nie należę do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp.*
należę do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23 ustawy Pzp, w skład której wchodzą następujące podmioty:*

1. ……………………………………………………….

2. ……………………………………………………….

3. ……………………………………………………….

4. ……………………………………………………….

* zaznaczyć właściwe

Wykonawca należący do tej samej grupy kapitałowej wraz ze złożeniem oświadczenia może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą (o ile występują), nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

UWAGA!

Niniejsze oświadczenie Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia przez Zamawiającego na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie takie składa każdy z Wykonawców.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………........

(podpis osoby uprawnionej do składania

oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)

Załącznik Nr 5 do Ogłoszenia

WZÓR UMOWY Nr ……./2019

zawarta w Warszawie, w dniu .................... r. pomiędzy:

Skarbem Państwa – Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanym dalej „Zamawiającym”, z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx reprezentowanym przez ……………………………………..,

firmą ……………………..….…z siedzibą w …………………………….., zwaną dalej „wykonawcą”, wpisaną do …………………..…. pod numerem ………..., reprezentowaną przez …………………………………………………………………….., na podstawie ……………

stanowiącym załącznik nr 3 do umowy,

zwanymi dalej „stronami”

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego , na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

Przedmiotem umowy, zwanym dalej „zadaniem” jest przygotowanie i organizacja jednodniowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura MF EOG 2014-2021, zwanego dalej konferencją-szkoleniem, w Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Xxxxxxxxxx w Warszawie wraz z zapewnieniem aranżacji, obsługi konferencji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym (x.xx. organizacja recepcji, szatni, oraz z zapewnieniem usługi fotograficznej, usługi tłumaczenia konsekutywnego i symultanicznego) w dniu 26 listopada 2019 r. oraz usługi druku materiałów szkoleniowych
Wykonawca zobowiązuje się wykonać zadanie zgodnie z umową, z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oraz zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, zwanym dalej OPZ stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz zgodnie z ofertą wykonawcy, której kopia stanowi załącznik nr 2 do umowy.
Zadanie składa się z następujących elementów:

przygotowanie i organizacja konferencji-szkolenia inaugurującego wraz z zapewnieniem aranżacji oraz obsługi konferencji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym,
transport, konfekcjonowanie oraz dystrybucja materiałów konferencyjnych,
usługa fotograficzna,
pozostałe zadania: oznakowanie, uzyskanie pozwoleń, zasady współpracy, ochrona danych,
zapewnienie usługi tłumaczenia wraz z zapewnieniem sprzętu do tłumaczenia i nagłośnienia oraz transportem, montażem, demontażem i obsługą w trakcie konferencji-szkolenia. zwanych dalej „elementami zadania”.
Wydruk materiałów szkoleniowych i agendy konferencji-szkolenia

Wszystkie elementy zadania Wykonawca będzie konsultował z Zamawiającym
w celu uzyskania jego akceptacji.

§ 2

Termin realizacji umowy

Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zadanie w terminie od dnia jej zawarcia do dnia 3 grudnia 2019 r (z uwzględnieniem rozliczenia usługi fotograficznej,
tj. dostarczenie zdjęć na płytach w terminie 5 dni roboczych od zakończenia konferencji).
Konferencja-szkolenie inaugurujące Program Kultura MF EOG 2014-2021 odbędzie się w dniu 26 listopada 2019 r.

§ 3

Harmonogram

Wykonawca maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawi, w formie elektronicznej, Zamawiającemu do akceptacji ramowy harmonogram realizacji zamówienia, z uwzględnieniem czasu na proces akceptacji
i wprowadzenia ewentualnych zmian przez Zamawiającego, które Wykonawca musi uwzględnić.
Wykonawca przygotuje dokumentację zdjęciową z konferencji-szkolenia, w tym zapewni minimalnie 200 profesjonalnych zdjęć w wersji cyfrowej po obróbce, które przekaże Zamawiającemu na:

zabezpieczonych hasłowo płytach CD/DVD

lub poprzez

wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx serwer ftp^²⁹ (konto z hasłem)

w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia konferencji-szkolenia. Wszelkie prawa autorskie do zdjęć przechodzą na rzecz Zamawiającego w zakresie określonym w § 9.

Koncepcja aranżacji/scenografii (elementy dekoracyjne x.xx. kwiaty) wraz z elementami technicznymi (nagłośnienie, oświetlenie oraz wszystkie dodatkowe elementy wyposażenia) wyposażenia sal musi być na bieżąco konsultowana z Zamawiającym i Centrum Sztuki Współczesnej oraz uzyskać akceptację Zamawiającego najpóźniej 5 dni roboczych przed 26 listopada br. (proces uzgodnień powinien zostać zamknięty przed tym terminem). Zamawiający dopuszcza zmiany po wskazanym terminie tylko w uzasadnionych przypadkach i zaznacza, że będą one bezwzględnie wymagały zgody i zatwierdzenia przez Zamawiającego.

§ 4

Zasady realizacji

Zadania będące przedmiotem umowy będą koordynowane i nadzorowane przez koordynatora zamówienia wskazanego przez Wykonawcę w Wykazie osób. W przypadku zmiany wskazanych osób Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie (pisemne uzasadnienie zmiany) Zamawiającego i wskazać osobę/osoby o co najmniej takich samych kwalifikacjach i doświadczeniu. Ewentualne zmiany muszą zostać zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym umożliwiającym otrzymanie akceptacji od Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji nowej osoby Wykonawca musi przedstawić nową kandydaturę w ciągu 2 dni i uzyskać akceptację Zamawiającego.
Zadania dotyczące tłumaczenia konsekutywnego i symultanicznego zostaną wykonane przez osoby wskazane przez Zamawiającego w Wykazie osób. W przypadku zmiany wskazanych osób Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować
o tym fakcie (pisemne uzasadnienie zmiany) Zamawiającego i wskazać osobę/osoby
o co najmniej takich samych kwalifikacjach i doświadczeniu. Ewentualne zmiany muszą zostać zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym umożliwiającym otrzymanie akceptacji od Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji nowej osoby Wykonawca musi przedstawić nową kandydaturę w ciągu 2 dni i uzyskać akceptację Zamawiającego.
Zmiana dotycząca personelu Wykonawcy, wskazana w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu, bez pisemnej akceptacji Zamawiającego stanowi podstawę do naliczenia Wykonawcy kary umownej, o której mowa w § 8 ust. 3.
Wykonawca może powierzyć wykonanie umowy podwykonawcom tylko w zakresie określonym w Ofercie.
Wykonawca ma prawo powierzyć realizację części zamówienia podwykonawcom ponosząc jednocześnie pełną odpowiedzialność prawną i finansową za ich działania i zaniechania, jak za działania i zaniechania własne.
Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Xxxxxxxxxxxxx z tego powodu, że nienależyte wykonanie lub niewykonanie umowy przez Wykonawcę było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez jego podwykonawców.
Zamawiający oświadcza, że nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez uczestników konferencji.
Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się i przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ., sanitarno-epidemiologicznych i innych, a także wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie i w obiektach CSW Zamek Xxxxxxxxxx.
Wykonawca zobowiązuje się pozostawić teren i obiekty CSW Zamek Xxxxxxxxxx po realizacji elementów zadania, w stanie w jakim został on mu udostępniony na czas realizacji zamówienia.
Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie, w jakikolwiek sposób wykorzystywać, rozpowszechniać lub udostępniać osobom trzecim informacji lub materiałów zdobytych (powstałych) podczas realizacji niniejszej umowy.
Informacje uzyskane w związku z realizacją zamówienia niezbędne do realizacji umowy Wykonawca udostępnia wyłącznie tym swoim pracownikom, którym są one niezbędne do wykonywania powierzonych zadań. Zakres udostępnianych pracownikom informacji uzależniony jest od zakresu powierzonych zadań.
Powielanie oraz kopiowanie dokumentów, zawierających informacje związane z realizacją umowy, a nie mające charakteru powszechnie znanego, w celach niezwiązanych z realizacją zamówienia, wymaga zgody jednej z osób wskazanych w § 5ust. 3 lit a.

§ 5

Zasady komunikacji

Korespondencja robocza związana z realizacją niniejszej umowy będzie prowadzona w formie elektronicznej (mail), a w przypadku protokołu odbioru, pocztą w formie pisemnej i elektronicznej.
Korespondencja dotycząca kluczowych dla realizacji zamówienia ustaleń będzie kierowana na poniższe adresy:

Do Zamawiającego:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego,

Departament Funduszy i Spraw Europejskich

xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00

00-000 Xxxxxxxx

Do Wykonawcy:

…………………………….

Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy upoważnieni są:
1. ze strony Zamawiającego:

………………..
………………..
………………..

ze strony Wykonawcy: …………………………………………...……………..

Zmiana osób wskazanych w ust. 2 następuje poprzez elektroniczne powiadomienie drugiej Strony (mail) i nie stanowi zmiany treści umowy w rozumieniu § 12 ust. 3.
Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia każdorazowo pełnej informacji lub/i wyjaśnień na temat stanu realizacji umowy oraz poszczególnych elementów zadania.
Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego o wszelkich trudnościach przy realizacji przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zobowiązuje się do konsultowania wszystkich kwestii związanych z organizacją konferencji-szkolenia z Zamawiającym, ze wskazanymi przedstawicielami CSW Zamek Xxxxxxxxxx oraz przedstawicielami firmy Grupa ………………………………..
Wykonawca zobowiązuje się do działania zgodnego ze wskazówkami i wytycznymi Zamawiającego, dbając o jego interesy.

§ 6

Wynagrodzenie

Strony uzgadniają, że z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma maksymalnie wynagrodzenie w kwocie ……………………………………………..……….PLN (słownie: 00/100) złotych brutto, w tym podatek VAT, zwane dalej „wynagrodzeniem", z uwzględnieniem ust. 2.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za faktycznie zrealizowany zakres zadania, na podstawie końcowego protokołu odbioru, o którym mowa w § 7. Wartość wynagrodzenia zostanie wyliczona w oparciu o kwoty (w tym kwoty jednostkowe) zawarte w Ofercie Wykonawcy.
Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi po zakończeniu realizacji całego zadania.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę związane z realizacją przedmiotu umowy, w tym podatki.
Zamawiający nie gwarantuje wykorzystania kwoty maksymalnej, określonej w ust. 1.
Zamawiający może zmniejszyć wskazaną liczbę uczestników konferencji, informując
o tym Wykonawcę nie później niż 7 dni roboczych przed dniem organizacji konferencji-szkolenia.
Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o zmniejszeniu liczby uczestników (jednak nie więcej niż o 30%) nie później niż na 7 dni roboczych przed 26 listopada br.. Uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy stosując ceny jednostkowe podane w ofercie (załącznik nr 2 do umowy).
Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany na prawidłowo wystawionej fakturze VAT, w terminie 21 dni od dnia doręczenia faktury Zamawiającemu.

Zamawiający wymaga by na fakturze wyszczególnione zostały wskazane przez Zamawiającego koszty organizacji konferencji.
Fakturę VAT należy doręczyć Zamawiającemu pod adres: Ministerstwo Kultury
i Dziedzictwa Narodowego, Departament Funduszy i Spraw Europejskich, Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx lub drogą elektroniczną na jeden z adresów wskazanych w § 5 ust.3 pkt a.
W przypadku jeśli Wykonawca zdecyduje się na przesłanie faktury drogą elektroniczną, dokument w pliku PDF (lub innym formacie niepodlegającym edycji) zostanie wysłany z adresu: ……………………….
Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunków bankowych Zamawiającego.
Wykonawca nie może żądać waloryzacji lub podwyższenia wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, w szczególności z tytułu zmiany stawki podatku VAT.

§ 7

Protokół odbioru

W terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia zrealizowania konferencji-szkolenia, Strony sporządzą protokół odbioru, zwany dalej „protokołem”.
Po zakończeniu konferencji-szkolenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały list obecności podpisane przez uczestników .
W terminie nie później niż 5 dni roboczych od dnia zakończenia konferencji-szkolenia Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia do siedziby Zamawiającego następujących dokumentów/nośników:
1. podsumowanie liczbowe wszystkich osób, które wzięły udział w konferencji-szkoleniu wraz z zestawieniem instytucji/organizacji (plik excel i pdf).
2. relację fotograficzną (minimalnie 200 profesjonalnych zdjęć w wersji cyfrowej)
  w sposób ustalony z Zamawiającym,
3. niewykorzystane materiały promocyjne oraz szkoleniowe.
Po spełnieniu wymogów określonych w ust. 3 strony sporządzą protokół z wykonania zadania. Protokół powinien zawierać w szczególności:
1. datę i miejsce jego sporządzenia;
2. oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do jakości
  i sposobu wykonania zadania.
Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4 b), Zamawiający zgłosi w protokole odbioru, jeżeli stwierdzi, że realizacja zadania przebiegała w sposób niezgodny z Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 2 do umowy oraz bieżącymi ustaleniami z Zamawiającym.
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń zastosowanie będzie miał § 8 dotyczący kar umownych.
W przypadku uchylania się przez Wykonawcę od podpisania protokołu sporządzonego przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od daty otrzymania protokołu, Zamawiający może z upływem tego terminu uznać treść protokołu za zaakceptowaną przez Wykonawcę.

§ 8

Kary umowne i odstąpienie od umowy

W przypadku nienależytej realizacji któregokolwiek z elementów zadania wskazanych
w § 1 ust. 3 (przez co Strony rozumieją wykonanie ich niezgodnie z wymogami zawartymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy), Zamawiający może żądać od Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% kwoty brutto wskazanej w § 6 ust.1, na podstawie stwierdzonych w protokole zastrzeżeń Zamawiającego do wykonania zadania.
W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę bez ważnej przyczyny, Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1.
W przypadku realizacji elementów zadania przez osoby niespełniające wymogów postawionych przez Zamawiającego w Opisie Przedmiotu Zamówienia i nie zaakceptowanych (pisemnie) przez Zamawiającego, Zamawiający może żądać kary umownej w wysokości 10% kwoty brutto wskazanej w § 6 ust. 1.
W przypadku braku: oryginałów list obecności (w formie papierowej), niewykorzystanych materiałów promocyjnych i szkoleniowych i dokumentacji fotograficznej, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% kwoty brutto wskazanej w § 6 ust. 1 za każdy z ww. braków.
W przypadku opóźnienia, co do terminów i godzin wskazanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, oraz niniejszej umowie oraz w korespondencji między Zamawiającym a Wykonawcą, w zakresie dotyczącym realizacji elementów zadania, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% kwoty brutto wskazanej w § 6 ust. 1, za każde 15 minut opóźnienia.
W przypadku naruszenia zasad poufności, określonych w § 14 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 25% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1, za każdy czyn naruszający te zasady.
Prawo odstąpienia Zamawiający może wykonywać w ciągu 60 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach dotyczących naruszeń umowy.
Zamawiający może odstąpić od Umowy również na warunkach określonych w art. 145 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz innych przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym lub Umowie.
Zapłata kar umownych wynikających z faktu opóźnienia w realizacji Umowy nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu Umowy.
Kary umowne podlegają sumowaniu i będą płatne w terminie 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do zapłaty.
Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę.
Niezależnie od kar umownych określonych w Umowie, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych.
Zamawiający może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia jeżeli zaszły zmiany organizacyjne po stronie Zamawiającego skutkujące tym, że dalsze świadczenie usług będzie nieuzasadnione lub bezprzedmiotowe.
Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia postanowień Umowy związanych z nienależytym świadczeniem usług, w szczególności w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych, zasad zachowania poufności, dostarczania Zamawiającemu rezultatów prac obarczonych wadami prawnymi.
Wypowiedzenie lub odstąpienie od Umowy wymaga formy pisemnej.

§ 9

Prawa autorskie

Wykonawca oświadcza, że wykonując zadanie nie naruszy praw osób trzecich, w tym autorskich praw majątkowych i osobistych osób trzecich, oraz będzie przestrzegał przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1231), a w przypadku wystąpienia z tego tytułu
z jakimikolwiek roszczeniami osób trzecich wobec Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do zaspokojenia tych roszczeń.
Na podstawie niniejszej umowy z chwilą odbioru zadania przez Zamawiającego, Wykonawca przenosi bez dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Zamawiającego wyłączne, nieograniczone czasowo i terytorialnie majątkowe prawa autorskie do wykonanej w ramach niniejszej umowy dokumentacji fotograficznej z konferencji (o której mowa w § 4 ust. 3), zwanej dalej ogólnie „utworem” na następujących polach eksploatacji określonych w § 50 Prawa autorskiego, w tym również do:

utrwalania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, dowolną techniką, w tym drukarską, cyfrową, reprograficzną, elektroniczną, fotograficzną, optyczną, laserową, poprzez zapis magnetyczny, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier,
zwielokrotniania utworu bez żadnych ograniczeń ilościowych, w każdej możliwej technice, w tym drukarskiej, reprograficznej, cyfrowej, elektronicznej, laserowej, fotograficznej, poprzez zapis magnetyczny, optycznej, na każdym nośniku, włączając w to także nośniki elektroniczne, optyczne, magnetyczne, dyskietki, CD-ROM, DVD, papier, w ramach systemu on-line,
wprowadzenia utworu do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu, sieci wewnętrznych typu Intranet, bez żadnych ograniczeń ilościowych, jak również przesyłania utworu w ramach ww. sieci, w tym w trybie on-line,
rozpowszechniania utworu, w tym wprowadzania go do obrotu, w szczególności drukiem, w postaci książkowej (w tym również w ramach utworów zbiorowych),
w czasopismach, w publikacjach promocyjnych, w ramach produktów elektronicznych, w tym w ramach elektronicznych baz danych, na nośnikach magnetycznych, cyfrowych, optycznych, elektronicznych, również w postaci CD-ROM, dyskietek, DVD, w ramach sieci multimedialnych, w tym sieci wewnętrznych (np. typu Intranet), jak i Internetu,
w systemie on-line, poprzez komunikowanie na życzenie, w drodze użyczania utworu;
wypożyczania, najmu, użyczania, dzierżawy lub wymiany nośników, na których utwór utrwalono, utrwalonych i zwielokrotnionych stosownie do nin. ustępu lit.” a” i lit. „b”, przy zastosowaniu dowolnej techniki udostępnienia utworu, w szczególności określonej w lit. ”c” i „d” nin. ustępu,
nadawania utworu za pomocą wizji (przewodowej albo bezprzewodowej) przez stację naziemną, jak i za pośrednictwem satelity,
odtwarzania i wystawiania utworu,
publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym,
wykorzystywania utworu i jego fragmentów w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych i marketingowych w nieograniczonej ilości wydań i wielkości nakładów,
zezwalania na zasadzie wyłączności na wykonywanie zależnych praw autorskich lub zlecania osobom trzecim dokonywania opracowań utworu, w tym jego skrótów
i streszczeń oraz korzystania z tych opracowań i rozporządzania nimi na polach eksploatacji określonych w ust. 1,
modyfikowanie całości przedmiotu umowy, x.xx. prawo do korekty, dokonywania przeróbek, zmian , adaptacji,
łączenie utworu oraz jego fragmentów z innymi dziełami.

Wykonawca wyraża zgodę na wykonywanie i zezwala na wykonywanie autorskich praw zależnych.
Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność nośników, na którym utrwalono oryginał utworu.
Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia odpowiednich umów o przeniesieniu autorskich praw majątkowych ze wszystkimi osobami, które wnoszą wkład twórczy
w rozumieniu prawa autorskiego do powstałych materiałów. Umowy powinny obejmować zakres wskazany w ust. 2-3 niniejszego paragrafu.
Wykonawca oświadcza ponadto, że posiadane przez niego prawa do utworu nie są ograniczone jakimikolwiek prawami osób trzecich oraz że jest uprawniony do zawarcia niniejszej umowy.
W przypadku, gdy w toku korzystania lub rozporządzania przez Zamawiającego z praw uzyskanych na mocy niniejszej umowy wyjdzie na jaw, że oświadczenie złożone przez Wykonawcę jest niezgodne z prawdą i jakakolwiek osoba trzecia wystąpi wobec Zamawiającego z roszczeniami majątkowymi lub niemajątkowymi Wykonawca zobowiązany będzie do pokrycia wszelkich szkód poniesionych z tego tytułu.

§ 10

Podwykonawcy

Wykonawca zobowiązuje się wykonać zakres rzeczowy, objęty niniejszą umową,
w następujący sposób:
Wykonawca zawrze umowy z podwykonawcami na zakres wymieniony w ust. 1 pkt 1.
Warunki współpracy między Wykonawcą a podwykonawcami:
W każdym przypadku korzystania ze świadczeń podwykonawcy(ów), Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zobowiązań przez podwykonawcę(ów), jak za własne działania lub zaniechania.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie przez podwykonawcę umowy zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej Umowie, w tym w zakresie obowiązków związanych z: umożliwieniem przeprowadzenia przez Zamawiającego kontroli lub audytu realizacji Umowy, zachowaniem poufności i zasadami przetwarzanych danych w tym ich odpowiednim zabezpieczeniem.

§ 11

Konflikt interesów

1. Wykonawca oświadcza, iż pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym nie występuje konflikt interesów oraz, że w trakcie realizacji niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się powstrzymywać od działań, które mogłyby doprowadzić do konfliktu interesu. Konflikt interesów to sytuacja, która ze względu na związek pomiędzy Wykonawcą, a jakimkolwiek innym podmiotem, uniemożliwią realizację umowy przez Wykonawcę w sposób obiektywny, rzetelny i zapewniający należyte zabezpieczenie interesu Zamawiającego. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów w trakcie realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie pisemnie powiadomić Zamawiającego o tym fakcie.

2. Wykonawca oświadcza, że będzie bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki.

§ 12

Zmiany zapisów umowy

Zmiana istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jej dokonanie podyktowane jest:
1. a. zmianą stanu prawnego, która ma wpływ na sposób realizacji przedmiotu zamówienia,
2. zmianą wytycznych i dokumentów programowych regulujących zasady realizacji Programu Kultura MF EOG 2014-2021,
3. oczywistymi omyłkami rachunkowymi lub pisemnymi.
Jeżeli zmiana przepisów prawa w okresie obowiązywania umowy powodować będzie konieczność zmiany umowy, strony dokonają niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym przepisami.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy dokonywane będą w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

§ 13

Ochrona danych osobowych

Wykonawca jest administratorem danych w zakresie niezbędnym do realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wykonawca oświadcza, że przed przystąpieniem do przetwarzania danych pozyskanych od Zamawiającego, posiada wdrożone wszelkie środki i zabezpieczenia związane z przetwarzaniem danych, które są wymagane przez obowiązujące przepisy prawa oraz zobowiązuje się je utrzymywać przez cały czas przetwarzania.
Minister właściwy do spraw kultury i dziedzictwa narodowego jest Administratorem danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji umowy ze strony Zamawiającego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z realizacją Programu Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014 – 2021.
Strony wykonują odpowiednie obowiązki leżące po ich stronie, a wynikające z RODO.
W związku z koniecznością realizacji przez Xxxxxx, obowiązków jako administratorów danych, wynikających także z realizacji umowy, Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej osoby/osób wskazanej/nych do kontaktów w kwestiach związanych
z realizacją umowy lub wykonującej/wykonujących przedmiot umowy, zaś Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy dane: imię i nazwisko, nr telefonu, adres poczty elektronicznej pracowników wskazanych do kontaktów w kwestiach związanych z realizacją umowy.
Strony będą realizować wobec ww. osób, które są ich przedstawicielami obowiązek informacyjny, o którym mowa odpowiednio w art. 13 i 14 RODO. Informacja udzielona zgodnie z art. 13 oraz 14 RODO o zasadach przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 5 i 6 do niniejszej umowy

§ 14

Poufność informacji

Z chwilą podpisania umowy Wykonawca oświadcza, że wszelkie dane, informacje oraz dokumentacja przekazane mu w związku z wykonaniem niniejszej umowy, zarówno
w czasie jej obowiązywania jak i po jej rozwiązaniu czy wygaśnięciu, będą traktowane jako poufne i będą przez niego wykorzystane wyłącznie do wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania
w tajemnicy informacji poufnych i do nieujawniania ich jakimkolwiek podmiotom.
W przypadku gdy dane, informacje lub dokumenty zostały zapisane na nośnikach Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się trwale i skutecznie je usunąć.
Wykonawca zobowiązuje się do nieograniczonego w czasie zachowania w tajemnicy wszelkich informacji związanych z wykonywaniem zadań na rzecz Zamawiającego,
w tym x.xx. do nieudostępniania informacji o danych osobowych osobom nieupoważnionym.
Ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie informacji, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Nie dotyczy to informacji, które: znajdowały się w nieograniczonym posiadaniu Wykonawcy przed ich otrzymaniem od Zamawiającego oraz gdy informacje te są powszechnie znane.
Wykonawca podczas wykonywania umowy zobowiązuje się do przestrzegania zasad ochrony informacji obowiązujących u Zamawiającego, niezależnie od miejsca, gdzie wykonywana jest umowa.

§ 15

Ograniczenia poufności

Zamawiający ma prawo przekazywać część swoich zadań i obowiązków osobom trzecim.
Zamawiający ma prawo udostępniać osobom trzecim dokumentację związana
z realizacją przedmiotu zamówienia oraz dokumentację przebiegu realizacji przedmiotu Umowy, a także inne produkty wykonane w ramach przedmiotu Umowy przez Wykonawcę dla Zamawiającego zarówno w wersjach ostatecznych (w szczególności podlegających odbiorowi), jak i roboczych.

§ 16

Postanowienia końcowe

Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku zbiegu terminu, w taki sposób, że realizacja umownego obowiązku Wykonawcy przypada w dzień ustawowo wolny od pracy, Zamawiający przyjmuje jego realizację pierwszego dnia roboczego, następującego po tym dniu.
W sprawach nie uregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
Spory powstałe w związku z wykonywaniem umowy Strony zgodnie poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.
Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy, trzy dla Zamawiającego.
Integralną częścią umowy są następujące załączniki:
1. załącznik nr 1: Opis Przedmiotu Zamówienia,
2. załącznik nr 2: Kopia Oferty Wykonawcy,
3. załącznik nr 3: Zaświadczenie z właściwego rejestru Wykonawcy,
4. załącznik nr 4: Klauzula informacyjna stanowiąca realizację obowiązku informacyjnego – dla Wykonawcy,
5. załącznik nr 5: Klauzula informacyjna stanowiąca realizację obowiązku informacyjnego – dla osoby do kontaktu ze strony Zamawiającego

............................ ..................................

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 4 do umowy

KLAUZULA INFORMACYJNA STANOWIĄCA REALIZACJĘ OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO – dla WYKONAWCY

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:³⁰

- art. 6 ust. 1 lit f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO) w celu zawarcia i wykonania umowy (dotyczy umów, które są zawierane z osobami prawnymi i danych osobowych osób reprezentujących te podmioty) zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.),³²

w związku z:

Odbiorcami danych osobowych mogą być x.xx.:

podmioty, zaangażowane w wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu Kultura
w ramach MF EOG 2014-2020,
państwa Darczyńcy i podmioty wykonujące zadania po stronie tych Państw (przede wszystkim: Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli znajdującego się
w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu EFTA i Komitetu Mechanizmu Finansowego EOG założonego przez Stały Komitet Państw EFTA);

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w Porozumieniu w sprawie realizacji Programu Kultura w ramach EOG 2014-2020 z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

prawo dostępu do treści swoich danych osobowych,
prawo ich sprostowania,
prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków,
o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych MKiDN jest możliwy:

pod adresem: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx,
pod adresem poczty elektronicznej: xxx@xxxxx.xxx.xx

Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Zapoznałem/am się z treścią

Data i podpis …………………………

Załącznik nr 5 do umowy

KLAUZULA INFORMACYJNA STANOWIĄCA REALIZACJĘ OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO – dla osoby do kontaktu ze strony ZAMAWIAJĄCEGO

Dane osobowe - imię nazwisko i służbowe dane kontaktowe - będą przetwarzane na potrzeby realizacji umowy nr…….. z dnia ………………dot. wykonania i dostawy materiałów promocyjnych, w ramach działań informacyjno-promocyjnych dotyczących Programu Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych tzw. RODO (art. 6 ust. 1 litera f RODO), w związku z:

- umową między Unią Europejską, Islandią, Księstwem Liechtensteinu oraz Królestwem Norwegii w sprawie Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 (Dz. Urz. UE. L Nr 141, str. 3) oraz Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 zawartych w dniu 20 grudnia 2017 r. w Warszawie i Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 oraz Regulacjami w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

Odbiorcami danych osobowych mogą być x.xx.:

podmioty, zaangażowane w wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu Kultura w ramach MF EOG 2014-2020,
państwa Darczyńcy i podmioty wykonujące zadania po stronie tych Państw (przede wszystkim: Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli znajdującego się w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu EFTA i Komitetu Mechanizmu Finansowego EOG założonego przez Stały Komitet Państw EFTA);

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w Porozumieniu w sprawie realizacji Programu Kultura w ramach EOG 2014-2020 z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

prawo dostępu do treści swoich danych osobowych,
prawo ich sprostowania,
prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych MKiDN jest możliwy:

pod adresem: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx,
pod adresem poczty elektronicznej: xxx@xxxxx.xxx.xx

Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji,
w tym profilowania.

Zapoznałam się z treścią

Data i podpis ……………….

Załącznik nr 6 do Ogłoszenia

Zobowiązanie

innego podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, którego przedmiotem jest „Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx).”Nr postępowania: 41/BDG/US/2019:

Ja, ………………………………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu)

działając w imieniu i na rzecz…………………………………………………………………………..

(nazwa podmiotu)

Zobowiązuję się do oddania wskazanych poniżej zasobów na potrzeby wykonania zamówienia:

……………………………………………………………………………………………………………

(określenie zasobu, np. wiedza i doświadczenie, …..)

do dyspozycji wykonawcy:

……………………………………………………………………………………………………………

(nazwa wykonawcy)

Jednocześnie oświadczam, że:

1. udostępniam wykonawcy w/w zasoby, w następującym zakresie:

……………………………………………………………………………………………………………

2. sposób wykorzystania udostępnionych przeze mnie zasobów będzie następujący:

……………………………………………………………………………………………………………

3. charakter stosunku łączącego mnie z wykonawcą będzie następujący:

……………………………………………………………………………………………………………

4. zakres mojego udziału przy wykonywaniu zamówienia będzie następujący:

…………………………………………………………………………………………………………

5. okres mojego udziału przy wykonywaniu zamówienia będzie następujący:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………. , dn. ………………………………….

/miejscowość/ /dzień, miesiąc, rok/

…………………….......................................................

podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxxxx

Załącznik nr 7 do Ogłoszenia

WYKAZ WYKONANYCH (WYKONYWANYCH) USŁUG

do postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest: „Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx)” - Nr postępowania: 41/BDG/US/2019.

l.p.	Przedmiot/ zakres usługi	Całkowita wartość brutto w PLN	Termin realizacji		Podmiot, na rzecz którego wykonano usługę (nazwa i adres)
l.p.	Przedmiot/ zakres usługi	Całkowita wartość brutto w PLN	Data rozpoczęcia dd/mm/rr	Data zakończenia dd/mm/rr
1
2
3
4

Do każdej usługi wymienionej w wykazie należy dołączyć dowód, że usługa jest wykonywana lub została należycie wykonana.

W wykazie tym powinny znaleźć się informacje niezbędne do prawidłowej oceny (stwierdzenia), że usługi te są zgodne z wymaganiami wskazanymi
w Rozdz. 4 pkt I ppkt c).c.1. Ogłoszenia o zamówieniu.

.............................................................

(data i podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Wykonawcy)

Załącznik nr 8 do Ogłoszenia

WYKAZ OSÓB SKIEROWANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ

DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego
na podstawie art. 138o ustawy Pzp, którego przedmiotem jest „Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowej konferencji-szkolenia inaugurującej Program Kultura Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 w dniu 26 listopada 2019 r. w Warszawie (Centrum Sztuki Współczesnej – Zamek Xxxxxxxxxx)” - Nr postępowania: 41/BDG/US/2019.

Lp.	Funkcja pełniona w ramach realizacji zamówienia	Imię i nazwisko	Doświadczenie i kwalifikacje zawodowe (należy umieścić wszystkie dane określone w Rodz. 4 pkt I ppkt c2) Ogłoszenia)	Podstawa do dysponowania tymi osobami (np. umowa o pracę, zlecenia, o dzieło, zobowiązanie innego podmiotu)
1.	Koordynator
2.	Tłumacz
3.	Tłumacz
4.	Tłumacz

W wykazie tym powinny znaleźć się informacje niezbędne do prawidłowej oceny (stwierdzenia), że wskazane osoby spełniają wymagania określone
w Rozdz. 4 pkt I ppkt c).c.2. Ogłoszenia o zamówieniu.

.............................................................

(data i podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Wykonawcy)

1 Sala Widowiskowa i Kolebkowa.

2 Niepotrzebne skreślić

3 W przypadku gdy wykonawca jest osobą fizyczną

4 W przypadku gdy Wykonawca jest osobą prawną

5 Przy okazji wynajmu Dziedzińca dodatkowo Zamawiający dysponuje 100 metrową salą na zaplecze, a także 40 miejscami parkingowymi dla gości wydarzenia, w tym obsługi technicznej. Szatnia i toalety do dyspozycji Zamawiającego na poziomie -1.

6 Sala Widowiskowa znajduje się w budynku Laboratorium na I piętrze (budynek z windą)

7 Sala Kolebkowa w której będzie przerwa kawowa w trakcie szkolenia znajduje się w budynku Laboratorium na parterze.

8 Z możliwością zmniejszenia liczby uczestników konferencji-szkolenia o 30% w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed terminem konferencji-szkolenia.

9 Kolory nie mogą być jaskrawe, neonowe ani pastelowe.

10 Łączna liczba krzeseł nadal musi wynosić 220.

11 Wymiary: 1 rodzaj stolików 90/90/45 i 2 rodzaj stolików 45/45/45

12 Co najmniej 2/4 osobowe w kształcie: ćwierćokręgu/półokręgu/prostokąta/kwadratu

13 Łącznie 6 – 8 stref kawowych. Część stref może być usytuowana z tyłu dziedzińca

14 Może być częścią scenografii.

15 Jeden laptop na Dziedzińcu, drugi w Sali Widowiskowej.

16 Wymiary: 62 /62 / 121, materiał: polipropylen.

17 Szklanych/metalowych/porcelanowych w kolorze białym lub przezroczystym.

18 Dwa nowoczesne bukiety w stonowanych kolorach flag Norwegii, Liechtenstein, Islandii, Polski (np. biało-czerwone i biało-czerwono-niebieskie) w eleganckich, designerskich wazonach/donicach (szklanych/metalowych/porcelanowych w kolorze białym lub przezroczystym)

19 Lampy dekoracyjne w kształcie kuli/kwadratu/kropli/ lampy podłogowe o wysokości max. 180 cm,

20 Dekoracje ze świeżych kwiatów w stonowanych kolorach, w nowoczesnych kompozycjach pasujących do wnętrza w eleganckich, designerskich wazonach/donicach (szklanych/metalowych/porcelanowych w kolorze białym lub przezroczystym): dwa bukiety w kolorach flag Norwegii, Liechtenstein, Islandii, Polski (np. biało-czerwone i biało-czerwono-niebieskie).

21 Lampy dekoracyjne w kształcie kuli/kwadratu/kropli/ lampy podłogowe o wysokości max. 180 cm,

22 Kolory nie mogą być jaskrawe, neonowe ani pastelowe.

23 Łączna liczba wszystkich krzeseł nadal musi wynosić 100

24 Jeden bukiet w stonowanych kolorach, w nowoczesnej kompozycji pasujący do wnętrza w kolorach flag Norwegii, Liechtenstein, Islandii, Polski.

25 Identyfikatory z min. wymienną karteczką:

- materiał: min. tworzywo,

- wymiar zewnętrzny: 77mm x 52mm (maksymalnie +10 mm na każdym wymiarze)

- wymiar etykiety: 70mm x 45mm (maksymalnie +10 mm na każdym wymiarze, proporcjonalnie do wymiarów ramki)

- zapięcie: magnes

- kolor ramki: przeźroczysty

26 Tłumaczenie będzie dotyczyło programów finansowanych ze środków europejskich z zakresu kultury, w tym: tańca, teatru, sztuk plastycznych itp.

27 Zasady dostępne na stronie: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/, 08.08.2019 r.

28 Z możliwością zmniejszenia liczby uczestników konferencji-szkolenia o 30% w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed terminem konferencji-szkolenia.

29 Po przekazaniu zdjęć na hasłowo zabezpieczone konto w celu ochrony wizerunku osób fizycznych znajdujących się na zdjęciach, Zamawiający niezwłocznie trwale usunie je z serwera ftp.

30 Niepotrzebne skreślić

31 W przypadku gdy wykonawca jest osobą fizyczną

32 W przypadku gdy wykonawca jest osoba prawną

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Document Metadata

Free Standard Templates

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

FORMULARZ OFERTOWY

Document Metadata

Related content

Similar Contract Types

Most Common Clauses in Public Procurement Announcement