UMOWA nr BDGl /…………/…………… o świadczenie Usług związanych z organizacją Wydarzeń

UMOWA nr BDGl /…………/……………

o świadczenie Usług związanych z organizacją Wydarzeń

zawarta w dniu ...................................... 2016 roku w Warszawie

zwana dalej „Umową”

pomiędzy:

Skarbem Państwa – Ministerstwem Środowiska z siedzibą w Warszawie, przy xx. Xxxxxxxxxx 00/00, reprezentowanym przez: ……………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

……………………..……. (dane adresowe i rejestrowe przedsiębiorcy zgodnie z wymogami prawa)

zwany dalej „Wykonawcą” , reprezentowany przez: …………………………………………………..

łącznie zwanymi dalej „Stronami” lub z osobna „Stroną”,

o następującej treści:

§ 1. Definicje

Pojęcia użyte w Umowie oznaczają:

1. dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;

2. wydarzenie - w szczególności: seminarium, konferencję, spotkanie, w tym spotkania o charakterze edukacyjno-informacyjnym, wystawę, event, szkolenie, prelekcję, wykład, wizytę plenarną lub studyjną, imprezę kulturalną lub imprezę o charakterze szkoleniowym, wyjazd terenowy ,zwane dalej „Wydarzeniem”;

3. podwykonawca - osobę fizyczną albo prawną, bądź jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której Wykonawca zlecił wykonanie części lub całości usług.

§ 2. Przedmiot Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług w ramach organizacji Wydarzeń na rzecz Zamawiającego, na terenie Rzeczpospolitej Polskiej lub poza jej granicami, zwanych dalej „Usługami”, obejmujących w szczególności:

1. zapewnienie zakwaterowania uczestnikom Wydarzenia tj. rezerwację i najem miejsc noclegowych

2. rezerwację i najem sal konferencyjnych;

3. zapewnienie wyżywienia uczestnikom Wydarzenia;

4. zapewnienie transportu uczestnikom Wydarzenia;

5. transport, montaż i demontaż stoisk lub wystaw promujących Zamawiającego.

6. zakup biletów wstępu do miejsc dziedzictwa kulturowego lub innych obiektów;

7. zapewnienie przewodnika;

8. zapewnienie materiałów konferencyjnych wskazanych przez Zamawiającego
   w zamówieniu wykonania Usługi

9. zapewnienie koordynacji Wydarzenia w miejscu jego organizacji;

2. Szczegółowe wymagania dotyczące Usług określa, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, załącznik nr 1 do Umowy.

3. Szczegółowe wymagania dotyczące Usługi zapewnienia transportu określa załącznik nr 2 do Umowy.

4. Szczegółowe wymagania dotyczące Usługi zapewnienia koordynacji w miejscu organizacji Wydarzenia określa załącznik nr 3 do Umowy.

§ 3. Procedura udzielania Zamówienia

1. Na wykonanie poszczególnych Usług Zamawiający będzie każdorazowo wystawiał Wykonawcy odrębne pisemne zamówienie wykonania określonych Usług, zwane dalej „Zamówieniem”.

2. Zamówienie będzie składane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Umowy, drogą mailową na adres ………………………………………

3. Po otrzymaniu Zamówienia Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu,
   w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia Zamówienia, zgodnie z ust. 2, następujące dokumenty:

1. kosztorys wstępny, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy, zwany dalej „Kosztorysem wstępnym”;

2. wykaz podwykonawców wraz z imienną listą osób, które będą realizowały poszczególne czynności w trakcie realizacji Wydarzenia oraz wykazem zadań przypisanych dla poszczególnych podwykonawców i osób;

3. inne dokumenty związane z Zamówieniem, o ile tego zażąda Zamawiający np. propozycję menu

- zwane dalej łącznie „Dokumentami przygotowawczymi”.

4. W przypadku gdy Zamawiający wskaże w Zamówieniu konkretne miejsce realizacji danej Usługi, a okaże się ono niedostępne w terminie organizacji Wydarzenia, Wykonawca zobowiązany jest zaproponować miejsce alternatywne i wycenić je w Kosztorysie wstępnym, który zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu w terminie, o którym mowa w ust. 3.

5. Zamawiający, w terminie 5 dni roboczych, ma prawo zgłoszenia uwag do dostarczonych przez Wykonawcę Dokumentów przygotowawczych. Brak uwag jest równoznaczny z akceptacją przez Wykonawcę Dokumentów przygotowawczych.

6. Zgłoszenie uwag, zgodnie z ust. 5, uważa się za brak akceptacji Dokumentów przygotowawczych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić uwagi, które zostały zgłoszone i ponownie przekazać Dokumenty przygotowawcze do akceptacji Zamawiającego w terminie 1 dnia roboczego od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego uwag.

7. Wykonawca zobowiązany jest poprawiać Dokumenty przygotowawcze, aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego. Postanowienia ust. 5-6 stosuje się odpowiednio.

8. Wykonawca przystąpi do realizacji Zamówienia po zaakceptowaniu przez Zamawiającego Dokumentów przygotowawczych.

9. W przypadku wskazania przez Zamawiającego w Zamówieniu terminu na rezerwację danych Usług, Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 1 dnia roboczego, po dniu do którego miał dokonać rezerwacji, przekazać Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji drogą mailową na adres xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

10. W przypadku gdy w trakcie realizacji Zamówienia Zamawiający będzie chciał zwiększyć liczbę osób, dla których mają być świadczone Usługi, zawiadamia o tym Wykonawcę drogą mailową na adres ……………………………., a Wykonawca zobowiązany jest to żądanie uwzględnić.
    Koszt zapewnienia Usług, w odniesieniu do osoby, nie może być wyższy niż w zaakceptowanym przez Zamawiającego Xxxxxxxxxxx wstępnym.

11. W przypadku gdy w trakcie realizacji Wydarzenia zaistnieje potrzeba Zamówienia Usług nieobjętych pierwotnym Zamówieniem, Zamawiający może złożyć dodatkowe Zamówienie, zwane dalej „Dodatkowym Zamówieniem”, drogą mailową na adres …………………………….

12. Wykonawca jest zobowiązany w ciągu 3 godz. od przekazania Dodatkowego Zamówienia zgodnie z ust. 11, do przesłania Zamawiającemu drogą mailową na adres xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx kosztorysu Dodatkowego Zamówienia.

13. Wykonawca przystąpi do realizacji Dodatkowego Zamówienia po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.

§ 4. Uprawnienia Zamawiającego

Zamawiający ma prawo do:

1. wizytowania miejsc typowanych na organizację Wydarzenia, celem dokonania wyboru miejsca najwłaściwszego dla danego Zamówienia;

2. wskazania Wykonawcy sposobu realizacji Zamówienia;

3. kontroli sposobu wykonania Usług na każdym etapie ich realizacji oraz prawidłowości ich rozliczenia.

§ 5. Zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się do:

1. ścisłej współpracy z Zamawiającym i osobami wyznaczonymi przez Zamawiającego do kontaktu w sprawie realizacji Usług;

2. zapewnienia świadczenia Usług przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje;

3. wyznaczenia osób do współpracy z Zamawiającym zgodnie z § 7;

4. obsługiwania Wydarzeń w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego przy pomocy takiej liczby personelu, który zapewni ich sprawne świadczenie;

5. świadczenia Usług na najwyższym poziomie, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia w czasie realizacji Umowy osób wykonujących: obsługę administracyjną, obsługę finansową, obsługę sekretarsko-kancelaryjną, na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.) i udokumentowanie tego faktu poprzez złożenie kopii umowy o pracę, w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy lub w przypadku późniejszego zatrudnienia osoby w terminie 5 dni od dnia zawarcia umowy o pracę z tą osobą oraz na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 5 dni roboczych od dnia żądania.

3. Niezależnie od zobowiązania, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający wymaga od Wykonawcy – stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.), aby przy realizacji Umowy zatrudnił w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy o pracę co najmniej 1 osobę niepełnosprawną, o której mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.) i powierzył tej osobie czynności związane z realizacją Usług na rzecz Zamawiającego.

4. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kopii umowy o pracę z osobą niepełnosprawną, o której mowa w ust. 3, oraz dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność tej osoby w terminie 30 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy oraz na każde żądanie Zamawiającego, w terminie 5 dni roboczych od dnia żądania.

5. Wykonawca zatrudni osobę, o której mowa w ust. 3, na okres realizacji Umowy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę niepełnosprawną lub przez Wykonawcę przed zakończeniem tego okresu zobowiązuje się do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej, na warunkach określonych w ust. 3 i dostarczenia Zamawiającemu kopii umowy o pracę z osobą niepełnosprawną oraz dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność tej osoby w terminie 30 dni od dnia zakończenia umowy o pracę z poprzednią osobą niepełnosprawną.

6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie ewentualne szkody na osobie lub mieniu powstałe w wyniku niewykonywania bądź nienależytego wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy. Wykonawca ponosi też odpowiedzialność za inne działania lub zaniechania pracowników świadczących Usługi i osób trzecich, którymi będzie posługiwał się w celu wykonania Umowy.

§ 6. Okres obowiązywania Umowy

Umowa będzie obowiązywała przez okres 18 miesięcy od dnia jej zawarcia, lecz nie dłużej niż do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10.

(W przypadku gdy w dniu zawarcia Umowy Zamawiający będzie związany Umową nr BDG-wl/50/2016 z dnia 22 sierpnia 2016 r. postanowienie będzie brzmiało następująco:

„1. Umowa będzie obowiązywała od dnia zawarcia, z zastrzeżeniem, iż świadczenie objęte Umową będzie wykonywane przez Wykonawcę po wyczerpaniu wartości Umowy nr BDG-wl/50/2016 z dnia 22 sierpnia 2016 r., przez okres 18 miesięcy liczony od dnia poinformowania Wykonawcy przez Zamawiającego, w sposób wskazany w ust. 2, o wyczerpaniu wartości Umowy nr BDG-wl/50/2016 z dnia 22 sierpnia 2016 r., lecz nie dłużej niż do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o wyczerpaniu wartości Umowy nr BDG-wl/50/2016 z dnia 22 sierpnia 2016 r. w drodze mailowej na adres………………………….

3. W przypadku niepoinformowania przez Zamawiającego Wykonawcy o wyczerpaniu wartości Umowy nr BDG-wl/50/2016 z dnia 22 sierpnia 2016 r., świadczenie objęte Umową będzie wykonywane przez Wykonawcę od dnia 1 stycznia 2017 r. przez okres 18 miesięcy, lecz nie dłużej niż do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10.”)

§ 7. Osoby do współpracy

1. Strony ustalają, że osobami reprezentującymi Strony w zakresie realizacji Umowy są:

1. ze strony Wykonawcy:

…………………………….

……………………………

……………………………

……………………………

2. ze strony Zamawiającego:

– Xxxx Xxxxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx ,

tel. 00 0000000, kom. 000 000 000,

– Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx,

tel. 00 0000000, kom. 000 000 000,

– Marek Drożdżewski xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx ,

tel. 00 0000000, kom. 000 000 000. –

- Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx ,

tel. 00 0000000, kom. 605170019,

2. Wykonawca zobowiązany jest w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia przekazania przez Zamawiającego Zamówienia do wyznaczenia spośród osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jednej osoby, która będzie pełniła rolę osoby kontaktowej w sprawie danego Zamówienia
i poinformowania o tym Zamawiającego.

3. Wykonawca ma możliwość zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1, gdy jest to uzasadnione obiektywnymi okolicznościami, o czym jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Zamawiającego drogą mailową na adres xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

4. Wykonawca jest zobowiązany dokonać zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1, na żądanie Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia powiadomienia Wykonawcy
o potrzebie zmiany mailowo na adres xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

5. W przypadku dokonywania zmiany osób, o której mowa w ust. 1 pkt 1, nowa osoba powinna posiadać kompetencje nie niższe niż osoba zmieniana.

6. Zamawiający może dokonać zmiany osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2, w każdym momencie.

7. Zmiana osób wymienionych w ust. 1, nie wymaga aneksu do Umowy.

§ 8. Zmiana Zamówienia

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) bezkosztowej zmiany Zamówienia w nieograniczonym zakresie lub anulacji Zamówienia przed zaakceptowaniem przez Xxxxxxxxxxxxx Kosztorysu wstępnego;

2) bezkosztowego zmniejszenia ilości osób, dla których zapewnione mają być Usługi w ramach danego Zamówienia, o nie więcej niż 10 %, na 7 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Wydarzenia;

3) bezkosztowego zmniejszenia ilości osób, dla których zapewnione mają być Usługi w ramach danego Zamówienia, o nie więcej niż 5 %, na 2 dni robocze przed dniem rozpoczęcia Wydarzenia.

2. W przypadku zmniejszenia przez Zamawiającego liczby uczestników danego Wydarzenia po terminie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, lub o większą liczbę osób niż określone w ust. 1 pkt 2-3, bądź anulacji danej Usługi lub Zamówienia po zaakceptowaniu Kosztorysu wstępnego, Zamawiający zobowiązuje się do zwrotu Wykonawcy na jego żądanie rzeczywistych
i udokumentowanych kosztów zewnętrznych poniesionych przez Wykonawcę.

3. Postanowienia ust. 1 pkt 2, ust. 1 pkt 3, ust. 2 stosuje się niezależnie od siebie.

§ 9. Wykonanie zastępcze

Strony zgodnie ustalają, że w przypadku niezrealizowania lub nienależytego zrealizowania przez Wykonawcę, w umówionym terminie, jakiejkolwiek z Usług w ramach danego Zamówienia lub nieprzekazania Dokumentów przygotowawczych w terminie, o którym mowa w § 13 ust. 3, lub nieprzekazania kosztorysu Dodatkowego Zamówienia w terminie, o którym mowa w § 13 ust. 4, lub nieprzekazania dokumentu potwierdzającego rezerwację w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 9, Zamawiający ma prawo, niezależnie od naliczenia kar umownych, o których mowa w § 13, zlecić innemu wybranemu przez siebie Wykonawcy realizację przedmiotowej Usługi na koszt Wykonawcy.

§ 10. Wynagrodzenie i płatności

1. Z tytułu wykonania Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za Usługi,
   z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, liczone jako wartość netto Usług pomniejszoną o rabat, o którym mowa odpowiednio w ust. 6 – 9, a następnie powiększoną o marżę Wykonawcy wynoszącą …….%. Wynagrodzenie zostanie powiększone o podatek VAT.

2. Z tytułu wykonania Usługi transportu Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe brutto, określone w załączniku nr 2 do Umowy.

3. Z tytułu wykonania Usługi zapewnienia koordynacji w miejscu organizacji Wydarzenia Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie, które obejmuje wszelkie pochodne (składki, opłaty
   i inne podatki) stanowiące …….% wartości pozostałych zamówionych w tym Zamówieniu Usług netto. Wartość Usług netto uwzględniać będzie rabat i w przypadku Usług, o których mowa
   w ust. 1, marżę. Wynagrodzenie zostanie powiększone o podatek VAT.

4. W przypadku, gdy uczestnicy Wydarzenia będą uiszczać należności za zrealizowane przez Wykonawcę Usługi we własnym zakresie, Wykonawca będzie mógł obciążyć Zamawiającego marżą od wartości netto tych Usług pomniejszonych o rabat i powiększonych o VAT.

5. Marża Wykonawcy, o której mowa w ust. 1, oraz wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 i 3, obejmuje wszelkie koszty poniesione przez Wykonawcę, a w szczególności koszty stałe oraz koszty wynagrodzenia brutto obsługi prawnej, administracyjnej, księgowo-kadrowej, finansowej, organizacyjnej i logistycznej, koszty prowadzenia biura (przedsiębiorstwa) poniesione w związku z realizacją Umowy oraz zysk Wykonawcy.

6. Rabat od ceny netto Usługi zapewnienia noclegu w przypadku, gdy liczba osób zakwaterowanych stanowi:

1. do 35 osób w jednym terminie, w jednym obiekcie wynosi -

2. od 36 do 100 osób w jednym terminie, w jednym obiekcie wynosi -

3. powyżej 100 osób w jednym terminie, w jednym obiekcie wynosi -

7. Rabat od ceny netto w przypadku Usługi zapewnienia sali konferencyjnej:

1. dla maksymalnie 35 osób wynosi -

2. od 36 do 100 osób wynosi -

3. powyżej 100 osób wynosi -

8. Rabat od ceny netto Usługi zapewnienia wyżywienia:

1. dla maksymalnie 35 osób wynosi -

2. od 36 do 100 osób wynosi -

3. powyżej 100 osób wynosi -

9. Rabat od ceny netto Usługi zapewnienia materiałów konferencyjnych wynosi -

10. Maksymalna wartość Umowy nie przekroczy kwoty 3 000 000 zł brutto (słownie: trzy miliony złotych).

11. W przypadku, gdy kwota, o której mowa w ust. 10, nie zostanie wykorzystana w całości na realizację Usług objętych Umową, nie powoduje to po stronie Wykonawcy roszczenia o zapłatę części niezrealizowanej wartości Umowy, jak również roszczenia o przedłużenie Umowy.
    W takim przypadku Wykonawcy należy się wynagrodzenie w wysokości objętej Zamówieniami.

12. Wszelkie opłaty i podatki wynikające z wykonywania Umowy obciążają w całości Wykonawcę.

13. Wykonawcy nie przysługuje z tytułu wykonania Umowy żadne inne wynagrodzenie oprócz wynagrodzenia określonego w ust. 1-3.

14. Wystawione przez Wykonawcę faktury¹ będą uwzględniały obowiązującą w przepisach prawa stawkę VAT dla danej Usługi na dzień jej wykonania.

15. Zapłata należnego Wykonawcy wynagrodzenia nastąpi przelewem, na rachunek bankowy …………………………….. . O każdej zmianie numeru rachunku Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego na piśmie.

16. Zapłata należnego Wykonawcy wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, lecz nie wcześniej niż w terminie 14 dni od dnia akceptacji przez Zamawiającego sprawozdania i kosztorysu powykonawczego, o których mowa w § 12 ust. 1, z wykonania danego Zamówienia.

17. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień złożenia przez Zamawiającego dyspozycji przelewu na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 15.

18. Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

§ 11. Klauzule waloryzacyjne

1. Strony przewidują możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1-3, w przypadku zmian zaistniałych w trakcie obowiązywania Umowy dotyczących:

1) stawki VAT;

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008);

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

- jeżeli Strona, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zmian w powyższym zakresie, zwróci się w tej sprawie do drugiej Strony z wnioskiem, w którym odpowiednio Zamawiający wykaże wpływ zmian na zmniejszenie kosztów wykonywania Umowy przez Wykonawcę, co powinno skutkować zmniejszeniem kwoty wynagrodzenia, albo Wykonawca wykaże wpływ zmian na zwiększenie kosztów wykonywania umowy, co powinno skutkować zwiększeniem kwoty wynagrodzenia.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, wymaga zgody stron i aneksu do Umowy.

3. W dniu zawarcia Umowy Wykonawca złoży pisemne oświadczenie dotyczące:

1) liczby osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie albo innej umowy o świadczenie usług, które będą zaangażowane w realizację umowy oraz wymiaru czasu pracy albo liczby godzin świadczonych usług, które dana osoba będzie przeznaczać na wykonanie Umowy;

2) określenia jaki procent wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, za wykonanie Usług przypada na wynagrodzenie poszczególnych osób, o których mowa w pkt 1.

4. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, będą skutkowały podwyższeniem wynagrodzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1 - 3, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem co najmniej 1- miesięcznego terminu wypowiedzenia.

§ 12. Odbiór Usług

1. Zamawiający będzie dokonywał odbioru Usług wykonanych w danym Zamówieniu, poprzez podpisanie sprawozdania z wykonania Zamówienia, zwanego dalej „Sprawozdaniem”, oraz kosztorysu powykonawczego, którego wzór stanowi załącznik nr 5, zwanego dalej „Kosztorysem powykonawczym”.

2. Sprawozdanie zawierać będzie w szczególności;

1. rodzaj Wydarzenia;

2. termin Wydarzenia;

3. kwotę wskazaną w Kosztorysie wstępnym;

4. kwotę wskazaną w Kosztorysie powykonawczym;

5. opis zrealizowanych Usług;

6. uzasadnienie różnicy pomiędzy Kosztorysem wstępnym i Kosztorysem powykonawczym
   w związku z zastosowaniem § 3 ust. 10 lub ust. 11 lub § 8;

7. datę i podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej przez Wykonawcę.

3. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia Sprawozdania i jego przedłożenia Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od dnia zrealizowania Zamówienia.

4. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Kosztorys powykonawczy wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur wystawionych przez podwykonawców niezwłocznie po otrzymaniu faktur od podwykonawców.

5. W przypadku nieprzekazania Sprawozdania lub Kosztorysu powykonawczego lub niedołączenia do Kosztorysu powykonawczego wszystkich faktur od podwykonawców Zamawiający uprawniony jest do wstrzymania wypłaty wynagrodzenia za całe Zamówienie. Od wstrzymanego wynagrodzenia Wykonawcy nie przysługują odsetki.

6. Wykonawca może przedłożyć Xxxxxxxxx powykonawczy bez kopii faktur od podwykonawców tylko wtedy gdy Zamawiający wyrazi na to zgodę. W takim przypadku ust. 5 nie stosuje się.

7. W terminie 5 dni roboczych od dnia przedłożenia dokumentów, o których mowa w ust. 1, zwanych dalej „Dokumentami”, Zamawiający zaakceptuje Dokumenty lub zgłosi do nich uwagi.

8. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do Dokumentów Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić uwagi, które zostały zgłoszone i ponownie przekazać Dokumenty do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dnia roboczych, a Zamawiający w terminie 5 dni roboczych zaakceptuje Dokumenty lub zgłosi do nich uwagi.

9. Wykonawca zobowiązany jest poprawiać Dokumenty, aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego. Postanowienia ust. 7-8 stosuje się odpowiednio.

10. Akceptacja przez Zamawiającego Dokumentów będzie podstawą do rozliczenia faktury przez Wykonawcę.

§ 13. Kary umowne

1. W przypadku niewykonania którejkolwiek z Usług w ramach Zamówienia w określonym
   w Zamówieniu terminie, lub nieprzekazania dokumentu potwierdzającego rezerwację, w terminie o którym mowa w § 3 ust. 9, Zamawiający może:

1. wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 5 % kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10 albo

2. odstąpić od niewykonanej Usługi i żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej
   w wysokości 15 % wynagrodzenia należnego za Zamówienie, określonego
   w zaakceptowanym przez Zamawiającego Kosztorysie wstępnym.

2. W przypadku nienależytego wykonania którejkolwiek z Usług w ramach Zamówienia,
   w określonym w Zamówieniu terminie, Zamawiający może:

1. wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 3 % kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10 albo

2) żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 10 % wynagrodzenia należnego za Zamówienie, określonego w zaakceptowanym przez Zamawiającego Kosztorysie wstępnym.

3. W przypadku nieprzekazania przez Wykonawcę któregokolwiek z Dokumentów przygotowawczych w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 3, lub ich niepoprawienia w terminie,
   o którym mowa w § 3 ust. 6, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości
   200 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. W przypadku gdy opóźnienie w przekazaniu lub poprawieniu Dokumentów przygotowawczych przekroczy 7 dni roboczych lub Wykonawca trzykrotnie przekaże Dokumenty przygotowawcze nieuwzględniające uwag Zamawiającego, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 5 % kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10, albo skorzystać z wykonania zastępczego, o którym mowa § 9, albo zrezygnować z danego Zamówienia i naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 5000 zł.

4. W przypadku nieprzekazania przez Wykonawcę kosztorysu Dodatkowego Zamówienia
   w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 12, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną
   w wysokości 200 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. W przypadku gdy opóźnienie
   w przekazaniu kosztorysu Dodatkowego Zamówienia przekroczy 5 godz., Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym i żądać zapłaty kary umownej w wysokości
   5 % kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10, albo skorzystać z wykonania zastępczego, o którym mowa § 9, albo zrezygnować z Dodatkowego Zamówienia i naliczyć Wykonawcy karę umowną
   w wysokości 3000 zł.

5. W przypadku nieudokumentowania lub nienależytego udokumentowania przez Wykonawcę
   w terminie, o którym mowa § 5 ust. 2, że każda z osób wykonująca czynności wskazane w § 5
   ust. 2, została zatrudniona na umowę o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 300 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostarczeniu kopii umowy o pracę.

6. W przypadku niezatrudniania przez Wykonawcę przez cały okres wykonywania czynności, wskazanych w § 5 ust. 2, osób do ich wykonywania na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 300 zł za każdy rozpoczęty dzień niezatrudniania tych osób.

7. W przypadku nieudokumentowania lub nienależytego udokumentowania przez Wykonawcę w terminie, o którym mowa § 5 ust. 4, że Wykonawca zatrudnił co najmniej 1 osobę niepełnosprawną w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy o pracę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowna w wysokości 100 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostarczeniu dokumentów wskazanych w § 5 ust. 4.

8. W przypadku niezatrudniania przez Wykonawcę przez cały okres trwania Umowy co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy o pracę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł za każdy rozpoczęty dzień niezatrudniania tej osoby.

9. W przypadku naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa
   w załączniku nr 7 do Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1000 zł za każde naruszenie.

10. W przypadku wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia za należycie wykonane Usługi.

11. Kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie tj. naliczenie kary umownej z jednego tytułu nie wyłącza możliwości naliczenia kary umownej z innego tytułu.

12. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia naliczonych kar umownych z wierzytelnością Wykonawcy.

13. Niezależnie od zastrzeżonych powyżej i przysługujących Zamawiającemu kar umownych,
w przypadku gdyby Zamawiający poniósł szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę, może on dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

14. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, o której mowa w § 17 Umowy.

§ 14. Kwalifikacje, należyta staranność, podwykonawcy

1. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu Umowy będzie kierować się najlepszą dostępną wiedzą, etyką zawodową, obowiązującymi przepisami oraz należytą starannością przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanego zadania.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednio wykwalifikowany potencjał kadrowy, ekonomiczny oraz organizacyjny niezbędny do wykonania należytego wykonania Umowy.

3. Wykonawca może powierzyć zrealizowanie części Umowy innemu podmiotowi, będącemu podwykonawcą.

4. Wykonawca będzie odpowiedzialny wobec Zamawiającego za działania lub zaniechania wszystkich osób zatrudnionych przez siebie do wykonywania przedmiotu Umowy, a także za działania podwykonawców, jak za własne działania lub zaniechania.

5. Opóźnienie w wykonaniu przedmiotu Umowy lub jego części przez podwykonawców nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za naruszenie terminów przewidzianych Umową.

§ 15. Zabezpieczenie

1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w formie……………………., na kwotę ………. zł (słownie: ……………………………zł), co stanowi 5 % kwoty, o której mowa w § 10 ust. 10, zwane dalej „Zabezpieczeniem”.

2. Kopia dokumentu potwierdzającego wniesienie Zabezpieczenia stanowi załącznik nr 6 do Umowy.

3. Zamawiający jest upoważniony do potrącania z Zabezpieczenia należytego wykonania Umowy kar umownych, o których mowa w § 13. Zamawiający, przed potrąceniem jakichkolwiek kwot
   z Zabezpieczenia, zobowiązany jest pisemnie zawiadomić o tym fakcie Wykonawcę.

4. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy służy także pokryciu kosztów wykonania zastępczego przez innego wykonawcę, o których mowa w § 9.

5. Zabezpieczenie zostanie zwrócone Wykonawcy w okresie do 30 dni od dnia zakończenia Umowy, z uwzględnieniem ewentualnych rozliczeń z Zabezpieczenia, dokonanych uprzednio przez Zamawiającego zgodnie z Umową.

6. W przypadku dokonania jakiegokolwiek potrącenia z Zabezpieczenia przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 dni roboczych, od dnia poinformowania Wykonawcy o dokonaniu potrącenia, uzupełnić Zabezpieczenie do kwoty, o której mowa w ust. 1.

7. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w ust. 6, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym. Postanowienia § 13 ust. 10 stosuje się odpowiednio.

§ 16. Wypowiedzenie Umowy

Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze Stron z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia w drodze złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu Umowy, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Wypowiedzenie przez Xxxxxxxxxxxxx może nastąpić w szczególności z ważnych powodów np. niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia lub nieprzedkładania dokumentów, do których dostarczania zobowiązany jest Wykonawca lub skarg uczestników Wydarzenia lub zawyżania faktur lub utrudnionych kontaktów z Wykonawcą lub osobami wskazanymi przez niego do współpracy zgodnie z § 7.

§ 17. Siła wyższa

1. Strony nie są odpowiedzialne za naruszenie obowiązków wynikających z Umowy w przypadku, gdy wyłączną przyczyną naruszenia jest działanie Siły wyższej.

2. Przez Siłę wyższą należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, którego Strony nie mogły przewidzieć
   i któremu nie mogły zapobiec, uniemożliwiające wykonanie Umowy w całości lub części, na stałe lub na pewien czas, któremu Strona nie mogła przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności i które nie wynikło wskutek błędów lub zaniedbań Strony dotkniętej jej działaniem.

3. Na czas działania Siły wyższej obowiązki Strony, która nie jest w stanie wykonać danego obowiązku ze względu na działanie Siły wyższej, ulegają zawieszeniu.

4. W przypadku zaistnienia Siły wyższej Strona, której dotyczy działanie Siły wyższej, zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę na piśmie o wystąpieniu Siły wyższej, ze wskazaniem przewidywanego czasu trwania przeszkody w realizacji wynikających z Umowy obowiązków z powodu działania Siły wyższej.

§ 18. Klauzula powierzenia przetwarzania danych osobowych

Przy przetwarzaniu danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się stosować zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określone w Załącznik nr 7 do Umowy.

§ 19. Klauzula poufności

1. Umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

2. Wykonawca lub jego personel zatrudniony przy realizacji Umowy, zobowiązani są do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim wszystkich informacji lub dokumentów przekazanych, ujawnionych lub przygotowanych w trakcie i w związku z wykonywaniem Umowy. Dane udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego zostaną wykorzystane jedynie przez niego lub jego personel do celów realizacji Umowy i nie zostaną ujawnione osobom trzecim, bez zgody Xxxxxxxxxxxxx.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania, przy wykonywaniu Umowy, wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawa związanych z ochroną danych, a także z ochroną informacji poufnych.

4. Wykonawca nie może, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać, upubliczniać lub udostępniać danych i informacji określonych w ust. 2 w innych celach niż wynikające z Umowy.

5. Postanowienia ust. 4 nie dotyczą informacji publicznych, informacji powszechnie znanych oraz informacji, których udostępnienie następuje na żądanie organów administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego, sądów, prokuratury lub instytucji organizacji międzynarodowych, w zakresie w jakim te organy lub instytucje są uprawnione do żądania danych na podstawie odrębnych przepisów.

§ 20. Doręczenia

1. Strony wskazują następujące dane kontaktowe, na które należy kierować korespondencję:

1. xxxx Xxxxxxxxxxxxx:

1. Ministerstwo Środowiska, Biuro Dyrektora Generalnego, xx. Xxxxxxxx 00/00,
   00-000 Xxxxxxxx,

2. tel. (00) 00-00-000,

3. fax. (00) 00-00-000,

4. e-mail: xxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx;

2. dane Wykonawcy:

1. (adres),

2. (numer telefonu),

3. (numer faxsu),

4. (adres e-mail).

2. Strony mają obowiązek niezwłocznego informowania się wzajemnie o każdej zmianie danych kontaktowych w formie pisemnej i na adres mailowy drugiej Strony wskazany w ust. 1. Powyższa zmiana nie wymaga aneksu do Umowy. Korespondencja wysłana na ostatnio podane dane kontaktowe Strony uznawana będzie za skutecznie doręczoną drugiej Stronie.

3. O ile Strony nie postanowią inaczej korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 4, Strony będą doręczać sobie pocztą kurierską lub listem poleconym lub pocztą elektroniczną lub faksem, na ostatnio podane przez Stronę dane kontaktowe.

4. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od Umowy, musi mieć formę pisemną i być doręczone drugiej Stronie listem poleconym lub pocztą kurierską, na ostatnio podany przez Stronę adres.

5. Korespondencję wysyłaną pocztą elektroniczną uważa się za doręczoną w momencie jej wysłania.

6. Listy polecone, adresowane na ostatnio podany adres Strony, zwrócone przez pocztę lub firmę kurierską ze względu na niepodjęcie przez adresata w terminie, będą traktowane, jako skutecznie doręczone z upływem czternastego dnia od dnia pierwszej próby doręczenia.

§ 21. Polityka Środowiskowa

1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką Środowiskową Zamawiającego dostępną na stronie internetowej Zamawiającego i że jest świadomy znaczenia zgodności wykonywanych czynności z Polityką przy realizacji postanowień Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji Umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§ 22. Sąd właściwy do rozstrzygania sporów

Strony poczynią starania, aby rozstrzygnąć wszelkie spory wynikające z Umowy w drodze porozumienia. Wszelkie spory, które nie zostaną rozstrzygnięte w drodze porozumienia Stron będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

§ 23. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa,
   w szczególności, ustawy Kodeks cywilny i ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Przelew wierzytelności z tytuły zapłaty Wynagrodzenia wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.

3. Z zastrzeżeniem przypadków wskazanych wprost w Umowie, wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

5. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:

1. Załącznik nr 1 - Szczegółowe wymagania dotyczące Usług w ramach organizacji Wydarzeń;

2. Załącznik nr 2 - Szczegółowe wymagania dotyczące Usługi zapewnienia transportu;

3. Załącznik nr 3 - Szczegółowe wymagania dotyczące Usługi zapewnienia koordynacji Wydarzenia w miejscu jego organizacji;

4. Załącznik nr 4 - Wzór formularza Zamówienia;

5. Załącznik nr 5 - Wzór Kosztorysu Wstępnego/Powykonawczego;

6. Załącznik nr 6 - Kopia dokumentu potwierdzającego wniesienie zabezpieczenia;

7. Załącznik nr 7 - Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W imieniu Zamawiającego W imieniu Wykonawcy

Załącznik nr 1

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZĄCE USŁUGI W RAMACH ORGANIZACJI WYDARZEŃ

I. Sala konferencyjna, zwana dalej „Salą”

1. Sala zostanie dostosowana do ilości osób biorących udział w Wydarzeniu.

2. Sala zostanie odpowiednio przygotowana przed rozpoczęciem Wydarzenia, w szczególności Wykonawca ma zadbać o czystość sal, poprawne ustawienia krzeseł i stolików przed rozpoczęciem Wydarzenia.

3. Położenie sali zapewni możliwość przeprowadzenia Wydarzenia bez zakłóceń ze strony innych osób, niebiorących udziału w Wydarzeniu.

4. Sala będzie klimatyzowana z możliwością jej zaciemnienia oraz zapewnienia oświetlenia sztucznego, chyba że Zamawiający w Zamówieniu zażąda innego wyposażenia Sali.

5. Jeśli Zamawiający nie zażąda inaczej każda Sala wyposażona zostanie (oprócz stolików i krzeseł dla uczestników zajęć), w stół prezydialny z miejscami do siedzenia dla co najmniej 4 prelegentów. Dodatkowo (wyłącznie dla prelegentów) Wykonawca zapewni wodę gazowaną i niegazowaną w opakowaniach szklanych oraz szklanki (pojemność butelki nie większa niż 500 ml, min. dwa litry wody na osobę każdego dnia).

6. Sala zostanie wyposażona w aparaturę nagłaśniającą z możliwością nagrywania w formacie MP3 lub MP4 i możliwością skopiowania nagrania, mikrofony bezprzewodowe na statywach estradowych lub statywach krótkich (co najmniej 3), projektor multimedialny i ekran. Dodatkowo Wykonawca zapewni: wskaźnik laserowy, flipchart z papierem i markerami (5 flamastrów typu marker różnokolorowych), laptop oraz dostęp do drukarki i papier do niej. Urządzenia będą kompatybilne ze sobą (laptop, projektor oraz drukarka). Obraz z projektora będzie widoczny dla wszystkich uczestników Wydarzenia. Laptop wyposażony zostanie w podstawowe oprogramowanie biurowe, wraz z programem do odtwarzania prezentacji multimedialnych oraz sprawne połączenie z Internetem przez cały czas trwania Wydarzenia (minimalna szybkość łącza powinna pozwolić na płynne odtworzenie on-line filmu jakości HD 720p : minimum 256KB/s czyli około 2Mb/s).

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z części lub całości wyposażenia sali konferencyjnej w zależności od jego potrzeb. Szczegółowe wymagania w tym zakresie zostaną wskazane w Zamówieniu.

8. Wykonawca zapewni na Sali materiały potrzebne do pracy uczestników Wydarzenia, w postaci:

   1. papieru A4 białego kserograficznego;

   2. inne, wskazane w Zamówieniu.

9. Wykonawca zapewni na Sali bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu dla uczestników Wydarzenia.

10. Wykonawca obok Xxxx zapewni bezpłatną szatnię wraz z obsługą dla uczestników Wydarzenia.

11. Wykonawca zapewni, osobom przebywającym na Sali, bezpieczeństwo w zakresie w jakim wymagają tego przepisy BHP.

12. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zapewni dodatkowe pomieszczenie biurowe gwarantujące bezpieczeństwo i ochronę danych i informacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym. Wymagania szczegółowe dotyczące wyposażenia pomieszczenia zostaną przekazane w Zamówieniu.

13. Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej oraz akustycznej, dostępną w trakcie Wydarzenia oraz przynajmniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem Wydarzenia –
    o ile tego zażąda Zamawiający w Zamówieniu.

14. Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania drogi do Sali w sposób wskazany w Zamówieniu.

II. Materiały konferencyjne

Na potrzeby kompleksowej organizacji Wydarzenia Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania i dostarczenia do miejsca Wydarzenia lub innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego
w Zamówieniu, materiałów konferencyjnych w szczególności: długopisów, ołówków, notatników. Dokładny opis oraz ilość materiałów konferencyjnych, zostaną określone w Zamówieniu.

III. Wyżywienie

1. W ramach świadczonej Usługi wyżywienia Wykonawca zapewni miejsce do spożywania posiłków (nie dotyczy serwisu kawowego), które będzie znajdować się w oddzielnym niż Sala pomieszczeniu, niekoniecznie w tym samym budynku (ale nie dalej niż 300 metrów), w którym będzie odbywało się Wydarzenie. Miejsce spożywania posiłków zostanie wyposażone w krzesła
   i stoły dla wszystkich uczestników Wydarzenia.

2. Wykonawca zapewni podczas Wydarzenia według wyboru Zamawiającego: określoną ilość serwisów kawowych lub serwis kawowy w systemie ciągłym, całodzienne wyżywienie lub tylko wybrane posiłki. Szczegóły dotyczące ilości i rodzajów zamawianych posiłków, określone zostaną w Zamówieniu.

3. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego uzupełniania serwowanych produktów i napojów oraz czystych naczyń.

4. Serwis kawowy będzie dostępny w Sali lub jej bezpośredniej bliskości.

5. Serwis kawowy dla każdego uczestnika będzie obejmował :

1. butelkowaną wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (co najmniej 0,5 l na osobę) w opakowaniu szklanym;

2. ekspres ciśnieniowy umożliwiający parzenie świeżej kawy;

3. herbatę – co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach;

4. dodatki – w tym, cukier, mleko, cytrynę, kruche ciasteczka, świeże owoce i inne.

6. Naczynia w których serwowany będzie serwis kawowy będą szklane lub ceramiczne.

7. Szczegóły dotyczące ilości i rodzajów zamawianych posiłków określone zostaną w Zamówieniu.

8. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.).

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zapewnia obsługi kelnerskiej przez Wykonawcę w liczbie zapewniającej sprawną organizację, podawanie posiłków i sprzątanie. Szczegóły określone zostaną w Zamówieniu.

10. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z harmonogramem wskazanym w Zamówieniu.

11. Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania w sposób wskazany w Zamówieniu, drogi do miejsca spożywania posiłków.

12. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu.

13. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia.

14. Wykonawca do realizacji Usług zapewnienia wyżywienia skieruje osoby, które posiadają należyte przygotowanie do wykonywania tego typu czynności, posiadające stosowną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie oraz wymagane przepisami prawa badania.

15. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowywania posiłków zgodnie z przepisami sanitarnymi,
    w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2015 r. poz. 594, z późn. zm.).

16. Wykonawca zobowiązuje się przechowywać przez okres wymagany odpowiednimi przepisami sanitarno-higienicznymi, próbki posiłków do ewentualnych badań.

IV. Zakwaterowanie (Usługa hotelowa)

1. Zakwaterowanie uczestników Wydarzeń realizowane będzie w standardzie odpowiadającym standardowi świadczenia Usług hotelarskich, przez obiekt co najmniej trzygwiazdkowy
   w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r.
   w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.).

2. Świadczenie Usług hotelowych będzie obejmować noclegi w pokojach dwuosobowych lub jednoosobowych, w zależności od wyboru Zamawiającego, z pełnym węzłem sanitarnym
   i wliczonym w cenę śniadaniem. W przypadku pokoi dwuosobowych koniecznym jest wyposażenie w dwa odrębne łóżka, chyba że Zamawiający zażąda jednego łóżka dwuosobowego. Zamawiający dopuszcza możliwość zaoferowania pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, wówczas będą one traktowane jako pokoje jednoosobowe i rozliczone jako pokój jednoosobowy.

3. Wykonawca zapewni w pokojach dostęp do bezpłatnego Internetu przez cały czas świadczenia Usługi.

4. Wykonawca zapewni gościom możliwość korzystania z pokoi do 1 godziny po zakończenia Wydarzenia. W przypadku, gdy w związku z dobą hotelową danego hotelu, korzystanie z pokoi
   w dniu pierwszym i ostatnim będzie czasowo niemożliwe, Wykonawca zapewni dla wszystkich osób, obecnych na Wydarzeniu, bezpłatną szatnię oraz strzeżoną przechowalnię bagażu.

5. Wykonawca zapewni miejsca parkingowe na terenie obiektu lub w jego w bezpośredniej bliskości (do 400 m od miejsca zakwaterowania) dla samochodów Zamawiającego oraz uczestników Wydarzenia.

6. Zamawiający może zgłosić zapotrzebowanie na Usługę hotelową dla okresu poprzedzającego termin Wydarzenia.

7. Miejsce zakwaterowania znajdować się będzie w odległości nie większej niż 500 metrów od miejsca organizacji Usługi zapewnienia wyżywienia i Sali. W przypadku odległości przekraczającej 500 metrów Wykonawca zapewni transport uczestnikom Wydarzenia na własny koszt.

8. Dobą hotelową jest doba określona przez dany hotel.

Załącznik nr 2

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

USŁUGA ZAPEWNIENIA TRANSPORTU

1. W przypadku zlecenia Usługi zapewnienia transportu Wykonawca rozliczy się
   z Zamawiającym w sposób ryczałtowy w następujący sposób:

   1. trasa do 150 km:

1. pojazdem do 15 osób – …….. zł brutto,

2. pojazdem od 16 do 35 osób – …….. zł brutto,

3. pojazdem powyżej 35 osób – ……… zł brutto

1. trasa od 151 km do 300 km:

1. pojazdem do 15 osób – …… zł brutto,

2. pojazdem od 16 do 35 osób – ………. zł brutto,

3. pojazdem powyżej 35 osób – ……. zł brutto,

1. trasa od 301 km do 450 km:

   1. pojazdem do 15 osób – ………. zł brutto,

   2. pojazdem od 16 do 35 osób – ………. zł brutto,

   3. pojazdem powyżej 35 osób – ……….. zł brutto,

2. trasa powyżej 450 km:

   1. pojazdem do 15 osób – …….. zł brutto,

   2. pojazdem od 16 do 35 osób – …….. zł brutto,

   3. pojazdem powyżej 35 osób – ……. zł brutto.

1. Wykonawca pokryje w ramach ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, koszty związane
   z opłatami w czasie trwania Zamówienia Usługi transportu w szczególności:

   1. przejazd/y drogami płatnymi;

   2. przeprawy promowe;

   3. opłaty parkingowe;

   4. noclegi oraz wyżywienie kierowcy/kierowców.

2. Usługa zapewnienia transportu stanowi usługę przewozu osób określoną w ustawie z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o Ruchu Drogowym (Dz. U. 2012 poz. 1137, z późn. zm.).

Załącznik nr 3

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZAPEWNIENIA USŁUGI KOORDYNACJI W MIEJSCU ORGANIZACJI WYDARZENIA

Do zadań koordynatora realizującego Usługę, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 Umowy, należy między innymi:

1. organizowanie i sprawowanie nadzoru nad świadczeniem Usług w miejscu organizacji Wydarzenia;

2. dokonywanie koordynacji świadczonych Usług np.: sprawdzanie listy uczestników Wydarzenia, właściwe zakwaterowanie uczestników Wydarzenia w pokojach hotelowych, wskazywanie uczestnikom Wydarzenia: parkingu, szatni itp; odpowiadanie na pytania uczestników Wydarzenia dotyczące kwestii organizacyjnych;

3. nadzór czy realizacja Zamówienia odbywa się zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
   o których mowa w § 4 pkt 2;

4. utrzymywanie stałego kontaktu telefonicznego i e-mailowego z przedstawicielami Zamawiającego, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 Umowy oraz wytypowanymi do realizacji Zamówienia wymienionymi w załączniku nr 4 do Umowy (formularz Zamówienia wykonania Usługi);

5. stawiennictwo w siedzibie Zamawiającego w terminie uzgodnionym w korespondencji
   e-mail albo telefonicznie;

6. pozostawanie do dnia zakończenia Wydarzenia do pełnej dyspozycji Zamawiającego (całodobowo).

Załącznik nr 4

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

FORMULARZ ZAMÓWIENIA nr _______/2016 (WZÓR)

Nazwa, termin i miejsce organizacji Wydarzenia

1. Zaznaczyć jakiej Usługi dotyczy Zamówienie

Sala konferencyjna

Materiały konferencyjne

Wyżywienie

Zakwaterowanie

Transport

Koordynacja w miejscu organizacji Wydarzenia

Przewodnik

Inne

2. Szczegółowe informacje dotyczące Zamówienia

1. Sala Konferencyjna

Termin zapewnienia Usługi

Ilość osób

Sugerowane miejsce

Dodatkowe informacje

2. Materiały konferencyjne

Termin realizacji

Ilość (szt. kpl.)

Miejsce dostarczenia

Rodzaj materiałów

Dodatkowe informacje

3. Wyżywienie

Termin zapewnienia Usługi

Ilość osób

Sugerowane miejsce

Dokładne określenie Usługi (np.: serwis kawowy, obiad, kolacja, lunch itp.)

Dodatkowe informacje

4. Zakwaterowanie

Termin zapewnienia Usługi

Ilość osób

Sugerowane miejsce

Dodatkowe informacje

5. Transport

Trasa (skąd-dokąd) i termin zapewnienia Usługi

Ilość osób

Rodzaj środka/ów transportu

Dodatkowe informacje

6. Koordynacja lub przewodnik

7. Inne Usługi

8. Termin zarezerwowania Usług, o których mowa w pkt 1, 3-7

Rodzaj Usługi Termin rezerwacji

9. Osoba/osoby do kontaktu.

Po stronie Zamawiającego

……………………………………………………..

podpis Zamawiającego lub

osoby przez niego upoważnionej

Załącznik nr 5

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

KOSZTORYS WSTĘPNY/POWYKONAWCZY* (WZÓR)

Kosztorys wstępny/powykonawczy*
Lp.	Opis Usługi/pozycji	Cena jedn. netto	J.m.	Ilość	Wartość netto w PLN	Rabat (%)	Wartość netto po rabacie	Marża (%)	Wartość netto po rabacie z marżą	VAT (%)	Wartość brutto
1		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
2		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
3		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
4		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
5		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
6		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
7		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
8		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
9		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
10		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
11		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
12		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
13		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
14		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
15		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
16		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
17		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
18		0,00		0	0,00	0	-	0	0,00	0%	0,00
19	Transport (ryczałt)	0,00		0	0,00	x	-	x	0,00	0%	0,00
x	RAZEM wartość brutto Zamówienia (z transportem)						-	x	0,00 zł	x	0,00 zł
20	Koordynator ( %) wartości innych Usług określonych w Zamówieniu	0,00		0	0,00	x	-	x	0,00	0%	0,00
Łączna wartość ZAMÓWIENIA (brutto)		0,00 zł

……………………………………………………..

podpis Wykonawcy lub

osoby przez niego upoważnionej

Załącznik nr 7

do Umowy ……………….

z dnia ……………………

Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 1. Definicje

1) Administrator Xxxxxx Xxxxxxxxx – Minister Środowiska, podmiot decydujący o celach
i środkach przetwarzania danych osobowych;

2) przetwarzanie danych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie,
a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

§ 2. Przedmiot

1. Zamawiający działający z upoważnienia Administratora Danych Osobowych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych.

2. Celem powierzenia jest realizacja Usług związanych ze organizacją Wydarzeń na rzecz Zamawiającego.

3. Zakres przetwarzania obejmuje dane osobowe, w systemach informatycznych i dokumentacji papierowej, uczestników Wydarzeń tj:

1. imiona i nazwiska;

2. adresy mailowe;

3. numery telefonu.

§ 3. Zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie.

2. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki techniczne i organizacyjne, przewidziane w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135, z późn. zm.), zwanej dalej: „Ustawą”.

3. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego spełnić wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
(Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanego dalej „Rozporządzeniem”.

§ 4. Szczegółowe zobowiązania Wykonawcy dla powierzonych danych osobowych, wynikające
z realizacji wymagań art. 36-39a Ustawy

1. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony, o których mowa w § 3 ust. 2 i ust. 3 lub wyznacza do tego Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

2. Wykonawca zobowiązuje się dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

3. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia, że osoby, które zostały przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych, będą zachowywały w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.

5. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i wdrożenia Polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia.

§ 5. Dodatkowe zobowiązania Wykonawcy wynikające z realizacji wymagań

art. 36-39a Ustawy

1. Wykonawca w przypadku powierzenia danych osobowych podwykonawcom zobowiązany jest zapewnić przestrzeganie przez nich zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych na takich samych zasadach, jak określone w Umowie dla Wykonawcy.

2. Po rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wygaśnięciu Umowy Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie trwale usunąć dane osobowe z wszystkich nośników, zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej. Zobowiązanie obejmuje również te podmioty, które przetwarzają dane na zlecenie Wykonawcy, jako Podwykonawcy.

3. Wykonawca zobowiązuje się w ciągu 7 dni od dnia usunięcia danych przekazać Zamawiającemu protokoły zniszczenia danych osobowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych na żądanie Zamawiającego.

5. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli Wykonawcy w zakresie przestrzegania wymagań art. 36-39a Ustawy. Kontrola taka może się odbywać w godzinach pracy Wykonawcy po uprzednim jego powiadomieniu.

6. Po kontroli Zamawiający może przekazać Wykonawcy pisemne zalecenia pokontrolne wraz
z terminem ich realizacji.

7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o jakimkolwiek postępowaniu administracyjnym lub sądowym, decyzji administracyjnej, orzeczeniu, zapowiedzianych kontrolach i inspekcjach, jeśli dotyczą one danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego.

§ 6. Odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż podczas realizacji Umowy w zakresie przestrzegania przepisów art. 36-39a Ustawy, ponosi odpowiedzialność jak Administrator Danych Osobowych.

2. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż w związku z realizacją Umowy, może być poddany kontroli zgodności przetwarzania danych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z zastosowaniem odpowiednio przepisów art. 14 – 19 Ustawy.

3. Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały
w związku z nienależytym przetwarzaniem przez niego powierzonych danych osobowych.

4. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy w ramach realizacji Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie którego Zamawiający lub Administrator Danych Osobowych zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, prawomocnym wyrokiem lub decyzją właściwego organu, Wykonawca zobowiązuje się do zwrócenia równowartości odszkodowania lub grzywny poniesionych przez Zamawiającego lub Administratora Danych Osobowych.

1 W przypadku konsorcjum, fakturę wystawi lider konsorcjum.

24