U M O W A Nr ZP/xxx/xxx/U/xx
Załącznik nr 5 do SIWZ
(pieczątka Wykonawcy)
U M O W A Nr ZP/xxx/xxx/U/xx
zawarta w dniu w Gdańsku
pomiędzy:
Politechniką Gdańską,
z siedzibą w Gdańsku, 80-233, ul. G. Narutowicza 11/12, NIP 000-000-00-00, REGON 000001620, zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”, reprezentowaną przez:
mgr. inż. Xxxxxx Xxxxx - z-cę kanclerza ds. zasobów informacyjnych, działającego na podstawie pełnomocnictwa Rektora Politechniki Gdańskiej
a
XXX, z siedzibą w YYY, ul. XXX, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców pod nr XXX prowadzonego przez Oddział Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego ul. XXX,
zwanym w dalszej części Umowy „Wykonawcą”, reprezentowanym przez:
...................................................................................................................................
zwanymi dalej „Stronami”,
w wyniku przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004 – Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity: Xx. X. x 0000 xx 000, poz. 759 z późniejszymi zmianami), zwaną dalej Prawem Zamówień Publicznych, strony zawierają niniejszą Umowę nadając jej następującą treść:
§ 1 Definicje umowne
Wymienione w niniejszej Umowie wyrazy lub zwroty powinny być rozumiane zgodnie z poniższymi definicjami:
1) „SYSTEM” – System eArchiwum, program komputerowy umożliwiający zdalny dostęp użytkowników poprzez przeglądarkę zgodny ze specyfikacją z załącznika nr 1,
2) „PROJEKT” - Całość prac objętych Umową,
3) „OPROGRAMOWANIE SYSTEMOWE” - System operacyjny i wszelkie oprogramowanie narzędziowe (w tym bazy danych) niezbędne do zainstalowania i uruchomienia Systemu,
4) „WDROŻENIE PILOTAŻOWE” – wdrożenie Systemu (lub jego modułu) przy określonych warunkach: wdrożenia będą odbywały się w siedzibie Zamawiającego na systemie testowym i dla wąskiej grupy użytkowników,
5) „DNI POWSZEDNIE” – dni od poniedziałku do piątku w godz. od 8:00 do 16:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,
6) „INCYDENT” – każda wada, która stanowi odstępstwo od normalnej funkcjonalności SYSTEMU,
7) „CZAS REAKCJI” – maksymalny czas, jaki może upłynąć od momentu REJESTRACJI ZGŁOSZENIA do PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA,
8) „CZAS NAPRAWY” – maksymalny czas, jaki może upłynąć od momentu PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA do przywrócenia normalnego, zgodnego z Umową, funkcjonowania SYSTEMU,
9) „REJESTRACJA ZGŁOSZENIA” – odebranie zgłoszenia poprzez jeden z dostępnych kanałów zgłoszeniowych. Zgłoszenie otrzymuje status NOWE,
10) „PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA” – zarejestrowanie zgłoszenia w systemie Service Desk oraz określenie priorytetu zgłoszenia. Zgłoszenie uznaje się za przyjęte, jeśli ma nadany priorytet oraz status zgłoszenia został zmieniony na REALIZACJA w systemie Service Desk,
11) „PRIORYTET NORMALNY” – INCYDENT utrudniający korzystanie z funkcjonalności SYSTEMU,
12) „PRIORYTET KRYTYCZNY” – INCYDENT powodujący przerwę w działaniu SYSTEMU lub uniemożliwiający korzystanie z SYSTEMU trwający dłużej niż 10 minut,
13) „SDK” - Software Development Kit to dokumentacja, narzędzia i biblioteki do dalszego samodzielnego rozszerzania funkcjonalności SYSTEMU przez Zamawiającego lub podmiotów działających na jego rzecz,
14) „WADA SYSTEMU” – INCYDENT powodujący pogorszenie funkcjonalności lub wydajności Systemu, który ma wpływ na jakość eksploatacji Systemu lub INCYDENT powodujący niemożność korzystania z istotnych elementów/funkcji Systemu lub przerwy w pracy Systemu lub poważne obniżenie liczby dostępnych połączeń z Systemem,
15) „UŻYTKOWNIK” – każda osoba korzystająca z Systemu, a w szczególności: pracownicy Zamawiającego, studenci i doktoranci, osoby współpracujące z Zamawiającym, świadczące na jego rzecz usługi itd.
§ 2 Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest:
a. Dostawa Systemu eArchiwum w formie wykonywalnej wraz z:
i. Kodami źródłowymi,
ii. pełną dokumentacją Systemu,
iii. środowiskiem do prowadzenia testów.
b. Wdrożenie dostarczonego Systemu u Zamawiającego oznaczające wszystkie czynności związane z prawidłowym funkcjonowaniem przez przynajmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy pełnej funkcjonalności systemu, w tym zainstalowanie go na serwerach Zamawiającego, szkolenia kluczowych użytkowników zgodnie z zał. nr 1 i pomoc w ustaleniach organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego działania Systemu.
c. Udzielenie licencji spełniających warunki określone w § 8 niniejszej Umowy oraz zabezpieczenie możliwości korzystania z Oprogramowania Systemowego, w sytuacji, o której mowa w par.8 ust.1
2. Wykonywanie modyfikacji Systemu i konsultacji z Zamawiającym zgodnie z § 12 w liczbie nieprzekraczającej 500 (pięćset) roboczogodzin w okresie trwania gwarancji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującej zwiększenie o 300 (trzysta) roboczogodzin zamówienia podstawowego obejmującego świadczenie usług modyfikacji Systemu i konsultacji z Zamawiającym.
3. Zamówienia w ramach prawa opcji będą realizowane na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe, w cenach zamówienia podstawowego.
§ 3 Terminy Umowne
1. Termin realizacji przedmiotu Umowy w zakresie określonym w § 7 w etapach 1 do 7 wynosi 40 tygodni od dnia podpisania Umowy.
2. Zamówienia roboczogodzin wykonywania modyfikacji Systemu i konsultacji z Zamawiającym oraz objęte prawem opcji będą realizowane w okresie świadczenia usług serwisowych na podstawie zamówień jednostkowych.
§ 4 Wynagrodzenie
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy objętego zamówieniem podstawowym Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto xxx,00 (słownie xxx złotych) PLN, zgodnie z ofertą Wykonawcy.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje:
a. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 1 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
b. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 2 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
c. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 3 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
d. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 4 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
e. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 5 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
f. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 6 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
g. Wynagrodzenie za wykonanie Etapu 7 w kwocie …………………… PLN brutto (słownie… ),
h. Wynagrodzenie za wykonanie modyfikacji systemu i konsultacji Zamawiającego w liczbie nieprzekraczającej 500 (pięćset) roboczogodzin w kwocie
…………………PLN brutto (słownie )
3. Za wykonanie przedmiotu Umowy objętego prawem opcji Zamawiający zapłaci Wykonawcy zgodnie z ofertą Wykonawcy wynagrodzenie brutto w wysokości xxx,00 (xxx złotych) PLN.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ustępie 1 i 3, obejmuje wynagrodzenie za udzielenie licencji, o których mowa w paragrafie 8 niniejszej Umowy na wszystkich określonych w tym paragrafie polach eksploatacji oraz za udzielenie zgody na wykonywanie autorskich praw zależnych.
§ 5 Rozliczenie i fakturowanie
1. Podstawą zapłaty za realizację zamówienia podstawowego będą faktury wystawiane przez Wykonawcę, po protokolarnym odbiorze przez Zamawiającego każdego zrealizowanego etapu bez uwag.
2. Podstawą zapłaty za zamówienia jednostkowe na wykonanie modyfikacji Systemu oraz konsultacje z Zamawiającym będą faktury wystawiane przez Wykonawcę po
protokolarnym odbiorze przez Xxxxxxxxxxxxx każdego zrealizowanego zamówienia jednostkowego bez uwag. Zamawiający poda w zamówieniu jednostkowym oszacowaną i uzgodnioną z Wykonawcą liczbę roboczogodzin na modyfikację Systemu i konsultacje z Zamawiającym.
3. Wykonawca za pisemną zgodą Zamawiającego może zmniejszyć lub zwiększyć liczbę roboczogodzin podaną w zamówieniu jednostkowym.
4. Podstawą zapłaty za realizację zamówień jednostkowych w ramach prawa opcji będą faktury wystawione przez Wykonawcę po dokonaniu protokolarnych odbiorów przez Zamawiającego bez uwag każdego zamówienia jednostkowego.
5. Płatności będą dokonywane przelewem na rachunek wskazany przez Wykonawcę w terminie 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionych faktur.
§ 6 Obowiązki i sposób wykonywania Umowy
1. Zamawiający zobowiązuje się do:
a. udzielania Wykonawcy wszystkich żądanych informacji oraz przekazywania wszelkich żądanych dokumentów niezbędnych do należytego wykonania niniejszej Umowy bez zbędnej zwłoki, jak również udostępnienia sprawnych urządzeń oraz pomieszczeń niezbędnych do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy,
b. współdziałania z Wykonawcą w zakresie rozwiązywania wszelkich sytuacji spornych lub innych problemów wynikłych w trakcie wykonywania niniejszej Umowy,
c. zapewnienia dyspozycyjności pracowników Zamawiającego wyznaczonych do realizacji prac wdrożeniowych w ramach obowiązujących u Zamawiającego godzin pracy.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie wymagane kwalifikacje do należytego wykonania przedmiotu Umowy oraz zobowiązuje się do:
a. dołożenia najwyższej staranności podczas wykonywania przedmiotu niniejszej Umowy, wymaganej od podmiotu profesjonalnie wykonującego usługi będącego przedmiotem Umowy,
b. niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach w realizacji Umowy,
c. współdziałania z Zamawiającym w zakresie rozwiązywania wszelkich sytuacji spornych lub innych problemów wynikłych w trakcie wykonywania niniejszej Umowy,
d. modyfikacji funkcjonalności Systemu w odpowiednich terminach wskazanych przez Zamawiającego.
§ 7 Zakres i przedmiot umowy
Wykonanie Przedmiotu Umowy odbywać się będzie w następujących etapach, zgodnie z załącznikiem nr 1 Umowy:
1. Etap 1 - Projekt konfiguracji systemu:
a. zebranie szczegółowych wymagań Zamawiającego w zakresie określonym w załączniku nr 1 (eArchiwum - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia) - analiza przedwdrożeniowa
b. przygotowanie projektu konfiguracji systemu na bazie zebranych wymagań.
c. przekazanie dokumentów „analiza wymagań” i „projekt konfiguracji” w wersji elektronicznej i papierowej Zamawiającemu.
2. Etap 2 - W drugim etapie wdrożenie pilotażowe:
a. modułu CPP (Wspólny punkt drukowania),
b. przekazanie produktów dotyczących powyższego modułu,
c. wdrożenie tego modułu u Zamawiającego.
3. Etap 3 - W trzecim etapie wdrożenie pilotażowe:
a. modułu CAP (Archiwum),
b. przekazanie produktów dotyczących powyższego modułu,
c. integracja z modułem CPP oraz z systemami PG.
4. Etap 4 - W czwartym etapie wdrożenie pilotażowe:
a. modułu CEP (Kancelaria Ogólna),
b. przekazanie produktów dotyczących powyższego modułu,
c. integracja z modułem CPP oraz z systemami PG.
5. Etap 5 - W piątym etapie wdrożenie pilotażowe:
a. modułu EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów),
b. przekazanie produktów dotyczących powyższego modułu,
c. integracja wszystkich modułów systemu eArchiwum,
d. integracja systemu eArchiwum z systemami Politechniki Gdańskiej.
6. Etap 6 - Wdrożenie kompletnego systemu eArchiwum u Zamawiającego.
7. Etap 7 - Przeprowadzenie szkoleń użytkowników zgodnie z załącznikiem nr 1 .
§ 8 Licencja
1. Wykonawca oświadcza, iż jest uprawniony do udzielenia licencji upoważniającej do korzystania z Systemu na warunkach określonych w niniejszym paragrafie. W przypadku dostarczenia Oprogramowania Systemowego osób trzecich, Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia w ramach licencji (sublicencja udzielana przez Wykonawcę bądź licencja producenta ) prawa do korzystania przez Zamawiającego z powyższych utworów na zasadach pozwalających w pełni wykorzystywać wszystkie funkcjonalności Systemu przez okres obowiązywania licencji na System oraz zagwarantuje Zamawiającemu uprawnienia analogiczne do uprawnień udzielanych na mocy poniższych ustępów w odniesieniu do Systemu.
2. Wykonawca udziela Zamawiającemu, z dniem podpisania Umowy, licencji niewyłącznej na korzystanie ze wszystkich utworów, wchodzących w skład Systemu, jak również pozostałych utworów objętych przedmiotem Umowy, o którym mowa w par. 2, zwanych dalej „Utworami”, zgodnie z ich przeznaczeniem w zakresie określonym Umową na następujących polach eksploatacji:
a) w przypadku Utworów będących programami komputerowymi:
1) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;
2) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym,
3) rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego
b) w przypadku Utworów nie będących programami komputerowymi na następujących polach eksploatacji:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu- wytwarzanie dowolną techniką, egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową niezależnie od formatu zapisu;
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których dany utwór utrwalono- wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału lub egzemplarzy.
3) w zakresie rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnienie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.
3. Licencja uprawnia do instalacji i uruchomienia Systemu oraz do korzystania z niego oraz pozostałych Utworów przez nieograniczoną liczbę użytkowników na wyżej wymienionych polach eksploatacji.
4. Licencja uprawnia do korzystania z Utworów na terytorium całego świata .
5. Licencja jest udzielona na 20 lat. Okres wypowiedzenia licencji wynosi 3 lata naprzód na koniec roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem postanowień ustępów 6 i 7 poniżej.
6. Mając na uwadze, iż Zamawiający uiszcza Wykonawcy jednorazowo całość wynagrodzenia z tytułu udzielenia licencji Wykonawca zobowiązuje się do niewypowiadania licencji w okresie w/w 20 lat, z zastrzeżeniem postanowień ustępu 7 poniżej.
7. W przypadku wypowiedzenia licencji przez Wykonawcę przed upływem w/w 20 lat, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu wynagrodzenia, określonego odpowiednio § 4 ust. 1 bądź - w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji – w § 4 ust. 1 i 2 Umowy, w części proporcjonalnej do okresu nieobowiązywania licencji w okresie, o którym mowa w ust. 5 oraz zapłaty kary umownej na zasadach określonych w § 14 ust. 1 punkt 5.
8. Po upływie okresu określonego w ust. 6, w przypadku braku pisemnego sprzeciwu którejkolwiek ze Stron, zgłoszonego przed upływem w/w 20 lat, licencja ulega przekształceniu w licencję na czas nieoznaczony. Licencja na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na 3 lata naprzód, na koniec roku kalendarzowego.
9. Zamawiający nie dopuszcza dostawy licencji typu OEM (tj. przypisanych do konkretnego sprzętu).
10. Wykonawca wyraża zgodę na modyfikacje Systemu .
Wykonawca udziela Zamawiającemu i podmiotom działającym na rzecz Zamawiającego bądź z nim powiązanych zgody na wykonywanie autorskich praw zależnych do wszystkich Utworów objętych niniejszą Umową na polach eksploatacji wskazanych w ust. 1. Wyrażenie zgody następuje każdorazowo z chwilą ustalenia utworu zależnego w jakiejkolwiek postaci.
11. Wykonawca zapewnia, iż twórcy Utworów zobowiązali się do niewykonywania wobec osób korzystających z Utworów autorskich praw osobistych, w tym w szczególności wyrazili zgodę na anonimowe udostępnianie Utworów w celach określonych w niniejszej Umowie.
12. Odpowiedzialność Wykonawcy za wady prawne Systemu oraz pozostałych utworów objętych przedmiotem Umowy ukształtowana jest na zasadzie ryzyka.
13. W przypadku dostosowania przez Wykonawcę nowych wersji oprogramowania do zmieniających się przepisów prawa, dostarczenia Zamawiającemu nowych opcji Systemu wynikających z prac rozwojowych Wykonawcy oraz/bądź modyfikacji Systemu na prośbę Zamawiającego, licencja, o której mowa w niniejszym paragrafie i zgoda na wykonywanie autorskich praw zależnych w ramach wynagrodzenia określonego w par.4 niniejszej Umowy obejmuje również utwory powstałe/dostarczone w wyniku powyższych czynności. Zapisy wszystkich ustępów niniejszego paragrafu mają zastosowanie również do utworów, o których mowa powyżej.
14. Własność nośników, na których egzemplarze Utworów będą utrwalone, przejdzie na Zamawiającego z momentem ich przekazania.
15. Zamawiający ma prawo udzielania podmiotom z nim powiązanym sublicencji na polach eksploatacji, w zakresie i na terytorium, na jakich udzielona została licencja określona w niniejszym paragrafie.
§ 9 Organizacja prac
1. Organizacja prac podczas realizacji Umowy będzie odbywała się zgodnie z poniższymi zasadami:
a. Bazowym dokumentem opisującym zakres funkcjonalny Systemu jest Załącznik nr 1 do Umowy. Szczegóły funkcjonalne będą na bieżąco uzgadniane z Zamawiającym w zakresie załączników do Umowy oraz na podstawie spotkań zdalnych i w siedzibie Zamawiającego,
b. Zamawiający zobowiązuje się powołać zespół składający się z przedstawicieli Zamawiającego, którego celem będzie zapewnienie należytego współdziałania, współpracy i pomocy Wykonawcy oraz udostępnienie Wykonawcy potrzebnych materiałów i informacji,
c. Zamawiający przekaże Wykonawcy skład zespołu w ciągu 5 dni od podpisania Umowy wraz z danymi kontaktowymi (przynajmniej telefon kontaktowy, email) osób upoważnionych do podejmowania decyzji w zakresie współpracy przy wykonaniu i wdrożeniu Systemu, z zastrzeżeniem postanowień ustępu 2,
d. Skład zespołu Wykonawcy realizującego przedmiot Umowy, wraz z danymi kontaktowymi osób wchodzących w jego skład (przynajmniej telefon kontaktowy, email) określa załącznik nr 3 Umowy,
e. Strony przyjmują email (elektroniczną pocztę) jako podstawę komunikacji w projekcie i będą uznawały ustalenia robocze (nie zmieniające postanowień Umowy) zawarte w ten sposób w ramach prac bieżących - jako wiążące.
2. Niezależnie od postanowień ustępu 1 pkt c osobami wyznaczonymi do wszelkich kontaktów w ramach Przedmiotu Umowy są:
a. Zamawiający:
Xxxxx Xxxx, Tel. 000 000 00 00, Xxxxx.Xxxx@xx.xxx.xx
b. Wykonawca:
Imię, Nazwisko, Tel, email.
Wymienione wyżej osoby są umocowane do odbioru prac i podpisywania protokołów Zdawczo – Odbiorczych, o których mowa w § 10 Umowy.
§ 10 Warunki realizacji i odbiory
1. Prace będą realizowane zgodnie z następującym Ramowym Harmonogramem Prac:
Nazwa etapu | Termin realizacji | Nie później niż do dnia |
Etap 1 | 3 tygodnie * | XX.XX.2013 |
Etap 2 | 3 tygodnie ** | XX.XX.2013 |
Etap 3 | 10 tygodni ** | XX.XX.2013 |
Etap 4 | 6 tygodni ** | XX.XX.2013 |
Etap 5 | 12 tygodni ** | XX.XX.201X |
Etap 6 | 4 tygodnie ** | XX.XX.201X |
Etap 7 | 2 tygodnie ** | XX.XX.201X |
*) Od dnia podpisania Umowy
**) Od dnia odbioru poprzedniego etapu
2. Potwierdzeniem należytego wykonania poszczególnych etapów, określonych w § 7, będzie obustronne podpisanie protokołów Zdawczo-Odbiorczych bez uwag, po osiągnięciu następujących efektów:
a) „Etap 1” – przedstawienie projektu konfiguracji Systemu na bazie zebranych wymagań, przekazanie dokumentu „analiza wymagań” i „projekt konfiguracji” w wersji elektronicznej i papierowej Zamawiającemu,
b) „Etap 2” – działające oprogramowanie zawierające moduł CPP, udostępnione Zamawiającemu na środowisku testowym Zamawiającego. System musi być zintegrowany z bazami osobowymi i centralną usługą autoryzacyjną (CAS) PG. System w tym etapie może zawierać do 5 błędów niewykrytych na etapie testowania i ujawnionych podczas lub po odbiorze z Zamawiającym,
c) „Etap 3” – działające oprogramowanie zawierające zintegrowane moduły CPP i CAP, udostępnione Zamawiającemu na środowisku testowym Zamawiającego. System w tym etapie może zawierać do 10 błędów niewykrytych na etapie testowania i ujawnionych podczas lub po odbiorze z Zamawiającym,
d) „Etap 4” – działające oprogramowanie zawierające zintegrowane moduły CPP, CAP i CEP, udostępnione Zamawiającemu na środowisku testowym Zamawiającego. System w tym etapie może zawierać do 10 błędów niewykrytych na etapie testowania i ujawnionych podczas lub po odbiorze z Zamawiającym,
e) „Etap 5” – działające oprogramowanie zawierające zintegrowane moduły CPP, CAP, CEP i EOD, udostępnione Zamawiającemu na środowisku testowym Zamawiającego. System musi być zintegrowany z pozostałymi systemami PG wymienionymi w opisie przedmiotu zamówienia. System w tym etapie może zawierać do 2 błędów niewykrytych na etapie testowania i ujawnionych podczas lub po odbiorze z Zamawiającym,
f) „Etap 6” – zainstalowanie, skonfigurowanie i uruchomienie całego Systemu eArchiwum u Zamawiającego w środowisku produkcyjnym,
g) „Etap 7” – wykonane szkolenia dla wskazanych pracowników Zamawiającego,
3. Wraz z zamknięciem etapu 7, określonego w § 7, strony podpiszą Protokół Końcowy, będący podstawą całkowitego rozliczenia etapów od 1 do 7.
4. Poszczególne etapy określone w § 7 podlegają odbiorom zgodnie z następującą procedurą:
a) Po przeprowadzeniu każdego z wymienionych etapów Wykonawca przedłoży efekty Zamawiającemu. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania scenariuszy testowych pozwalających na pełne przetestowanie wykonania danego etapu i uzgodnienia ich z Zamawiającym. Niezależnie od powyższego Zamawiający ma prawo testowania Systemu dowolną metodą ad hoc. Zamawiającemu przysługuje również prawo do uzupełniania przypadków testowych.
b) Następnie niezwłocznie w siedzibie Zamawiającego odbędzie się spotkanie odbierające efekty na podstawie uzgodnionych wcześniej z Zamawiającym scenariuszy testowych. Zamawiający wspólnie z Wykonawcą przystąpi do odbioru efektów realizacji Xxxxx niezwłocznie po przekazaniu scenariuszy przez Wykonawcę. W czasie odbioru (spotkania) zostaną przeprowadzone testy akceptacyjne,
c) W przypadku braku akceptacji, Zamawiający przekaże w formie pisemnej uwagi najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od wykonania testów akceptacyjnych. Wykonawca w odpowiednim terminie do 5 dni roboczych od otrzymania zgłoszonych uwag jest zobowiązany do usunięcia braków lub odniesienia się do zgłoszonych uwag.
5. W przypadku zwłoki w odbiorach poszczególnych etapów przez Zamawiającego, Wykonawca może przesunąć terminy wykonania kolejnych etapów odpowiednio
o liczbę dni zwłoki.
6. Terminy określone w § 10 ustęp 1 Umowy określają maksymalne terminy, do których ma nastąpić odbiór poszczególnych etapów przez Zamawiającego z uwzględnieniem terminów, o których mowa w ustępie 4, na wykonanie testów akceptacyjnych oraz przekazania ewentualnych uwag przez Zamawiającego i wprowadzenia poprawek przez Wykonawcę.
7. Poszczególne Protokoły Odbioru Etapów podlegają odbiorom zgodnie z następującą procedurą:
a) Na 10 dni przed planowanym podpisaniem Protokołu Odbioru Etapu Wykonawca przesyła do Zamawiającego propozycję terminu podpisania
protokołu, pakietu Scenariuszy Testowych dla danego Etapu oraz udostępnia Zamawiającemu dostęp do środowiska, na którym uruchomiony jest prototyp Systemu w sposób umożliwiający przeprowadzenie testów zawartych w pakiecie Scenariuszy.
b) Na 5 dni przed proponowanym terminem podpisania Protokołu Odbioru, Zamawiający odpowiednio zaakceptuje pakiet Scenariuszy testowych, zmodyfikuje wybrane scenariusze lub rozszerzy pakiet o dodatkowe scenariusze testowe.
c) W dniu podpisania Protokołu Odbioru Etapu przedstawiciele Wykonawcy i Zamawiającego wspólnie przeprowadzą testy akceptacyjne w siedzibie Zamawiającego w oparciu o przygotowany pakiet scenariuszy testowych. Jeśli testy nie wykażą odstępstw od scenariuszy testowych lub innych niezgodności ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, podpisany zostanie Protokół Odbioru Etapu. W przeciwnym wypadku Zamawiający przekaże Wykonawcy uwagi do danego Etapu. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego przed ponownym przeprowadzeniem testów akceptacyjnych.
8. Szkolenia, określone w złączniku nr 1 do Umowy, podlegają odbiorom zgodnie z następującą procedurą:
a) Na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, w jego siedzibie przeprowadzone zostaną szkolenia wyznaczonych przez Zamawiającego osób,
b) Należyte wykonanie szkolenia potwierdzone będzie Protokołem Odbioru Szkolenia, podpisanym przez osobę wskazaną w paragrafie 9 ust.2 pkt a) niniejszej Umowy,
c) Warunkiem podpisania Protokołu Odbioru Szkolenia jest przeprowadzenie szkoleń pokrywających pełen zakres tematyczny szkolenia określony w załączniku Nr 1 do Umowy. Jeśli w wyniku przeprowadzonych szkoleń nie zostanie zrealizowany zakres tematyczny, o którym mowa powyżej, Zamawiający może zgłosić uwagi, które muszą być uwzględnione przez Wykonawcę i na podstawie których muszą zostać przeprowadzone dodatkowe szkolenia.
§ 11 Gwarancja
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na stabilne, wydajne i zgodne z Umową działanie Systemu na okres 36 miesięcy licząc od dnia zakończenia etapu 7 – tj. podpisania protokołu końcowego.
2. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania wszelkich wad Systemu, zgodnie z kategoriami wad Systemu.
3. Wykonawca zapewni prawidłowe działania Systemu umożliwiające realizację funkcjonalności zawartej w dokumentacji (instrukcji użytkownika lub dokumentacji technicznej Systemu).
Wykonawca gwarantuje dostępność w Dni Powszednie:
1) Czas naprawy dla priorytetu KRYTYCZNY wynosi 4 godziny (w przypadku zarejestrowania zgłoszenia poza Dniami Powszednimi naprawa nastąpi najpóźniej do 12:00 następnego Dnia Powszedniego);
2) Czas naprawy dla priorytetu NORMALNY wynosi 48 godzin (w przypadku zarejestrowania zgłoszenia poza dniami powszednimi czas naprawy liczony jest od godz. 8:00 następnego Dnia Powszedniego).
4. Kategorie wad Systemu definiowane są przez Zamawiającego, a podane czasy naprawy liczne są od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego wady Systemu, przy czym czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie wynosi 1 godzinę.
5. Strony ustalają, iż w przypadku nie usunięcia wad Systemu w terminie:
Zamawiający - niezależnie od prawa do naliczenia Wykonawcy kary umownej określonej w par.14 Umowy - może powierzyć usunięcie wad osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy.
6. Udzielenie gwarancji nie wyklucza możliwości wykonywania przez Zamawiającego uprawnień z tytułu rękojmi.
7. Gwarancja w szczególności obejmuje następujące czynności:
1) Udostępnienie uprawnionym pracownikom Zamawiającego środowiska informatycznego typu Service Desk dostępnego pod adresem www, umożliwiającego kontaktowanie się oraz zgłaszanie i monitorowanie uwag, problemów i usterek wynikłych w trakcie eksploatacji Systemu. W ramach usługi zostanie także udostępniony kanał e-mail powiązany z systemem Service Desk. Wykonawca gwarantuje dostępność usługi w Dni Powszednie. Wykonawca nie będzie wyłączał dostępu do usługi w pozostałym czasie, jednak w takim przypadku nie ma obowiązku zapewnienia ciągłości działania usługi. Zgłoszenia zarejestrowane poza Dniem Powszednim zostaną przyjęte
w pierwszej kolejności następnego dnia powszedniego. Czas reakcji wynosi 1 godzinę.
2) Udostępnienie uprawnionym pracownikom usługi typu Hotline pod telefonicznym numerem kontaktowym. Usługa polega na możliwości zgłaszania incydentów, pytań i problemów za pomocą linii telefonicznej. Wykonawca gwarantuje dostępność usługi w Dni Powszednie. W przypadku, kiedy linia telefoniczna będzie zajęta przez rozmowę z użytkownikiem, dzwoniący zostanie przekierowany na skrzynkę głosową w celu nagrania zgłoszenia. Czas reakcji wynosi 1 godzinę, a w przypadku nagrania wynosi 4 godziny.
§ 12 Zakres i przedmiot umowy w zakresie wykonywania modyfikacji Systemu i konsultacji z Zamawiającym
1. W ramach wykonywania modyfikacji Systemu oraz konsultacji z Zamawiającym w oparciu o zamówienia jednostkowe
1) Wykonawca zapewni konsultacje z Zamawianym w zakresie:
a. informacji merytorycznych dotyczących funkcjonalności Systemu,
b. konfiguracji Systemu,
c. ochrony i bezpieczeństwa danych.
Wykonawca gwarantuje dostępność usługi w Dni Powszednie. Usługa będzie dostępna za pośrednictwem kanału e-mailowego i usługi typu Hotline. Czas reakcji wynosi 4 godziny. Czas odpowiedzi wynosi 24 godziny.
2) Modyfikacje funkcjonalności Systemu w oparciu o zamówienia jednostkowe. Wykonawca gwarantuje dostępność usługi w Dni Powszednie. Realizacja nastąpi w oparciu o zamówienie jednostkowe po obustronnych uzgodnieniach. Oszacowanie pracochłonności musi być wykonane w czasie nie przekraczającym 48 godzin.
§ 13 Procedura i kanały przyjmowania zgłoszeń w trakcie wykonywania modyfikacji Systemu oraz konsultacji z Zamawiającym oraz zgłoszeń w
ramach gwarancji
1. Każdy incydent podlega zgłoszeniu do Wykonawcy przez pracowników Zamawiającego.
2. Każde zgłoszenie, niezależnie od formy i sposobu zgłoszenia, musi zawierać następujące dane:
a. nazwisko osoby zgłaszającej, identyfikator w Systemie (jeśli dotyczy) oraz telefon kontaktowy,
b. rodzaj niesprawności – krótki opis (np. brak dostępu, brak funkcjonalności, błędne lub niewłaściwe działanie),
c. miejsce (lokalizacja) i czas wystąpienia niesprawności,
d. szczegółowy opis niesprawności, w tym objawy, komunikaty, itp.
e. sugerowana pilność zgłoszenia.
3. Zgłoszenie uznaje się za przyjęte, jeśli w systemie Service Desk:
a. został mu nadany unikalny identyfikator i czas zarejestrowania,
b. został nadany priorytet i status został zmieniony na REALIZACJA,
c. w przypadku telefonicznego zgłoszenia, gdy użytkownikowi został przekazany numer zgłoszenia,
4. Zgłoszenie uznaje się za rozwiązane, jeśli w systemie Service Desk status zgłoszenia zostaje ustawiony na ROZWIĄZANE i został wysłany automatyczny email do użytkownika powiadamiający o rozwiązaniu zgłoszenia.
5. Użytkownik ma prawo reklamacji rozwiązania poprzez odpowiedź na automatyczne powiadomienie lub w innej dogodnej dla użytkownika formie (infolinia, email). W przypadku poprawnego rozwiązania na automatyczne zgłoszenie nie odpowiada się. W przypadku reklamacji uzasadnionej czas naprawy liczony jest łącznie dla całego zgłoszenia i ma wpływ na naliczanie kar umownych.
§ 14 Kary umowne
1. Strony ustalają kary umowne w następujących przypadkach:
a. Jeżeli jakikolwiek etap prac wyszczególniony w harmonogramie ramowym nie zostanie wykonany w terminie, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto odpowiednio za etap, którego opóźnienie dotyczy, określonego w § 4 ust. 2 za każdy dzień opóźnienia.
b. Za odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego z przyczyny leżącej po stronie Wykonawcy Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 15% Wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1.
c. W razie wypowiedzenia przez Wykonawcę Umowy licencji przed upływem okresu wskazanego w § 8 ust.5 umowy, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości odpowiadającej części wynagrodzenia brutto, określonego odpowiednio w § 4 ust. 1 bądź w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji – w § 4 ust. 1 i 2, proporcjonalnej do okresu brakującego do pełnych 20 lat trwania licencji, jednak nie mniej niż 25% wynagrodzenia brutto, określonego w §4 ust. 1 oraz do żądania zwrotu przez Wykonawcę części wynagrodzenia na zasadach określonych w § 8 ust.7 Umowy.
d. W przypadku, jeżeli Wykonawca dla zgłoszenia o priorytecie krytycznym przekroczy czas 6 godzin (tj. łączny czas określony w Umowie dla reakcji i naprawy) na przywrócenie pełnej funkcjonalności Systemu, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 0.05% wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 Umowy za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia, chyba, że przekroczenie wynikało z winy Zamawiającego lub przyczyn niezależnych od Wykonawcy, których Wykonawca nie był w stanie uniknąć przy dołożeniu należytej staranności.
e. W przypadku, jeżeli Wykonawca dla zgłoszenia o priorytecie normalnym przekroczy czas 49 godzin (tj. łączny czas określony w Umowie dla reakcji i naprawy) na przywrócenie pełnej funkcjonalności Systemu, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 0.01% wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 Umowy za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia, chyba, że przekroczenie wynikało z winy Zamawiającego lub przyczyn niezależnych od Wykonawcy, których Wykonawca nie był w stanie uniknąć.
2. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, w tym z tytułu utraconych korzyści, na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego w przypadku, gdy szkoda przewyższy wysokość zastrzeżonych kar umownych.
3. Naliczone kary umowne płatne będą w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego wezwania do zapłaty.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie naliczonej kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy lub zabezpieczenia należytego wykonania Umowy.
5. Wykonawcy przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 Umowy, za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z winy Zamawiającego, z wyłączeniem okoliczności określonych w art. 145 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
§ 15 Odstąpienie od umowy
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy, bez prawa Wykonawcy do żądania jakiegokolwiek odszkodowania lub kar umownych z tego tytułu, w przypadku zaistnienia okoliczności przewidzianych w art. 145 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
2. Poza przypadkami określonymi w obowiązujących przepisach prawa Zamawiający ma prawo odstąpić od niniejszej Umowy w szczególności, jeżeli:
a) opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu któregokolwiek etapu części wdrożeniowej Umowy, (etapy 1-6) przekroczy 30 dni - Zamawiający ma w takim wypadku prawo odstąpić od Umowy w całości bez wyznaczania dodatkowego terminu.
b) Wykonawca niewłaściwie wykonywać będzie etap 1 i/ bądź etap 2, co spowoduje powstanie dużego ryzyka niewykonania należycie pozostałych etapów, lub wynikająca z etapu 1 i etapu 2 koncepcja nie będzie uzgodniona z Zamawiającym - w takim przypadku Zamawiający ma prawo wedle własnego wyboru odstąpić od niniejszej umowy w części lub całości.
c) Wykonawca niewłaściwie wykonywać będzie etap 7 Umowy i/bądź modyfikacje Systemu i konsultacje z Zamawiającym - po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do odpowiedniego działania i bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego Wykonawcy do wykonania tych działań – w takim przypadku Zamawiający ma prawo wedle własnego wyboru odstąpić od niniejszej Umowy w części lub całości.
3. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno zostać złożone na piśmie w terminie
30 dni od daty powzięcia przez Stronę wiadomości o wystąpieniu okoliczności determinującej odstąpienie od umowy.
§ 16 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
1. Dla zapewnienia należytego wykonania Umowy ustala się zabezpieczenie w wysokości 5% wynagrodzenia co stanowi kwotę XXXXX złotych (słownie XXXXX złotych).
2. Wykonawca wniósł, w sposób zgodny z SIWZ, zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w formie ........................................
3. Zabezpieczenie będzie wykorzystywane na pokrycie ewentualnych roszczeń Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy.
4. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w następujących częściach:
a. 70% kwoty zabezpieczenia - w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za należycie wykonane,
b. 30% kwoty zabezpieczenia, po potrąceniu ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi za wady – nie później niż w piętnastym dniu po upływie okresu rękojmi za wady.
§ 17 Informacje osobowe i poufne
1. Strony zobowiązują się do zachowania zasad poufności w zakresie treści niniejszej Umowy oraz działań związanych z jej wykonaniem. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do objęcia tajemnicą służbową wszelkich informacji pozyskanych w trakcie wykonywania Przedmiotu Umowy.
2. Informacji poufnej nie stanowi informacja:
a. powszechnie znana w chwili ujawnienia (np. publikowana na stronach internetowych i w innych mediach),
b. legalnie otrzymana od strony trzeciej bez zastrzeżenia poufności,
c. ujawniona przez stronę za uprzednią pisemną zgodą drugiej strony.
3. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony udostępnionych w celu realizacji Umowy danych osobowych, w tym do stosowania organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (j.t. Xx. X. x 0000x. Xx 000 poz. 926 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29.04.2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzanych danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia informatyczne służące do przechowywania danych osobowych. (Dz. U. z 2004r. Nr 100 poz. 1024).W trakcie audytu Zamawiający ma prawo samodzielnie lub za pomocą osób trzecich dokonywać weryfikacji środków, jakie Wykonawca podjął w celu ochrony udostępnionych mu danych osobowych.
4. Wykonawca oświadcza, że pracownicy, którzy będą posiadać dostęp do danych osobowych Zamawiającego znać będą ją przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i będą ich przestrzegać oraz będą posiadać stosowne upoważnienia umożliwiające przetwarzanie danych osobowych.
5. Wykonawca oświadcza, że dane osobowe zostaną wykorzystane wyłącznie w celu realizacji przedmiotu Umowy, oraz że zobowiązuje się do przekazania po zakończeniu Umowy wszelkich dokumentów oraz nośników zawierające dane.
§ 18 Zmiany umowy
Strony dopuszczają możliwość dokonania następujących zmian Umowy:
a) zmiany terminów Umowy z powodu konieczności wykonania w trakcie realizacji wdrożenia prac dodatkowych,
b) zmiany terminów określonych w harmonogramach w przypadku opóźnienia odbiorów poszczególnych etapów z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
c) ustalone w harmonogramach terminy mogą ulec zmianie na podstawie porozumienia Stron zawartego w formie pisemnej, jeśli nie wynikają z winy Wykonawcy,
d) zmiany składu zespołu wykonawców, określonego w Załączniku nr 3 do Umowy w razie uzasadnionego wniosku Zamawiającego lub Wykonawcy,
e) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku obniżenia lub podwyższenia stawki podatku VAT na skutek zmiany obowiązujących przepisów. Płatność będzie się odbywać z uwzględnieniem stawki VAT obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
§ 19 Postanowienia końcowe
1. Za wypadki siły wyższej, które uwalniają strony od wypełnienia zobowiązań umownych na czas trwania siły wyższej, uznaje się zdarzenie niezależne od strony, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności, które wystąpiło po dniu wejścia w życie niniejszej Umowy, o ile zdarzenie to bezpośrednio wpływa na realizację tej Umowy i uniemożliwia częściowe lub całkowite wykonanie danego zobowiązania, takie jak np. pożar, powódź, trzęsienie ziemi, strajk generalny, wojna, mobilizacja, działania wojenne, rekwizycja, embargo lub zarządzenia władz.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 4 lutego 1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Xx. X. x 0000x. Xx 00, poz. 631 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t. .j. Xx. X. x 0000x. Xx 000, poz. 759 z późn. zm.).
3. Wykonawca nie ma prawa dokonywać cesji, przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy ani w inny sposób dążyć do ich zbycia bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
4. Wszelkie zmiany Umowy i jej uzupełnienia , jak również oświadczenia przewidziane w Umowie będą dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności chyba, że Umowa stanowi inaczej.
5. Wszelkie spory i roszczenia wynikające z niniejszej Umowy lub w związku z nią powstałe będą rozwiązywane w drodze wzajemnych uzgodnień Stron. Jeśli rozwiązanie sporu nie nastąpi w ciągu jednego miesiąca, spór będzie mógł być poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. Oferta Wykonawcy oraz Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia są integralną częścią Umowy.
7. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
8. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze Stron.
9. Integralną część Umowy stanowią załączniki:
Zał. nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia dla Systemu eArchiwum Zał. nr 2 – Oferta Wykonawcy
Zał. nr 3 – Skład zespołu wykonawców