Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego

Znak sprawy: ZP.271.34.2021

Nr dokumentu: 185825.12.2021-W

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego

na świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miasta Olsztyna w 2022 roku

prowadzone w trybie podstawowym z możliwością negocjacji

Kod CPV: 64110000-0

Postępowanie prowadzone jest w procedurze właściwej dla zamówienia

o wartości mniejszej niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ustawy z 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.)

Numer nadany przez Xxxxxxxxxxxxx: ZP.271.1.34.2021.a

Rozdział I Zamawiający

1. Gmina Olsztyn reprezentowana przez Prezydenta Olsztyna:

– Adres: Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx,

– NIP: 000-000-00-00,

– Regon: 510 742 362,

2. Postępowanie na wniosek Wydziału Administracyjno-Gospodarczego Urzędu Miasta Olsztyna prowadzi Wydział Zamówień Publicznych; Xx. Xxxx Xxxxx XX Xx 0, xxx. 000; 00-000 Xxxxxxx:

− tel. 00-000-00-00;

− adres strony internetowej (URL): xxxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/

− adres poczty elektronicznej: xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxxx

Na w/w stronie internetowej Zamawiający udostępni zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

4. W sprawach proceduralnych, Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami:

Xxxx Xxxxx Xxxxxxx tel. (x00) 00-000-00-00 wew. 460,

Zamawiający urzęduje w następujących dniach (pracujących) i godzinach:

- poniedziałek – od godz. 8.00 do godz. 16.00,

- wtorek – piątek – od godz. 7.30 do godz. 15.30.

Rozdział II

Tryb udzielenia zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych /zwaną dalej ustawą/ (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.), a także wydanymi na podstawie niniejszej ustawy rozporządzeniami wykonawczymi. Postępowanie z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie i SWZ prowadzone jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym, zgodnie z art. 275 pkt. 2 ustawy.

3. Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert.

4. Zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby Wykonawców, których zaprosi do negocjacji, tj. maksymalnie trzech Wykonawców, których niepodlegające odrzuceniu oferty uzyskały najwyższą łączną liczbę punktów według kryteriów oceny ofert określonych w Rozdziale XVI SWZ.

Rozdział III

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miasta Olsztyna w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2022 roku.

2. Usługa jest świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Xxxxx Xxxxxxxx (t. jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 ze zm.), rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t. jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 474), rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t. jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 1026) oraz innymi przepisami obowiązującego prawa.

3. W przypadku zmiany obowiązujących przepisów Wykonawca będzie świadczył usługi zgodnie z aktualnym stanem prawnym na dzień wykonania usługi.

4. Usługa obejmuje:

1) przesyłki pocztowe - przesyłki listowe o wadze do 2000 g (Format S, M i L):

a) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

c) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

g) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę,

h) przesyłki krajowe rejestrowane ekonomiczne, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, wymagające nadania u operatora wyznaczonego.

i) FORMAT S to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm

FORMAT M to przesyłki o wymiarach: MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm

FORMAT L to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm

2) Paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (xxxxxxx A i B):

a) ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,

b) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

c) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,

d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:

Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:

Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,

Maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

5. Nadawanie przesyłek pocztowych może odbywać się przy użyciu maszyny do frankowania/terminala pocztowego. Zamawiający posiada maszynę do frankowania/terminal pocztowy typu NEOPOST IJ 40 wraz z oprogramowaniem STeP, dzięki któremu opłaty za przesyłki pocztowe naliczane są z dołu. Wykonawca zapewni opcję śledzenia przesyłek bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych przez Zamawiającego (usługa powinna być ogólnodostępna dla Zamawiającego, bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania i uprawnień). W przypadku awarii maszyny do frankowania/terminala pocztowego Zamawiającego, Wykonawca przyjmie do nadania przesyłki nie ofrankowane, z naniesionym przez Zamawiającego znakiem opłaty pocztowej.

6. Czas doręczania przesyłek pocztowych, za wyjątkiem przesyłek zagranicznych, nie powinien przekraczać podanych niżej maksymalnych wskaźników terminowości doręczeń. Termin doręczenia określony jest jako „D+n”, gdzie „D” oznacza dzień nadania, a „n” oznacza liczbę dni roboczych, które upłynęły od dnia nadania do dnia doręczenia przesyłki:

- dla przesyłek pocztowych będących przesyłkami najszybszej kategorii: D+2;

- dla przesyłek pocztowych nie będących przesyłkami najszybszej kategorii: D+4

7. Przesyłki pocztowe zagraniczne powinny być niezwłocznie przekazane do doręczenia odpowiednim operatorom zagranicznym.

8. Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nie rejestrowanych i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych:

a) zestawienie jest prowadzone w postaci książki nadawczej;

b) Xxxxxxxxxxx (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne potwierdzenie odbioru – ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książki nadawczej) będą sporządzane w 2 egzemplarzach – po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

9. Nadanie (ofrankowanych kodami przypisanymi cenie jednostkowej, a w przypadku awarii lub braku maszyny do frankowania Zamawiającego, opieczętowanych pieczątką „OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE = POLOGNE) przesyłek listowych oraz przesyłek rejestrowanych, nie będących przesyłką listową, przygotowanych do nadania następuje w wyznaczonej placówce/jednostce Wykonawcy w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Przesyłki krajowe rejestrowane ekonomiczne, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, wymagające nadania u operatora wyznaczonego muszą zostać nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego, a potwierdzenie nadania musi zostać dostarczone Zamawiającemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

10. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki awizowane będą odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych jednostkach Wykonawcy zlokalizowanych w każdej gminie w kraju (co najmniej jedna), z których każda powinna być czynna we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa.

11. Miejscem odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek do nadania oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj oraz miejscem przekazania przez Wykonawcę przesyłek (doręczenia i zwroty) jest Kancelaria Ogólna Urzędu Miasta Olsztyna, Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx, pokój nr 20 (parter). Doręczenie przesyłek zamawiającego oraz zwrotów przesyłek nie odebranych przez adresatów odbywa się codziennie w dni robocze w godzinach 8:00-8:30. Przekazanie przesyłek do nadania następuje codziennie w dni robocze (poniedziałek – piątek, w godzinach 14:00-14:30). W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca jest zobowiązany do doręczenia przesyłek i zwrotów oraz odbioru przesyłek do nadania – w następnym dniu roboczym. Wykonawca potwierdza odbiór przesyłek do nadania zestawieniem ilościowym przesyłek przekazanych do nadania. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Doręczenia, zwroty oraz nadanie przesyłek w takim dniu nie obowiązuje.

12. Zamawiający zobowiązuje się nadawać przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki zabezpiecza przed dostępem do zawartości i minimalizuje ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie.

13. W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym przedstawiciel Wykonawcy pozostawia w skrzynce oddawczej adresata zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.

14. W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego nie zostanie ona dostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, tj.: ustawą Prawo Pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 474). Wykonawca umożliwi Zamawiającemu złożenie reklamacji za pośrednictwem systemu elektronicznego obowiązującego u Wykonawcy.

15. Strony umowy określą szacunkową łączną maksymalną masę przekazywanych przesyłek jednorazowo oraz wielkość maksymalnego standardowego rozmiaru pojedynczego opakowania zbiorczego.

16. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę wynikającą z bieżących potrzeb Zamawiającego oraz cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane w okresach miesięcznych na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającą w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę doręczenia przesyłek i zwrotów oraz odbioru przesyłek Zamawiającemu, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Wykonawca nie będzie pobierał dodatkowej opłaty za dostarczenie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłek rejestrowanych, które zostały dostarczone adresatowi.

17. Wszelkie rozliczenia finansowe dotyczące ewentualnych zwrotów przesyłek rejestrowanych nadanych w placówce pocztowej operatora wyznaczonego, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatowi, będą odbywać się między Wykonawcą a Zamawiającym, zgodnie z cenami zawartymi w ofercie.

18. Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek zawiera załącznik nr 2 do SWZ (Formularz Cenowy). Są to orientacyjne ilości w skali 12 miesięcy. Zestawienie to jest podstawą do wyliczenia ceny oferty. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą

odbiegać od podanych ilości, z tym, że każda usługa wskazana w załączniku nr 2 do SWZ musi być dostępna dla Zamawiającego.

19. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z opcji określonej w art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych, które będzie polegało na zwiększeniu wartości zamówienia w wysokości 30% wartości zamówienia podstawowego, w razie osiągnięcia limitu wynagrodzenia przed upływem terminu na jaki została zawarta umowa. Opcja, o której mowa powyżej, będzie realizowana wg następujących zasad:

a) Zamawiający dopuszcza możliwość skorzystania z opcji do dnia 15.12.2022 r., po wcześniejszym wykorzystaniu środków przeznaczonych na realizację zamówienia podstawowego,

b) określona cena jednostkowa dla poszczególnych usług na dzień uruchomienia opcji będzie zgodna z dostarczonym przez Wykonawcę cennikiem usług pocztowych zaakceptowanym przez Urząd Komunikacji Elektronicznej,

c) opcja może zostać wykorzystana przez Zamawiającego w całości bądź w części, przy czym ilości zamawianych usług w ramach opcji nie będą wyższe niż 30% wartości zamówienia podstawowego,

d) prawo do żądania realizacji zakresu zamówienia, o którym mowa powyżej (opcja) jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy; w przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z opcji, Wykonawcy nie przysługują roszczenia z tego tytułu,

e) w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z opcji w części lub w pełnym zakresie, Wykonawca jest zobowiązany do realizacji umowy w zakresie, w jakim Zamawiający z opcji skorzysta,

f) nie złożenie zlecenia przez Zamawiającego do 15.12.2022 r. oznacza rezygnację z opcji; Wykonawcy przysługuje wówczas jedynie wynagrodzenie za realizację usług wykonanych w ramach zamówienia podstawowego.

20. Wymagania dotyczące dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy:

Zamawiający wymaga spełnienia warunków określonych w art. 62 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, tj.:

Art. 62 Operator wyznaczony zapewnia osobom niepełnosprawnym dostęp do usług powszechnych przez:

1) organizację pracy placówek pocztowych umożliwiającą osobom poruszającym się za pomocą wózka inwalidzkiego korzystanie z usług świadczonych przez te placówki;

2) tworzenie w placówkach pocztowych odpowiednio oznakowanych stanowisk obsługi osób niepełnosprawnych;

3) umieszczanie nadawczych skrzynek pocztowych w sposób i w miejscu umożliwiającym korzystanie z nich osobie niepełnosprawnej, poruszającej się za pomocą wózka inwalidzkiego, w szczególności nadawczych skrzynek pocztowych instalowanych w placówce pocztowej lub na nieruchomości użytkowanej przez tę placówkę;

4) doręczanie osobom:

a) z uszkodzeniem narządu ruchu powodującym konieczność korzystania z wózka

inwalidzkiego,

b) niewidomym lub ociemniałym

- na ich wniosek i bez pobierania dodatkowych opłat, przesyłek listowych, przesyłek rejestrowanych, w tym przesyłek z zadeklarowaną wartością oraz kwot pieniężnych określonych w przekazach pocztowych, z pominięciem oddawczej skrzynki pocztowej oraz bez konieczności odbierania przesyłki w placówce pocztowej;

5) przyjmowanie od osoby niepełnosprawnej w miejscu jej zamieszkania prawidłowo opłaconej przesyłki pocztowej niebędącej przesyłką rejestrowaną.

21. Zamawiający wymaga zrealizowania zamówienia na zasadach i warunkach opisanych w Istotnych Postanowieniach Umowy stanowiących załącznik nr 6 do niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Rozdział IV

Termin wykonania zamówienia

Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2022 roku.

Rozdział V

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy

1. Projektowane Istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy, określone zostały w załączniku nr 6 do SWZ.

2. Podpisanie umowy nastąpi w formie pisemnej zgodnie z art. 432 ustawy:

1) Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem art. 577 ustawy, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem 5 - dniowego terminu, jeżeli w postępowaniu zostanie złożona tylko jedna oferta.

3. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z podpisanej umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

4. Zakres zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy określa ustęp 00 - 00 Xxxxxxxxx postanowień umowy stanowiących załącznik nr 6 do niniejszej SWZ.

5. Zawarta umowa będzie jawna i zostanie udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Rozdział VI

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych, sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej

1. Informacje ogólne:

1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji

elektronicznej za pośrednictwem Platformy przetargowej Gminy Olsztyn. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne,

2) komunikacja ustna dopuszczalna jest w toku negocjacji oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, ofert, o ile ich treść jest udokumentowana,

3) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie przetargowej Gminy Olsztyn. Ma wówczas dostęp do możliwości: złożenia, zmiany, wycofania oferty (w tym oferty dodatkowej), a także funkcjonalności pozwalających na składanie wniosków o wyjaśnienie treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach,

4) środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu służące do przekazywania i odbioru dokumentów elektronicznych w tym ofert spełniają wymagania, o których jest mowa w art. 68 ustawy.

2. Wymagania techniczne i organizacyjne umożliwiające użycie środków komunikacji elektronicznej:

1) do obsługi systemu Platformy przetargowej Gminy Olsztyn niezbędny jest dowolny komputer klasy PC z systemem operacyjnym Windows oraz dostępem do sieci Internet,

2) wymagania techniczne umożliwiające obsługę systemu Platformy przetargowej (xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx) :

 obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – ajax,

 włączona obsługa JavaScript,

 zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s,

 zainstalowany Acrobat Reader,

 zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy,

3) system dostępny jest za pośrednictwem następujących przeglądarek internetowych:

 Internet Explorer 8,

 Internet Explorer 9,

 Internet Explorer 10,

 Internet Explorer 11,

 Google Chrome 31,

 Mozilla Firefox 26,

 Opera 18.

4) zalecany maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy przetargowej nie powinien przekraczać 150 MB,

5) szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcjach korzystania z Platformy przetargowej Gminy Olsztyn dostępnych pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx,

6) jeżeli na ofertę składa się kilka dokumentów, Zamawiający rekomenduje podpisywanie ich w sposób jednolity, tzn. ten sam rodzaj podpisu powinien być składany na wszystkich dokumentach, najlepiej w takim formacie jak podpisany został pierwszy dokument.

7) zalecenia Zamawiającego odnośnie użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a) dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem: PAdES,

b) dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem: XAdES,

c) Zamawiający zaleca stosowanie podpisu wewnętrznego, który polega na tym, że jest zapisany łącznie z podpisywanym dokumentem (tworzą jeden plik), a nie oddzielnie (plik podpisywany i plik podpisu),

8) wsparcie techniczne i instrukcje dla Wykonawców świadczone przez Operatora Platformy przetargowej uzyskać można w następujący sposób:

− telefonicznie pod nr (x00) 00 000 00 00 od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00,

− e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx

3. Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami:

1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji, wezwań do złożenia, uzupełnienia, wyjaśnienia oświadczeń lub dokumentów, zadawanie pytań, jak i udzielanie odpowiedzi odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy przetargowej Gminy Olsztyn.

2) system Platformy przetargowej Gminy Olsztyn zapewnia stronom postępowania komunikację elektroniczną, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 61 ust. 1 ustawy. Korzystając z Platformy przetargowej Gminy Olsztyn, Wykonawca nie musi wspomagać się innymi systemami, przy czym wszelkie załączniki składane przez Wykonawców muszą być zgodne z obowiązującym rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, sporządzone w jednym z formatów, np. .pdf, .doc,

.docx, .rtf, .xps, odt. Wybór formatu musi umożliwiać użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego przy czym Zamawiający zaleca format przesyłanych danych .pdf. Zgodnie z wymienionym rozporządzeniem do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych Zamawiający zaleca używania następujących formatów danych: .zip (oryginalna pełna nazwa standardu - ZIP file format), lub .7Z (oryginalna pełna nazwa standardu 7-Zip file format),

3) oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej "zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby", przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy,

z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

4) w przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5) w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Przez cyfrowe odwzorowanie należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.

6) poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 5, dokonuje w przypadku:

a) podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;

b) przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy - odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;

c) pełnomocnictwa - mocodawca.

7) poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 6 może dokonać również notariusz.

4. Wyjaśniania i zmiany w treści SWZ:

1) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zaleca, aby wniosek Wykonawcy o wyjaśnienie treści SWZ stanowił odrębny plik przekazany za pośrednictwem Platformy przetargowej Gminy Olsztyn,

2) jeżeli Zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, o których mowa w pkt. 1), przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych Wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia oferty,

3) w przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt. 1) lub dotyczy udzielonych już wyjaśnień,

Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień oraz obowiązku przedłużenia terminu składania ofert, może pozostawić wniosek bez rozpoznania,

4) przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku,

5) treść zapytań (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z wyjaśnieniami, Zamawiający zamieści na Platformie przetargowej Gminy Olsztyn w zakładce dotyczącej przedmiotowego postępowania oznaczonej tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem,

6) w uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Dokonaną zmianę SWZ, Zamawiający zamieści na Platformie przetargowej Gminy Olsztyn w zakładce dotyczącej przedmiotowego postępowania; wprowadzone zmiany są każdorazowo wiążące dla Wykonawców.

Rozdział VII

Termin związania złożoną ofertą

1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia 3.02.2022 r. przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

2. Wykonawca na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazany przez niego okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

3. W odpowiedzi na wniosek Zamawiającego każdy z Wykonawców może odmówić wyrażenia zgody lub dokonać przedłużenia terminu związania ofertą. Przedłużenie terminu związania ofertą, wymaga złożenia przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania oferta. Oświadczenie Wykonawcy musi wpłynąć do Zamawiającego przed upływem tego terminu, ponieważ przedłużenie terminu związania ofertą możliwe jest tylko w okresie, kiedy jeszcze to związanie obowiązuje.

Rozdział VIII

Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wymagania podstawowe:

1) oferta powinna być sporządzona zgodnie z wymaganiami niniejszej SWZ na FORMULARZU OFERTY, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ,

2) każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,

3) oferta musi być sporządzona w języku polskim, w postaci elektronicznej w jednym z formatów, np.: pdf, doc, docx, rtf, xps, odt i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym są składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski,

4) oferta, Formularz cenowy, jak i wszelkie oświadczenia muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status

prawny Wykonawcy(ów) (odpisu z właściwego rejestru) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób, oferta oraz dokumenty i oświadczenia muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkie te osoby,

5) jeżeli upoważnienie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy to do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo w formie elektronicznej (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, wystawione przed dniem złożenia oferty, przez osoby do tego upoważnione.

Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skan) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dopuszcza się także złożenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, które mocodawca podpisuje kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy,

6) jeżeli na ofertę składa się kilka dokumentów, Wykonawca powinien stworzyć folder, do którego przeniesie wszystkie dokumenty oferty, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (tworzą jeden plik), a nie oddzielnie (plik podpisywany i plik podpisu). Następnie z tego folderu Wykonawca zrobi folder skompresowany (.zip, .7zip.),

7) poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, lub Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

2. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

1) Wykonawca może zastrzec w ofercie stosownym oświadczeniem, iż Zamawiający nie będzie mógł ujawnić informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich poufności,

2) wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, które Wykonawca zastrzeże

jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikiem stanowiącym jawną część skompresuje do jednego pliku archiwum (ZIP).

3) Wykonawca zobowiązany jest, wraz z przekazaniem tych informacji, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co powinno zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem:

„Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa”,

4) zastrzeżenie przez Wykonawcę tajemnicy przedsiębiorstwa bez uzasadnienia, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne ze względu na zaniechanie przez Wykonawcę podjęcia niezbędnych działań w celu zachowania poufności objętych klauzulą informacji zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 3 ustawy.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie niniejszego zamówienia, a oferta taka spełniać musi następujące wymagania:

1) Wykonawcy muszą ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,

2) pełnomocnictwo może być udzielone w szczególności:

a) łącznie przez wszystkich Wykonawców (jeden dokument),

b) oddzielnie przez każdego z nich (tyle dokumentów ilu Wykonawców).

W każdym jednak przypadku w treści dokumentu / Pełnomocnictwa zaleca się wymienić wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i wskazać ich Pełnomocnika,

3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia solidarnie odpowiadają za podpisanie umowy, wykonanie umowy,

4) w ofercie powinien być podany adres do korespondencji i kontakt telefoniczny z Pełnomocnikiem Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

5) przed podpisaniem umowy (w przypadku wygrania postępowania), Wykonawcy składający ofertę wspólną (zwani dalej konsorcjum) będą mieli obowiązek przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę, która powinna zawierać:

a) określenie członków konsorcjum, poprzez podanie nazw podmiotów, siedzib, numer odpowiedniej ewidencji (działalności gospodarczej, wpisu do właściwego rejestru, etc.),

b) wskazanie celu gospodarczego ustanowienia konsorcjum, w sposób precyzyjny wskazać nazwę zamówienia, określenie Zamawiającego,

c) określenie udziału stron umowy w realizacji przedmiotu zamówienia,

d) szczegółowy podział prac, który jasno określi punkty styku między konsorcjantami podczas realizacji przedmiotu zamówienia,

e) określenie lidera Konsorcjum, jego praw i obowiązków,

f) postanowienia dotyczące wygaśnięcia umowy konsorcjum, określenie czasu obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi. Datą rozpoczęcia

funkcjonowania konsorcjum może być dzień podpisania umowy lub wskazana w umowie inna data. Istotne jest, aby konsorcjum było powołane najpóźniej w dniu upływu terminu składania ofert,

6) w odniesieniu do wymagań postawionych przez Zamawiającego każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oddzielnie musi udokumentować, że nie podlega wykluczeniu na podstawie okoliczności wskazanych w rozdz. X SWZ,

7) wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną i mają do nich zastosowanie zasady określone w ust. 3 niniejszego rozdziału. Spółka cywilna ubiegająca się o zamówienie musi wyznaczyć pełnomocnika do jej reprezentowania. Ustawowe zasady reprezentacji spółki cywilnej zezwalające każdemu wspólnikowi na jej reprezentowanie w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, nie spełniają bowiem wymogu z art. 58 ust. 2 ustawy,

8) w przypadku spółki cywilnej art. 58 ust. 2 ustawy nie będzie miał zastosowania, jeżeli oferta zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkich wspólników spółki cywilnej,

9) stosownie do treści art. 117 ust. 4 ustawy, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie- załącznik nr 5 do SWZ, z którego powinno wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.

4. Wykonawca wraz z FORMULARZEM OFERTY sporządzonym wg załącznika nr 1 do SWZ składa:

1) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,

2) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

3) Formularz Cenowy - załącznik nr 2 do SWZ

4) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu - załącznik nr 3 do SWZ,

5) oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 4 do SWZ w zakresie wskazanym przez Zamawiającego,

6) oświadczenie w przypadku złożenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego powinno wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy występujący wspólnie – Załącznik nr 5 do SWZ - jeżeli dotyczy.

Rozdział IX

Sposób oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy przetargowej Gminy Olsztyn : xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxxx - w nieprzekraczalnym terminie:

do dnia 5.01.2022r. do godz. 11:00

2. O terminie złożenia oferty decyduje czas ostatecznego wysłania oferty Zamawiającemu, a nie czas rozpoczęcia jej wprowadzenia do Systemu.

3. Zamawiający odrzuci ofertę złożoną po terminie wyznaczonym na składania ofert

4. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu składania ofert. Sposób zmiany i wycofania oferty został szczegółowo opisany w Instrukcji korzystania z Platformy przetargowej Gminy Olsztyn, a także prezentowany jest na filmach instruktażowych.

5. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty.

6. Otwarcie ofert nastąpi w dniu:

w dniu 5.01.2021r. o godz. 12:00

Za pośrednictwem Platformy przetargowej poprzez odszyfrowanie ofert przez Zamawiającego.

7. W przypadku wystąpienia awarii systemu teleinformatycznego, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

8. Zamawiający poinformuje o zmianie terminu otwarcia ofert na Platformie przetargowej Gminy Olsztyn.

9. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

10. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Rozdział X

Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy, Wykonawcę:

1) będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:

a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa w art. 258 Kodeksu karnego,

b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,

c) o którym mowa w art. 228-230a, art. 250a Kodeksu karnego lub w art. 46 lub art. 48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie,

d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,

e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,

f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769),

g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296-307 Kodeksu karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270-277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,

h) o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

- lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;

2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;

3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca przed upływem terminu do składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;

5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że wykonawca zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty niezależnie od siebie;

6) jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

2. W celu zbadania zaistnienia przesłanek do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, o których mowa w art. 108 ustawy, Zamawiający ograniczy się do badania oświadczenia Wykonawcy sporządzonego wg. załącznika nr 3 do SWZ.

Rozdział XI

Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy

Zamawiający nie bada wykonawców w związku z art. 109 ust 1.

Rozdział XII

Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie przesłanek wskazanych w rozdz. X i SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów

W celu wykazania spełniania powyższego warunku, Wykonawca musi udowodnić posiadanie wpisu do Rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 ze zm.).

Rozdział XIII

Wykaz podmiotowych środków dowodowych

1. Podmiotowe środki dowodowe jakie Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego, na podstawie art. 274 ustawy, (jeżeli dotyczy):

1) W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawca składa:

a) oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym jest mowa w art. 125 ust. 1 ustawy złożonym wraz z ofertą w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt. 3, 4, 5 i 6 w przypadku gdy Zamawiający uzna, że złożone uprzednio oświadczenia w powyższym zakresie nie są już aktualne lub uległy zmianie,

b) oświadczenie w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi, że przygotowanie oferty nastąpiło niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

W przypadku gdy w postępowaniu zostanie złożona tylko jedna oferta, Zamawiający odstąpi od wezwania Wykonawcy do złożenia oświadczenia w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy, ponieważ zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych wskazana powyżej podstawa wykluczenia ma zastosowanie tylko w przypadku złożenia co najmniej dwóch ofert, co oznacza, że wskazany powyżej przepis nie daje podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, w przypadku gdy złożono tylko jedną ofertę. W związku z powyższym w świetle celu, jakim jest przeciwdziałanie zakłóceniu konkurencji w postępowaniu przez grupę kapitałową, Zamawiający odstąpi od wezwania Wykonawcy do złożenia w/w

oświadczenia w przypadku gdy zostanie złożona tylko jedna oferta, ponieważ w takiej sytuacji staje się ono zbędne.

2) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca składa: aktualne Zaświadczenie o wpisie do Rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Rozdział XIV

Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych

Zamawiający nie wymaga składania przedmiotowych środków dowodowych

Rozdział XV

Opis sposobu obliczenia ceny oferty

1. Wykonawca określa cenę realizacji całości zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu Ofertowym sporządzonym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej SWZ łącznej ceny /brutto/ za realizację przedmiotu zamówienia, obejmującej wartość zamówienia podstawowego oraz wartość zamówienia objętego opcją (30 % wartości zamówienia podstawowego).

2. Łączna cena ofertowa /brutto/ musi uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz Istotnymi postanowieniami umowy określonymi w załączniku nr 6 do niniejszej SWZ.

3. Wykonawca oblicza cenę oferty na Formularzu Cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Łączną cenę Wykonawca oblicza mnożąc ilość poszczególnych usług (kol. 4) Formularza Cenowego przez cenę jednostkową /brutto/ usługi (kol. 3) i tak obliczoną kwotę wraz z podatkiem VAT wpisuje się do kolumny - wartość /brutto/ (kol. 5).

4. Suma wszystkich cen zawartych w kolumnie 5 (Wartość brutto), stanowi wartość zamówienia podstawowego z VAT, która należy wpisać w wierszu: „Razem wartość zamówienia podstawowego z VAT w zł” Formularza cenowego. Ceną oferty jest wartość zamówienia podstawowego z VAT powiększona o wartość zamówienia objętego opcją, tj. 30 % wartości zamówienia podstawowego. Tak wyliczoną cenę wraz z podatkiem VAT, Wykonawca zamieszcza w Formularzu Ofertowym.

5. Brak wyceny któregokolwiek z elementów objętych przedmiotem zamówienia spowoduje odrzucenie oferty jako niezgodnej z postanowieniami SWZ, z zastrzeżeniem art. 223 ust. 2 pkt. 3 ustawy.

6. Cena oferty (z VAT) powinna być wyrażona w polskich złotych, liczbowo z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 0,5 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 0,5 grosza i wyżej zaokrągla się do 1 grosza. Cena oferty musi zawierać należny podatek VAT. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnej z obowiązującymi przepisami spowoduje odrzucenie oferty.

7. Ceną oferty jest kwota wymieniona w FORMULARZU OFERTY, jako cena brutto (z uwzględnieniem kwoty podatku od towarów i usług VAT) z wyszczególnieniem stawki podatku od towarów i usług (VAT).

8. Prawidłowe ustalenie stawki należnego podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnej z obowiązującymi przepisami prawa może spowodować odrzucenie oferty.

9. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich (zł).

10. Wykonawca, składając ofertę, informuje Xxxxxxxxxxxxx, czy wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

11. Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

12. Podana w ofercie cena powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia uwzględniając zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz warunki Istotnych postanowień umowy. Wykonawca musi przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. W razie wątpliwości przyjmuje się, iż Wykonawca podejmuje się wszystkich prac i czynności objętych dokumentami zamówienia.

Rozdział XVI

Opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny ofert

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie się kierował jedynym kryterium oceny ofert jakim jest cena, ponieważ wymagania jakościowe dotyczące głównych elementów zamówienia zostały zawarte w opisie przedmiotu zamówienia i wynikają bezpośrednio z obowiązujących przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej, Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego oraz innych przepisów obowiązującego prawa w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym.

2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

3. Kryterium „Cena” rozpatrywane będzie na podstawie ceny /brutto/ za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę w pkt. 4 FORMULARZA OFERTY:

4. Zamawiający, jako najkorzystniejszą wybierze ofertę z najniższą ceną.

5. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, na podstawie art. 223 ust. 2 i 3 ustawy.

6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub ich innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Rozdział XVII

Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

1. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do:

1) dostarczenia umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta tych Wykonawców zostanie wybrana, dotyczy to również wspólników prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej,

2) dostarczenia pełnomocnictwa dla osób podpisujących umowę, jeśli ich umocowanie do podpisania umowy nie wynika z dokumentów załączonych do oferty.

2. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą, Zamawiający określi termin i miejsce złożenia w/w dokumentów i oświadczeń oraz poinformuje o formalnościach związanych z podpisaniem umowy o treści zgodnej ze wzorem załączonym do SWZ. Umowa zostanie uzupełniona o zapisy wynikające z treści złożonej oferty.

3. Niedostarczenie dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie spowoduje, że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, co może skutkować konsekwencjami określonymi w art. 263 ustawy.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców albo unieważnić postępowania.

Rozdział XVIII

Pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes prawny w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy: Środki ochrony prawnej.

2. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający

był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.

3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Xxxx wraz z dowodem uiszczenia wpisu.

4. Terminy na wniesienie odwołania wynosi 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

6. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 4 i 5 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

Rozdział XIX

Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, ponieważ nadawanie przesyłek pocztowych będzie się odbywać przy użyciu maszyny do frankowania/ terminala pocztowego typu NEOPOST IJ 40 wraz z oprogramowaniem STeP umożliwiającym zdalne doładowanie przedpłaty. Zamawiający posiada takie urządzenie. W przypadku podziału zamówienia na części Zamawiający musiałby posiadać tyle frankownic ile byłoby części zamówienia bo wszelkie rozliczenia odbywałyby się drogą elektroniczną.

Rozdział XX

Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

1) Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawców, z których pomocy Wykonawca skorzysta przy realizacji umowy, na podstawie umowy o pracę osób/personelu, które przez cały okres realizacji przedmiotu umowy w jednostkach Wykonawcy na terenie Gminy Olsztyn wykonywać będą następujące czynności, które polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy:

a) doręczanie korespondencji - listonosze, kurierzy, doręczyciele,

b) obsługa klienta (w przypadku konieczności odebrania przez adresata przesyłki z placówki pocztowej po wystawieniu awizo) - pracownicy obsługi klienta.

2) W celu potwierdzenia spełnienia wymogu określonego w pkt 1 zamawiający może żądać:

a) oświadczenie o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych

osób oraz zakresu ich obowiązków, rodzaju umowy o pracę, daty jej zawarcia i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy,

b) w przypadku niezgodności stanu faktycznego ze złożonymi dokumentami, Zamawiający zastosuje kary umowne określone w pkt. 19 ppkt. 8) istotnych postanowień umowy,

c) w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

Rozdział XXI

Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt. 2 ustawy, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania,

Zamawiający informuje, że nie wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę do realizacji zamówienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt. 2 ustawy.

Rozdział XXII Wymagania dotyczące wadium

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Rozdział XXIII Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Rozdział XXIV

Informacje o przewidywanych zamówieniach,

o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 i 8 ustawy

Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których jest mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 i 8 ustawy.

Rozdział XXVIII Podwykonawstwo

1. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.

2. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom). W takim przypadku Zamawiający wymaga podania w FORMULARZU OFERTOWYM zakresu zamówienia, który Wykonawca zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcy/podwykonawcom z podaniem procentowego udziału lub wartości części zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom oraz nazwę firmy podwykonawcy/podwykonawców, o ile są już znani. W przypadku gdy Wykonawca nie poda w FORMULARZU OFERTOWYM zakresu zamówienia, który zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcom, Zamawiający uzna, że Wykonawca samodzielnie wykona cały zakres zamówienia.

Rozdział XXIX Ochrona danych osobowych

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego są przetwarzane dane osobowe podlegające ochronie zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016r. Nr 119, stron.1) (dalej jako: „RODO”) oraz przepisami krajowymi. Dane te mogą dotyczyć tak samego Wykonawcy (osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), jego pełnomocnika (osoby fizycznej), jak też informacji o osobach, które w swojej ofercie Wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, jak i potwierdzenia wymogów Zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia.

1. Wobec powyższego na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO, Zamawiający poniżej informuje o sposobie i celu, w jakim przetwarzane będą dane osobowe, a także o przysługujących prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1) Administrator danych osobowych:

Administratorem danych osobowych jest Gmina Olsztyn Xx. Xxxx Xxxxx XX 0, 00-000 Xxxxxxx.

2) Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych:

Zamawiający wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych drogą elektroniczną: xxx@xxxxxxx.xx lub pisemnie na adres Administratora danych.

3) Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania:

a) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. „c” RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miasta Olsztyna w 2022 r. /znak sprawy: ZP.271.1.34.2021.a/ prowadzonym w trybie podstawowym oraz w celu archiwizacji dokumentacji związanej z w/w postępowaniem,

b) dane osobowe przetwarzane będą również w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

c) dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego (art. 6 ust. 1 lit. „b” RODO),

d) Xxxxxxxxxxx będzie przetwarzał dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.

4) Kategorie przetwarzanych danych:

a) dane identyfikujące osobę: imię, nazwisko, XXXXX/XXXXX/NIP, dane dotyczące dokumentów tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, obywatelstwo,

b) dane adresowe i teleadresowe (nr telefonu, faxu, adres e-mail),

c) dane o zatrudnieniu lub prowadzonej działalności gospodarczej,

d) dane o wykształceniu, doświadczeniu i kwalifikacjach zawodowych,

e) informacje o niekaralności, skazaniu lub naruszeniu prawa w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Prawo zamówień publicznych, do upływu terminu do ich wniesienia,

f) inne dane niezbędne do przeprowadzenia postępowania, udzielenia zamówienia

publicznego oraz realizacji umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego,

5) Źródło pochodzenia danych:

a) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio dotyczących osób, których one dotyczą jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z w/w ustawy Prawo zamówień publicznych,

b) podanie danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co może skutkować wykluczeniem Wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty,

c) dane przedsiębiorców ujawniane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO,

d) w odniesieniu do podanych danych osobowych, dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegać profilowaniu.

6) Okres, przez który dane będą przechowywane:

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji umowy, a następnie będą przechowywane począwszy od dnia zakończenia okresu obowiązywania umowy (wliczając okres rękojmi lub gwarancji) przez okres co najmniej 5 lat (nie krócej jednak, niż okres przedawnienia roszczeń), a w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres co najmniej 15 lat.

7) Odbiorcy danych:

a) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, dane osobowe mogą być ujawniane Wykonawcom oraz wszystkim zainteresowanym,

b) dane osobowe mogą zostać przekazane organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, a także innym podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Gminą Olsztyn przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Gmina Olsztyn,

c) odbiorcami danych osobowych mogą być również podmioty współpracujące z Administratorem w wykonywaniu celów określonych w pkt. 3, w szczególności inne instytucje publiczne, takie jak: sądy, prokuratura, policja, itp.

8) Prawa osoby, której dane dotyczą:

a) osoby, których dane dotyczą posiadają następujące prawa:

− na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do swoich danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania swoich danych osobowych1);

− na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których jest mowa w art. 18 ust. 2 RODO2);

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO;

b) osobom, których dane dotyczą nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

9) Ochrona danych osobowych w zakresie przetwarzania danych przez Administratora Systemu i Operatora Platformy zakupowej:

a) w zakresie dotyczącym zarządzania Platformą zakupową, wobec danych Wykonawców zarejestrowanych na Platformie zakupowej administratorem jest: Logintrade S.A. z siedzibą we Wrocławiu (Administrator Systemu), adres e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, który powierzył przetwarzanie danych firmie: LT Serwis sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (Operator Platformy zakupowej),

b) w sprawach związanych z ochroną danych w zakresie przetwarzania ich przez Logintrade

S.A. oraz LT Serwis sp. z o.o. należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, adres e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx

c) dane użytkowników są przetwarzane przez Logintrade S.A. oraz LT Serwis sp. z o.o. na podstawie zgody wyrażonej przez nich przy okazji rejestracji wyłącznie w celu zapewnienia funkcjonalności Platformy zakupowej Zamawiającego.

d) Administrator nie przewiduje udostępniania przetwarzanych danych podmiotom zewnętrznym, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych przepisami prawa.

e) dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do wykonania usługi, chyba że co innego wynika z przepisów prawa.

f) dane osobowe podawane są przez użytkownika dobrowolnie, jednak ich podanie jest niezbędnym warunkiem do korzystania z Platformy zakupowej.

g) wobec danych przetwarzanych przez Logintrade S.A. użytkownikowi przysługują następujące prawa:

– użytkownik ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania i poprawiania,

– użytkownik ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych,

– użytkownik ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie; skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

– użytkownik ma prawo zgłoszenia skargi do organu nadzorczego.

h) Logintrade S.A. z siedzibą we Wrocławiu sprawuje funkcję Administratora Systemu Platformy zakupowej i realizuje zadania związane z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania Platformy zakupowej.

i) LT Serwis z siedzibą w Warszawie sprawuje funkcję Operatora Platformy i realizuje zadania związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania Platformy zakupowej.

3. Szczegółowe klauzule informacyjne o ochronie danych osobowych, dla których Administratorem jest Gmina Olsztyn zawarte są na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx- o-ochronie-danych-osobowych.html

4. Szczegółowe klauzule informacyjne o ochronie danych osobowych, dla których Administratorem jest Logintrade S.A. z siedzibą we Wrocławiu (Administrator Systemu), który powierzył przetwarzanie danych firmie: LT Serwis sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (Operator Platformy zakupowej) zawarte są na stronie internetowej pod adresem: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx

5. Analogiczny obowiązek informacyjny, jak w przypadku pozyskiwania danych osobowych

powstanie, gdy Zamawiający uzyska od Wykonawcy dane osobowe dotyczące innych osób (np. osób, których dane służą do wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, osób skierowanych do realizacji zamówienia, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawca). Obowiązek ten jest uregulowany w art. 14 RODO. W związku z powyższym Zamawiający przypomina, że obowiązek informacyjny określony przepisami RODO spoczywa także na Wykonawcach, którzy pozyskują dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich Zamawiającym w ofertach.

1)Wyjaśnienie: skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym jest mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,

2) Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym jest mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Zamawiający nie udostępni tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których jest mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Sporządziła: Xxxxx Xxxxxxx

Spis załączników do SWZ:

Olsztyn dnia 28.12.2021 r.

Zatwierdził: Z up. PREZYDENTA OLSZTYNA

Xxxxxxx Xxxxxxxxx Dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych

Lp.	Oznaczenie Załącznika	Nazwa Załącznika
1)	Załącznik nr 1	Wzór Formularza Oferty
2)	Załącznik nr 2	Formularz Cenowy
3)	Załącznik nr 3	Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia
4)	Załącznik nr 4	Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym przez Zamawiającego
5)	Załącznik nr 5	Wzór oświadczenia dotyczacego podziału zadań w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegajacych się o udzielenie zamówienia
6)	Załącznik nr 6	Istotne postanowienia umowy