Projektowane postanowienia umowy

Projektowane postanowienia umowy

§ 1 Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na rzecz Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych polegających na rezerwacji, zakupie i sukcesywnych dostawach biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz rezerwacji i zakupie miejsc hotelowych w celu zabezpieczenia działalności Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, a w szczególności udziału Weteranów walk o Niepodległości RP, działaczy opozycji antykomunistycznej, kierownictwa Urzędu, osób reprezentujących Urząd oraz pracowników Urzędu w obchodach upamiętniających tradycje walk o niepodległość i suwerenność Rzeczypospolitej Polskiej przez okres 36 miesięcy.

2. W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje zakup:

a) 40 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: Warszawa - kraje Unii Europejskiej,

b) 40 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: Warszawa - Europa (kraje poza UE),

c) 20 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: poza Europą,

d) 10 sztuk biletów lotniczych na trasach krajowych,

f) 1300 zagranicznych miejsc hotelowych poza krajem.

3. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.

4. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w

cywilnym transporcie lotniczym.

5. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania przedmiotu umowy z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy obsłudze Wykonawca zobowiązany jest stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

6. Wykonawca zobowiązany jest stosować regulacje określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”).

§ 2 Warunki realizacji

1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez 36 miesięcy lub do wyczerpania środków przeznaczonych na jej realizację, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze.

2. Wykonawca zobowiązany jest:

2.1 do udostępnienia w ciągu 5 dni od zawarcia umowy, 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, narzędzia online w języku polskim: (wpisać nazwę i adres), poprzez które Zamawiający, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła), będzie mógł:

• wyszukiwać interesujące go połączenia lotnicze i miejsca hotelowe;

• dokonywać rezerwacji biletów lotniczych oraz miejsc hotelowych, anulować rezerwację,

• dokonywać zmiany terminu, miejsca podróży, danych pasażera, jak również rezerwacji

i zakupu miejsc hotelowych,

• weryfikować propozycje Wykonawcy,

• zmieniać klasę podróży,

• sprawdzać łączny, rzeczywisty czas przelotu wraz z przesiadkami,

• sprawdzać cenę biletu w PLN i warunki taryfy,

• dokonywać wykupu i wygenerowania biletu lotniczego,

• sprawdzać termin wykupu biletu w określonej cenie.

2.2 w ciągu 5 dni od dnia zawarcia umowy do przekazania Zamawiającemu w formie elektronicznej podręcznika - instrukcji obsługi narzędzia online (w języku polskim);

2.3 do przeprowadzenia na żądanie Zamawiającego w terminie z nim ustalonym, nie później niż w ciągu 21 dni od dnia zawarcia umowy, szkolenia z obsługi narzędzia online dla maksymalnie 3 osób i w wymiarze czasowym niezbędnym do przekazania pełnej wiedzy osobom docelowo korzystającym z tego narzędzia;

2.4 do zapewnienia w systemie 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, alarmowego serwisu telefonicznego (Call Center) pod numerem: ……………………., w ramach, którego Zamawiający będzie mógł dokonać wszelkich operacji dotyczących usług objętych przedmiotem umowy.

2.5 do prowadzenia i przesyłania (na żądanie Zamawiającego) comiesięcznych raportów w postaci narastających zestawień zbiorczych z wykorzystania kwoty umowy, przygotowywanych w wersji elektronicznej do 15. dnia kolejnego miesiąca, zawierających: datę podróży/pobytu i powrotu, cenę jednostkową biletu/voucheru hotelowego do zapłacenia, zastosowany opust cenowy. Zamawiający może domagać się dodatkowych, niestandardowych informacji, które Wykonawca ma obowiązek zamieszczać w raporcie. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia zestawienia kwartalnego oraz rocznego uwzględniającego zakres danych wskazanych w zdaniu pierwszym.

2.6 udostępniania urządzeń księgowych, w tym rejestrów operacji finansowych z przewoźnikami lotniczymi, celem ustalenia przez Zamawiającego rzeczywistego poziomu uzyskiwanych opustów i stosowanych opłat transakcyjnych.

3. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów oraz miejsc hotelowych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy telefonicznie bądź mailowo:

- …………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………… lub przy pomocy udostępnionego przez Wykonawcę narzędzia online w języku polskim.

4. Czas reakcji na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu, przesłany drogą mailową na adres podany przez Wykonawcę wynosi … godzin (nie więcej niż 4) od chwili jego otrzymania – zgodnie z Formularzem Oferty Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 2 i integralną część umowy.

5. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów.

6. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego i zawierać dane cenotwórcze biletu.

7. Wykonawca prześle e-bilety na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres e-mailowy niezwłocznie po zatwierdzeniu zakupu, nie później niż w terminie wskazanym w ust. 11 pkt 6).

8. Wystawione bilety lotnicze, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:

1) lotnicze, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:

a) oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika);

b) nr biletu;

c) dane pasażera/ów (imię, nazwisko);

d) nr lotu;

e) miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu;

f) informacje o ewentualnych przesiadkach;

g) sposób płatności za bilety (z uwagi na generowanie dodatkowych kosztów, Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania płatności kartami kredytowymi, wyjątek stanowią jedynie bilety low cost),

h) całkowitą cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami). W przypadku zastosowania opustu lub zniżki istnieje możliwość odstąpienia od podania ceny w bilecie;

i) rodzaj i warunki taryfy przewoźnika;

j) klasę biletu;

k) łączny czas przelotu;

9. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie z Zamawiającym innego sposobu przekazania biletu, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.

10. W zakresie rezerwacji hotelowych voucher powinien zawierać co najmniej następujące

informacje:

a) nazwa obiektu i dane teleadresowe;

b) dane osoby korzystającej z usługi (imię i nazwisko);

c) datę przyjazdu i wyjazdu;

d) liczbę pokoi oraz ilość gości w pokoju, typ pokoju;

e) nr rezerwacji;

f) telefon alarmowy.

11. Wykonawca zobowiązany jest:

1) do kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji, zakupu i dostawy biletów oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych;

2) do proponowania optymalnego połączenia oraz co najmniej dwóch połączeń

alternatywnych:

a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;

b) najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu przelotu/przejazdu;

3) do bezzwłocznego i bieżącego informowania Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży lub zarezerwowanego miejsca hotelowego. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową;

4) do przekazywania Zamawiającemu drogą e-mailową potwierdzenia rezerwacji zawierającego ostateczną datę wykupu biletów/miejsc hotelowych na warunkach określonych w rezerwacji;

5) do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów lub miejsc noclegowych, których rezerwacji dokonano we wcześniejszym terminie, na 24 godziny przed terminem wykupu biletu;

6) do bezpłatnego dostarczania biletów oraz potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych najpóźniej na 24 godziny przez terminem podróży, a w sytuacji nagłej - do miejsca wskazanego przez Zamawiającego nie później niż na 4 godziny przed planowaną podróżą;

7) do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu umowy

zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych;

8) do stosowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych hotelu (publikowanych na stronie hotelu bądź portali turystycznych) lub przewoźnika w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży;

9) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;

10) do świadczenia usług będących przedmiotem umowy (w zakresie zakupu biletów lotniczych) spełniających standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego);

11) do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi, w tym:

a) informowania Zamawiającego o prowadzonych przez linie lotnicze programach lojalnościowych i zapoznania Zamawiającego z ich szczegółami;

b) zgłoszenia, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych;

c) administrowania programami poprzez:

-rejestrowanie w programach biletów zakupionych w ramach umowy,

-występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie lotów,

-kontynuowanie programów lojalnościowych, z których Zamawiający korzystał przed przystąpieniem do umowy,

12) W przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, uniemożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu inny/ne bilet/y umożliwiający/ce osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczony/ne bilet/y zostanie/ną anulowany/ne bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest poinformować Wykonawcę telefonicznie o zmianie i potwierdzić tę zmianę e-mailem.

12. Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej

rezerwacji biletu.

13. Zamawiający każdorazowo może zweryfikować propozycje lotów/miejsc hotelowych i jeżeli stwierdzi, że oferta zaproponowana przez Wykonawcę nie jest najkorzystniejsza, to może zażądać od Wykonawcy przedstawienia nowej korzystniejszej propozycji.

14. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 11 pkt 12 spowodują wzrost ceny biletu, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.

15. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 11 pkt 12 spowodują obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.

16. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkich powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy informacji, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, utrzymania zawartości baz danych w tajemnicy i nie ujawnienia jej żadnym osobom trzecim, chyba że istnieje obowiązek ich ujawnienia wynikający z przepisów prawa polskiego, orzeczenia sądu lub aktu administracyjnego właściwego organu administracji publicznej, a także do zabezpieczenia baz danych i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą i zaginięciem lub nieuprawnionym udostępnieniem.

17. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania bezpośrednich czynności związanych z realizacją umowy, w szczególności w zakresie czynności rezerwacji zakupu i sukcesywnej dostawy biletów na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych na potrzeby Zamawiającego przy pomocy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

18. Zamawiający w każdej chwili może zażądać od Wykonawcy przedstawienia dokumentów potwierdzających, że wszelkie czynności wskazane w ust. 17 niniejszej umowy zostały wykonane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę.

19. Na żądanie Zamawiającego i po udzieleniu przez niego informacji co do ilości pasażerów z niepełnosprawnościami, którzy będą odbywali planowany lot oraz specjalnych potrzeb wynikających z rodzaju ich niepełnosprawności, Wykonawca dokona rezerwacji określonej ilości biletów z wybraniem opcji asysty dla osoby niepełnosprawnej, zapewniającej tym osobom adekwatną do rodzaju ich niepełnosprawności pomoc na lotniskach i w trakcie lotu.

20. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia tylko ofert hoteli posiadających udogodnienia dla osób niepełnosprawnych.

21. Przez udogodnienia dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w pkt. 7, należy rozumieć minimalne wymagania z zakresu dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami wskazane w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062).

§ 3 Nadzór nad umową

1. Osobami sprawującymi nadzór nad umową są:

1) Ze strony Wykonawcy – ……………………………………………………………..

2) Ze strony Zamawiającego – ………………………………………………………….

2. Zmiana osoby odpowiedzialnej za nadzór nad umową, o której mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie. Zmiana nie wymaga formy aneksu.

§ 4 Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania umowy wynosi:

…………………………………. zł brutto (słownie: …………………….. xxxxxxx 00/000 gr).Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu umowy.

2. Wartość biletu lotniczego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:

a. ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności,

b. stawki opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:

………… zł.

3. Wartość rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:

a) ceny zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez śniadania)

b) stawki opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję: …… zł.

c) wskazanego przez Wykonawcę w ofercie opustu od ceny pobytu we wszystkich hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy zakupie pobytu w wysokości: …… % .

4. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia usług objętych przedmiotem umowy pod warunkiem nie przekroczenia wartości umowy.

5. Określona przez Wykonawcę w ofercie stawka opłat transakcyjnych za wystawienie jednego biletu lotniczego oraz za dokonanie rezerwacji jednego miejsca hotelowego, a także wartość procentowa opustu od ceny katalogowej pobytu będą niezmienne przez cały okres realizacji umowy.

6. Zamawiający zastrzega możliwość zapłaty wynagrodzenia w kwocie niższej od kwoty maksymalnej, o której mowa w ust. 1. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

7. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy zależy od ilości i wartości faktycznie wykonanych usług objętych przedmiotem umowy.

8. Do ceny netto biletów oraz usług hotelarskich Wykonawca doliczy podatek VAT,

zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu powstania obowiązku podatkowego.

9. Zamawiający zobowiązany jest do zrealizowania zakupu lub części zakupu biletów/ miejsc hotelowych co najmniej w zakresie 50% wartości środków na bilety lotnicze i miejsca hotelowe, o których mowa w § 1 ust. 2. Zakup pozostałej ilości biletów / miejsc hotelowych zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego (prawo opcji). Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tytułu nie wykorzystania pełnej wartości umowy.

10. Zamawiający jest płatnikiem faktur wystawionych przez Wykonawcę.

11. Każda faktura musi zawierać następujące informacje:

1) w przypadku biletu lotniczego:

a) datę wystawienia biletu/ów,

b) imię i nazwisko osoby, dla której bilet jest wystawiony,

c) wyszczególnienie trasy (oznaczenie kodowe miast),

d) datę wylotu/przylotu,

e) klasę biletu,

f) cenę biletu wg taryfy przewoźnika (w PLN),

g) opłatę transakcyjną (zgodnie ze złożoną ofertą) (w PLN),

h) cenę ostateczną do zapłaty (w PLN),

i) dane osoby zamawiającej.

2) w przypadku miejsc hotelowych,

a) imię i nazwisko osoby, której dotyczy usługa hotelowa,

b) nazwę i adres hotelu,

c) standard hotelu,

d) termin zakwaterowania,

e) zastosowany przez Wykonawcę opust,

f) cenę zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez),

g) zaoferowaną przez Wykonawcę w ofercie opłatę stanowiącą prowizję Wykonawcy za

dokonanie jednej rezerwacji hotelowej,

h) cenę ostateczną do zapłaty.

12. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie do 21 dni od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Faktury będą wystawiane każdorazowo po dokonaniu zamówienia. Zamawiający ma prawo do otrzymywania faktur w formie elektronicznej (e-faktury).

13. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie przekazane na jego rachunek bankowy wskazany na fakturze (fakturach), który został otwarty w związku z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą, zgłoszony i ujawniony w wykazie prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

14. Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości.

15. Jako dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

16. Wystawienie faktury niezgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 12 spowoduje zakreślenie ponownego 21-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

§ 5 Ubezpieczenie od odpowiedzialności

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości w realizacji przedmiotu umowy, w tym także powstałe na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

2. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy zwanego dalej „Ubezpieczeniem na kwotę nie niższą niż 400.000,00 zł (słownie: czterysta tysięcy złotych), obejmującego w szczególności:

1) szkody powstałe w mieniu Zamawiającego, jego pracowników oraz osób trzecich wskutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców w związku z realizacją przedmiotu umowy;

2) następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w wyniku realizacji umowy na skutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców.

3. Wykonawca zobowiązuje się do okazania oryginału dowodu zawarcia Ubezpieczenia w dniu podpisania niniejszej umowy oraz na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie jej obowiązywania.

4. Xxxxxx zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu przez Wykonawcę

odszkodowania z Ubezpieczenia.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w

przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z Ubezpieczenia.

§ 6 Kary umowne

1. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletów/potwierdzenia rezerwacji hotelu w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 11 pkt 6 lub w terminie ustalonym z Zamawiającym, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde zdarzenie.

2. W przypadku dostarczenia biletów/potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych niezgodnych z zamówieniem lub dotyczących miejsca innego niż uzgodnione z Zamawiającym, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde zdarzenie.

3. W sytuacji określonej w ust. 2, niezależnie od obowiązku zapłaty kary umownej Zamawiającemu, Wykonawca obniży cenę za całość świadczenia o 50% w stosunku do ceny faktycznej ceny biletu lub miejsca hotelowego. W przypadku zwiększenia przez Wykonawcę ceny biletu o wyższą kwotę niż zaproponowana w ofercie opłata transakcyjna Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny biletu brutto oraz dwukrotności różnicy pomiędzy naliczoną kwotą, a wysokością opłaty transakcyjnej. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.

4. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę opustu na dokonanie rezerwacji hotelowej Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % całkowitej ceny danej rezerwacji. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.

5. W przypadku niezastosowania przez Wykonawcę wskazanej w ofercie wysokości opustu od ceny katalogowej i dokonanie rezerwacji bez zastosowania tego opustu, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości dwukrotności różnicy pomiędzy ceną z zastosowaniem opustu, o którym mowa w § 4 ust. 3 lit. c) i bez jego zastosowania. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.

6. W przypadku 3-krotnego zaistnienia którejkolwiek z sytuacji określonych w ust. 1, 2, 3, 4, 5 lub 6, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 3 dni od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa wyżej, naliczając Wykonawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.

7. W przypadku niedostarczenia przez Wykonawcę dokumentu, o którym mowa w § 2 ust.

18 umowy w terminie 5 dni od dnia wezwania lub w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca albo podwykonawca wykonuje bezpośrednie czynności związane z realizacją umowy, w szczególności w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych przy pomocy osób, które nie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, Zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 1000 zł za każdy stwierdzony przypadek.

8. Kara umowna, o której mowa w ust. 8, będzie nakładana na Wykonawcę także w sytuacji gdy w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykazane zostaną nieprawidłowości dotyczące dopełnienia obowiązku zatrudnienia osób, które wykonują czynności o których mowa w § 2 ust.17.

9. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub w przypadku utraty przez Wykonawcę akredytacji IATA, Zamawiający za każdy stwierdzony przypadek może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 15% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.

10. W przypadku, gdy Wykonawca nie dotrzyma terminów, o których mowa w § 2 ust. 2.1, 2.2, 2.5 umowy Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kwotę w wysokości 100,00 zł za każdy dzień opóźnienia.

11. Za nie dotrzymanie zobowiązania Wykonawcy zawartego w ofercie w zakresie czasu odpowiedzi na zapytanie e-mail dotyczące propozycji rezerwacji biletu lotniczego Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę w wysokości 100,00 zł za każdy stwierdzony przypadek.

12. W przypadku złamania zapisów poufności, wskazanych w § 7 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.

13. W przypadku wykonania przez Zamawiającego prawa odstąpienia od umowy Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo zwrotu naliczonych kar umownych. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego.

14. Maksymalną łączna wysokość kar umownych wynosi 30 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.

15. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych.

16. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu

wynagrodzenia.

§ 7 Zachowanie tajemnicy

1. Strony zobowiązują się wzajemnie do:

1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy

niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła;

2) wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 1 jedynie w celach określonych w

umowie;

3) podejmowania wszelkich niezbędnych działań zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w pkt 1 nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości, jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia od strony, od której informacja pochodzi;

4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.

2. Strony ustalają, ze postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania:

1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą którejkolwiek ze Stron umowy;

2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy Pzp i ustawy o dostępie do informacji publicznej.

3. Obowiązek zachowania tajemnicy będzie zachowany przez czas nieoznaczony.

4. Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy przestrzegać obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji.

5. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia z Zamawiającym sposobu przekazywania korespondencji zawierającej informacje mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji u Zamawiającego.

§ 8 Siła wyższa

1. Żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.

2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub przez pewien czas, któremu to zdarzeniu nie można zapobiec ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Za siłę wyższą Strony nie uznają w szczególności przerwy w dostępie do Internetu lub braku takiego dostępu, chyba że jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.

3. Siła wyższa w szczególności obejmuje :

1) epidemie,

2) klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;

3) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.

4. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, dokonane najpóźniej w ciągu 24 godzin od chwili, w której stało się możliwe, zawiadomienie drugiej strony o wystąpieniu siły wyższej. W zawiadomieniu należy wskazać rodzaj siły wyższej oraz sposób, w jaki wpłynęła ona na niemożność dotrzymania przez Stronę zobowiązań umownych. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie skutkowała niemożnością dotrzymania przez Stronę postanowień umownych, ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.

5. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmują wspólnie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiot umowy.

6. Zaistnienie siły wyższej będzie skutkowało zwolnieniem znajdującej się pod wpływem jej działania Strony ze zobowiązań, których wykonanie uniemożliwia siła wyższa, na podstawie

niniejszej umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej pod warunkiem wykazania drugiej stronie zaistnienia danego przypadku siły wyższej zgodnie z treścią ust. 3 i 4.

7. Jeżeli Xxxxxx nie dojdą do porozumienia w zakresie uznania, iż wystąpił przypadek siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia siły wyższej spoczywa na Xxxxxxx powołującej się na jej zaistnienie.

8. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.

§ 9 Zmiany umowy

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zastosowania formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.

2. Dopuszcza się zmianę umowy w następującym zakresie:

1) zmiana nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia na usługę aktualnie świadczoną, w przypadku zmiany nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia przez Wykonawcę,

2) zmian obligatoryjnych wynikających ze zmian przepisów prawa, niezależnych od Stron.

3. Strony przewidują możliwość zmiany umowy, w tym zmiany maksymalnego wynagrodzenia, jak również cen jednostkowych Wykonawcy, w następujących przypadkach:

1) wystąpienia siły wyższej, o której mowa w § 8 ust. 2 umowy;

2) zmiany przepisów krajowych bądź unijnych z zakresu prowadzonej, przez Wykonawcę, działalności gospodarczej;

3) wystąpienia po dacie zawarcia umowy przesłanek, o których mowa w art. 436 pkt 4 lit. b ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, tj. w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług (VAT),

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (ppk), o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018

r. o pracowniczych planach kapitałowych – jeśli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

4. Uprawnienie do wystąpienia z prośbą o zmianę umowy w okolicznościach, o których mowa w ust. 3, przysługuje każdej ze Stron umowy, pod warunkiem wcześniejszego uchwalenia i ogłoszenia powszechnie obowiązującego aktu prawnego przewidującego wystąpienie tych okoliczności – przy czym wysokość zmiany kosztów uprawniająca do wystąpienia z prośbą o zmianę umowy wynosi 50.000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych).

5. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia w przypadku, o którym mowa w ust. 3, wynosi 100.000 zł (słownie: sto tysięcy złotych). Zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w razie wystąpienia przesłanek wskazanych w ust. 3:

1) w razie zmiany stawki podatku VAT, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy pozostanie niezmieniona, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona w oparciu o nową stawkę podatku VAT;

2) w razie zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmienione o wartość, o jaką wzrosną bądź zmniejszą się całkowite koszty realizacji umowy obciążające Wykonawcę, wynikające z podwyższenia lub zmniejszenia wynagrodzeń poszczególnych

pracowników (biorących bezpośredni udział w wykonaniu części zamówienia pozostałej do realizacji w momencie wejścia w życie zmiany) do wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującego po zmianie przepisów (bądź jego odpowiedniej części w przypadku pracowników zatrudnionych w niższym wymiarze niż cały etat);

3) w razie zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmienione o wartość, o jaką wzrosną bądź zmniejszą się całkowite koszty realizacji umowy obciążające Wykonawcę, wynikające ze wzrostu bądź obniżenia kosztów Wykonawcy zamówienia publicznego i drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej Wykonawcę zamówienia publicznego z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikającej z konieczności odprowadzania dodatkowych składek od wynagrodzeń tych osób, uczestniczących w wykonaniu części zamówienia pozostałej do realizacji w momencie wejścia w życie zmiany (przy założeniu, że wynagrodzenie netto tych osób pozostanie na niezmienionym poziomie);

4) w przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do ppk, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmienione o wartość, o jaką wzrosną bądź zmniejszą się całkowite koszty realizacji umowy obciążające Wykonawcę, wynikające ze zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do ppk, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.

6. Jeśli waloryzacja wynagrodzenia spowoduje wzrost całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy, dla którego Zamawiający nie będzie miał zabezpieczenia w budżecie, Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca.

7. Zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmian przepisów przewidujących okoliczności wskazane w ust. 3.

8. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z ust. 6, jest zobowiązany do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.

9. Zmiana numerów rachunków bankowych, adresów i nazw Xxxxx oraz osób do kontaktu nie stanowi zmiany istotnych warunków umowy i następuje w drodze wymiany pism i potwierdzeń ich odbioru.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany w treści umowy wymagają zgody obu stron i formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz mogą być dokonywane w zakresie i formie zgodnej z obowiązującymi przepisami.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie zmiany podwykonawcy, przy pomocy którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy Prawa zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.

4. Wszelkie spory związane z realizacją umowy będą rozstrzygane przez Sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej

ze Stron.

6. W dniu podpisania umowy Zamawiający przekazał Wykonawcy klauzulę wynikającą z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia

2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i

w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

……………………………………. …………………………………….