Regulamin świadczenia usługi e-Księgowość
Obowiązuje od dnia 4 lutego 2019 r.
Regulamin świadczenia usługi e-Księgowość
Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.
U. z 2017 r. poz. 1219 t.j. ze zm.) PKO BP Finat sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-019) przy ul. Grójeckiej 5, ustala niniejszy Regulamin świadczenia usługi e-Księgowość (zwany dalej „Regulaminem”).
Usługi objęte Regulaminem są świadczone drogą elektroniczną na rzecz klientów Powszechnej Kasy Oszczędnościowej Banku Polskiego S.A. korzystających z serwisu bankowości elektronicznej iPKO, którzy są przedsiębiorcami prowadzącymi księgowość uproszczoną.
§ 1.
DEFINICJE
Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
1) Bank - Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie (02-515) przy xx. Xxxxxxxxxx 00, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000026438, NIP 000-000-00-00, REGON 016298263, kapitał zakładowy (kapitał wpłacony) 1 000 000 000,00 zł;
2) Cennik - informacja o wysokości Opłat za poszczególne funkcjonalności Serwisu e-Księgowość, zawarta w załączniku nr 2 do Regulaminu;
3) Dzień roboczy - każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy;
4) Dzień rozliczeniowy - ostatni dzień Okresu abonamentowego;
5) iPKO - serwis bankowości elektronicznej prowadzony i obsługiwany przez Bank;
6) Kodeks cywilny - ustawa Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 t.j. ze zm.);
7) Konto - część Serwisu e-Księgowość dostępna dla Użytkownika po zalogowaniu się, umożliwiająca korzystanie z Usług zgodnie z wybranym Pakietem;
8) Okres abonamentowy - okres, w którym Usługi są udostępnione Użytkownikowi zgodnie z wybranym przez niego Pakietem;
9) Operator - PKO BP Finat sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-019) przy xx. Xxxxxxxxxx 0, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000005874, NIP 000-00-00-000, REGON 016206692, kapitał zakładowy 32 302 500,00 zł;
10) Opłata - uiszczona z góry przez Użytkownika opłata z tytułu świadczenia Usług przez Operatora zgodnie z obowiązującym Cennikiem;
11) Pakiet - wyodrębniony pakiet funkcjonalności Serwisu e- Księgowość wybrany przez Użytkownika, umożliwiający dostęp do jego wszystkich albo niektórych funkcjonalności, opisany szczegółowo na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xx;
12) Regulamin Banku - Regulamin rachunków bankowych dla małych i średnich przedsiębiorstw przyjęty przez Bank;
13) RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
14) Serwis e-Księgowość - serwis internetowy udostępniony za pośrednictwem iPKO, umożliwiający Użytkownikowi prowadzenie uproszczonej księgowości i wspomaganie w zarządzaniu systemem finansowo-księgowym w związku z prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą;
15) Umowa - umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość zgodnie z niniejszym Regulaminem;
16) Umowa powierzenia - umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych zawarta pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem w celu i w zakresie związanym ze świadczeniem Usług przez Operatora na czas trwania Umowy, w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do Regulaminu;
17) Usługi - usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora za pośrednictwem Serwisu e- Księgowość na rzecz Użytkownika, umożliwiające wystawianie faktur oraz prowadzenie księgowości uproszczonej w ramach poszczególnych funkcjonalności Serwisu e-Księgowość, polegających na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych w celu ich przetworzenia przez Operatora na indywidualne żądanie Użytkownika, bez jednoczesnej obecności stron; dane są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2018 r. poz. 1954 t.j. ze zm.);
18) Ustawa o ochronie danych osobowych - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.);
19) Ustawa o VAT - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 t.j. ze zm.);
20) Użytkownik - przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, posiadający firmowy rachunek bankowy obsługiwany przez Bank z wykorzystaniem serwisu bankowości elektronicznej iPKO, prowadzący księgowość uproszczoną w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który zawarł Umowę z Operatorem.
§ 2.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin określa zasady i warunki świadczenia przez Operatora Usług na rzecz Użytkowników za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość, w tym prawa i obowiązki Użytkownika.
2. Operator świadczy Usługi na rzecz Użytkownika na podstawie Umowy i na warunkach określonych w Regulaminie oraz zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
3. Regulamin stanowi integralną część Umowy zawartej pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem.
§ 3.
DOSTĘPNOŚĆ I ZAKRES USŁUG
1. Operator udostępnia Serwis e-Księgowość za pośrednictwem sieci Internet Użytkownikom spełniającym warunki techniczne świadczenia Usług określone w § 7 Regulaminu.
2. Dostęp do Serwisu e-Księgowość mogą uzyskać wyłącznie Użytkownicy posiadający firmowy rachunek bankowy obsługiwany przez Bank za pośrednictwem iPKO, którzy przeszli proces rejestracji i zawarli Umowę z Operatorem.
3. Dostęp do Serwisu e-Księgowość następuje po zalogowaniu się Użytkownika do iPKO przez zakładkę „e- Księgowość”.
4. Na podstawie Umowy Operator umożliwia Użytkownikowi korzystanie z funkcjonalności Serwisu e- Księgowość udostępnionych w ramach Pakietu wybranego przez Użytkownika. Użytkownik może wybrać jeden z dostępnych Pakietów i korzystać z przypisanych do niego funkcjonalności. Szczegółowy opis Pakietów i funkcjonalności jest zamieszczony na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xx.
5. Na podstawie Umowy i w zakresie wynikającym z Pakietu wybranego przez Użytkownika, poszczególne funkcjonalności Serwisu e-Księgowość umożliwiają wsparcie w procesie fakturowania lub prowadzenia księgowości uproszczonej oraz procesów kadrowo-płacowych przez Użytkownika, poprzez udostępnienie Użytkownikowi elektronicznych narzędzi do tworzenia, przetwarzania, przesyłania i przechowywania dokumentów oraz danych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej przez Użytkownika.
6. Użytkownik może przydzielić dostęp do Serwisu e-Księgowość w zakresie wynikającym z wybranego Pakietu swojemu pełnomocnikowi do rachunku bankowego, ustanowionemu za pośrednictwem iPKO.
7. Operator zastrzega sobie prawo modyfikacji Serwisu e-Księgowość w dowolnym momencie, poprzez zmianę jego funkcjonalności lub zmianę Pakietów oferowanych Użytkownikom.
8. Operator udostępnia Użytkownikowi wsparcie w zakresie obsługi Serwisu e-Księgowość w Dniach roboczych w godzinach 8-16.
9. Usługi świadczone przez Operatora i wsparcie zgodnie z ust. 8 powyżej nie obejmują: doradztwa księgowego, doradztwa podatkowego, reprezentowania Użytkownika w postępowaniach podatkowych lub administracyjnych, sporządzania sprawozdań finansowych, wystawiania przez Operatora faktur i innych dokumentów księgowych w imieniu Użytkownika, przechowywania przez Operatora dokumentacji rachunkowo-księgowej lub dokumentacji kadrowo-płacowej Użytkownika.
§ 4.
OBOWIĄZKI OPERATORA
1. Operator dokłada należytej staranności, aby Serwis e-Księgowość:
a) był dostępny dla Użytkownika online 24 godziny na dobę przez 365 dni w roku, z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej,
b) prawidłowo ewidencjonował dokumenty i dane wprowadzane przez Użytkownika,
c) prawidłowo wyliczał podatki i składki na ubezpieczenia społeczne na podstawie danych wprowadzanych przez Użytkownika,
d) wysyłał e-Deklaracje w terminie, jeśli Użytkownik w ramach wybranego Pakietu korzysta z tej funkcjonalności,
e) był na bieżąco aktualizowany z uwzględnieniem zmian przepisów prawa wpływających na jego prawidłowe działanie.
2. Operator zastrzega sobie prawo do czasowego zaprzestania świadczenia Usług w przypadku awarii lub modernizacji technicznej Serwisu e-Księgowość lub w przypadku wystąpienia przerw technicznych w funkcjonowaniu iPKO.
3. Użytkownik jest informowany ze stosownym wyprzedzeniem o każdej przerwie technicznej związanej z modernizacją Serwisu e-Księgowość za pośrednictwem komunikatu na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xx.
§ 5.
OBOWIĄZKI UŻYTKOWNIKA
1. Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień od momentu podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z Usług za pośrednictwem Serwisu e- Księgowość.
2. Przed rozpoczęciem korzystania z Usług Użytkownik jest zobowiązany zapoznać się szczegółowo instrukcją działania Serwisu e-Księgowość i jego poszczególnych funkcjonalności udostępnioną na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xx.
3. W celu prawidłowego świadczenia Usług przez Operatora, Użytkownik jest zobowiązany do wprowadzenia w Serwisie e-Księgowość, w zakładce „Ustawienia”, prawdziwych, prawidłowych i kompletnych danych wymaganych do skonfigurowania i należytego działania Serwisu e-Księgowość. Użytkownik zapewnia, że realizacja Usług przez Operatora nie powoduje naruszenia praw osób trzecich lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa w związku z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika.
4. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za podanie i aktualizację danych, o których mowa w ust. 3 powyżej.
5. Użytkownik jest zobowiązany stosować się do zaleceń i instrukcji wynikających z opisu, o którym mowa w ust. 2 powyżej oraz wynikających z komunikatów pojawiających się w trakcie korzystania z Serwisu e-Księgowość.
6. Użytkownik jest zobowiązany starannie analizować instrukcje i ostrzeżenia generowane przez Serwis e- Księgowość w formie komunikatów.
7. Zakazane jest korzystanie przez Użytkownika z Serwisu e-Księgowość w sposób sprzeczny z Regulaminem oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
8. Użytkownik nie może umieszczać w Serwisie e-Księgowość treści o charakterze bezprawnym, obraźliwym lub mogących wprowadzać w błąd.
9. Użytkownik nie może podejmować żadnych działań, które mogą narazić Serwis e-Księgowość na awarię, a także wprowadzać treści zawierających wirusy lub złośliwe oprogramowanie, mogące wywołać zakłócenia lub uszkodzenia Serwisu e-Księgowość, ani w żaden sposób w niego ingerować.
10. Użytkownik nie ma prawa wykorzystywać Serwisu e-Księgowość do świadczenia usług osobom lub podmiotom trzecim.
11. Użytkownik powinien chronić dane uwierzytelniające przed dostępem osób trzecich.
12. Korzystając z Serwisu e-Księgowość Użytkownik powinien przestrzegać zasad bezpieczeństwa określonych w §8 Regulaminu.
13. Użytkownik jest zobowiązany do aktualizowania na bieżąco swoich danych osobowych i firmowych w Serwisie e-Księgowość oraz w iPKO oddzielnie. Dane te nie są przekazywane między Operatorem a Bankiem.
14. Użytkownik jest zobowiązany kontrolować pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym dokumenty oraz dane wprowadzane do Serwisu e-Księgowość.
15. Za zgodność dokumentów oraz danych ewidencjonowanych w Serwisie e-Księgowość ze stanem faktycznym odpowiedzialność ponosi wyłącznie Użytkownik. Użytkownik jest zobowiązany posiadać oryginały dokumentów ewidencjonowanych w Serwisie e-Księgowość.
16. Użytkownik jest zobowiązany opisywać i archiwizować oryginały dokumentów ewidencjonowanych w Serwisie e-Księgowość zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 t.j. ze zm.), a także innych aktów regulujących prowadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej, w tym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018
r. poz. 917 t.j. ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).
17. Użytkownik jest zobowiązany zachowywać kopie wystawionych lub wygenerowanych za pomocą Serwisu e-Księgowość dokumentów, w tym w szczególności faktur sprzedaży, rejestrów VAT, podatkowej książki przychodów i rozchodów, w formie wydruków z Serwisu e-Księgowość lub dokonania zapisu elektronicznego poza Serwisem e-Księgowość. Miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej Użytkownika jest adres wskazany przez niego we wniosku o wpis w CEIDG lub w zgłoszeniu NIP-2.
18. Przy wystawianiu faktur za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość Użytkownik jest zobowiązany uwzględniać właściwe stawki podatku VAT obowiązujące dla sprzedawanych towarów oraz usług, zgodnie z Ustawą o VAT.
19. Użytkownik jest zobowiązany kontrolować oraz szczegółowo weryfikować dane oraz numery rachunków odbiorców transakcji płatniczych w związku z ich ewidencjonowaniem w Serwisie e-Księgowość.
20. Użytkownik jest zobowiązany zachować staranność i ostrożność przy transakcjach ewidencjonowanych w Serwisie e-Księgowość, a w razie wątpliwości zasięgnąć profesjonalnej porady.
21. W sytuacji, gdy wystąpi problem z elektronicznym wysłaniem deklaracji za pośrednictwem Serwisu e- Księgowość lub, gdy Użytkownik nie korzysta z tej formy wysyłania deklaracji za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość, Użytkownik jest zobowiązany, najpóźniej w dniu upływu terminu do złożenia stosownej deklaracji, dostarczyć ją osobiście lub wysłać pocztą do właściwego organu podatkowego lub innej właściwej instytucji.
22. Wystawiając fakturę za pomocą Serwisu e-Księgowość w formie elektronicznej (w formacie PDF), Użytkownik jest odpowiedzialny za uzyskanie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.
23. Użytkownik jest zobowiązany zapewnić archiwizację faktur przesyłanych drogą elektroniczną, o których mowa w ust. 22 powyżej, zgodnie z Ustawą o VAT.
24. Użytkownik nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej, pisemnej zgody Operatora.
§ 6.
ZAWARCIE, CZAS TRWANIA ORAZ ROZWIĄZANIE UMOWY
1. Umowa zostaje zawarta w drodze akceptacji przez Użytkownika oferty świadczenia Usług przez Operatora w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Zawierając Umowę z Operatorem Użytkownik akceptuje ofertę świadczenia Usług na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
2. Podczas aktywacji Usług za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość, Użytkownik wyraża zgody i składa oświadczenia wymagane do ich świadczenia przez Operatora oraz akceptuje niniejszy Regulamin. Akceptacja Regulaminu przez Użytkownika jest równoznaczna z zawarciem Umowy między Użytkownikiem a Operatorem.
3. Aktywacja Usług przez Operatora następuje przez wyświetlenie w Serwisie e-Księgowość komunikatu potwierdzającego ich aktywowanie.
4. Aktywacja Usług może być uzależniona od uiszczenia przez Użytkownika Opłaty na rzecz Operatora, jeżeli tak stanowi Cennik.
5. W stosunkach pomiędzy Operatorem i Użytkownikiem wyłącza się stosowanie art. 66¹ §2 Kodeksu cywilnego.
6. Użytkownikowi, który zarejestrował się w Serwisie e-Księgowość po raz pierwszy, przysługuje prawo do promocyjnego 90-dniowego okresu testowego i nieodpłatnego korzystania z Usług zgodnie z Pakietem udostępnionym przez Operatora. Operator zastrzega sobie prawo przyznania innych, promocyjnych okresów testowych w ramach specjalnych akcji promocyjnych.
7. Po upływie okresu testowego, o którym mowa w ust. 6 powyżej, w celu dalszego korzystania z Usług, Użytkownik powinien wybrać jeden z dostępnych Pakietów oraz uiścić ewentualną Opłatę z nim związaną, zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
8. Użytkownik może wybrać jeden z dostępnych Pakietów na okres 1, 3, 6 lub 12 miesięcy, chyba że warunki promocji, z której korzysta Użytkownik określone przez Operatora stanowią inaczej. Miesiąc liczy się za 30 dni począwszy od dnia aktywowania Pakietu przez Użytkownika.
9. W związku ze świadczeniem Usług Operator może organizować promocje dla Użytkowników na zasadach określonych w odrębnych regulaminach.
10. Przed Dniem rozliczeniowym Operator poinformuje Użytkownika drogą mailową o upływającym Okresie abonamentowym.
11. W dowolnym momencie obowiązywania Okresu abonamentowego, Użytkownik może wybrać wyższy Pakiet. Zmiana Pakietu na wyższy następuje od momentu jego aktywowania i przedłuża Okres abonamentowy o okres wynikający z nowego Pakietu. Operator nalicza Opłatę za wyższy Pakiet zgodnie z obowiązującym Cennikiem, potrącając Opłatę za niewykorzystaną część Okresu abonamentowego wynikającego z dotychczasowego Pakietu Użytkownika. W przypadku, gdy zmiana z Pakietu podstawowego na wyższy jest dokonywana przez Klienta po raz kolejny w czasie obowiązywania Umowy, Operator może naliczyć Klientowi opłatę reaktywacyjną zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
12. Użytkownik może zmienić Pakiet na niższy wyłącznie w okresie 14 dni przed upływem Okresu abonamentowego. Zmiana Pakietu na niższy jest skuteczna od następnego dnia po Dniu rozliczeniowym wynikającym z dotychczasowego Pakietu Użytkownika. Operator nalicza Opłatę za niższy Pakiet wybrany przez Użytkownika zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
13. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie, bez podania przyczyny poprzez usunięcie swojego Konta z Serwisu e-Księgowość. W takim przypadku Umowa wygasa z chwilą usunięcia Konta Użytkownika z Serwisu e-Księgowość, a uiszczona przez niego Opłata nie podlega zwrotowi.
14. Użytkownik przed rozwiązaniem Umowy w sposób, o którym mowa w ust. 13 powyżej, jest zobowiązany do pobrania oraz zarchiwizowania danych i dokumentów wprowadzonych do Serwisu e-Księgowość. Po rozwiązaniu Umowy dostęp Użytkownika do Serwisu e-Księgowość zostanie zablokowany.
15. Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i zablokować Użytkownikowi dostęp do Serwisu e-Księgowość, jeżeli:
a) Użytkownik nie przestrzega postanowień Umowy lub Regulaminu,
b) Użytkownik wykorzystuje Usługi świadczone w Serwisie e-Księgowość do celów niezgodnych z prawem,
c) Użytkownik podejmuje działania zagrażające bezpieczeństwu danych w Serwisie e-Księgowość lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Serwisu e-Księgowość,
d) Użytkownik działa na szkodę Operatora lub innych Użytkowników Serwisu e-Księgowość
e) wystąpił przypadek, o którym mowa w §5 ust. 6 Umowy powierzenia.
16. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Operatora, zgodnie z ust. 15 powyżej, Umowa ulega rozwiązaniu, a uiszczona przez Użytkownika Opłata nie podlega zwrotowi.
17. W przypadku podjęcia przez Operatora decyzji o zaprzestaniu świadczenia Usług objętych niniejszym Regulaminem, Operator może rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia Umowy z powyższej przyczyny będzie wynosił, co najmniej 3 miesiące.
18. Ponadto Umowa ulega rozwiązaniu na skutek zaistnienia któregokolwiek z poniższych zdarzeń:
a) śmierci lub ustania bytu prawnego Użytkownika,
b) utraty przez Użytkownika statusu przedsiębiorcy,
c) zamknięcia przez Użytkownika jedynego, firmowego rachunku bankowego obsługiwanego przez Bank za pośrednictwem iPKO, związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej,
d) niewyrażenia zgody przez Użytkownika na zmianę Regulaminu w przypadku, o którym mowa w §14 ust. 5 Regulaminu.
§ 7.
WARUNKI TECHNICZNE ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Do korzystania z Usług niezbędne jest posiadanie przez Użytkownika rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą, obsługiwanego przez Bank za pośrednictwem iPKO.
2. Do korzystania z Usług wymagane jest posiadanie przez Użytkownika urządzenia z połączeniem internetowym, wyposażonego w przeglądarkę internetową umożliwiającą wyświetlanie na ekranie urządzenia dokumentów HTML. Użytkownik powinien korzystać z najbardziej aktualnych wersji przeglądarek internetowych, np.: Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari (macOS, IOS).
3. Użytkownik powinien posiadać ponadto konto poczty elektronicznej oraz telefon umożliwiający odbieranie wiadomości sms.
4. Do przeglądania lub drukowania wydruków generowanych przez Serwis e-Księgowość jest wymagane posiadanie przez Użytkownika programu do przeglądania i drukowania plików w formacie PDF.
5. Operator nie jest zobowiązany do świadczenia Usług, jeśli Użytkownik nie spełnia wymogów technicznych, określonych w ust. 1-4 powyżej.
6. Operator nie jest zobowiązany do świadczenia Usług, jeśli Bank zablokował Użytkownikowi w całości lub w części dostęp do iPKO.
7. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia techniczne, wady, błędy, usterki lub uszkodzenia występujące na sprzęcie lub oprogramowaniu, z którego korzysta Użytkownik, uniemożliwiające lub ograniczające korzystanie z Usług.
§ 8.
BEZPIECZEŃSTWO
1. Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z Serwisu e-Księgowość w sposób niezakłócający jego działania oraz w sposób nienaruszający praw innych Użytkowników.
2. Użytkownik jest zobowiązany do logowania, autoryzacji oraz składania dyspozycji w Serwisie e- Księgowość osobiście z użyciem danych uwierzytelniających (loginu i hasła).
3. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji zapewniających bezpieczne korzystanie z Serwisu e-Księgowość, nieudostępniania osobom trzecim danych uwierzytelniających (w tym loginu i hasła) oraz nieujawniania informacji dotyczących korzystania z danych uwierzytelniających osobom nieuprawnionym.
4. Logując się do Serwisu e-Księgowość poprzez iPKO, Użytkownik powinien zweryfikować czy adres URL wpisany w oknie przeglądarki jest prawidłowy i czy adres rozpoczyna się od „https://”, a także
zweryfikować czy po kliknięciu w kłódkę w pasku adresu pojawia się prawidłowa nazwa instytucji, dla której wystawiono certyfikat.
5. W związku z tym, że szczególnym zagrożeniem związanym ze świadczeniem usług drogą elektroniczną jest niebezpieczeństwo uzyskania dostępu i ingerencji w dane przesyłane przez sieci internetowe przez osoby nieuprawnione (np. z wykorzystaniem wirusów komputerowych, oprogramowania typu malware, spyware, tzw. robaków internetowych lub koni trojańskich), Użytkownik w celu zapobiegania tego typu niebezpieczeństwom zobowiązany jest stosować, co najmniej środki bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 6 poniżej.
6. Użytkownik jest zobowiązany do należytego zabezpieczenia urządzeń i oprogramowania, których używa przy korzystaniu z Serwisu e-Księgowość, w szczególności poprzez:
a) korzystanie wyłącznie z legalnego oprogramowania, jego bieżącą aktualizację i instalację poprawek systemowych zgodnie z zaleceniami producentów,
b) stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego i antyspamowego oraz zapory firewall, a także poprawek bezpieczeństwa na komputerze, jak i w urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety),
c) stosowanie najnowszych wersji przeglądarek internetowych, stosowanie silnych haseł zabezpieczających przed nieuprawnionym dostępem do komputera osób trzecich,
d) ochronę haseł, tokenów, danych osobowych i innych poufnych danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
e) właściwe zarządzanie bezpieczeństwem urządzeń, w tym stosowanie zabezpieczeń fizycznych,
f) korzystanie z autentycznych stron internetowych, sprawdzanie poprawności certyfikatów bezpieczeństwa,
g) korzystanie z zaufanych sieci Wi-Fi (zabezpieczonych hotspotów, sieci Wi-Fi, które nie są dostępne w sieciach handlowych, hotelach lub kawiarenkach internetowych),
h) analizowanie poważnych zagrożeń i ryzyka związanego z pobieraniem oprogramowania z Internetu.
7. Jeżeli Użytkownik w trakcie korzystania z Serwisu e-Księgowość dostrzeże oznaki jego nieprawidłowego lub nietypowego działania powinien natychmiast zakończyć sesję i zgłosić dostrzeżone problemy Operatorowi w sposób określony w § 15 ust. 3 Regulaminu. Użytkownik jest zobowiązany także zgłaszać Operatorowi informacje o incydentach bezpieczeństwa w związku z korzystaniem z Serwisu e- Księgowość, w tym o podejrzeniach ujawnienia danych uwierzytelniających (loginu lub hasła) nieuprawnionym osobom trzecim.
8. Korzystając z Serwisu e-Księgowość Użytkownik powinien stosować się również do zasad bezpieczeństwa wynikających z Regulaminu Banku.
§ 9.
FAKTURY I PŁATNOŚCI
1. Za świadczenie Usług Operator nalicza Użytkownikowi Opłaty zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
2. Operator nie jest zobowiązany do świadczenia Usług, jeżeli Użytkownik nie uiścił Opłaty zgodnie z Cennikiem, z zastrzeżeniem postanowień § 6 ust. 6 Regulaminu.
3. Operator zastrzega sobie możliwość zmian wysokości Opłat, przy czym zmiany nie mogą dotyczyć wykupionych i opłaconych przez Użytkownika Pakietów.
4. Za dzień uiszczenia Opłaty przez Użytkownika uznawany jest dzień uznania rachunku bankowego Operatora.
5. Akceptując niniejszy Regulamin, Użytkownik wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Operatora faktur drogą elektroniczną.
6. Faktury wystawiane przez Operatora będą przesyłane Użytkownikowi w formie elektronicznej (w formacie PDF) na adres e-mail Użytkownika, wskazany przez niego w Serwisie e-Księgowość.
7. Faktura w postaci papierowej będzie wystawiona oraz wysłana przez Operatora drogą pocztową wyłącznie na wyraźne, każdorazowe pisemne żądanie Użytkownika przesłane na adres Operatora.
§ 10.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ OPERATORA
1. W związku ze świadczeniem Usług i udostępnieniem Serwisu e-Księgowość Operator ponosi odpowiedzialność na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku ze świadczonymi Usługami na skutek któregokolwiek z poniższych zdarzeń:
a) niemożliwości świadczenia Usług oraz z tytułu nienależytego świadczenia Usług z przyczyn niezależnych od Operatora, w tym na skutek wystąpienia siły wyższej,
b) trwałej albo czasowej niemożliwości świadczenia Usług lub z tytułu nienależytego świadczenia Usług z przyczyn leżących po stronie osób trzecich z pomocą, których Usługi są świadczone,
c) przerw w dostępności Serwisu e-Księgowość, o których mowa w § 4 ust. 2 Regulaminu,
d) awarii sieci internetowych.
3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z przyczyn, za które odpowiada Użytkownik, w szczególności powstałe na skutek któregokolwiek z poniższych zdarzeń:
a) nieprawidłowego korzystania przez Użytkownika z Serwisu e-Księgowość lub jego funkcjonalności,
b) naruszenia przez Użytkownika postanowień Umowy i Regulaminu,
c) błędnego wprowadzenia dokumentów lub danych przez Użytkownika do Serwisu e-Księgowość,
d) podania przez Użytkownika w Serwisie e-Księgowość nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych danych wymaganych do należytego działania Serwisu e-Księgowość,
e) nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad bezpieczeństwa, o których mowa w § 8 Regulaminu,
f) udostępnienia przez Użytkownika treści objętych Serwisem e-Księgowość lub danych uwierzytelniających (w tym loginu i hasła) osobom trzecim.
4. Operator nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zdarzeń, które Użytkownik ewidencjonuje w Serwisie e- Księgowość oraz z tytułu przetwarzanych przez niego treści.
5. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Użytkownika, w tym szkody z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej, powstałe z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Serwisu e-Księgowość.
6. Odpowiedzialność Operatora względem Użytkownika w każdym przypadku ograniczona jest do wysokości Opłaty, jaką Użytkownik uiścił na rzecz Operatora z tytułu świadczenia Usług.
7. Odpowiedzialność Operatora z tytułu rękojmi jest wyłączona.
§ 11.
OCHRONA DANYCH
1. Administratorem danych osobowych Użytkownika przekazanych przez Użytkownika jest Operator. Operator, jako administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe Użytkownika w celu i w zakresie wynikającym z charakteru Usług świadczonych przez Operatora oraz realizacji postanowień Umowy i niniejszego Regulaminu.
2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Operatora oraz prawach związanych z przetwarzaniem danych udostępnione są Użytkownikowi w Serwisie e-Księgowość przed zawarciem Umowy w sposób, który umożliwia zapoznanie się z ich treścią. Ogólne informacje dotyczące ochrony danych osobowych są publikowane na stronie internetowej Operatora, dostępnej pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxx.xx.
3. Operator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e- mail: xxx_xxxxx@xxxxx.xx lub pisemnie (na adres wskazany w §15 ust. 3 Regulaminu). Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
4. Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń zapewniających poufność, dostępność i integralność danych oraz środków technicznych zapobiegających pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawione danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną w związku ze świadczonymi Usługami zawarte są w Regulaminie.
5. Użytkownik jest uprawniony do wniesienia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargi na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Administratorem danych osobowych przekazywanych Operatorowi w ramach korzystania z Usług przez Użytkownika, w tym wprowadzanych do Serwisu e-Księgowość, w szczególności danych kontrahentów, będących osobami fizycznymi oraz swoich pracowników i członków ich rodzin, jest Użytkownik. Na Użytkowniku, jako administratorze danych osobowych spoczywają obowiązki wnikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych.
7. Użytkownik w związku z zawarciem Umowy powierza przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 6 powyżej, w sposób, w celu i w zakresie związanym ze świadczeniem Usług przez Operatora na rzecz Użytkownika i wynikającym z Regulaminu na czas trwania Umowy. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określa Umowa powierzenia stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.
8. W przypadku otrzymania przez Operatora urzędowego zawiadomienia lub wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych osobowych wprowadzonych do Serwisu e-Księgowość przez Użytkownika, Operator może zablokować dostęp do tych danych. Operator nie ponosi odpowiedzialności wobec Użytkownika za ewentualną szkodę powstałą w wyniku zablokowania dostępu do danych o bezprawnym charakterze.
9. W przypadku korzystania z Usługi niezgodnie z niniejszym Regulaminem, Operator ma prawo do przetwarzania danych Użytkownika w zakresie niezbędnym do ustalenia jego odpowiedzialności.
10. Informacje o przetwarzaniu niewielkich plików tekstowych (tzw. cookies) publikowane są na stronie internetowej Banku, pod adresem: xxx.xxxxx.xx.
§ 12.
PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
1. Korzystając z Serwisu e-Księgowość Użytkownik jest zobowiązany przestrzegać przepisów prawa własności intelektualnej w tym prawa autorskiego oraz prawa własności przemysłowej.
2. Serwis e-Księgowość zawiera treści stanowiące utwory chronione prawem autorskim, prawem własności przemysłowej oraz dobra niematerialne chronione prawem własności intelektualnej. Żadna z tych treści, w szczególności tekst, grafika, znaki towarowe, logotypy, ikony, zdjęcia, programy, prezentowane w Serwisie e-Księgowość nie mogą być powielane ani rozpowszechniane w żadnej formie i w żaden sposób przez Użytkownika bez uprzedniej zgody Operatora wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
3. Korzystanie przez Użytkownika z Serwisu e-Księgowość nie oznacza nabycia przez niego jakichkolwiek praw na dobrach niematerialnych do udostępnionych utworów.
4. Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z Serwisu e-Księgowość wyłącznie w ramach dozwolonego użytku własnego, związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
§ 13.
REKLAMACJE
1. Reklamacje związane z Usługami świadczonymi przez Operatora Użytkownik może składać drogą mailową ze swojego adresu e-mail wskazanego w Serwisie e-Księgowość na następujący adres: e- xxxxxxxxxx@xxxxx.xx.
2. Reklamacja powinna być złożona przez Użytkownika niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 14 dni od uzyskania informacji o zaistnieniu okoliczności stanowiącej podstawę do jej złożenia. Za chwilę złożenia reklamacji przez Użytkownika uznaje się wpływ do Operatora wiadomości e-mail od Użytkownika, zgodnie z ust. 1 powyżej.
3. Reklamacja powinna zawierać nazwę Użytkownika (firmę), NIP, imię i nazwisko osoby składającej reklamację w imieniu Użytkownika, wskazanie Usługi, której dotyczy reklamacja oraz opis zdarzenia uzasadniającego złożenie reklamacji. W razie potrzeby do zgłoszenia reklamacyjnego powinny być załączone również stosowne obrazy dokumentów lub „zrzuty ekranu” Serwisu e-Księgowość.
4. Jeżeli dane lub informacje przekazane w reklamacji przez Użytkownika wymagają uzupełnienia, Operator przed jej rozpatrzeniem zwraca się do Użytkownika o ich uzupełnienie we wskazanym zakresie.
5. Operator rozpatrzy otrzymaną reklamację Użytkownika (zawierającą wszystkie wymagane elementy i niewymagającą uzupełnienia) w terminie 30 dni od daty jej wpływu, zgodnie z ust. 2 powyżej, wysyłając wiadomość zwrotną na adres e-mail Użytkownika, wskazany przez niego w Serwisie e-Księgowość.
6. W skomplikowanych przypadkach uniemożliwiających rozpatrzenie reklamacji i udzielenie odpowiedzi w terminie, o którym mowa w ust. 5 powyżej, Operator poinformuje o tym Użytkownika, podając przyczynę przedłużenia terminu oraz przewidziany czas udzielenia odpowiedzi na reklamację.
7. Reklamacja dotycząca realizacji Opłat za pośrednictwem iPKO w związku z Usługami, zostanie niezwłocznie przekazana przez Operatora do Banku w czasie umożliwiającym jej rozpatrzenie zgodnie z Regulaminem Banku.
8. Reklamacje dotyczące funkcjonowania iPKO powinny być składane przez Użytkownika do Banku zgodnie z Regulaminem Banku.
§ 14.
ZMIANY REGULAMINU
1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Użytkownikowi na stronie internetowej: xxx.xxxxx.xx, w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie, odtwarzanie lub wydrukowanie w każdej chwili.
2. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w treści Regulaminu w każdym czasie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności w Serwisie e-Księgowość lub zmiany w zakresie Usług świadczonych za jego pośrednictwem.
3. Zmiany Regulaminu będą publikowane przez Operatora niezwłocznie po ich wprowadzeniu w formie nowego tekst jednolitego Regulaminu na stronie internetowej, o której mowa w ust. 1 powyżej.
4. Zmiana Regulaminu jest wiążąca dla Użytkownika po upływie 14 (czternastu) dni od chwili publikacji informacji o zmianie Regulaminu za pomocą wiadomości systemowej w Serwisie e-Księgowość.
5. Z zastrzeżeniem ust. 7 i 8 poniżej, jeżeli Użytkownik nie wyraża zgody na zmianę Regulaminu, powinien, w terminie o którym mowa w ust. 4 powyżej, przesłać Operatorowi pisemne oświadczenie o braku akceptacji zmian Regulaminu na adres Operatora wskazany w § 15 ust. 3 Regulaminu. Umowę zawartą pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem uważa się wówczas za rozwiązaną po otrzymaniu przez Operatora pisemnego oświadczenia Użytkownika, ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmienionego Regulaminu.
6. Nieotrzymanie przez Operatora pisemnego oświadczenia Użytkownika zgodnie z ust. 5 powyżej, oznacza akceptację przez Użytkownika zmian w Regulaminie.
7. Zmiany Regulaminu w związku ze zmianami funkcjonalności Serwisu e-Księgowość lub zakresem Usług świadczonych za jego pośrednictwem nie uprawniają Użytkownika do rozwiązania Umowy z Operatorem zgodnie z ust. 5 powyżej. Nowy Regulamin obowiązuje wówczas od chwili publikacji zgodnie z ust. 3 powyżej.
8. Zmiany Cennika są ogłaszane przez Operatora na stronie internetowej, o której mowa w ust. 1 powyżej i nie stanowią zmiany Regulaminu.
§ 15.
KORESPONDENCJA
1. Użytkownik zatwierdzając niniejszy Regulamin wyraża zgodę na otrzymywanie drogą mailową wszelkich plików PDF generowanych przez Serwis e-Księgowość, w tym komunikatów przypominających o konieczności wykonania ważnych czynności, terminach zapłaty podatków, składek na ubezpieczenie społeczne, zobowiązań wobec kontrahentów oraz wszelkich innych informacji pochodzących z Serwisu e-Księgowość.
2. Korespondencja kierowana przez Operatora do Użytkownika, niebędąca wiadomościami systemowymi Serwisu e-Księgowość, będzie wysyłana w formie elektronicznej na adres e-mail Użytkownika, wskazany przez niego w Serwisie e-Księgowość. Korespondencja elektroniczna będzie uważana za prawidłowo doręczoną, jeśli zostanie wysłana Użytkownikowi w powyższy sposób. Odpowiedzialność za podanie prawidłowego adresu e-mail i jego aktualizację ponosi wyłącznie Użytkownik.
3. Kontakt z Operatorem jest możliwy pod następującym adresem e-mail: x-xxxxxxxxxx@xxxxx.xx lub pisemnie na adres: PKO BP Finat sp. z o.o., xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
§ 16.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
2. W relacjach pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem wynikających ze świadczonych Usług zastosowanie mają język oraz prawo polskie.
3. Wszelkie spory pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem w związku z Usługami i Umową będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora.
4. Integralną część Regulaminu stanowią następujące załączniki:
1) Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
2) Załącznik nr 2 - Cennik.
Załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia usługi e-Księgowość. Obowiązuje od dnia 4 lutego 2019 r.
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Użytkownik będący administratorem Danych osobowych powierza Operatorowi przetwarzanie Danych osobowych w sposób, w celu i w zakresie wynikającym z charakteru Usług świadczonych przez Operatora, zgodnie z Umową o świadczenie Usług, Regulaminem świadczenia usługi e-Księgowość i niniejszą Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz art. 28 RODO.
§ 1.
DEFINICJE
Pojęcia użyte w Umowie oznaczają:
1) Administrator, Użytkownik - w znaczeniu nadanym mu w Regulaminie, będący administratorem Danych osobowych przekazywanych Operatorowi w ramach korzystania z Usług przez Użytkownika, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych;
2) Bank -Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie (02-515) przy xx. Xxxxxxxxxx 00, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000026438, NIP 000-000-00-00, REGON 016298263, kapitał zakładowy (kapitał wpłacony) 1 000 000 000,00 zł;
3) Dane osobowe - zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, której dane dotyczą; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować w szczególności na podstawie identyfikatorów lub jednego bądź kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
4) iPKO - serwis bankowości elektronicznej prowadzony i obsługiwany przez Bank;
5) Pakiet - w znaczeniu nadanym w Regulaminie;
6) Przetwarzający, Operator - PKO BP Finat sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-019) przy xx. Xxxxxxxxxx 0, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000005874, NIP 000-00-00-000, REGON 016206692, kapitał zakładowy 32 302 500,00 zł;
7) Regulamin - zaakceptowany przez Użytkownika Regulamin świadczenia usługi e-Księgowość, stanowiący integralną część Umowy o świadczenie Usług;
8) RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
9) Serwis e-Księgowość - serwis internetowy udostępniony za pośrednictwem iPKO, umożliwiający Użytkownikowi prowadzenie uproszczonej księgowości i wspomaganie w zarządzaniu systemem finansowo-księgowym w związku prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą;
10) Strony - Administrator (Użytkownik) i Przetwarzający (Operator);
11) Umowa - niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
12) Umowa o świadczenie Usług - umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu e-Księgowość, zgodnie z postanowieniami Regulaminu;
13) Usługi - w znaczeniu nadanym w Regulaminie;
14) Ustawa - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000).
§ 2.
POSTANOWIENIA OGÓLNE I OŚWIADCZENIA STRON
1. W związku z zawarciem przez Strony Umowy o świadczenie Usług Strony zawierają niniejszą Umowę w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 RODO.
2. Administrator oświadcza, że jest administratorem Danych osobowych, przetwarza Dane osobowe zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym posiada prawidłowe podstawy prawne do przetwarzania Danych osobowych, oraz prawidłowo spełnił obowiązki określone wskazanymi przepisami wobec podmiotów Danych osobowych, a także że powierzenie Przetwarzającemu Danych osobowych do przetwarzania nie naruszy praw i wolności podmiotów Danych osobowych lub praw jakichkolwiek innych podmiotów trzecich.
3. Przetwarzający oświadcza, że wdrożył środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają by przetwarzanie Danych osobowych spełniło wymogi RODO i ochronę praw osób, których dane dotyczą.
4. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie Danych osobowych w imieniu Administratora na zasadach określonych Umową.
5. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy o świadczenie Usług.
§ 3.
CEL I PODSTAWOWE ZASADY PRZETWARZANIA
1. Przetwarzający przetwarza powierzone Dane osobowe wyłącznie w sposób, w celu i w zakresie wynikającym z charakteru Usług świadczonych przez Przetwarzającego na rzecz Administratora zależnie od rodzaju Pakietu, z którego korzysta Administrator, a także zgodnie z Umową oraz Umową o świadczenie Usług i wyłącznie na udokumentowane polecenia Administratora, w szczególności zawarte w Umowie, Umowie o świadczenie Usług wyrażone poprzez zamówienie kolejnych Usług lub wprowadzenie Danych osobowych do Serwisu e-Księgowość.
2. Celem powierzenia przetwarzania Danych osobowych jest realizacja Umowy o świadczenie Usług, w szczególności w zakresie niezbędnym do realizacji Usług umożliwiających wystawianie faktur, prowadzenie księgowości uproszczonej lub procesów kadrowo-płacowych w ramach poszczególnych funkcjonalności Serwisu e-Księgowość. Charakter powierzonego przetwarzania Danych osobowych obejmuje następujące operacje lub ich zestawy: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie, udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, usuwanie lub niszczenie.
3. Powierzenie obejmuje czynności przetwarzania Danych osobowych wynikające z przedmiotu i zakresu świadczonych Usług, o których mowa w Umowie o świadczenie Usług, Regulaminie oraz wynikających z poszczególnych funkcjonalności Serwisu e-Księgowość przypisanych do Pakietów. Rodzaj Danych osobowych powierzonych do przetwarzania stanowi szczególne kategorie Danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO.
4. Zakres powierzonych do przetwarzania Danych osobowych obejmuje w szczególności następujące kategorie osób fizycznych: dane pracowników i członków ich rodzin, kontrahentów, klientów, osób objętych raportami, dłużników i ewentualnie innych osób objętych dokumentacją przekazywaną lub wprowadzaną do Serwisu e-Księgowość przez Administratora.
5. Przetwarzając Dane osobowe Przetwarzający zobowiązuje się przestrzegać postanowień Umowy, Umowy o świadczenie Usług oraz przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO oraz Ustawy.
§ 4.
OBOWIĄZKI PRZETWARZAJĄCEGO
1. Przetwarzający zobowiązuje się przed rozpoczęciem przetwarzania podjąć środki zabezpieczające Dane osobowe, o których mowa w art. 32 RODO, w szczególności:
a) uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których Dane osobowe dotyczą,
b) zapewnić by każda osoba działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która ma dostęp do Danych osobowych zachowała je oraz sposoby ich zabezpieczeń w tajemnicy, w związku z tym do przetwarzania Danych osobowych Przetwarzający dopuści tylko takie osoby, które podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczeń lub osoby podlegające prawnemu obowiązkowi dochowania takiej tajemnicy,
c) prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO, z zastrzeżeniem art. 30 ust. 5 RODO.
2. Przetwarzający biorąc pod uwagę charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, w miarę możliwości pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z:
a) obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, a także po stwierdzeniu przypadków naruszenia ochrony Danych osobowych zgłasza je Administratorowi bez zbędnej zwłoki,
b) obowiązku odpowiadania na żądania osób, których Dane osobowe dotyczą i które wykonują swoje prawa określone w art. 15-22 RODO, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym niezwłocznie informuje Administratora o złożeniu takiego żądania.
3. Przetwarzający zobowiązuje się udzielić Administratorowi na jego żądanie, w formie i terminie uzgodnionym przez Strony i na zasadach opisanych w ust. 4 i 5 informacji dotyczących przetwarzania powierzonych Danych osobowych, niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO i Ustawie, z zastrzeżeniem tajemnicy przedsiębiorstwa Przetwarzającego.
4. Z zastrzeżeniem ust. 5, Przetwarzający umożliwi Administratorowi przeprowadzanie audytów lub inspekcji zgodności realizowanego przetwarzania z Umową, RODO lub Ustawą, zgodnie z zasadami opisanymi poniżej:
a) Administrator poinformuje pisemnie Przetwarzającego, co najmniej 30 dni roboczych przed planowaną datą audytu lub inspekcji o zamiarze jej przeprowadzenia. Jeżeli z ważnych powodów, w ocenie Przetwarzającego, kontrola nie będzie mogła zostać przeprowadzona we wskazanym terminie, Przetwarzający powinien poinformować o tym fakcie Administratora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail Administratora) z uzasadnieniem dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu lub inspekcji,
b) Administrator, a także wszystkie osoby działającego z jego upoważnienia, podpiszą z Przetwarzającym umowę o zachowaniu poufności wszelkich informacji w związku z realizowanym audytem lub inspekcją,
c) Administrator zapewni, aby audyty lub inspekcje prowadzone były w godzinach pracy Przetwarzającego, w terminach i w sposób niepowodujący nadmiernej oraz nieuzasadnionej dezorganizacji pracy Przetwarzającego. W szczególności Administrator zobowiązuje się do poinformowania Przetwarzającego o zamiarze przeprowadzenia audytu lub inspekcji w terminie wskazanym w lit. a), osobach upoważnionych w imieniu Administratora do jej przeprowadzenia, a także zakresie, czasie trwania oraz rodzajach dokumentów i danych, których oczekiwać będzie od Przetwarzającego w ramach audytu lub inspekcji.
5. Przetwarzający ma prawo odmówić, w uzasadnionym zakresie, przekazania Administratorowi informacji, udostępnienia materiałów lub swoich obiektów do audytu lub inspekcji w przypadku, gdy w ocenie Przetwarzającego mogłoby to spowodować zagrożenie bezpieczeństwa (poufności, dostępności lub integralności) danych Przetwarzającego, podmiotów trzecich lub klientów Przetwarzającego, w tym w szczególności poprzez ujawnienie rozwiązań organizacyjnych lub technologicznych stosowanych przez Przetwarzającego w celu ochrony Danych osobowych, a tym samym przyczynić się do zmniejszenia poziomu ochrony Danych osobowych lub gdyby mogło to spowodować zagrożenie tajemnicy przedsiębiorstwa Przetwarzającego. W takim przypadku informacje te mogą zostać zastąpione np. oświadczeniem Przetwarzającego lub w sytuacji, gdy nie będzie to możliwe, informacje mogą zostać udostępnione Administratorowi lub osobom przez niego upoważnionym wyłącznie do wglądu w siedzibie Przetwarzającego, po uprzednim podpisaniu umowy o zachowaniu poufności.
6. Jeśli w ramach realizacji uprawnień, o których mowa w ust. 4 Administrator wyda Przetwarzającemu polecenie, które zdaniem Przetwarzającego narusza RODO, Ustawę lub inne przepisy powszechnie obowiązującego prawa, Przetwarzający niezwłocznie poinformuje o tym Administratora. Xxxxxx zobowiązują się wówczas wspólnie uzgodnić dalsze działania w taki sposób, aby jak najpełniej zrealizować cel polecenia Administratora przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami prawa.
7. Jeżeli realizacja obowiązków, o których mowa w Umowie miałaby spowodować nieuzasadnione lub nadmierne obciążenie Przetwarzającego, Strony uzgodnią szczegółowy tryb i zakres realizacji tych obowiązków oraz sposób wynagrodzenia.
8. W przypadku rozwiązania Umowy o świadczenie Usług, niniejsza Umowa również ulega rozwiązaniu.
9. Po rozwiązaniu lub wypowiedzeniu Umowy o świadczenie Usług i zakończeniu świadczenia Usług, z zastrzeżeniem innych postanowień Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa, Przetwarzający zależnie od decyzji Administratora usuwa lub zwraca Administratorowi wszystkie Dane osobowe wprowadzone do Serwisu e-Księgowość w trakcie trwania Umowy, z wyjątkiem Danych osobowych, które są niezbędne do ustalenia ewentualnej odpowiedzialności Stron Umowy lub Danych osobowych potrzebnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez Przetwarzającego.
10. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania Umowy o świadczenie Usług Administrator powinien poinformować Przetwarzającego o decyzji, o której mowa w ust. 9, nie później niż w terminie 7 dni przed zakończeniem świadczenia Usług. Decyzję o usunięciu Danych osobowych stanowi również brak przekazania Przetwarzającemu przez Administratora takiej informacji w terminie wskazanym w zdaniu poprzedzającym.
11. W przypadku decyzji o usunięciu Danych osobowych, Przetwarzający usuwa Dane osobowe oraz ich istniejące kopie po upływie terminu przedawnienia roszczeń określonego przepisami prawa, tj. po okresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez Przetwarzającego.
12. W przypadku decyzji o zwrocie Danych osobowych Przetwarzający zwraca Administratorowi Dane osobowe oraz ich istniejące kopie w ramach funkcjonalności dostępnych w Serwisie e-Księgowość, z zastrzeżeniem ust. 9.
13. W związku z realizacją przez Przetwarzającego obowiązków, o których mowa w ust. 9-12 Administrator zrzeka się dochodzenia roszczeń wynikających z niniejszej Umowy od Przetwarzającego w zakresie usuniętych lub zwróconych przez Przetwarzającego Danych osobowych.
§ 5.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Strony oświadczają, że służbowe dane kontaktowe personelu (pracowników i współpracowników) oraz reprezentantów Stron, dalej: „Dane Kontaktowe”, udostępniane wzajemnie w Umowie o świadczenie Usług lub udostępnione drugiej Stronie w jakikolwiek sposób w okresie obowiązywania Umowy o świadczenie Usług przekazywane są w ramach prawnie uzasadnionego interesu Stron, którym jest zapewnienie właściwego przepływu informacji i koordynacji bieżącej realizacji Umowy lub Umowy o świadczenie Usług zawartych pomiędzy Stronami. Udostępniane Dane Kontaktowe mogą obejmować między innymi: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy adres konta poczty elektronicznej, numer telefonu służbowego. Każda ze Stron będzie administratorem Danych Kontaktowych, które zostały jej udostępnione w ramach Umowy lub Umowy o świadczenie Usług. Strony zobowiązują się przekazać ustanowionym przez siebie osobom kontaktowym w ramach wykonywania Umowy lub Umowy o świadczenie Usług informacje o przetwarzaniu ich Danych Kontaktowych określone przepisami o ochronie danych osobowych, w tym RODO, w celu zapewnienia właściwego przepływu
informacji i koordynacji bieżącej realizacji Umowy lub Umowy o świadczenie Usług, w tym o ich przetwarzaniu w tych celach przez drugą Stronę. Wobec tego każda ze Stron zapewnia drugą Stronę, że osoby, których Dane Kontaktowe zostały udostępnione, dysponują już tymi informacjami.
2. Każda ze Stron zobowiązuje się spełniać wszystkie obowiązki nałożone na nią, jako administratora Danych Kontaktowych w stosunku do tych Danych, w tym zakresie zabezpieczenia Danych Kontaktowych oraz poszanowania praw osób, których Dane Kontaktowe dotyczą.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się informować drugą Stronę o każdym przypadku sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Danych Kontaktowych, którego dokonała zgodnie z art. 16, art. 17 ust. 1 i art. 18 RODO. Poinformowanie nastąpi pocztą elektroniczną w terminie 3 dni roboczych od dnia odpowiednio sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Danych Kontaktowych.
4. Strony ustalają, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować oraz będą wzajemnie informować się o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy.
5. Administrator zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Przetwarzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania powierzonych Danych osobowych przez Przetwarzającego o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania powierzonych Danych osobowych, skierowanej do Administratora, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych Danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy.
6. Z zastrzeżeniem ust. 7-9, Przetwarzający nie może, bez uprzedniej zgody Administratora wyrażonej w szczególności w postaci elektronicznej, korzystać z usług dalszych podmiotów przetwarzających.
7. Jeżeli Przetwarzający zamierza podpowierzyć przetwarzanie Danych osobowych podmiotom zajmującym się audytami zewnętrznymi lub doradcom prawnym w zakresie i celu wymaganym do przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa lub sprawdzenia poprawności świadczonych usług w związku z realizacją przez Przetwarzającego obowiązków ustawowych lub wynikających z zawartych przez Przetwarzającego umów z tymi podmiotami, to powinien uprzednio zgłosić Administratorowi drogą elektroniczną zamiar dalszego powierzenia oraz tożsamość (nazwę podmiotu), któremu ma zamiar podpowierzyć Dane Osobowe. Przetwarzający może podpowierzyć w imieniu Administratora przetwarzanie tych Danych Osobowych wyłącznie w celu prowadzenia przez te podmioty usług audytowych oraz zakresie niezbędnym do przeprowadzenia takiego audytu lub sprawdzenia, po spełnieniu wymagań wskazanych w ust. 8 i 9. O ile Administrator nie wyrazi sprzeciwu wobec podpowierzenia w terminie 5 (pięciu) dni roboczych od daty zawiadomienia na adres e-mail Administratora wskazany do kontaktu, Przetwarzający uprawniony będzie do dokonania podpowierzenia.
8. W przypadku wyrażenia sprzeciwu przez Administratora w terminie wskazanym w ust. 5, Przetwarzający nie jest uprawniony do dokonania podpowierzenia. W takiej sytuacji Przetwarzający będzie uprawniony do rozwiązania Umowy o świadczenie Usług ze skutkiem natychmiastowym, a Administratorowi nie będzie przysługiwać z tego tytułu jakiekolwiek odszkodowanie.
9. Administrator niniejszym wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Przetwarzającego Danych osobowych w celu realizacji Umowy dalszym podmiotom przetwarzającym wskazanym w Załączniku nr 1 do Umowy.
10. Przetwarzający zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO.
11. Przetwarzający zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Przetwarzającego określone w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
12. Przetwarzający jest odpowiedzialny przed Administratorem za spełnienie obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Przetwarzającym a dalszym podmiotem przetwarzającym.
13. Zmiana Umowy następuje na zasadach określonych Umową o świadczenie Usług.
14. Postanowienia Umowy o świadczenie Usług w zakresie powierzenia przetwarzania Danych osobowych powinny być wykładane w sposób zapewniający ich zgodność z postanowieniami Umowy. W razie niedających się usunąć w toku takiej wykładni sprzeczności pomiędzy Umową o świadczenie Usług oraz Umową, decyduje treść postanowień Umowy.
15. Jeśli poszczególne postanowienia Umowy okażą się nieważne lub bezskuteczne w całości lub w części z dowolnej przyczyny inne postanowienia Umowy pozostają w mocy.
16. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO lub Umowy, w następstwie którego Przetwarzający zostanie zobowiązany wyrokiem sądu lub organu administracji do wypłaty odszkodowania lub ukarany karą pieniężną lub grzywną, Administrator zobowiązuje się zrekompensować Przetwarzającemu poniesione z tego tytułu straty oraz koszty postępowania w pełnej wysokości, włączając ewentualne kary nałożone na członków organów Przetwarzającego.
17. Spory związane z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Przetwarzającego.
18. Integralną część Umowy stanowi następujący załącznik:
3) Załącznik nr 1 – Lista dalszych podmiotów przetwarzających
Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Lista dalszych podmiotów przetwarzających:
Lp. | Nazwa podmiotu | Adres | Numer NIP |
1 | PKO Bank Polski S.A. | xx. Xxxxxxxx 00 00-000 Xxxxxxxx | 000-000-00-00 |
Załącznik nr 2 do Regulaminu świadczenia usługi e-Księgowość
Obowiązuje od dnia 5 lipca 2019 r. Wszystkie podane ceny są cenami netto
Cennik | Pakiety | |
Podstawowy | Rozwojowy | |
Funkcjonalności | 0 zł m-c | 20 zł m-c |
proste wystawianie faktur (PLN) | ✔ | ✔ |
możliwość wystawiania faktur w różnych językach i walutach | ✔ | ✔ |
bezpłatne automatyczne wprowadzanie dokumentów za pomocą OCR* | ✔ | ✔ |
3 szt. m-c | 10 szt. m-c | |
możliwość eksportu danych z wybranych dokumentów do pliku | ✔ | ✔ |
możliwość generowania pliku JPK_FA | ✔ | ✔ |
nielimitowane wystawianie faktur | ✔ | ✔ |
zarządzanie firmą bez wychodzenia z domu przez bankowość internetową | ✔ | ✔ |
dostęp do e-faktur i wszystkich dokumentów 24 godziny na dobę | ✔ | ✔ |
prosty przelew - automatyczne zaczytywanie danych z faktury | ✔ | ✔ |
monitorowanie należności i zobowiązań | ✔ | ✔ |
miękka windykacja | ✔ | ✔ |
automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS | ✔ | ✔ |
możliwość generowania raportów przychodów i rozchodów | ✔ | ✔ |
helpdesk merytoryczny | ✔ | ✔ |
możliwość sporządzania KPiR i zamknięcia miesiąca | 🗙 | ✔ |
możliwość sporządzania deklaracji podatkowych | 🗙 | ✔ |
prowadzenie ewidencji środków trwałych i dokonywanie odpisów amortyzacyjnych | 🗙 | ✔ |
sporządzanie remanentu | 🗙 | ✔ |
prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu - kilometrówka | 🗙 | ✔ |
Opłata reaktywacyjna | ||
Opłata naliczana w sytuacji, gdy zmiana z Pakietu podstawowego na wyższy jest dokonywana przez Klienta po raz kolejny w czasie obowiązywania Umowy | Nie dotyczy | 40 zł |
Usługi dodatkowo płatne poza pakietami:
*OCR dokumentów | 10 szt | 25 szt | 100 szt |
Cena | 5 zł | 10 zł | 30 zł |