ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Przedmiot Umowy

Załącznik nr 2

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

§1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie kompleksowej pomocy prawnej na rzecz Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości
   (zwanego dalej „DIRS”) w zakresie realizowanych przez niego zadań, w szczególności poprzez:

   1. pomoc prawną związaną z prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego,

   2. obsługę prawną związaną z bieżącym funkcjonowaniem DIRS,

   3. obsługę prawną związaną ze wsparciem DIRS w realizacji umów, w tym x.xx. zabezpieczenie interesu Zamawiającego i dochodzenie należności Skarbu Państwa,

   4. reprezentowanie DIRS przed sądami powszechnymi, administracyjnymi, organami egzekucyjnymi, organami administracji publicznej, Krajową Izbą Odwoławczą oraz w prowadzonych przez DIRS negocjacjach.

2. Zakres zadań DIRS na dzień zawarcia Umowy określa w szczególności Regulamin Organizacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości, którego wyciąg stanowi Załącznik nr 3 do Umowy. Zakres zadań może ulec zmianie w przypadku zmiany Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości. Zmiana Umowy dotycząca zmiany Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości nie wymaga zawarcia aneksu Umowy i następuje poprzez pisemne powiadomienie Wykonawcy.

3. Świadczenie kompleksowej obsługi prawnej Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości obejmować będzie w szczególności:

   1. pomoc prawną w przygotowaniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w tym pomoc przy doborze trybu i warunków udzielenia zamówienia, sporządzaniu dokumentacji dotyczącej ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu Umowy, uczestnictwo w pracach komisji przetargowej, pomoc przy badaniu i ocenie ofert, opracowanie odpowiedzi na pytania stawiane poprzez podmioty w toku postępowania, analizowanie pod względem prawnym opracowanych przez pracowników Zamawiającego w zakresie zadań DIRS dokumentacji przetargowych, kompleksowa obsługa procedury odwoławczej w tym uczestnictwo w posiedzeniach przed Krajową Izbą Odwoławczą oraz udzielanie porad i konsultacji prawnych związanych z prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego,

   2. przygotowywanie, opiniowanie i parafowanie projektów umów, aneksów, porozumień i ugód z zakresu zadań DIRS,

   3. świadczenie pomocy prawnej, w tym udzielanie konsultacji i porad prawnych oraz wydawanie pisemnych, drogą elektroniczną i ustnych opinii prawnych w sprawach pozostających w zakresie zadań DIRS,

   4. bieżąca współpraca z Prokuratorią Generalną Rzeczpospolitej Polskiej w sprawach prowadzonych przez DIRS lub związanych z zakresem działalności DIRS, w tym przygotowywanie pism związanych z prowadzonymi przez PG RP sprawami,

   5. reprezentowanie Zamawiającego w zakresie zadań DIRS w postępowaniach przed sądami powszechnymi i sądami administracyjnymi wszystkich instancji, organami administracyjnymi oraz w postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą, w tym opracowywanie pozwów, wniosków oraz pism procesowych w ramach postępowania cywilnego i sądowo-administracyjnego oraz środków odwoławczych i nadzwyczajnych środków odwoławczych,

   6. reprezentowanie Zamawiającego w zakresie zadań DIRS przed sądami polubownymi i arbitrażowymi,

   7. zgłaszanie wierzytelności Skarbu Państwa w postępowaniach upadłościowych oraz reprezentowanie Zamawiającego w zakresie zadań DIRS w tych postępowaniach,

   8. świadczenie pomocy prawnej przy wykonywaniu przez DIRS nadzoru nad realizacją powierzonych sądom projektów, czynności związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów informatycznych obsługujących sądy powszechne,

   9. opiniowanie pod względem prawnym decyzji i pism sporządzanych przez pracowników DIRS,

   10. ocenianie zgodności projektów zarządzeń wewnętrznych oraz opracowywanych przez DIRS projektów rozporządzeń z aktami prawnymi wyższego rzędu,

   11. wsparcie w opracowywaniu wewnętrznych regulaminów i zarządzeń związanych z zakresem zadań DIRS,

   12. uczestnictwo w spotkaniach lub negocjacjach prowadzonych z udziałem DIRS,

   13. obsługa prawna związana z rozliczeniem umów realizowanych przez Zamawiającego w zakresie zadań DIRS,

   14. reprezentowanie Zamawiającego w zakresie zadań DIRS w postępowaniach egzekucyjnych i windykacja należności,

   15. bieżąca współpraca z zespołem obsługi prawnej DIRS.

§2

Termin realizacji Umowy

Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy (dla zadania nr 1 i nr 2) od dnia zawarcia Umowy.

§3

Ogólne zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca będzie wykonywał swoje obowiązki:

1. z należytą efektywnością i starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą, praktyką zawodową i doświadczeniem, w sposób jak najlepiej zabezpieczający interes Zamawiającego,

2. w terminach i formach uzgodnionych z DIRS, z zastrzeżeniem terminów i form czynności wymaganych przepisami prawa lub przez sąd, organy lub inne podmioty prowadzące postępowania,

3. zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi Zamawiającego, w tym obowiązującymi w momencie świadczenie usługi regulaminem organizacyjnym Ministerstwa Sprawiedliwości, regulaminem wewnętrznym DIRS, polityką ochrony danych osobowych i polityką bezpieczeństwa systemów informatycznych i utrzymywanych przez DIRS.

2. Usługi będące przedmiotem Umowy świadczone będą przez Wykonawcę w ścisłym współdziałaniu z pracownikami odpowiednich wewnętrznych komórek organizacyjnych DIRS, przy zachowaniu zasady pełnej współpracy i należytego dzielenia się z pracownikami DIRS, a przede wszystkim z zespołem obsługi prawnej DIRS, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

3. Wykonawca odpowiada za jakość, terminowość i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi usług i czynności wykonywanych w ramach Umowy.

4. Wykonawca świadczyć będzie Usługę wyłącznie przez radcę prawnego/adwokata. Zamawiający nie dopuszcza realizacji Umowy przez osoby nie posiadające tytułu zawodowego radcy prawnego/adwokata.

5. Za działania i zaniechania podwykonawców Wykonawca ponosi odpowiedzialność, jak za swoje własne.

6. Zamawiający nie odpowiada za jakiekolwiek zobowiązania Wykonawcy wobec podwykonawców, jak również za zobowiązania podwykonawców wobec osób trzecich.

7. Wykonawca wykonując Umowę zobowiązuje się uwzględniać przepisy zarządzeń obowiązujących u Zamawiającego.

8. Wykonawca będzie:

1. dokumentował i archiwizował decyzje, orzeczenia i rozstrzygnięcia wydane w prowadzonych sprawach oraz opinie prawne i analizy oraz wszelkie materiały związane z prowadzonymi sprawami oraz przekazywał je DIRS na każde jego żądanie i na bieżąco zamieszczał na udostępnionym przez DIRS zasobie dyskowym,

2. dbał o kompletność korespondencji i prawidłowość przedstawionej w każdej sprawie dokumentacji

3. wykonywał prace z wykorzystaniem systemu EZD.

9. Wykonawca zobowiązuje się przekazać DIRS w terminie 7 dni od wygaśnięcia Umowy akta spraw i postępowań będących przedmiotem Umowy w uporządkowanej i skatalogowanej formie.

10. Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania usług wchodzących w zakres obsługi prawnej w terminie 5 dni roboczych od przekazania zlecenia, chyba że DIRS zażąda wykonania zlecenia w terminie krótszym. Zlecenie wykonania przedmiotu umowy w terminie krótszym niż 5 dni roboczych może nastąpić jedynie do 5 razy w okresie jednego miesiąca kalendarzowego. Koordynator na wniosek Wykonawcy może określić dłuższy niż 5-cio dniowy termin realizacji zlecenia.

11. Zamawiający dopuszcza dwukrotne przekazanie Zamawiającemu przez Wykonawcę zlecenia w celu uzupełnienia informacji potrzebnych do jego prawidłowej realizacji, nie powoduje to jednak wydłużenia czasu realizacji zlecania, chyba, że z winy leżącej po stronie Zamawiającego nie nastąpiło uzupełnienie informacji. W takim wypadku na czas uzupełnienia informacji przez Zamawiającego czas realizacji zlecenia ulega zawieszeniu. Zamawiający dopuszcza komunikację w zakresie realizacji zlecenia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

12. Wykonawca nie ma prawa odmówić wykonania czynności objętej przedmiotem Umowy z przyczyn innych niż wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa mających zastosowanie wobec radcy prawnego / adwokata.

13. Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo informować DIRS o terminie rozprawy lub posiedzenia oraz uzgadniać z DIRS uczestnictwo Wykonawcy w rozprawie lub posiedzeniu.

14. Wykonawca zobowiązuje się do informowania, bez zbędnej zwłoki, Koordynatora,
    o którym mowa w § 4 o wszelkich zagrożeniach, przeszkodach, czy utrudnieniach powstałych w toku wykonywania usług, które mogą mieć wpływ na realizację Umowy.

§4

Sposób realizacji Umowy

1. Wykonawca będzie wykonywał usługę przez co najmniej 8 godzin w siedzibie DIRS, we wszystkie dni robocze, nie więcej jednak niż 40 godzin w tygodniu (w przypadku cz. 1 )* / 8 godzin w tygodniu w siedzibie DIRS (dwa razy w tygodniu po 4 godziny) i 32 godziny zdalnie, nie więcej jednak niż 40 godzin w tygodniu (w przypadku cz. 2)*, w godzinach pomiędzy 8:00 a 17:00 (powyższe obowiązuje również, gdy Wykonawca wykonuje obowiązki na rzecz DIRS poza jego siedzibą) oraz dodatkowo na każde wezwanie Zamawiającego poza ustalonymi godzinami i dniami, lecz nie więcej niż 5 razy w okresie jednego miesiąca kalendarzowego.

*niepotrzebne skreślić

Strony dopuszczają realizację Umowy poza siedzibą DIRS wyłącznie w sytuacji, gdy realizacja Umowy wymaga obecności Wykonawcy w siedzibie sądów, organów, KIO lub innych podmiotów, przed którymi toczy się postępowanie lub gdy organizowane spotkanie odbywa się poza siedzibą DIRS lub Zamawiającego (w zakresie zadań DIRS).

2. W sytuacji, gdy Wykonawca będzie wykonywał usługę, na wezwanie DIRS, poza godzinami i dniami ustalonymi w ust. 1, Wykonawca w uzgodnieniu z Koordynatorem ustali zmianę (zmniejszenie) godzin świadczenia usługi w kolejnym tygodniu o liczbę godzin świadczenia usługi poza godzinami ustalonymi w ust. 1.

3. W przypadku, gdy DIRS wskaże Wykonawcy inne miejsce wykonywania usługi niż siedziba DIRS, również w przypadku zapewnienia przez Wykonawcę reprezentacji Zamawiającego przed sądem lub organem administracyjnym, Zamawiający udostępni Wykonawcy miejsce w budynku, w którym mieści się siedziba DIRS, wraz z wyposażeniem biurowym, w tym komputer przenośny z oprogramowaniem (w tym systemem informacji prawnej) i telefon stacjonarny oraz zapewni stały dostęp do drukarki, kserokopiarki i faksu oraz sieci Internet. Zamawiający zapewni również Wykonawcy możliwość wysyłania korespondencji związanej z realizacją Umowy.

4. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednim potencjałem techniczno-organizacyjnym, osobowym, a także wiedzą i kwalifikacjami pozwalającymi na należyte zrealizowanie Przedmiotu Umowy.

5. Wykonawca zobowiązany jest skierować do realizacji przedmiotu Umowy osoby wskazane w wykazie osób, złożonym wraz z ofertą stanowiącym Załącznik nr 4 do umowy.

6. Zmiany w składzie osobowym radców prawnych/adwokatów przez Wykonawcę do realizacji Przedmiotu Umowy w stosunku do składu wskazanego w ofercie są możliwe:

1. w przypadku zdarzeń losowych, których nie można było wcześniej przewidzieć przy dochowaniu należytej staranności, a w szczególności długotrwałej choroby, długotrwałej niezdolności do pracy; Wykonawca jest zobowiązany wskazać Zamawiającemu nową osobę przewidzianą do realizacji Umowy następnego dnia po pierwszym dniu nieobecności osoby realizującej dotychczas Umowę; osoba wskazana przez Wykonawcę może rozpocząć świadczenie usług na rzecz Xxxxxxxxxxxxx po uzyskaniu jego pisemnej zgody lub

2. jedynie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego - w przypadku planowanej nieobecności osoby wskazanej w wykazie osób do realizacji przedmiotu umowy; w takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany poinformować Zamawiającego na co najmniej 2 tygodnie przed planowaną nieobecnością tej osoby.

oraz pod warunkiem, że nowy radca prawny/adwokat wprowadzony przez Wykonawcę do realizacji Przedmiotu Umowy spełni warunki określone w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz uzyska w kryterium oceny ofert nie mniejszą liczbę punktów niż osoba zastępowana. Zamawiający zweryfikuje wiedzę i kwalifikacje nowego radcy prawnego/adwokata w sposób określony w Ogłoszeniu o zamówieniu.

7. Wykonawca będzie realizował przedmiot Umowy na podstawie zleceń ustnych, pisemnych, złożonych w drodze korespondencji e-mail, fax lub telefonicznie. Osobami upoważnionymi do zlecania Wykonawcy usług na podstawie niniejszej Umowy, są pracownicy Zamawiającego. Radca prawny / adwokat zobowiązany jest przesłać Koordynatorowi, za pośrednictwem e-mail lub systemie EZD do jego wiadomości, zlecenie otrzymane za pośrednictwem e-mail, systemu EZD lub pisemnie oraz odpowiedź, jaka została udzielona.

8. Zamawiający dopuszcza dwukrotne przekazanie przez Wykonawcę zlecenia do uzupełnienia Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza komunikację w zakresie realizacji zlecenia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie, nie powoduje to jednak wydłużenia czasu realizacji zlecania.

9. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi objęte Umową przy wykorzystaniu adresów e-mail nadanych na okres obowiązywania Umowy przez Zamawiającego (z domeną Zamawiającego). Adresy te mogą być wykorzystywane tylko do wykonywania obowiązków wynikających z Umowy. Korzystanie z innego adresu e-mail dopuszczalne jest w wyjątkowych przypadkach, np. uzasadnionych niesprawnością ww. adresów Zamawiającego.

10. Wykonawca będzie przedstawiał Zamawiającemu - do trzeciego roboczego dnia każdego miesiąca kalendarzowego - miesięczny raport, w formie pisemnej i elektronicznej, zawierający rejestr miesięczny prowadzonych spraw, w tym wydanych opinii, zawierający informacje nt.: osoby zlecającej wykonanie czynności, rodzaju zleconej czynności, przedmiotu zleconej czynności, daty otrzymania zlecenia, daty wykonania czynności, ewentualne uwagi.

11. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania pełnej informacji o stanie wykonania obowiązków wynikających z Umowy, w zakresie i w formie oraz w terminie ustalonym przez Zamawiającego oraz o stanie spraw,
    o zaistniałych lub przyszłych zdarzeniach dotyczących prowadzonych spraw, a także
    o wykonywanych pracach objętych Umową i czynności planowanych przez Wykonawcę w ramach świadczenia usług.

12. Zamawiający wyznacza jako Koordynatora Pana/Panią ………………………………………….….., nr tel. ……………..……, e-mail: ……………………… oraz Pana/Panią …………………….……….., nr tel. …………, e-mail: ……………………… . Zmiana Koordynatora nie wymaga zmiany Umowy i następuje poprzez powiadomienie Wykonawcy.

§5

Wynagrodzenie Wykonawcy

1. Wynagrodzenie łączne za należyte świadczenie usług objętych Umową przez cały okres obowiązywania Umowy określony w § 2 wynosi …………….. zł netto (słownie złotych: ………………..), plus …% podatek VAT, co łącznie stanowi kwotę brutto ………………… zł (słownie złotych: ………………………..).

2. Miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe za świadczenie usług objętych Umową wynosi
   ……………… zł netto (słownie złotych: ………………………), plus …% podatek VAT, co łącznie stanowi kwotę brutto …………………. zł (słownie złotych: …………………………).

3. W przypadku gdy usługa będąca przedmiotem Umowy nie będzie świadczona przez pełny miesiąc Wykonawca otrzyma wynagrodzenie netto za ten miesiąc (W_P) proporcjonalne do czasu świadczenia usługi tj.

	W p =	D p	x W
		D R
gdzie:	D P	– ilość dni przepracowanych w danym miesiącu
	D R	– ilość dni roboczych w danym miesiącu
	W	– wynagrodzenie netto, o którym mowa w ust. 2

4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje koszty z tytułu zastępstwa procesowego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

5. W przypadku zastępstwa procesowego, Zamawiający na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zamawiającemu faktury, wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości 100% kosztów zastępstwa procesowego, zasądzonych lub przyznanych na rzecz Zamawiającego zarówno w orzeczeniach sądów powszechnych, sądów administracyjnych oraz sądów lub instytucji arbitrażowych, jak i przez inne uprawnione organy w ich orzeczeniach, w ugodzie lub postępowaniu egzekucyjnym, jeżeli koszty te zostały wyegzekwowane od strony przeciwnej. Wynagrodzenie to zostanie pomniejszone o podatek od towarów i usług oraz będzie wypłacone Wykonawcy po zapłacie przez stronę przeciwną kosztów zastępstwa procesowego na rachunek Zamawiającego.

6. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca ma obowiązek prowadzić wszelkie wszczęte postępowania sądowe, administracyjne lub inne aż do momentu uzyskania ich prawomocnego lub ostatecznego rozstrzygnięcia, w okresie obowiązywania Umowy.

7. Wykonawca nie ma obowiązku kontynuowania prowadzenia postępowań w ramach niniejszej Umowy, które nie uzyskają prawomocnego lub ostatecznego rozstrzygnięcia do momentu zakończenia jej trwania. Wykonawca w tej sytuacji najpóźniej 7 dni przed zakończeniem Umowy ma obowiązek przekazać komplet dokumentów oraz informacji związanych z prowadzonym dotychczas postępowaniem / postępowaniami wskazanemu przez Zamawiającego jego przedstawicielowi.

8. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu Umowy, w tym wszelkie podatki, wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz zależnych praw autorskich, o których mowa w § 11, na polach eksploatacji tam wskazanych oraz wynagrodzenie z tytułu przeniesienia własności egzemplarzy utworów oraz ich nośników.

§ 6

Kary umowne

1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu następujące kary umowne:

1. w wysokości 0,1% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 2 Umowy – za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu danego zlecenia, ponad termin określony w § 3 ust. 10;

2. w wysokości 5 000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) – w przypadku zawinionego przez Wykonawcę niestawiennictwa przed sądem, organem prowadzącym postępowanie lub w innym miejscu wskazanym przez DIRS;

3. wysokości 10% wynagrodzenia łącznego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, w przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub przez Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego;

4. w wysokości 0,2% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 2 Umowy – w przypadku niewykonania przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w § 3 ust. 9 lub § 5 ust. 7 zd. 2, za każdy dzień opóźnienia;

5. w wysokości 200,00 zł (słownie: dwieście złotych) w przypadku przekazania Zamawiającemu zlecenia przez Wykonawcę więcej niż dwa razy, w celu uzupełnienia informacji potrzebnych do prawidłowej realizacji zlecenia, z tym zastrzeżeniem, że wnioski Wykonawcy kierowane do Zamawiającego o przekazanie informacji niezbędnych do realizacji zlecenia nie będą traktowane jako podstawa do naliczenia kary umownej;

6. w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 2 Umowy - w przypadku nieobecności radcy prawnego/adwokata w czasie, o którym mowa w § 4 ust. 1, za każdy stwierdzony przypadek;

7. w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 2 Umowy - w przypadku wykonywania pomocy prawnej przez osobę nie posiadającą tytułu radcy prawnego/adwokata, za każdy stwierdzony przypadek.

2. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przekraczającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

3. Zamawiający może dokonać potrącenia kary umownej lub odszkodowania z wynagrodzenia Wykonawcy.

4. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się Zamawiającemu w pełnej wysokości nawet w przypadku, gdy z powodu jednego zdarzenia naliczona jest więcej niż jedna kara. Kary będą naliczane za każdy przypadek naruszenia Umowy odrębnie.

5. Całkowita suma kar umownych naliczonych na podstawie umowy nie przekroczy 100% wartości łącznego wynagrodzenia brutto określonej w Umowie.

6. Kary umowne są należne także w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia, niezależnie od przyczyn odstąpienia lub wypowiedzenia.

§ 7

Koszty

1. Zamawiający ponosi koszty opłat pocztowych, sądowych i skarbowych związanych ze świadczoną na jego rzecz obsługą prawną. Wykonawca zobowiązany jest poinformować DIRS o wysokości ww. opłat, terminie ich wniesienia oraz numerze rachunku bankowego, na który przelew należy wykonać, najpóźniej następnego dnia roboczego następującego po dniu, w którym Wykonawca uzyskał informację o obowiązku uiszczenia opłaty przez Zamawiającego.

2. Koszty dojazdu do siedziby sądu, organu lub inne miejsce świadczenia usług, w tym koszty stawiennictwa na rozprawie i inne pokrywa Wykonawca i nie będą one zwracane przez Zamawiającego, przy czym wyjazdy poza teren województwa mazowieckiego nie będą częstsze niż 5 razy w trakcie obowiązywania umowy.

§ 8

Płatności

1. Wynagrodzenie Wykonawcy rozliczane będzie na podstawie prawidłowo wystawianych przez Wykonawcę faktur.

2. Podstawą wystawienia faktury przez Wykonawcę jest potwierdzenie przez Koordynatora, o którym mowa w § 4 ust. 13, prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w danym miesiącu kalendarzowym, które następuje przez podpisanie bez zastrzeżeń protokołów odbioru, o których mowa w ust. 3, których załącznik stanowią miesięczne raporty, o których mowa w § 4 ust. 11.

3. Protokół odbioru winien być podpisany w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Zamawiającego raportu.

4. Faktury z tytułu miesięcznego wynagrodzenia będą wystawiane w terminie do 15-tego dnia miesiąca po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego, jednak zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie do 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego, na konto Wykonawcy wskazane w fakturze.

5. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień złożenia przez Zamawiającego polecenia przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.

§ 9

Ubezpieczenie OC, zaświadczenia o wpisie na listę radców prawnych

1. Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę co najmniej 1 000 000,00 zł w części 1 lub 400 000,00 zł w części 2. W przypadku gdy przedstawiony dokument potwierdzający ubezpieczenie nie obejmuje całego okresu obowiązywania Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia Zamawiającemu, w terminie nie krótszym niż 30 dni przed datą wygaśnięcia ubezpieczenia, dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie.

2. Wykaz osób skierowanych do realizacji Umowy, stanowi załącznik nr 4 do Umowy.

§ 10

Konflikt interesów

1. Wykonawca oraz radca prawny/adwokat świadczący usługi zobowiązują się, że w czasie trwania Umowy, w postępowaniach przed sądami, organami administracji publicznej oraz innymi organami oraz w toku jakichkolwiek negocjacji handlowych lub czynności w sprawach innych podmiotów powstrzymają się od podejmowania działań:

1. sprzecznych z interesami Zamawiającego, bądź prowadzących do jakiegokolwiek uszczerbku w interesie lub sytuacji procesowej Zamawiającego;

2. powodujących ryzyko powstania lub powstanie konfliktu interesów.

2. Konflikt interesów będzie zachodził w szczególności w przypadkach, gdy Wykonawca lub radca prawny/adwokat świadczący usługi, na skutek stosunków prawnych lub faktycznych łączących ich z innymi podmiotami będzie zobowiązany do:

1) podjęcia działań sprzecznych z interesem Zamawiającego bądź prowadzących do jakiegokolwiek uszczerbku w interesie lub sytuacji procesowej Zamawiającego lub prowadzących do uzyskania określonego rezultatu dla innego podmiotu, kosztem pomniejszenia rezultatu uzyskiwanego przez Zamawiającego;

2) przekazania innemu podmiotowi lub ułatwienia uzyskania przez niego informacji uzyskanych od Zamawiającego, które mogłyby zostać wykorzystane przez inny podmiot w sposób prowadzący do poprawy jego sytuacji.

3. Obowiązki określone w ust. 1 dotyczą również, podwykonawców oraz innych osób, przy pomocy których Wykonawca lub podwykonawca realizuje przedmiot Umowy.

4. W przypadkach, w których zachodzić będzie podejrzenie wystąpienia ryzyka powstania konfliktu interesów, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o tym pisemnie Zamawiającego oraz powstrzymać się od wszelkich działań, które mogłyby prowadzić do powstania konfliktu interesów.

5. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisemnego zawiadomienia Wykonawcy o podejrzeniu wystąpienia ryzyka powstania konfliktu interesów, wyrazi zgodę na podjęcie przez Wykonawcę działań wiążących się z ryzykiem powstania konfliktu interesów, a w szczególności na zajęcie się sprawą innego podmiotu albo odmówi wyrażenia zgody na podjęcie takich działań.

6. Wyrażenie przez Zamawiającego zgody na podjęcie przez Wykonawcę działań wiążących się z ryzykiem powstania konfliktu interesów nie zwalnia Wykonawcy z obowiązków, określonych w ust. 1 i 3 oraz w § 4, ani z obowiązku zawiadamiania Wykonawcy o dalszych podejrzeniach wystąpienia ryzyka powstania konfliktu interesów, jeżeli wystąpią. Zaistnienie konfliktu interesów nie zwalnia Wykonawcy z realizacji Umowy, w szczególności poprzez zapewnienie pomocy prawnej przez innego, niepozostającego w konflikcie interesów radcy prawnego/adwokata.

§ 11

Prawa autorskie

1. W ramach wynagrodzenia określonego w § 5 Wykonawca:

1. przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wszystkich utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1191) wytworzonych w trakcie realizacji niniejszej Umowy, w tym w szczególności będących przedmiotem poszczególnych zleceń Zamawiającego złożonych na podstawie Umowy (zwanych w treści umowy: „utworami”),

2. przenosi na Zamawiającego prawo wykonywania zależnych praw autorskich do opracowań utworów, w tym korzystania i rozporządzanie tymi opracowaniami, a także przenosi na Zamawiającego prawa zezwalania na wykonywanie majątkowych praw autorskich.

2. Nabycie przez Zamawiającego praw, o których mowa w ust. 1, następuje z chwilą faktycznego wydania Zamawiającemu poszczególnych utworów lub ich części, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy, na następujących polach eksploatacji:

1. utrwalania i zwielokrotniania utworów - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworów, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz cyfrową;

2. obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwory utrwalono - wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

3. rozpowszechniania utworów w sposób inny niż określony w pkt 2 - publiczne wykonanie, wyświetlenie, odtworzenie, nadanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnienie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym,

4. digitalizacji i multipleksacji.

3. Przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych nie wymaga dodatkowego oświadczenia w tym przedmiocie.

4. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wyłącznego wykonywania w imieniu Wykonawcy praw osobistych do Utworów.

5. Równocześnie z nabyciem autorskich praw majątkowych do utworów
   Zamawiający nabywa, w ramach wynagrodzenia określonego w § 5, własność wszystkich egzemplarzy nośników, na których utwory zostały utrwalone i przekazane Zamawiającemu.

6. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując Umowę będzie przestrzegał przepisów ww. ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i nie naruszy praw majątkowych osób trzecich, a utwory przekaże Zamawiającemu w stanie wolnym od obciążeń prawami tych osób. Nabycie praw autorskich na warunkach określonych w ust. 1-5 dotyczy także praw do utworów podwykonawców Wykonawcy.

§ 12

Wypowiedzenie umowy

Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia Umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w przypadku, gdy Wykonawca:

1. nie stawi się przed sądem, organem, w Krajowej Izbie Odwoławczej lub na spotkaniu wyznaczonym przez DIRS z przyczyn przez niego zawinionych,

2. nie świadczył usług przez okres następujących po sobie 10 dni roboczych,

3. będzie naruszał określone w Umowie zasady ochrony danych osobowych, poufności, organizacji pracy oraz współpracy z Zamawiającym,

4. będzie działał sprzecznie z interesami Zamawiającego.

§ 13

Zmiany treści Umowy

O ile Umowa nie stanowi inaczej, istotne zmiany treści Umowy, mogą być dokonywane wyłącznie w formie aneksu podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności, w zakresie odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia, określonego w § 5 ust. 1 i 2 należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany:

1. stawki podatku od towarów i usług,

2. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3–5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz.847),

3. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

§ 14

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.

2. Na potrzeby realizacji Umowy Strony uznają, że sobota i dni ustawowo wolne od pracy, nie są dniami roboczymi.

3. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

4. Wszelkie spory wynikające z realizacji Umowy będzie rozstrzygał sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

6. Załączniki stanowiące integralną część Umowy:

1. Załącznik nr 1 – Wzór Protokołu Odbioru,

2. Załącznik nr 2 – Wzór Oświadczenia o zachowaniu poufności,

3. Załącznik nr 3 – Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości,

4. Załącznik nr 4 – wykaz osób skierowanych do realizacji Umowy wraz z zaświadczeniami o wpisie na listę radców prawnych/adwokatów osób skierowanych do realizacji Umowy,

5. Załącznik nr 5 – kopia dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności,

6. Załącznik nr 6 - wydruk zaświadczenia z Centralnej Ewidencji i Informacji o  Działalności Gospodarczej aktualny na dzień zawarcia umowy.

___________________ ______________________

Zamawiający Wykonawca

Załącznik nr 1 do Umowy nr …………..z dnia ….…………….. r.

WZÓR PROTOKÓŁ ODBIORU

Wykonawca: ………………………………………………………………………………………

reprezentowany przez: ..…………………….……………....………………………..………

Zamawiający: Skarb Państwa – Ministerstwo Sprawiedliwości, Xx. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

reprezentowany przez: ………………....…………………………..……………………………

1. W dniu ………………………………. dokonano odbioru raportów: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

2. Wykonawca zrealizował Przedmiot Zamówienia:

1. należycie tj. zgodnie z postanowieniami Umowy nr ……. z dnia ………………………………………………*,

2. nienależycie z uwagi na*: …………………………………………………………….

3. Niniejszy Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Za Xxxxxxxxxxxxx:

(imię, nazwisko, data i podpis)

* - niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 2 do Umowy nr …………..z dnia ….…………….. r.

OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI (wzór)

Ja niżej podpisany/a niniejszym oświadczam, że:

1. nie ujawnię bez stosownego upoważnienia wydanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, żadnych informacji, w szczególności prawnie chronionych, a także o sposobach zabezpieczenia stosowanych w Ministerstwie Sprawiedliwości, o ile wejdę w ich posiadanie, oraz nie przyczynię się do ich ujawnienia lub innych działań związanych z ich przetwarzaniem lub utratą itp. mogących spowodować szkodę dla Ministerstwa Sprawiedliwości, innych osób i podmiotów lub naruszenie przepisów prawa, w tym regulacji Ministerstwa Sprawiedliwości, zarówno w trakcie wykonywania prac w związku z zawartą przez ………………umową ………………… jak i po ich zakończeniu oraz będę przestrzegał/a wszelkich przepisów w tym zakresie;

2. zobowiązuję się nie wykraczać poza nadane mi uprawnienia oraz zobowiązuję się wykorzystywać przydzielone mi środki pracy, w tym systemy i urządzenia informatyczne, tylko do celów realizacji ww. umowy;

3. zobowiązuję się przestrzegać oraz jestem świadomy/a odpowiedzialności za naruszenie obowiązujących zasad, wynikających w szczególności z:

1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

2. ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 412),

3. rozdziału XXXIII ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2017 r., poz. 2204 z późn. zm.).

____________________ ____________________ ____________________

imię i nazwisko XXXXX podpis

____________________ ____________________

miejscowość data

1. W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), zgodnie z art. 13 RODO od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu* przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana* danych osobowych przez Ministerstwo Sprawiedliwości (dalej MS).

2. Administratorem Pani/Pana* danych osobowych jest Ministerstwo Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11, tel.: 00 000 00 00.

3. Inspektorem ochrony danych w Ministerstwie Sprawiedliwości jest Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx e-mail: Xxxxxx.Xxxxxxxx@xx.xxx.xx, tel. 00 000 00 00.

4. MS może przetwarzać Pani/Pana* dane osobowe, w celu wykonania umowy oraz realizacji obowiązków Wykonawcy wynikających z umowy.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu wskazanym w pkt 4, Pani/Pana* dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

6. Pani/Pana* dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w związku z zawartą umową oraz innych przepisów powszechnie obowiązujących, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”oraza ustawy z dnia 10 maja 2018 .r o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).

7. Pani/Pana* dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami .

8. Posiada Pani/Pan* prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, aktualizacji i przenoszenia.

9. Przysługuje Pani/Panu* prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. gdy uzna Pani/Pan*, iż przetwarzanie Pani/Pana* danych osobowych narusza przepisy rozporządzeniem 2016/679.

10. Pani/Pana* dane nie będą profilowane.

11. Dane osobowe zawarte w oświadczeniu nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

12