Istotne postanowienia umowy
Załącznik nr 4
Istotne postanowienia umowy
Umowa nr
z dnia
zawarta pomiędzy LUX MED Onkologia Sp. z o. o. xx. Xxxxxxxx 0,
00-000 Xxxxxxxx, zwanym w treści Umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez:
……………………………. – ……………………………. a
firmą zwanym w dalszej treści Umowy Wykonawcą, reprezentowanym
przez:
……………………………. – …………………………….
§1. Przedmiot Umowy
Przedmiotem Umowy jest sprzedaż, dostawa, instalacja i konfiguracja do infrastruktury sprzętowej wraz z oprogramowaniem - 5 sztuk Kiosków wolnostojących (infokiosków) i ich uruchomienie, wyposażonych w monitor dotykowy, termiczną drukarkę numerków, oprogramowanie umożliwiające działanie HIS Zamawiającego.
§2. Termin wykonania Umowy
Wykonawca jest zobowiązany do wykonania przedmiotu Umowy w terminie dni od dnia zawarcia Umowy.
§3. Obowiązki Stron
1. Każda ze Stron zobowiązuje się wykonać Umowę zgodnie z obowiązującymi przepisami, treścią i celem Umowy, a także do dołożenia wszelkich starań celem najkorzystniejszej dla Zamawiającego realizacji Umowy.
2. Wykonawca będzie realizował przedmiot Umowy z najwyższą starannością, przy zachowaniu zasad współczesnej wiedzy technicznej i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, zgodnie z warunkami Umowy, w tym szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia oraz złożoną ofertą.
3. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację Umowy oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi i wyjaśnień dotyczących postępu realizacji prac w formie pisemnej, na zgłaszane przez Zamawiającego uwagi dotyczące realizacji przedmiotu Umowy. Udzielanie informacji, odpowiedzi i wyjaśnień, o których mowa w zdaniu pierwszym będzie odbywało się w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia otrzymania przez Wykonawcę pisma od Zamawiającego.
4. Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o „dniach roboczych” należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
5. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym i niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłowość lub terminowość realizacji Umowy.
6. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt objęty przedmiotem Umowy na swój koszt i ryzyko, do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego, w opakowaniu standardowo przyjętym dla tego rodzaju sprzętu.
7. Wykonawca wraz ze sprzętem objętym przedmiotem Umowy dostarczy:
1) niezbędne oprogramowanie, wszystkie niezbędne licencje, kable elektryczne i logiczne oraz inne akcesoria, umożliwiające instalację, uruchomienie i funkcjonowanie dostarczonych komponentów sprzętowych w infrastrukturze Zamawiającego;
2) instrukcję obsługi i gwarancję w języku polskim lub angielskim, jeżeli nie są dostępne w języku polskim.
8. Wykonawca dokona czynności związanych z dostawą, instalacją i konfiguracją sprzętu do infrastruktury sprzętowej wraz z oprogramowaniem – i jego uruchomienie w dniach roboczych ustalonych i zaakceptowanych przez Xxxxxxxxxxxxx w godzinach od 7:30 do 15:30.
9. Wykonanie Umowy zostanie potwierdzone podpisaniem bez zastrzeżeń przez Xxxxxx protokołu odbioru końcowego po wykonaniu przedmiotu Umowy.
§4. Gwarancja
1. Wykonawca udziela………. nieodpłatnej gwarancji na dostarczony sprzęt opisany w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego licząc od daty podpisania (bez zastrzeżeń) protokołu odbioru końcowego dostawy sprzętu wraz z jego instalacją.
2. Wykonawca gwarantuje, że dostarczony sprzęt jest fabrycznie nowy, wolny od wad fizycznych i prawnych, a także odpowiada wymaganiom określonym w przepisach oraz SIWZ.
3. Gwarancji podlegają wady materiałowe i konstrukcyjne, a także niespełnianie deklarowanych przez producenta funkcji użytkowych stwierdzone w dostarczonym sprzęcie.
4. Naprawy gwarancyjne wykonywane będą zgodnie z parametrami określonymi w wypełnionym przez Wykonawcę załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Zgłoszenie awarii następować będzie od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem świąt i dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach 8.00-17.00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: …………………….
5. Wykonawca zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań w okresie gwarancji mających na celu zapewnienie prawidłowego działania sprzętu wraz z zainstalowanym oprogramowaniem.
6. Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych obciążeń finansowych z tytułu korzystania z uprawnień wynikających z gwarancji.
7. W okresie gwarancji Wykonawca umożliwi Zamawiającemu uzyskanie i wykonanie bezpłatnych aktualizacji i uaktualnienia oprogramowania sprzętowego w dostarczonym urządzeniu, a także dostęp do usług wsparcia technicznego producenta urządzeń właściwych dla zakupionego produktu.
8. Naprawy gwarancyjne wykonywane będą w siedzibie Zamawiającego, a Czas Reakcji Serwisu (czas w godzinach liczony od momentu wysłania zgłoszenia serwisowego przez Zamawiającego do momentu przystąpienia przez Wykonawcę do naprawy w siedzibie Zamawiającego) nie może być dłuższy niż 8 godzin roboczych (poniedziałek-piątek godz. 7.30-15.30).
9. Czas naprawy będzie wynosił……godzin od momentu przystąpienia przez Wykonawcę do naprawy gwarancyjnej.
10. Jeżeli naprawa gwarancyjna nie będzie mogła zostać zrealizowana w siedzibie Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych, Wykonawca zobowiązany jest do jej wykonania na własny koszt bezpośrednio u producenta lub w serwisie posiadającym autoryzację producenta dostarczając nieodpłatnie Zamawiającemu na czas naprawy sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż naprawiany. Podjęcie akcji serwisowej polega na osobistym przybyciu do miejsca, w którym znajduje się zgłaszany do naprawy sprzęt.
11. W przypadku, kiedy naprawa nie będzie mogła być zrealizowana w terminie do 2 dni roboczych Wykonawca musi zapewnić na własny koszt sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych od naprawianego, o ile nie wskazano inaczej w wypełnionym przez Wykonawcę załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego który stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Do dostawy, konfiguracji i instalacji sprzętu zastępczego stosuje się
zasady jak dla dostaw nowego sprzętu, z wyjątkiem sporządzania protokołu dostawy i instalacji. Fakt dostarczenia sprzętu zastępczego odnotowuje się w zgłoszeniu awarii.
12. Wykonawca zobowiązuje się w okresie Gwarancji do wymiany wadliwego urządzenia na urządzenie wolne od wad (tego samego producenta i o parametrach zgodnych lub lepszych) po trzech bezskutecznych naprawach gwarancyjnych, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania do wymiany.
13. Wykonawca musi zagwarantować możliwość wymiany sprzętu , jego wadliwego elementu lub jego części, w ciągu jednego miesiąca licząc od daty odbioru, dostarczonego urządzenia na nowe (tego samego producenta i o parametrach zgodnych lub lepszych) jeżeli w trakcie użytkowania stwierdzone zostaną jego wady techniczne.
14. Koszty dojazdu i transportu w okresie Gwarancji pokrywa Wykonawca.
15. Warunki Gwarancji nie mogą nakazywać Zamawiającemu przechowywania opakowań, w których urządzenia zostaną dostarczone (Zamawiający może usunąć opakowania urządzeń po ich dostarczeniu, co nie spowoduje utraty Gwarancji, a dostarczony sprzęt mimo braku opakowań będzie podlegał usługom gwarancyjnym).
16. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu stosowny dokument gwarancyjny przy podpisywaniu protokołu odbioru końcowego.
17. Wykonanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu rękojmi.
18. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług serwisowych pogwarancyjnych na zasadach określonych w odrębnej umowie.
§5. Współdziałanie Stron i organizacja prac
1. W celu realizacji postanowień niniejszej Umowy, Zamawiający i Wykonawca, wyznaczają, jako swoich przedstawicieli, pełniących jednocześnie funkcję Kierowników Projektu odpowiednio:
1) ze Strony Zamawiającego ,
2) ze Strony Wykonawcy – ……………………………………………
2. Zmiana przedstawiciela ze strony Zamawiającego lub Wykonawcy wymaga pisemnego powiadomienia drugiej ze Stron i staje się skuteczna z chwilą otrzymania przez adresata pisma z danymi nowego przedstawiciela.
3. W ramach realizacji Umowy, Strony przetwarzać będą dane osób wyznaczonych do bieżącego kontaktu, w tym dane pracowników oraz współpracowników. W celu uniknięcia wątpliwości, każda ze Stron przetwarza dane osób upoważnionych do kontaktu przez drugą ze Stron jako ich odrębny i niezależny administrator, zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako: „Rozporządzenie”), czyli na podstawie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w bieżących sprawach związanych ze współpracą Stron i wykonywaniem Umowy.
4. Zakres danych osobowych, które są udostępniane pomiędzy Xxxxxxxx obejmuje: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko zajmowane w organizacji jeden ze Stron.
5. Każda ze Stron zobowiązuje się przetwarzać udostępnione jej dane osobowe drugiej Strony zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia.
6. W ramach współpracy Xxxxx, Wykonawca przekaże osobom wyznaczonym po swojej stronie do kontaktu w sprawach związanych z niniejszą Umową, których dane udostępni Zamawiającemu, klauzulę informacyjną Zamawiającego. Klauzula obowiązku informacyjnego Zamawiającego została umieszczona na stronie internetowej w zakładce polityki prywatności pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx- prywatnosci.
§6. Warunki i terminy płatności wynagrodzeń
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w kwocie netto zł
(słownie: ……………. złotych netto) plus obowiązujący podatek VAT w wysokości zł (słownie:
…………… złotych), co stanowi łącznie brutto ………………. zł (słownie złotych brutto).
2. Płatność będzie realizowana na podstawie faktury VAT i podpisanego przez osoby wskazane w § 5 ust. 1 bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego potwierdzającego wykonanie przedmiotu Umowy, przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w terminie do 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
3. Za dotrzymanie terminu zapłaty uważa się złożenie przez Zamawiającego w terminie, o którym mowa w ust. 2, polecenia przelewu w banku Zamawiającego.
5. Zamawiający oświadcza, że jest dużym przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013
r. o przeciwdziałaniu nadmiernych opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2021 poz. 424).
§7. Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne, które będą naliczane w następujących okolicznościach i wysokościach:
1) z tytułu opóźnienia w realizacji Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
2) z tytułu opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w realizacji zgłoszeń serwisowych, w wysokości 0,1 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień lub godzinę opóźnienia, w odniesieniu do wyznaczonego na realizację zgłoszenia terminu (dzień lub godzinę) i określonego w ofercie.
3) za odstąpienie Wykonawcy od Umowy z przyczyn leżących po Jego stronie – karę w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy.
2. Zamawiający na podstawie niniejszej umowy uprawniony jest do naliczania kar umownych, których górna wysokość nie przekroczy 50% całkowitego wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 umowy.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, jednak całkowita odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy (za wyjątkiem odpowiedzialności za szkody wyrządzone z winy umyślnej) ograniczona jest do górnej wysokości 100% całkowitego wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 umowy.
§8. Zmiany umowy
Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień niniejszej Umowy w przypadku:
1. zaistnienia omyłek pisarskich
2. zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi lub okolicznościami, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy,
3. zmiany obowiązujących przepisów prawa lub dokumentów programowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, mających wpływ na realizację umowy,, uniemożliwiających wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z Umową lub powodujących nieracjonalność lub niecelowość dalszej realizacji przedmiotu Umowy w całości lub części,
4. jeżeli wykonanie Umowy w terminie w niej określonym stało się niemożliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
5. gdyby zachowanie dotychczasowej formy lub zakresu było niemożliwe lub niecelowe ze względów technicznych, technologicznych lub z innych przyczyn niezasadne albo niemożliwe lub, gdyby zaistniała korzystna dla Zamawiającego możliwość zastosowania nowych rozwiązań technicznych, technologicznych lub innych rozwiązań informatycznych albo sprzętowych – w zakresie formy lub zakresu wykonania przedmiotu Umowy,
6. zmiany nazwy oraz formy prawnej Stron, danych teleadresowych - w zakresie dostosowania Umowy do tych zmian,
7. wstrzymania produkcji, (której nie można było przewidzieć) określonego modelu sprzętu komputerowego, pod warunkiem, że Wykonawca dostarczy sprzęt o parametrach technicznych, nie gorszych niż te, które zostały wyspecyfikowane w pierwotnej ofercie oraz pod warunkiem, że cena sprzętu o nowych parametrach technicznych nie ulegnie zwiększeniu,
8. pojawienia się na rynku urządzeń (oprogramowania) nowszej generacji pozwalających na zaoszczędzenie kosztów realizacji przedmiotu Umowy albo kosztów eksploatacji przedmiotu Umowy lub pojawienia się na rynku urządzeń o lepszych parametrach niż wskazane w ofercie, pod warunkiem, że zmiany wskazane powyżej nie spowodują zwiększenia ceny ofertowej,
9. uzasadnionej przyczynami technicznymi konieczności zmiany sposobu wykonania Umowy, jeżeli przyczyny te zostały ujawnione przez Zamawiającego lub Wykonawcę na etapie realizacji Umowy,
10. wystąpienia siły wyższej (siła wyższa - zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych).
§9. Klauzula poufności
1. Strony zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nieprzekazywania osobom trzecim informacji dotyczących zawarcia, treści i wykonywania Umowy, jak również wszelkich danych o przedsiębiorstwie i klientach drugiej Stron, na zasadach określonych w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w okresie obowiązywania Umowy oraz 5 lat od daty wygaśnięcia Umowy.
2. Strony oświadczają, że wszelkie informacje dotyczące zawarcia, treści i wykonywania Umowy oraz innych informacji, w których posiadanie weszła druga Strona w związku z realizacją niniejszej Umowy, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ww. ustawy.
3. Wykorzystywanie danych określonych w ustępie powyżej, w innych celach, niż wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do należytego wykonania zobowiązań określonych w niniejszej Umowie, jest niedopuszczalna bez uprzedniej zgody Strony, której informacje dotyczą, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Informacje poufne nie będą obejmować informacji, które:
a) są publicznie dostępne, chyba że stały się one publicznie dostępne na skutek czynu niedozwolonego Strony lub osoby działającej z nim w porozumieniu, lub zachowania, za które Kontrahent ponosił odpowiedzialność,
b) znajdowały się w legalnym posiadaniu Strony zanim doszło do ich ujawnienia,
c) zostały ujawnione w sposób legalny Strony przez osoby trzecie bez ograniczeń co do ujawniania,
d) zostały opracowane niezależnie przez Stronę bez naruszenia Umowy,
e) podlegają ujawnieniu według bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Wykonawca wyraża zgodę na przekazywanie wszelkich informacji dotyczących zawarcia i treści Umowy, jak również treści aneksów i załączników do Umowy podmiotom gospodarczym należącym do Grupy LUX MED oraz podmiotom należącym do grupy kapitałowej BUPA, w skład której wchodzi grupa LUX MED).
6. Obowiązek określony w niniejszym paragrafie obowiązuje w czasie trwania Umowy, a także przez 5 kolejnych lat po ustaniu obowiązywania Umowy.
§10. Rozstrzyganie sytuacji spornych
1. W przypadku zaistnienia ewentualnych sporów między Stronami dotyczących realizacji przedmiotu Umowy, Strony zobowiązują, się do ich rozwiązywania w drodze negocjacji.
2. W przypadku, gdy postępowanie w drodze negocjacji nie przyniesie ugody, w ciągu 30 dni od dnia rozpoczęcia negocjacji, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu miejscowo właściwego dla siedziby Zamawiającego.
3. Wszelkiego rodzaju informacje przekazywane przez Xxxxxx, a związane z wynikłym sporem, dla zachowania swej ważności wymagają formy pisemnej.
§11. Postanowienia końcowe
1. Wszelkie postanowienia Umowy będą interpretowane na podstawie przepisów polskiego prawa.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy polskiego prawa.
3. Zmiany Umowy, określone w niniejszej Umowie, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz zgłoszenia dokonywane przez Strony, a wynikające z postanowień niniejszej Umowy winny być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej. Zawiadomienia i oświadczenia dokonane w innej formie nie wywołują skutków prawnych ani faktycznych, chyba że co innego wynika z Umowy lub jej załączników. Za termin przekazania pisma drugiej Xxxxxxx przyjmuje się datę potwierdzenia odbioru.
5. Każda ze Stron jest zobowiązana do pisemnego powiadomienia drugiej Strony o zmianie swojego adresu, numeru telefonu lub e-mail, niezwłocznie po dacie wystąpienia zmiany, w żadnym wypadku, nie później jednak niż w ciągu 3 (słownie: trzech) dni roboczych od wystąpienia takiej zmiany.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
§12. Załączniki
4. Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia – wymagania dla infrastruktury sprzętowej infokiosków.
5. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – Formularz oferty
Załączniki stanowią integralną część niniejszej Umowy.