WZÓR
Załącznik nr 3 do Regulaminu Konkursu
WZÓR
Umowa nr: …[numer Umowy]… o powierzenie grantu na Projekt:
…[Nr projektu]…
w ramach projektu grantowego „SPEKTRUM. Pomorski System Usług Doradczych”
zawarta w Gdańsku w dniu …[data zawarcia Umowy]… pomiędzy:
Agencją Rozwoju Pomorza S.A., z siedzibą w Gdańsku, xx. Xxxxxxxxxxx 000X, 00-000 Xxxxxx, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS: 0000004441, NIP: 000-000-00-00, REGON: 190044530,kapitał zakładowy:26320000,00zł, kapitał wpłacony: 26320000,00zł, zwaną dalej Grantodawcą, którą reprezentują:
...........................................................................,
...........................................................................,
a
Grantobiorcą - …[pełna nazwa/firma Grantobiorcy]…, z siedzibą w …[miejscowość siedziby i adres Grantobiorcy]…, NIP: …[nr NIP Grantobiorcy]…, KRS: …[nr KRS Grantobiorcy]…, REGON: …[nr REGON Grantobiorcy]…, wpisanym do …[rodzaj ewidencji, w której ujawniona jest działalność Grantobiorcy]… reprezentowanym przez:
...........................................................................,
...........................................................................,
zwanymi dalej łącznie lub osobno „Stronami” lub „Stroną”, o następującej treści:
§ 1 Definicje
Ilekroć w Umowie jest mowa o:
1) „programie pomocowym” – należy na potrzeby niniejszej Umowy rozumieć przez to program pomocy publicznej udzielanej na podstawie właściwych przepisów prawa polskiego lub prawa Unii Europejskiej, w tym w szczególności:
a) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu1;
b) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis2;
2) „Umowie” - należy przez to rozumieć niniejszy dokument, stanowiący umowę o powierzenie grantu;
3) „UFP” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych3;
1Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014 r., str. 1.
2 Dz. Urz. UE L 352 z 24.12.2013 r., str. 1.
3 Tekst jedn. w Dz. U. z 2021 r., poz. 305,
Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020
Agencja Rozwoju Pomorza S.A., Xx. Xxxxxxxxxxx 000 X, 00-000 Xxxxxx
Zarząd: Xxxxxx Xxxxxxxx – Prezes Zarządu, Xxxxx Xxxxx – Wiceprezes Zarządu, Xxxxx Xxxxxxxxxx – Wiceprezes Zarządu
ARP S.A. zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Gdańsk – Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS 4441, NIP: 000-000-00-00, Regon: 190044530
Kapitał zakładowy: 26.320.000,00 zł, Kapitał wpłacony: 26.320.000,00 zł.
4) „wkładzie własnym” – należy przez to rozumieć środki finansowe zabezpieczone przez Grantobiorcę na pokrycie wydatków kwalifikowalnych w kwocie niezbędnej do uzupełnienia dofinansowania Projektu;
5) „wniosku o płatność” – należy przez to rozumieć określony przez Grantodawcę standardowy formularz wniosku o płatność wraz z załącznikami, należycie wypełniony i złożony przez Grantobiorcę, na podstawie którego Grantobiorca występuje do Grantodawcy o refundację części kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych, stanowiącą dofinansowanie Projektu; wzór wniosku o płatność dla Grantobiorcy jest opublikowany na stronie internetowej xxx.xxx.xxx.xx;
6) „wydatkach kwalifikowalnych” – należy przez to rozumieć wydatki lub koszty poniesione przez Grantobiorcę w związku z realizacją Projektu, zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy oraz Regulaminu Konkursu;
7) „RODO” należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)4;
8) „ustawie o ochronie danych osobowych” należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych5.
§ 2 Przedmiot Umowy
Przedmiotem Umowy jest udzielenie przez Grantodawcę dofinansowania na realizację projektu …[Nr wniosku o udzielenie grantu]… (zwanego dalej „Projektem”) w ramach projektu grantowego
„SPEKTRUM. Pomorski System Usług Doradczych” oraz określenie praw i obowiązków Stron niniejszej Umowy związanych z realizacją Projektu.
§ 3 Zobowiązania Grantobiorcy
1. Grantobiorca zobowiązuje się do realizacji Projektu:
1) w pełnym zakresie, z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
2) w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu oraz osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o udzielenie grantu;
3) zgodnie z Umową i wnioskiem o udzielenie grantu stanowiącym załącznik do Umowy;
4) zgodnie z Regulaminem Konkursu;
5) zgodnie z aktualnymi Wytycznymi zatwierdzonymi przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-20206;
6) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej;
7) zgodnie z zasadami polityk Unii Europejskiej, w tym zasadami udzielania zamówień, pomocy publicznej, polityk zrównoważonego rozwoju, równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz równości szans kobiet i mężczyzn;
8) zgodnie z zasadami odpowiedniego programu pomocowego.
2. Xxxxxxxxxxxx zobowiązuje się do osiągnięcia wskaźników oraz terminowego i sprawnego
rozliczania wydatków.
4 Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1.
5 Tekst jedn. w Dz. U. z 2019 r., poz. 1781
6 Aktualne wytyczne publikowane są na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
3. Grantobiorca oświadcza, że zapoznał się z wyżej wymienionymi dokumentami w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Projektu, a także przyjmuje do wiadomości, że postanowienia tych dokumentów mogą w przyszłości ulegać zmianie. Grantobiorca będzie zobowiązany do stosowania postanowień tych dokumentów w brzmieniu aktualnym na dzień dokonywania danej czynności związanej z realizacją Projektu.
4. Grantobiorca zobowiązuje się do:
1) udzielania pisemnych odpowiedzi na wszelkie zapytania i wystąpienia Grantodawcy dotyczące realizacji Umowy niezwłocznie albo w terminach w nich określonych;
2) przekazywania Grantodawcy lub podmiotom przez niego wskazanym, na każde jego wezwanie, informacji i wyjaśnień na temat realizacji Projektu, w tym także do przedkładania dokumentów lub ich poświadczonych kopii, włączając w to wszystkie faktury i wyciągi bankowe dotyczące wydatków ponoszonych w ramach Projektu;
3) wypełnienia ankiety dotyczącej efektywności udzielonego wsparcia na wzorze określonym przez Grantodawcę, na wezwanie Grantodawcy;
4) dołożenia należytej staranności i zastosowania dostępnych mechanizmów pozwalających zmniejszyć ryzyko wystąpienia nadużyć (w tym korupcji) oraz, w razie ich zaistnienia, do odpowiednio wczesnego ich wykrywania i eliminowania;
5) stosowania przepisów RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie, w jakim Grantobiorca przetwarza dane osobowe przy realizowaniu Projektu.
5. Grantobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe
w związku z realizacją Projektu.
6. Grantobiorca jest w każdym przypadku jedynym podmiotem właściwym do kontaktów
z Grantodawcą.
7. Grantobiorca nie może przenieść na inny podmiot praw i obowiązków wynikających z niniejszej Umowy.
§ 4 Termin realizacji Projektu i okres kwalifikowalności wydatków w Projekcie
1. Datę rozpoczęcia realizacji Projektu ustala się na …[data rozpoczęcia Projektu]… .
2. Datę zakończenia realizacji Projektu ustala się na …[data zakończenia Projektu]… .
3. Kwalifikowalne są jedynie wydatki poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu, który rozpoczyna się …[data następująca po dniu złożenia wniosku o udzielenie grantu]… i kończy się w dniu określonym w ust. 2.
§ 5 Wartość Projektu i źródła finansowania
1. Całkowity koszt realizacji Projektu wynosi …[koszt realizacji Projektu]… PLN (słownie: …[koszt realizacji Projektu]… PLN).
2. Całkowite wydatki kwalifikowalne Projektu wynoszą …[wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych]… PLN (słownie: …[wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych]… PLN), w tym:
1) dofinansowanie z budżetu środków europejskich w kwocie nieprzekraczającej …[wartość
dofinansowania]… PLN (słownie: …[wartość dofinansowania]… PLN);
2) wkład własny w wysokości …[wartość wkładu własnego]… PLN (słownie: …[wartość wkładu własnego]… PLN);
3) wydatki kwalifikowalne objęte zasadami pomocy publicznej w kwocie …[wartość wydatków]… PLN (słownie: …[wartość wydatków]… PLN), w tym dofinansowanie z budżetu środków europejskich w kwocie nieprzekraczającej …[wartość dofinansowania]… PLN (słownie: …[wartość dofinansowania]… PLN), stanowiącej nie więcej niż …[procent
współfinansowania]… % kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych zasadami pomocy
publicznej7;
4) wydatki kwalifikowalne objęte zasadami pomocy de minimis w kwocie …[wartość wydatków]… PLN (słownie: …[wartość wydatków]… PLN), w tym dofinansowanie z budżetu środków europejskich w kwocie nieprzekraczającej …[wartość dofinansowania]… PLN (słownie: …[wartość dofinansowania]… PLN), stanowiącej nie więcej niż …[procent współfinansowania]… % kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych zasadami pomocy de minimis8;
3. Grantodawca zobowiązuje się udzielić Grantobiorcy dofinansowania na realizację Projektu
w maksymalnej wysokości wskazanej w ust. 2 pkt 1.
4. Dofinansowanie stanowi:
− pomoc na usługi doradcze udzielaną na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 3 września 2015 r. w sprawie udzielania pomocy mikroprzedsiębiorcom, małym i średnim przedsiębiorcom na usługi doradcze oraz udział w targach w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-20209lub
− pomoc de minimis, udzielaną na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 marca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-202010
§ 6 Ogólne warunki przekazania grantu
1. Xxxxx jest przekazywany Grantobiorcy w formie refundacji części poniesionych przez Grantobiorcę wydatków kwalifikowalnych, na podstawie wniosków o płatność pośrednią i końcową, przelewem na rachunek bankowy Grantobiorcy o numerze …[numer rachunku bankowego]…, z uwzględnieniem dalszych zasad określonych w Umowie.
2. W przypadku niewniesienia w całości lub w części wkładu własnego w zakresie wydatków kwalifikowalnych w kwocie, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2 Umowy, Grantodawca proporcjonalnie obniża przyznaną kwotę dofinansowania, o której mowa w § 5 ust. 3 Umowy.
§ 7 Kwalifikowalność wydatków
1. Xxxxxxxxxxxx przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że za wydatek kwalifikowalny uznany zostanie
wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:
1) został faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności wskazanym w § 4 Umowy (pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku płatniczego Grantobiorcy);
2) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej oraz prawa krajowego, w tym regulacjami zawartymi w programach pomocowych, jeśli te przepisy w danym przypadku mają zastosowanie;
3) jest zgodny z Regulaminem Konkursu;
4) został poniesiony zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy oraz zgodnie z aktualnymi Wytycznymi zatwierdzonymi przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
7 Podany procent stanowi zaokrąglenie matematyczne. Faktyczne dofinansowanie będzie rozliczane rzeczywistym procentem stanowiącym iloraz kwoty dofinansowania i kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych zasadami pomocy publicznej.
8 Podany procent stanowi zaokrąglenie matematyczne. Faktyczne dofinansowanie będzie rozliczane rzeczywistym procentem stanowiącym iloraz kwoty dofinansowania i kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych zasadami pomocy de minimis.
9Dz. U. z 2015 r., poz. 1417. Rozporządzenie to stanowi program pomocowy o numerze referencyjnym SA.43179.
10Dz. U. z 2015 r., poz. 488. Rozporządzenie to zostało wydane w oparciu o rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352 z 24.12.2013 r., str. 1).
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014- 2020;
5) jest niezbędny do realizacji celów Projektu i został poniesiony w związku z realizacją Projektu;
6) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
7) został należycie udokumentowany, zgodnie z wymogami w tym zakresie, określonymi w § 8 Umowy;
8) został wykazany we wniosku o płatność;
9) nie został sfinansowany z innego źródła publicznego, zgodnie z zakazem podwójnego finansowania wydatków.
2. Jeżeli w Projekcie podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym, Grantobiorca zobowiązany jest corocznie, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku kalendarzowym oraz każdorazowo w przypadku wystąpienia zmian wpływających na kwalifikowalność podatku VAT w Projekcie, przedkładać Grantodawcy oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT.
3. Koszty kwalifikowalne poniesione w walutach obcych należy przeliczać według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania zapłaty.
4. Grantobiorca zobowiązuje się pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki niekwalifikowalne
w Projekcie.
§ 8 Wnioski o płatność i rozliczanie Projektu
1. Grantobiorca zobowiązuje się składać wnioski o płatność niezwłocznie po zrealizowaniu płatności na rzecz Wykonawcy specjalistycznej usługi doradczej. Jednocześnie wniosek o płatność pośrednią/końcową musi rozliczać całość wydatków objętych daną specjalistyczną usługą doradczą. Nie dopuszcza się możliwości częściowego rozliczania wydatków objętych jedną specjalistyczną usługą doradczą.
2. Wniosek o płatność końcową Grantobiorca jest zobowiązany złożyć w terminie 30 dni od daty
zakończenia realizacji Projektu.
3. Grantobiorca jest zobowiązany do przekazywania informacji o zmianie rachunku bankowego, o którym mowa w § 6 ust. 1, w terminie 7 dni od dokonania zmiany i nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność. Skutki wynikłe z braku zawiadomienia Grantodawcy o zmianie rachunku bankowego ponosi Grantobiorca.
4. Wniosek o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu, Grantobiorca jest zobowiązany przygotować zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność, opublikowaną na stronie internetowej xxx.xxx.xxx.xx.
5. Warunkiem przekazania Grantobiorcy dofinansowania są łącznie:
1) złożenie przez Grantobiorcę do Grantodawcy, spełniającego wymogi formalne, merytoryczne
i finansowe, wniosku o płatność wraz z załącznikami, tj.:
a) faktury opisane zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność;
b) umowy zawarte pomiędzy Grantobiorcą a Wykonawcą specjalistycznej usługi doradczej
wraz z ewentualnymi aneksami;
c) dokumenty potwierdzające wykonanie specjalistycznych usług doradczych – protokół odbioru specjalistycznej usługi doradczej;
d) wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie płatności lub inne równoważne dokumenty
potwierdzające dokonanie płatności;
e) ankieta dotycząca efektywności udzielonego wsparcia na wzorze określonym przez Grantodawcę -w przypadku wniosku o płatność końcową;
f) inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację Projektu, których złożenia wymaga Grantodawca;
2) zatwierdzenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Grantodawcę;
3) stosowanie przez Grantobiorcę przepisów art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców11, niezależnie od tego, czy dokonywana płatność jest związana z wykonywaną przez Grantobiorcę działalnością gospodarczą i czy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca;
4) dostępność środków na rachunku Grantodawcy;
6. Grantodawca, po dokonaniu weryfikacji (pod względem formalnym, merytorycznym i finansowym) przekazanego przez Grantobiorcę wniosku o płatność, akceptacji wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania.
7. Grantodawca zastrzega sobie prawo do poprawienia oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych we wniosku o płatność złożonym przez Grantobiorcę. Jeżeli jednak podczas weryfikacji wniosku o płatność zostaną stwierdzone błędy lub braki formalne lub merytoryczne we wniosku, wykraczające poza oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, Grantodawca drogą elektroniczną wezwie Grantobiorcę do skorygowania błędów lub uzupełnienia brakujących dokumentów lub do złożenia dodatkowych wyjaśnień, wyznaczając Grantobiorcy termin do dokonania tych czynności.
8. Do chwili uzupełnienia braków lub usunięcia stwierdzonych błędów lub złożenia przez Grantobiorcę wymaganych wyjaśnień weryfikacja wniosku będzie wstrzymana. Brak odpowiedzi ze strony Grantobiorcy w wyznaczonym terminie uprawnia Grantodawcę do wstrzymania wypłaty dofinansowania Projektu.
9. Grantodawca zastrzega, że może wstrzymać dofinansowanie w przypadku realizowania Projektu
niezgodnie z Umową lub braku postępów w realizacji Projektu.
10. Przekazanie płatności następuje niezwłocznie, na podstawie złożonego przez Grantobiorcę
poprawnego wniosku o płatność, z zastrzeżeniem ust. 11.
11. W przypadku braku wystarczających środków na rachunku bankowym Grantodawcy, z którego dokonywana jest płatność, dofinansowanie zostanie wypłacone Grantobiorcy niezwłocznie po wpływie na rachunek bankowy Grantodawcy środków w niezbędnej wysokości.
12. Grantodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą z opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania wydatków kwalifikowalnych będącą rezultatem:
1) braku wystarczających środków na rachunku Grantodawcy;
2) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Grantobiorcę obowiązków wynikających
z Umowy.
13. Grantobiorca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności, aby wszelkie dane finansowe przekazywane Grantodawcy były poprawne rachunkowo oraz zgodne ze stanem rzeczywistym.
§ 9 Ewidencja księgowa w ramach Projektu
1. Grantobiorca zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu.
2. Jeżeli Grantobiorca:
1) prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdania finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, jest zobowiązany prowadzić ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez siebie ksiąg rachunkowych (system ewidencji księgowej Grantobiorcy powinien umożliwiać sporządzanie sprawozdań i kontrolę
11 Tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 162.
wykorzystania środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, poprzez wprowadzenie odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych);
2) nie prowadzi pełnej księgowości w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości, jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej w ramach obowiązujących przepisów (Grantobiorca ustali w jaki sposób będzie oznaczał wydatki i dochody związane z realizowanym Projektem, zaś sposób oznaczania musi być jednolity przez cały okres realizacji Projektu).
3. Jeżeli Xxxxxxxxxxxx realizuje kilka projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, jest on zobowiązany do prowadzenia odrębnego systemu księgowego dla Projektu, na przykład poprzez wyodrębnienie dla Projektu konta analitycznego czy ustalenie odrębnego sposobu oznaczania wydatków i dochodów dla Projektu.
§ 10 Promocja Projektu
1. Grantobiorca zobowiązuje się do informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, w szczególności:
1) oznaczania znakiem Funduszy Europejskich z nazwą programu – Program Regionalny, barw Rzeczpospolitej Polskiej, znakiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oraz znakiem Unii Europejskiej z nazwą funduszu – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego wszystkich:
a) prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu;
b) dokumentów związanych z realizacją Projektu podawanych do wiadomości publicznej;
c) dokumentów i materiałów przeznaczonych dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie, w tym wszelkie umowy i dokumenty powstałe w wyniku realizacji specjalistycznej usługi doradczej;
2) umieszczania przynajmniej jednego plakatu formatu min. A3 w miejscu realizacji Projektu;
3) umieszczania opisu Projektu na stronie internetowej Grantobiorcy, jeśli Grantobiorca taką
posiada;
4) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu.
§ 11 Zmiany w Projekcie
1. Grantobiorca ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Grantodawcy o wszelkich okolicznościach mogących powodować zasadniczą modyfikację Projektu.
2. Ponadto Grantobiorca jest zobowiązany do pisemnego informowania Grantodawcy o:
1) złożeniu wniosku o ogłoszenie jego upadłości;
2) postawieniu go w stan likwidacji;
3) podleganiu przez niego zarządowi komisarycznemu;
4) zawieszeniu działalności;
5) zaprzestaniu działalności
lub gdy jest przedmiotem postępowań prawnych o podobnym charakterze, w terminie do 3 dni
od dnia wystąpienia którejkolwiek z powyższych okoliczności.
3. Propozycje zmian w realizacji Projektu Grantobiorca zgłasza do Grantodawcy na piśmie wraz z ich uzasadnieniem i niezbędną dokumentacją. Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem, chyba że jest to niemożliwe.
4. Zakres zmian w realizacji Projektu, niezależnie czy proponowany z inicjatywy Grantobiorcy, czy z inicjatywy Grantodawcy, musi być w każdym przypadku uzgodniony i zaakceptowany przez obie Xxxxxx.
5. Przy podejmowaniu decyzji co do akceptacji proponowanych zmian Grantodawca:
1) rozważy czy proponowane zmiany są niezbędne dla realizacji Projektu i czy nie spowodują zagrożenia dla osiągnięcia jego celów wyrażonych wskaźnikami;
2) weźmie pod uwagę maksymalny poziom dofinansowania w danym projekcie, a także zasady
wynikające z programu pomocowego.
6. W uzasadnionych przypadkach Grantodawca może wyrazić zgodę na:
1) utrzymanie przyznanej kwoty dofinansowania lub
2) zmianę zakresu rzeczowego Projektu, pod warunkiem, że zmieniony zakres Projektu jest spójny z celem Projektu.
7. W przypadku propozycji zmiany zakresu rzeczowego Projektu Grantobiorca jest zobowiązany wyczerpująco udokumentować, że nowy element Projektu jest lub będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami projektu grantowego „SPEKTRUM. Pomorski System Usług Doradczych”.
§ 12 Kontrola Projektu
1. Grantobiorca zobowiązany jest poddać się kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanym przez Grantodawcę bądź wskazanego przez niego audytora, Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.
2. Grantobiorca zobowiązuje się do zapewnienia podczas kontroli obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków, realizacji i pozostałych zagadnień związanych z Projektem.
3. Xxxxxxxxxxxx przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że:
1) jest zobowiązany udostępnić ww. podmiotom wszystkie dokumenty potwierdzające prawidłową realizację Projektu;
2) jest zobowiązany do przekazania na prośbę Grantodawcy harmonogramu spotkań z wybranym doradcą, w ramach których świadczone mają być usługi doradcze, celem możliwości odbycia kontroli na miejscu;
3) jest zobowiązany zapewnić dostęp do materiałów związanych z realizacją Projektu;
4) jest zobowiązany udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu;
5) podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu;
6) czynności kontrolne będą udokumentowane w informacji pokontrolnej.
4. Grantobiorca jest zobowiązany przekazywać do Grantodawcy, w terminie 7 dni od otrzymania, kopie informacji pokontrolnych oraz zaleceń pokontrolnych lub innych dokumentów spełniających te funkcje, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego instytucje, inne niż Grantodawca, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu.
§ 13 Postępowanie z nieprawidłowościami
1. Jeżeli zostanie stwierdzone, że dofinansowanie zostało:
1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;
2) wykorzystane bez zachowania obowiązujących procedur;
3) pobrane w sposób nienależny lub w nadmiernej wysokości,
Grantobiorca zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie i na rachunek wskazany przez Grantodawcę.
2. Przekazywanie Grantobiorcy środków publicznych może zostać wstrzymane do czasu wyjaśnienia zastrzeżeń co do prawidłowości ich wydatkowania. Grantobiorcy nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze z tego tytułu.
3. W przypadku, gdy Grantobiorca nie dokonał w wyznaczonym terminie zwrotu, o którym mowa w ust. 1, Grantodawca podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem wszelkich dostępnych środków prawnych. Koszty czynności
zmierzających do odzyskania nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania obciążają Grantobiorcę.
4. Zwrot środków może zostać dokonany poprzez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz
Grantobiorcy o kwotę podlegającą zwrotowi.
5. Grantobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że ponosi ryzyko niezrealizowania wyznaczonych dla Projektu wskaźników, co może stanowić przesłankę do stwierdzenia nieprawidłowości i skutkować obniżeniem wartości dofinansowania.
§ 14 Zmiany w Umowie
1. Zmiany Umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
2. Nie wymagają formy pisemnego aneksu do Umowy:
1) zmiany w sposobie realizacji Projektu, na które Grantodawca wyraził pisemną zgodę;
2) zmiana okresu realizacji projektu, na którą Grantodawca wyraził pisemną zgodę;
3) zmiana rachunku bankowego, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy;
4) zmiany wynikające ze zmian przepisów prawa.
3. Zmiany zakresu rzeczowego finansowanego w ramach wydatków niekwalifikowalnych, niewpływające na założone wskaźniki i cele Projektu wymagają jedynie pisemnej informacji ze strony Grantobiorcy i nie stanowią zmiany Umowy. Brak pisemnego sprzeciwu Grantodawcy może być traktowany przez Grantobiorcę jako akceptacja dla tego rodzaju zmian.
4. Nie będą uważane za zmianę Umowy zmiany wynikające z aktualizacji publikatorów aktów prawnych przywołanych w Umowie bądź zmiany jednostek redakcyjnych przepisów prawa, do których odwołują się postanowienia Umowy, jeżeli zmiany te mają wyłącznie charakter aktualizacji w związku ze zmianą aktów prawnych i nie niosą ze sobą żadnych zmian w zakresie praw i obowiązków stron Umowy. Aktualizacja treści Umowy tylko w takim zakresie nie wymaga zawierania aneksu.
5. W przypadku zmian Umowy wymagających zawarcia kolejno w krótkim przedziale czasu kilku aneksów, za obopólną zgodą Stron, może zostać zawarty jeden aneks uwzględniający te zmiany. Do czasu zawarcia takiego aneksu Grantobiorca jest zobowiązany do informowania Grantodawcy na piśmie o kolejnych zmianach, które podlegałyby ujęciu we wspólnym aneksie.
§ 15 Rozwiązanie Umowy
1. Grantodawca może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, jeżeli Grantobiorca:
1) nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie 3 (trzech) miesięcy od dnia określonego w § 4 ust. 1 Umowy z przyczyn leżących po stronie Grantobiorcy lub zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z Umową (w szczególności nie realizuje celów Projektu);
2) odmówił poddania się kontroli lub audytowi uprawnionych instytucji;
3) w wyznaczonym terminie nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości;
4) nie stosuje się do zaleceń lub rekomendacji Grantodawcy;
5) wykorzystał w całości bądź w części przekazane środki na cel inny niż określony w Projekcie
lub niezgodnie z Umową;
6) złożył podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania
dofinansowania w ramach Umowy;
7) został postawiony w stan likwidacji lub wobec Grantobiorcy został złożony wniosek
o ogłoszenie upadłości lub gdy podlega zarządowi komisarycznemu lub gdy zawiesił swoją działalność lub zaprzestał działalności lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze;
8) został wykluczony z prawa do otrzymania środków pochodzących z funduszy strukturalnych,
zgodnie z art. 207 ust. 4 UFP.
2. W przypadku rozwiązania Umowy z powodów, o których mowa w ust. 1, Grantobiorca jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie wyznaczonym przez Grantodawcę, na rachunek przez niego wskazany. W takim przypadku Grantobiorcy nie przysługuje odszkodowanie.
3. Umowa może zostać rozwiązana na wniosek Grantobiorcy, jeżeli w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku o rozwiązanie Umowy zwróci on otrzymane dofinansowanie, wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania.
§ 16 Archiwizacja dokumentów
1. Grantobiorca zobowiązuje się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej
z realizacją Projektu w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
2. Określony w ust. 1 obowiązek Grantobiorcy rozpoczyna się z chwilą rozpoczęcia realizowania Projektu (z datą zawarcia niniejszej Umowy) i trwa do 31 grudnia 2028 roku..
3. Niezależnie od terminów określonych w ust. 2 Grantodawca może poinformować Grantobiorcę
o przedłużeniu terminu, co nie będzie uważane za zmianę Umowy i nie będzie wymagało aneksu.
4. Grantobiorca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji, pomieszczeń i zasad archiwizowania. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania bądź likwidacji przez Grantobiorcę działalności przed upływem wskazanego terminu archiwizacji, Grantobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania Grantodawcy o aktualnym miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu.
5. Do dokumentacji związanej z Projektem, która powinna być bezwzględnie przechowywana
w terminach określonych w ust.2, zaliczają się następujące grupy dokumentów:
1) dokumentacja ogólna Projektu, w szczególności wniosek o udzielenie grantu, umowa
o powierzenie grantu wraz z ewentualnymi aneksami, wnioski o płatność, protokoły odbioru,
informacje pokontrolne;
2) dokumentacja finansowo-księgowa Projektu;
3) dokumentacja merytoryczna Projektu, x.xx. dokumenty potwierdzające przeprowadzenie działań o charakterze promocyjno-informacyjnym;
4) inne dokumenty dotyczące Projektu, w szczególności informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, raporty o nieprawidłowościach.
6. Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w przypadku dokumentów istniejących wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez Grantobiorcę dokumentacji projektowej w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentów istniejących w formie papierowej.
§ 17 Prawo właściwe oraz język Umowy i porozumiewania się
1. Do niniejszej Umowy stosuje się prawo polskie z uwzględnieniem prawa Unii Europejskiej.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają w szczególności:
1) odpowiednie reguły i zasady wynikające z Regulaminu Konkursu;
2) odpowiednie przepisy prawa Unii Europejskiej;
3) właściwe akty prawa polskiego, w szczególności:
a) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny12;
12 Tekst jedn. w Dz. U. z 2020 r., poz. 1740.
b) UFP;
c) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości13;
d) ustawa PZP;
e) ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
publicznej14.
3. Umowa wraz z załącznikami została sporządzona w języku polskim. Wszelkie oświadczenia i dokumenty pochodzące od Grantobiorcy a kierowane do Grantodawcy powinny być w języku polskim lub przetłumaczone na język polski.
§ 18 Rozstrzyganie sporów
1. Wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze konsultacji pomiędzy Stronami.
2. Jeżeli Strony Umowy nie dojdą do porozumienia poprzez konsultacje, spory będą poddane
rozstrzygnięciu przez sąd powszechny, właściwy dla siedziby Grantodawcy.
§ 19 Komunikacja stron
1. Strony Umowy wyrażają zgodę na doręczanie pism w sprawie Projektu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 1219 ze zm.), a w szczególności poczty elektronicznej na adres wskazany we wniosku o udzielenie grantu.
2. Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej:
a) zmiany treści niniejszej Umowy;
b) czynności kontrolne przeprowadzone w ramach Projektu;
c) dochodzenie zwrotu środków od Grantobiorcy;
d) inne czynności, dla których zastrzeżono formę pisemną lub formę szczególną.
§ 20 Załączniki do Umowy
1. Załączniki do Umowy stanowią integralną jej część.
2. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Umowy i załączników, pierwszeństwo mają
postanowienia Umowy.
§ 21 Przetwarzanie danych osobowych
Agencja Rozwoju Pomorza S.A. oświadcza, że
1. administratorem danych osobowych jest Agencja Rozwoju Pomorza S.A., Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Xxxxxx, XXX 000-000-00-00, Regon 190044530, adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, tel.
x00 00 00 00 000, fax x00 00 00 00 000, zwana dalej Administratorem; Administrator prowadzi operacje przetwarzania danych osobowych;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Agencji Rozwoju Pomorza S.A. jest Xxxxxx Xxxxxxxxxx,
kontakt: xxxx@xxx.xxx.xx;
3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b(w zakresie przetwarzania danych w celu wykonania umowy), art. 6 ust.1 lit.c (w zakresie przetwarzania danych w celu realizacji obowiązków prawnych) oraz art.6 ust.1 lit. f (w zakresie realizacji obowiązków i praw wiążących się z zawartą umową, lecz nie stanowiących bezpośrednio przejawu jej wykonywania, co stanowi uzasadniony interes administratora) RODO;
4. odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie umowa
w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej; oraz podmioty, z którymi Agencja
13 Tekst jedn. w Xx. X. x 00000 r., poz. 217
14 Tekst jedn. w Dz. U. z 2021 r., poz. 743.
Rozwoju Pomorza S.A. zawarła stosowne umowy powierzenia związane z przechowywaniem oraz
certyfikowanym niszczeniem dokumentów;
5. dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach programów krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A do upływu terminów wynikających z zawartych umów, jednak nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2028 r.,
6. obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących grantobiorcy będącego osobą fizyczną jest niezbędny w celu zawarcia i realizacji umowy;
7. w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8. osoba, której dane są przetwarzane, posiada:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących,
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z wnioskiem o udzielenie grantu w ramach projektu grantowego „SPEKTRUM. Pomorski System Usług Doradczych”),
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy
przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
9. osoba, której dane są przetwarzane, nie posiada:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawa do usunięcia danych osobowych,
2) na podstawie art. 21 RODO prawa sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
§ 22 Postanowienia końcowe
1. W razie sprzeczności postanowień Umowy z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w miejsce postanowień Umowy stosuje się te przepisy, a pozostała część Umowy pozostaje w mocy.
2. Umowa została sporządzona na piśmie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony.
4. Grantobiorca wyraża zgodę na przetwarzanie i upublicznienie swoich danych i informacji o Projekcie do celów związanych z realizacją projektu grantowego „SPEKTRUM. Pomorski System Usług Doradczych”, w szczególności do celów monitoringu, sprawozdawczości, kontroli, audytu, ewaluacji, informacji i promocji.
W imieniu Xxxxxxxxxxx W imieniu Xxxxxxxxxxxx
.............................................................. ..............................................................
.............................................................. ..............................................................
Załączniki do Umowy:
Załącznik nr 1 – Kopia wniosku o udzielenie grantu na realizację projektu o numerze …[numer Projektu]… wraz z załącznikami