UMOWA o dotację NR BGD-425/2014 zawarta w dniu 30 kwietnia 2014 roku w Warszawie, między:


UMOWA o dotację NR BGD-425/2014

zawarta w dniu 30 kwietnia 2014 roku w Warszawie,

między:

Ministerstwem Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie (kod 00-580), przy Xx. X. Xx. Xxxxxx 00,

reprezentowanym przez:

Pana Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Ministra Spraw Zagranicznych, w imieniu którego działa Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Zastępca Dyrektora Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej,

zwanym dalej „MSZ”,

a:

Województwem Zachodniopomorskim

z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie (70-540), przy xx. Xxxxxxxx 00, xx XXX 0000000000, nr REGON 811683876

jednostką samorządu terytorialnego w rozumieniu ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2013, poz. 596),

reprezentowanym na podstawie Pełnomocnictwa Nr 11/2014 stanowiacego załącznik do Xxxxxxx xx 00/00 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx z dnia 22 stycznia 2014 r. oraz stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszej umowy przez:

Pana ………………………………………………, legitymującego się dowodem osobistym nr……………………..,

zwanym dalej „Zleceniobiorcą”


§ 1

Przedmiot umowy

        1. MSZ zleca Zleceniobiorcy, zgodnie z przepisami ustawy

o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 938) art. 127 ust. 1 lit.a)

o dochodach jednostek samorządu terytorialnego z dnia 13 listopada 2003 r. (Dz.U. 2003 nr 203 poz. 1966
z późn. zm.) art. 8 ust.1, art. 45 i art. 48

realizację projektu pod nazwą własną:

„00.Xxxxx Samorządowe – 10 lat polskich samorządów w Unii Europejskiej„

określonego szczegółowo we wniosku projektowym złożonym przez Zleceniobiorcę w dniu 24 stycznia 2014, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, zwanego dalej „projektem”, a Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać projekt w zakresie i na warunkach określonych w niniejszej umowie.

2. Niniejsza umowa jest umową o wsparcie realizacji zadania, w rozumieniu art. 16 ust. 1 ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie powołanej w ust. 1.

§ 2

Sposób wykonania projektu

1. Termin realizacji projektu ustala się od dnia 10 marca 2014 do dnia 8 sierpnia 2014.

2. Termin wykorzystania dotacji ustala się od 10 marca 2014 do 22 sierpnia 2014. Wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowany projekt, na który została udzielona dotacja.

3. Termin poniesienia wydatków z wkładu własnego ustala się od 10 marca 2014 do dnia złożenia sprawozdania, o którym mowa w § 16 ust. 2.

4. Wykonanie umowy nastąpi z chwilą zaakceptowania przez MSZ sprawozdania końcowego, o którym mowa w § 16 ust. 2.

5. Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać projekt zgodnie z wnioskiem projektowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, kosztorysem projektu stanowiącym załącznik nr 5, będącymi integralnymi częściami umowy.

6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskał,
i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych odsetek bankowych
od przekazanych przez MSZ środków, które należy wykorzystać wyłącznie na pokrycie kosztów związanych z wykonaniem projektu określonych w kosztorysie projektu. W przypadku ich niewykorzystania muszą zostać zwrócone MSZ na zasadach określonych w § 18.

7. Wniosek projektowy złożony przez Zleceniobiorcę w dniu 24 stycznia 2014 określa zobowiązanie Zleceniobiorcy, o ile nie jest on sprzeczny ze zaktualizowanym kosztorysem projektu, stanowiącym integralną część umowy.

§ 3

Całkowity koszt projektu

Całkowity koszt projektu wynosi 366.300,00 zł (słownie trzysta sześćdziesiąt sześć tysięcy trzysta złotych) i stanowi sumę kwot dotacji oraz wkładu własnego Zleceniobiorcy, na który mogą składać się zgodnie z § 6 niniejszej umowy, finansowe środki własne Zleceniobiorcy, środki finansowe z innych źródeł oraz wkład osobowy.

§ 4

Wysokość i sposób przekazania dotacji

1. MSZ zobowiązuje się do przekazania na realizację projektu kwoty dotacji w wysokości 127.850,00 zł (słownie sto dwadzieścia siedem tysięcy osiemset pięćdziesiąt złotych).

2. Źródłem finansowania dotacji są środki budżetowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

3. Dotacja zostanie przekazana na rachunek bankowy Zleceniobiorcy nr 71 1020 4795 0000 9302 0123 6017 Bank PKO BP S.A. – I Oddział w Szczecinie.

4. Zleceniobiorca oświadcza, że jest jedynym posiadaczem wskazanego w § 4 ust. 3 rachunku bankowego
i zobowiązuje się do utrzymania wskazanego powyżej rachunku nie krócej niż do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń z MSZ, wynikających z umowy.

5. MSZ przekaże dotację na konto Zleceniobiorcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszej umowy.

6. Za dzień wypłaty dotacji uznaje się dzień obciążenia rachunku MSZ.

§ 5

Procentowy udział dotacji w kosztach projektu

1. Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach projektu wynosi nie więcej niż 34,90 %.

2. Zleceniobiorca jest zobowiązany zachować procentowy udział dotacji, o którym mowa w § 5 ust. 1,
w całkowitych kosztach projektu, o których mowa w § 3.

3. Obowiązek, o którym mowa w § 5 ust. 2, uważa się za zachowany, jeżeli procentowy udział dotacji,
o którym mowa w ust. 1, wraz z ewentualnymi odsetkami, o których mowa w § 2 ust. 6,
w całkowitym koszcie projektu nie zwiększy się o więcej niż 10% udziału procentowego, o którym mowa w ust. 1, z zachowaniem wysokości kwoty dotacji, o której mowa w § 4 ust.1.

4. W przypadku zwiększenia bez zmiany umowy procentowego udziału dotacji, wraz z ewentualnymi odsetkami, o których mowa w § 2 ust. 6, w całkowitym koszcie projektu ponad limit, o którym mowa
w ust. 3, Zleceniobiorca zwraca kwotę wynikającą z dokonanego zwiększenia udziału dotacji
w całkowitym koszcie projektu w stosunku do udziału dotacji określonego w § 5 ust. 2. ponad limit określony w § 5 ust. 3.

§ 6

Wkład finansowy i osobowy Zleceniobiorcy w realizację projektu

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazania na realizację projektu w ramach wkładu własnego środków w wysokości: 238.450,00 zł (słownie dwieście trzydzieści osiem tysięcy czterysta pięćdziesiąt złotych).

2. Wkład własny Zleceniobiorcy pokryty zostanie ze:

1) środków finansowych własnych w wysokości: 77.550,00 zł (słownie siedemdziesiąt siedem tysięcy pięćset pięćdziesiąt złotych),

2) środków finansowych z innych źródeł w wysokości:160.900,00 zł (słownie sto sześćdziesiąt tysięcy dziewięćset złotych) w tym:

a) z wpłat i opłat adresatów projektu w wysokości 0 zł (słownie zero złotych),

b) środków finansowych z innych źródeł publicznych i prywatnych

Urząd Miasta Kołobrzeg w wysokości 80.900,00 zł (słownie osiemdziesiąt tysięcy dziewięćset złotych),

Regionalny Program Operacyjny WZ w wysokości 70.000,00 zł (słownie siedemdziesiąt tysięcy złotych),

Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx w wysokości 10.000,00 zł (słownie dziesięć tysięcy złotych),

  1. pozostałych źródeł

(źródło pochodzenia środków)

w wysokości 0 zł (słownie zero złotych),

3) wkładu osobowego w wysokości: 0 zł (słownie zero złotych).

3. Wysokość środków poszczególnych źródeł, o których mowa w § 6 ust. 2 może się zmieniać, o ile ich suma spełniać będzie warunki określone w § 5 ust. 1-3.

4. Zleceniobiorca zobowiązany jest do zabezpieczenia przed podwójnym finansowaniem tych samych wydatków równocześnie ze środków dotacji i innych źródeł.

§ 7

Nieuzyskanie dotacji z innego źródła publicznego

1. Jeżeli nie zostaną przyznane finansowe środki z innych źródeł, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b., Zleceniobiorca ma obowiązek powiadomić o tym MSZ niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni
od stosownego rozstrzygnięcia właściwego organu.

2. Jeżeli z informacji, o której mowa w § 7 ust. 1 wynika, że zrealizowanie zadania publicznego
przez Zleceniobiorcę na warunkach niniejszej umowy nie jest możliwe, każda ze stron może odstąpić
od umowy na zasadach opisanych w § 20 niniejszej umowy.

3. Jeżeli z informacji, o której mowa w § 7 ust. 1, wynika, że projekt może być zrealizowany
w ograniczonym zakresie, strony mogą dokonać stosownej zmiany treści umowy.

4. W razie nieudzielenia informacji, o której mowa w § 7 ust 1, Zleceniobiorca nie może odstąpić od umowy i ma obowiązek zagwarantować na realizację zadania środki w wysokości, o której mowa w § 6 ust. 1.

§ 8

Koszty kwalifikowane projektu

1. W ramach realizacji projektu pokryte mogą być tylko koszty kwalifikowane. Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowane:

  1. muszą stanowić koszty niezbędne do zrealizowania projektu i osiągnięcia jego rezultatów, a także być przewidziane w kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji projektu;

  2. muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę;

  3. muszą powstać w terminie realizacji projektu;

  4. muszą być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji zadania publicznego
    pod względem rzeczowym i finansowym; powinna być prowadzona wyodrębniona     dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa projektu , zgodnie z zasadami wynikającymi
    z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.     z 2013 r., poz. 330 , z późn. zm.).

2. Do kosztów kwalifikowanych zalicza się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

3. Bezpośrednie koszty kwalifikowane projektu to koszty, które mogą zostać uznane za koszty specyficzne projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją i bezpośrednio jako takie zaksięgowane.
W szczególności za koszty kwalifikowane uważa się x.xx. następujące koszty bezpośrednie,
pod warunkiem, że spełniają one kryteria określone w § 8 ust. 1, x.xx.:

  1. koszty osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu, obejmujące faktyczne płace powiększone o składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzeń, pod warunkiem, że nie przekraczają one średnich stawek odpowiadających polityce zazwyczaj stosowanej przez oferenta w zakresie wynagrodzeń,

  2. koszty podróży i pobytu osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu, pod warunkiem, że odpowiadają one zwyczajowo stosowanej praktyce oferenta w zakresie kosztów podróży i nie wychodzą poza limity określone we właściwym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej;

  3. koszty materiałów eksploatacyjnych, biurowych oraz zaopatrzenia (np. wyżywienia dla uczestników i prelegentów) pod warunkiem, że można je określić oraz, że są przypisane do danego projektu;

  4. wynajem powierzchni wraz ze sprzętem niezbędnym do realizacji projektu,

  5. noclegi dla uczestników i odbiorców,

  6. koszty druku zaproszeń, publikacji, powielenia materiałów szkoleniowych/konferencyjnych/ankiet ewaluacyjnych,

  7. koszty zaangażowania wykładowców, ekspertów, prelegentów w realizację projektu,

  8. koszty promocji przedsięwzięć w mediach i współpracy z mediami,

  9. koszty ewaluacji działań realizowanych w ramach projektu,

  10. koszty dystrybucji materiałów informacyjnych,

  11. podatek VAT, pod warunkiem, że Zleceniobiorca wykaże, że nie jest w stanie go odzyskać.

4. Pośrednie koszty kwalifikowane projektu to koszty, które, przy jednoczesnym spełnianiu kryteriów określonych w ust. 1, nie mogą zostać uznane za koszty specyficzne projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją i bezpośrednio jako takie zaksięgowane, lecz które mogą zostać zidentyfikowane
i uzasadnione przez Zleceniobiorcę i jego system księgowości jako koszty poniesione w powiązaniu
z kwalifikowanymi kosztami bezpośrednimi projektu. Nie mogą one obejmować jakichkolwiek bezpośrednich kosztów kwalifikowanych.

5. Koszty wymienione poniżej nie są uznawane za koszty kwalifikowane:

  1. zakup środków trwałych;

  2. koszty zagranicznych wizyt studyjnych, delegacji zagranicznych; ;

  3. zwrot z kapitału;

  4. dług i opłaty związane z jego obsługą;

  5. rezerwy na straty i przyszłe zobowiązania;

  6. należne odsetki;

  7. wątpliwe wierzytelności;

  8. podatek VAT, chyba, że Zleceniobiorca wykaże, że nie jest w stanie go odzyskać,

  9. różnice kursowe;

  10. koszty pokryte w ramach innego projektu lub programu;

  11. wydatki nadmierne lub nierozważne;

  12. koszty wydatkowane niezgodnie z warunkami niniejszej umowy;

  13. wkład rzeczowy.

§ 9

Dokonywanie przesunięć w kosztorysie projektu

  1. Jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji projektu nie jest równy
    z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu projektu, to uznaje się go za zgodny
    z kosztorysem projektu wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 10% w stosunku do kwoty określonej w odpowiedniej pozycji kosztorysu projektu. Limit ten obejmuje także ewentualne odsetki,
    o których mowa w § 2 ust. 6.

  2. Niedozwolone jest dokonywanie zwiększenia kosztorysu pozycji dotyczących wynagrodzeń i honorariów.

  3. W przypadku zwiększenia bez zmiany umowy danego kosztu finansowanego z dotacji ponad limit,
    o którym mowa w     § 9 ust. 1, Zleceniobiorca zwraca kwotę wynikającą z dokonanego zwiększenia
    w stosunku do kosztu określonego w kosztorysie projektu zwiększonego o limit zgodnie z     § 9 ust. 1.

  4. W przypadku zwiększenia bez zmiany umowy kosztorysu pozycji dotyczących wynagrodzeń i honorariów:

  1. jeżeli są one finansowane z dotacji, to Zleceniobiorca zwraca kwotę wynikającą z dokonanego zwiększenia w stosunku do kosztu określonego w kosztorysie projektu;

  2. jeżeli są one finansowane z wkładu własnego, to kwota wynikająca z dokonanego zwiększenia
    w stosunku do kosztu określonego w kosztorysie projektu jest kosztem niekwalifikowanym projektu.

§ 10

Powierzenie realizacji zadania osobom trzecim/partnerom

  1. Zleceniobiorca może powierzyć realizację projektu osobom trzecim/partnerom, w zakresie i na zasadach wskazanych we wniosku projektowym.

  2. Przez partnera rozumie się podmiot o podobnym statusie prawnym i profilu działalności
    co Zleceniobiorca, wykonujący część projektu.

  3. Zmiana zakresu realizacji projektu przez osoby trzecie/partnerów, warunków tej realizacji
    lub osób/partnerów, którym Zleceniobiorca powierza realizację projektu, wymaga uprzedniej pisemnej zgody MSZ.

§ 11

Zamówienia opłacane z dotacji

Do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane finansowanych albo współfinansowanych ze środków pochodzących z dotacji Zleceniobiorca zobowiązany jest stosować

przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz.U. z 2013.907 z późn. zm.).

§ 12

Dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa

1. Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej
i ewidencji księgowej projektu, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

2. Wszelkie dowody księgowe dokumentujące poniesienie kosztów w ramach realizacji projektu powinny być opatrzone pieczęcią Zleceniobiorcy oraz posiadać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych Zleceniobiorcy.

3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował projekt.

§ 13

Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do informowania, że projekt jest współfinansowany ze środków otrzymanych od MSZ. Informacja na ten temat powinna się znaleźć x.xx. we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego projektu.

2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo MSZ na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego projektu, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.

3. Logo oraz treść wymaganych informacji, o których mowa powyżej, MSZ przekazuje Zleceniobiorcy
w formie elektronicznej na CD stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy.

4. Zleceniobiorca jest zobowiązany informować na bieżąco, jednak nie później niż w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmian, o wszystkich zmianach mających miejsce wobec niego lub wobec przedmiotów zakupionych lub wykonanych za środki pochodzące z dotacji, a w szczególności do informowania o:

  1. wszelkich zmianach adresu, numerów telefonicznych i faksów, osób upoważnionych
    do reprezentacji, itp.,

  2. przekształceniach własnościowych, likwidacji, wszczęciu postępowania upadłościowego, zawieszeniu lub zaprzestaniu działalności,

  3. wszelkich roszczeniach skierowanych przez osoby trzecie względem kwoty dotacji, przedmiotów zakupionych w ramach niniejszej umowy.

§ 14

Uprawnienia informacyjne MSZ

Zleceniobiorca upoważnia MSZ do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych publikacjach, nazwy oraz adresu Zleceniobiorcy, przedmiotu i celu, na który przyznano środki,
oraz informacji o wysokości przyznanych środków.

§ 15

Kontrola i monitoring projektu

  1. MSZ sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania projektu przez Zleceniobiorcę, w tym wydatkowania przekazanej dotacji oraz środków, o których mowa w § 6 ust. 1. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji projektu oraz po jego zakończeniu do czasu ustania obowiązku,
    o którym mowa w § 12 ust. 3.

  2. Kontrola, o której mowa powyżej, może mieć formę kontroli wyrywkowej konkretnie wybranych elementów projektu, których określenie należy do uprawnień MSZ. Kontrola wyrywkowa może zostać dokonana w każdym czasie realizacji projektu.

  3. W ramach kontroli, o której mowa w § 15 ust. 1, osoby upoważnione przez MSZ mogą badać dokumenty
    i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania projektu, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania projektu. Zleceniobiorca na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.

  4. Realizacja umowy podlegać będzie monitoringowi MSZ.

  5. Monitoring, o którym mowa powyżej może polegać x.xx. na wizytacjach przedstawicieli MSZ w trakcie realizacji projektu lub żądaniu od Zleceniobiorcy informacji dotyczących postępów i stanu realizacji projektu.

  6. Zleceniobiorca zobowiązany jest do poinformowania MSZ, jeśli w trakcie realizacji pojawią się istotne przeszkody mogące uniemożliwić zrealizowanie zaplanowanych działań lub osiągniecie zaplanowanych celów.

  7. Zleceniobiorca zobowiązany jest informować MSZ o kluczowych wydarzeniach projektu w terminie umożliwiającym udział w wydarzeniu upoważnionym przedstawicielom MSZ, nie później niż 10 dni roboczych przed planowanym wydarzeniem.

  8. Prawo kontroli i monitoringu przysługuje osobom upoważnionym przez MSZ, zarówno w siedzibie Zleceniobiorcy, jak i w miejscu realizacji projektu.

  9. O wynikach kontroli i monitoringu, o których mowa powyżej, MSZ poinformuje Zleceniobiorcę,
    a w przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości w realizacji umowy przekaże mu wnioski
    i zalecenia, wzywając do ich usunięcia w terminie, o którym mowa w     § 15 ust. 10.

  10. Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków
    i zaleceń, o których mowa w     § 15 ust. 9, do ich wykonania i powiadomienia o tym MSZ.

§ 16

Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy

1. MSZ może wezwać do złożenia sprawozdania częściowego z wykonywania projektu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy. Sprawozdanie powinno zostać dostarczone
w 1 egzemplarzu w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania.

2. Zleceniobiorca składa do MSZ sprawozdanie końcowe z realizacji projektu sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w § 2 ust. 1.

3. Sprawozdania, o których mowa w § 16 ust. 1 i 2, Zleceniobiorca składa w 1 egzemplarzu wraz
z kompletem załączników, o których mowa w § 17 ust. 2 i 3.

4. MSZ ma prawo żądać, aby Zleceniobiorca, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje
i wyjaśnienia do sprawozdań, o których mowa w § 16 ust. 1 i 2.

5. MSZ może w trakcie kontroli, o której mowa § 15 ust. 1-3, oraz w okresie, o którym mowa w § 12 ust. 3, żądać przekazania kserokopii dowodów księgowych dokumentujących poniesione koszty w ramach realizacji projektu (x.xx. kserokopii listy płac oraz umów zleceń wraz z rachunkami, a także innych umów, faktur i rachunków dotyczących realizacji projektu) wraz z potwierdzeniami dokonania płatności z tytułu w/w kosztów. Przepis § 17 ust. 1 w zakresie poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem stosuje się odpowiednio.

6. W przypadku niezłożenia sprawozdań, o których mowa w § 16 ust. 1 i 2, MSZ wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do ich złożenia.

7. W przypadku niezastosowania się do wezwania, Zleceniobiorca zapłaci karę umowną w wysokości 10% kwoty określonej w § 4 ust. 1, jednak nie więcej niż 1.000,00 zł.

8. Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą odstąpienia od umowy przez MSZ.

9. W przypadku niezastosowania się przez Zleceniobiorcę do żądania, o którym mowa w § 16 ust. 5,
i niedostarczenia do MSZ kserokopii wszelkich dowodów księgowych w terminie wyznaczonym
przez MSZ, MSZ może rozwiązać umowę w trybie określonym w § 22.

10. Dostarczenie sprawozdania końcowego jest równoznaczne z udzieleniem MSZ prawa
do rozpowszechniania jego treści w sprawozdaniach, materiałach informacyjnych i promocyjnych
oraz innych dokumentach urzędowych.

§ 17

Sposób opracowania i zawartość sprawozdań z realizacji projektu

1. Sprawozdanie, o którym mowa w § 16 ust. 1 i 2, powinno być czytelnie podpisane przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do składania oświadczenia woli w imieniu Zleceniobiorcy, a wszystkie kopie dokumentów dołączonych do sprawozdania powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/y upoważnioną/e do składania oświadczenia woli w w imieniu Zleceniobiorcy. W przypadku, gdy osobą reprezentującą Zleceniobiorcę jest osoba inna niż osoby wykazane w wypisie z rejestru lub innych odpowiednich dla Zleceniobiorcy dokumentach rejestrowych, do sprawozdania należy dołączyć pełnomocnictwo udzielone przez Zleceniobiorcę, zgodnie z reprezentacją wykazaną w wypisie z rejestru lub innych odpowiednich do Zleceniobiorcy dokumentach rejestrowych. W przypadku braku możliwości dołączenia do sprawozdania oryginału pełnomocnictwa, należy dołączyć kopię pełnomocnictwa poświadczoną zgodnie z opisanymi powyżej zasadami.

2. Zleceniobiorca zobowiązany jest do dołączenia do każdego egzemplarza sprawozdania, o którym mowa w § 16 ust.1 i 2, odpowiednio do przedmiotu projektu wszelkich dowodów dokumentujących wykonanie projektu oraz osiągnięcie zakładanych celów ilościowych i jakościowych projektu, w tym x.xx:

  1. egzemplarza wykonanej publikacji, materiałów szkoleniowych/konferencyjnych i informacyjnych,

  2. listy uczestników/odbiorców szkoleń, konferencji, warsztatów itp.,

  3. kopii opublikowanych artykułów i materiałów prasowych,

  4. wydruków zawartości stron i serwisów internetowych,

  5. nagrania filmu, programu radiowego lub telewizyjnego płycie CD lub DVD,

  6. dokumentacji zdjęciowej dotyczącej przeprowadzonej akcji promocyjnej, imprezy masowej, stoiska informacyjnego, nagród dla uczestników konkursu, zakupionych/wyprodukowanych materiałów promocyjnych, itp. na płycie CD,

  7. kopii ankiet ewaluacyjnych i ich podsumowania,

  8. listy zaproszonych dziennikarzy (nazwisko, redakcja, telefon/adres).

3. Zleceniobiorca jest zobowiązany do załączenia do końcowego sprawozdania następujących dokumentów:

  1. oświadczenia o kwocie ewentualnych odsetek bankowych od przekazanej dotacji oraz o sposobie ich wykorzystania,

  2. potwierdzenia dokonania zwrotu niewykorzystanych środków z dotacji i ewentualnych odsetek bankowych uzyskanych od przekazanej dotacji z wyszczególnieniem rodzajów zwrotów
    i odpowiadających im kwot,

  3. oświadczenia, że koszty nie zostały rozliczone z dotacji ze środków publicznych przekazanych
    na realizację innych zadań publicznych lub z innych źródeł,

  4. oświadczenia, że koszty zostały faktycznie poniesione, zatwierdzone przez Zleceniobiorcę i opłacone oraz zaewidencjonowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji księgowej, w szczególności ustawy o rachunkowości,

  5. dyskietki lub CD zawierającej elektroniczną wersję części I sprawozdania – sprawozdanie merytoryczne i części II sprawozdania – sprawozdanie z wykonania wydatków, tzn. zestawień zawierających rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów, rozliczenie ze względu na źródło finansowania i zestawienie faktur (rachunków),

§ 18

Zwrot środków finansowych

  1. Przyznane środki finansowe z dotacji, określone w § 4 ust. 1, Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 2. Kwotę dotacji niewykorzystaną do tego terminu Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, wskazanego w § 2 ust. 1.

  2. Odsetki od kwot dotacji zwróconych po terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania
    podlegają zwrotowi w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych na odpowiedni rachunek bankowy MSZ, o którym mowa w     § 18 ust. 4. Odsetki od kwot dotacji zwróconych po terminie 15 dni
    od dnia zakończenia realizacji zadania nalicza się począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej dotacji do dnia uznania rachunku bankowego MSZ.

  3. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji podlegają zwrotowi na odpowiedni rachunek bankowy MSZ, o którym mowa w § 18 ust. 4, na zasadach określonych w § 18 ust. 1-2.

  4. Wszystkie zwroty środków pochodzących z dotacji będą dokonywane na następujące rachunki bankowe MSZ prowadzone przez Narodowy Bank Polski:

    1. 93 1010 1010 0007 9422 3000 0000 – dla zwrotów niewykorzystanych środków dotacji, jeżeli zwrot następuje do dnia 31 grudnia 2014 r.;

    2. 93 1010 1010 0007 9422 3000 0000/2014 - dla zwrotów niewykorzystanych środków dotacji, jeżeli zwrot następuje od 1 stycznia do 15 lutego 2015 r.;

    3. 43 1010 1010 0007 9422 3100 0000 - dla zwrotów niewykorzystanych środków dotacji, jeżeli zwrot następuje po 15 lutego 2015 r.;

    4. 43 1010 1010 0007 9422 3100 0000 - do wpłaty wszystkich odsetek.

  1. Zleceniobiorca, zwracając środki pochodzące z dotacji, zobowiązany jest wskazać oddzielnie:

    1. kwotę środków z dotacji,

    2. kwotę należnych odsetek,

każdorazowo ze wskazaniem numeru i daty zawarcia odpowiedniej umowy.

  1. Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie do pisemnego poinformowania MSZ o dokonaniu zwrotów, o których mowa powyżej, z wyszczególnieniem rodzajów zwrotów i odpowiadających im kwot.

§ 19

Skutki wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania nienależnie lub w nadmiernej wysokości

    1. Dotacje wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, wraz z kwotami ewentualnych odsetek, podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 169 ustawy
      z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

    2. Przez wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem rozumie się wykorzystanie środków z dotacji oraz ewentualnych odsetek, o których mowa w § 2 ust. 6, w sposób sprzeczny z warunkami niniejszej umowy, w szczególności z naruszeniem § 11, lub na inny cel niż określony w umowie, zwłaszcza poprzez pokrycie kosztów, o których mowa w § 8 ust. 5 oraz z naruszeniem zasad określonych w § 8 ust. 1.

    3. Dotacjami nienależnymi są dotacje udzielone bez podstawy prawnej.

    4. Dotacjami pobranymi w nadmiernej wysokości są dotacje, o których mowa w § 5 ust. 4 i § 9 ust. 3 i 4, wraz z odsetkami, o których mowa w § 2 ust. 6, lub otrzymane w wysokości wyższej niż określona
      w umowie lub niezbędna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego projektu.

    5. Żądanie zwrotu dotacji i odsetek bankowych dotyczyć będzie całości lub części dotacji i odsetek bankowych odpowiednio do zakresu stwierdzonych nieprawidłowości, o których mowa w § 19 ust. 1.

§ 20

Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron

  1. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności,
    za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonywanie umowy.

  2. W przypadku rozwiązania umowy, skutki finansowe i ewentualny zwrot środków finansowych Strony określą w protokole.

  3. W przypadku, gdy Xxxxxx nie osiągną porozumienia w zakresie rozliczenia finansowego umowy
    w terminie 14 dni od dnia jej rozwiązania za porozumieniem Stron, MSZ, działając z należytą starannością i uwzględniając mające zastosowanie przepisy prawa, jednostronnie określi zasady rozliczenia finansowego informując o nich Zleceniobiorcę. W takim przypadku ustalenia MSZ będą
    dla Zleceniobiorcy wiążące.

§ 21

Odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę

Zleceniobiorca może odstąpić od umowy w przypadku przekroczenia przez MSZ terminu przekazania dotacji,
o którym mowa w § 4 ust. 5 o 14 dni.

§ 22

Rozwiązanie umowy przez MSZ

1. Umowa może być rozwiązana przez MSZ ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

  1. wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem;

  2. nieterminowego oraz nienależytego wykonywania umowy, w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania;

  3. gdy Zleceniobiorca przekaże część lub całość dotacji osobie trzeciej, mimo że nie przewiduje tego niniejsza umowa;

  4. gdy Zleceniobiorca nie przedłoży sprawozdania z wykonania zadania w terminie i na zasadach określonych w umowie;

  5. gdy Zleceniobiorca odmówi poddania się kontroli i/lub monitoringowi albo w terminie określonym przez MSZ nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,

  6. w przypadku niezastosowania się przez Zleceniobiorcę do żądania, o którym mowa w § 16 ust. 5
    i niedostarczenia do MSZ kserokopii wszelkich dowodów księgowych w terminie wyznaczonym przez MSZ.

  1. MSZ, rozwiązując umowę, określi kwotę dotacji podlegającą zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w § 22 ust. 1, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer rachunku bankowego, na które należy dokonać wpłaty.

  2. W przypadku nieuiszczenia w terminie określonym w § 22 ust. 2 kwoty dotacji podlegającej zwrotowi
    wraz z odsetkami, od kwoty tej nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po upływie terminu zwrotu dotacji, określonego
    w     § 22 ust. 2.

§ 23

Forma pisemna oświadczeń

1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z niniejszą umową wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej.

3. Zmiany niniejszej umowy nie mogą mieć na celu i nie mogą nieść ze sobą następstw w postaci zasadniczych zmian mogących podważyć decyzję o przyznaniu dotacji, jak również nie mogą pociągać
za sobą nierównego traktowania podmiotów ubiegających się o dotacje.

4. W przypadku, gdy wniosek o zmiany jest przedkładany przez Zleceniobiorcę, musi on przesłać taki wniosek do MSZ z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim stanie się on skuteczny, oraz nie później niż
30 dni przed zakończeniem realizacji projektu, z wyjątkiem przypadków należycie uzasadnionych przez Zleceniobiorcę i zaakceptowanych przez MSZ.

§ 24

Odpowiedzialność wobec osób trzecich

1. Zleceniobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku
z realizacją projektu.

2. W zakresie związanym z realizacją projektu, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, Zleceniobiorca odbiera stosowne oświadczenia osób, których te dane dotyczą, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).

3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do uzyskania autorskich praw majątkowych do wszelkich wykonanych elementów i rezultatów projektu , zgodnie z ustawą z dn. 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) na polach eksploatacji, o których mowa w art. 50 tej ustawy, w zakresie zwielokrotniania i powielania tych elementów i rezultatów oraz obrotu nimi,
ich rozpowszechniania i upubliczniania oraz dokonywania w nich zmian.

§ 25

Odpowiedzialność MSZ

Odpowiedzialność MSZ za zobowiązania wynikające z niniejszej umowy ogranicza się wyłącznie do obowiązku zapłaty odsetek ustawowych w przypadku uchybienia terminowi wypłaty środków z dotacji z przyczyn leżących po stronie MSZ. MSZ nie ponosi odpowiedzialności wobec Zleceniobiorcy w żadnym innym zakresie.
W szczególności MSZ nie odpowiada za jakiekolwiek skutki, w tym roszczenia osób trzecich, wynikające
z działań bądź zaniechań Zleceniobiorcy związanych z niniejszą umową, w tym w przypadku, gdy Zleceniobiorca opóźni się z wykonaniem projektu lub, gdy MSZ, zgodnie z przysługującym mu uprawnieniem, zażąda zwrotu dotacji.

§ 26

Dostarczanie korespondencji między stronami

1. Wszelka korespondencja kierowana do MSZ w związku z niniejszą umową ma formę pisemną i opatrzona jest numerem umowy. Korespondencję, w tym częściowe/końcowe sprawozdanie z realizacji projektu należy przesłać na poniższy adres:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Departament Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej

Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

z dopiskiem: „dotyczy umowy o dotację nr ………….”

2. Wszelka korespondencja kierowana do Zleceniobiorcy w związku z niniejszą umową ma formę pisemną
i opatrzona jest numerem umowy. Korespondencja jest przesyłana na następujący adres:

………………………………………………………………………………………………..

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego

xx. Xxxxxxxxxxxx xx 00-00

kod pocztowy 70-421 miejscowość Szczecin

3. Terminy dostarczenia wymaganych umową sprawozdań, dokumentów, oświadczeń i wyjaśnień uważa się za zachowane, jeżeli przed ich upływem pismo zostało:

  1. wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia, do organu administracji publicznej
    lub     nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego;

  2. dostarczone osobiście, za pośrednictwem poczty kurierskiej lub przesyłką poleconą na adres wskazany w § 26 ust. 1.

4. Osobami do kontaktów roboczych w sprawie realizacji umowy są:

ze strony MSZ:

………………………………………………

ze strony Zleceniobiorcy:

………………………………………………

§ 27

Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym umową stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 938).

2. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy Strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany
pod rozstrzygnięcie właściwego ze względu na siedzibę MSZ sądu powszechnego.

4. MSZ zastrzega siebie prawo do decyzji, co do środków dotacji lub przedmiotów za nie zakupionych
lub wykonanych w razie zaistnienia przesłanek, określonych w § 13 ust. 4, lit. b.

5. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

6. Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez drugą ze stron, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2 i 3.



....................................................

..............................................

Zleceniobiorca

MSZ

…………………………………………………….

……………………………………………………….

miejscowość, data

miejscowość, data



ZAŁĄCZNIKI:

1) oferta realizacji zadania publicznego „Wsparcie samorządowego i obywatelskiego wymiaru polskiej polityki zagranicznej 2014”;

2) wzór częściowego/końcowego sprawozdania z realizacji projektu;

3) CD z logo oraz informacją, że projekt jest współfinansowany ze środków budżetowych MSZ;

4) oświadczenie o numerze konta bankowego;

5) zaktualizowany kosztorys realizacji zadania publicznego;

6) Xxxxxxx xx 00/00 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx z dnia 22 stycznia 2014 r.

Budżet zadaniowy: 15.6.3.3

Klasyfikacja budżetowa: 75095 2220 018

14


Document Metadata

Filed: May 22nd, 2014