Contract
I. Părţile contractante:
Încheiat între:
Ecoinspect S.R.L., cu sediul în Mun. Cluj- Napoca, str. Ciocârliei, nr. 6, et. 2, ap. 8- 9, jud. Cluj, înmatriculat la Registrul Comerţului Cluj sub nr. J12/1149/14.06.2002, cod unic de înregistrare 14695862, atribut fiscal RO, cont XX00 XXXX 0000 0000 0000 0000 deschis la Raiffeisen Bank, reprezentată prin Dr. xxx. Xxxxxx Xxxx – Director General, în calitate de executant, denumit în continuare çi Organism de Cerificare - OC şi
……………………………………………………………………………...................…....................., cu sediul în…………………………………………………………………………………................... înmatriculată la Reg. Com. sub nr. …………………………., cod unic de înregistrare
……………………………,cont…………………............................................................deschis la
………………….....................................................................................................reprezentat(ă)
prin posesor al buletinului/cărţii de identitate
seria……........... nr.............................………........, CNP…………………….………..........., în
calitate de beneficiar, denumit în continuare çi operator.
II. Obiectul acordului de certificare
Art. 1. - Obiectul prezentului acord de certificare îl constituie evaluarea conformităţii produselor ecologice agricole neprelucrate/ prelucrate/ depozitate/ comercializate/ distribuite cu Regulamentul (CE) nr. 834/ 2007, precum și cu normele de aplicare ale acestuia şi cu legislaţia naţională în vigoare privind producţia ecologică.
III. Durata acordului de certificare
Art. 2. - Prezentul acord de certificare este valabil pe o perioadă nedeterminată începând cu data semnării acestuia.
IV. Obligaţiile părţilor
Art. 3. - Executantul este obligat:
a) să efectueze în timp util controlul unităţilor agricole/ de prelucrare/ comercializare/ depozitare/ distribuţie şi ale tuturor activităţilor efectuate de către beneficiar legate de producția ecologică/ produsele agricole ecologice, cel puţin o dată pe an, control care să includă inspecţia fizică completă a tuturor locaţiilor, cu excepţiile prevăzute de reglementările în vigoare
b) să efectueze cel puţin o evaluare/ an la fiecare subcontractant al beneficiarului.
c) să verifice existenţa tuturor documentelor contabile care să asigure trasabilitatea produselor certificate
d) să preleveze şi să analizeze probe pentru determinarea produselor neautorizate în metoda de producţie ecologică,
e) să întocmească rapoarte de evaluare sau procese verbale de constatare (în două exemplare) în toate cazurile prevăzute la lit. a) şi să le prezinte beneficiarului pentru semnare.
f) să păstreze confidenţialitatea asupra tuturor datelor legate de activitatea beneficiarului, de care a luat cunoştinţă în timpul controalelor. Următoarele informaţii vor fi transmise autorităţii competente: numele/ denumirea şi adresa beneficiarilor,
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |
tipul produselor pentru care s-a cerut certificarea, suspendarea sau rezilierea acordului de certificare, sancţiunile majore şi minore aplicate de către OC,
g) să furnizeze informaţii, la cerere, despre validitatea unei certificări acordate,
h) să autentifice obiectivele controalelor.
i) să emită documente justificative (Certificatul de conformitate/ confirmare a conversiei) a unităţii împreună cu anexele aferente după efectuarea controalelor, care să ateste că unitatea beneficiarului corespunde regulamentelor naţionale şi comunitare privind producţia ecologică, menţionate la Art. 1.
j) să emită certificate de tranzacţie care însoţesc orice tranzacţie comercială efectuată de beneficiar în afara teritoriului României, în baza documentelor fiscale aferente
k) să asigure evaluarea, analiza documentaţiei şi certificarea produselor în conformitate cu Regulamentele naţionale şi comunitare privind producţia ecologică/ produsele ecologice.
l) să verifice trasabilitatea produselor, inclusiv identificarea loturilor de produse certificate, în toate etapele de producţie, prelucrare, depozitare şi distribuţie,
m) să verifice modul de aplicare a regulilor specifice de etichetare a produselor agroalimentare ecologice şi să aprobe operatorilor folosirea în etichetare a termenilor şi indicaţiilor obligatorii,
n) să acorde individual în mod justificat, la solicitarea beneficiarului, înainte de semănat/plantat, autorizaţii pentru utilizarea de seminţe sau material înmulţire vegetativă care nu provin din agricultura ecologică, dacă acestea nu sunt disponibile din producţia ecologică sau în conversie la agricultura ecologică,
o) să efectueze evaluări suplimentare la cererea operatorilor, în cazuri speciale, precum încheierea perioadei de conversie după emiterea documentelor oficiale justificative, pentru verificarea implementării măsurilor corective, la extinderea domeniului de activitate/ de certificare etc. În aceste cazuri costurile vor fi suportate integral de către beneficiar.
p) să efectueze evaluări adiţionale la solicitarea beneficiarului (evaluări pt. Standarde private precum Bio Suisse, Naturland, NOP etc.)
q) să informeze în timp util asupra modificărilor survenite în standardele/ regulamentele specifice şi în cerinţele de certificare aplicate de către OC.
Art. 4. - Beneficiarul se obligă:
a) ca pe toată durata de valabilitate a acordului de certificare, să îşi desfăşoare activitatea conform Regulamentului (CE) nr. 834/ 2007, precum çi în conformitate cu normele de aplicare ale acestuia şi cu legislaţia naţională în vigoare privind producţia çi produsele ecologice.
b) să îşi înregistreze activitatea la Direcţiile Agricole Judeţene până la data stipulată de reglementările naţionale privind înregistrarea operatorilor.
c) să ia toate măsurile necesare pentru desfăşurarea evaluării şi supravegherii, inclusiv furnizarea documentaţiei şi a înregistrărilor pentru examinare şi accesul la echipamentul relevant, la sediu, la zonă, la personal şi la resursele externalizate.
d) să prezinte la cererea organismului de control documentaţia privind activitatea ecologică şi convenţională din unitate.
e) să asigure trasabilitatea produselor în toate etapele de producţie, prelucrare, inclusiv identificarea loturilor de produse obţinute,
f) să achite costurile tuturor prelevărilor çi încercercărilor probelor de produs efectuate la laboratoarele acreditate cu care Ecoinspect S.R.L. are contracte de colaborare. Operatorii înscrişi în sistemul de producţie ecologică care
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |
desfăşoară activități de comercializare a produselor ecologice în afara României, sunt obligaţi să accepte çi să achite costurile pentru prelevarea de probe çi efectuarea de încercări pentru toate loturile de produse ecologice pentru care se eliberează certificate de tranzacţie.
g) să achite la timp şi în totalitate, tarifele de certificare, în conformitate cu prevederile prezentului acord de certificare.
h) să conducă la zi jurnalul de producţie ecologică (înregistrări privind producţia/ prelucrarea/ comercializarea/ manipularea/ depozitarea produselor agricole ecologice, măsuri luate în vederea evitării contaminării produselor ecologice cu substanţe interzise în producţia ecologică, măsuri de separare pe flux a produselor cu statute diferite etc.)
i) să actualizeze permanent documentele privind producţia ecologică (descrieri ale activităţilor efectuate, actualizare scheme ale fluxurilor de producţie etc.)
j) să transmită în scris la Ecoinspect S.R.L. modificările survenite faţă de situaţia iniţială când a fost certificat (extindere/ restrângere domeniu de certificare/ a gamei de produse procesate/ comercializate, schimbarea sediului social/ domiciliului sau a punctelor de lucru, schimbarea datelor de contact, schimbarea responsabililor, modificări în lista de furnizori de produse ecologice etc.)
k) să furnizeze la timp toate datele cerute de către executant.
l) să raporteze stocurile produselor pentru care doreşte emiterea certificatului de tranzacţie sau pe care doreşte să le valorifice.
m) să ţină înregistrări clare cu privire la valorificarea produselor.
n) să păstreze o înregistrare a tuturor reclamaţiilor aduse la cunoştinţă, referitoare la conformitatea cu cerinţele de certificare şi face disponibile aceste înregistrări organismului de certificare atunci când sunt solicitate.
o) să întreprindă acţiuni adecvate cu privire la astfel de reclamaţii şi la orice deficienţe ale produselor, care afectează conformarea cu cerinţele pt. certificare.
p) să documenteze acţiunile întreprinse.
q) să se conformeze hotărârilor executantului, adoptate în baza catalogului de sancţiuni sau a Listei sacţiunilor pe care organismele de control le aplică operatorilor.
r) să nu folosească certificarea produsului său în aşa fel încât să-i aducă organismului de control o reputaţie proastă sau pe care acesta îl poate considera abuziv.
s) să facă apeluri şi reclamaţii numai în conformitate cu cu procedurile executantului.
t) operatorul este obligat să renunţe la utilizarea sau comercializarea oricăror materiale care fac referire la certificarea Ecoinspect S.R.L. (materiale publicitare, logo-uri, sau orice altă referire la certificarea produsului), atunci când Certificatul de conformitate/ de confirmare a conversiei este suspendat, retras sau după încetarea certificării.
u) în cazul în care unitatea are un Certificat de conformitate/ de confirmare a conversiei valabil, din anul precedent, iar operatorul intenţionează rezilierea prezentului acord, acesta trebuie să returneze documentele care fac referire la certificarea Ecoinspect S.R.L. odată cu cererea de reziliere a contractului, iar produsele sale nu vor mai fi valorificate cu referiri la certificarea Ecoinspect S.R.L.
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |
v) este strict interzisă utilizarea mărcii naţionale de acreditare de către beneficiar pe produsele certificate!
w) beneficiarul face referiri la certificare strict în conformitate cu domeniul certificării çi cu produsele menționate în anexele documentelor justificative în vigoare.
x) dacă beneficiarul furnizează altcuiva copii ale documentelor justificative, documentele trebuie reproduse în întregime sau aşa cum se specifică în schema de certificare.
y) să fie de acord ca autoritatea competentă, precum şi organismul de acreditare să poată avea acces la informaţiile pe care le deţine executantul.
z) să fie de acord cu participarea observatorilor la controalele efectuate, dacă este cazul (de ex. personalul OC, observatori din partea RENAR ori Autorităţii competente, sau orice reprezentant al oricărui for cu drept de control).
aa) să se asigure că subcontractorii lui (activităţile externalizate) lasă accesul liber la locaţiile, instalaţiile și înregistrările pertinente ale acestora, a organismului de control şi al observatorilor menţionaţi la punctul anterior, după caz.
bb) să răspundă pentru veridicitatea, valabilitatea şi integritatea informaţiilor, documentelor funizate către OC.
V. Tarife
Art. 5. - Tarifele pe care trebuie să le achite beneficiarul, sunt anuale, iar modalităţile şi condiţiile de plată ale acestora sunt prevăzute în Anexa nr. 1, parte integrantă a prezentului acord de certificare.
Modalităţi, condiţii şi termene de plată:
a) tarifele precizate în Anexa nr. 1 vor fi achitate pe baza profacturii emise de executant, în lei, la cursul BNR leu/euro valabil pentru ziua facturării.
b) executantul îşi rezervă dreptul de a modifica Anexa nr. 1, în funcţie de inflaţie şi/ sau cursul valutar, în funcţie de majorarea preţului la combustibil cu min.10 %, majorarea costurilor de acreditare, alte cheltuieli neprevăzute.
c) primul avans, reprezentând 50% din valoarea tarifului poate fi achitat de către beneficiar, până la data menţionată în factura proformă.
d) restul de 50% din valoarea tarifului poate fi achitat la momentul evaluării, sau imediat după, dar în orice caz înainte de eliberarea Certificatului de conformitate, respectiv a certificatului de confirmare a conversiei, pentru unitățile aflate în perioada de conversie.
e) beneficiarul are obligaţia de a achita valoarea totală a tarifelor prevăzute în Anexa nr. 1. a acordului de certificare. În caz contrar, documentele oficiale justificative nu se vor fi transmise niciunei părţi interesate.
VI. Penalităţi, daune-interese
Art. 6. - Ecoinspect S.R.L. nu poate fi răspunzător de neexecutarea parţială sau totală a prezentului acord de certificare în cazul în care acest fapt se datorează nerealizării de către beneficiar a obligaţiilor prevăzute la Art. 4.
Art. 7. - În cazul în care, din culpa sa exclusivă, executantul nu reuşeşte să îşi îndeplinească obligaţiile asumate prin acordul de certificare, în termen de 30 zile de la notificarea beneficiarului, acesta are dreptul de a cere despăgubiri executantului, în valoarea prejudiciului cauzat.
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |
Art. 8. - În cazul în care beneficiarul nu onorează facturile proforme până la expirarea termenelor de scadenţă prevăzute în acestea, beneficiarul are obligaţia de a plăti, ca penalităţi, o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,4% pe zi de întârziere din plata neefectuată.
Art. 9. - În cazul în care, beneficiarul, nu respectă reglementările impuse prin prezentul acord de certificare, se conformează măsurilor impuse de către executant, luate în funcţie de gravitatea încălcării şi a efectelor negative cauzate de neîndeplinirea clauzei respective.
VII. Rezilierea acordului de certificare
Art. 10. - Prezentul acord de certificare se poate rezilia în următoarele condiţii:
a) prin acordul ambelor părţi.
b) unilateral, de către executant, în cazul în care beneficiarul nu s-a înregistrat ca şi operator în agricultura ecologică la D.A.J până la data stipulată de legislaţia naţională privind înregistrarea operatorilor în agricultura ecologică.
c) de către oricare dintre părţi pentru nerespectarea obligaţiilor asumate, cu o prealabilă notificare de cel puţin 15 zile.
d) unilateral, de către beneficiar în cazul în care renunţă la serviciile Ecoinspect
S.R.L. În această situaţie, beneficiarul va trebui să anunţe executantul până la data de 20 Decembrie a anului in curs, pentru rezilierea contractului începând cu anul următor. Înştiinţarea întârziată a rezilierii acordului de certificare atrage după sine plata tarifului de evaluare pentru anul următor, având ca bază de calcul taxa anului precedent.
e) unilateral de către executant, atunci când beneficiarul nu achită tarifele la termenele stabilite, în cazul unor sancţiuni aplicate conform catalogului de sancţiuni al OC sau în cazul în care între părți intervine un conflict de interese.
f) unilateral de către executant, atunci când se constată că beneficiarul este subiectul fraudei, infracţiunii, înşelăciunii.
VIII. Forţa majoră
Art. 11. - Forţa majoră exonerează părţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul acord de certificare, pe toată perioada în care aceasta acţionează.
Art. 12. - Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, imediat şi în mod complet, producerea acesteia şi de a lua orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor.
IX. Clauze finale
Art. 13. - Executantul şi beneficiarul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legătură cu îndeplinirea acordului de certificare. În caz contrar, litigiul va fi soluţionat de instanţele judecătoreşti competente din municipiul Cluj-Napoca.
Art. 14. - Modificarea prezentului acord de certificare se poate realiza numai cu acordul ambelor părţi, reflectat într-un act adiţional.
Art. 15. - (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului acord de certificare, trebuie să fie transmisă în scris.
(2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii.
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |
(3) Comunicările dintre părţi se pot face şi prin telefon, fax sau email, cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării.
Art. 16. - Fiecare parte are obligaţia respectării caracterului confidenţial al prezentului acord de certificare.
Art. 17. - Prezentul acord de certificare constituie titlu executoriu în cazul nerespectării obligaţiilor asumate de către părţi.
Art. 18. - Anexa nr. 1 face parte integrantă din prezentul acord de certificare.
Încheiat azi,. , în 2 exemplare, din care un exemplar la executant şi
un exemplar la beneficiar, ambele cu valoare de original.
Executant, Beneficiar,
(semnătura şi ştampila) (semnătura şi ştampila)
Cod document: | GE_04 | |
Elaborat: RMC | Verificat: DT | Aprobat: DG |
Data: 19.01.2018 | Data: 22.01.2018 | Data: 22.01.2018 |
Ediţia:2 | Revizia:2 | Data intrarii in vigoare: 05.02.2018 |