CAIET DE SARCINI Pentru atribuirea contractului de achiziție publică de ”Servicii de monitorizare a sistemelor de alarmă”
CONSILIUL JUDEŢEAN CLUJ DIRECŢIA GENERALĂ DE ASISTENŢĂ SOCIALĂ
ŞI PROTECŢIA COPILULUI CLUJ
Cod operator de date cu caracter personal 16190 Nr. înreg. 24372/12.05.2023
Aprob, Director General Xxxxxxxx XXXXXX
CAIET DE SARCINI
Pentru atribuirea contractului de achiziție publică de ”Servicii de monitorizare a sistemelor de alarmă”
Cod CPV: 79711000-1 Servicii de monitorizare a sistemelor de alarmă (Rev.2)
1. Introducere
Caietul de sarcini constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.
Caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice. Acestea definesc, după caz și fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță, siguranța în exploatare, dimensiuni, precum și sisteme de asigurare a calității, terminologie, simboluri, teste și metode de testare, ambalare, etichetare, marcare, condițiile pentru certificarea conformității cu standarde relevante sau altele asemenea.
În cadrul acestei proceduri, Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Cluj, îndeplinește rolul de Autoritate contractantă în cadrul Contractului.
Pentru scopul prezentei secțiuni a Documentației de Atribuire, orice activitate descrisă într-un anumit capitol din Caietul de Xxxxxxx și nespecificată explicit în alt capitol, trebuie interpretată ca fiind menționată în toate capitolele unde se consideră de către Ofertant că aceasta trebuia menționată pentru asigurarea îndeplinirii obiectului Contractului.
2. Contextul realizării acestei achiziții de servicii
2.1 Informaţii privind Autoritatea Contractantă:
Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Cluj, este instituţia publică cu personalitate juridică, înfiinţată în subordinea Consiliului Judeţean Cluj, având rolul de a asigura, la nivel județean, aplicarea politicilor sociale în domeniul protecţiei copilului, familiei, persoanelor vârstnice, persoanelor cu dizabilităţi, precum şi altor persoane, grupuri sau comunităţi aflate în nevoie socială, cu rol în administrarea şi acordarea beneficiilor de asistenţă socială şi a serviciilor sociale.
2.2 Informații despre contextul care a determinat achiziționarea serviciilor
Această achiziție vizează încheierea unui contract de servicii pentru 12 luni, în vederea asigurării serviciilor de monitorizare a sistemelor de alarmă și intervenție rapidă pentru centrele din cadrul DGASPC Cluj, menționate în Anexa 1.
2.3 Informații despre beneficiile anticipate de către Autoritatea/entitatea contractantă
Prin încheierea unui contract de servicii, DGASPC Cluj îndeplinește condițiile legale privind asigurarea, protecția persoanelor, bunurilor și valorilor din obiectivele protejate și eficientizează costurile legate de această activitate, care va fi efectuată de către un singur operator economic ce deține autorizații și echipamente specializate.
3. Descrierea serviciilor solicitate
3.1 Descrierea situației actuale la nivelul Autorității/entității contractante
DGASPC Cluj a desfășurat această activitate prin intermediul unui contract de servicii încheiat cu un operator economic, care s-a finalizat la data de 30.04.2022. În urma referatului aprobat cu nr.22622/04.05.2023, va fi lansată achiziția directă aferentă acestor servicii prin transmiterea și publicarea invitației de participare și a unui anunț publicitar pe SEAP.
3.2 Obiectivul general la care contribuie prestarea serviciilor
Oferirea unui mediu de siguranță beneficiarilor și angajaților din cadrul DGASPC Cluj.
3.3 Obiectivul specific la care furnizarea produselor/prestarea serviciilor/execuția lucrărilor Asigurarea serviciilor de monitorizare, mentenanță și intervenție pentru sistemele de
alarmă existente în centrele din cadrul DGASPC Cluj, pe o perioada de 12 luni, în conformitate cu prevederile legislative în vigoare, de către un operator economic autorizat.
3.4. Criteriul de atribuire
Criteriul de atribuire al prezentului contract este prețul cel mai scăzut.
Atribuirea contractului se va face pe baza criteriului „prețul cel mai scăzut”, atribuindu-se ofertantului care îndeplinește criteriile de calificare si cerințele caietului de sarcini.
Se va compara prețul abonamentului lunar ofertat în lei fără T.V.A.
3.5 Serviciile solicitate
Obiectul contractului constă în prestarea unor servicii de monitorizare si mentenanța a sistemelor de alarmă antiefracție și intervenție rapidă cu echipaje mobile.
Monitorizarea presupune preluarea permanentă 24 ore din 24, 7 zile pe săptămână, a semnalelor transmise de sistemelor locale de alarmă, către dispeceratul prestatorului, și gestionarea acestora în funcție de tipul de semnal.
Activitatea de monitorizare a sistemelor de alarmă va fi asigurată de către ofertant prin dispeceratele proprii de monitorizare, avizate conform legii.
Conectarea dispeceratului la obiectivele monitorizate se face prin module GSM/GPRS, care vor fi puse la dispoziție de către prestator( în situația în care acestea nu există deja), și preluate în custodie de către beneficiar.
Serviciile de monitorizare a sistemelor de alarmă antiefracție presupun:
• Realizarea conexiunii sistemului de alarmare din cadrul obiectivului cu un dispecerat de monitorizare care asigură recepționarea semnalelor furnizate de centrala de alarmă a sistemului local și interogarea stării sistemului local.
• Verificarea periodică a conexiunii cu obiectivul
• Preluarea cu operativitate a semnalelor recepționate de către operatorii stației de dispeceri zare și verificarea veridicității alarmei prin dirijarea la fața locului a echipajelor de intervenție sau prin verificare tehnică de la distanță
• Sesizarea autorităților competente în funcție de situație, când s-a stabilit că autorii au săvârșit fapte penale sau contravenționale
Serviciile de intervenție rapidă presupun:
• Deplasarea rapidă în cazul unei alarme, a echipajelor de intervenție, la obiectivele monitorizate. Patrulele mobile vor fi compuse din personal echipat și instruit conform legislației în vigoare.
• Intervenția rapidă a echipajelor se va face cu respectarea timpilor legali de intervenție prevăzuți de Art. 97 din H.G. 301/2012 pentru aprobarea Normelor de Aplicare a Legii 333/2003 cu completările și modificările ulterioare privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor.
În cadrul serviciilor de mentenanță a sistemelor de alarmă se vor efectua minim operațiuni de:
• Revizie tehnică a sistemelor, incluzând toate operațiunile necesare pentru menținerea în stare de funcționare a subsistemelor tehnice instalate la parametrii proiectați (minim trei).
• Examinarea aspectului interior și exterior al centralei, a integrității circuitelor și a conexiunilor.
• Verificarea memoriei de evenimente a centralei și a mesajelor de stare.
• Verificarea orei sistemului (eventual corecție).
• Verificarea la centrala de efracție a părții de alimentare de backup (acumulator) pentru cazul întreruperii alimentării cu energie electrică.
• Verificarea armării și dezarmării cu codurile master și codurile alocate personalului ce lucrează în locațiile unde s-au instalat sistemele de alarmă.
• Verificarea funcționării semnalizărilor optice și acustice (sirene și flash-uri).
• Verificarea funcționării tastaturilor și întreținerea acestora.
• Verificarea funcționării (arie detecție senzori prezența/mișcare, semnalizare senzori geam spart, şoc, magnetici, gaze, inundație), orientarea elementelor de detecție (eventual se corectează poziţia) şi întreţinerea acestora.
• Verificarea elementelor de semnalizare atac (pedale/butoane panică).
• Executarea micilor lucrări de corecţie/retuşuri (repozare cablaj, fixare elemente, prindere în cleme etc.).
• Executarea lucrărilor de întreţinere generală (ştergere praf, îndepărtare mizerie etc.) a elementelor din compunerea subsistemului.
• Asigurarea serviciilor de asistenţă tehnică, prin intervenţii corective, în vederea remedierii eventualelor defecţiuni. Numărul solicitărilor de intervenții corective din partea beneficiarului este nelimitat.
3.6 Atribuțiile și responsabilitățile Părților
3.6.1 Atribuțiile Prestatorului
• să monitorizeze 24 de ore din 24 sistemul de securitate instalat, pe canal GPRS ;
• să asigure menţinerea în condiţii optime a serviciilor şi aparaturii instalate;
• în cazul în care apar defecţiuni la sistemul de pază şi supraveghere, să intervină pentru eficientizarea acestora, în timp util, din momentul informării primite de la Beneficiar;
• să intervină operativ cu forțele de intervenții proprii în ipoteze de acces neautorizat în perimetrul protejat de sistemul de securitate
• Să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor la care are acces pe parcursul prezentului contract sau a celor primite de la achizitor, în legătură cu sistemele și echipamentele aflate în grija achizitorului, structura, funcționarea și caracteristicile acestora.
• Prestatorul va fi singurul responsabil pentru acțiunile și comportamentul angajaților sau reprezentanților săi în relația cu achizitorul.
• Prestatorul garantează achizitorului că deține toate actele (autorizații, licențe, avize etc.) necesare conform legislaţiei în vigoare pentru a-şi îndeplini obligaţiile contractuale şi se obligă să le pună la dispoziţia achizitorului în original sau copie certificată. De asemenea, prestatorul se obligă să comunice achizitorului orice modificare intervenită în legătură cu acest aspect în termen de 5 zile. Răspunderea pentru păstrarea şi/sau prelungirea valabilităţii tuturor autorizaţiilor, avizelor, licenţelor revine exclusiv prestatorului, care va suporta eventualele prejudicii financiare şi/sau legale aduse achizitorului ca urmare a expirării/pierderii valabilităţii acestor autorizaţii.
• Prestatorul garantează achizitorului ca are personal cu pregătire de specialitate pentru executarea corespunzătoare a tuturor operațiunilor ce fac obiectul prezentului contract.
• Prestatorul garantează că personalul propriu sau al subcontractorilor săi, detașat pentru executarea prezentului contract este instruit pe linie de protecția, securitatea, siguranța si sănătatea muncii si este asigurat pentru accidente de munca, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
• Prestatorul va interveni pe toata durata de valabilitate a contractului în maximum 24 de ore de la momentul primirii unei solicitări din partea achizitorului.
• Reviziile vor cuprinde în mod obligatoriu toate operațiunile descrise anterior. astfel încât sistemele să funcționeze optim.
• Prestatorul va instrui personalul de exploatare desemnat de achizitor la fiecare revizie, în scopul asigurării utilizării corespunzătoare și corecte a aparatelor.
• Prestatorul are obligația de a încheia cate un Proces Verbal pentru fiecare revizie efectuată, în care să se consemneze starea echipamentelor după finalizarea reviziei.
• Prestatorul are obligația de a încheia un Raport Service cu ocazia fiecărei intervenții service la comanda expresă a achizitorului pe baza căruia se va întocmi devizul aferent. La finalul intervențiilor sau reviziilor, personalul prestatorului va proba în prezența achizitorului sau a reprezentanților acestuia echipamentele asupra cărora s-a intervenit, pentru a se constata funcționarea în parametrii nominali ai acestora, consemnând într-un proces verbal operațiunile efectuate și recomandările făcute.
• Pe întreaga perioada de valabilitate a contractului prestatorul va asigura intervenții în caz de necesitate în conformitate cu prețurile ofertate, aceste intervenții vor fi aprobate în prealabil de către beneficiar și achiziționate de pe catalogul electronic SEAP.
• Prestatorul se obligă să efectueze fiecare reparaţie accidentală survenită, în baza devizului de lucrări acceptat de către achizitor, în maxim 24 ore de la data constatării defecţiunii.
• Prestatorul se obligă să asigure, la nevoie şi alte piese de schimb numai după acceptarea de către achizitor, a devizului ofertă;
• Obligativitatea înlocuirii temporare a echipamentelor (echipamente tampon), cât și asigurarea stocului de piese intră în sarcina prestatorului.
• Prestatorul va respecta normele de protecţie a muncii şi cele PSI, precum şi normele interne ale achizitorului, în perioada desfăşurării reviziilor periodice, respectiv a reparaţiilor accidentale
3.6.2 Obligațiile achizitorului
• Achizitorul va permite accesul în siguranța al personalului prestatorului la locul de montare al echipamentelor care fac obiectul contractului.
• Achizitorul va confirma, prin semnătură, lucrările întreprinse și adnotate pe documentele prezentate, iar după efectuarea probelor, va confirma modul de funcționare al echipamentelor.
• Achizitorul se obligă să respecte instrucțiunile de exploatare ale echipamentelor contractate, în conformitate cu prevederile documentației tehnice dată de producător.
• Achizitorul nu va permite accesul altor persoane la echipamente. Intervenția altor persoane asupra echipamentelor, exonerează de răspundere pe Prestator.
• În cazul în care prestatorul a aplicat sigilii la echipamente sau la reglajele efectuate și aduce la cunoștința achizitorului acest lucru, acesta din urmă are obligația de a nu rupe sau deteriora nici unul dintre sigiliile aplicate fără a aduce la cunoştinţa prestatorului acest lucru.
• Achizitorul se obligă să informeze în scris sau telefonic Prestatorul în legatură cu orice modificare a programului de lucru comunicat anterior, precum și/sau alți factori care pot duce la perturbarea prestării serviciilor.
4. Recepția serviciilor
Recepția serviciilor se va efectua pe baza de proces verbal semnat de Contractant și Autoritatea/entitatea contractantă.
6. Valoarea estimată a contractului
Valoarea estimată totală: 57.600,00 lei fără TVA pe 12 luni.
Valoarea estimată a abonamentului lunar: 250,00 lei fără TVA pentru centrele din județ, 180,00 lei fără TVA pentru centrele din municipiul Cluj-Napoca.
Valoarea estimată totală se referă la asigurarea serviciilor pentru un număr total de 12 locații din județ și 10 locații din municipiul Cluj-Napoca pentru o perioadă de 12 luni.
7. Modalități și condiții de plată
Întocmirea facturilor se va face pentru fiecare centru în parte, anexându-se procesul verbal de recepție al serviciilor semnat de ambele părți.
Fiecare factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadența ale facturii respective. Facturile vor fi trimise în original la sediul centrelor menționate în Anexa 1. Pe factura fiscala, la cumpărător, va fi înscrisă atât autoritatea achizitoare (DGASPC Cluj) cât și unitatea beneficiară (Centrul). Nu se admite facturarea centralizată, cumulat pe mai multe centre beneficiare.
Termenul de plată al serviciilor este de 30 de zile de la data procesului verbal de recepție și a primirii facturii fiscale.
8. Propunerea tehnică
Ofertantul va depune propunerea tehnică în conformitate cu toate precizările caietului de sarcini- cap. 3.5., și va descrie modul în care va presta serviciile solicitate.
Propunerea tehnică va cuprinde următoarele documente:
1. Oferta tehnică, cu descrierea modului de prestare a serviciilor
2. Declarație pe proprie răspundere privind faptul că ofertantul a ținut cont de obligațiile referitoare la condițiile de muncă și protecția muncii, cu respectarea reglementărilor legale în vigoare la nivel național.
3. Declarație pe proprie răspundere privind faptul că ofertantul respectă toate prevederile caietului de sarcini.
4. Lista serviciilor similare prestate în cursul unei perioade care acoperă cel mult 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați, care să ateste experiența specifică.
9. Propunerea financiară
Oferta financiară va fi întocmită în conformitate cu formularul de ofertă anexat. Serviciile vor fi facturate sub forma unui abonament lunar, care trebuie să cuprindă toate costurile prestatorului, transportul sau orice alte costuri legate de prestarea serviciilor aferente contractului. Prețurile unitare și valoarea totală vor fi exprimate în lei, vor fi ferme, nu se vor majora ulterior și vor fi valabile până la realizarea integrală a contractului.
Oferta câștigătoare va fi desemnată cea care are cel mai scăzut tarif al abonamentului lunar.
8. Modul de prezentare al ofertei
Ofertantul va depune în cadrul ofertei următoarele:
1.Scrisoarea de înaintare – Formularul nr. 1 anexat prezentei;
2. Documentele de calificare:
• Declarație privind neîncadrarea în prevederile art. 59-60 din Legea 98/2016, referitor la conflictele de interese, în conformitate cu formularul atașat.
• Certificat constator ONRC
• Copia licenței de funcționare pentru domeniile de activitate aferente prezentului Caiet de sarcini, în conformitate cu Legii 333/2003 cu completările și modificările ulterioare privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și
H.G. 301/2012. Licența trebuie să fie valabilă la momentul prezentării.
• Dovada existenței unui aviz favorabil eliberat de IGPR pentru funcționare dispecerat și efectuare activități de monitorizare și intervenție în localitățile Cluj-Napoca, Jucu, Câmpia Turzii, Gherla, Turda, Recea Cristur, Luna de Jos, Câțcău.
• Dovada atestării personalului implicat în prestarea serviciilor conform prevederilor H.G. 301/2012
• Lista autoturismelor de care dispune pentru efectuarea intervențiilor rapide
3. Propunerea tehnică
4. Propunerea financiară .
Documentele vor fi depuse în conformitate cu mențiunile invitației de participare, prin e-mail la adresa xxxxxxxxxxx@xxxxxx-xxxx.xx.
Compartiment Aprovizionare Registratură și Comunicare Xxxx Xxxxx
Redactat: Consilier achiziții publice Xxxxx Xxxxxxxx
ANEXA 1
MONITORIZARE ȘI INTERVENȚIE CU ECHIPAJ OPERATIV LA OBIECTIVELE BENEFICIARULUI SITUATE ÎN MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA:
1 COMPLEXUL SERVICII SOCIALE PENTRU COPILUL CU DIZABILITĂȚI CLUJ- NAPOCA - CENTRUL REZIDENȚIAL PENTRU COPII CU DIZABILITĂȚI NR.9 "ȚĂNDĂRICĂ" CLUJ-NAPOCA , CLUJ-NAPOCA, str. Sunătoarei, nr. 4
2. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE PENTRU COPILUL CU DIZABILITĂȚI CLUJ- NAPOCA - CENTRUL DE ZI DE RECUPERARE PENTRU COPII CU DIZABILITĂȚI NR.10 "PINOCCHIO" CLUJ-NAPOCA, CENTRUL REZIDENȚIAL PENTRU COPII CU DIZABILITĂȚI NR.10 "PINOCCHIO" CLUJ-NAPOCA, CLUJ-XXXXXX, xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx, nr. 10
3. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CLUJ-NAPOCA – CASA DE TIP FAMILIAL ”PERLINO, xxx. Actorului, nr. 2A.
4. COMPLEX SERVICII SOCIALE PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI - CENTRUL DE ÎNGRIJIRE ȘI ASISTENȚĂ PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI CLUJ NAPOCA Bd. 21 Decembrie 1989, nr.138.
5. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE PENTRU COPILUL CU DIZABILITĂȚI CLUJ- NAPOCA- CENTRUL COMUNITAR JUDEȚEAN CLUJ-NAPOCA str. Xxxxxx Xxxxxxxx, nr. 14, Cluj Napoca
6. CENTRU DE ASISTENTA SI PROTECTIE A VICTIMELOR TRAFICULUI DE PERSOANE CLUJ-NAPOCA,
7. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CLUJ-NAPOCA - ADAPOST DE ZI SI DE NOAPTE PENTRU COPIII STRAZII "ARLECHINO" CLUJ-NAPOCA, str. Fabricii de Zahăr, nr. 49-51/
8. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CLUJ-NAPOCA – CENTRUL DE PLASAMENT NR. 2 CLUJ NAPOCA, str. 11 Octombrie, nr. 5
9. Cluj Napoca, str.Xxxxx Xxxxx, nr.2.
10. Sediu administrativ DGASPC CLUJ, str. Gen. Xxxxxx Xxxxxxxxxx, nr. 37-39.
MONITORIZARE ȘI INTERVENȚIE CU ECHIPAJ OPERATIV LA OBIECTIVELE BENEFICIARULUI SITUATE PE RAZA JUDEȚULUI CLUJ:
1. CENTRUL DE ABILITARE SI REABILITARE PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITATI JUCU, Com. Jucu, Str. Principală, nr. 470
2. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE TURDA - ADAPOST DE NOAPTE PENTRU COPIII STRAZII TURDA, str. Câmpiei, nr. 51 A,
4. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE GHERLA - CENTRUL DE ABILITARE ȘI REABILITARE PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITATI GHERLA, str. Plugarilor, nr. 24
5. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE GHERLA – CĂMINUL PENTRU PERSOANE VÂRSTNICE GHERLA, str.1 Decembrie 1918, nr. 46
6. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CÂMPIA TURZII -CENTRU PENTRU PERSOANE VARSTNICE, str. Gh. Xxxxxxx, nr. 57A
7. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE TURDA , str.X. Xxxxxxx, nr.39
MONITORIZARE ȘI ANUNȚARE LA OBIECTIVELE BENEFICIARULUI SITUATE PE RAZA JUDEȚULUI CLUJ:
1. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CÂMPIA TURZII - CENTRU REZIDENȚIAL DE ASISTENTA SI PROTECTIE A VICTIMELOR TRAFICULUI DE PERSOANE,
2. CĂMINUL PENTRU PERSOANE VÂRSTNICE RECEA CRISTUR, com. Recea Cristur, str. Principală, nr 166
3. CENTRUL DE INGRIJIRE SI ASISTENTA PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI, LUNA DE JOS com. Dăbâca, sat Luna de Jos, str. Principală, nr. 17
4. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CÂȚCĂU– LOCUINȚĂ MINIM PROTEJATĂ ”SPERANȚA” PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI CÂȚCĂU, LOCUINȚĂ MINIM PROTEJATĂ ”BUNA VESTIRE” PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI CÂȚCĂU, com. Câțcău, nr. 90A/B
5. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE CÂȚCĂU - CENTRUL DE INGRIJIRE SI ASISTENTA PENTRU PERSOANE ADULTE CU DIZABILITĂȚI CÂȚCĂU, com. Cățcău, nr. 90A
6. COMPLEXUL SERVICII SOCIALE GHERLA - CENTRUL DE ZI "MICUL PRINT" GHERLA str. Dejului, nr.2