Metodologija. NN ima na voljo javno dostopne dokumentirane postopke za izvajanje spremljanja, ocenjevanje ugotovitev spremljanja in pripravo poročil: — postopki spremljanja izpolnjujejo mednarodno sprejete najboljše prakse, kot so določene v ISO 17021 in ISO 19011 ter podobnih, — NN pripravi časovni razpored spremljanja za pogodbeno obdobje, vključno z datumi predložitve osnutkov poročil, — metodologija NN temelji na dokazih, — revizija bo v prvem letu opravljena približno na 6 mesecev, kasneje pa na eno leto, — dokumentirani postopki zagotavljajo smernice za vzorčno preverjanje dokumentov, evidenc in operacij, o katerih se dogovori s pogodbenim organom, — dokumentirani postopki vključujejo zagotavljanje uporabe informacij, prejetih od zainteresiranih strani, ki niso nujno neposredno vpletene v izvajanje SZZ, — vse ugotovitve spremljanja se dokumentirajo, — spremljanje potrdi, ali vsi vidiki SZZ delujejo, kot je načrtovano, in predvsem, ali obstajajo kakršne koli sistemske napake, potrjene z ugotovljenimi neskladnostmi, ter oceni zahtevke regulativnih agencij za popravne ukrepe in ustrezno skladnost z njimi, — poročila o spremljanju vključujejo vse ustrezne informacije o programu in ugotovitvah spremljanja. Osnutek za poročila o spremljanju in zbirna poročila se zagotavljajo v dokumentiranih postopkih, — pogodbenici zagotovita, da ima NN prost dostop do ustreznih informacij, razen če niso označene kot zaupne, in osebja, vključenega v izvajanje SZZ, njegovih dejavnosti preverjanja, ustreznih dejavnosti v gozdu, vzdolž dobavne verige lesa, pri predelovalnih obratih ter na lokacijah izvoza in uvoza lesa.
Metodologija. Neodvisni nadzor sistema je treba izvajati na podlagi dokumentiranih postopkov. — Neodvisni nadzornik sistema mora delovati v skladu z dokumentirano upravljavsko strukturo, politikami in postopki, ki izpolnjujejo pogoje iz priročnika o mednarodno sprejetih in javno objavljenih dobrih praksah. — Neodvisni nadzornik sistema pripravi časovni razpored za nadzor po naslednji pogostosti: najprej šest mesecev po učinkoviti uvedbi sistema preverjanja ter nato enkrat na leto po začetnem obdobju in s potrditvijo, da sistemi delujejo učinkovito. — Neodvisni nadzor sistema se opravi v prvem četrtletju leta, če je to mogoče. — Dokumentirane postopke je treba uporabljati kot smernice za natančna preverjanja (vzorčenje) dokumentov, eviden tiranje in transakcije. — Dokumentirati je treba vse ugotovitve med nadzornimi pregledi. — Xxxxxxxxxx iz nadzora bodo vodile k opredelitvi ugotovljenih sistemskih težav. — Poročilo o nadzoru mora vključevati vse koristne informacije o programu in ugotovitvah. V dokumentiranih postopkih je treba predložiti osnutek poročila o nadzoru in povzetek poročila. — Neodvisni nadzornik sistema vzpostavi mehanizem za sprejemanje in obravnavanje pritožb v zvezi s sistemom.