Upphandlingsprocessen. Köparen strävar efter att förenkla anbudsförfarandet både för leverantörer och köparen. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via Primonas anbudstjänst Kommers Annons. Efter tidpunkt då upphandlingen annonserats kan upphandlingsdokumenten förändras. Information om detta kommer endast att ske via Primonas anbudstjänst. Fullständig information om upphandlingen garanteras endast registrerade användare i Kommers Annons. Innan anbud skickas in ber vi er kontrollera namn, e-post och telefonnummer för den person som är registrerad användare i Kommers. Om upphandlingsdokumenten upplevs som otydliga eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller oproportionerligt konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt under anbudstiden så att missförstånd eller felaktigheter kan undvikas. Vi ber er särskilt notera att den information som efterfrågas ska lämnas i anbudet såvida det inte handlar om information där det specifikt anges att leverantören har möjlighet att lämna informationen "på begäran". I annat fall kan anbudet komma att förkastas. Leverantörens svar på frågor och krav i upphandlingsdokumenten ska lämnas på anvisade platser i Kommers Annons. Upphandlingen kan avbrytas om: inget anbud uppfyller ställda krav. anbuden innebär för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga. omorganisationer, politiska beslut, ändrad budget eller liknande förändrar förutsättningarna för upphandlingen. det föreligger beaktansvärda omständigheter i övrigt. Om upphandlingen avbryts kommer alla leverantörer som lämnat anbud att få ett meddelande där skälen för avbrytandet anges. Vid ett eventuellt avbrytande utges ingen ersättning till leverantören. Anbud ska vara skrivet på svenska. Undantag får göras för tekniska beskrivningar, förkortningar, intyg eller dylika handlingar. Leverantören ska på begäran av köparen ombesörja och bekosta översättning av handlingar från annat språk till svenska. Hänvisningar till elektronisk information i form av länkar godtas inte. Alternativa utföranden eller reservationer accepteras inte. Det utgår ingen ersättning för anbudsgivningen.
Upphandlingsprocessen. Enkel Förfrågan Anbudstid Anbudsöppning behovs- i konkurrens analys Prövning, Beställning Diarieföring Uppföljning utvärdering Arkivering
Upphandlingsprocessen. Bolaget följer kommunens upphandlingspolicy och riktlinjer och har inga egna riktlinjer/rutiner inom bolaget. Uppfattningen i bolaget är att kommunens policy och riktlinjer till viss del är kända bland bolagens medarbetare. • Bolaget följer XXX och vid bränsleupphandling följs LUF. • Under 2020 har anställda inom bolaget fått utbildning i upphandling av kommunens upphandlingschef och fler utbildningstillfällen är planerade. Det har även påbörjats diskussioner med kommunens upphandlingsenhet kring vad för stöd som bolaget behöver. • Inom bolaget är det VD som har rätt att genomföra inköp/upphandling i enlighet med VD-instruktionen. I VD-instruktionen fastställd av styrelsen år 2009 har VD befogenhet att ingå för den löpande driften erforderliga avtal där bolagets åtaganden ej överstider 10 basbelopp eller i övrigt är av större betydelse. Belopp som överstiger 10 basbelopp ska enligt uppgift kommuniceras och beslutas av styrelsen. • Det finns inga andra dokumenterade riktlinjer/rutiner utöver VD-instruktionen som reglerar vem som får genomföra inköp/upphandling och till vilket belopp. • I samband med att kommunen ska genomföra upphandlingar som kan beröra bolaget tar ansvarig upphandlare kontakt med bolaget och frågar om de ska vara med. Bolaget har ingått ett fåtal gemensamma avtal med kommunen, exempelvis inom telefoni och el. • Bolaget har ingen avtalsdatabas, avtal som tecknas av bolaget förvaras i pärmar på kontoret. • Det genomförs ingen uppföljning avseende avtalstrohet eller några stickprovskontroller avseende inköp/upphandling. • I bolagets internkontrollplan 2020 finns inget kontrollmoment som berör upphandling/inköp.
Upphandlingsprocessen. Varje upphandling föregås av att den upphandlande myndigheten identifierar ett behov och gör en analys av hur behovet kan tillgodoses. Under den efterföljande planeringen av upphandlingen görs en uppskattning av det totala värdet på upphandlingen över hela kontraktsperioden, inklusive optioner. Detta värde, samt i fallet med tjänsteupphandling, vilken typ av tjänst som ska upphandlas, ligger till grund för vilka regler som ska tillämpas under upphandlingen.10 Nedanstående figur belyser de viktigaste momenten i upphandlingsprocessen:
Upphandlingsprocessen