Ersättningspolicy
Denna ersättningspolicy beskriver Viking Lines huvudprinciper för ersättning till styrelse, verkställande direktör (VD) och VD:s ersättare. Policyn har utarbetats i enlighet med finsk lagstiftning och den finska bolagsstyrningskoden som trädde i kraft den 1 januari 2020.
Ersättningspolicyn har godkänts av Viking Lines styrelse och läggs fram för den ordinarie bolagsstämman den 13 maj 2020. Ersättningspolicyn ska läggas fram för den ordinarie bolagsstämman minst vart fjärde år. Således tillämpas denna ersättningspolicy fram till ordinarie bolagsstämma 2024 såvida ändringar inte påkallats dessförinnan.
Viking Lines ersättningspolicy syftar till att främja koncernens framgång och långsiktiga ekonomiska intressen i enlighet med Viking Lines strategi och värderingar.
Ersättningsnivåerna ska vara tillräckligt konkurrenskraftiga för att attrahera, behålla och motivera personer med hög kompetens. Lönerna och anställningsvillkoren för Viking Lines anställda ska beaktas när ersättningarna för VD och VD:s ersättare fastställs.
Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Den ordinarie bolagsstämman beslutar om styrelsemedlemmarnas ersättningar för en verksamhetsperiod åt gången. I det fall styrelsen har utsett en nomineringskommitté bereder kommittén förslaget till styrelsearvoden. I annat fall sköter styrelsen beredningen av förslaget. Vid beredningen görs jämförelser med arvoden för andra företag med beaktande av styrelsens arbetsuppgifter och ansvar. Styrelsens ersättningar ska vara i linje med aktieägarnas intressen.
Styrelsen beslutar årligen om ersättningar och förmåner som betalas till VD och VD:s ersättare. Besluten ska fattas inom ramen för Viking Lines ersättningspolicy.
Ersättningar till styrelsen och dess eventuella kommittéer fastställs årligen av aktieägarna på bolagsstämman. De kan bestå av ett fast årsarvode och mötesarvode per bevistat sammanträde. Arvodena kan variera beroende på befattning, arbetsbörda och ansvar. Skäliga resekostnader kan ersättas. Styrelsens ersättningar betalas ut i pengar.
Ersättning till VD och VD:s ersättare
Styrelsen beslutar årligen om ersättningar och förmåner som betalas till VD och VD:s ersättare. Ersättningarna betalas ut i pengar och består av en fast månadslön och naturaförmåner.
Lönenivån fastställs utifrån befattningskraven med hänsyn till individuell kompetensnivå och relevant erfarenhet samt prestation.
Naturaförmåner kan bestå av bil, bostad, telefon, livförsäkring, hälso- och sjukvård eller andra förmåner som är i linje med lokal praxis.
Koncernen har inga rörliga, prestationsrelaterade belönings- och bonussystem. Viking Line har inga krav på att VD och VD:s ersättare ska ha ett visst aktieinnehav i bolaget. För VD och VD:s ersättare gäller de allmänna pensionsvillkoren och den vid varje tidpunkt lägsta lagstadgade pensionsåldern.
VD och VD:s ersättare har anställningsavtal som gäller tillsvidare. Uppsägningstiden för VD är 8 månader och för VD:s ersättare 6 månader. Vid en eventuell uppsägning från Viking Lines sida erhåller VD 8 månaders lön efter tidpunkten för uppsägning, medan VD:s ersättare erhåller 6 månaders lön. Utöver detta uppgörs inga andra individuella avtal avseende ersättningar på grund av uppsägning.
Förutsättningar för tillfälliga avvikelser
Styrelsen kan besluta att tillfälligt frångå bestämmelserna avseende ersättningar till VD och VD:s ersättare enligt denna policy, helt eller delvis, för att säkerställa Viking Lines intressen på lång sikt. Detta kan ske under exceptionella förhållanden då koncernens centrala verksamhetsförutsättningar förändras, såsom vid omstrukturering av bolaget eller annan omorganisation som påverkar bolaget eller dess storlek, förändrad ägarstruktur, förändring av gällande lagstiftning eller kollektivavtal, eller i samband med tillsättande av en ny VD eller VD:s ersättare.
Eventuella tillfälliga avvikelser från ersättningspolicyn meddelas i Viking Lines årliga ersättningsrapport. Om avvikelsen föranleder en förändring av ersättningspolicyn ska detta läggas fram på följande möjliga ordinarie bolagsstämma.
Avvikelser gällande styrelsearvoden kräver beslut av bolagsstämman.