UPPFÖRANDEKOD
UPPFÖRANDEKOD
VERSION 2.1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
>> VD har ordet 1
>> 1. Introduktion 2
1.1 Uppförandekoden gäller för alla 3
1.2 Ett personligt ansvar att agera enligt uppförandekoden 3
1.3 Chefer föregår med gott exempel 3
1.4 Be om råd om hur du ska agera 3
1.5 Medarbetare som inte enerlever uppförandekoden 3
>> 2. Vår arbetsplats 4
2.1 Vi främjar en inkluderande och icke-diskriminerande arbetsplats 5
2.2 Vi respekterar mänskliga rättigheter och goda arbetsförhållande 6
2.3 Vi säkerställer en hälsosam och säker arbetsmiljö 7
2.4 Vi agerar miljömedvetet 8
2.5 Vi reser i tjänsten på ett ansvarsfullt sätt 9
2.6 Vi skyddar Gränges rykte och tillgångar 10
2.7 Vi hanterar konfidentiell och affärskritisk information med försiktighet 11
2.8 Vi bedriver inte insiderhandel 12
2.9 Vi skyddar personuppginer och förhindrar olovlig användning 12
2.10 Vi bokför ärligt och korrekt 13
>> 3. Vår affär och marknad 14
3.1 Vi undviker intressekonflikter 15
3.2 Vi tar aldrig emot mutor eller accepterar korruption 16
3.3 Vi avstår från penningtvätt 17
3.4 Vi agerar rättvist och lagenligt i konkurrens 17
3.5 Vi garanterar ansvarsfull handel 17
3.6 Vi säkerställer ansvarsfulla leverantörskedjor 18
3.7 Vi strävar ener att vara en förtroendeingivande samhällsaktör 18
>> 4. Säg ifrån! 19
4.1 Viktigt att du lyner sådant som eventuellt inte står rätt till 20
4.2 Visselblåsarfunktionen 20
4.3 Anmälningar hanteras seriöst och professionellt 21
4.4 Implementering och uppföljning 21
Detta dokument finns även på engelska och kinesiska. Vid tolkning av denna uppförandekod äger den engelska versionen företräde. För frågor, vänligen kontakta din lokala personal- eller juristavdelning.
VD HAR ORDET
Bästa medarbetare,
Gränges vision är ‘to transform the world through innovative aluminium engineering’. För att nå denna vision och vara ett framgångsrikt och hållbart företag behöver vi bygga starka relationer som präglas av förtroende och tillit - internt och med våra affärspartners. Gränges ska alltid vara ett bra företag att arbeta för och bedriva verksamhet med.
Att verka i en global affärsmiljö innebär att vi kan hamna i situationer där vi känner oss osäkra på hur vi ska agera. Principerna i vår uppförandekod och våra kärnvärden ger oss riktlinjer kring hur vi ska uppträda och hur Gränges ska bedriva sin verksamhet på ett ansvarsfullt sätt.
Det är viktigt att vi alla följer denna uppförandekod och ser till att det blir en central del av vår företagskultur. Om någon av oss ser eller misstänker något som strider mot uppförande- koden eller andra regler och lagar, har vi alla ett ansvar att agera och säga ifrån.
Genom att främja Gränges värderingar och genom att vara en etisk och sund partner i våra affärsrelationer och en god samhällsaktör, kan vi alla bidra till att bygga ett framgångsrikt och ansvarsfullt företag som vi kan vara stolta över.
Stockholm, 25 juni 2020
Xxxxx Xxxxxxx VD Gränges AB
“Gränges ska alltid vara ett bra företag att arbeta för och bedriva verksamhet med.”
INTRODUKTION
Gränges är skyldigt att agera ansvarsfullt i enlighet med etiska och sunda affärsprinciper samt gällande lagar, regler och förordningar.
Som grund för hur Gränges alla medarbetare ska bemöta kollegor, affärspartners och andra intressenter har före- taget sammanfattat ett antal principer som utgör före- tagets uppförandekod. Dessa principer gäller alla med- arbetare och de som på annat sätt arbetar på uppdrag av Gränges. I uppförandekoden finns också praktisk vägled- ning om hur dessa principer ska följas.
Gränges stödjer internationella konventioner1) för mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och antikorruption, inklusive
1) De internationella konventioner som här åsyftas är FN:s Global Compact, FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, FN:s mål för hållbar utveckling samt OECD:s riktlinjer för multinationella företag.
FN:s Global Compacts tio vägledande principer. För detta krävs ett gemensamt engagemang från alla medarbetare.
Utöver uppförandekoden finns också ett antal interna policyer som omfattar alla medarbetare. Dessa policyer är i vissa fall är striktare än företagets uppförandekod och gällande lagar och förordningar.
Saknas specifika principer bör du agera i enlighet med uppförandekodens anda, och vid behov tillfråga dina överord- nade chefer. Om uppförandekoden och lokala regler och rikt- linjer skiljer sig åt, ska – där lagen tillåter – den striktare hållningen tillämpas.
Våra kärnvärden
Våra kärnvärden beskriver hur vi arbetar. De vägleder oss i dagliga handlingar och lägger grunden för hur vi ska bedriva vår affärsverksamhet på ett ansvarsfullt och etiskt sätt.
Engagerad
Vi sätter kunden i centrum och agerar ansvarsfullt gentemot varandra och vårt samhälle
Handlingskranig
Vi är handlingskraniga, får saker att hända och lär oss hela tiden av våra erfarenheter
Vi tummar aldrig på säkerheten
Vi är engagerade och har en positiv attityd gentemot kollegor och arbetsuppginer
Vi håller våra lönen, strävar ener att göra vårt bästa och erbjuder produkter och tjänster med hög kvalitet
Vi är proaktiva och driver förbättringar
Vi är alerta och fattar tydliga beslut med korta ledtider
Vi strävar ständigt ener att förbättra våra resultat genom utvärdering och feedback
Innovativ Tillgänglig
Vi är innovativa, främjar kreativitet och söker ständigt nya och bättre lösningar
Vi är tillgängliga för varandra, våra kunder och våra affärspartners
Vi är positiva till förändring, ifrågasätter gamla vanor och antar utmaningar
Vi värdesätter erfarenhetsutbyte och utvecklar bättre lösningar för att överträffa kundens förväntningar
Vi uppmuntrar en innovativ kultur baserad på gedigen kunskap, samarbete och individuellt ansvar
Vi lyssnar, samarbetar och kommunicerar aktivt Vi har en öppen och ödmjuk attityd
Vi främjar jämställdhet och att alla ska ha likvärdiga möjligheter på vår arbetsplats
>> 1.1 Uppförandekoden gäller för alla
>> 1.4 Be om råd om hur du ska agera
Denna uppförandekod gäller för alla medarbetare och för styrelseledamöter inom Grängeskoncernen. Den gäller även för visstidsanställda, konsulter och andra uppdragstagare, mellanhänder eller andra som agerar på uppdrag av Gränges.
De grupper av individer som listas ovan beskrivs gemensamt i detta dokument som “medarbetare” eller “vi”.
>> 1.2 Ett personligt ansvar att agera enligt uppförandekoden
Alla medarbetare har ett personligt ansvar att följa upp- förandekoden och att verka för Gränges bästa.
Medarbetare bör aldrig agera, eller uppmuntra andra att agera, i strid med denna uppförandekod även om handlingen kan tyckas vara i Gränges intresse.
Alla eventuella undantag från denna uppförandekod ska godkännas av Gränges AB:s VD.
En uppförandekod ger inte exakta svar i alla situationer. Om du är osäker på hur du ska agera i en viss situation, ställ följande frågor till dig själv:
• Är det lagligt?
• Är det tillåtet enligt uppförandekoden?
• Känns det etiskt riktigt?
• Känner jag mig bekväm om mitt beteende eller beslut blir allmänt känt?
Om du svarar “nej” på någon av ovanstående frågor, be om råd från:
• Din chef eller chefens chef.
• En relevant avdelning på din anläggning (t ex personal-, ekonomi- eller IT-avdelningen).
• En relevant avdelning på Gränges huvudkontor när det gäller frågor där en lokal avdelning inte finns (t ex jurist- eller kommunikationsavdelningen).
Du kan läsa mer om detta på sidorna 19-21.
Ord som är understrukna definieras och förklaras i de mörkblå rutorna.
>> 1.3 Chefer föregår med gott
>> 1.5 Medarbetare som inte enerlever uppförandekoden
exempel
Gränges ansvarar för att regelbundet utbilda chefer i uppförandekoden för att säkerställa att de har djup kunskap och förståelse för innehållet.
Om du är chef förväntas du alltid föregå med gott exempel. Det är också ditt ansvar som chef att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar medarbetare att agera i enlighet med uppförandekoden.
Om du har underordnade är det ditt ansvar att se till att dessa personer är medvetna om, förstår samt följer de principer som anges i uppförandekoden, även om medarbetarna inte har till- gång till intranätet på sin arbetsplats.
Om dina medarbetare har frågor gällande affärsmässigt beteende, har du som chef ansvar för att svara snabbt och rekommendera lämpliga åtgärder.
Gränges uppmuntrar informella och konstruktiva diskussioner om ansvarsfullt beteende.
Att åsidosätta eller frångå kraven i Gränges uppförandekod kan leda till disciplinära åtgärder och i allvarliga fall avsked- ande och/eller till och med straffrättsligt åtal.
Mer information finns i kapitlet Säg ifrån! på sidorna 19–21.
2. VÅR ARBETS- PLATS
>> 2.1 Vi främjar en inkluderande och icke-diskriminerande arbetsplats
För dig innebär detta:
Behandla alla med respekt.
Uppmuntra en positiv arbetsmiljö och en inkluderande kultur där alla värdesätts oaktat sina olikheter.
Avstå från beteende som kan uppfattas hotande, förnedrande, stötande, förolämpande, skrämmande eller förödmjukande.
Tolerera inte diskriminering, trakasserier eller repressalier av något slag.
Om du upplever diskriminering, trakasserier eller repressalier, rapportera detta till din chef eller till personalavdelningen. Gränges kommer att undersöka frågan och vidta lämpliga åtgärder.
Definitioner:
Diskriminering innebär att en person behandlas orättvist på jobbet på grund av orelaterade personliga faktorer som kön (inklusive graviditet), könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk eller kulturell tillhörighet, ras/hudfärg, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.
Trakasserier innebär ovälkomna verbala eller fysiska handlingar (inklusive sexuella trakasserier) som kränker någons värdighet och som är relaterat till kön (inklusive graviditet), könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk eller kulturell tillhörighet, ras/färg, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.
Repressalier innebär att en person bestraffas på grund av att individen har rapporterat, deltar i en utredning om trakasserier eller annan diskriminering, eller på grund av att man passivt vägrar att delta i en utredning gällande trakasserier eller diskriminering.
Vår arbetsplats ska kännetecknas av lika möjligheter, rättig- heter, öppenhet och mångfald. Alla medarbetare ska behand- las och behandla varandra med respekt och värdighet.
Vi tolererar inte någon form av diskriminering relaterad till exempelvis kön (inklusive graviditet), könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk eller kulturell tillhörighet, ras/ färg, religion eller annan trosuppfattning, funktionsned- sättning, sexuell läggning eller ålder.
Vi accepterar vidare inte någon form av hotfullt eller respekt- löst beteende på vår arbetsplats, till exempel i form av olämp- lig eller störande jargong, kränkande särbehandling, trakas- serier (inklusive sexuella trakasserier) eller fysisk misshandel.
Vi tolererar inte att en person som gör en anmälan eller är involverad i en utredning utsätts för någon form av trakasser- ier eller repressalier på grund av detta.
Alla anställningsbeslut inklusive rekrytering, ersättning, befordran och uppsägning ska baseras på objektiva kriterier såsom individens kompetens, erfarenhet och prestation.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokala personalavdelningen
Mer information:
• Global Diversity Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.2 Vi respekterar mänskliga rättigheter och goda arbetsförhållanden
Gränges stödjer internationella konventioner för mänskliga rättigheter och arbetsvillkor, inklusive FN: s Global Compact (se länk nedan) och dess tio principer. Som företag anser vi att goda arbetsvillkor gör det möjligt för våra medarbetare att uppnå sin fulla potential.
Gränges principer är följande:
• Vi respekterar och stödjer tillkännagivna internationella konventioner för mänskliga rättigheter.
• Vi tolererar inte någon form av tvångsarbete.
• Vi respekterar barns rätt till personlig utveckling och utbild- ning. Vi anställer endast arbetstagare som är minst 15 år eller innehar lägsta gällande lagstadgade ålder, beroende på vilken gräns som är högre.
• Vi skyddar unga arbetstagare, som är mellan 15 och 18 år, genom att begränsa deras arbetstider och deras arbets- uppgifter såsom exempelvis tungt arbete, farligt arbete och nattskift.
• Vi respekterar våra medarbetares rättigheter, i den utsträckning som är tillåtet enligt gällande lagar och förord- ningar, att bilda ett arbetstagarråd, en kollektiv förhand- lingsenhet eller andra arbetstagarrepresentationer samt att ingå kollektivavtal.
• Vi tillhandahåller anställningsvillkor på ett språk som medarbetaren förstår. Dessa bör innehålla information om arbetstid och rast, lön, skatt, förmåner samt uppsägnings- tid.
• Vi begär enbart in sådan information från medarbetare som är nödvändig för anställningen. Vid anställningens start frågar vi aldrig efter eller begär in äldre eller utgångna identitetshandlingar, eller kräver ersättning för eventuella rekryteringskostnader.
• Vi följer lokala lagar och avtal om arbetstid och tillåter inte arbetstid som inte är i linje med lokala regler eller kollektiv-
avtal. Vi ser till att medarbetare har rätt till vila samt mål- tidsuppehåll under arbetstiden. Vi ser också till att alla medarbetare i genomsnitt ges minst en ledig dag i veckan och att medarbetare kan ta ledigt för etablerade nationella och lokala helgdagar förutsatt att den operativa verksam- heten inte påverkas negativt.
• Vi ser till att medarbetares löner är skäliga och konkurrens- kraftiga samt följer relevanta lagar och förordningar. Gränges reviderar årligen vad vi anser vara en konkurrens- kraftig lön i varje verksamhetsland baserat på gällande lag- stiftning och/eller kollektivavtal samt årliga interna och externa riktmärken.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokala personalavdelningen
• Erkända fackföreningar och fackliga representanter
Mer information:
xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx-xx-xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx
För dig innebär detta:
Se till att du förstår dina skyldigheter, rättigheter och anställningsvillkor.
Om du är chef: följ lokala regler om lägsta anställningsålder och anlita aldrig unga arbets- tagare (15-18 år) för arbete som kan vara farligt eller skadligt för individens fysiska eller psykiska hälsa alternativt stör individens utbildning.
Om du arbetar övertid, var medveten om och förstå tillämpliga lokala återställnings- och viloregler.
>> 2.3 Vi säkerställer en hälsosam och säker arbetsmiljö
Gränges arbetar systematiskt för att säkerställa en säker och sund arbetsmiljö och för att förbättra hälso- och säkerhets- beteende i både produktions- och kontorsmiljö. Begreppet arbetsmiljö omfattar såväl den fysiska arbetsmiljön som den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Vi strävar efter en säker och skadefri arbetsplats som främjar hälsa och välbefinnande hos alla våra medarbetare samt konsulter och andra uppdragstagare. Ingen medarbetare eller annan person som vistas på Gränges arbetsplats ska utsättas för skaderisk.
För dig innebär detta:
Se till att du arbetar säkert enligt lokala säkerhets- krav och Gränges EHS Policy.
Var varsam med personlig skyddsutrustning och verktyg.
Tänk ener innan du agerar. Var uppmärksam på säkerheten i och runt din arbetsplats samt var aktiv med att identifiera och rapportera eventuella säkerhetsrelaterade faror och risker till din chef.
Ta aldrig genvägar eller ignorera nödvändiga säkerhetsinstruktioner.
Stoppa arbetet omedelbart om en situation inte är säker för dig eller en kollega, konsult eller andra uppdragstagare.
Om du är chef, se till att dina medarbetare, konsulter eller andra uppdragstagare är väl utbildade och utrustade för sina jobb.
Arbeta inte under påverkan av droger eller alkohol.
Var en bra kollega. Du är din kollegas arbetsmiljö. Du får inte trakassera, mobba eller behandla dina kollegor orättvist.
Definitioner:
Kränkande särbehandling innebär trakasserier eller diskriminerande handlingar som riktas mot en eller flera medarbetare på ett förolämpande sätt och som kan leda till psykisk ohälsa eller att den utsatte blir utstött/alienerad.
Vi är övertygade om att skador och arbetsrelaterade sjukdomar samt säkerhetsincidenter kan förebyggas. Vi arbetar förebyg- gande för att förbättra medarbetarnas medvetenhet och kun- skap om hälsa och säkerhet, vilket till exempel görs genom hälsokontroller, utbildning inom maskinsäkerhet, personlig skyddsutrustning, brandsäkerhet, första hjälpen och agerande vid nödsituation. För mer information, se Gränges EHS Policy.
Arbetet med att upprätthålla en säker och sund arbetsmiljö innefattar kontinuerliga riskbedömningar av säkerheten som innebär att risker hanteras och följs upp.
Kränkande särbehandling (mobbing) accepteras inte i vår verk- samhet. Om en medarbetare upplever att det förekommer, bör det rapporteras till medarbetarens chef eller till personal- avdelningen. Gränges kommer att utreda frågan och vidta lämpliga åtgärder.
Användning av droger eller alkohol
För medarbetare samt konsulter och andra uppdragstagare som befinner sig på Gränges arbetsplats eller utför arbete för Gränges räkning är ett gott omdöme av stor vikt för att inte äventyra säkerheten för sig själv eller sina kollegor. Alla medarbetare ska därför avstå från användning av droger och alkohol på arbetsplatsen.
Om medarbetare befinner sig i en situation där det anses vara oartigt att inte acceptera gästfrihet såsom mat och alkohol- haltiga drycker, kan en modest och rimlig konsumtion vara tillåten.
Individer som är påverkade av alkohol eller droger kan bli föremål för disciplinära åtgärder, till och med uppsägning, och måste snabbt hanteras för allas hälsa, säkerhet och välbefin- nande. Vid varje enskilt fall utreds de särskilda omständig- heterna och därefter vidtas lämpliga åtgärder.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokal produktionschef
• Lokal EHS-ansvarig
• Lokala personalavdelningen
Mer information:
• Global EHS Policy (endast tillgänglig på engelska)
• Lokal arbetsmiljöpolicy, inklusive rutiner och riktlinjer för att förebygga och hantera mobbning och trakasserier
• Global Alcohol and drug Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.4 Vi agerar miljömedvetet
För dig innebär detta:
Följ miljölagstinningen och interna krav relaterade till din roll.
Var medveten om de miljörisker som finns i ditt dagliga arbete och hur du kan vidta förebyggande åtgärder för att minska dessa.
Stöd inte sådan verksamhet (inklusive projekt, beslut, investeringar) som har en väsentligt negativ inverkan på miljön.
Främja effektiv användning av energi, vatten, material, kemikalier och andra resurser i din egen verksamhet och försöka återanvända och återvinna material så mycket du kan.
Uppmuntra användning och utveckling av miljövänlig teknik.
Avskilj och kassera avfall i angivna behållare.
Vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder vid hantering av farliga ämnen.
Använd, lagra, märk och kassera kemikalier och andra material på rätt sätt. Rapportera eventuella spill, utsläpp eller miljörisker.
Ta hänsyn till miljöaspekter när du reser.
Gränges vill bidra till en mer hållbar framtid och utvecklar därför kontinuerligt sina aktiviteter och processer för att minimera vår miljöpåverkan.
Vi strävar efter att förbättra energi- och materialeffektiviteten i verksamheten samt att öka användningen av återvunnet alu- minium i vår produktion. Det möjliggörs genom återvinning av internt genererat skrot, men även av att skrot köps externt.
Vi mäter regelbundet användningen av energi, vatten samt de utsläpp som genereras i vår verksamhet för att säkerställa att vi håller oss inom våra gränsvärden.
Gränges har ett antal verktyg och metoder som gör det möjligt för medarbetare att använda, återvinna och kassera material på ett ansvarsfullt sätt. Vi är noga med att planera och informera vår personal om resurseffektivitet.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Produktionschef
• Lokal EHS-ansvarig
More information:
• Global EHS Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.5 Vi reser i tjänsten på ett ansvarsfullt sätt
För dig innebär detta:
Fundera över om affärsresan är nödvändig. Prioritera telefon-, video- eller konferensmöten när så är möjligt.
Vid gruppresor: fundera över om det verkligen är nödvändigt för alla att resa. Planera resan i god tid så att deltagare får tillräckligt med tid att boka biljetter.
Försök alltid att resa på det mest kostnadseffektiva sättet.
Använd kollektivtrafik när det är möjligt.
Xxxxx som ambassadör för Gränges när du reser i tjänsten.
Affärsresor en viktig del av Gränges verksamhet som globalt företag. När medarbetare reser i tjänsten ska hänsyn tas till kostnader, säkerhet och miljö.
På affärsresor representerar alla medarbetare Gränges både på och utanför kontorstid. Medarbetare har inte rätt att ägna sig åt aktiviteter som strider mot lokal lagstiftning eller uppförandekoden, till exempel sexuellt utnyttjande, drog- och alkoholmissbruk, eller utsätta sig själv för potentiellt hotfulla situationer.
Måttlig och ansvarsfull konsumtion av alkohol kan vara accept- abelt vid vissa tillfällen, t.ex. i situationer där det anses vara oartigt att inte acceptera gästfrihetsgester såsom mat och alkoholhaltiga drycker.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokala personalavdelningen
Mer information:
• Global Travel Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.6 Vi skyddar Gränges rykte och tillgångar
För dig innebär detta:
Rapportera omedelbart stöld eller missbruk av företagets lager, kontanter, utrustning, material eller andra tillgångar.
Skydda Gränges affärshemligheter, såsom innovationer eller design och avslöja inte dessa utan särskilt tillstånd.
Om du har tillgång till någon immateriell egendom, hantera den korrekt och skydda den mot stöld eller avslöjande.
Om du tar med dig Gränges tillgångar utanför företagets lokaler, se till att du är behörig att göra det och att du skyddar dem mot stöld och missbruk.
Rapportera misstänkt förlust av IT-tillgångar eller IT-relaterade cyberattacker till den lokala
IT-avdelningen (Servicedesk, om tillämpligt).
Var uppmärksam när du använder datorn, till exempel innan du klickar på länkar i e-post eller webbplatser.
Kontakta alltid IT-avdelningen om du behöver ytterligare mjukvara eller tjänster.
Definitioner:
Brottslig gärning innebär en avsiktlig handling utformad för att få en direkt eller indirekt fördel genom missbruk av Gränges tillgångar eller genom förvanskning av finansiella rapporter eller andra handlingar.
Att skydda Gränges rykte och varumärke är viktigt för våra möjligheter att vara framgångsrika. Medarbetare ska därför agera ansvarsfullt och försiktigt för att skydda företagets till- gångar (både materiella och immateriella) och att inte skada Gränges rykte.
Materiella tillgångar, inklusive byggnader, maskiner, inredning, företagsutrustning och verktyg, företagsfonder och annan
fysisk egendom ska skyddas mot missbruk, stöld, skada eller förstörelse. Immateriella tillgångar i form av patent, know- how, varumärken, recept, kunskap, idéer och information ska också skyddas.
Gränges fastigheter och tillgångar får inte användas för per- sonliga ändamål utan särskilt tillstånd. Gränges tillåter per- sonlig användning av IT- eller kommunikationsutrustning om användningen inte påverkar företaget eller arbetstagarens arbete negativt. Att besöka webbsidor eller att ladda ner material med pornografiskt, oetiskt eller liknande innehåll är strängt förbjudet. Enbart mjukvara eller tjänster som är god- kända av Gränges IT-avdelning kan användas på våra datorer.
Avsiktligt vilseledande i syfte att uppnå en direkt eller indirekt fördel genom missbruk av Gränges tillgångar är strängt för- bjudet och kan utgöra brottslig gärning.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
• Lokala IT-avdelningen
Mer information:
• Global Information Security Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.7 Vi hanterar konfidentiell och affärskritisk information med försiktighet
Alla medarbetare är skyldiga att behandla information om Gränges med omsorg och att behandla icke-offentlig informa- tion konfidentiellt. Obehörig användning eller offentliggörande av sådan information kan väsentligt skada vår verksamhet och rykte.
Medarbetare får aldrig lämna konfidentiell information till någon inom eller utanför företaget, såvida inte utlämnandet av sådan information är uttryckligen godkänd av Gränges VD eller chefs- jurist, eller är sanktionerat enligt lag eller annat tillämpligt regelverk. Detta gäller även om den anställde inte har tecknat ett sekretessavtal.
Otillåten spridning av insiderinformation utgör ett brott.
Offentlig information relaterad till Gränges kommuniceras av utsedda taleskvinnor och talesmän. Mer information finns i Gränges Communications Policy och på intranätet.
Information om Gränges som inte blivit offentlig ska betraktas som Gränges tillgång. Därmed gäller tystnadsplikten utan tidsbe- gränsning även efter avslutad anställning eller tjänstgöringstid som styrelseledamot.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Kommunikationsavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
Mer information:
• Global Communications Policy (endast tillgänglig på engelska)
För dig innebär detta:
Var restriktiv med information som kan vara konfidentiell. Sådan information ska inte lämnas till någon inom eller utanför Gränges.
Xxxxxx konfidentiell information som affärspartners, inklusive leverantörer och kunder, delar med oss.
Om du är osäker på om information kan spridas, fråga din chef om råd eller kontakta kommunikations- avdelningen.
Definitioner:
Konfidentiell information innebär information som inte är eller borde vara känd för allmänheten, exempelvis finansiella eller strategiska affärsplaner, budgetar, marknadsförings- och försäljnings- program, teknisk eller annan know-how, konstruktionsspecifikationer, kunduppginer, prissättning eller liknande.
• Gränges intranät: xxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxxx-x- arbetet/granges-talespersoner/
>> 2.8 Vi bedriver inte insiderhandel
För dig innebär detta:
Sprid inte insiderinformation till någon.
Köp eller sälj inte Gränges-aktier (för egen eller annans räkning, direkt eller indirekt) på grundval av insiderinformation.
Följ reglerna i Gränges Insider Policy.
Definitioner:
Insiderinformation innebär information av särskild vikt som inte har offentliggjorts och som sannolikt skulle få en betydande inverkan på Gränges aktiekurs om den offentliggjordes.
Insiderhandel innebär handel (eller råd till andra om handel) i Gränges aktier eller andra finansiella instrument relaterade till sådana aktier eller andra noterade bolags finansiella instrument baserat på icke-offentlig information som erhållits via arbete hos Gränges, som skulle kunna påverka aktiekursen om den vore offentlig.
Som anställd på Gränges kan medarbetare få tillgång till insiderinformation som berör Gränges eller Gränges affärs- partners. Om medarbetare har tillgång till sådan information får de inte - för egen räkning eller för någon annans räkning - köpa eller sälja Grängesaktier eller finansiella instrument relaterade till Grängesaktien, så kallad insiderhandel. Dessutom får med- arbetare inte rekommendera en annan person att köpa eller sälja Grängesaktier eller andra finansiella instrument kopplade till Gränges eller Gränges affärspartners.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
Mer information:
• Global Insider Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.9 Vi skyddar personuppginer och förhindrar olovlig användning
För dig innebär detta:
Följ Gränges riktlinjer och rutiner när du samlar in, använder, lagrar eller delar personuppginer om individer.
Definitioner:
Personuppginer innebär all information som indirekt eller direkt hänför sig till en identifierbar individ, t.ex. namn, personnummer, foto, hälsodata etc.
Gränges efterlever tillämplig lagstiftning avseende person- uppgifter när vi samlar in, använder och delar med oss av uppgifter om olika individer.
Om medarbetare hanterar personuppgifter, måste de se till att denna information skyddas och att åtgärder vidtas för att för- hindra olovlig användning.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
Mer information:
• Global Privacy Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 2.10 Vi bokför ärligt och korrekt
För dig innebär detta:
Rapportera och registrera dina affärstransaktioner ärligt och korrekt.
Följ attestordningen för godkännande av finansiella och andra affärsbeslut.
Säkerställ att du inte anger information som är falsk eller vilseledande när du registrerar en transaktion.
Registrera (om du är chef, godkänn också) arbets- tider och företagsrelaterade utginer korrekt enligt lokala förfaranden.
Om du märker ett fel eller misstänker överträdelser mot bokföringsreglerna och andra relevanta regler på området - som skulle kunna utgöra brottsliga förfaranden - rapporterar du omedelbart till juristavdelningen.
Gränges bokför alla finansiella poster med största noggrann- het för att på ett korrekt, öppet, och punktligt sätt kunna rapportera våra finansiella resultat.
Medarbetare som arbetar med eller är delaktig i finansiella transaktioner eller redovisning är skyldig att se till att alla transaktioner är fullständiga och noggrant dokumenterade samt bokförda i enlighet med gällande lag, god redovisnings- praxis och interna krav.
Falsk eller vilseledande redovisning är under inga omständig- heter acceptabelt och kan utgöra ett brott.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
• Lokala ekonomiavdelningen
“Gränges bokför alla finansiella poster med största noggrannhet.”
3. VÅR AFFÄR OCH MARKNAD
>> 3.1 Vi undviker intressekonflikter
För dig innebär detta:
Hantera alltid affärsrelationer på ett professionellt sätt.
Xxxxx affärsbeslut och gör transaktioner för Gränges bästa, inte för att gynna dig själv eller din familj.
Meddela din chef innan du accepterar några uppdrag eller befattningar utanför Gränges. Sådana uppdrag eller befattningar får aldrig strida mot Gränges intressen.
Marknadsför inte produkter eller tjänster som är i direkt konkurrens med Gränges affärsverksamhet eller intressen.
Undvik aktiviteter som kan uppfattas främja intressen hos familjemedlemmar, vänner eller affärspartners som exempelvis konkurrenter och leverantörer eller andra intressenter, på bekostnad av Gränges.
Se till att du - utan dröjsmål - får ett förhands- godkännande från din chef i en situation med potentiell intressekonflikt.
Definitioner:
Intressekonflikt innebär att personliga intressen påverkar eller riskerar att påverka din bedömning, objektivitet eller oberoende när du fattar beslut och utför ditt jobb.
Medarbetare har en skyldighet att arbeta för Gränges bästa och undvika att skapa fördelar för sig själv eller andra som är olämpliga eller kan skada Gränges intressen.
Ingen bör delta i eller försöka påverka ett beslut som kan ge upphov till en faktisk eller uppfattad intressekonflikt.
Särskild uppmärksamhet måste ägnas åt situationer där medarbetare har ett personligt intresse i frågan, ekonomiskt eller annat, direkt eller genom någon närstående.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokala personalavdelningen
• Juristavdelningen , lokalt eller på huvudkontoret
“Medarbetare har en skyldighet att arbeta för Gränges bästa och undvika att skapa fördelar för sig själv eller andra som är olämpliga eller kan skada Gränges intressen.”
>> 3.2 Vi tar aldrig emot mutor eller accepterar korruption
För dig innebär detta:
Ha god kunskap om Gränges regler om gåvor och evenemang/underhållning och ha ett legitimt och affärsmässigt syne för allt du erbjuder. Om det finns en lokal policy ska du följa den.
Ge inte och ta inte emot mutor eller något som kan betraktas som muta. Detta inkluderar kontanter, jobbmöjligheter, tjänster, resor eller otillbörliga gåvor och underhållning.
Ta aldrig emot något från en affärspartner om det kan påverka eller uppfattas påverka ett affärsbeslut.
Förstå vad som är tillåtet om du arbetar mot statliga tjänstemän, där reglerna vanligtvis är mycket strikta.
Om du använder tredje part, såsom distributörer eller agenter, se till att de bedriver verksamhet med samma höga etiska standarder som Gränges.
Var uppriktig och korrekt när du registrerar affärstransaktioner eller betalningar.
Om du är osäker på huruvida en gåva är tillåten enligt denna uppförandekod, prata med din chef.
Om en leverantör eller affärspartner ger dig olämpliga gåvor eller bjuder på underhållning, prata med din chef.
Definitioner:
Mutor (bestickning) innebär att erbjuda, ge, ta emot eller begära något av värde i syne att påverka ett beslut inom ett företag eller myndighet.
Korruption innebär missbruk av makt för privat vinning, vilket kan innefatta intressekonflikter, förskingring, icke reglementsenlig provision, utpressning eller nepotism (svågerpolitik).
Smörjpengar innebär betalningar som görs för att påskynda en tjänst som du redan har rätt till.
Vi är måna om att bedriva vår verksamhet med hög integritet och vi accepterar aldrig mutor eller korruption.
Gränges deltar inte i och stödjer inte korrupta metoder, inklus ive att erbjuda, ge, ta emot eller begära något av värde på sätt som kan uppfattas som olagligt eller oetiskt. Gränges för bjuder även så kallade smörjpengar enligt gällande lokal lag stiftning.
Gränges förhållningssätt baseras på lagstiftning mot korrup tion som alla Gränges bolag måste följa. Personer som är inblandade i korruption kan utsättas för civilrättsligt och straffrättsligt ansvar. Xxxxxxxx aktiviteter straffas hårt i dom stol, och personer som döms som skyldiga kan bli föremål för fängelse.
Gåvor och gästfrihet
Att erbjuda och acceptera gåvor kan tillåtas förutsatt att gåvan har ett rimligt ekonomiskt värde, är sällsynt dvs. inte sker systematiskt och klart lämplig under omständigheterna. Exempelvis kan det vara i linje med lokal sedvana att ge eller ta emot gåvor vid firande av högtider, gästvänlighet eller när det anses vara oartigt att inte acceptera eller ge en gåva.
Det är inte tillåtet att ge eller ta emot pengar eller gåvor för en motprestation. Det är aldrig tillåtet att erbjuda presenter eller underhållning till någon inom den offentliga sektorn.
Kundevenemang
Evenemang/events som våra kunder eller andra affärspart ners har arrangerat ska alltid ha ett specifikt och relevant affärsändamål och kan endast godtas om de är rimliga och lämpliga med hänsyn till både värde och frekvens. En grund läggande princip vid sådana tillfällen är att transport och boende betalas av Gränges.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen , lokalt eller på huvudkontoret
Mer information:
• Global Anticorruption Policy (endast tillgänglig på engelska)
>> 3.3 Vi avstår från penningtvätt
För dig innebär detta:
Ha god kunskap om din affärspartner och se till att du förstår villkoren för transaktionen.
Var uppmärksam på tecken på penningtvätt, till exempel om du uppmanas att överföra pengar till ett land som inte är relevant för den aktuella transaktionen.
Rapportera eventuella misstänkta transaktioner till din chef eller juristavdelningen.
Definitioner:
Penningtvätt innebär överföringar av medel på sådant sätt att pengarna/medlen tycks vara legalt förtjänade eller kan användas till privat konsumtion utan att det väcker misstankar. Sådana medel kan härröra ifrån eller stödja aktiviteter såsom män niskohandel, terrorism, utpressning eller bedrägeri.
Gränges främjar eller stöder inte penningtvätt, och följer lag stiftning om penningtvätt i alla länder i vilka vi bedriver verk samhet. Alla medarbetare som bedriver affärsverksamhet ska göra det på ett lagligt, transparent och etiskt sätt.
Samma regler gäller för arrangemang som är avsedda att dölja skatteflykt eller undanhållande av tull eller andra avgifter.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen , lokalt eller på huvudkontoret
>> 3.4 Vi agerar rättvist och lagenligt i konkurrens
För dig innebär detta:
Se till att du förstår tillämpliga konkurrenslagar och krav.
Bedriv ingen verksamhet som hindrar, begränsar eller eliminerar rättvis konkurrens på marknaden.
Undvik onödiga kontakter med konkurrenter. Om sådana kontakter existerar, se till att dessa dokumenteras korrekt och att du inte delar
konfidentiell kommersiell information, till exempel vid diskussioner i branschorganisationer.
Gränges konkurrerar ständigt för att behålla och hitta nya affärer. Vi gör det alltid med respekt för och i enlighet med gällande konkurrens och marknadsföringslagar.
Medarbetare som är inblandade i marknadsföring, försäljning, inköp eller logistikverksamhet måste se till att de är bekanta med tillämpliga lagar samt interna regler och riktlinjer för marknadsföring och försäljning.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen , lokalt eller på huvudkontoret
>> 3.5 Vi garanterar ansvarsfull handel
För dig innebär detta:
Se till att du förstår de exportkontrollregler och eventuella handelsrestriktioner eller sanktioner som gäller där du gör affärer.
Följ alla tillämpliga tull- och exportkontrollkrav.
Som ett globalt företag följer Gränges gällande internationella export, import och handelslagar i alla länder där företaget bedriver verksamhet. Gränges följer även gällande handelsrestrik tioner, sanktioner eller andra åtgärder som beslutas av EU eller FN.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Juristavdelningen , lokalt eller på huvudkontoret
>> 3.6 Vi säkerställer ansvarsfulla leverantörskedjor
En effektiv och hållbar leverantörskedja är mycket viktigt för Gränges långsiktiga framgång. Gränges strävar efter att vara en ansvarsfull affärspartner och förväntar sig att leverantör erna håller samma höga standard vad gäller etiska, miljö mässiga och sociala kriterier som de kan förvänta sig av oss.
För att säkerställa ett hållbart agerande har Gränges utveck lat en uppförandekod för betydande leverantörer1 (Supplier Code of Conduct) som våra leverantörer ska följa.
Leverantörerna åtar sig att följa gällande lagar och förordnin gar samt ansvarsfulla och etiska affärsprinciper, inklusive de tio principerna i FN: s Global Compact. Leverantörerna åtar sig även att se till att principerna i denna Supplier Code of Conduct i sin tur följs av deras underleverantörer.
Vägledning och råd:
• Din chef
• Lokala inköpsavdelningen
Mer information:
• Global Supplier Code of Conduct
• xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxisgc/mission/principles/
För dig innebär detta:
Om du arbetar med inköp, se till att Gränges Supplier Code of Conduct ingår som en del av leverantörskontraktet.
Om du behöver support eller råd, eller vet om att vår Supplier Code of Conduct inte följts, kontakta din lokala inköpsavdelning.
1 Leverantörer med ett inköpsvärde över 5 MSEK, 5 MCNY eller 0,5 MUSD.
>> 3.7 Vi strävar ener att vara en förtroendeingivande samhällsaktör
För dig innebär detta:
Se till att du förstår de lokala riktlinjerna för sponsring och samhällsengagemang eller
-investeringar.
Stöd och/eller delta gärna i sådana sponsrings- eller samhällsprojekt som gynnar både Gränges och ditt lokalsamhälle.
Se till att du har tillåtelse från personal- eller juristavdelningen innan du svarar på en sponsringsförfrågan från ditt lokalsamhälle.
Gränges strävar efter att vara en aktiv och betrodd aktör i lokalsamhället. Vi anser att vi kan gynna våra lokalsamhällen genom att upprätthålla en öppen dialog och genom att bygga starka och långvariga relationer.
Vi uppmuntrar medarbetare att engagera sig i samhälls aktiviteter som stöder vår strategi och vision. Resurser och tid för välgörenhetsbidrag ska alltid vara lämpliga, rimliga och godkända av den lokala personal eller juristavdelningen.
Vägledning och råd:
• Närmaste chef
• Lokala personalavdelningen
• Juristavdelningen, lokalt eller på huvudkontoret
4. SÄG IFRÅN!
SÄG IFRÅN!
Gränges uppmuntrar en kultur där varje individ kan tala fritt. Om du lägger märke till eller misstänker oegentligheter som strider mot denna uppförandekod uppmuntrar vi dig att reagera snabbt och säga ifrån. Genom att rapportera felaktigheter kan du göra Gränges till en ännu bättre plats att arbeta på. När oegentligheter upptäcks i ett tidigt skede finns det bättre möjlighet att begränsa en eventuell skada, inte bara till förmån för Gränges utan även för medarbetare och intressenter.
>> 4.1 Viktigt att du lyner sådant som eventuellt inte står rätt till
Om du vill lämna information om missförhållanden eller oegentligheter som strider mot gällande lagstiftning, denna uppförandekod eller någon av Gränges övriga policyer eller om du har funderingar över hur Gränges eller våra leverantörer, kunder eller andra affärspartners bedriver sin affärsverksam het, kan du kontakta:
• Din chef eller chefens chef.
• En relevant avdelning på din anläggning (t ex personal, ekonomi eller ITavdelningen) eller på Gränges huvudkontor när det gäller frågor där en lokal avdelning inte finns (t ex jurist eller kommunikationsavdelningen).
• Chefsjuristen, genom att maila, ringa eller skriva ett brev till [General Counsel, Gränges AB, Box 5505, SE 114 85 Stockholm].
>> 4.2 Visselblåsarfunktionen
Om överträdelsen är allvarlig och du inte vill kontakta någon på Gränges kan du använda Gränges Visselblåsarfunktion som finns tillgänglig på:
• Vårt intranät: xxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/ sakerhetsinformation/visselblasning/
• Vår hemsida: xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxgranges/ bolagsstyrning/visselblåsning/
Via Visselblåsarfunktionen, som hanteras av en extern aktör, kan du rapportera alla typer av missförhållanden och samti digt vara garanterad total anonymitet, utan rädsla för repres salier. Att ange kontaktuppgifter uppmuntras dock eftersom det möjliggör att ställa följdfrågor.
Datainspektionen och Dataskyddslagen (GDPR) reglerar vilka personer och vilken typ av information som får lagras och behandlas via ett sådant här system. I enlighet med Datains pektionens rekommendation kan Gränges endast lagra och behandla uppgifter avseende allvarliga fall av missförhål landen som berör personer i ledande befattningar.
När den externa aktören har mottagit ärendet görs en bedömning huruvida informationen som lämnats uppfyller villkoren. Därefter genomförs en inledande undersökning.
Mer information:
• xxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ visselblasning/
• xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xx/xxgranges/bolagsstyrning/ visselblåsning/
>> 4.3 Anmälningar hanteras seriöst och professionellt
Alla chefer och andra medarbetare som tar emot överträdelse anmälningar är ansvariga för att omedelbart vidta lämpliga åtgärder. Alla anmälningar utvärderas och vid behov genom förs en intern utredning.
Gränges kommer inte att tolerera några repressalier mot den person som gör anmälan i god tro eller de/de som har anmälts, oberoende av utredningens utfall.
Du informeras om resultatet av eventuella åtgärder och de åtgärder som vidtas, förutom vid ytterst ovanliga omstän digheter.
>> 4.4 Implementering och uppföljning
Gränges VD är ytterst ansvarig för att implementera denna uppförandekod i Gränges organisation. Personalavdelningen ska säkerställa att varje chef i koncernen distribuerar uppförandekoden till sina medarbetare, samt att utbildning genomförs. Stöd och utbildningsmaterial tas fram i sam arbete mellan personal, jurist och kommunikations avdelningen.
Alla medarbetare är skyldiga att läsa denna uppförandekod noggrant och delta i regelbunden utbildning som erbjuds av
Gränges. Nya medarbetare ska vid anställning underteckna att de är införstådda med att följa alla Gränges policyer, inklusive uppförandekoden och dess innehåll.
Medarbetare kan, om tillämpligt, hitta en hänvisning till uppförandekoden i den lokala personalhandboken.
Status på aktiviteter relaterade till denna uppförandekod granskas årligen av Gränges styrelse och beaktas i Gränges bolagsstyrningsprocesser.
“Alla chefer och andra medarbetare som tar emot överträdelseanmälningar är ansvariga för att omedelbart vidta lämpliga åtgärder.”