Uppförandekod Code of Conduct
Uppförandekod Code of Conduct
Doublecheck AB och Doublecheck Consulting AB
Stockholm 2015-01-01, v1.0
Doublecheck AB och Doublecheck Consulting AB Uppförandekod, Code Of Conduct, Stockholm 2015-01-01
Koncernens värderingar 3
Koncernens affärskod – En uppförandekod om ett socialt ansvar och kapital 3
Spridning av uppförandekoden 4
Säkra tjänster 4
Högsta sekretess 4
Undvika intressekonflikter 5
Antikorruptionspolicy 5
Jämlikhet och mångfald 6
Jämställdhet 6
Positiv arbetsmiljö 6
Säker arbetsplats 6
Integritet respekteras 7
Koncernens egendom och information skyddas 7
Andras egendom och information skyddas 7
God redovisningssed 8
Korrekta faktureringsrutiner 8
Kvalitetsprodukter och tjänster 8
Miljömässigt hållbar verksamhet 9
Att följa alla lagar och förordningar 9
Publika insatser 10
Koncernen agerar med integritet 10
Integritets- och efterlevnadsprogram 10
Koncernens sociala ansvar (CSR) och efterlevnad 11
Kontakt 11
Koncernens värderingar
Doublecheck och Doublecheck Consulting AB (hädanefter Koncernen) tillhandahåller säkra och effektiva lösningar för att utveckla och förbättra den offentliga marknaden och dess aktörer. All verksamhet inom Koncernen baseras på avsikten att förbättra, förlänga och effektivisera arbetet för den offentliga marknaden i allmänhet, för medborgaren, skattebetalaren, och för våra kunder i synnerhet. Alla tjänster utvecklas och erbjuds med ambitionen att alla ska få bästa möjliga och professionella behandling och hjälp. Denna strävan drivs av och vilar på en värdegrund som främjar långsiktiga relationer, förtroende och ansvar. I Koncernens verksamhetsmål ingår att föra en transparent och kontinuerlig dialog kring ansvarsfullt företagande med alla intressenter.
Som företrädare för Koncernen till omvärlden agerar vi alltid ansvarsfullt och på ett sätt som kommer att spegla oss och Koncernen positivt. Genomförandet av våra uppdrag styrs av de principer som anges i vår vision och värderingar och i överensstämmelse med denna uppförandekod och vår företagspolicy.
Koncernen tillhandahåller intern utbildning och utbildningsmaterial, inklusive denna kod och olika rättsliga regler så att alla är väl förtrogna med Koncernens krav på att följa alla lagar, Koncernens policy och denna kod.
Koncernen har fasta och tydliga kommunikationskanaler genom vilka de anställda kan rapportera misstänkta överträdelser av denna kod eller annan policy, vare sig denna sker internt eller externt.
Koncernens affärskod – En uppförandekod om ett socialt ansvar och kapital
Denna uppförandekod utgör ett av Koncernens viktigaste styrdokument för ansvarsfullt företagande och en bärare av Koncernens affärs- och arbetskultur. I koden klargörs grundläggande principer som Koncernen förväntar sig att varje anställd och representant ska följa. De områden som särskilt regleras är integritet, säkerhet, sekretess, korruption, intressekonflikter och konkurrens. Ytterst ansvarar de i Koncernen ingående bolagsledningarna för efterlevnad och tillämpning av koden. För det dagliga arbetet med Koden finns en särskild kommitté, Kommittén för uppföranderegler, vilken skall övervaka, uppdatera och ta emot synpunkter och rapporter kring koden för vidare hantering.
Uppförandekoden ansluter till internationella principer som FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, FN:s Global Compact, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och ILO:s deklaration om principer för multinationella företag och nationell arbetsrättslig reglering.
Koden är levande och aktuell genom att den uppdateras och kontrolleras månatligen och genom att alla chefer på ledningsnivå skriver under den varje år i samband med utformningen av de i Koncernen ingående bolagens förvaltningsberättelser.
Koncernen sätter det högsta värdet på dess verksamhet, organisation, integritet samt var och en av dess anställda och representanter. Alla anställda, representanter eller samarbetspartner, inklusive konsulter, oberoende entreprenörer och leverantörer av Xxxxxxxxx ansvarar för att följa tillämpliga lagar och förordningar samt för att vara väl förtrogen med och följa denna affärskod och övrig policy i Koncernen. Missbruk av eller brott mot denna kod eller annan policy i Koncernen kan bli föremål för disciplinära åtgärder såsom varning eller sedermera uppsägning för det fall inte rättelse sker.
Koden gäller för all verksamhet. Om det dock skulle förekomma fall där rättsliga bestämmelser, regler eller praxis föranleder annat kan koden åsidosättas framför dess innehåll. Vid tveksamheter skall Koncernens kommitté eller juridiska avdelning kontaktas.
Koncernen tillhandahåller denna uppförandekod till sina anställda för att identifiera, vägleda och lösa etiska, juridiska och politiska frågor som de kan möta i sin verksamhet.
Koden och dess villkor kan ändras till vad som vid var tid anses vara den mest lämpliga. Styrelseledamöter, chefer, konsulter och anställda och andra representanter för Koncernen ansvarar för att vara väl insatt i och förtrolig med dess innehåll. Den senaste versionen av koden finns tillgänglig på respektive bolags webbplats. Koden kompletterar anställningsvillkor och lagstiftningen och tydliggör Koncernens rättigheter och förväntningar som arbetsgivare men ändrar inte gällande anställningsvillkor enligt vad som gäller enligt rätt, avtal eller annan överenskommelse.
Spridning av uppförandekoden
Uppförandekoden är en värdebärare som skall vara lättillgänglig för alla, anställda, befintliga och potentiella intressenter, ledamöter i styrelsen, kunder, partners, leverantörer, leverantörers leverantörer, potentiella medarbetare och allmänheten.
Uppförandekoden publiceras på Koncernens webbplats och i årsrapporter till aktieägarna. Koden är dels grunden för ett internt engagemang tillika standard för beteende, tillit och uppförande, dels en offentlig förklaring av organisationens position på en uppsättning av tillgängliga standarder, värderingar, principer och övertygelser.
Säkra tjänster
Säkerhet och tillförlitlighet prioriteras mycket högt och genomsyrar hela Koncernens verksamhet. Målet är att tillhandahålla säkrast möjliga produkter och tjänster. Koncernens verksamhet utvecklas, tillverkas, marknadsförs, säljs och servas i enlighet med kontrollerade procedurer och processer. Som tillhandahållare av samhälleligt centrala och viktiga tjänster omfattas Koncernen av en starkt reglerad miljö. Koncernen måste därför leva upp till rigorösa krav i internationell lagstiftning och standarder, europeiska direktiven avseende upphandling och konkurrens samt åtskillig nationell lagstiftning.
Högsta sekretess
Koncernen håller högsta nivå på sekretessen inom organisationen, dess anställda och dess kontrakterade parter. Ingen information av känslig karaktär, eller mindre känslig art som tillsammans med övrig information kan uppfattas som känslig till sin art, används i det dagliga arbetet utan att ständigt genomgå en intern, noggrann och effektiv sekretessprövning. Det betyder i praktiken bl.a. att Koncernen som huvudregel inte berättar om verksamhet och tjänster eller erfarenheter från andra kunder och mellan Koncernens olika anställda på ett sådant sätt det finns risk för att det framgår vem som uppgifterna avser om inte risk för förväxling till skada för kund föranleder att parts namn måste framgå. Alla som representerar Koncernen skall iaktta största försiktighet vid kommunikation om Koncernen och Koncernens kunder.
Undvika intressekonflikter
Var och en av alla anställda/representanter inklusive närstående skall undvika varje situation som kan skapa eller innebär en hög risk för att skapa en konflikt mellan våra personliga intressen och intressen i Koncernen. Alla situationer som kan medföra försvårande omständigheter för att utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredställande sätt bör undvikas.
Exempel på sådan situation kan vara att acceptera en gåva eller lån från en aktuell eller potentiell kund, leverantör eller konkurrent. Andra exempel är att använda konfidentiell information eller andra företagstillgångar för personlig vinning, att göra affärer för ett annat företag under ordinarie arbetstid eller använda Koncernens egendom för att bedriva verksamhet åt annan.
Om en intressekonflikt eller uppkomsten av en intressekonflikt utvecklas måste den anställde rapportera saken muntligen eller skriftligen till Kommittén eller någon i ledningssituation så att dessa tillsammans kan avgöra vidare nödvändiga åtgärder.
Antikorruptionspolicy
Koncernens antikorruptionspolicy innebär en nolltolerans av korruption. Policyn omfattar en mängd otillbörliga exempel på agerande som är skadlig för Koncernens trovärdighet i sig och i relationen till underleverantörer och andra samarbetspartners.
Samtliga chefer på ledningsnivå ansvarar ytterst för att medvetandegöra medarbetare och partners om uppförandekoden och antikorruptionspolicyn.
En rutin för så kallad whistleblowing gör det möjligt för medarbetare och allmänhet att anonymt rapportera till Kommittén om misstänkta avvikelser. Allvarliga incidenter kan och skall av medarbetare också meddelas direkt till vd och koncernchef.
Koncernen förbjuder alla former av mutor, s.k. ”kickbacks” eller annan otillbörlig eller dold betalning, direkt eller indirekt, till alla företrädare för såväl offentlig som privat kund, leverantör eller samarbetspart för att få ett kontrakt eller annan kommersiell nytta eller motprestation. Anställda/representanter får ej under några omständigheter acceptera sådana betalningar från någon.
Rimliga gåvor av mindre värde som följer god sed enligt Institutet mot Mutor är tillåtna, inklusive traditionella PR-evenemang, så länge som den inte kan tolkas som en muta eller en payoff, inte är i strid med lagen och inte riskerar skada Koncernens anseende eller på annat sätt besvära Koncernen eller individen. Gåvor måste alltid i förväg diskuteras med Koncernens ledning.
En tillfällig måltid eller underhållning i normala affärsrelationer, som betalas av en leverantör eller potentiell leverantör, är tillåten under förutsättning att en företrädare för leverantören är närvarande och sådan gästfrihet inte är överdriven eller ovanlig till sin karaktär eller på något sätt kan riskera väcka anstöt eller skada någons anseende.
Vid frågor eller andra tveksamheter, rådgör med en ansvarig Kommitté eller medlem av den juridiska avdelningen.
Jämlikhet och mångfald
Koncernen har åtagit sig en allomfattande arbetskultur som vilar på att alla människor skall respekteras för sina individuella egenskaper och förmågor. Koncernen strävar efter att ge utmanande, meningsfulla och givande möjligheter till personlig och professionell utveckling för alla medarbetare oavsett kön, ras, etnicitet, sexuell läggning, fysiska eller psykiska funktionshinder, ålder, graviditet, religion, nationellt ursprung eller någon annan juridiskt skyddad status.
Jämställdhet
Positiv arbetsmiljö
Koncernen skall i var situation ge alla medarbetare en arbetsmiljö som på individnivå och i lagarbete främjar att göra affärer och tillåter individ att vara kreativ, ta initiativ, söka nya sätt att lösa problem och att ta ansvar för sina handlingar.
Koncernen förbjuder allt handhavande eller förekomsten av illegala droger på eller anslutning till arbetsplatsen, såväl som utanför arbetsplatsen om sådan aktivitet kan påverka arbetsprestation eller arbetsmiljö eller Koncernens eller anställdas anseende. Likaså tillåts inte alkoholkonsumtion under arbetstid som påverkar arbetets prestanda eller arbetsmiljö.
Koncernen förbjuder alla former av trakasserier, vare sig detta sker utom eller inom Koncernens verksamhet och riktar sig mot anställda, arbetskamrater, utomstående entreprenörer, besökare eller annan. Detta inkluderar allt beteende som är eller med avsevärd risk kan uppfattas som nedsättande, kränkande, pinsamt eller hotfullt beteende mot någon människa relaterad till kön, ras, etnicitet, sexuell läggning, fysiska eller psykiska funktionshinder, ålder, graviditet, religion, veteranstatus, nationellt ursprung eller någon annan lagligt skyddad egenskap eller omständighet.
Koncernen förbjuder uttryckligen ovälkomna sexuella närmanden eller fysisk kontakt, sexuellt orienterade gester och uttalanden samt visning eller spridning av sexuellt orienterade bilder, tecknade serier, skämt eller annat stötande material. Förbudet innefattar också vedergällning mot någon anställd som avvisar, protestera eller klagar beträffande sådana trakasserier. Ett klagomålsförfarande kan ske när som helst utan något som helst formkrav till ansvarig kommitté.
Koncernen förbjuder uttryckligen alla anställda/representanter från att företa fientlig fysisk kontakt, hotelser, hot om sådana handlingar eller våld eller andra åtgärder som kan anses hotfulla eller på annat sätt fientlig till sin karaktär.
Koncernens mål är att alla anställda/representanter möter sådan oönskad verksamhet med öppen och verbal kommunikation, utan vedergällning, som stärker Koncernens uppförande och stolthet och ger erkännande för Koncernens konflikthantering och arbetssätt i övrigt.
Säker arbetsplats
Det är Koncernens policy att uppfylla alla krav avseende hälsa, säkerhet och miljöskydd samt att upprätta och förvalta och leda verksamheten i en trivsam, säker och hälsosam arbetsmiljö.
Integritet respekteras
Koncernen följer alla bestämmelser om den personliga integriteten i Personuppgiftslagen (1998:204) samt övrig integritetslagstiftning.
Koncernen respekterar allas privatliv och behåller endast sådan information som behövs för verksamheten och som är förenligt med rättsliga krav. Tillgång till dessa register och informationen däri är begränsad till dem som behöver denna tillgång av arbetsmässiga skäl.
Koncernens medarbetare/representanter har rätt att omedelbart och utan dröjsmål eller några som helst krav på motprestation se de personliga uppgifter som rör denne. Koncernen äger endast möjlighet framföra sin åsikt angående någons privata integritet i det fall agerandet eller uppförande märkbart försämrar arbetet eller på annat tydligt sätt negativt påverkar arbetsmiljön eller anställds eller Koncernens anseende.
Koncernens egendom och information skyddas
Alla Koncernens anställda/representanter ansvarar för att värna Koncernens tillgångar.
Koncernens förmåga att hålla en hög professionell nivå i sin verksamhet förutsätter en effektiv och korrekt användning och skydd av Koncernens tillgångar och resurser. Härmed avses inte bara fysiska materiella tillgångar såsom utrustning, förnödenheter och informationssystem, utan även immateriella tillgångar såsom programvara, patent, varumärken, upphovsrätt och s.k. know-how och annan kunskap. Innovativa idéer, affärshemligheter och know-how måste planeras och förvaltas med samma omsorg som alla andra värdefulla tillgångar. I förekommande fall skall idéer och dess utformning omgående delges juridiska avdelningen för hantering av reglerna om skydd för patent, upphovsrätt eller affärshemligheter m.m.
Koncernen följer med noggrannhet alla branschstandarder och rekommendationer som bidrar till att förhindra obehörig användning eller stöld av information eller annan egendom. Detta innefattar bland annat nödvändiga åtgärder för att skydda lösenord och andra identifieringsuppgifter för att förhindra obehörig åtkomst till Koncernens informationssystem.
Koncernen skyddar all icke-offentlig information från missbruk och otillbörlig spridning, inklusive men ej begränsat till information om produkt- och affärsutveckling och finansiell information, förvärvs- eller avyttringsplaner, teknisk data, strategier och riktlinjer samt kunds data.
Andras egendom och information skyddas
Koncernen följer reglerna om sekretess och icke-spridning av konfidentiell information och affärshemligheter som rör andra med samma grad av omsorg som de anställda förväntas tillämpa för att skydda Koncernens egna konfidentiella information och affärshemligheter.
Koncernen respekterar immateriella rättigheter och kommer inte reproducera eller använda programvara eller annan teknik licensierad från leverantörer utom i enlighet med tillämpligt licensavtal eller enligt lag. Koncernen skall endast förvärva materiella och immateriella rättigheter genom rättsligen accepterade medel.
God redovisningssed
Koncernen följer noggrant god redovisningssed enligt goda redovisningsprinciper, metoder och förfaranden och gällande föreskrifter. Alla finansiella och andra rapporter och register skall korrekt och rättvist återspegla transaktioner och rådande finansiell ställning.
Koncernen förbjuder förekomsten av falska eller vilseledande uppgifter i sina böcker och verifikationer och tolererar inte förekomsten av några dolda eller oregistrerade konton, tillgångar eller skulder.
Koncernen skall vid alla kontroller, meddelande och andra förfaranden tillse att häri ingående information vid var tid är aktuell. Alla publika meddelanden skall vara fullständiga, rättvisa, korrekta och så lättförståeliga som rimligen kan begäras.
Kostnader och utlägg för anställda ersätts endast efter redovisning av reseräkningar, restaurangkvitton och andra lämpliga verifikat, vilka dokumenteras noggrant och fullständigt enligt god sed.
Korrekta faktureringsrutiner
Koncernens policy vi fakturering innefattar alltid att på alla fakturor korrekt återge och tydligt ange försäljningspriset och andra försäljningsmässiga villkor för sålda varor eller utförda tjänster. Alla medarbetare/representanter har ansvar för att upprätthålla korrekta och fullständiga register och filer. Inga överdrivna falska, vilseledande eller konstgjorda poster eller uppgifter skall förekomma.
FAQ Praktisk policy
Ex. 1 Jag arbetar med ett projekt och ser att det finns delar i det som min sidoverksamhet utanför Koncernen skulle kunna vara intressant för och där jag kan leverera som underkonsult till DCC (och mig själv)?
Policy: Detta kan vara en intressekonflikt eftersom DC alltid måste se till kunden och Koncernens bästa och den enklaste lösningen med intern kraft och lösning kan medföra konflikt som också kan vara skadlig för både kund och vårt anseende. Vid tveksamhet kontakta konsultchef eller juridiska avdelningen.
Ex. 2 Jag får många facebook-meddelanden och andra skämt till min DC-mailadress, trots att jag meddelat mina vänner att jag inte vill ha det.
Kvalitetsprodukter och tjänster
Koncernen skall erbjuda produkter och tjänster som uppfyller eller överträffar våra kunders förväntningar på kvalitet, tillförlitlighet, värde och förväntan att tillgodose behov med leverans i tid.
Våra produkter och tjänster är alltid utformade för att uppfylla alla tillämpliga lagar, regler, förordningar, standarder, föreskrifter och deras motiv.
Koncernens produktion och tjänster marknadsförs och säljs genom egen eller annan organisation alltid rättvist och kraftfullt utifrån beprövad kvalitet, integritet, tillförlitlighet, leverans och värde.
Koncernens skall alltid söka undvika felaktigheter eller vilseledande intryck i någon av dess reklam, litteratur, utställningar eller andra offentliga uttalanden. Alla uttalanden till stöd för våra produkter och tjänster ska vara sanna, trovärdiga, väl underbyggda och dokumenterade.
Koncernens skall alltid kommunicera öppet, klart och tydligt, både muntligt och skriftligt så att medarbetare och kunder utan större insatser förstår villkoren i våra avtal, inklusive prestationskrav, kostnadsmodeller, tidsplaner och allmänna villkor.
Miljömässigt hållbar verksamhet
Koncernens vision är att vara en miljömässigt hållbar organisation som kontinuerligt minskar miljöpåverkan från Koncernens verksamhet och produkter. Arbetet utgår från Koncernens miljöpolicy och innebär bland annat att minimera resursförbrukning vid tillverkning, utsläpp i luft och vatten och att undvika att använda miljöfarliga material. Koncernens största egna miljöpåverkan kommer från elanvändning i verksamheten och för uppvärmning av lokaler, samt från transporter och affärsresor.
Koncernen strävar efter att minimera användningen av farliga material och arbetar ständigt med att minska avfall.
Koncernen följer alla tillämpliga hälso-, säkerhets- och miljölagar och regler och - när dessa anses otillräckliga, Koncernens egna strängare normer. För en kopia av Koncernens hälso-, säkerhets- och miljöpolicy, kontakta xxx@xxxxxxxxxxx.xx
Att följa alla lagar och förordningar
Våra kundrelationer är avgörande för Koncernen och Koncernens affärer och därmed indirekt även för Koncernens kunder. För att möta alla tänkbara behov genomför Koncernen affärer med integritet och enligt alla tillämpliga lagar, förordningar och sedvanliga villkor.
Koncernens anställda/representanter har en omfattande och uttalad skyldighet att veta, förstå och följa lagar och regler som gäller för utövandet av verksamhet hos statliga och kommunala enheter i landet. Ytterst är Koncern- och bolagsledning ansvarig för att stödja alla anställda/representanter så att alla känner sig förtrolig till dessa i sitt dagliga arbete.
Koncernens ledning skall vara utbildade och medvetna om och följa lagar och förordningar om mutor och bestickning, intressekonflikter och offentlig upphandling.
Koncernen följer inte bara lagar och förordningar utan är, när så är möjligt, också med att näringspolitiskt utveckla och påverka regelverk och lagstiftning. Koncernen ser det som sin skyldighet att påverka beslutsfattare och politiker när erfarenheter från verksamheten visar på brister eller andra tillkortakommanden i regler eller tillämpning som föranleder sådan påverkan.
Koncernen tillämpar en sanktionerad försiktighetsprincip som bland annat innebär
1) särskild försiktighet för att förhindra felaktig debitering av alla typer av kostnader, såväl direkta som indirekta.
2) särskild försiktighet för att själv inleda eller låta påverka annan till att inleda rättsprocess (såsom civilrättslig tvist, skadeståndsmål eller överprövningsprocess) när synbara sakliga skäl för detta saknas.
3) att Koncernrepresentanter på kontrakt inom offentlig sektor tillämpar särskild försiktighet vid registrering av sin tid, så att rätt antal arbetade xxxxxx och rätt projekt debiteras.
Koncernens representanter måste alltid identifiera och förhindra eventuella kostnader som inte är tillåtna, med särskild uppmärksamhet på sådana kategorier som kan väcka anstöt, såsom alkohol, affärsmåltider och underhållning.
Koncernen behåller aldrig klassificerat material eller annars känslig information som Koncernen inte har rätt till eller för vilket inga särskilda behov finnes, vare sig denna information är statlig, kommunal eller privat.
Om felaktig praxis eller oegentligheter uppmärksammas, har Koncernen som uppgift att omedelbart göra alla nödvändiga korrigeringar och vidta snabba korrigerande åtgärder för att korrigera sådana brister och på lämpligt sätt förhindra upprepning.
Publika insatser
Koncernen gör inte felaktiga eller tvivelaktiga politiska bidrag, direkt eller indirekt till stöd för partier, kandidater eller annan som förknippas med värderingar i strid med Koncernens principer om människors lika värde och övrigt enligt denna Kod och övrig policy. Koncernen kan dock bidra till ett tillfälligt lokalt initiativ eller folkomröstningskampanj där Koncernens intressen som företag är direkt inblandade. Alla sådana insatser kräver dock särskilt beslut från ledningen och att detta beslut sanktionerats i organisation genom särskild information till Koncernens samtliga representanter.
Koncernens anställda är fria att göra individuella, personliga bidrag till kandidater som de själva väljer och kan också delta stödaktiviteter som överensstämmer med svensk och internationell rätt.
Koncernen agerar med integritet
Inför samarbete med andra måste särskild hänsyn tas för att undvika situationer som kan skapa, eller verkar skapa en intressekonflikt mellan Koncernen, dess representanter och andra.
Ett av Koncernens främsta mål är att endast ingå avtal med eller i annan form samarbeta med företag eller personer som fått en deklaration av Koncernens centrala affärsvärde enligt denna kod – Kund Code of Conduct – och som själva kan ansluta sig till och acceptera Koncernens integritetsförklaring. Koncernen arbetar för att säkerställa att leverantörer, agenter, konsulter, oberoende entreprenörer och representanter är medvetna om denna kod.
Integritets- och efterlevnadsprogram
En koncernövergripande organisation har etablerats för att samordna, genomföra och övervaka efterlevnad av Uppförandekoden och övrig policy, rutiner och normer som den bygger på.
Att koden efterlevs är först och främst det individuella ansvaret för varje anställd/representant. Varje direktör, chef och anställd i Koncernen har ett personligt ansvar att känna till och förstå denna uppförandekod och annan policy i Koncernen som är relevanta för hans eller hennes jobb eller position. Koncernen främjar en miljö där integritetsfrågor och problem kan tas upp och diskuteras med handledare eller med andra med total sekretess och utan vedergällning eller någon form av nedlåtande eller misskrediterande efterföljd.
UPPFÖRANDEKOD 2015 1
1
Koncernens tillhandahåller ett system där en anställd eller representant önskar att rapportera en misstänkt överträdelse, eller att söka rådgivning i någon fråga som rör arbetsplatsen eller arbetsmiljön som på något sätt anknyter till personens verksamhet i Koncernen.
På detta sätt ger integritet och efterlevnadsprogrammet en resurs för att bevara integriteten hos Koncernen och varje anställd respektive representant.
Koncernens sociala ansvar (CSR) och efterlevnad
Ansvarig kommitté är också Koncernens Kommitté vad avser frågor kring Koncernens Sociala Ansvar (Corporate Responsibility, CSR) och skall ge politisk vägledning för bland annat Koncernens Integritets- och efterlevnadsprogram.
Ansvarsområdena för Kommittén är att utforma, utveckla, granska, godkänna och övervaka integritets- och efterlevnadsprogrammets politik, normer, rutiner, procedurer, utbildning samt övervaka och utvärdera trender inom området. Rutinerna skall innehålla vägledning om hur allvarliga överträdelse och brott mot kod eller grövre brottsliga åtgärder eller underlåtenhet till sådana åtgärder skall hanteras. Vidare skall kommitténs rutiner innehålla vägledning om hur Koncernens anställda respektive representanter skall förhålla sig till press och övrig media i frågor som är hänförliga till koden.
Varje bolag i koncernen skall utse en CSR ombudsman, s.k. Integrity och Compliance Officer (ICO), som skall fastställa lämplig organisationsstruktur för tillsyn och för att säkerställa ett effektivt genomförande av integritet och efterlevnad inom respektive bolag. Fram till dess att ICO utsetts utgör bolagets VD dito.
Var bolagsledning ansvarar för att Koncernens policies samt lagar och förordningar övervakas och efterlevs. Arbetet innebär bland annat bedömning av riskerna för brister i efterlevnad, spåra och granska trender om bolagets integritet och efterlevnad, utreda och vidta lämpliga åtgärder för aktuell och uppdaterad efterlevnad samt att regelbundet rapportera mål och resultat av övervakning och åtgärder till ansvarig kommitté.
Kontakt
För allt som rör koden, frågor, förslag, vanvård eller missbruk, maila ansvarig kommitté till xxx@xxxxxxxxxxx.xx