ECDC NORMAL

ECDC NORMAL

LEDIG TJÄNST

Upphandlingsspecialist

Enhet: Tjänster avseende resurshantering Referens: ECDC/FGIII/2023/RMS-PS

Härmed utlyses ovanstående tjänst som kontraktsanställd vid Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC).

Arbetsbeskrivning

Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar planerar att anställa en person till ovannämnda tjänst. ECDC avser också att upprätta en reservlista som kan komma att användas om andra tjänster blir lediga inom det aktuella området.

Du som får tjänsten kommer att vara underställd chefen för upphandlingssektionen. Du som får tjänsten kommer särskilt att ansvara för följande:

• Bistå upphandlingssektionen i att se till att ECDC:s förfaranden för upphandlingar och bidrag är förenliga med och genomförs i enlighet med budgetförordningen och relevanta interna förfaranden vid ECDC.

• Tillhandahålla stöd i upphandlings- och bidragsarbetet, bland annat bistå med nödvändiga administrativa uppgifter vid anbudsinfordringar/förslagsinfordringar, utvärderingar, tilldelningar, meddelanden och vid utarbetande av utkast till kontrakt/avtal/ändringar med hjälp av ECDC:s mallar och i olika system.

• Tillhandahålla administrativt och bokföringsmässigt stöd (cirkulering, kopiering, skanning, upprättande av dokument, registrering i olika administrativa system samt arkivering osv.) i enlighet med ECDC:s policy för upphandlingsarkivering.

• Tillhandahålla stöd i samband med uppdatering och ifyllande av mallar, checklistor, dokumentflöden och andra dokument som rör cykeln för upphandling/tilldelning.

• Tillhandahålla stöd i kontraktsarbetet, t.ex. utarbeta och granska avtalsmallar, skanna, skicka och ta emot kontrakt/avtal eller ändringar.

• Genomföra administrativ kontroll av mottagna anbud, dvs. kontrollera att finansieringsförslaget och de administrativa dokumenten, inklusive den finansiella kapaciteten, uppfyller kraven.

• I förekommande fall anordna öppnanden eller möten för öppnings- och utvärderingskommittéerna och delta i öppnings- och utvärderingskommittéernas sammanträden.

• Ge råd och stöd till projektledare, kontraktsförvaltare och annan ECDC-personal;

• Samarbeta med kollegor på ekonomi- och redovisningssektionen/sektionen för juridiska tjänster för att tillhandahålla en integrerad tjänst till ECDC:s verksamhetsenheter.

• Utföra övriga uppgifter med koppling till det relevanta arbetsområdet efter behov.

Krav på kvalifikationer och erfarenhet

A. Formella krav

För att betraktas som behörig sökande måste du uppfylla följande formella krav:

• Ha eftergymnasial utbildning styrkt med examensbevis, eller gymnasieutbildning, styrkt med examensbevis, som ger tillträde till högre utbildning samt relevant yrkeserfarenhet på minst tre år1.

• Ha mycket goda kunskaper i ett av EU:s officiella språk och tillfredsställande kunskaper i ytterligare ett av dessa språk, i den utsträckning som krävs för att genomföra arbetsuppgifterna2.

• Vara medborgare i en av EU:s medlemsstater eller Norge, Island eller Liechtenstein.

• Åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter3.

• Ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning.

• Uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.

• Uppfylla kraven på fysisk lämplighet för tjänsteutövningen.

B. Urvalskriterier

Vi har fastställt nödvändiga kriterier i fråga om yrkeserfarenhet/yrkeskunskaper och personliga egenskaper/social kompetens som du måste uppfylla för att komma i fråga för denna tjänst.

Yrkeserfarenhet och yrkeskunskaper:

• Minst tre års yrkeserfarenhet (efter avlagd examen) från tjänster med den typ av arbetsuppgifter som anges i arbetsbeskrivningen.

• Erfarenhet av att ge administrativt stöd och utarbeta dokument utifrån mallar med hjälp av flera it-verktyg och system.

• Erfarenhet av att ge stöd vid upphandling i en EU-miljö eller offentlig miljö, helst också inom området kontraktsförvaltning.

1 Endast examensbevis och intyg som har utfärdats i EU:s medlemsstater eller omfattas av ett intyg om likvärdig utbildning som utfärdats av myndigheterna i dessa medlemsstater beaktas.

2 Sökande som har ett icke-officiellt EU-språk eller engelska som modersmål ska styrka sin kunskapsnivå i andraspråket med ett intyg (B1 eller högre).

3 Före tillsättningen blir utvald sökande ombedd att tillhandahålla ett utdrag ur belastningsregistret för att visa att hon eller han är ostraffad.

• Erfarenhet av att tillämpa regler och föreskrifter.

• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel.

• Utmärkta skriftliga och muntliga kunskaper i engelska.

Personliga egenskaper och social kompetens:

• Utmärkt kommunikationsförmåga.

• Utpräglad serviceanda med ett kundinriktad attityd.

• Förmåga att arbeta under press, med flera arbetsuppgifter och med snäva tidsfrister.

• Stark social kompetens med förmåga att arbeta effektivt i en mångkulturell miljö som del av ett team.

• Kvalitetsinriktad, öga för detaljer och förmåga att upprätthålla höga noggrannhetsstandarder.

Beroende på hur många ansökningar som tas emot kan urvalskommittén komma att tillämpa strängare krav inom ramen för ovannämnda urvalskriterier.

Lika möjligheter

ECDC tillämpar en policy för lika möjligheter och välkomnar ansökningar från alla sökande som uppfyller behörighets- och urvalskriterierna, utan någon åtskillnad på grund av ålder, etnicitet, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, kön eller sexuell läggning och oberoende av funktionsnedsättning.

Utnämning och anställningsvillkor

Den som får tjänsten utnämns utifrån en lista över godkända sökande som urvalskommittén överlämnat till direktören. Det här meddelandet om ledig tjänst utgör underlag för urvalskommitténs förslag. De sökande kommer att bli ombedda att genomgå skriftliga prov. Observera att förslaget kan komma att offentliggöras och att en plats på slutlistan över godkända sökande inte är en garanti för anställning. Listan över godkända sökande kommer att upprättas efter ett öppet urvalsförfarande.

Xxxxxx sökande anställs som kontraktsanställd enligt artikel 3a i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, för en period på fem år. Kontraktet kan förnyas. Tjänsten i fråga tillhör tjänstegrupp TG III.

Observera att all ny personal enligt tjänsteföreskrifterna ska fullgöra en provanställningsperiod på nio månader.

För ytterligare information om anställnings- och arbetsvillkor hänvisas till anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, som nås via följande länk:

xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/?xxxxXXXXX%0X00000X0000-00000000 Anställningsorten är Stockholm, där centrumets huvudkontor ligger.

Reservlista

Den reservlista som upprättas kan komma att användas vid rekrytering om liknande tjänster blir lediga. Listan kommer att vara giltig fram till den 31 december samma år som ansökningstiden löper ut, men giltighetstiden kan komma att förlängas.

Ansökningsförfarande

För att söka tjänsten måste du skapa ett konto/logga in på ditt konto via ECDC:s e- rekryteringssystem, fylla i alla avsnitt i ansökan och skicka in den. ECDC godtar inte ansökningar som lämnas in per e-post, per post eller på annat sätt.

Sista ansökningsdag är den dag som anges i den engelska språkversionen av meddelandet om ledig tjänst. Vi rekommenderar dig att lämna in din ansökan i god tid innan tidsfristen löper ut för att undvika risken att stöta på tekniska problem och/eller hög belastning på webbplatsen. ECDC kommer inte att godta några ansökningar som lämnas in efter det att tidsfristen löpt ut. När du har skickat in din ansökan kommer du att få ett automatiskt e- postmeddelande som bekräftar mottagandet av din ansökan. Se till att den e-postadress som du anger för ditt användarkonto är korrekt och att du regelbundet kontrollerar din inkorg.

På vår webbplats finns en användarhandledning för e-rekrytering och en vägledning om ECDC:s rekryterings- och urvalsprocess:

xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxx-xx/xxxx-xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx

På grund av det stora antalet ansökningar som tas emot kommer vi endast att kontakta de sökande som väljs ut till intervju.

Meddelandet om ledig tjänst finns översatt4 till alla språk här:

xxxxx://xxx.xxxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxx-xxxx/xxxx-xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx- translations

4 Detta meddelande om ledig tjänst har översatts från engelska till alla officiella EU-språk, men centrumets arbetsspråk är i regel engelska. Vi vill därför helst att ansökan lämnas in på engelska.