Styrelsens förslag till beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Bilaga 5

(punkt 15)

Styrelsens förslag till beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. I förhållande till nuvarande ersättningsriktlinjer innebär förslaget att ledande befattningshavare utöver årlig rörlig kontantersättning ska kunna erhålla en långsiktig rörlig kontantbonus (LTI-bonus) uppgående till högst 50 procent av den fasta kontantlönen per sista året i mätperioden.

Dessa riktlinjer omfattar de personer som under den tid som riktlinjerna gäller ingår i HMS Networks koncernledning. Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2022. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman.

Riktlinjernas främjande av HMS Networks affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

HMS Networks är en marknadsledande leverantör av lösningar för industriell ICT (Information and Communication Technology). HMS industriella kommunikationsprodukter gör det möjligt för miljontals maskiner som robotar, frekvensomriktare och luftkonditioneringsutrustning att kopplas upp till olika typer av system — en nödvändighet för att möta framtidens krav på energieffektivitet och hållbarhet. HMS affärsstrategi består i korthet i att eftersträva lönsam tillväxt inom strategiska marknader, fokusera på hållbar produktutveckling, vara en global spelare med en lokal närvaro samt ha en hållbar förädlingskedja. En framgångsrik implementering av HMS affärsstrategi och tillvaratagandet av bolagets intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att HMS kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare. Målsättningen med HMS ersättningspolicy för ledande befattningshavare är därför att erbjuda konkurrenskraftig och marknadsmässig ersättning, så att kompetenta och skickliga medarbetare kan attraheras, motiveras och behållas. Dessa riktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning. Ytterligare information om HMS affärsstrategi finns på xxx.xxx-xxxxxxxx.xxx/xx.

HMS har pågående långsiktiga aktierelaterade incitamentsprogram som har beslutats av bolagsstämman och därför inte omfattas av dessa riktlinjer. Programmen omfattar samtliga anställda i HMS och syftar till att de anställda ska få ett ökat intresse för verksamheten och resultatutvecklingen, höjd motivation samt samhörighetskänsla med bolaget genom ett långsiktigt ägarengagemang. Programmen bidrar även till att HMS kan erbjuda en konkurrenskraftig totalersättning och därigenom skapa förutsättningar för att rekrytera och behålla kompetent personal. Prestationskraven relaterar för närvarande till vinst per aktie. Programmen uppställer vidare krav på egen investering och viss innehavstid. För mer information om dessa program se HMS hemsida xxx.xxx-xxxxxxxx.xxx/xx.

Formerna av ersättning m.m.

Ersättningen till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig och kan bestå av fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner och andra förmåner, samt ytterligare rörlig kontantersättning vid vissa extraordinära omständigheter. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.

Fast kontantlön ska fastställas med utgångspunkten att den ska vara konkurrenskraftig tillsammans med kort- och långsiktiga incitament. Den absoluta nivån ska fastställas utifrån den aktuella befattningen och den enskildes kompetens, erfarenhet och prestation. Den fasta kontantlönen ska revideras årligen.

Rörlig kontantersättning ska baseras på förutbestämda och mätbara finansiella och icke-finansiella mål för koncernen. Mätperioden för målen för årlig rörlig kontantersättning ska vara ett år och årlig rörlig kontantersättning får uppgå till högst 50 procent av den fasta kontantlönen. Utöver årlig rörlig kontantersättning ska ledande befattningshavare kunna erhålla en långsiktig rörlig kontantbonus (LTI- bonus) uppgående till högst 50 procent av den fasta kontantlönen per sista året i mätperioden. LTI-bonusen ska baseras på uppnådda finansiella- och operativa mål, kopplade till exempelvis tillväxt- och rörelseresultat, efter en flerårig mätperiod om tre till fem år.

Fördelningen mellan fast och rörlig kontantersättning ska stå i proportion till befattningshavarens ansvar och befogenhet. Målen ska huvudsakligen relatera till tillväxt och lönsamhet, där relationen mellan dessa nyckeltal ska vara bestämmande för utfallet av rörlig kontantersättning. Därutöver kan även individuella mål fastställas. Målen ska vara utformade så att de främjar HMS affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en tydlig koppling till koncernens strategiska fokusområden och/eller främja befattningshavarens långsiktiga utveckling inom HMS.

För verkställande direktören ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkringsförmåner, vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska vara pensionsgrundande. Pensionspremien ska uppgå till högst 35 procent av den pensionsgrundande inkomsten upp till 28,5 prisbasbelopp, och högst 25 procent på överstigande lönedelar.

För övriga ledande befattningshavare ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkringsförmåner, vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska vara pensionsgrundande. Pensionspremien ska följa ITP1- planen och ska uppgå till högst 30 procent av den pensionsgrundande inkomsten.

Andra förmåner får innefatta bl.a. sjukvårdsförsäkring, företagshälsovård och bilförmån. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av den fasta kontantlönen.

Ytterligare rörlig kontantersättning kan utgå vid extraordinära omständigheter, förutsatt att sådana extraordinära arrangemang endast görs i syfte att rekrytera eller behålla befattningshavare. Sådan ersättning får inte överstiga ett belopp motsvarande 50 procent av den fasta kontantlönen samt ej utges mer än en gång per år och per individ. Beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningsutskottet.

Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser pensionsförmåner och andra förmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt som möjligt ska tillgodoses.

Fastställande av utfall för rörlig kontantersättning m.m.

Ersättningsutskottet ska för styrelsen bereda, följa och utvärdera frågor rörande rörlig kontantersättning. När mätperioden för uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kontantersättning har avslutats ska fastställas i vilken utsträckning som kriterierna har uppfyllts. Bedömningar huruvida finansiella mål har uppfyllts ska baseras på fastställt finansiellt underlag för aktuell period. Ersättningar till verkställande direktören beslutas av styrelsen utifrån ersättningsutskottets rekommendationer. Ersättningar till övriga befattningshavare beslutas av verkställande direktören efter samråd med ersättningsutskottet.

Rörlig kontantersättning kan utbetalas efter avslutad mätperiod eller vara föremål för uppskjuten utbetalning. Styrelsen ska ha möjlighet att enligt lag eller avtal helt eller delvis återkräva rörlig ersättning som utbetalats på felaktiga grunder.

Upphörande av anställning

Ledande befattningshavare ska vara anställd tills vidare. I händelse av uppsägning ska för verkställande direktören gälla sex månaders ömsesidig uppsägningstid. Vid uppsägning av verkställande direktören från bolagets sida kan därutöver avgångsvederlag motsvarande maximalt tolv månaders fast kontantlön utgå. Andra inkomster ska inte avräknas från avgångsvederlaget. Vid uppsägning från verkställande direktörens sida ska avgångsvederlag inte utgå. Mellan bolaget och övriga ledande befattningshavarna ska gälla en ömsesidig uppsägningstid om sex månader, utan rätt till avgångsvederlag.

Ledande befattningshavare ska kunna ersättas för konkurrensbegränsande åtaganden efter anställningens upphörande, dock endast i den mån avgångsvederlag inte utgår för motsvarande tidsperiod. Sådan ersättning ska syfta till att ersätta befattningshavaren för skillnaden mellan den fasta kontantlönen vid tidpunkten för uppsägningen och den (lägre) inkomst som erhålls genom nytt anställningsavtal, uppdrag eller egen verksamhet. Ersättningen får betalas under den tid som det konkurrensbegränsande åtagandet är tillämpligt, dock som längst under en period om tolv månader efter anställningens upphörande.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för HMS anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. I utskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess nya riktlinjer har antagits av bolagsstämman. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i HMS. Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.

Avvikelse från riktlinjerna

Styrelsen får besluta att tillfälligt avvika från riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och avsteg är nödvändigt för att tillgodose HMS långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa HMS ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avvikelse från riktlinjerna.

Aktieägarnas synpunkter

Styrelsen har inte erhållit några synpunkter från aktieägarna på riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare.

Halmstad i mars 2022 HMS Networks AB (publ) Styrelsen