Service Level Agreement (SLA) 1.0

Service Level Agreement (SLA) 1.0

Servicenivåöverenskommelse mellan

HR-servicecenter

och

samverkande kommuner

juni 2019

Dokumentinformation

Service Level Agreement (SLA) 1.0 är den första versionen av servicenivåöverenskommelse mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner och kommer att utvecklas under 2019.

SLA 1.0 visar vad som HR-servicecenter respektive samverkande kommuner ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster och gäller från och med 1 juni 2019.

Process: Anger den övergripande processen

Tjänst: Anger aktuell tjänst i den övergripande processen

Aktivitet: Anger aktiviteter för den aktuella tjänsten

HR-servicecenters ansvar: Anger HR-servicecenters ansvar

Kommunens ansvar: Anger kommunens ansvar, en förutsättning för att HR-servicecenters utlovade servicenivåer ska gälla. Vissa rutiner måste utföras av en specifik yrkesgrupp. Vid dessa tillfällen byts kommun ut mot den specifika yrkesgruppen.

Servicenivå: Anger HR-servicecenters servicenivå

Kommentar: Kompletterande information

Servicenivå

Servicenivå är aktuellt för de aktiviteter som bedöms som relevanta och är möjliga att mäta.

Om inget annat anges är antal dagar i tidsangivelsen i servicenivåerna antal arbetsdagar utifrån HR-servicecenters kontorstid.

HR-servicecenters kontorstid är helgfria vardagar klockan 08:00–17:00, dag före helgdag klockan 08.00–12.00 och under perioden

16 juni-31 augusti gäller sommararbetstid då kontorstid är mellan klockan 08.00–16.30.

Funktionerna för attest och för nyupplägg/ändring av anställningsuppgifter är stängda i samband med slutlig bearbetning av lön samt under systemunderhåll och vid uppgradering. Dessa dagar räknas inte som arbetsdagar.

Generellt

HR-servicecenter ger support till medarbetare, chefer, chefsstöd och externa intressenter. HR-servicecenter ger support i lönefrågor, Personec P självservice och i frågor gällande tjänstepension. Kommunen ansvarar för avtalsfrågor, avtalstolkningar och övriga HR-frågor.

Öppettider för supporten är densamma som kontorstiden; helgfria vardagar klockan 08:00–17:00, dag före helgdag klockan 08.00–12.00 och under perioden 16 juni-31 augusti gäller sommararbetstid då kontorstid är mellan klockan 08.00–16.30.

HR-servicecenter tillämpar en väg in. Det innebär att samtliga ärenden ska inkomma via HR-servicecenters kundsupport; telefon, supportmejl eller Helpdesk. Genom att tillämpa en väg in minimeras sårbarheten och det skapas en spårbarhet av respektive ärende med tillhörande historik. Om underlag saknas eller behöver kompletteras kontaktar HR-servicecenter kommunen som ansvarar för att skyndsamt lämna rätt underlag.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter	Nyanställning Förlängning av visstidsanställning	Registrering av anställning i lönesystemet.	Registrera och attestera anställningsavtal i WinLas.	Registrera anställningsuppgifter i lönesystemet.	Nyanställda och förlängning av visstidsanställning: anställning registreras senast 7 arbetsdagar efter att anställningsavtal är beviljat i WinLas.	Ferie- och uppehållsanställda förutsatt att aktuella arbetsår finns upplagda i lönesystemet.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Förändring av anställning Ny anställning, redan anställd i kommunen	Registrering av förändrad/ny anställning i lönesystemet.	Registrera och attestera anställningsavtal i WinLas.	Registrera anställningsuppgifter i lönesystemet.	Ny anställning för redan befintligt anställda: ny anställning registreras till aktuell löneperiod innan anställningens från och med datum.	För att överflyttning av semesterdagar med mera ska bli rätt måste dessa anställningar hanteras i lönesystemet i anslutning till att tidigare anställning avslutas.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Ändring av anställnings-uppgifter som till exempel ändrad kontering och ändrad placering		Lämna underlag till HR-servicecenter. Underlag lämnas via WinLas. De uppgifter som inte går att registreras i WinLas lämnas via blankett.	Uppdatera lönesystemet med nya uppgifter.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter	Bevakning av tidsbegränsad anställning och lönetillägg		Förlänga tidsbegränsad anställning och lönetillägg.	Om ingen förlängning inkommer avsluta tidsbegränsad anställning och lönetillägg.		Tidsbegränsade anställningar som inte förlängs bevakar HR-servicecenter och avslutar när anställningen upphör.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Skatt	Uppdatering av skatteavdrag.		Hämta skatteuppgifter från Skatteverket.	1 gång per månad.	Uppdaterad skatteuppgift från Skatteverket läses in i lönesystemet en gång i månaden.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Avslut	Avslutning av anställningar och utbetalning av slutlön.	Lämna underlag med avgångsorsak. Underlag lämnas via WinLas. Om inte funktion avslut finns i WinLas används uppsägningsblankett.	Avsluta anställning enligt underlag och betala ut slutlön.		Utbetalning av slutlön sker månaden efter anställningens upphörande.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Intyg	Inkomstuppgifter.		Utfärda intyg efter begäran från den anställde och/eller från Försäkringskassan.	Senast 14 kalenderdagar efter inkommen förfrågan.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Intyg	Arbetsgivarintyg.	Helsingborgs stad och Svalövs kommun hanterar själv arbetsgivarintyg.	Utfärda intyg efter begäran från den anställde.	Senast 14 kalenderdagar efter inkommen förfrågan.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Högriskskydd	Rekvirera ersättning.	Lämna beslut från Försäkringskassan gällande högriskskydd.	Genomföra rekvirering.	Minst två gånger per år.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter	Partiell pension och partiell sjukersättning	Omreglering av anställning på grund av partiell pension eller partiell sjukersättning.	Lämna beslut om partiell pension/ partiell sjukersättning där arbetstidens förläggning framgår samt nytt anställningsavtal till HR-servicecenter.	Registrera ny anställning enligt nytt anställningsavtal och beslut om partiell pension/partiell sjukersättning.
Hantera person- och anställningsuppgifter	Löneutmätning	Utmätning av lön/ersättningar enligt beslut från Kronofogde-myndigheten.	Genomföra inbetalning till Kronofogde-myndigheten enligt utanordning.	Genomföra löneutmätningar efter underlag från Kronofogde-myndigheten, utfärda en utanordning samt redovisa till kommunen.	Utanordning och redovisning lämnas till kommun senast dag för huvudutbetalning.
Hantera lönerelaterade underlag	Registrering av manuella underlag som avser föregående månad	Registrering av manuella underlag som avser föregående månad, till exempel arvodister, uppdragstagare, beslut om förmån, förmånsbil med mera.	Attestera i lönesystemet och lämna korrekt underlag enligt tidplan till HR-servicecenter.	Registrera underlag inkomna enligt tidplan till aktuell månads löneutbetalning.	Underlag inkomna enligt tidplan hanteras till innevarande månads lön.	Underlag inkomna efter senaste datum enligt tidplan hanteras i mån av tid. Övriga hanteras till nästkommande huvudutbetalning.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera rättelser	Oattesterade poster – avvikande tjänstgöring	Poster för avvikande tjänstgöring som inte är attesterade och därför inte kommer med till huvudutbetalning.	Chef attesterar i Personec P, självservice och meddelar HR-servicecenter vem det gäller och vilka poster det avser. Använd förslagsvis tidutvärdering, markera posterna och komplettera med namn och personnummer.	Registrera rättelsen i lönesystemet.	Utbetalning nästkommande huvudutbetalning.
Hantera rättelser	Rättelser av poster som redan har verkställts till lön	Rättelse av felaktiga poster där utbetald lön måste korrigera.	Chef begär rättelse. Rättelseblankett fylls i, attesteras och skickas till HR-servicecenter.	Korrigera lön enligt rättelseblankett och rätta lönerelaterade poster.	Hantera rättelser till nästkommande huvudutbetalning.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Lönehantering	Löneskuld	Återkrav av för mycket erhållen lön.	Chef meddelar anställd att skuld uppstått. Kommunen driver in skulden och återkopplar till HR-servicecenter när skuld är inbetald.	Meddela chef att löneskuld uppstått. Om möjlighet finns regleras löneskulden vid nästkommande löneutbetalningar (högst 3 månader). Om möjlighet inte finns skickas ett fakturaunderlag till kommunen som tar över hanteringen av återkrav. HRSC korrigerar bruttolön och kontrolluppgifter hos Skatteverket.		Eventuell avbetalningsplan: HRSC skickar fakturaunderlag, avbetalningsplan hanteras av respektive kommun.
Förvalta och underhålla systemet	Organisations- förändringar	Hantera löpande organisations-förändringar som omfattare högst 100 anställda.	Lämnar underlag senast den 1:a månaden innan omorganisation träder i kraft.	Administrera organisations-förändringen i lönesystemet enligt gällande rutin.		Följ framtagen rutin. Vid större organisations-förändringar sker detta i samverkan och projektform.
Förvalta och underhålla systemet	Löneöversyn	Filer till förhandlingsmodul i samband med löneöversyn.	Beställa förhandlings-underlag.	På begäran exportera förhandlingsunderlag till utsedd kontakt hos kommun.	Inom 3 dagar.
Förvalta och underhålla systemet	Löneöversyn	Importera nya löner till lönesystemet.	Tillhandahålla filer med nya löner från förhandlingsmodulen senast den 1:a i utbetalnings-månaden.	Importera nya löner årligen efter lönerevision samt utföra rimlighetskontroller.