Finansiering av offentlig forskning

Finansiering av offentlig forskning

1 Tillämpningsområde och finansieringsbeslutets offentlighet

Dessa villkor ska tillämpas på statsunderstöd, finansieringsbeslut om behörighet samt beslut om fördelningen av anslag (nedan finansieringsbeslut), som Innovationsfinansieringsverket Business Finland (nedan Finansiären) har beviljat offentliga forskningsprojekt i Finland. Villkoren gäller forskningsprojekt som finansieras ur anslaget i statsbudgeten

• 32.20.40 Stödjande av forsknings-, utvecklings-och innovationsverksamhet

• 24.30.66 Samprojekt inom utvecklingssamarbetet

• 32.20.42 Utvecklande av tillväxtekosystem och innovativ offentlig upphandling.

Med statsunderstöd avses understöd som beviljas till andra än statliga ämbetsverk och inrättningar inom budgetekonomins som beviljas med stöd av statsunderstödslagen (688/2001). Med finansieringsbeslut om behörighet och beslut om fördelningen av anslag avses rätt att använda anslaget som beviljas ämbetsverk och inrättningar inom statens budgetekonomi.

Finansiären har rätt att av finansieringsbeslutet publicera finansieringsmottagarens namn, en offentlig sammanfattning av forskningsprojektet som finansieras och finansieringsbeloppet som beviljats och utbetalats. Finansieringsmottagaren ska meddela om erhållen finansiering från Business Finland vid informering om projektet eller projektresultaten.

2 Genomförande av projektet

Finansieringsmottagaren ska genomföra projektet i enlighet med finansieringsbeslutet. Finansieringsmottagaren får inte till någon del överföra mottagen finansiering till en tredje part.

När projektet deltar i ett samprojekt, har Finansiären rätt att, efter att ha hört finansieringsmottagaren, meddela de andra deltagarna i samprojektet om frågor som inverkar på genomförandet av samprojektet eller utbetalningen av finansiering.

Om projektfinansiering har beviljats i större omfattning än den sedvanliga finansieringsnivån har Finansiären rätt att sänka finansieringsnivån ifall de villkor för förhöjd finansieringsnivå som angivits i finansieringsbeslutet inte uppfylls.

2.1 Styrgruppens sammansättning och uppgifter

2.1.1 Allmänna principer

Styrgruppen har en rådgivande roll i projektet. Styrgruppen har inte och till styrgruppen kan inte delegeras beslutsfattande som binder finansieringsmottagaren. Finansiärens representant är inte medlem i styrgruppen, men har rätt att delta i styrgruppens möten. Möteskallelsen till alla möten och mötesprotokollen ska skickas till Finansiären samtidigt och med samma innehåll som till medlemmarna i styrgruppen.

Styrgruppen kommer överens om mötes- och beslutspraxis under sitt första möte. De beslut som fattas vid det första mötet samt alla större projektändringar måste godkännas av samtliga finansiärer eller organisationer som bidragit med andra insatser som varit nödvändiga för projektet.

Resekostnader som uppkommer för finansieringsmottagaren för deltagande i styrgruppens möten är godtagbara kostnader för projektet. I Co-Innovation- och Research to Business-projekten är ersättning som betalas för arbetet i styrgruppen till en expertmedlem liksom resekostnader för deltagande i möten godtagbara kostnader för projektet. Vid ersättandet av kostnaderna iakttas finansieringsmottagarens normala praxis. Ersättningar som betalas för arbete i styrgruppen eller för

resekostnader för representanter för företag som utsetts till styrgruppen är inte godtagbara kostnader för projektet.

2.1.2 Styrgrupp i forskning i samarbete med näringslivet

Det finns ingen styrgrupp i Co-Creation-projekt för forskning i samarbete med näringslivet.

Det måste finnas en styrgrupp i Co-Innovation-projekt för forskning i samarbete med näringslivet. Representanter för eventuella organisationer som nyttjar resultaten ska utses till styrgruppen. Som eventuella organisationer som nyttjar resultaten kan betraktas alla deltagare i samma samprojekt. Dessutom kan finansieringsmottagaren utse externa experter till styrgruppen.

Styrgruppens expertmedlemmar väljs till gruppen som personmedlemmar på basis av personens egen expertis. En expertmedlem kan inte befullmäktiga en annan person. En expert kan fungera som medlem av styrgruppen i flera projekt samtidigt. Finansieringsmottagaren väljer och avskedar expertmedlemmarna i styrgruppen.

Ett företag som har finansierat ett projekt eller ställt andra för projektets genomförande nödvändiga insatser till projektets förfogande, har rätt att få en representant i styrgruppen. Genomförandet av insatsen ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt och dessutom antecknas i styrgruppens protokoll, som sänds till Finansiären i samband med rapporteringen (se punkten Rapportering).

2.1.3 Styrgrupp i Research to Business -projekt

Research to Business-projektets styrgrupp har endast personmedlemmar, som i regel inte är anställda hos finansieringsmottagaren. I styrgruppen måste finnas en expert som kontrollerar kommersialiseringen, som en expert från näringslivet eller t.ex. från finansieringsmottagarens innovationsenhet. En konsult som säljer tjänster till finansieringsmottagaren eller en annan tjänsteleverantör är inte medlem i styrgruppen.

Den ansvarige projektledaren kan fungera som ordförande i styrgruppen. Centrala forskare i projektet kan närvara på styrgruppens möten.

Research to Business-projektets styrgrupp övervakar att minst 40 % av projektets godtagbara kostnader används för kommersialiseringsförberedelser.

2.2 Den ansvarige ledarens ställning och uppgifter

Finansieringsmottagaren ska utse en ansvarig ledare för projektet, som är i ett arbets- eller anställningsförhållande till finansieringsmottagaren. Den ansvariga ledaren är ansvarsperson för projektet i vetenskapligt syfte och i forskningssyfte. Utan särskild fullmakt från finansieringsmottagaren har den ansvarige ledaren inte befogenheter att handla i finansieringsmottagarens namn eller godkänna förbindelser för dennes räkning.

Projektets ansvariga ledare får inte vara obehörig på grund av jäv. Den ansvarige ledaren får inte ha avsevärda egna intressen i företag som finansierar projektet eller drar nytta av resultaten, eller i företag som säljer tjänster åt projektet. Förbjudet intressejäv föreligger t.ex. om den ansvarige ledaren eller dennes familjemedlem äger över 10 procent av företaget, sitter i företagets förvaltningsorgan eller är verkställande direktör i företaget.

Den ansvarige ledaren har till uppgift att övervaka genomförandet av det projekt som avses i finansieringsbeslutet. Han/hon ska ses till att projektet leds på tillbörligt sätt och att de olika parterna, finansiärerna och medlemmarna i styrgruppen informeras om finansieringsbeslutet och dess villkor samt om projektets framskridande på överenskommet sätt. Den ansvarige ledaren ska se till att projektets framskridande rapporteras enligt Finansiärens villkor.

2.3 Godkännande av finansieringsbeslut

Finansieringsmottagaren förbinder sig att följa finansieringsbeslutet och dess villkor genom att godta finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet godkänns av en person som har behörighet till det enligt finansieringsmottagarens arbetsordning eller annat befullmäktigande som kan verifieras.

Finansieringsmottagaren ska godkänna finansieringsbeslutet inom en månad från datumet för meddelandet om finansieringsbeslutet.

3 Uppföljning av kostnader

Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras.

Kostnaderna ska redovisas under tillbörlig kostnadspost enligt finansieringsmottagarens redovisningsprinciper.

4 Godtagbara kostnader

4.1 Allmänna principer

Alla kostnader ska vara nödvändiga och skäliga för genomförandet av projektet. Kostnaderna godkänns till högst den del som de till sin omfattning och storlek följer organisationens normala nivå. Finansiären har rätt att vägra godkänna kostnader som nämns i redovisningen, om kostnadernas samband med projektet inte tydligt kan påvisas eller om de inte är skäliga.

I projektet kan endast inkluderas kostnader som hör till finansieringsmottagarens bokföring.

Som projektkostnader godkänns direkta nettokostnader som orsakats mottagaren, samt den andel av indirekta kostnader som tillhör projektet, enligt principen om orsakssammanhang. Direkta kostnader godkänns, om de har uppkommit under projektets gång (prestationsprincipen).

Kostnaden för den revisionsrapport som ska presenteras tillsammans med slutredovisningen betraktas dock som godtagbar kostnad även om den uppkommer efter den godkända projektperioden.

4.2 Momskostnader

För en statsunderstödstagare godkänns kostnaderna inklusive moms om de knyter an till icke- momspliktig verksamhet och momsen är en slutlig kostnad för finansieringsmottagaren. Xxxxxx godkänns emellertid inte om statsunderstödstagaren kan få ersättning ur statsbudgeten utifrån det faktiska momsutfallet och ersättningen även täcker den moms som ska betalas med Finansiärens finansieringsandel.

Momsbeloppen ska inkluderas under tillbörlig kostnadspost enligt finansieringsmottagarens redovisningsprinciper.

Ämbetsverk och inrättningar som omfattas av statens budgetekonomi bokför momsbelopp som hänför sig till direkta projektkostnader och som motsvarar Finansiärens finansieringsandel (dispositions- och bokföringsrätt)

• under momsmoment 32.01.29 inom arbets-och näringsministeriets förvaltningsområde, om finansieringsbeslutet har gjorts med fullmakt för beviljande av anslagets under moment 32.20.40

• under momsmoment 24.01.19 inom utrikesministeriets förvaltningsområde, om beslutet om utdelning gäller anslag under moment 24.30.66

• under momsmoment 32.01.29 inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde, om beslutet om utdelning gäller anslag under moment 32.20.42.

Anslag som använts vid finansieringen nämns i finansieringsbeslutet.

4.3 Upphandlingsförfaranden

I projektkostnaderna får endast sådana upphandlingar inkluderas, vars resultat kommer att ställas till finansieringsmottagarens eget förfogande och som är en förutsättning för att finansieringsmottagaren ska uppnå resultat i sitt eget forskningsprojekt.

Bestämmelser om offentlig upphandling och tillämpliga anvisningar utfärdade av finansieringsmottagarens förvaltning tillämpas på upphandling som gjorts inom projektet. En redogörelse över upphandlingen ska lämnas på begäran (konkurrensutsättning eller direktupphandling). Om upphandlingen har genomförts i strid med upphandlingsreglerna, är priset för anskaffningen inte en godtagbar kostnad för projektet. Ett godkännande av Finansiären för en viss upphandling som en del av projektplanen innebär inte att upphandlingen stämmer överens med upphandlingsreglerna. Finansieringsmottagaren svarar alltid för att upphandlingen stämmer överens med lagen.

Statsunderstödstagaren ska i samband med slutrapporten lämna en revisionsrapport av en oberoende revisor, i vilken revisorn tar ställning till iakttagandet av bestämmelserna om upphandling.

4.4 Penninglöner

a) Inpassning av arbetstiden

Varje person som utför direkt arbete för projektet ska redovisa för arbetstimmarna i projektet minst enligt timbaserad arbetstidsredovisning Arbetstimmar som gjorts för projektet ska hänföras till de dagar då arbetet utfördes. För projektets samtliga rapporteringsperioder ska tillförlitliga uppgifter om personens samtliga arbetstimmar finnas tillgängliga, så att lönekostnadernas andel i projektet kan kontrolleras.

I arbetstidssystemet ska det även finnas ett godkännandeförfarande för arbetstiden. Arbetstagarens förman eller annan person, som uppgiften hör till enligt arbetsordningen, ska bekräfta antalet timmar minst en gång per månad.

Vid retroaktiva korrigeringar av de timmar som hör till projektet iakttas finansieringsmottagarens normala processer och godkännandepraxis.

Finansiären har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om inpassning av arbetstiden inte har ordnats enligt dessa villkor.

Material som hänför sig till arbetstidsbokföringen, timspecifika uppföljningsrapporter samt fastställda månatliga sammandrag, ska förvaras i tio år från och med utbetalningen av projektets sista betalningspost.

b) Redovisad lön

Av den penninglön som betalas till en person får finansieringsmottagaren endast redovisa den andel som motsvarar effektiv arbetstid inom projektet. Till den effektiva arbetstiden räknas inte avlönad frånvaro såsom semester, sjukledighet, moderskaps-, föräldra- eller faderskapsledighet eller annan indirekt arbetstid.

Lönekostnader för timmar som använts för undervisningsarbete får inte inkluderas i de redovisade lönerna.

Löner utbetalade inom projektet godkänns på basis av överensstämmelse med det tjänstekollektivavtal eller kollektivavtal och de övriga bestämmelser om lönebetalning som finansieringsmottagaren omfattas av.

Finansiären godkänner inte löneposter som betalas för en person på det villkoret att finansiering för löneposten fås från Finansiären eller någon annan finansiär.

4.5 Indirekta kostnader

Vid fördelningen av projektets kostnader i direkta och indirekta kostnader ska de principer som allmänt tillämpas i organisationen följas. Indirekta kostnader inriktas till projektet med hjälp av koefficienterna för lönebikostnader och allmänna kostnader.

4.5.1 Påvisande av indirekta kostnader

Finansiären godkänner koefficienterna för personalbikostnader och allmänna kostnader, när

• koefficienterna har beräknats på basis av finansieringsmottagarens bokföringsuppgifter

• man vid beräkningen av koefficienterna har följt de bestämmelser och anvisningar som gäller för finansieringsmottagaren

• revisorns utlåtande har presenterats vid beräkningen av koefficienterna (gäller inte statens bokföringsenheter).

Finansieringsmottagaren ska lämna in de uppdaterade koefficienterna till Finansiären varje år, efter bokslutet.

Om finansieringsmottagaren inte kan beräkna eller av någon annan anledning inte presenterar koefficienten ur bokföringen, godkänner Finansiären en koefficient för lönebikostnader som uppgår till max 50 procent av lönerna för effektiv arbetstid i projektet och en koefficient för allmänna kostnader som sammanlagt uppgår till max 20 procent av lönerna för effektiv arbetstid samt lönebikostnaderna i projektet.

4.5.2 Lönebikostnader

Lönebikostnader riktas till projektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader. Som koefficient för personalbikostnader används vanligen en procentandel av beloppet av de direkta löner som hänför sig till projektet.

De kostnader som ska täckas av koefficienten för lönebikostnader är bland annat ackumulerade löner från betald frånvaro, semesterpenningar och sociala avgifter, pensionspremier, olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremier och övriga motsvarande arbetsgivaravgifter samt återbetalningar av dessa.

4.5.3 Allmänna kostnader

Allmänna kostnader riktas till projektet med hjälp av en omkostnadskoefficient. Som omkostnadskoefficient används vanligen en procentandel av det totala beloppet av löner för effektiv arbetstid och lönebikostnader som hänför sig till projektet.

Projektkostnader som täcks med den allmänna kostnadskoefficienten kan utgöras av bland annat kostnader för förvaltningstjänster, maskiner och anordningar samt lokaler till den del som de inte betraktas som direkta kostnader enligt allmänna redovisningsprinciper. Som allmänna kostnader betraktas också kostnader för användningsrättigheter som gäller tills vidare.

4.6 Resekostnader

Finansiären kan godkänna rimliga resekostnader för de personer som utför arbete för projektet. Kostnaderna godkänns när resan är nödvändig för att genomföra projektet, för att skaffa information och kompetens för projektets användning eller för att sprida de resultat som uppnåtts på ett ändamålsenligt sätt med tanke projektets mål och resultat. Kostnaderna godkänns till högst den del som de till sin omfattning och storlek följer organisationens normala nivå.

Resor som hänför sig till kartläggningen av internationella partner eller beredningen av ett internationellt fortsatt projekt eller expansionsprojekt godkänns, om beredningen av ett internationellt projekt har inkluderats i projektplanen.

De resekostnader som ingår i projektplanen kan godkännas enligt Skatteförvaltningens föreskrifter som gäller vid tidpunkten för resan: Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar och Skatteförvaltningens anvisning om ersättningar för kostnader för arbetsresor.

Finansiären godkänner resekostnaderna i enlighet med de övriga bestämmelser och förvaltningsbeslut som gäller finansieringsmottagaren, när bestämmelser som avviker från Skatteförvaltningens beslut har utfärdats om ersättning av resekostnader.

4.7 Kostnader för material och förnödenheter

Material och förnödenheter som är nödvändiga för genomförandet av projektet och har införskaffats från leverantörer utanför forskningsorganisationen godtas som direkta kostnader enligt respektive fakturor. Interna köp av material och förnödenheter redovisas till självkostnadspris.

I kostnaderna för material och förnödenheter får inte inkluderas sådana utgiftsposter som hör till indirekta kostnader i finansieringsmottagarens kostnadsredovisning. Sådana kostnader ersätts med en omkostnadskoefficient.

4.8 Köp av utrustning

Finansiären kan godkänna som direkt kostnad för projektet anskaffningsutgiften för forskningsutrustning när utrustningen under sin ekonomiska livslängd i huvudsak används för projektet. Med forskningsutrustning avses sådan utrustning eller programvara som används för forskning, som är nödvändig för att genomföra projektet. Finansiären kan godkänna kostnader för anskaffning av användningsrättigheter som direkta kostnader för projektet endast om användningsrättigheterna gäller för viss tid och anskaffats enbart för det finansierade projektet.

Om utrustningen används vid sidan av projektet i någon annan verksamhet, godkänns anskaffningsutgiften till den del som utrustningen används för projektet. Om utrustningens ekonomiska livslängd är längre än projektperioden, kan ett belopp som motsvarar den andel av avskrivningarna som uppkommer under projektperioden godkännas.

Leasingkostnader kan godkännas som direkta kostnader om det är fråga om så kallat finansieringsleasingavtal och den leasade utrustningen blir kvar hos organisationen. Om utrustningen löses in efter leasingavtalets utgång, uppskattas kostnaden som anskaffning av utrustning på basis av den ekonomiska användningstiden och användningen i projektet. Den slutliga bedömningen av kostnadernas godtagbarhet under hela projekttiden görs i samband med slutrapporteringen.

Innovationsverket Business Finlands forskningsfinansiering får inte användas för ekonomisk verksamhet. Om utrustning som finansieras i projektet används under projektets gång avvikande från det förutsedda även för ekonomisk verksamhet, ska finansieringsmottagaren meddela

Finansieringsverket om detta till den del som utrustningen har anskaffats med finansiering av Finansieringsverket. Se även punkt Inkomster som uppkommer inom projektet.

Finansieringsmottagaren ska ha en tillförlitlig uppföljning med hjälp av vilken användningen av den finansierade utrustningen mellan ekonomisk och annan än ekonomisk verksamhet utan svårighet kan verifieras.

Anskaffningsutgiften för personliga datorer, mobiltelefoner eller andra motsvarande arbetsredskap anordningar kan inte inkluderas i inköp av utrustning eller övriga direkta kostnadsposter. Dylika kostnader är till sin karaktär indirekta kostnader för forskningsverksamhet som ingår i kostnaderna som redovisas med en omkostnadskoefficient.

Kostnader för användningen av forsknings- och motsvarande utrustning som är i användning godkänns enligt vad som fastställs i punkten Omkostnader eller i punkten Övriga kostnader.

4.9 Köpta tjänster

Köpta tjänster som är nödvändiga tjänster för genomförandet av projektet godkänns som direkta kostnader för projektet.

I köpta tjänster får endast inkluderas kostnader för sådan upphandling vars resultat kommer att ställas till finansieringsmottagarens eget förfogande och som är en förutsättning för att finansieringsmottagaren ska uppnå resultat i sitt eget forskningsprojekt. Sådana tjänster är bland annat köpta testnings- och analystjänster samt utredningar.

Tjänster som knyter an till beredningen av kommersialiseringen av projektresultaten får inte köpas av dem som eventuellt kommer att kommersialisera resultaten. Överföring av finansiering till tredje part får inte inkluderas i köpta tjänster.

Kostnaderna för leasad utrustning som anskaffats för ett pågående projekt kan godkännas som direkta kostnader för köpta tjänster till den del som utrustningen används i projektet och ägandet av den leasade utrustningen inte övergår på finansieringsmottagaren och utrustningen återlämnas till leasingleverantören när avtalet löper ut.

Ett samprojekt får inte bildas så att någon projektparts andel tas upp som en köpt tjänst i finansieringsmottagarens kostnadsberäkning. Som kostnader kan godkännas köpta tjänster av en annan finansieringsmottagare som deltar i samma samprojekt endast när de köpta tjänster som överlåtits utgör normal affärsverksamhet för säljaren av tjänsten, och inte egen forsknings- eller FoUoI-verksamhet som säljaren redovisat för Finansieringsverket.

Kostnader som förorsakats av revision av kostnaderna för projektet är köpta tjänster som kan godkännas för projektet.

4.10 Övriga kostnader

Under Övriga kostnader kan inkluderas direkta kostnader som förorsakats av projektet och som inte kan placeras i någon annan utgiftspost.

Övriga kostnader ska alltid specificeras i kostnadsredovisningen under punkten Övriga tilläggsuppgifter eller i en separat bilaga.

Kostnaderna för användningen av befintlig dyr specialutrustning eller -lokaler hänförs ofta direkt till respektive användare av utrustningen eller lokalen. Redovisningen sker i form av timdebitering eller annat mått på användningen. Denna typ av kostnader för användning av utrustning eller lokaler kan godkännas som direkta projektkostnader antingen under Övriga kostnader eller under någon annan kostnadspost som bättre motsvarar finansieringsmottagarens redovisningsprinciper.

4.11 Kostnader som inte godtas

Den beviljade finansieringen får inte användas för vederlagsfria utgifter som till exempel stipendier, donationer, priser eller andra motsvarande betalningar.

Beviljad finansiering får inte användas för kostnader för den ekonomiska verksamheten, representationsutgifter eller reklam- eller marknadsföringskostnader. Med representationskostnader avses inte skäliga förhandlingskostnader som är nödvändiga för genomförandet av projektet, exempelvis konferensservering som bjuds på ledningsgruppens arbetsmöten. Vad som utgör en representationsutgift fastställs i Skattestyrelsens harmoniseringsanvisningar som innehåller en tolkning av gränsdragningen mellan representationskostnader och förhandlingskostnader (Skattestyrelsens anvisning, Representationsutgifterna vid inkomstbeskattningen). Vid servering ska finansieringsmottagarens egna instruktioner om nivån på mötesservering iakttas. Finansiären godtar servering endast till den del kostnaderna kan betraktas som rimliga.

Icke-godtagbara kostnader kan inte redovisas som projektkostnader, varken direkta eller indirekta.

5 Inkomster som uppkommer inom projektet

Syftet med projektets godtagbara kostnader är inte att generera inkomster under projektperioden. Med projektinkomster avses sådana kassaflöden mot vederlag, som inflyter direkt genom de rapporterade kostnaderna i projektet. Det är fråga om kassaflöden mot vederlag, om finansieringsmottagaren överlåter ett direkt vederlag mot pengar som mottagits. I forskningsprojekt som finansieras av Innovationsfinansieringsverket Business Finland kan projektinkomster genereras i första hand i sådana projekt som finansierar anskaffning av utrustning och finansieringsmottagaren, avvikande från det förutsedda, under projektets genomförandetid får inkomster från överlåtelse av dessa utrustningar till en utomståendes användning.

Inkomster under projektperioden avdras från projektets godtagbara kostnader.

Som direkt vederlag betraktas inte en primär förhandlingsrätt till resultaten av projektet som Innovationsfinansieringsverket Business Finland enligt finansieringsvillkoren erbjuder en finansiär.

Vederlag för överlåtelser av ägar- eller användarrättigheter till projektresultat som genomförts utgör inte projektinkomster. Vederlagsfria finansiella projektbidrag från andra parter (samfinansiering) i syfte att täcka projektkostnaderna utgör projektfinansiering, inte intäkter enligt denna punkt.

6 Utomstående finansiering, självfinansiering och övrig insats till projektet

Med utomstående projektfinansiering avses ett finansiellt bidrag som specifikt skänkts för projektet i fråga och för vilket finansiären inte får något direkt vederlag. Om ett direkt vederlag överlåts till finansiären handlar det om en projektinkomst eller finansieringsmottagarens övriga ekonomiska verksamhet (se föregående paragraf).

Den andel av de totala projektkostnaderna för vilka finansieringsmottagaren inte får någon utomstående finansiering ska täckas med projektets egenfinansieringsandel.

Med övriga insatser avses icke-finansiella insatser som är nödvändiga för genomförandet av projektet, t.ex. arbete, utrustning eller programvaror som utförs eller överlämnas vederlagsfritt. Bidrag från företag eller annan part som de facto används som forskningsobjekt i projektet godtas inte som övriga insatser. Övriga insatser ska värderas i euro men de ska inte införas i kostnadsberäkningen eller i finansieringsplanen.

Den verkliga finansieringen och de övriga insatserna som projektet fått ska rapporteras enligt vad som bestäms i punkten Rapportering.

7 Internationell forskarrörlighet

Forskarrörlighet som finansieras av Finansiären ska handla om forskningsarbete som genuint gagnar det aktuella projektet.

Finansiären finansierar endast forskarrörlighet där finansieringsmottagaren får rätt att nyttja resultaten åtminstone för forskning och utbildning inom ramen för projektet, avgiftsfritt och globalt. En forskare får inte underteckna avtal om forskarutbyte/överföring innan finansieringsmottagaren har gett tillstånd att underteckna avtal och/eller förbindelser med den sammanslutning som tar emot forskaren.

Finansiären ersätter finansieringsmottagarens skäliga kostnader för forskarrörlighet i den utsträckning de följer lagar och förordningar gällande finansieringsmottagare och organisationens på dem baserade allmänna kriterier för ersättning för arbete i utlandet. Kostnaderna godkänns till högst den del som de till sin omfattning och storlek följer organisationens normala nivå.

8 Rapportering

Finansieringsmottagaren ska rapportera om projektets framskridande i Business Finlands nätservice enligt tidsschemat som fastställts i Business Finlands finansieringsbeslut. Även kostnader, finansiering och inkomster som redovisas för projektet ska rapporteras på nätet. Till redovisningar ska lönespecifikation (T4) bifogas. Den som godkänner kostnadsredovisningen ska ha rätt att för finansieringsmottagarens räkning godkänna rapporterade kostnads- och finansieringsuppgifter på basis av vilka Finansiären utbetalar sin finansieringsandel. Avsändaren av informationen ska ha rätt att skicka informationen i Business Finlands nätservice.

Den realiserade finansieringen för projektet redovisas i enlighet med bokföringen och specificerad på samma sätt som i den godkända finansieringsplanen.

En finansieringsmottagare som deltar i ett samprojekt ska även rapportera om hur samarbetet har genomförts i samprojektet. En finansieringsmottagare som deltar i ett samprojekt ska redovisa endast kostnaderna för det egna projektet.

Om ett företag eller en annan part istället för finansiering ger övriga insatser som är nödvändiga för genomförandet av projektet, t.ex. arbete, utrustning eller programvaror, ska styrgruppen följa med att dessa insatser förverkligas och de ska rapporteras i nätservicen.

Förutsättningen för finansiering av Finansiären är att företagen som deltar i projektets styrgrupp har betalat den planerade finansieringsandelen till forskningsorganisationen. Om företaget inte betalar sin finansieringsandel eller överlåter annan insats som utlovats för projektet när projektet framskrider, ska finansieringsmottagaren lämna en redogörelse över detta till Finansiären.

Om den planerade finansieringsandelen eller någon annan nödvändig insats som överlåts till projektet inte realiseras för företagen i styrgruppen, bedömer Finansiären projektresultatens användbarhet och projektets genomslagskraft jämfört med den ursprungliga planen. Efter övervägande kan man reducera projektets kostnadsberäkning eller avbryta projektet.

8.1 Mellanrapporter

Till den första rapporten ska bifogas protokollet från styrgruppens första möte. Ur protokollet ska framgå att styrgruppen har fastställt projektplanen, kostnadsberäkningen och finansieringsplanen

enligt beslutet. Även styrgruppens sammansättning ska antecknas i protokollet. Om ändringar har gjorts i projektplanen eller kostnadsberäkningen efter finansieringsbeslutet, ska en ändringsansökan göras för dem.

8.2 Slutredovisning

Finansieringsmottagaren ska redovisa alla kostnader som hör till projektet senast i anslutning till slutredovisningen. Om man vill göra en ändring kostnadsslagen i kostnadskalkylen ska finansieringsmottagaren ansöka om ändring av kostnadskalkylen i nättjänsten. När slutrapporten har godkänts kan inga ytterligare kostnader redovisas för projektet.

Kostnader som godkänts preliminärt enligt mellanrapporten behandlas på nytt när slutrapporten behandlas. Finansiären godkänner kostnaderna slutgiltigt först efter inlämnad revisionsrapport.

I samband med slutredovisningen ska även en revisionsrapport lämnas in. Av statens ämbetsverk och inrättningar krävs inte en lönespecifikation eller en revisionsrapport.

I samband med slutrapporten ska till Finansiären inlämnas en separat fritt formulerad innehållsrapport, i vilken ges en omfattande beskrivning av projektets viktigaste resultat och slutsatser. Slutrapporten är offentlig. Information som är väsentlig för resultatrapporteringen men som innehåller sekretessbelagd information, ska presenteras i en separat bilaga som inte publiceras.

9 Revisorns revisionsrapport

Ämbetsverk och inrättningar som inte omfattas av statens budgetekonomi ska i samband med slutredovisningen lämna in en revisionsrapport av en utomstående oberoende revisor, om slutsumman i den kostnadsberäkning som godkänts i projektets finansieringsbeslut överstiger 500 000 euro. Revisionsrapporten omfattar hela projektperioden. En formbunden rapportmall finns på Business Finlands webbplats.

Finansiäern har rätt att överlämna revisionsrapporten till andra myndigheter som utövar tillsyn över finansieringen.

Revisorns revisionsrapport behöver inte inlämnas, om slutsumman för den kostnadsberäkning som godkänts för projektet är högst 500 000 euro. Finansiären har dock rätt att vid behov begära en revisionsrapport även för dessa projekt.

10 Utbetalning av finansieringen

Finansiären betalar finansieringen utifrån godkända rapporter och kostnadsredovisningar till bankkontot, som finansieringsmottagaren har meddelat till Business Finlands registratorskontor. Anmälan görs av ekonomidirektören eller någon annan person som enligt organisationens arbetsordning har rätt att göra det.

När finansieringsmottagaren deltar i samprojekt utbetalas finansieringen i regel samtidigt till alla deltagarna.

Minst 10 procent av det beviljade bidraget betalas först när slutrapporten har blivit godkänd. Den sista betalningsposten utbetalas under förutsättning att det inom projektet uppkommit tillräckligt med godtagbara kostnader.

Det sista finansieringsbeloppet ska sökas när slutrapporten och -redovisningen behandlas. Finansiering som ansöks därefter utbetalas inte.

Rätten till beviljad finansiering eller en del av den förfaller om finansieringsmottagaren inte lämnar in rapporter eller den begärda tilläggsinformationen före den bestämda dag som anges i finansieringsbeslutet eller som Finansiären separat har gett. Innovationsfinansieringsverket Business Finland kan bestämma att finansiering som redan utbetalats inklusive ränta omedelbart ska återbetalas.

Finansiären har rätt att låta bli att betala finansiering i samband med mellanrapporten, om summan som ska betalas förblir liten i jämförelse med hela finansieringen.

11 Efterrapporter

Finansiären följer upp vilka resultat finansierade projekt ger också efter att de har slutförts. Finansiären tillsänder finansieringsmottagaren en blankett för efterrapport ungefär tre år efter att projektet har slutförts. Efterrapporterna är en del av projektrapporteringen som finansieringsmottagaren förbinder sig till.

12 Ändringar

12.1 Ändringar i projektet

Finansieringsmottagaren måste i förväg anhålla skriftligt om Finansiärens samtycke till följande avvikelser från planen:

• ändringar i projektplanen

• ändringar i kostnadsslagen

• ändringar i tidtabellen

• flyttning av rapporteringsdatum

• byte av ansvarig projektledare.

En finansieringsmottagare som deltar i ett samprojekt ska söka Finansiärens godkännande, om ändringar gällande finansieringsmottagaren görs i den gemensamma planen för parterna som deltar i ett samprojekt.

Finansieringsmottagaren ska omedelbart meddela Finansiären om andra betydande ändringar i projektet, till exempel om ändringar i personresurser som är viktiga för projektets genomförande.

12.2 Överföring av finansieringsbeslutet

Om finansieringsmottagaren under projekttiden vill överföra ett finansieringsbeslut till en tredje part kräver det skriftligt samtycke av Finansiären. Den ursprungliga finansieringsmottagaren ska före överföringen rapportera och redovisa sin egen andel av projektet. Revisorn ska lämna en revisionsrapport över de redovisade kostnaderna, när överföringen gäller ett finansieringsbeslut av någon annan än ett ämbetsverk eller en inrättning inom statens budgetekonomi.

13 Rättigheter gällande resultaten och resultatens offentlighet

13.1 Offentlighet

Projektets resultat är offentliga efter att projektet slutförts. Finansieringsmottagaren ska sprida resultaten på bred front och på ett aktivt och icke-diskriminerande sätt. Om resultat överförs under projektets gång för att utnyttjas utanför projektet, ska resultaten avvikande från huvudregeln publiceras under projektets gång omedelbart efter överlåtelsen.

Finansiären förutsätter att publikationer och data som åstadkoms utifrån projektets arbete och resultat görs öppet tillgängliga i enlighet med i första hand finansieringsmottagarens interna anvisningar om öppen publicering. Öppen publicering ska beaktas i publiceringsplanen som ingår i projektets forskningsplan. Finansieringsmottagaren ska beträffande publiceringen av data och resultat tillfråga projektets ledningsgrupp.

Finansieringsmottagaren ska avtala om konfidentialitet och sekretess under projektets gång med medlemmarna i projektets styrgrupp. Resultaten kan hemlighållas efter att projektet har slutförts eller, om resultat överlåts under projektets gång, under en rimlig tid efter överlåtelsen med tanke på beredningen av åtgärder för att nyttja resultaten och eventuella skyddsåtgärder. Övriga resultat behandlas enligt huvudregeln. I särskilda undantagsfall och när lagen eller andra myndighetsbestämmelser förutsätter det, kan resultatet av ett offentligt projekt hemlighållas i sin helhet. Detta förutsätter ett gemensamt motiverat beslut av Finansiären och finansieringsmottagaren.

Det är finansieringsmottagaren skyldighet att se till att projektets bakgrundsmaterial, material och data som skapats i projektet samt resultaten förvaltas på ett ändamålsenligt sätt i syfte att uppnå projektets mål och så att kunskapen och resultaten kan nyttjas så effektivt som möjligt framöver. För detta ändamål ska projektet uppgöra en plan för materialförvaltning som uppdateras under projektets gång.

13.2 Ägande

Resultatet som åstadkommits i ett projekt inom den offentliga forskningen ägs av den forskningsorganisation som är finansieringsmottagaren i vars projekt forskningsarbetet ingår. Om forskningsorganisationer åstadkommer resultatet tillsammans ska finansieringsmottagarna sinsemellan komma överens om ägandet av och användningsrätten till resultatet samt hur resultatet ska nyttjas i enlighet med dessa finansieringsvillkor.

Om forskningsorganisationen som är finansieringsmottagare deltar i ett samprojekt, ska forskningsorganisationen sörja för att ägande- och användarrätterna till resultaten som åstadkommits genom arbetet i enlighet med sin projektplan, överförs till den. Ägaren har rätt att besluta om skydd och överlåtelse av resultatet. Finansieringsmottagaren ska se till att ägande- och immaterialrätterna till de resultat som åstadkoms av dess anställda inom projektet överförs till finansieringsmottagaren i enlighet med lagen eller separata överföringsavtal. Av resultaten som omfattas av upphovsrätten är databaser samt dataprogram överförbara.

I enskilda fall i anknytning till internationell forskarrörlighet kan finansieringsmottagaren, innan forskarrörligheten genomförs och efter att de övriga projektparterna har hörts, godkänna ett avtal om forskarrörlighet enligt vilket äganderättigheten till resultat som åstadkommits utomlands inte överförs på finansieringsmottagaren. Minimikravet på avtalet om forskarrörlighet som fastställs ovan i punkt Internationell forskarrörlighet.

13.3 Utnyttjande

Målet är effektivt och brett utnyttjande av resultaten i det inhemska näringslivet och samhället. Finansieringsmottagaren ska förhandla om utnyttjandet av resultaten i projektets styrgrupp.

Forskarens intresseföretag ska behandlas objektivt och jämlikt med andra företag vid nyttjande av resultaten, och med beaktande av bestämmelserna om jäv som gäller för projektets ansvarige ledare som presenterats i stycket Den ansvarige ledarens ställning och uppgifter.

Resultat som uppkommer under projektet kan överlåtas för nyttjande mitt under projektets gång. Med beaktande av vad som fastställts om resultatens offentlighet i dessa finansieringsvillkor kan en sådan överlåtelse av resultat utgöra ett hinder för uppnåendet av målen i det ursprungliga projektet och leda till att forskningsprojektet avbryts.

13.4 Överlåtelse av ägande- och användarrätter

Finansieringsmottagaren ska vid överlåtelse av ägande- och användarrätter för resultaten och forskningsdata av företag få en ersättning som motsvarar gängse pris. Ersättningen ska fastställas enligt transparenta och objektiva kriterier och hänsyn kan även tas till företagens insatser i projektet.

Finansieringsmottagaren kan avtala om att forskningsresultaten ska ställas till förfogande för företag som inleder verksamhet eller för nya affärsverksamheter, ifall överlåtelsen av rättigheterna ger finansieringsmottagaren tillräcklig och full nytta av resultaten.

Finansieringsmottagaren ska sörja för att överlåtelseavtalen inte står i strid med bestämmelserna gällande finansieringsmottagaren, Europeiska unionens lagstiftning om statsstöd, särskilt de ramar som fastställts genom Europeiska kommissionens underrättelse om statsstöd som beviljas för forsknings- och utvecklingsarbete samt för innovationsverksamhet (2014/C 198/01).

13.5 Förhandsrätt om utnyttjandet av resultaten

Om inte annat avtalas om i projektet ska finansieringsmottagaren jämlikt erbjuda de företag vars projekt deltagit i samma samprojekt som finansieringsmottagaren samt de företag som finansierat projektet eller bidragit med andra insatser som varit nödvändiga för projektet erbjuda förhandlingar om nyttjandet av resultaten senast inom fyra månader efter att projektet slutförts.

Finansieringsmottagaren ska reservera de företag som har förhandsrätt en skälig tid att svara på erbjudandet. Regeln tillämpas även i situationer där resultat överlåts för att nyttjas under projektets gång.

I Research to Business-projekt har företagen ingen förhandsrätt till nyttjandet av resultaten.

14 Finansieringsmottagarens informationsskyldighet

Finansieringsmottagaren ska lämna Finansiären korrekta och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av finansieringen och övervakningen av att villkoren iakttas.

Finansieringsmottagaren ska utan dröjsmål meddelat Finansiären eventuella ändringar som påverkar uppnåendet av ändamålet med finansieringen eller andra ändringar som påverkar användningen av finansieringen.

15 Projektinspektioner

15.1 Inspektioner för andra än statliga ämbetsverk och inrättningar

I syfte att utbetala finansiering och övervaka hur medlen används har Finansiären befogenheter att utföra nödvändiga inspektioner av finansieringsmottagarens ekonomi och verksamhet. Finansiären kan genom sitt beslut befullmäktiga även en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra en inspektion. En utomstående expert kan på uppdrag av Finansiären hjälpa till vid inspektionen.

Rätten till insyn gäller i tio år från den sista betalningsposten för projektet. Projekthandlingarna och övrigt material som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras minst lika länge. Finansieringsmottagaren ska vederlagsfritt tillställa den tjänsteman och den revisor som utför inspektionen alla uppgifter, redogörelser, handlingar, upptagningar och övriga underlag som är nödvändiga för inspektionen och även i övrigt bistå dem under inspektionen.

Om det är nödvändigt för inspektionen har en tjänsteman eller revisor som utför inspektionen rätt att omhänderta de underlag som är föremål för inspektionen. Han eller hon ska i den utsträckning inspektionen kräver ges tillträde till lokaler som finansieringsmottagaren förfogar över eller använder och som kan ha relevans när det gäller att bevilja finansiering och övervaka hur medlen används.

15.2 Inspektioner av mottagare av statsunderstöd

Statens revisionsverk har rätt att inspektera alla finansieringsmottagare.

16 Avbrytande och återkrav av finansieringen

16.1 Tillämpning

Statsunderstödslagen (688/2001) tillämpas på andra än statliga ämbetsverk och inrättningar. Statens inrättningar ska i användningen av finansieringen iaktta lagar, förordningar, bestämmelser och anvisningar om statsekonomi samt en god förvaltningssed och ekonomi. Alla offentliga forskningsorganisationer som finansieras av Finansieringsverket omfattas dock i tillämplig utsträckning av principerna i 19–22 § och 26 § i statsunderstödslagen när det gäller åtgärder som anses nödvändiga för att genomföra projektet enligt finansieringsbeslutet.

16.2 Tillfälligt avbrytande av utbetalning av finansiering

Finansiären kan bestämma att tillfälligt avbryta betalningen av finansiering, om

• det finns grundad anledning att misstänka att finansieringsmottagaren inte fullföljer sin informationsskyldighet eller använder medlen på ett sätt som strider mot finansieringsbeslutet

• grunderna till beviljandet av finansiering har förändrats i väsentlig grad. Avvikelser från projektplanen utan skriftligt samtycke från Finansiären är ett exempel på en sådan förändring

• EU-lagstiftningen förutsätter att utbetalningen av finansiering avbryts.

Finansiären har rätt att granska på nytt förutsättningarna för finansiering av enskilda projekt som deltar i ett samprojekt även, om samarbetet som avtalats mellan parterna i samprojektet inte

förverkligas på grund av att någon som deltar i samma samprojekt som finansieringsmottagaren agerar i strid med finansieringsbeslutet och -villkoren.

Om omständigheterna på grund av vilka betalningarna har avbrutits inte åtgärdas inom den tidsfrist som ges i avbrytningsbeslutet har Finansiären rätt att besluta att helt och hållet upphöra med betalningarna och återkräva den finansiering som redan betalats, helt eller delvis.

16.3 Avbrott i finansieringen av ett forskningsprojekt

Finansiären har rätt att avbryta projektfinansieringen om den inte längre kan anses ändamålsenlig på grund av förändringar i projektets mål, framskridande eller omständigheter.

Om Finansiären avbryter finansieringen godtas de kostnader som uppkommit fram till tidpunkten för avbrytandet och som är förenliga med projektplanen.

16.4 Återbetalning av finansiering

Finansieringsmottagaren ska utan dröjsmål återbetala finansieringen eller en del av den om det har skett en felbetalning, om det betalade beloppet är för stort eller om finansiering uppenbarligen har betalats utan anledning. Om beloppet som ska återbäras underskrider 100 euro kan det lämnas obetalt. Finansieringsmottagaren ska kontakta Finansiären innan finansieringen återbetalas.

Om Finansiären upphäver finansieringsbeslutet är finansieringsmottagaren skyldig att på fordran av Finansiären återbära den mottagna finansieringen enligt finansieringsbeslutet, helt eller delvis.

16.5 Återkrav av finansiering

Finansiären upphör med utbetalningen av finansiering och återkräver utbetalda belopp jämte ränta i situationer enligt 21 § i statsunderstödslagen. Skyldigheten att betala ränta omfattar inte statliga ämbetsverk och inrättningar. Finansiären har rätt att upphöra med utbetalningen av finansiering och att helt eller delvis återkräva utbetalda belopp i situationer enligt 22 § i statsunderstödslagen.

Finansiären kan bestämma att utbetald finansiering ska återkrävas om finansieringsmottagaren har försummat skyldigheten att inhämta samtycke från Finansiären enligt dessa villkor eller om finansieringsmottagaren avsevärt avviker från projektplanen. Finansiären kan dra av det belopp som ska återbäras eller som återkrävs från annan finansiering som beviljas finansieringsmottagaren.

17 Tolkningsordning

Om motstridigheter förekommer mellan finansieringsbeslutet och bilagorna gäller följande tolkningsordning:

1. Finansieringsbeslut med särskilda villkor

2. Finansieringsvillkor

3. Kostnadskalkyl

4. Projektplan

5. Finansieringsansökan med bilagor

6. Övriga dokument som är väsentliga med tanke på finansieringsbeslutet